TẤT cả QUY TRÌNH AN NINH CTPAT

NOTIFIED OF SHIPMENT
DEPT.

CSR - CTPAT

NO.

SE.5.06
02 May 2015

REVISED ON

ANORMALIES PROCEDURE
PREPARED BY
PAGE

Biên soạn

Kiểm tra

Duyệt

Prepared by

Reviewed by

Approved by

CSR TEAM
1/3

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------QUY TRÌNH THÔNG BÁO SỰ CỐ BẤT THƯỜNG CHO HẢI QUAN

Ban giám đốc công ty TNHH ………….. thống nhất quy trình thông báo sự cố bất thường
cho Hải quan, nhà nhập khẩu/ hãng tàu như sau.
Board of Management of …………. issued the procedure to notify the Importer and/ or law
enforcement agencies and internal reporting if significant anomalies, illegal, or suspicious
activities are detected as follows:
I.
II.

Mụcđích/ The purpose:
Đảm bảo an ninh cho hàng hóa và các nước nhập khẩu.
Ensure security for all cargo and the importing nations.
Để đảm bảo tuân thủ đúng những quy định về C-TPAT.
In order to comply with C-TPAT regulations
Phạm vi ápdụng/ Scope of application:
Công ty…………

III.

Cơ sở pháp lý/ Legal basis:
Căn cứ vào các quy định trong chính sách an ninh của công ty và các quy định về C-

TPAT của khách hàng.
Base on the company’s security policy and the C-TPAT standards of our customers.


IV.

Nội dung quy trình/ Process contents:

1. Nhân viên an ninh và nhân viên bảo vệ của nhà máy sẽ chịu trách nhiệm giám sát về
an ninh hàng hóa và con người tại nhà máy. Giám sát, theo dõi khu vực xuất hàng
đóng gói hàng thành phẩm, khu vực chất hàng lên container/ xe tải.
The facility’s security staffs and security guards are responsible of monitoring the
cargo and personnel security.Finishing goods packing and loading to container/truck
areas must be monitored and tracked.
2. Nhân viên xuất nhập khẩu của công ty sẽ chịu trách nhiệm về an toàn cho hàng hóa
từ công ty đến cảng, áp tải hàng hóa trong quá trình trung chuyển hàng hóa ra cảng,
thông quan hàng hóa an toàn tại cảng.
Import-Export personnel are responsible for the goodsecurity from facility to the port
and cargo escorted to the port of transshipment and customs clearance at the port
safely.
3. Trong quá trình vận chuyển nếu có dấu hiệu bất thường như: tài xế cho người quá
giang, dừng xe ở những khu vực vắng vẻ, mở cửa xe, gặp gỡ những người đáng
nghi… nhân viên xuất nhập khẩu nhanh chóng gọi điện thoại thông báo chính xác
vấn đề xảy ra với nhân viên hải quan để nhân viên hải quan tạm dừng việc làm thủ
tục thông quan cho xe hàng bị nghi ngờ. Đồng thời, nhân viên xuất nhập khẩu thông
báo cho trưởng bộ phận Xuất Nhập khẩu của công ty về sự cố xảy ra.
During transportation, if any abnormal signs such as hitchhiker, stop the car in a
deserted area, opened the door, meet suspicious people… import-export personnel
must immediately report by calling to customs staff the exact details, customs staff
will delay the clearance procedure for suspected goods.At the same time, ImportExport personnel inform an incident to company Import-Export manager.
4. Nội dung báo cáo/ Incident reporting contents:
a. Báo cáo với Hải quan/ Nhà nhập khẩu/ Consolidator incident reporting must be
include:
- Người báo cáo/ Reporter name
- Phân loại sự cố ( nghiêm trọng/ không nghiêm trọng)/ Type of incident ( Severe/
-

Non-Severe incidents)

Thời gian xảy ra sự cố/ Time of incident
Địa điểm xảy ra sự cố/ Location of incident
Lộ trình của container/ Current location of container
Nội dung sự cố/ Incident details
Ảnh hưởng của sự cố đến người hoặc tài sản/ Injury to person or property
Giới hạn load /Load terms
Hãng vận tải /Trucking company
Biển số xe, đầu kéo/ Trailer, container number
Số seal/ Seal number


