Một số kinh nghiệm trong công tác văn thư lưu trữ ở trường THCS đạt chuẩn quốc gia

Mục lục
Trang
1

Mở đầu

1

1.1

Lí do chọn đề tài

1

1.2

Mục đích nghiên cứu

2

1.3

Đối tượng nghiên cứu

2

1.4

2

2

Phương pháp nghiên cứu
Nội dung sáng kiến kinh nghiệm

2.1

Cơ sở lí luận của sáng kiến kinh nghiệm.

3

2.2

Thực trạng vấn đề trước khi áp dụng sáng kiến kinh nghiệm

4

2.3

Các giải pháp đã sử dụng để giải quyết vấn đề.

5

2.4
3

3

Hiệu quả của sáng kiến kinh nghiệm đối với hoạt động giáo dục,
với bản thân, đồng nghiệp và nhà trường

18

Kết luận, kiến nghị

19

I. ĐẶT VẤN ĐỀ:
1. Lý do chọn đề tài:
Trường THCS Xuân Châu đóng trên địa bàn xã miền núi của huyện Thọ Xuân,
điều kiện kinh tế - xã hội của địa phương còn gặp rất nhiều khó khăn. Nhân dân trong
xã chủ yếu là làm nông nghiệp. Trước tình hình đó, Chi bộ, Ban giám hiệu cùng toàn thể
cán bộ, giáo viên quyết tâm xây dựng thành công trường THCS đạt chuẩn Quốc gia.
1


Cùng Đảng bộ, chính quyền và nhân dân xã đạt mục tiêu là xã miền núi đầu tiên trong
huyện có 3 cấp học đạt chuẩn quốc gia, góp phần xây dựng thành công xã nông thôn
mới.
Sau khi nghiên cứu Thông tư số 47/2012/TT-BGDĐT của Bộ Giáo dục và đào
tạo (BGDĐT) quy định trường THCS đạt chuẩn Quốc gia. Chúng tôi nhận thấy đây là
việc khó khăn đối với trường chúng tôi. Trong những khó khăn đó có việc thiết lập hồ
sơ, phân loại hồ sơ theo đúng tiêu chuẩn của Bộ GD - ĐT quy định. Đây là công việc
đòi hỏi người làm công tác lưu trữ phải cẩn thận cụ thể từng công việc, từng loại hồ sơ
cần thiết, thiết lập đầy đủ và sử dụng đạt hiệu quả.
Xuất phát từ những vấn đề trên bản thân tôi với chức năng nhiệm vụ là nhân viên
hành chính, luôn luôn tư duy, trăn trở suy nghĩ không biết làm thế nào để thực hiện công
việc hàng ngày đạt kết quả cao, sắp xếp hồ sơ khoa học, nhanh chóng khi tìm kiếm và
thuận lợi trong việc xây dựng trường chuẩn quốc gia. Đó là lý do tôi chọn đề tài này.
2. Mục đích :
Để góp phần thúc đẩy thực hiện việc xây dựng trường đạt chuẩn Quốc gia. Trong

thời đại ngày nay dù công nghệ thông tin phát triển mạnh nhưng không thể thiếu
những hồ sơ minh chứng. Nó đòi hỏi người Văn thư phải biết sắp xếp, phân bố thời
gian từng công việc, từng giai đoạn mà thiết lập hồ sơ.
Trường học là đơn vị sự nghiệp thực hiện nhiệm vụ chính trị của mình là giáo dục
toàn diện học sinh trong độ tuổi đến trường. Đồng thời nhà trường luôn chấp hành chỉ
đạo của phòng Giáo dục huyện và có mối quan hệ với các cơ quan hữu quan khác
thường xuyên nên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ hay giải quyết công việc, đòi hỏi
phải có những quy định về thủ tục hành chính văn thư - lưu trữ. Do đó để đảm bảo
thông suốt trong giải quyết công việc cần phải có sự quản lý khoa học, có sự cải cách
thủ tục hành chính, mà trong đó quan trọng nhất là công tác lập hồ sơ, đây là một yêu
cầu tất yếu khách quan mà nhà trường phải thực hiện.
Để công việc có hiệu quả, đạt thành tích cao đòi hỏi trước tiên bản thân của cán
bộ văn thư phải không ngừng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi trau dồi kinh nghiệm, vận
dụng một cách linh hoạt, theo hoàn cảnh thực tế mỗi công việc. Biến cái khó thành cái
dễ, để thành thói quen của mình, thì công việc lúc nào cũng trôi chảy và đạt hiệu quả
cao.
3. Thực trạng:
Trường THCS Xuân Châu là một đơn vị sự nghiệp dưới sự chỉ đạo của Phòng
GD&ĐT huyện Thọ Xuân về công tác chuyên môn; đồng thời chịu sự lãnh đạo của các
cấp uỷ Đảng và chính quyền địa phương về các hoạt động khác của nhà trường. Đặc
biệt là việc thực hiện Nghị quyết cuả Đảng ủy xã về việc phấn đấu xây dựng nhà trường
đạt chuẩn quốc gia giai đoạn 2015-2020. Do vậy với công việc của người làm công tác
văn thư –lưu trữ tuy nhỏ nhưng rất quan trọng trong việc xác lập các loại hồ sơ giúp cho
thủ trưởng đơn vị hình thành bộ hồ sơ phục vụ công tác xây dựng trường đạt chuẩn.
Trong quá trình làm công tác văn thư - lưu trữ, tôi mới thấy hết những khó khăn,
trở ngại trong quá trình làm công việc này.
Thực tế việc giao, nhận văn bản, công văn và lưu trữ chủ yếu bằng hình thức thủ
công, sắp xếp không khoa học. Số lượng văn bản đến rất nhiều để tìm một văn bản đã
lưu một cách nhanh chóng nhất là một vấn đề không dễ dàng.
2

