SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM “ SÁNG KIẾN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN XÂY DỰNG PHẦN MỀM SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THEO ĐÚNG THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN”

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BẢN MÔ TẢ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
1. Tên sáng kiến:
“Ứng dụng công nghệ thông tin xây dựng phần mềm soạn thảo văn bản
hành chính theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản”
2. Lĩnh vực áp dụng sáng kiến:
- Phần mềm áp dụng cho tất cả các cơ quan, đơn vị nhà nước, từ trung
ương đến tận cấp xã… Góp phần đẩy mạnh thực hiện chương trình ứng dụng
công nghệ thông tin vào cải cách hành chính.
- Trong việc cải cách hành chính ứng dụng của công nghệ thông tin để
triển khai rộng rãi trong các cơ quan hành chính góp phần hướng tới chính phủ
điện tử. Khi phần mềm ứng dụng sẽ giảm nhẹ một khâu kiểm duyệt cho lãnh đạo,
chuyên viên, văn thư của đơn vị, đảm bảo thể thức theo đúng quy định phát hành
văn bản chỉ đạo điều hành.
3. Mô tả sáng kiến:
3.1. Thực trạng và giải pháp:
Trong những năm gần đây, công nghệ thông tin có bước phát triển rất
mạnh mẽ, được ứng dụng vào hầu hết các lĩnh vực cải cách hành chính, trong đó
việc phát triển và ứng dụng vào lĩnh vực quản lý nhà nước được xác định là một
nhiệm vụ quan trọng nhằm góp phần xây dựng một chính quyền hiện đại, nâng
cao hiệu quả chỉ đạo, điều hành của các cấp chính quyền .
Về ứng dụng CNTT trong nội bộ cơ quan nhà nước: Xác định được tầm
quan trọng trong việc ứng dụng và phát triên công nghệ thông tin trong các cơ
quan, đơn vị là đế nâng cao chât lượng và hiệu quả chỉ đạo, điều hành, thực hiện
nhiệm vụ, từng bước xây dựng thành công Chính phủ điện tử, cụ thể:
Về phần mềm bản điều Quản lý văn hành VNPTiOffìce: Hiện nay 100%
các cơ quan, đơn vị, UBND các xã, thị tran đã triên khai ứng dụng có hiệu quả

phần mềm quản lý văn bản và điều hành VNPTiOffìce trong công tác chỉ đạo và
điều hành từ huyện đến cơ sở; 100% các văn bản chỉ đạo, điều hành được gửi,
nhận vàn bản điện tử liên thông giừa các cơ quan, đơn vị, các xã, thị trấn (Trừ
văn bản mật theo quy định). Trong đó 80% văn bản có ứng dụng chữ ký số
chuyên dùng, giúp giảm thiểu tối đa luçmg văn bản giấy, nâng cao năng lực quản
lý, điều hành xử lý công việc, làm thay đổi thói quen làm việc từ sử dụng văn bản
giấy sang văn bản điện tử, đồng thời góp phần quan trọng trong việc cải cách
hành chính, nâng cao năng lực quản lý, điều hành xử lý công việc.
Xây dựng và ban hành văn bản có ý nghĩa và vai trò vô cùng quan trọng,
đảm bảo thông tin phục vụ quản lý, điều hành và quyết định hiệu quả hoạt động
của các cơ quan, tổ chức, chức năng cơ bản nhất của văn bản là thông tin. Trong
hoạt động của cơ quan, đơn vị, thông tin trong văn bản thường được thể hiện với
nhiều mục đích khác nhau như: báo cáo với cấp trên, truyền đạt cho các đơn vị
cấp dưới, thông báo một vấn đề, thể hiện các quyết định, chỉ đạo của cấp trên,..
Hiện nay các văn bản nhà nước theo thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19
tháng 01 năm 2011 Thông tư Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính, việc soạn thảo thực hiện văn bản của các cơ quan đơn vị bị sai thể
thức rất là nhiều, và chưa đúng theo quy định 32 loại văn bản hành chính nhà
nước của thông tư 01/2011/TT-BNV bộ nội vụ, trong khi soạn thảo ở các bộ
office từ phiên bản 2003 đến office 2016 cũng đều có sự sai khác về kích thước lề
trên, dưới nhất định, các công cụ sử dụng sắp sếp cũng khác nhau.
Các kỹ thuật trình bày văn bản hành chính nhà nước của các cá nhân cũng
khác nhau do mặt bằng trình độ công nghệ thông tin khác nhau nên dất rễ sảy ra
việc sai kỹ thuật trình bày, sai thể thức văn bản hành chính chính vì vậy việc
“ứng dụng công nghệ thông tin xây dựng phần mềm soạn thảo văn bản hành
chính theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản” là rất cần thiết khi
hướng đến xây dựng một chính phủ hiện đại và hiệu quả.
3.2. Nội dung và giải pháp:
- Mục đích quan trọng nhất đối với chất lượng phần mềm là phần mềm
phải thỏa mãn được các yêu cầu và mong muốn của người dùng, xác định rõ các

