Một số kinh nghiệm về việc phát hành, tiếp nhận và lưu giữ hồ sơ tuyển sinh tại trung tâm GDTX tỉnh thanh hóa

I. MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài.
Trung tâm Giáo dục thường xuyên tỉnh Thanh Hóa được thành lập ngày
06 tháng 6 năm 2003 tại Quyết định số 1847/QĐ-CT của Chủ tịch UBND tỉnh
dựa trên cơ sở sáp nhập 3 đơn vị: Trung tâm Bồi dưỡng Cán bộ Quản lý; Trung
tâm Giáo dục thường xuyên (Đại học Hồng Đức) và Trung tâm bồi dưỡng Giáo
dục Thanh Hóa (thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo Thanh Hóa).
Tại Quyết định số 01/QĐ-BGD&ĐT ngày 02/01/2007 của Bộ trưởng
Bộ Giáo dục và Đào tạo đã quy định về chức năng và nhiệm vụ của Trung tâm
Giáo dục thường xuyên cấp tỉnh (thành phố trực thuộc Trung ương), trong số các
nhiệm vụ đó có một nhiệm vụ hết sức quan trọng đó là liên kết với các trường
Đại học, Học viện để mở các lớp liên kết đào tạo ở các lĩnh vực, ngành nghề
khác nhau nhằm nâng cao chất lượng nguồn nhân lực cho tỉnh. Xét về góc độ
liên kết đào tạo, có thể xem Trung tâm Giáo dục thường xuyên tỉnh như một cơ
sở liên kết đào tạo đa ngành - đa hệ với nhiều loại hình, phương thức đào tạo
khác nhau.
Từ khi thành lập cho đến nay, Trung tâm Giáo dục thường xuyên tỉnh đã
liên kết đào tạo với hơn 20 trường Đại học, Học viện trong cả nước ở nhiều lĩnh
vực ngành nghề khác nhau, với gần 100 lớp ở các hình thức đào tạo vừa làm vừa
học, từ xa… góp phần tích cực trong việc nâng cao chất lượng nguồn nhân lực
trong tỉnh, phù hợp với xu thế hội nhập và đổi mới hiện nay.
Tuy nhiên, để công tác liên kết đào tạo của Trung tâm ngày một hiệu quả
hơn thì việc phát hành, tiếp nhận và lưu giữ hồ sơ tuyển sinh cũng phải tiếp tục
đổi mới và cải tiến. Đây là khâu vô cùng quan trọng, nó không những ảnh hưởng
trực tiếp tới kết quả công tác tuyển sinh mở lớp mà còn đảm bảo tính hợp pháp
trong hoạt động liên kết đào tạo của đơn vị.
Hiện nay, việc phát hành, tiếp nhận và lưu giữ hồ sơ tuyển sinh tại Trung
tâm do một số cán bộ giáo viên đảm nhiệm, không có người chuyên sâu về lĩnh
1

vực này, hầu hết là làm theo kinh nghiệm của bản thân nên hiệu quả công việc
chưa cao. Vì vậy, để việc phát hành, tiếp nhận và lưu giữ hồ sơ tuyển sinh ngày
một đổi mới và hiệu quả hơn tôi chọn đề tài sáng kiến kinh nghiệm “Một số
kinh nghiệm về việc phát hành, tiếp nhận và lưu giữ hồ sơ tuyển sinh tại
Trung tâm Giáo dục thường xuyên tỉnh Thanh Hóa”
2. Mục đích nghiên cứu.
Đổi mới việc phát hành, tiếp nhận và lưu giữ hồ sơ tuyển sinh nhằm nâng
cao hiệu quả công tác tuyển sinh liên kết đào tạo tại Trung tâm GDTX tỉnh
Thanh Hoá.
3. Đối tượng nghiên cứu.
Việc phát hành, tiếp nhận và lưu giữ hồ sơ tuyển sinh tại Trung tâm
GDTX tỉnh Thanh Hoá.
4. Phương pháp nghiên cứu.
Phương pháp nghiên cứu lý luận: nghiên cứu tài liệu, phân tích tài liệu,
thống kê, tổng hợp số liệu, văn bản …
Phương pháp nghiên cứu thực tiễn: tổng kết kinh nghiệm.

2


II. NỘI DUNG
1. Cơ sở lý luận và thực tiễn
1.1.Cơ sở lý luận.
Quyết định số 01/QĐ-BGD&ĐT ngày 02/01/2007 của Bộ trưởng Bộ Giáo
dục và Đào tạo về việc ban hành Quy chế hoạt động của Trung tâm Giáo dục
thường xuyên cấp tỉnh, trong đó có nhiệm vụ liên kết đào tạo trình độ cao đẳng,
đại học ở nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau nhằm đáp ứng ngày càng tốt
hơn công cuộc xây dựng, bảo vệ Tổ quốc và nhu cầu học tập của nhân dân.
Ngày 06 tháng 6 năm 2003, tại Quyết định số 1847/QĐ-CT của chủ tich
UBND tỉnh Thanh Hóa về việc thành lập Trung tâm GDTX tỉnh, giao nhiệm vụ