Theo Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi
tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật về công
tác văn thư, lưu trữ; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Công tác văn thư, lữu
chữ và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của nhà trường còn chưa đáp ứng được
yêu cầu.
Trước thực trạng trên, trong khi nhà trường bắt tay vào xây dựng trường chuẩn
quốc gia. Bản thân tôi là nhân viên hành chính luôn tư duy, tìm tòi để có sáng kiến tốt
nhất giúp lãnh đạo nhà trường trong việc thiết lập hồ sơ.
4. Phạm vi nghiên cứu:
Ở một đơn vị hành chính sự nghiệp, dù ở lĩnh vực nào thì cũng phải cần có một
bộ phận văn thư lưu trữ. Thực tế công tác văn thư - lưu trữ ở nhiều đơn vị chưa được
quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc đơn thuần. Người ta chưa thấy được vị
trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư-lưu trữ trong văn phòng các cơ quan
đơn vị. Cán bộ viên chức văn phòng chưa được đào tạo đến nơi đến chốn do đó kiến
thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới
công tác văn thư - lưu trữ.
Thông qua đề tài góp phần giúp nhân viên văn phòng nói chung, nhân viên văn
thư trong tất cả các trường học hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
5. Phương pháp nghiên cứu
Lập hồ sơ là công việc luôn luôn được đi đầu. Mỗi công việc có liên quan với
nhau trong một vấn đề đều phải lập hồ sơ đây là công việc mà nhân viên văn thư phải
làm; đặc biệt là trong việc xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia.Vì vậy tôi cần phải có
phương pháp cải tiến công tác và săp xếp các loại hồ sơ nhằm làm cho công việc thông
suốt, hiệu quả.
6. Kế hoạch thực hiện:
Với nhiệm vụ của một cán bộ văn thư-lưu trữ là giúp cho lãnh đạo nhà trường
điều hành mọi công việc, đồng thời tham mưu cho hiệu trưởng trong công tác chỉ đạo và

kiểm tra mọi hoạt động của các tổ chuyên môn, các đoàn thể; xử lý và báo cáo thông
tin cho các cấp lãnh đạo Đảng, chính quyền địa phương và lãnh đạo ngành…giải quyết
các thủ tục giấy tờ hành chính với cơ quan cấp trên, với các cấp uỷ Đảng và Nhà nước,
với các cá nhân, với cha mẹ học sinh, học sinh vv…
II. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ:
1. Cơ sở lý luận:
Công tác văn thư: là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho
việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan đơn vị. Công tác văn
thư bao gồm những nội dung: Soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản và các
tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị, quản lý và sử
dụng con dấu. Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc công tác văn thư ở các
cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu: Nhanh chóng, chính xác, bí mật, hiện đại.
Công tác lưu trữ: Là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an
toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ bao gồm những nội dung:
Phân loại tài liệu lưu trữ, đánh giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập bổ
sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
3


Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc công tác lưu trữ ở các cơ quan phải
đảm bảo: Tính khoa học, tính cơ mật.
Hồ sơ là một tập văn kiện hay công văn giấy tờ có liên quan với nhau về một sự
việc, một vấn đề, hoặc một con người và được hình thành trong quá trình giải quyết
công việc đó.
Lập hồ sơ là chương trình công tác, là kế hoạch làm việc, là cơ sở để giúp cho
Lãnh đạo trong công tác chỉ đạo, điều hành công việc trong từng thời gian được chủ
động và quán xuyến toàn bộ các mặt công tác, vừa thực hiện được công việc trọng tâm
vừa bảo quản tài liệu lưu trữ một cách tối ưu nhất.
Mọi người ai cũng nhận thấy rằng mọi hoạt động quản lý nhà nước đều phải được
trật tự hoá, tiến hành theo những thủ tục khoa học, những loại thủ tục quan trọng đều