- Điểm xuất phát/ Point of origin
- Điểm đến/ Point of destination
- Người lien hệ/ Law enforcement contact
- Số lượng hàng/ Case #
b. Báo cáo nội bộ/ Internal incident reporting must be include:
- Người báo cáo/ Reporter name
- Sự cố xảy ra/ Incident issue
- Thời gian xảy ra sự cố/ Date/time of incident
- Địa điểm xảy ra sự cố/ Where incident took place
- Sự cố đó được xử lý như thế nào/ How was the incident resolved
5. Khi xe hàng bị nghi ngờ đến cảng, nhân viên xuất nhập khẩu của công ty kết hợp với
nhân viên hải quan tiến hành kiểm tra và lập biên bản xác nhận hiện trạng của hàng
hóa trước khi cho thông quan.
When suspected vehicle coming, the facility im-export personnel combine with
customs officials inspect and make records to confirm the status of goods before
customs clearance.
Nhà máy cam kết thực hiện tốt, chặt chẽ các quy định an ninh để đảm bảo an ninh an
toàn cho hàng hóa, cho các nước nhập khẩu, vì vậy sẽ kip thời xử lý nghiêm những
trường hợp vi phạm an ninh.

Facility commits to implementing all security regulations well and closely, to ensure
that it’s safe for goods and importing country, so we will promptly handle in case of
security breaches.


QUY TRÌNH TỰ KIỂM TRA AN NINH ĐỊNH KỲ CẤU TRÚC VÀ BẢO DƯỠNG
TÒA NHÀ
I. Mục Đích:
Để đảm bảo chương trình An Ninh Thương Mại Hải Quan Chống Khủng Bố (C-TPAT),
Công ty…………….. ban hành quy trình an ninh vật lý để kiểm tra cấu trúc và bảo dưỡng
tòa nhà.
II. Thực hiện:
Công ty sẽ tiến hành kiểm tra an ninh vật lý về cấu trúc và bảo dưỡng tòa nhà hằng ngày.

-

Người kiểm tra bao gồm:
Đại diện bảo vệ:
Ông:
- Đội trưởng bảo vệ
Đại diện nhân sự:
Bà:
- Chủ quản nhân sự
Đại diện ban an ninh:
Ông:
- GĐ Hành chính, phụ trách an ninh
Ban an ninh sẽ thông báo ngày tiến hành kiểm tra cấu trúc và bảo dưỡng nhà máy cho những

bên có liên quan hằng ngày .
 Các danh mục kiểm tra cấu trúc và hệ thống an ninh nhà xưởng theo phiếu kiểm tra

An Ninh:
Kiểm tra cổng (bên trong & bên ngoài)
Kiềm tra bờ tường & hàng rào (bên trong & bên ngoài)
Kiểm tra cửa & ổ khóa (bên trong & bên ngoài)
Kiểm tra hàng rào chắn container tại khu vực xuất/nhập hàng
- Hệ thống đèn chiếu sáng.(bên trong & bên ngoài)
- Hệ thống báo động (Bên trong & bên ngoài)
- Hệ thống CCTV
- Kho bãi đậu xe
- Kiểm tra trần nhà ( bên trong & bên ngoài)
III.
Quy trình kiểm tra và cải tiến:
 Trong khi kiểm tra
- Chụp hình ảnh ghi nhận lại tất cả các phát hiện trong quá trình kiểm tra
 Sau khi kiểm tra
- Tố chức họp để lập biên bản ghi nhận lại sự việc (có hình ảnh với ngày và giờ) bao gồm
-

-

ban giám đốc và những bên có liên quan
Thông báo kết quả kiểm tra trong cuộc họp
Đề nghị hướng giải quyết để khắc phục sữa chữa/ bảo dưỡng nhà xưởng và lên kế hoạch với

thời gian hoàn thiện.
 Biện pháp khắc phục
- Trường hợp nhẹ: Liên hệ bộ phận bảo trì, bộ phận 6S để xử lý ngay. Sau khi đã hoàn thành
việc sữa chữa/ bảo dưỡng ban an ninh sẽ ghi nhận lại kết quả thực hiện (chụp hình ảnh có

ngày & giờ và người thực hiện) hoàn thành việc sữa chữa/ bảo dưỡng và báo cáo cho Ban
-