liên kết đào tạo phát triển nguồn nhân lực nhằm đáp ứng nhu cầu đòi hỏi ngày
càng cao của sự nghiệp công nghiệp hóa - hiện đại hóa quê hương đất nước.
Quyết định số 42/2008/QĐ-BGD&ĐT của Bộ Giáo dục và đào tạo ban
hành ngày 28 tháng 07 năm 2008, được quy định tại Điều 10 về bảo quản và lưu
giữ hồ sơ liên kết đào tạo.
1.2.Cơ sở thực tiễn.
Sau gần 13 năm tổ chức thực hiện nhiệm vụ liên kết đào tạo, Trung tâm
GDTX tỉnh Thanh Hóa đã liên kết với hơn 20 trường Đại học, Học viện, với gần
100 lớp liên kết đào tạo cao đẳng, đại học, với hơn 10.000 học viên ở nhiều lĩnh
vực ngành, nghề khác nhau đã và đang theo hoc tại Trung tâm.
Mỗi năm học, phòng tuyển sinh của Trung tâm đã đón tiếp và tư vấn
khoảng 2.000 lượt người và tiếp nhận khoảng 1.300 hồ sơ thuộc hơn 10 ngành
học và ở nhiều lĩnh vực Kinh tế - xã hội, Sư phạm, Kỹ thuật khác nhau.
Song song với việc thu nhận là việc phân loại, lưu giữ hồ sơ sao cho hợp
lý, khoa học để cho những người không thuộc bộ phận chuyên trách lưu giữ hồ
sơ cũng có thể tìm được dễ dàng. Tuy nhiên, việc phát hành, tiếp nhận và lưu
giữ hồ sơ tuyển sinh tại trung tâm lại do một số cán bộ giáo viên đảm nhiệm,
không có người chuyên sâu về lĩnh vực này, hầu hết là làm theo kinh nghiệm
3


của bản thân, hơn nữa chưa có tài liệu nào hướng dẫn cụ thể về công việc này
nên hiệu quả chưa cao.
2. Thực trạng việc phát hành, tiếp nhận và lưu giữ hồ sơ tuyển sinh
Tại Trung tâm Giáo dục thường xuyên tỉnh Thanh Hóa
Do yêu cầu phát triển kinh tế - văn hóa xã hội ở các địa phương trong tỉnh
cần có đội ngũ cán bộ và người lao động có trình độ, tay nghề cao nhằm đáp ứng
nhu cầu, nguồn nhân lực cho khu kinh tế mới Nghi Sơn, quần thể du lịch, nghỉ
dưỡng của tập đoàn FLC GROUP và các cơ quan, doanh nghiệp trong tỉnh nói
riêng, đáp ứng nhu cầu xu thế hội nhập kinh tế quốc tế nói chung đã phần nào

làm cho số lượng học viên tham gia hệ liên kết đào tạo tăng lên đáng kể. Từ đó
lượng hồ sơ phát hành, tiếp nhận và lưu giữ tại Trung tâm ngày càng nhiều.
2.1.Thực trạng về việc phát hành hồ sơ:
Khi học viên có nhu cầu học tập thì phòng hồ sơ tuyển sinh đề xuất với
lãnh đạo phòng Quản lý - Đào tạo mua hồ sơ từ các trường Đại học, Học viện
được phép đào tạo, có những chuyên ngành đào tạo theo nhu cầu người học để
cung cấp cho học viên. Mỗi học viên đều được phát hành 01 bộ hồ sơ gồm 02
túi (01 gửi đơn vị chủ trì liên kết đào tạo, 01 lưu tại Trung tâm)
Bộ phận hồ sơ tuyển sinh có nhiệm vụ tư vấn và cung cấp những thông tin
cần thiết cho học viên như: tiêu chí ngành học, đơn vị chủ trì liên kết, thời gian
đào tạo, thời gian mở lớp, mức học phí… để người học lựa chọn ngành học, loại
hình học tập cho phù hợp với công việc của bản thân. Khi phát hành hồ sơ nếu
không đúng mẫu của đơn vị chủ trì liên kết đào tạo thì học viên phải làm lại hồ
sơ, gây ảnh hưởng tới tâm lý chán nản của người học. Có một số cán bộ mới
được bổ sung tới phòng tuyển sinh, chưa nắm bắt kịp những thông tin cần thiết
nêu trên nên còn tồn tại việc tư vấn cho người học chưa cặn kẽ và đảm bảo tính
chính xác cao.
Thực tế khi người học đến Trung tâm muốn học rất nhiều ngành nghề
khác nhau, kể cả những ngành nghề không có trong thông báo tuyển sinh của
4


năm học. Tuy nhiên việc cập nhật thông tin đăng ký học tập của người học đôi
khi còn xảy ra tình trạng người trực hồ sơ không kịp lưu lại thông tin. Đây chính
là một công việc rất quan trọng của phòng hồ sơ vì những thông tin đăng ký lại
chính là các hạt giống để nảy mầm một lớp mới.
2.2. Thực trạng về việc tiếp nhận hồ sơ:
Khi tiếp nhận một bộ hồ sơ dự thi tuyển sinh của học viên yêu cầu phải
đảm bảo tính chính xác, tính pháp lý thì mới được dự thi. Nếu chưa đủ giấy tờ
cần thiết, đặc biệt thiếu bằng tốt nghiệp mà vẫn cho dự thi tuyển sinh là vi phạm