yêu cầu của phần mềm cần phát triển, có sự liên thông, liên kết giữa các cấp, các
ngành đảm bảo thống nhất hiệu quả...
- Để đảm bảo việc văn bản, thủ tục hành chính luôn đúng theo thể thức,
đúng kỹ thuật trình bày :
+ Cần nâng cao trình độ tin học trong cán bộ, công chức, viên chức.
+ Xây dựng một phần mềm có đầy đủ chức năng, Form mẫu văn bản của
đầy đủ 32 loại văn bản thủ tục hành chính.
+ Tăng cường thúc đẩy phát triển hạ tầng viễn thông và Internet; đầu tư
nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin của các cơ quan, tổ chức đảm bảo cho việc
triển khai ứng dụng công nghệ thông tin, thay thế các máy móc thiết bị đã quá cũ,
cần nâng cấp đường truyền để đảm bảo việc truyền tải dữ liệu nhanh chóng và
hiệu quả.
+Phần mềm cần được tích hợp chung với phần mềm quản lý văn bản điện
tử VNPTiOFFiCE, và chữ ký số, ba phần mềm phải có sự liên kết với nhau để từ
quy trình soạn thảo đến ký số và phát hành trên hệ thống Vnptioffice được thông
suốt với nhau, để công nghệ thông tin được ướng dụng một cách triệt để nhất.
3.3. Tính khả thi và phạm vi ứng dụng của sáng kiến trong thực tiễn:
- Việc cải cách hành chính rất cần có các ứng dụng của công nghệ thông tin
để triển khai rộng rãi trong các cơ quan hành chính góp phần hướng tới chính phủ
điện tử.
- Khi phần mềm ứng dụng sẽ giảm nhẹ một khâu kiểm duyệt cho lãnh đạo,
chuyên viên, văn thư của đơn vị, đảm bảo thể thức theo đúng quy định phát hành
văn bản chỉ đạo điều hành.
- Văn bản lưu trữ cũng theo đúng tiêu chuẩn của chi cục văn thư lưu trữ,
thuận tiện trong việc chỉnh lý văn bản.
3.4. Kết quả, hiệu quả mang lại:
- Phần mềm triển khai sẽ góp phần cải cách thủ tục hành chính.
- Văn bản đạt hiệu quả cao về thể thức và kỹ thuật trình bày theo đúng

thông tư của bộ nội vụ quy định, từ đó không còn lo ngại trong quá trình kiểm,


duyệt thể thức văn bản cũng trở nên đơn giản hơn, tiết kiệm được thời gian, công
sức, có độ tin cậy cao.
- Giải quyết được việc sai thể thức văn bản, sai cách trình bày văn bản
hành chính nhà nước mang lại tính hiệu quả và đúng quy định.
- Nâng cao được trình độ công nghệ thông tin trong cán bộ, công chức
- Đáp ứng các yêu cầu về văn bản nhà nước theo thông tư 01/2011/TTBNV ngày 19 tháng 01 năm 2011
- Lãnh đạo văn phòng tiết kiện được thời gian công sức trong việc kiểm
duyệt văn bản để chú trọng hơn vào nội dung văn bản, giúp kiểm duyệt một cách
nhanh chóng hơn cải cách thủ tục hành chính.
- Nâng cao chất lượng văn bản khi phát hành.
- Văn bản đảm bảo đúng quy định luật lưu trữ
- Tiết kiệm được thời chỉnh sửa, font chữ, cỡ chữ, kiểu chữ…cho văn bản
soạn thảo, không còn lo ngại trong sai thể thức quy định của văn bản hành chính
nhà nước.
- Với mặt bằng sử dụng công nghệ thông còn yếu thì phần mềm cũng giải
quyết được một phần vấn đề.
Trên đây là bản mô tả sáng kiến của bản thân, hy vọng góp phần vào việc
nâng cao hiệu quả trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong cải cách hành
chính. Từ bước phân tích thiết xây dựng phần mềm cần đòi hỏi một quá trình
nghiên cứu chuyên sâu về thể thức và kỹ thật trình bày theo đúng quy định bài
làm còn rất nhiều sai sót rất mong được sự xem xét, đánh giá về nội dung sáng
kiến nêu trên, nhằm tiếp tục phấn đấu nghiên cứu hoàn thiện hơn trong những
năm tiếp theo./.
Ngày 13 tháng 11 năm 2019
Người mô tả