Giám Đốc.
Trường hợp nặng: Ban an ninh sẽ lên kế hoạch cụ thể và trình báo với Ban Giám Đốc để
phê duyệt. Nếu có thay đồi hay mở rộng kết cấu nhà xưởng cần liên hệ với chính quyền địa
phương để xin giấy phép xây dựng (nếu cần). Sau khi được cấp giấy phép mới tiến hành sữa
chữa/ xây dựng (bởi nội bộ hay liên hệ nhà thầu để thi công). Khi đã hoàn thiện việc xây
dựng/ sữa chữa, ban an ninh sẽ ghi nhận lại sự việc (chụp hình ảnh có ngày & giờ và người
thực hiện) hoàn thành việc sữa chữa/ bảo dưỡng và báo cáo cho Ban Giám Đốc kết quả cải
thiện và định ngày kiểm tra lại.
Chú ý: Ban Giám Đốc và những thành viên có liên quan phải kiểm tra an ninh kết cấu và
bảo dưỡng nhà xưởng định kỳ hằng tháng và lưu trữ hồ sơ để đảm bảo thực hiện theo đúng
quy trình.

IV. ĐỐI VỚI BAN AN NINH
-

Tiến hành đánh giá an ninh định kỳ hàng tháng không báo trước tất cả nội dung theo tiêu
chuẩn an ninh C-TPAT.
Giám sát hoạt động hàng ngày của nhà máy.
Đưa ra những quy trình, chính sách về an ninh và đảm bảo nhà máy phải tuân thủ .
Tổ chức các buổi huấn luyện về an ninh trong nhà máy cho công nhân và các bộ phận có liên
quan.

Duyệt

Biên soạn

DEPT.

CSR - CTPAT

NO.

SE.8.02
02 May 2015

REVISED ON

DISCIPLINE PROCEDURE IN
CASE OF IT SECURITY
VIOLATION
PREPARED BY
PAGE

Biên soạn

Kiểm tra

Duyệt

Prepared by

Reviewed by

Approved by

CSR TEAM

6/4

--------------------------------------------------------------------------------------QUY TRÌNH XỬ LÝ KỶ LUẬT
TRONG TRƯỜNG HỢP AN NINH CNTT BỊ XÂM PHẠM

1. Mục đích Purpose
Nhằm đảm bảo độ an toàn cao cho máy tính và giúp người sử dụng có ý thức hơn về việc sử
dụng máy tính.
In order to ensure the security for computer and help users have good attitude in using
computer

2. Phạm vi/ Applicable
Áp dụng cho tất cả công nhân viên thuộc công ty TNHH
Applied for all employees of Kovina Fashion Inc..

3. Những hành vi vi phạm an ninh máy tính: Violation actions
3.1

Sử dụng máy tính: Computer using
a) Xâm nhập trái phép các tài liệu không thuộc thẩm quyền của mình.
Unauthorized access data
b) Xóa, chỉnh sửa những dữ liệu quan trọng của công ty.
Delete or adjust the important data of factory
c) Lợi dụng internet khai thác, sử dụng, tìm kiếm và trao đổi thông tin phục vụ cho mục
đích cá nhân.