pháp luật.
Người học đến nộp hồ sơ tuyển sinh cần phải nộp đầy đủ các giấy tờ cần
thiết như: Bản sao bằng tốt nghiệp THPT hoặc TCCN + giấy khai sinh có công
chứng, ảnh, giấy tờ ưu tiên… nhưng trong thực tế khi đi nộp hồ sơ, do vội hoặc
sơ suất nên có một số trường hợp học viên chưa nộp đầy đủ giấy tờ theo quy
định.
Hàng năm, số lượng hồ sơ nộp tại Trung tâm tương đối nhiều và nhiều
ngành, nghề khác nhau, nếu làm việc không cẩn thận, không khoa học, không
tâm huyết với công việc và nghiệp vụ không vững vàng thì việc nhầm lẫn, để hồ
sơ nhầm lớp và mất mát hồ sơ là không thể tránh khỏi, thậm chí còn thu nhận cả
hồ sơ không hợp pháp.
2.3.Thực trạng về việc lưu giữ hồ sơ:
Có nhiều người quan niệm rằng bộ hồ sơ lưu tại Trung tâm là không cần
thiết vì đơn vị chủ trì liên kết đào tạo đã lưu rồi. Đây là quan niệm chưa đúng về
việc lưu giữ hồ sơ tuyển sinh liên kết đào tạo, việc này cần phải nhìn nhận lại
cho đúng. Mục đích chính của việc quản lý hồ sơ tuyển sinh là phối hợp chặt chẽ
với đơn vị chủ trì liên kết đào tạo để quản lý tốt hơn, đồng thời còn phục vụ tốt
cho công việc thanh tra, kiểm tra khi có các vụ việc xảy ra.
Nói đến việc lưu giữ hồ sơ người ta thường nghĩ đến công việc của bộ
phận văn thư. Đây chính là một phần việc của chuyên ngành văn thư lưu trữ.
5


Nếu bộ phận chuyên trách văn thư chủ yếu lưu trữ công văn đi, đến và các giấy
tờ công vụ liên quan khác thì phòng hồ sơ tuyển sinh lại lưu giữ các thông báo
tuyển sinh để nghiên cứu, tư vấn cho các đối tượng phù hợp với nhu cầu của học
viên và lưu giữ các hồ sơ dự thi tuyển sinh của các lớp đã học, đang học và sẽ
học tại Trung tâm.
Trung bình một năm, Trung tâm phát hành khoảng 2.000 hồ sơ và tiếp
nhận khoảng 1.300 hồ sơ. Nếu tính từ khi thành lập tới thời điểm này thì thu

nhận khoảng trên 10.000 hồ sơ. Đến thời điểm hiện nay, năm học 2015 – 2016,
Trung tâm có 27 lớp đang học với hơn 2.550 học viên. Số liệu cụ thể được thể
hiện trong bảng thống kê sau đây:
TT

CHUYÊN NGÀNH

ĐƠN VỊ ĐÀO
TẠO

SỐ HỌC
VIÊN

1

ĐH QL Kinh tế K45

ĐHKT Q. Dân

50

2

ĐHSP M. non K54 D1

ĐH Vinh

120

3

ĐHSP M. non K54 D2

ĐH Vinh

118

4

ĐHSP M. non K54 D3

ĐH Vinh

133

5

ĐHSP M. non K55 D1

ĐH Vinh

132

6

ĐHSP M. non K55 D2

ĐH Vinh

141

7

ĐHSP M. non K56 D1

ĐH Vinh

126

8

ĐHSP M. non K56 D2

ĐH Vinh

120

9

ĐHSP M. non K56 D3

ĐH Vinh

118

10

ĐH QL Đất đai K56

ĐH Vinh

83

11

ĐH QL Đất đai

ĐHTN&MTHN

72

12

ĐH Hành chính K13

HV Hành chính

130

13

ĐH Hành chính K14

HV Hành chính

91

14

ĐH QL Kinh tế K56

ĐH Vinh

72

15

ĐH Công tác XH

ĐH LĐ xã hội

66

16

ĐH Luật K54

ĐH Vinh

125

17

ĐH Luật K11

Viện ĐH Mở HN

107

18

ĐHQTKD K17

Viện ĐH Mở HN

100

19

ĐH Kế toán K17

Viện ĐH Mở HN

94

GHI CHÚ

6


20

ĐH Ngân hàng K4

ĐH Thành Tây

60

21

ĐH Kế toán

ĐHCN Đông Á

44

22

ĐH Luật K55

ĐH Vinh

132

23

ĐHSP Tiểu học K55

ĐH Vinh

84

24

ĐHSP Kế toán K55

ĐH Vinh

71

25

ĐH QLGD

ĐH Vinh

58

26

ĐH Luật K56

ĐH Vinh

123

27

ĐHSP M. non K56 D4

ĐH Vinh

72

(Nguồn: Phòng QLĐT Trung tâm GDTX tỉnh - tháng 5 năm 2016
Cán bộ phòng QL-ĐT đa số là cán bộ giáo viên nên chuyên môn về lưu
giữ hồ sơ, giấy tờ còn hạn chế, hầu hết dựa vào kinh nghiệm của những người đi
trước. Bên cạnh còn có một số người cho rằng việc lưu giữ là việc thứ yếu, việc
quan trọng là làm sao tiếp nhận được nhiều hồ sơ, mở được nhiều lớp.
3. Một số kinh nghiệm về việc phát hành, tiếp nhận và lưu giữ hồ sơ