được quy định bằng pháp luật để bảo đảm sự tuân thủ chặt chẽ. Quản lý hành chính
được đổi mới bởi những thao tác liên tiếp nhau theo trình tự nhất định, như thế nó đảm
bảo cho tiến trình hình thành công việc không bị lãng quên, giảm bớt phiền hà cho
người thực hiện công việc.
2. Thời gian nghiên cứu :
- Từ những thực trạng vừa nêu trên và qua thời gian công tác tôi nhận thấy: Để
làm tốt nhiệm vụ công tác văn thư trong việc xây dựng trường chuẩn đòi hỏi người làm
công tác này cần phải hiểu công tác văn thư là toàn bộ công việc về xác lập hồ sơ tổ
chức giải quyết và quản lý văn bản theo phạm vi, nhiệm vụ và chức năng của mình.
Muốn vậy bản thân tôi phải luôn năng động, sáng tạo và luôn tâm niệm làm tốt công tác
văn thư hành chính nhằm giúp cho việc giải quyết công việc ở cơ quan được nhanh
chóng, chính xác. Đồng thời giúp cho lãnh đạo quản lý, chỉ đạo và kiểm tra công việc
trong cơ quan được chặt chẽ. Góp phần tiết kiệm được công sức, thời gian giải quyết
công việc trước mắt và đưa vào lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài.
- Như vậy người làm nhiệm vụ công tác văn thư trong trường học cần nắm vững
một số nội dung sau để xử lý có hiệu quả:
+ Nhận và vào sổ công văn đến.
+ Vào sổ và gửi công văn đi.
+ Làm các hồ sơ sổ sách và ghi chép tài liệu.
+ Lập hồ sơ; phân loại và lưu trữ hồ sơ .
Trường học là đơn vị sự nghiệp, không giống như các đơn vị hành chính khác; tất
cả các phòng ban đều lập hồ sơ theo công việc mình làm, cuối năm lại nộp cho bộ phận
văn thư lưu trữ. Còn ở trường học tất cả công văn giấy tờ hằng ngày đến trường đều
phải qua bộ phận văn thư xử lý vào sổ và trình hiệu trưởng sau khi được hiệu trưởng
phê duyệt thì sao lưu, chuyển giao cho các bộ phận có liên quan để thực hiện. Như vậy,
việc lập hồ sơ được tiến hành theo từng thời gian, từng công việc. Khi công việc kết
thúc thì hồ sơ đó kết thúc, đồng thời hồ sơ của việc đó phải được lập xong để lưu trữ,
khi cần thiết thì đem ra tra cứu.
Việc lập hồ sơ do nhân viên văn thư sắp xếp một cách có hệ thống, có khoa học
tạo điều kiện cho việc giải quyết các nhiệm vụ một cách nhanh chóng, chính xác và đạt

hiệu quả cao, giúp cho công việc quản lý tài liệu trong trường học một cách chặt chẽ,
tránh tình trạng thất thoát tài liệu. Do đó, những năm gần đây bộ máy hành chính của
trường từ hiệu trưởng đến các tổ công tác được thông suốt đảm bảo thông tin hai chiều,
4


đã giúp cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo kịp thời góp phần vào thắng lợi nhiệm vụ của
nhà trường và của ngành trong thời gian qua.
3. Giải pháp thực hiện :
a. Lập hồ sơ theo quy định :
- Quy định mở sổ theo dõi theo từng năm. Bắt đầu từ ngày 01/01/đầu năm đến
hết 31/12/cuối năm. Mở sổ lấy số thứ tự mới như: 01, 02, … bắt đầu từ ngày 01/01/năm
sau, tương tự như vậy thực hiện các năm kế tiếp.
- Phân loại theo tính chất của văn bản như: Tờ trình, báo cáo, quyết định … theo
thứ tự thời gian, ta dùng bấm lỗ để kẹp lưu giữ lại cho khỏi rơi, đựng vào hộp hồ sơ,
phía trên có ghi tờ mục lục.
- Cuối năm tất cả được đóng lại thành tập và đưa vào lưu trữ.
b. Trình tự lập hồ sơ theo quy định để theo dõi:
Theo Thông tư 47/2012 của Bộ GD&ĐT về các tiêu chuẩn quản lý nhà trường
quy định các loại hồ sơ trường chuẩn thì trong đó văn thư phải thiết lập một số loại hồ
sơ và nên sắp xếp như sau:
THỐNG KÊ CÁC LOẠI HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ CÔNG NHẬN
TRƯỜNG ĐẠT CHUẨN QUỐC GIA
TT Mã số
Chung Chi
tiết

1
2
3

4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18

Tên hồ sơ

TIÊU CHUẨN I: HỒ SƠ QUẢN LÝ NHÀ TRƯỜNG
01
01 Sổ đăng bộ
02
02a Sổ gọi tên ghi điểm
02b Sổ gọi tên ghi điểm
02c Sổ gọi tên ghi điểm
03
03a Sổ ghi đầu bài
03b Sổ ghi đầu bài
03c Sổ ghi đầu bài
04