Linh Minh Toản

UỶ BAN NHÂN DÂN
HUYỆN QUANG BÌNH

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Quang Bình, ngày 13 tháng 11 năm 2019

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
“ Sáng kiến ứng dụng công nghệ thông tin xây dựng phần mềm soạn thảo
văn bản hành chính theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản”
I.

SƠ LƯỢC LÍ LỊCH:
- Họ và tên: Linh Minh Toản
- Sinh ngày: 24/3/1990
- SCMTND: 073251726
- Đơn vị công tác: Văn phòng HĐND – UBND Huyện Quang Bình
- SĐT: 0942.102.366

II.

NỘI DUNG SÁNG KIẾN VÀ GIẢI PHÁP:
1. Tên sáng kiến:
“ Sáng kiến ứng dụng công nghệ thông tin xây dựng phần mềm soạn
thảo văn bản hành chính theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản”
2. Lĩnh vực áp dụng và giải pháp:

* Lĩnh vực áp dụng:
- Phần mềm áp dụng trong các cơ quan hành chính nhà nước góp phần

trong việc cải cách hành chính, các ứng dụng của công nghệ thông tin góp phần
hướng tới chính phủ điện tử.


- Khi phần mềm ứng dụng sẽ giảm nhẹ một khâu kiểm duyệt cho lãnh đạo,
chuyên viên, văn thư của đơn vị, đảm bảo thể thức theo đúng quy định phát hành
văn bản chỉ đạo điều hành.
- Văn bản lưu trữ cũng theo đúng tiêu chuẩn của chi cục văn thư lưu trữ,
thuận tiện trong việc chỉnh lý văn bản.
- Triển khai ứng dụng phần mềm tại UBND huyện Quang Bình sẽ giúp cho
tỉnh rút kinh nghiệm và nhân rộng ra các huyện khác trong tỉnh, góp phần đẩy
mạnh thực hiện chương trình ứng dụng công nghệ thông tin vào cải cách hành
chính.
* Giải pháp:
- Đầu tư hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin:
+ Phần mềm phải đảm bảo lấy cơ sở dữ liệu từ quy định của các văn bản
thủ tục hành chính, và phải được cập nhật thường xuyên.
+ Trang bị máy tính cho cá nhân, bố trí phòng làm việc.
+ Đảm bảo hệt hống mạng có đường truyền tốt, an ninh mạng tốt.
+ Phần mềm đảm bảo liên kết được với các phần mềm khác, đảm bảo việc
xử lý văn bản nhanh.
- Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức:
+ Nâng cao trình độ tin học cho cán bộ, công chức.
+ Thường xuyên mở các lớp tập huấn định kỳ cho cán bộ, công chức
+ Đào tạo, bồi dưỡng cho mỗi cán bộ, công chức nắm rõ được các sử dụng
cũng như thao tác trên phần mềm, để sử dụng một cách thuần thục để đạt được
hiệu tối ưu nhất khi sử dụng.