tuyển sinh tại Trung tâm GDTX tỉnh Thanh Hóa
Việc đổi mới phương thức phát hành, tiếp nhận và lưu giữ hồ sơ tuyển
sinh được tiến hành thông qua những biện pháp sau:
3.1. Nâng cao nhận thức của cán bộ, giáo viên, nhân viên trong Trung tâm
về việc phát hành, tiếp nhận và lưu giữ hồ sơ
Hiện nay việc phát hành hồ sơ tuyển sinh chủ yếu là bộ phận hồ sơ tuyển
sinh tư vấn và phát hành. Việc này thuận lợi ở chỗ bộ phận hồ sơ tuyển sinh có
tính chất chuyên sâu, việc tư vấn cho người học có tính thuyết phục cao, nhưng
các cán bộ, giáo viên, nhân viên ở phòng ban khác, bộ phận khác trong đơn vị
hầu như biết rất ít, thậm chí có người chưa quan tâm đến công tác tuyển sinh của
đơn vị.
Khi đi học hỏi kinh nghiệm của các Trung tâm GDTX ở các tỉnh bạn thì
ngoài cán bộ phòng hồ sơ tuyển sinh trực tiếp phát hành hồ sơ cho người học
còn có nhiều bộ phận khác cùng vào cuộc để phát hành hồ sơ như bảo vệ, văn
thư hay các phòng ban khác… Họ tuyển sinh ở mọi lúc, mọi nơi và kêu gọi toàn
đơn vị chung tay cho việc khai thác nguồn tuyển sinh, trực tiếp phát hành hồ sơ
7


cho người học, giúp người học giảm chi phí và thời gian đi lại. Việc này thì đơn
vị ta chưa làm được cũng đồng nghĩa với việc chưa phát huy hết các nguồn lực
sẵn có trong đơn vị.
Để nâng cao nhận thức cho cán bộ, giáo viên, nhân viên ở các phòng ban
trong đơn vị nói chung và phòng hồ sơ tuyển sinh nói riêng thì việc trước tiên
phải quán triệt và triển khai một cách rộng rãi đến toàn bộ cán bộ, giáo viên một
số nội dung sau:
- Gửi tờ rơi, thông báo tuyển sinh, kế hoạch năm học cho cán bộ, giáo
viên, nhân viên các phòng trong Trung tâm nắm được để tư vấn cho sát, cho
đúng đối tượng.
- Thông qua các cuộc họp toàn đơn vị để tuyên truyền thông báo tuyển

sinh nóng trong từng tháng và kế hoạch tuyển sinh của cả năm học.
- Hướng dẫn cán bộ, giáo viên, nhân viên trong đơn vị nắm được cơ sở
pháp lý mà một bộ hồ sơ tuyển sinh yêu cầu phải có. (sẽ nêu cụ thể ở phần giải
pháp về cách thức tiếp nhận hồ sơ tuyển sinh)
- Tham mưu cho Giám đốc thực hiện tốt quy định 255/TBKL-HC ngày 06
tháng 11 năm 2014 về việc giao định mức tuyển sinh trong một năm học đối với
cán bộ, giáo viên, nhân viên các phòng như sau:
+ Phòng TC-HC: tuyển sinh được 02 học viên/ người.
+ Phòng BDNCTĐ và phòng NN-TH: tuyển sinh được 04 học viên/
người.
+ Phòng QL-ĐT: định mức giao chung là chỉ tiêu kế hoạch liên kết đào
tạo hàng năm 750 học viên, kể cả số học viên do cán bộ, giáo viên trong trung
tâm tư vấn được.
- Giao 50 hồ sơ tuyển sinh/năm đến các phòng trong đơn vị để tư vấn,
khai thác trực tiếp cho người học.

8


- Phát triển mạng lưới cộng tác viên thông qua cán bộ giáo viên, nhân
viên, người lao động trong đơn vị, đặc biệt là những học viên đang học tại Trung
tâm.
- Nâng cấp phần mềm thông tin điện tử để học viên tự đăng ký tuyển sinh
qua mạng, sau đó tư vấn cho học viên điền đủ thông tin trước khi nộp hồ sơ.
Nếu làm tốt được những việc làm trên thì mới gắn được trách nhiệm của
toàn thể CB, GV, nhân viên Trung tâm đối với công tác tuyển sinh mở lớp.
3.2. Nâng cao vai trò, trách nhiệm, kỹ năng, nghiệp vụ cho cán bộ làm công
tác phát hành, tiếp nhận và lưu giữ hồ sơ tuyển sinh.
Cán bộ làm công tác phát hành, tiếp nhận và lưu giữ hồ sơ tuyển sinh cần
phải nhận thức rõ vai trò, trách nhiệm, kỹ năng, nghiệp vụ của mình.

Để nâng cao hiệu quả trong công việc của cán bộ làm công tác tiếp nhận
hồ sơ tuyển sinh, không những phải hiểu rõ về đặc điểm, tính chất của công tác
tuyển sinh, phải nắm chắc về nội dung các văn bản của trường liên kết cũng như
thông báo tuyển sinh, kế hoạch liên kết của đơn vị mình mà còn phải có sự nhạy
bén về tình hình nhu cầu học tập của xã hội, nắm bắt tâm lý của người học để tư
vấn, tham mưu cho lãnh đạo đưa vào kế hoạch tuyển sinh từng năm học.
Bộ phận hồ sơ tuyển sinh được coi là phòng maketing của công tác liên
kết đào tạo nên những cán bộ làm ở phòng này luôn cần có thái độ niềm nở,
nhiệt tình trong giao tiếp, giữ gìn, nâng cao uy tín cho trung tâm. Do vậy, mỗi
người học khi đến với trung tâm đều được cán bộ tư vấn và tiếp nhận hồ sơ
tuyển sinh đón tiếp một cách nhiệt tình, chu đáo.
Để nâng cao hiệu quả công tác phát hành, tiếp nhận và lưu giữ hồ sơ
tuyển sinh thì cán bộ làm công việc này cần phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Xác định được nhiệm vụ mình đang làm có vai trò rất quan trọng trong
hoạt động liên kết đào tạo của trung tâm.
- Cần nắm chắc thông báo tuyển sinh theo từng năm học của đơn vị mình
để tư vấn, phát hành hồ sơ cho đúng đối tượng.
9