04a Học bạ K9

05
06
07
08

04b
04c
04d
05
06
07a
07b
08a
08b
08c
08d

Học bạ K8
Học bạ K7
Học bạ K6
Sổ quản lý văn bằng chứng chỉ
Hồ sơ phổ cập
Sổ nghị quyết
Biên bản họp HĐ GD 3 năm
Hồ sơ kiểm tra, đánh giá giáo viên, nhân viên.
Hồ sơ kiểm tra đánh giá giáo viên
Hồ sơ kiểm tra đánh giá giáo viên
Hồ sơ kiểm tra đánh giá giáo viên

Ghi chú

2012-2013
2013-2014
2014-2015
2012-2013
2013-2014
2014-2015
2011-2015
2012-2016
2013-2017
2014-2018

2012-2014
2012-2015
2012-2015
2012-2013
2013-2014
2014-2015
5


19
20
21
22
23
24
25

26
27
28
29
30
31

09

10

11
12
13
14

15
16

32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42

09a
09b
09c
10a
10b
10c
11
12
13
14a
14b
14c
15
16a1
16a2
16a3
16b1
16b2
16b3
16c
16d
16e1
16e2
16e3

17
43
44
45

46
47
48
49

17a
17b
17c
17d
17e
17g
17f
18

50
51
52
53
54

18a
18b
18c
18d
18e
19

55
56
57

19a
19b
19c

Sổ khen thưởng, kỉ luật học sinh
Sổ khen thưởng, kỉ luật học sinh
Sổ khen thưởng, kỉ luật học sinh
Sổ lưu công văn đến và đi
Sổ lưu công văn đến và đi
Sổ lưu công văn đến và đi
Sổ quản lí tài sản
Sổ quản lí tài chính
Sổ vàng của giáo viên và học sinh
Kế hoạch công tác hàng năm
BB họp thi đua
BB họp hội đồng
QĐ khen thưởng về công tác quản lí
Hồ sơ chi bộ
Kế hoạch công tác
Kế hoạch công tác
Kế hoạch công tác
Biên bản sinh hoạt
Biên bản sinh hoạt
Biên bản sinh hoạt
Sổ nghị quyết
Sổ đảng viên
QĐ công nhận danh hiệu
QĐ công nhận danh hiệu
QĐ công nhận danh hiệu

Hồ sơ công đoàn
Kế hoạch công tác Công đoàn
Báo cáo hoạt động Công đoàn
Biên bản sinh hoạt Công đoàn
QĐ công nhận danh hiệu
Kế hoạch nữ công
Báo cáo công tác nữ công
Sổ đoàn viên công đoàn
Hồ sơ đoàn thanh niên
Kế hoạch công tác hàng năm
Báo cáo hoạt động ĐTN
Biên bản sinh hoạt
QĐ công nhận danh hiệu
Hồ sơ lao động
Hồ sơ đội
Kế hoạch công tác hàng năm
Biên bản sinh hoạt
Báo cáo hoạt động đội

2012-2013
2013-2014
2014-2015
2012-2013
2013-2014
2014-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015

2012-2015
2012-2015
2012-2013
2013-2014
2014-2015
2012-2013
2013-2014
2014-2015
2012-2015
2012-2013
2013-2014
2014-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015
6

58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74

75
76
77
78
79
80
81
82
83
84
85
86

87
88
89

19d
19e
19g
19f

QĐ công nhận danh hiệu
Biên bản giao ban
KH hoạt động chữ thập đỏ
Báo cáo chữ thập đỏ
20
Ban kiểm tra nội bộ trường
20a Kế hoạch công tác
20b Báo cáo kết quả kiểm tra nội bộ trường
21
Hồ sơ tổ chuyên môn
21a1 Kế hoạch công tác tổ tự nhiên
21a2 Biên bản sinh hoạt tổ tự nhiên
21a3 Báo cáo hoạt động của tổ tự nhiên
21b1 Kế hoạch công tác tổ xã hội
21b2 Biên bản sinh hoạt tổ xã hội
21b3 Báo cáo hoạt động của tổ xã hội
21c Quyết định công nhận danh hiệu tổ
22
Hồ sơ tổ hành chính
22a Kế hoạch công tác
22b Biên bản sinh hoạt tổ hành chính