d)

e)

f)

g)
3.2

Take advantage of internet to use, search and exchange the data for personnel
purpose.
Lợi dụng internet và email để chống lại nhà nước CHXHCN Việt Nam; gây rối loạn
an ninh, trật tự, vi phạm đạo đức, thuần phong mỹ tục và các vi phạm pháp luật khác.
Take advantage of internet and email to against the Vietnam State, damaged to
security status and others ethics ….
Truy cập vào những trang web có nội dung không lành mạnh, phát tán những tài liệu
phản động,đồi trụy hoặc có hành vi làm lây lan phát tán virus.
Access the web with illegal content and sharing
Phần mềm diệt virus không cùng hoạt động cùng hệ thống,không được update thường
xuyên. Đưa USB vào không quét và diệt virus
Anti-virus system was out of use
Tự sửa chữa những những sự cố bất thường của máy tính.
Self adjust the computer without permission
Bảo mật thông tin: Information security

a) Tiếc lộ password máy của mình cho người khác.
Reveal the password to other
b) Đánh cắp và sử dụng trái phép mật khẩu, khóa mật mã và thông tin riêng của cá nhân
Steal and use illegally the password and private information
3.3
Chia sẻ thông tin trên mạng: Sharing data thru internet
Chia sẽ thông tin trên mạng không thưc hiện theo qui định về bảo mật thông tin của công
ty.

Sharing information thru internet is not allowed by data security regulation
3.4
Gửi nhận thư điện tử(Email): Send and receive mail
a) Nhận cũng như mở những thư có ký tự lạ hay người gửi mà mình không biết và nhất
là những thư lạ vào những dịp lễ lớn.
Receiving and open the strange email especially in Big Holiday
b) Không quét virus trước khi mở hay lưu những thư có tập tin đính kèm.
Open or save as the file without scan virus
c) Gửi thư đến các địa chỉ và diễn đàn mình không biết.
Send email to address and conference with unclear information
3.5
Quy trình sao lưu dữ liệu:
a) Lưu những tập tin quan trọng vào thư mục ở ổ hệ thống.
Save the important data on server
b) Không có kế hoạch cụ thể ngày giờ lưu trữ dữ liệu.
No plan of date and time for saving data
c) Khi sao chép dữ liệu không thông báo cho nhân viên sử dụng biết để thuận tiện cho
việc ghi chép.
Save data without announcing
d) Dữ liệu sao chép không được quản lý bởi phòng IT.
Saving data was not managed by IT Dept
e) Các dữ liệu lưu trữ tiết lộ cho người thứ 3 mà không phải trường hợp đặc biệt và nhu
cầu công việc.
The saved data were revealed to the third person not for special cases and work need
f) Không tuân thủ theo hướng dẫn bộ phận IT.
It is not in line with IT guideline


4.

Quy trình xử lý kỷ luật khi có người vi phạm an ninh máy tính: Discipline
procedure when user violate the IT security
- Sự việc phải được lập biên bản, người nghi vấn và người làm chứng sẽ tiến hành
ký tên vào biên bản.
The violation will be recorded in minutes, the violator and witness person will
sign on the minutes.
- Bộ phận hành chính mời Trưởng bộ phận IT đến kiểm tra và thẩm định mức độ
sự việc: The Admin manager invites IT manager to check the violation level.
 Nếu không có vấn đề, Trưởng bộ phận Nhân Sự nhắc nhở người vi phạm
If there is no any problem found, the violator will be verbally reminded.
 Nếu có vấn đề, bộ phận hành chính sẽ yêu cầu Trưởng bộ phận IT điều tra
rõ mức độ nghiêm trọng và hậu quả.
If there is problem found, the admin manager will required IT manager to
investigate the serious level and consequence.
 Báo cáo phải làm bằng văn bản và có ký tên
The violation will be recorded with signature
- Phòng nhân sự tổ chức họp xử lý kỷ luật/ HRD will hold meeting to discipline
 Những người tham gia: Participants
1. Đai diện Ban Giám Đốc BOM representative
2. Đại diện Ban chấp hành Công Đoàn(Công ty) Trade Union
representative
3. Trưởng phòng Nhân Sự HRD manager
4. Trưởng bộ phận IT IT Manager
5. Người vi phạm Violator
6. Người làm chứng Witness person
- Căn cứ kết luận của biên bản, phòng nhân sự ra quyết định trình tổng giám đốc
duyệt
Based on the conclusion of minutes, HRD will make discipline decision and
submit BOM for approval.
- Bộ phận nhân sự lưu hồ sơ và giao đương sự 1 bản/ HRD will keep record and