- Có thái độ niềm nở, thân thiện, tận tình, chu đáo, trách nhiệm khi tiếp
xúc với người học.
- Có sự hiểu biết, kỹ năng thuần thục về thông tin tuyển sinh, đối tượng
tuyển sinh, thời gian tuyển sinh, thời gian đào tạo, mức học phí… của từng
trường mà Trung tâm đang liên kết để tư vấn và tiếp nhận hồ sơ cho đúng.
- Có sự nhạy bén, nhanh nhẹn, nắm bắt xu thế phát triển của xã hội để
tham mưu, đề xuất với cấp trên những ngành nghề mà xã hội đang có nhu cầu
bồi dưỡng, đào tạo.
- Có trách nhiệm và nhiệt tình trong việc hướng dẫn cho người học điền
các thông tin cần thiết trước khi tiếp nhận hồ sơ, đồng thời luôn quan tâm, chăm

sóc “khách hàng” tiềm năng cho tới khi có kế hoạch ôn, thi tuyển sinh.
- Có sự kiên trì, tỉ mỉ, cẩn thận trong việc sắp xếp, phân loại hồ sơ để lưu
giữ hồ sơ một cách khoa học, ngăn nắp.
- Thường xuyên cập nhật thông tin người học (bao gồm người đã mua hồ
sơ, người nộp hồ sơ, người chưa mua hồ sơ mà chỉ đến đăng ký hoặc nhờ tư
vấn…) trong sổ nhật ký trực hồ sơ tại phòng hồ sơ tuyển sinh hoặc trong trang
thông tin điện tử của đơn vị.
3.3. Đổi mới phương thức phát hành, tiếp nhận và lưu giữ hồ sơ tuyển sinh
3.3.1. Phương thức phát hành hồ sơ tuyển sinh
Hàng năm, Trung tâm GDTX tỉnh liên kết với các trường Đại học, Học
viện để mở hơn 10 ngành học khác nhau, việc phát hành hồ sơ của từng trường
cũng theo mẫu khác nhau. Phát hành hồ sơ như thế nào cho đúng mẫu, đúng đối
tượng lại phải yêu cầu cán bộ trực hồ sơ có đức tính cẩn thận, phân loại hồ sơ
cung ứng cho học viên theo từng trường để tránh nhầm lẫn.
Người phát hành hồ sơ có nhiệm vụ phải hướng dẫn người học làm hồ sơ
theo quy định của trường liên kết yêu cầu. Căn dặn người học khi nộp hồ sơ cần
đem theo các khoản tiền lệ phí xét duyệt hồ sơ hoặc lệ phí thi (nếu có).
10


Các phương thức phát hành hồ sơ như sau:
- Phát hành hồ sơ và tư vấn cho học viên đến trực tiếp tại bộ phận hồ sơ
tuyển sinh.
- Phát hành hồ sơ kèm thông báo tuyển sinh năm học thông qua các cộng
tác viên hoặc các học viên đang học tại Trung tâm.
- Gửi hồ sơ tuyển sinh đến các phòng GD&ĐT trong tỉnh.
- Mang theo hồ sơ tuyển sinh khi đi khai thác tuyển sinh tại cơ sở.
- Gửi thông báo tuyển sinh đến các xã phường, các trường phổ thông,
các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh.
- Thường xuyên cập nhật thông tin tuyển sinh trên trang thông tin điện

tử của đơn vị.
Thực tế trong thông báo tuyển sinh của trường liên kết chưa liệt kê đầy đủ
những mã ngành không phải chuyển đổi, thông qua quá trình công tác, trực tiếp
tác nghiệp với các đơn vị chủ trì liên kết đào tạo, đồng thời kết hợp việc nghiên
cứu các văn bản hướng dẫn của Bộ GD&ĐT và các đơn vị chủ trì liên kết đào
tạo, bản thân tôi đã tổng hợp, phân loại các loại văn bằng không phải chuyển đổi
kiến thức, phù hợp với từng chuyên ngành đào tạo, làm cơ sở cho cán bộ phát
hành hồ sơ thuận tiện trong quá trình tư vấn và phát hành hồ sơ. Cụ thể như sau:
+) Đối với ngành Luật (Trường Đại học Vinh): Những bằng tốt nghiệp
TCCN sau không phải học bổ sung kiến thức:
- Chính trị - Hành chính

- Quản lý Nhà nước về ANTT

- Quản lý hành chính nhà nước.

- Biên phòng

- Hành chính văn thư.

- Pháp lý.

- Luật

- Dịch vụ pháp lý.

- An ninh

- Cảnh sát.