22c Báo cáo hoạt động của tổ hành chính
22d Quyết định công nhận danh hiệu tổ
TIÊU CHUẨN II - HỒ SƠ CÁN BỘ GIÁO VIÊN - NHÂN VIÊN
Hồ sơ cán bộ, giáo viên, nhân viên
23
23a Hồ sơ cán bộ giáo viên tổ tự nhiên
23b Hồ sơ cán bộ giáo viên tổ xã hội
23c Hồ sơ cán bộ nhân viên tổ hành chính
23d Hồ sơ CB-GV-NV nhà trường
23e Danh sách CB-GV-NV nhà trường
24
24 Quyết định xếp loại CBQL của các cấp QLGD
25
25 Quy chế thực hiện dân chủ của đơn vị
TIÊU CHUẨN III: HỒ SƠ CHẤT LƯỢNG GIÁO DỤC
26
26 Báo cáo tổng kết năm học
27
Hồ sơ hoạt động ngoài giờ lên lớp
27a Kế hoạch hoạt động ngoài giờ lên lớp
27b Báo cáo hoạt động ngoài giờ lên lớp
28
Kế hoạch bồi dưỡng giáo viên
28a Kế hoạch bồi dưỡng giáo viên
28b Báo cáo tổng kết công tác BDGV
29
Hồ sơ hoạt động chuyên môn
29a Các kế hoạch hoạt động chuyên môn
29b Báo cáo tổng kết hoạt động chuyên môn
30

Hồ sơ về chuyên đề đổi mới PPGD
30a Kế hoạch triển khai chuyên đề đổi mới PPGD

2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015

2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015

2012-2015
7


90
91
92
93
94
95
96
97
98
99
100
101
102
103

104
105
106
107
108
109
110
111
112
113
114

115

116
117
118

30b Báo cáo triển khai chuyên đề đổi mới PPGD
31
Hồ sơ dạy hướng nghiệp
31a Kế hoạch dạy hướng nghiệp
31b Báo cáo công tác dạy hướng nghiệp
32
Hồ sơ dạy tự chọn
32a Kế hoạch dạy tự chọn
32b Báo cáo công tác dạy tự chọn
33
Hồ sơ các cuộc vận động, các phong trào thi đua
33a KH hưởng ứng cuộc vận động "Nói không….. Trong
GD"
33b Kế hoạch hoạt động kỉ niệm các ngày lễ lớn trong năm
34
Hồ sơ phổ cập THCS
34a Kế hoạch phổ cập GDTHCS
34b Báo cáo phổ cập GDTHCS
35
Hồ sơ dạy bồi dưỡng + phụ đạo
35a Kế hoạch dạy bồi dưỡng + phụ đạo
35b Báo cáo công tác dạy bồi dưỡng + phụ đạo
36
36a Hồ sơ hoạt động chuyên môn

36b Quyết định phân công chuyên môn
37
37 Hồ sơ trường học thân thiện
TIÊU CHUẨN IV - HỒ SƠ CƠ SỞ VẬT CHẤT VÀ THIẾT BỊ
38
Hồ sơ của phòng thí nghiệm và thực hành
38a Nội quy của phòng thí nghiệm, thực hành, phòng vi tính
38b Kế hoạch mua sắm trang thiết bị
38c Sổ theo dõi nhập thiết bị, đồ dùng dạy học hàng năm
38d Báo cáo công tác mua sắm TTB-ĐDDH
38e Sổ theo dõi sử dụng thiết bị dạy học
39
Hồ sơ thư viện
39a Nội quy thư viện nhà trường
39b Sổ tổng quát
39c Sổ đăng kí cá biệt
39d Sổ theo dõi nhập sách báo thư viện
39e Sổ theo dõi mượn sách - báo của giáo viên
39g Sổ theo dõi mượn sách - báo của học sinh
39f Biên bản kiểm tra công nhận và QĐ công nhận TV
chuẩn
40
Hồ sơ y tế
40a Kế hoạch y tế học đường
40b Sổ theo dõi cấp thuốc hằng năm
40c Sổ theo dõi nhập thuốc hàng năm

2012-2015
2012-2015
2012-2015

2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015

2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015

2012-2015
2012-2015
2012-2015
8

119
120
121
122
123

124
125
126
127
128
129
130
131
132
133
134
135

40d Sổ theo dõi khám chữa bệnh thường xuyên
40e Y bạ, BHYT của CBGV và HS
41
Hồ sơ thể chất
41a Kế hoạch giáo dục phát triển thể chất
41b Báo cáo tổng kết công tác GD thể chất trong nhà trường
41c KH ngoại khoá TDTT - Tổ chức HKPĐ hàng năm và
bồi dưỡng HS năng khiếu
TIÊU CHUẨN V - CÔNG TÁC XÃ HỘI HOÁ GIÁO DỤC
Công tác xã hội hoá giáo dục
42

42a Kế hoạch + báo cáo công tác xã hội hoá giáo dục
42b Kế hoạch hội phụ huynh
42c Kế hoạch huy động bảo quản cơ vật chất
42d Báo cáo kết quả huy động các nguồn lực XD CSVC
43
43a Biên bản đại hội giáo dục
43b Biên bản hội nghị CB viên chức
43c Biên bản hội đồng giáo dục
43d Biên bản làm việc với hội cha mẹ học sinh
43e Biên bản họp phụ huynh
43f Biên bản nhận - bàn giao học sinh với địa phương trong
hè
44
44 Sổ liên lạc giữa nhà trường và gia đình
HỒ SƠ CHUNG
45