3. Nội dung sáng kiến và giải pháp:
3.1.

Sự cần thiết, mục đích của việc đề xuất sáng kiến, giải pháp:

Trong những năm gần đây, công nghệ thông tin có bước phát triển rất
mạnh mẽ, được ứng dụng vào hầu hết các lĩnh vực cải cách hành chính, trong đó
việc phát triển và ứng dụng vào lĩnh vực quản lý nhà nước được xác định là một
nhiệm vụ quan trọng nhằm góp phần xây dựng một chính quyền hiện đại, nâng
cao hiệu quả chỉ đạo, điều hành của các cấp chính quyền. Cụ thể hóa chủ trương,


đường lối của Đảng về phát triển ứng dụng Công nghệ thông tin (CNTT), Quốc
hội, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp
luật, kế hoạch, chương trình ứng dụng CNTT trong các CQNN hết sức cụ thể,
thiết thực, như: Luật Công nghệ thông tin, Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày
10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà
nước(CQNN); Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13/6/2011 của Chính phủ quy
định vể việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên trang thông tin
điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của CQNN; Quyết định số 1605/QĐ-TTg
ngày 27/8/2010 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình quốc gia về
ứng dụng CNTT trong hoạt dộng của CQNN giai đoạn 2011-2015, Luật An toàn
thông tin và Nghị quyết số 36a/NQ- CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về
CPĐT.
Xây dựng và ban hành văn bản có ý nghĩa và vai trò vô cùng quan trọng,
đảm bảo thông tin phục vụ quản lý, điều hành và quyết định hiệu quả hoạt động
của các cơ quan, tổ chức, chức năng cơ bản nhất của văn bản là thông tin. Trong
hoạt động của cơ quan, đơn vị, thông tin trong văn bản thường được thể hiện với
nhiều mục đích khác nhau như: báo cáo với cấp trên, truyền đạt cho các đơn vị
cấp dưới, thông báo một vấn đề, thể hiện các quyết định, chỉ đạo của cấp trên,..

Nhiều văn bản luật, chỉ thị, nghị quyết, nghị định, công văn, báo cáo, kế
hoạch ... của Đảng và Nhà nước về ứng dụng công nghệ thông tin đã nhấn mạnh
việc sử dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả trong hoạt
động nội bộ và giữa các cơ quan nhà nước, Ứng dụng Công nghệ thông tin trong
các hoạt động quản lý hành chính nhà nước, hướng đến xây dựng một chính phủ
hiện đại và hiệu quả là một trong những điểm trọng tâm trong quá trình xã hội
hóa thông tin.
Hiện nay các văn bản nhà nước theo thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19
tháng 01 năm 2011 Thông tư Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính, việc soạn thảo thực hiện văn bản của các cơ quan đơn vị bị sai thể
thức rất là nhiều, và chưa đúng theo quy định 32 loại văn bản hành chính nhà
nước của thông tư 01/2011/TT-BNV bộ nội vụ, trong khi soạn thảo ở các bộ


office từ phiên bản 2003 đến office 2016 cũng đều có sự sai khác về kích thước lề
trên, dưới nhất định, các công cụ sử dụng sắp sếp cũng khác nhau.
Các kỹ thuật trình bày văn bản hành chính nhà nước của các cá nhân cũng
khác nhau do mặt bằng trình độ công nghệ thông tin khác nhau nên dất rễ sảy ra
việc sai kỹ thuật trình bày, sai thể thức văn bản hành chính chính vì vậy việc
“Ứng dụng công nghệ thông tin xây dựng phần mềm soạn thảo văn bản hành
chính theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản” là rất cần thiết khi
hướng đến xây dựng một chính phủ hiện đại và hiệu quả.
3.2.

Thực trạng trước khi áp dụng và giải pháp:

Về phần mềm Quản lý văn bản điều hành VNPTiOffìce: Hiện nay 100%
các cơ quan, đơn vị, UBND các xã, thị trấn đã triên khai ứng dụng có hiệu quả
phần mềm quản lý văn bản và điều hành VNPTiOffìce trong công tác chỉ đạo và
điều hành từ huyện đến cơ sở; 100% các văn bản chỉ đạo, điều hành được gửi,