- Quản lý, giáo dục và cải tạo phạm - Tham mưu, chỉ huy vũ trang bảo vệ
nhân.
ANTT
11


- PCCC và cứu hộ, cứu nạn

- Công chứng

- Trinh sát an ninh;

- Quản lý hành chính về trật tự xã hội;

- Điều tra trinh sát;

- Quản lý trật tự xã hội ở địa bàn cơ sở

- Điều tra hình sự;

- Quản lý xuất, nhập cảnh.

- Kỹ thuật hình sự.

- Quản lý trật tự an toàn giao thông

-Luật Kinh tế

- Luật kinh doanh

- Luật thương mại Quốc tế

- Kiểm sát

+) Đối với ngành Quản lý đất đai (Trường Đại học Vinh): Những bằng tốt
nghiệp TCCN sau không phải học bổ sung kiến thức:
- Lưu trữ thông tin tư liệu địa chính

- Trắc địa - Địa hình - Địa chính

- Trắc địa mỏ.

- Quản lý đất đai.

- Trắc địa bản đồ.

- Quản lý nhà đất.

- Biên chế bản đồ.

- Quản lý ruộng đất.

- Địa chính.
+) Đối với ngành Quản lý Kinh tế (Trường Đại học Vinh): Những bằng
tốt nghiệp TCCN sau không phải học bổ sung kiến thức:
- Kế toán

- Kế toán ngân sách

- Kế toán doanh nghiệp

- Hạch toán kế toán

- Kế toán công

- Kế toán tài chính

- Kế toán quản trị

- Kế toán thương mại

- Kiểm toán

- Kế toán – Tài chính - Kế toán kiểm toán

- Kinh tế học, Kinh tế đối

doanh nghiệp thương mại

ngoại

- Kinh tế kế hoạch

- Kinh tế công cộng

- Tài chính – Ngân hàng

- Tài chính – Tín dụng

- Quản trị Kinh doanh

- Quản lý kinh tế

+) Đối với ngành Thiết bị - Thư viện (Trường Đại học Khoa học – Đại
học Thái Nguyên): Những bằng tốt nghiệp TCCN sau không phải học bổ sung
kiến thức:

12


- Thư viện – Thiết bị Giáo dục

- Thông tin thư viện

- Thiết bị - Thí nghiệm trường học

- Công nghệ Thiết bị - Thí nghiệm

- Thư viện - thông tin học
3.3.2. Phương thức tiếp nhận hồ sơ tuyển sinh.
Cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải kiểm tra tính pháp lý của một bộ hồ sơ.
Cụ thể mỗi túi hồ sơ cần phải có các giấy tờ như sau:
- Phiếu tuyển sinh: ghi đầy đủ thông tin trên phiếu, có dán ảnh và đóng
dấu giáp lai xác nhận của cơ quan hoặc xã phường nơi mình cư trú.
- Bằng tốt nghiệp THPT hoặc TCCN: 01 bản (có công chứng)
- Giấy khai sinh: 01 bản (có công chứng)
- Giấy tờ ưu tiên (nếu có): 01 bản (có công chứng)
- Phong bì có dán tem: 02 cái.
Khi tiếp nhận hồ sơ, có một số trường hợp học viên chưa bổ sung đầy đủ
những giấy tờ cần thiết vào hồ sơ. Người tiếp nhận hồ sơ phải kiểm tra và đôn

đốc người học bổ sung kịp thời. Nếu thiếu bằng tốt nghiệpTHPT, THCN hoặc
bằng chưa công chứng thì hồ sơ ấy coi như không hợp lệ.
Cách thức lập sổ tiếp nhận hồ sơ (sổ thu hồ sơ):
Mỗi cán bộ tại phòng hồ sơ tuyển sinh cần có sổ thu hồ sơ tuyển sinh của
riêng mình, đóng thành quyển tránh mất mát trang. Trong mỗi trang phải đề
riêng tên lớp, tên trường đào tạo để tránh nhầm lẫn ngành học hoặc bỏ sót, lẫn
hồ sơ của học viên vào lớp khác. Sáng thứ hai hàng tuần mỗi cán bộ tiếp nhận
hồ sơ phải nộp hồ sơ lại cho người chuyên lưu giữ, phân loại hồ sơ của phòng
QL-ĐT.
Có thể tham khảo mẫu sổ tiếp nhận hồ sơ tuyển sinh theo mẫu sau:

Tên lớp:……………………………………..Tên trường…………………………..
13


STT

Họ và tên

Ngày sinh Nơi sinh

Quê quán/ đơn Số
vị

công

tác

diện Tiền
thoạ

lệ Ghi chú
phí

i

1
2
3
4
5

(Mẫu sổ thu hồ sơ tuyển sinh)
Nếu người học có nhu cầu học những ngành không có trong kế hoạch
tuyển sinh năm học thì cán bộ phòng hồ sơ lập sổ sách theo dõi thông tin và cho
người học đăng ký lại những thông tin cần thiết như: Họ tên, địa chỉ, số điện
thoại, ngành đăng ký... để tiếp tục tư vấn, chăm sóc làm nguồn tuyển sinh cho
thời gian tới. Lưu ý: Đây là một việc hết sức quan trọng, là nền tảng để xây
dựng một lớp mới nên cán bộ trực hồ sơ không thể bỏ qua.
3.3.3. Phương thức lưu giữ hồ sơ tuyển sinh
Trước kia việc lưu giữ hồ sơ tuyển sinh tại Trung tâm gặp rất nhiều khó
khăn, số lớp tuyển sinh nhiều mà bộ phận hồ sơ tuyển sinh chỉ có 02 người và
cao tuổi nên việc phân loại, sắp xếp hồ sơ có nhiều hạn chế, thiếu khoa học.
Nếu đặt một phép tính trung bình một năm có 1.300 hồ sơ thu vào/ 10 lớp
thì sau 05 năm, 10 năm và hơn thế nữa số lượng ấy sẽ là một con số khổng lồ.
Vậy làm thế nào để lưu giữ số lượng hồ sơ lớn như vậy mà không chiếm nhiều
không gian và thời gian, thuận tiện khi tra cứu. Tôi xin mạnh dạn đưa ra các
cách thức cụ thể sau:
- Cài đặt riêng một ổ đĩa, sau đó tạo một New Folder mới theo năm học để
thuận tiện cho việc quản lý, lưu giữ, tra cứu thông tin. Đặt tên cho File đó. Ví

dụ: Hồ sơ tuyển sinh năm 2016.

14


- Diệt virus hàng ngày để tránh tình trạng mất thông tin trên máy tính.
Luôn truy cập Internet để cập nhật thông tin về cách lưu giữ hồ sơ mới nhất.
- Nhập thông tin cần thiết vào ổ đĩa theo các cách sau:
+) Cách thức nhập thông tin theo thứ tự ABC.
Khi lưu hồ sơ trên máy tính cần lập một File riêng, ghi tên ngành đào tạo
để tránh nhầm lẫn giữa các lớp với nhau. Trong File này cần phải có các mục
như: số thứ tự, họ và tên, ngày sinh, quê quán, giới tính, khu vực, dân tộc, đối
tượng, địa chỉ nơi cư trú/cơ quan công tác, điện thoại, văn bằng, ngành tốt
nghiệp, trường đào tạo, năm tốt nghiệp.
Cách thức lưu giữ hồ sơ theo thứ tự ABC cả họ và tên là một thao tác đơn
giản nhưng nếu như những người không thường xuyên làm trong lĩnh vực này
có thể chưa nắm được. Tôi xin đưa ra các thao tác cụ thể để những người chưa
qua việc này cũng có thể làm được ngay.
Cụ thể cách lưu hồ sơ theo thứ tự ABC của 01 lớp như sau:
Bảng File Excel (bảng số 1): Dạng chưa chuẩn ban đầu
A

B

STT

Họ và tên

1

Lê Văn A

2

Đào Thị C

3

Nguyễn Thị D

4

Võ Thị B

C

D

E

F

Nếu File ta định sắp xếp có dạng như trên thì ta không thể sắp xếp được
mà ta cần thay đổi lại cho đúng chuẩn trước khi bước vào sắp xếp. Ở đây ta nhận
thấy cả họ và tên đều nằm trong một Ô Excel, nếu ta cần sắp xếp theo tên thì để
thế này không sắp xếp được. Cách thay đổi như sau:
Bảng File Excel (bảng số 2): sau khi đã chuyển đổi cột tên, chưa chuyển
thứ tự ABC.
15

A

B

C

STT

Họ và

Tên

1

Lê Văn

A

2

Đào Thị

C

3

Nguyễn Thị

D

4

Võ Thị

B

D

E

F

Ta bôi đen cả 02 cột (Họ và, tên) sau đó ta chọn Data -> Sort ->chọn Sort
by -> Colum C -> OK sẽ được bảng File Excel sau:
Bảng File Excel (bảng số 3): sau khi đã Sort 02 cột theo thứ tự ABC.
A

B

C

STT

Họ và

Tên

1

Lê Văn

A

2

Võ Thị

B

3

Đào Thị

C

4

Nguyễn Thị

D

D

E

F

+) Cách thức lưu giữ hồ sơ theo thời gian đào tạo.
Đối với hệ Đại học không chính quy, thời gian tuyển sinh bất kỳ tháng

nào trong năm thì ta có thể lưu hồ sơ theo thời gian đào tạo của từng năm học.
Nếu một năm tuyển được 10 lớp thì tương ứng với 10 tập hồ sơ. Mỗi tập hồ sơ
xếp theo danh sách ABC và có một bìa cứng màu vàng hoặc màu đỏ để ghi tên
lớp, năm tuyển sinh. Ví dụ: lớp ĐHSP Mầm non K56D – tháng 6 năm 2015. Hồ
sơ mỗi năm nên để tập trung vào một ngăn tủ để thuận tiện cho việc tra cứu.
Dụng cụ để lưu trữ: Các đơn vị thường dùng tủ sắt hoặc rương sắt để
đựng hồ sơ tuyển sinh. Nếu không có dụng cụ trên thì bỏ trên giá đựng hồ sơ
cũng được nhưng khả năng bị mối mọt cao nên phải có phương án phòng chống
mối.
4. Hiệu quả sáng kiến kinh nghiệm