2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015

2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015

2012-2015
2012-2015
2012-2015
2012-2015

136

45a Biên bản tự kiểm tra và đề nghị xét công nhận trường chuẩn của cấp
quản lí
45b Báo cáo quá trình thực hiện các tiêu chuẩn

137
138

45c Các loại biên bản và phiếu kiểm tra
45d Sơ đồ quy hoạch của Nhà trường

Công tác kiểm tra công nhận trường THCS chuẩn Quốc gia
Buổi làm việc của đoàn kiểm tra trường THCS đạt chuẩn quốc gia
c. Học bạ:
Đối với công tác văn thư việc quản lý học bạ học sinh là một việc hết sức quan trọng.
Để quản lý tốt học bạ nhất thiết phải làm:
- Đầu năm học, căn cứ vào danh sách lớp nhân viên văn thư phải đếm lại học bạ,
kiểm tra hồ sơ học sinh kèm theo, ghi số lượng vào sổ theo dõi để bàn giao cho GVCN
ghi các chi tiết vào học bạ, xong việc GVCN phải giao học bạ lại cho văn thư để quản
lý. Khi cho mượn phải ký sổ mượn, khi trả phải ký sổ đã trả và văn phòng phải kiểm tra
đầy đủ số lượng học bạ khi được nhận lại.
9

- Học bạ cần được bọc nhựa để bảo quản tốt, sạch sẽ. Trang bên trong
học bạ nếu có lưu giữ các hồ sơ của học sinh như: giấy khai sinh (bản sao), phiếu đăng
ký nhập học lớp 6, Học bạ lớp 5 có xác nhận học xong chương trình tiểu học, đơn xin
nhập học, … cần phải dùng kim bấm bấm lại để khỏi rơi rớt khi sử dụng học bạ. Đối với
học bạ lớp 6, văn thư phải ghi số đăng bộ vào trang đầu tiên.
- Định kỳ nhà trường cho kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của các chi tiết trong
học bạ, phải lập biên bản cụ thể. Nhân viên văn thư xem xét và xử lý nếu có gì thiếu sót
mà thuộc lĩnh vực của mình hoặc báo cáo cho các giáo viên nào có liên quan để xử lý.
- Học bạ cần xếp theo thứ tự A, B, C, … dùng kẹp đựng theo từng lớp, bỏ vào
một tủ riêng để lưu giữ, bên ngoài cần ghi rõ tên lớp, năm học, tên GVCN, số lượng của
mỗi lớp và có danh sách lớp kèm theo để thuận tiện trong việc tra cứu thông tin. Cuối
học kỳ giao cho giáo viên ghi kết quả học tập của học sinh và thu lại gìn giữ cẩn thận,
kiểm tra trước khi trình hiệu trưởng ký duyệt cuối năm.
Lưu hồ sơ học sinh
d. Sổ đăng bộ:
Đây là công việc quan trọng trong công tác xây dựng trường chuẩn, nó đánh giá
quá trình đào tạo trong một cấp học tại tiêu chuẩn 1 quản lý nhà trường sổ đăng bộ chỉ
là một loại sổ sách có trong tiêu chuẩn 1 mà thôi nhưng trong tiêu chuẩn 4.Sổ đăng bộ
mới là một phần quan trong trong quá trình đào tạo ,chất lượng giáo dục của nhà trường
trong một khóa học .
- Sau khi hồ sơ tuyển sinh lớp 6 xong và đuợc phân bổ theo lớp. Văn thư tập hợp
danh sách của các lớp 6, xếp theo thứ tự vần A, B, C, … ở ngoài giấy nháp sau đó mở
một trang sổ mới và ghi vào sổ đăng bộ tuyệt đối chính xác, cẩn thận, sạch sẽ và đầy đủ
thông tin (theo mẫu quy định).
- Mỗi năm học cần bổ sung hồ sơ học sinh như:lên lớp,ở lại lớp, chuyển đi,
chuyển đến, bỏ học.cuối cấp học, được thống kê đầu kỳ là bao nhiêu, cuối kỳ còn lại
bao nhiêu; học sinh ra trường là bao nhiêu…Đây là kết quả của quá trình đào tạo để làm
công tác phổ cập giáo dục và xây dựng trường đạt chuẩn.
- Sổ đăng bộ ghi đầy đủ thông tin các cột mục quy định, cập nhật kịp thời cuối
năm trình hiệu trưởng ký duyệt.