nhận vàn bản điện tử liên thông giữa các cơ quan, đơn vị, các xã, thị trấn (Trừ
văn bản mật theo quy định). Trong đó 80% văn bản có ứng dụng chữ ký số
chuyên dùng, giúp giảm thiểu tối đa luçmg văn bản giấy, nâng cao năng lực quản
lý, điều hành xử lý công việc, làm thay đổi thói quen làm việc từ sử dụng văn bản
giấy sang văn bản điện tử, đồng thời góp phần quan trọng trong việc cải cách
hành chính, nâng cao năng lực quản lý, điều hành xử lý công việc.
Hiện nay các văn bản nhà nước theo thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19
tháng 01 năm 2011 Thông tư Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính, việc soạn thảo thực hiện văn bản của các cơ quan đơn vị bị sai thể
thức rất là nhiều, và chưa đúng theo quy định 32 loại văn bản hành chính nhà
nước của thông tư 01/2011/TT-BNV bộ nội vụ, trong khi soạn thảo ở các bộ
office từ phiên bản 2003 đến office 2016 cũng đều có sự sai khác về kích thước lề
trên, dưới nhất định, các công cụ sử dụng sắp sếp cũng khác nhau.
Các kỹ thuật trình bày văn bản hành chính nhà nước của các cá nhân cũng
khác nhau do mặt bằng trình độ công nghệ thông tin khác nhau nên dất rễ sảy ra
việc sai kỹ thuật trình bày, sai thể thức văn bản hành
.* Giải pháp:


- Để đảm bảo việc văn bản, thủ tục hành chính luôn đúng theo thể thức,
đúng kỹ thuật trình bày :
+ Xây dựng một phần mềm có đầy đủ chức năng, Form mẫu văn bản của
đầy đủ 32 loại văn bản thủ tục hành chính.
+ Cần nâng cao trình độ tin học trong cán bộ, công chức, viên chức.
+ Tăng cường thúc đẩy phát triển hạ tầng viễn thông và Internet; đầu tư
nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin của các cơ quan, tổ chức đảm bảo cho việc
triển khai ứng dụng công nghệ thông tin, thay thế các máy móc thiết bị đã quá cũ,
cần nâng cấp đường truyền để đảm bảo việc truyền tải dữ liệu nhanh chóng và
hiệu quả.
3.3. Giải pháp, sáng kiến mới

* Giải pháp:
- Để đảm bảo việc văn bản, thủ tục hành chính luôn đúng theo thể thức,
đúng kỹ thuật trình bày :
+ Thứ nhất: Cần nâng cao trình độ tin học trong cán bộ, công chức, viên
chức. Lâu nay, các cơ quan, ban ngành trong tỉnh đang nỗ lực để đưa công nghệ
thông tin vào áp dụng để phục vụ người dân nói chung và công tác cải cách hành
chính nói riêng.. Tuy nhiên, trên thực tế, cán bộ, công chức chỉ khai thác, sử dụng
các thiệt bị công nghệ thông tin với mức độ cầm chừng như soạn thảo văn bản,
lưu hành tài liệu… còn về kỹ thuật chuyên sâu, khai thác thông tin trên mạng
Internet thì vẫn còn rất hạn chế. Thậm chí, đến nay vẫn còn nhiều cán bộ, công
chức chưa biết sử dụng phần mềm cơ bản nhất là Word (dùng để soạn thảo văn
bản) hoặc không biết sử dụng thư điện tử (email) để gửi thư từ, tài liệu. Nguyên
nhân dẫn đến tình trạng này là do mặt bằng trình độ tin học của đội ngũ cán bộ,
công chức còn yếu do vậy cần thường xuyên mở các lớp tập huấn để nâng cao
trình đồ công nghệ thông tin.
+ Thứ hai: Xây dựng một phần mềm có đầy đủ chức năng, phom mẫu văn
bản của đầy đủ 32 loại văn bản thủ tục hành chính, để khi soạn thảo chỉ cần chọn
mẫu văn bản sau đó nhập nội dung và xuất ra File văn bản thì theo đúng kỹ thật
trình bày cũng như thể thức được đảm bảo.


- Ví dụ: Mẫu công
văn, theo Form phần
mềm:
+ Các ô trong Form
phần mềm quy định các
vị trí đặt: Quốc hiệu, tên
cơ quan, đơn vị; kính
gửi; nội dung; nơi nhận;
phần người ký.

