03 kỹ năng sử dụng điện thoại nơi công sở

Kỹ năng sử dụng điện thoại nơi công sở
Điện thoại là một trong những công cụ làm việc quan trọng không thể thiếu nơi công
sở. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết sử dụng chúng đúng cách và hiệu quả
Dưới đây là 10 điều bạn nên lưu ý khi sử dụng điện thoại:
- Nói năng lịch sự và phát âm chuẩn
Những từ ngữ như: "Xin vui lòng", "Cảm ơn"… không
những làm cuộc nói chuyện trở nên lịch sự hơn mà còn
giúp bạn dễ chiếm được thiện cảm của người bên kia
đầu dây hơn.
Ngoài ra, bạn cũng cần chú ý không nói lớn hoặc quát
to trong điện thoại trong mọi tình huống.
- Giọng nói chân thành
Nếu sử dụng từ ngữ lịch sự nhưng giọng nói cáu bẳn hoặc “chanh chua”, chắc chắn
bạn không thể tạo được thiện cảm với người nghe. Hãy thể hiện cho người nghe cảm
thấy bạn thật sự rất quan tâm cuộc nói chuyện này và đang cố lắng nghe để hiểu vấn
đề và giúp họ tìm cách giải quyết.
- Không ra lệnh
Thay vì nói “Tôi cần nói chuyện với ông A ngay bây giờ”, bạn nên nói “Xin cho hỏi
ông A hiện có ở đó không? Tôi có thể nói chuyện với ông ấy bây giờ không?”
- Cư xử chuyên nghiệp và khéo léo
Bạn tuyệt đối không sử dụng những từ ngữ mang nghĩa tiêu cực và có ý phán xét với
người nghe. Tùy thuộc vào đối tượng gọi đến và mối quan hệ của họ với công ty, bạn
cần có những cách ứng xử ngoại giao khác nhau và phù hợp.
- Kiềm chế cảm xúc
Để tránh gặp những trường hợp khiến bạn dễ mất kiểm soát, hãy đọc một số loại sách
về cách giải quyết các mâu thuẫn và phàn nàn thường gặp.
- Luôn nhớ bạn là bộ mặt của công ty


Nên nhớ mỗi khi nhấc điện thoại lên thì bạn sẽ nói chuyện với tư cách là người đại
diện công ty chứ không phải với tư cách cá nhân. Do đó hãy tập trung vào cuộc nói

chuyện, lắng nghe những nhu cầu hoặc phàn nàn của người nói để họ có cảm giác
được quan tâm và cảm thấy hài lòng về công ty bạn.
- Tìm chỗ ngồi khi nói chuyện
Tìm chỗ ngồi thoải mái để đề phòng những cuộc điện thoại có thể kéo dài. Ngoài ra
bạn nên chuẩn bị sẵn giấy và bút bên cạnh để có thể ghi chép lại những điều cần thiết.
- Không nên làm việc khác khi đang nghe điện thoại
Bạn không nên làm nhiều việc cùng một lúc như vừa nghe điện thoại vừa trả lời thư
điện tử. Không ai thích khi đang nói chuyện và nghe thấy tiếng gõ bàn phím ở bên kia
đầu dây, họ sẽ cảm thấy họ không được coi trọng và chắc chắn sẽ không muốn tiếp
tục câu chuyện nữa.
- Ngắt lời đúng lúc
Có nhiều trường hợp khách hàng gọi điện đến và phàn nàn, kể lể liên tục mà không
cho bạn một giây nào để giải thích. Khi đó hãy yêu cầu họ một cách lịch sự để họ có
thể tập trung vào vấn đề cốt lõi để cả hai bên đều không mất thời gian.
- Nói rõ ràng và ngắn gọn
Khi trả lời, giải thích về những chính sách, thủ tục của công ty cũng như khi gọi điện
tới công ty khác để yêu cầu giải thích vấn đề gì, hãy nói một cách ngắn gọn và rõ
ràng. Bạn nên tránh nói dài dòng dễ dẫn đến lạc đề và có thể gây hiểu lầm cho người
nghe.
Nguồn: PNVN