+ Sổ đăng bộ học sinh (theo mẫu thống nhất chung của ngành giáo dục).
+ Sổ theo dõi rút học bạ (chuyển đi, chuyển đến hoặc nghỉ học).
+ Ghi kết thúc mỗi năm học số lượng đầu năm, cuối năm, chuyển đi, chuyển đến,
bỏ học và phải có xác nhận của hiệu trưởng.
+ Sổ theo dõi học bạ các lớp trong năm học (sổ này theo dõi diễn biến, tăng hay
giảm của các lớp trong mỗi năm học).
+ Sổ ký mượn – trả của GVCN các lớp sử dụng học bạ khi cần thiết.
e. Sổ quản lý việc cấp phát bằng.
- Văn bằng chứng chỉ của học sinh tốt nghiệp THCS từng khóa học được lưu giữ
cẩn thận bảo quản tránh thất lạc, học sinh nhận bằng phải ký nhận, ghi tên rõ ràng
trường hợp có phụ huynh nhận thế phải có giấy ủy quyền. Nhờ vậy đã giúp cho lãnh đạo
nhà trường quản lý tốt, cuối mỗi năm học thành lập đoàn kiểm tra, kiểm kê lập biên bản
số bằng học sinh chưa nhận đóng gói cẩn thận để lưu giữ.
g. Hồ sơ Cán bộ công chức.
10


Hồ sơ cán bộ viên chức là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất của
CBCC bao gồm nguồn gốc xuất thân, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất
đạo đức, trình độ năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội….Được sự ủy nhiệm của
Hiệu trưởng tôi quản lý mảng này, nó đòi hỏi phải có tính thống nhất ,khoa học mới
quản lý được đầy đủ và chính xác thông tin, hồ sơ quản lý, sử dụng và bảo quản theo
chế độ tài liệu mật do nhà nước quy định.
Thành phần hồ sơ CBCC gồm.
- Tập lí lịch- Sơ yếu lí lịch- Tiểu sử tóm tắc, các quyết định liên quan, bằng cấp
bản tự kiểm điểm, quá trình khen thưởng, Kỷ luật (nếu có)- Phiếu đánh giá công chức
hàng năm- các bì kẹp (nghị quyết – quyết định về nhân sự – Nhận xét đánh giá đơn thưbảng kê thành phần tài liệu có trong hồ sơ ).
Quá trình lưu trữ:
- Các hồ sơ trên phải được Hiệu trưởng nhà trường xác nhận để lưu giữ.
- Khi chuyển giao hồ sơ CBCC hoặc tiếp nhận Hồ sơ CBCC cần phải thực hiện

theo quyết định 14/2006/QĐBNV ngày 06/11/2006 ban hành quy chế quản lý hồ sơ
CBCC.
- Sắp xếp hồ sơ theo tổ công tác để đảm bảo nguyên tắc dễ nhìn thấy; không thất
lạc hồ sơ khi quản lí.
Ngoài việc lưu trữ hồ sơ trên tủ tôi còn lưu trữ ở phần mềm dữ liệu PMIS trên
máy vi tính,dựa vào chương trình này tôi cập nhật thường xuyên những thay đổi của
mỗi giáoviên, nhân viên như thay đổi hệ số lương, hoàn cảnh gia đình,quá trình đào
tạo.Toàn bộ hồ sơ trên được lưu giữ cẩn thận khi cần dễ tra cứu.
Tử quản lí hồ sơ cán bộ công chức
h. Hồ sơ theo công việc:
Hằng ngày nhà trường luôn hình thành các loại giấy tờ, tài liệu; đồng thời cũng
thường xuyên nhận được các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo của cơ quan chủ quản, hoặc
chính quyền các cấp vv…Nên hình thành thêm các hồ sơ mang tính công vụ( Hồ Sơ
công việc) để dễ quản lý công việc đây là hồ sơ minh chứng để xây dựng trường chuẩn
quốc gia.
Tủ hồ sơ công tác văn thư - lưu trữ
4. Kết quả thực hiện :
Trên đây mới chỉ là hồ sơ của một công việc và một sự việc. Có thể sau khi xem
xét chứng kiến sự sắp xếp như trên người ta cho rằng đó là nguyên tắc buộc phải có,
hoặc cho đó là sự rườm rà, máy móc. Nhưng trong thực tế đây là hồ sơ minh chứng
trong việc xây dựng trường chuẩn Quốc gia. Là việc làm có ý nghĩa rất lớn cho công tác
lưu trữ và tra cứu tài liệu, hồ sơ sau này khi cần thiết.
Chính từ những thao tác thận trọng tỷ mỷ sắp xếp các loại văn bản một cách ngăn
sắp có khoa học nên từ năm 2015 đến nay trường THCS luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ
và đã được công nhận trường THCS đạt chuẩn Quốc gia. Riêng bản thân tôi cũng luôn
hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.
11