+ Kích thước các lề mặc
định theo đúng thông tư 01/2011/TT-BNV

+ Khi soạn thảo trên phần mềm

xong thì xuất ra file công văn theo đúng chuẩn quy định.
- Phần mềm phải đáp ứng được các yêu cầu cho người sử dụng nhanh, giao
diện dễ sử dụng, hỗ trợ đầy đủ các tính năng như bộ office thông thường, in, ấn,
Gmail, các phím tắt trong việc soạn thảo.
- Phần mềm có có khả năng soát các lỗi soạn thảo thông thường: font chữ,
cỡ chữ, kiểu chữ….
- Mục tiêu quan trọng nhất đối với chất lượng phần mềm là phần mềm phải
thỏa mãn được các yêu cầu và mong muốn của người dùng, xác định rõ các yêu
cầu của phần mềm cần phát triển, có sự liên thông, liên kết giữa các cấp, các
ngành đảm bảo thống nhất hiệu quả...
+ Thứ 3: Tăng cường thúc đẩy phát triển hạ tầng viễn thông và Internet;
đầu tư nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin của các cơ quan, tổ chức đảm bảo
cho việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin, thay thế các máy móc thiết bị


đã quá cũ, cần nâng cấp đường truyền để đảm bảo việc truyền tải dữ liệu nhanh
chóng và hiệu quả.
- Trang bị một hệ thống trang thiết bị tương đối hiện đại và đồng bộ nhằm
mục đích đáp ứng nhu cầu của công việc.
- Xây dựng hạ tầng mạng WAN với mạng cáp quang đi ngầm, băng thông
rộng, kết nối tất cả các cơ quan nhà nước từ tỉnh xuống tận cơ sở; Đầu tư nâng
cấp Trung tâm dữ liệu điện tử của tỉnh với chức năng là một trung tâm dịch vụ hạ
tầng dùng chung, an toàn và tin cậy để quản lý và lưu trữ CSDL, phần mềm dùng
chung của tỉnh, của các sở, ban, ngành, địa phương.
+ Thứ 4: Phần mở rộng của phần mềm:

- Phần mền cần mở rộng thêm các phần quản lý công việc của cá nhân, hồ
sơ lưu trữ, truy xuất dữ liệu cá nhân dễ dàng.
- Tích hợp các link tài liệu dữ liệu tra cứu của các trang thông tin điện tử
của tỉnh, huyện, xã để tài liệu và thông tin trở nên phong phú hơn.
- Phần mềm cần được tích hợp chung với phần mềm quản lý văn bản điện
tử VNPTiOFFiCE, và chữ ký số, ba phần mềm phải có sự liên kết với nhau để từ
quy trình soạn thảo đến ký số và phát hành trên hệ thống Vnptioffice được thông
suốt với nhau, để công nghệ thông tin được ướng dụng một cách triệt để nhất.
4. Khả năng áp dụng của sáng kiến:
- Phần mềm ứng dụng cho tất cả các cơ quan đơn vị hành chính nhà nước.
- Ứng dụng phần mềm trong quy trình xử lý công việc của từng cơ quan
hành chính nhà nước, giữa các cơ quan hành chính nhà nước với nhau và trong
giao dịch với tổ chức, cá nhân, đặc biệt là trong hoạt động dịch vụ hành chính
công, dịch vụ công của đơn vị sự nghiệp công;
Hoàn thiện và đẩy mạnh hoạt động của Mạng thông tin điện tử hành chính
của Chính phủ trên Internet.
Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông trong hoạt động
của cơ quan hành chính nhà nước để đến năm 2020: 90% các văn bản, tài liệu
chính thức trao đổi giữa các cơ quan hành chính nhà nước được thực hiện dưới
dạng điện tử; cán bộ, công chức, viên chức thường xuyên sử dụng hệ thống thư


điện tử trong công việc; bảo đảm dữ liệu điện tử phục vụ hầu hết các hoạt động
trong các cơ quan; hầu hết các giao dịch của các cơ quan hành chính nhà nước
được thực hiện trên môi trường điện tử, mọi lúc, mọi nơi, dựa trên các ứng dụng
truyền thông đa phương tiện; hầu hết các dịch vụ công được cung cấp trực tuyến
trên Mạng thông tin điện tử hành chính của Chính phủ ở mức độ 3 và 4, đáp ứng
nhu cầu thực tế, phục vụ người dân và doanh nghiệp mọi lúc, mọi nơi, dựa trên
nhiều phương tiện khác nhau
5. Tính khả thi và hiệu quả khi áp dụng trong thực tiễn:

- Việc cải cách hành chính rất cần có các ứng dụng của công nghệ thông tin
để triển khai rộng rãi trong các cơ quan hành chính góp phần hướng tới chính phủ
điện tử.
- Khi phần mềm ứng dụng sẽ giảm nhẹ một khâu kiểm duyệt cho lãnh đạo,
chuyên viên, văn thư của đơn vị, đảm bảo thể thức theo đúng quy định phát hành
văn bản chỉ đạo điều hành.
- Văn bản lưu trữ cũng theo đúng tiêu chuẩn của chi cục văn thư lưu trữ,
thuận tiện trong việc chỉnh lý văn bản.
- Triển khai ứng dụng phần mềm tại UBND huyện Quang Bình sẽ giúp cho
tỉnh rút kinh nghiệm và nhân rộng ra các huyện khác trong tỉnh, góp phần đẩy
mạnh thực hiện chương trình ứng dụng công nghệ thông tin vào cải cách hành
chính.
* Đối với tổ chức:
- Phần mềm triển khai sẽ góp phần cải cách thủ tục hành chính.
- Văn bản đạt hiệu quả cao về thể thức và kỹ thuật trình bày theo đúng
thông tư của bộ nội vụ quy định, từ đó không còn lo ngại trong quá trình kiểm,
duyệt thể thức văn bản cũng trở nên đơn giản hơn, tiết kiệm được thời gian, công
sức, có độ tin cậy cao.
- Giải quyết được việc sai thể thức văn bản, sai cách trình bày văn bản
hành chính nhà nước mang lại tính hiệu quả và đúng quy định.
- Nâng cao được trình độ công nghệ thông tin trong cán bộ, công chức


- Đáp ứng các yêu cầu về văn bản nhà nước theo thông tư 01/2011/TTBNV ngày 19 tháng 01 năm 2011
* Đối với UBND huyện:
- Lãnh đạo văn phòng tiết kiện được thời gian công sức trong việc kiểm
duyệt văn bản để chú trọng hơn vào nội dung văn bản, giúp kiểm duyệt một cách
nhanh chóng hơn cải cách thủ tục hành chính.
- Nâng cao chất lượng văn bản khi phát hành.
- Văn bản đảm bảo đúng quy định luật lưu trữ

* Đối với cán bộ, công chức:
- Tiết kiệm được thời chỉnh sửa, font chữ, cỡ chữ, kiểu chữ…cho văn bản
soạn thảo, không còn lo ngại trong sai thể thức quy định của văn bản hành chính
nhà nước.
- Với mặt bằng sử dụng công nghệ thông còn yếu thì phần mềm cũng giải
quyết được một phần vấn đề.
6. Kết luận:
Từ việc kiểm duyệt văn bản của các lãnh đạo các cơ quan, đơn vị luôn diễn
ra hàng với khối lượng rất nhiều, đôi khi chú trọng vào nội dung lại sơ xuất trong
kiểm duyệt thể thức sẽ bị cấp trên phê bình, và nhắc nhở, việc phát hành một văn
bản đi cần phải đúng về nội dung, thể thức cũng như kỹ thuật trình bày là rất
quan trọng nên rất cần thiết xây dựng một phần mềm đáp ứng được những yêu
cầu trên và cần được tích hợp trên hệ thống văn phòng điện tử để nhân rộng ra
toàn bộ hệ thống.
Như vậy, sẽ giải quyết được vấn đề sai thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản, chất lượng văn bản phát hành ra mang tính thẩm mỹ cao, đúng quy định giúp
đỡ một phần trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong cải cách hành chính.
7. Đề xuất, kiến nghị :
- Đề nghị xem xét và bố trí kinh phí xây dựng phần mềm soạn thảo văn bản
theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Bổ sung máy tính, thay thế các máy cũ, nâng cấp hệ mạng và đường
truyền.


- Đề nghị cấp kinh phí cho việc tổ chức các lớp tập huấn, in ấn tài liệu
hướng dẫn
Trên đây là kinh nghiệm, sáng kiến của bản thân, hy vọng góp phần vào
việc nâng cao hiệu quả trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong cải cách
hành chính. Từ bước phân tích thiết xây dựng phần mềm cần đòi hỏi một quá
trình nghiên cứu chuyên sâu về thể thức và kỹ thật trình bày theo đúng quy định

bài làm còn rất nhiều sai sót rất mong được sự xem xét, đánh giá về nội dung
sáng kiến nêu trên, nhằm tiếp tục phấn đấu nghiên cứu hoàn thiện hơn trong
những năm tiếp theo./.
Quang Bình, ngày 13 tháng 11 năm 2019

Người thuyết minh

Linh Minh Toản