16


Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao, với kinh nghiệm của bản
thân được rút ra từ việc phát hành, tiếp nhận và lưu giữ hồ sơ tuyển sinh như đã
được trình bày trong nội dung sáng kiến kinh nghiệm, tôi nhận thấy bước đầu đã
thu được những kết quả đáng kể:
- Không còn tình trạng hồ sơ thất lạc, hồ sơ không hợp pháp.
- Không có hồ sơ tuyển sinh nào bị loại, bị thiếu giấy tờ trước khi tổ chức
thì tuyển sinh.
- Công tác tư vấn cho người học chu đáo hơn, cặn kẽ hơn và chính xác
hơn. Khắc phục được tình trạng người học không phải đi lại nhiều lần trong quá
trình làm các thủ tục đăng ký dự thi.
- Công tác xét duyệt hồ sơ tuyển sinh đến các đơn vị chủ trì liên kết đào
tạo trước khi tổ chức thi tuyển sinh đúng tiến độ, chính xác, không có sai sót và
không có tình trạng đơn vị chủ trì liên kết trả lại hồ sơ hay yêu cầu bổ sung
nhiều lần.
- Hồ sơ lưu giữ đầy đủ, khoa học, có hệ thống hơn, rất thuận tiện cho việc
tra cứu thông tin, thanh tra, kiểm tra, đặc biệt thuận tiện cho việc phối hợp quản

lý học viên với đơn vị chủ trì liên kết đào tạo.
- Góp phần mở được nhiều lớp hơn cho Trung tâm, trong đó tạo nguồn
những ngành, nghề mới khi học viên có nhu cầu học tập mà các trường liên kết
đào tạo chưa có kế hoạch đào tạo.

III. KẾT LUẬN, KIẾN NGHỊ
17


1. Kết luận
Đây là những kinh nghiệm bản thân tôi đã rút ra trong quá
trình công tác của mình. Với những kinh nghiệm nêu trên, trong
những năm qua ít nhiều cũng đã giúp tôi bước đầu quản lý có
hiệu quả về việc tiếp nhận và quản lý hồ sơ ở đơn vị cũng như
giúp cho việc quản lý hồ sơ khoa học hơn, hiệu quả hơn. Tuy
nhiên ai cũng biết quản lý hồ sơ tuyển sinh không hề đơn giản,
hiện nay người làm công tác quản lý hồ sơ vẫn còn mang tính
chất kiêm nhiệm chứ chưa có một cán bộ chuyên trách, nếu
không có lòng kiên trì và nhẫn nại thì sẽ không đem lại những
điều mà mình mong muốn. Người phụ trách mảng công việc này
phải biết làm "chú kiến thông minh và cần mẫn" cùng với sự
kiên trì bền bỉ thì có thể mang lại những thành quả tốt đẹp.
Với những kinh nghiệm được rút ra trong quá trình công
tác, bước đầu đã mang lại những kết quả nhất định, góp phần
tăng quy mô đào tạo liên kết ở Trung tâm, tạo được nền nếp
trong việc phát hành, thu nhận và lưu giữ hồ sơ tuyển sinh, tạo
được uy tín đối với các đơn vị chủ trì liên kết đào tạo, thuận tiện
khi kiểm tra, rà soát hồ sơ học viên trước khi thi tuyển sinh,
trong khi học và chuẩn bị thi tốt nghiệp cuối khóa. Hy vọng đây
sẽ là một tài liệu tham khảo bổ ích cho những ai làm công tác

liên kết đào tạo nói chung và những người trực tiếp đang phát
hành, tiếp nhận và lưu giữ hồ sơ tuyển sinh nói riêng. Khả năng
của bản thân còn nhiều hạn chế nên tôi chỉ xin đóng góp một số
kinh nghiệm riêng của mình với mong muốn những kinh nghiệm
nhỏ này sẽ góp phần nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác phát
hành, tiếp nhận và lưu giữ hồ sơ tuyển sinh tại Trung tâm GDTX
tỉnh.
2. Kiến nghị.
18


Đối với Trung tâm GDTX tỉnh:
- Cần quan tâm hơn nữa về cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ cho
việc phát hành, tiếp nhận và lưu giữ hồ sơ tuyển sinh theo xu thế
tiến bộ khoa học kỹ thuật hiện nay, nhất là việc đăng ký tuyển
sinh qua trang thông tin điện tử của Trung tâm.
- Tạo điều kiện cho cán bộ phòng hồ sơ tuyển sinh đi học tập kinh nghiệm
về việc phát hành, tiếp nhận và lưu giữ hồ sơ tuyển sinh tại các trường Đại học,
Học viện có uy tín trong cả nước để trau dồi kinh nghiệm cho bản thân.
Trên đây là những kinh nghiệm của bản thân trong quá trình công tác về
lĩnh vực phát hành, tiếp nhận và lưu giữ hồ sơ tại Trung tâm GDTX tỉnh Thanh
Hoá. Đây là mảng đề tài còn mới mẻ nên trong quá trình học hỏi, tìm tòi còn
nhiều thiếu sót, rất mong được sự đóng góp, trao đổi của các anh, chị đồng
nghiệp để đề tài ngày càng hoàn thiện hơn. Rất mong được sự đóng góp ý kiến
chân thành từ quý thầy, cô trong Hội đồng khoa học các cấp của ngành để việc
phát hành, tiếp nhận và lưu giữ hồ sơ tuyển sinh tại Trung tâm GDTX tỉnh
Thanh Hoá ngày càng đạt hiệu quả cao hơn.
Thanh Hóa, ngày 10/5/2016
XÁC NHẬN CỦA THỦ TRƯỞNG
ĐƠN VỊ

Tôi xin cam đoan đây là SKKN của mình
viết, không sao chép nội dung của người khác.
NGƯỜI VIẾT

Đào Thị Thuỷ

19