5. Bài học kinh nghiệm

Hiện nay nhiều tổ chuyên môn, tổ công tác của trường đã và đang học hỏi cách
làm này và áp dụng cho tổ mình lập được nhiều loại hồ sơ liên quan đến công việc làm
của tổ để tập hợp và hình thành hồ sơ “Xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia”
III. KẾT LUẬN, KIẾN NGHỊ
1. Kết luận:
Qua việc lập hồ sơ theo quy định và lập hồ sơ theo công việc của bản thân tôi,
ngoài việc giúp cho tôi hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất, mà còn giúp cho cán bộ
quản lý sắp xếp công việc mình làm một cách khoa học, thuận tiện, tra cứu dễ dàng;
không bỏ quên, bỏ sót công việc, nâng cao chất lượng trong công tác dạy và học. Nó
còn giúp cho đơn vị hệ thống được toàn bộ công việc đã thực hiện trong thời gian qua,
đồng thời bổ xung những điểm còn thiếu để hoàn thiện,
Tôi cho rằng hằng ngày thi đua làm việc mang lại hiệu quả cao và thiết thực thì
đó là thành quả xứng đáng nhất. Bởi vậy trong những năm công tác tôi đã xây dựng cho
mình kế hoạch thực hiện công việc một cách chính xác, theo dõi công việc được toàn
diện, bảo đảm được công việc chung của trường; Đồng thời tôi đã phổ biến hướng dẫn
cho một số thầy cô giáo có liên quan đến hồ sơ như tổ trưởng chuyên môn, trưởng các
đoàn thể cách hình thành hồ sơ công việc. Chính vì vậy mà ở các tổ chuyên môn hoặc
tổ công đoàn lập được nhiều loại hồ sơ: như hồ sơ tổ chức kiểm tra nội bộ, hồ sơ xây
dựng trường học thân thiện. Qua quá trình thực hiện công việc lập hồ sơ cho từng công
việc như thế đã giúp cho lãnh đạo nhà trường lập được nhiều loại hồ sơ và lưu giữ cẩn
thận. Và quan trọng nhất là công tác “Xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia”.
Công tác văn thư – lưu trữ đóng góp một vai trò quan trọng là nguồn cung cấp
thông tin chính xác và có giá trị pháp lí nhất trong việc nghiên cứu thực trạng vấn đề
theo một quá trình đó là căn cứ thực tiển nhất trong việc lập hồ sơ “xây dựng trường
đạt chuẩn quốc gia”.
Nhờ có biện pháp cải tiến , đảm bảo tính khoa học , chính xác nên trong thời gian
qua công tác văn thư hành chính nhà trường đã đảm bảo thực hiện đầy đủ được các
nguồn thông tin đi – đến một cách đầy đủ chính xác kịp thời đáp ứng được nhu cầu
quản lý của nhà trường đạt hiệu quả cao ,Thực hiên Thắng lợi các nhiệm vụ năm học
của ngành giáo dục đã đề ra.

Trong thời kỳ đất nước đổi mới theo hướng công nghiệp hoá - hiện đại hoá, thời
kỳ Công nghệ thông tin, máy tính đã thay thế con người làm nhiều việc trong đó có lĩnh
vực hành chính. Tuy nhiên máy tính không thể chủ động thay thế con người sắp xếp
thời gian, công việc một cách cụ thể. Mà phải do con người quyết định thời gian tổ chức
sắp xếp công việc cho mình.Trong quá trình công tác, bản thân tôi đã rút ra kinh
nghiệm: Nếu muốn xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia thì trước hết phải chú trọng là
khâu hình thành hồ sơ ban đầu. Vậy nếu tất cả hồ sơ công việc, công văn giấy tờ được
sắp xếp trật tự đúng quy trình như bản thân nêu ở trên, tất yếu sẽ đảm bảo công việc
thực hiện đầy đủ, hiệu quả, đúng thời gian.
Vì vây, trong những năm làm công tác này tôi đã đúc kết được một kinh nghiệm
là phải lập hồ sơ công việc để quản lý tốt việc thực hiện nhiệm vụ chính của mình và
giúp hiệu trưởng quản lý công việc được chặt chẽ, sâu sát hơn. Đặc biệt là trong việc
phục vụ công tác “Xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia”.
12


2. Kiến nghị:
Để xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia trước hết người làm công tác văn thư
phải thiết lập các loại hồ sơ theo quy định rõ ràng đúng quy chế chuyên môn. Nên thành
lập các loại hồ sơ hiện hành theo trong thời gian hình thành công việc đó.
Các cấp cần quan tâm đầu tư cơ sở vật chất như tủ - kệ, máy tính nhằm phục vụ tốt cho
công tác lưu trữ .
Trên đây là những kinh nghiện mà tôi đã thực hiện được trong quá trình công tác
thực tế tại Trường THCS trong việc “xây dựng Trường THCS đạt chuẩn quốc gia”.
XÁC NHẬN CỦA
Thọ Xuân, ngày 30 tháng 5 năm 2017
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ
Tôi xin cam đoan đây là SKKN của mình viết,
không sao chép nội dung của người khác.
NGƯỜI VIẾT

Hà Thị Loan

13