give violator one sheet.
 Nếu áp dụng hình thức sa thải thì sẽ trình báo HEPZA/ If dismiss level is
applied, factory will report to HEPZA.
- Trường hợp nghiêm trọng phải nhờ đến cơ quan điều tra, người vi phạm bị đình
chỉ công tác để phục vụ cho việc điều tra.Căn cứ theo kết luận điều tra nhà máy
sẽ xử lý theo qui định.
In case of serious consequence, need more investigation of agency, the violator
will be temporarily suspended to support the investigation. Based on the result,
factory will decide by the factory regulation.
5. Hình thức xử lý các vi phạm an ninh máy tính: The disciplinary forms
Tùy theo tính chất vi phạm, người vi phạm sẽ bị những hình thức xử lý khác nhau và tùy
theo từng mức độ khi vi phạm 1 trong những mục dưới đây:
Based on the type of violation, violator will be disciplined:


 Khiển trách:Vi phạm một trong các điểu khoản sau đây Reprimand if violate
below actions:
- Khoản 3.1 Mục c, f/ Article 3.1 point c, f
- Khoản 3.1 Mục g (nếu không nghiêm trọng)không mất mát thiết bị hay không hư
hỏng.
Article 3.1 point g (if non-serious) no loosing equips or damaged
- Khoản 3.2 Mục a (nếu không nghiêm trọng)không bị mất dữ liệu
Article 3.2 point a (if non-serious) no loosing data
- Khoản 3.3 Mục a Article 3.3 point a
- Khoản 3.4 Mục a,b,c,d Article 3.4 point a, b, c, d
- Khoản 3.5 Mục a,b,c,d,f Article 3.5 point a, b, c, d, f
 Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng hoặc cách chức, bổ sung
biện pháp thu hồi quyền sử dụng máy tính: Extend the salary increasing not
more than 6 months or dismiss from duty and collect computer
- Khoản 3.1 Mục a,b: lợi dụng chức quyền xâm nhập, sửa chửa dữ liệu mang lợi ích

cá nhân, gậy thiệt cho lợi ích công ty(thay đổi bảng lương, BHYT,ngày công…)
Article 3.1 point a, b: take advantage of position to access and adjust the date to get
personal benefit and damaging company benefit (exchange the payroll, Health
insurance, working time...)
- Khoản 3.1 Mục e Article 3.1 point e
- Khoản 3.1 Mục f (nếu mất mát thiết bi, làm hư hỏng) Article 3.1 point f (if loosing
or damaging equips)
- Khoản 3.2 Mục a (nếu nghiêm trọng)bị mất những dữ liệu quan trọng của công ty
Article 3.2 point a (in serious case) the important data of factory was lost
- Khoản 3.5 Mục e Article 3.5 point e
 Sa thải(xử lý theo quy trình kỷ luật của nhà máy): Dismiss (by factory
regulation)
- Khoản 3.1 Mục d Article 3.1 point d
- Khoản 3.2 Mục b Article 3.2 point b


CHÍNH SÁCH AN NINH VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA
I.

MỤC ĐÍCH
- Dựa trên yêu cầu an ninh của khách hàng, nhà sản xuất hoặc nhà cung ứng
hàng hóa, Công ty xây dựng chính sách quy trình cho việc vận chuyển hàng hóa.
- Chính sách này được thực hiện bởi nhà máy và các bên có liên quan.
- Chính này được viết ra dựa trên chương trình tiêu chuẩn an ninh của khách
hàng đưa ra
II.
NỘI DUNG
II.1. Sự đảm bảo an toàn hàng hóa
- Đảm bảo hàng hóa an toàn và an ninh trong quá trình vận chuyển bằng cách
kiểm tra số liệu trên chứng từ và thực tế.

- Kiểm tra chi tiết thông tin của hàng hóa như: loại hàng, số lượng, nơi chuyển
đến…
- Chịu trách nhiệm trong việc đảm bảo an toàn hàng hóa trong bất cứ trường
hợp nào như: hàng hóa bị mất cấp hoặc bị xâm hại….
- Công ty vận tải sẽ hợp tác với khách hàng để điều tra trong trường hợp hàng
hóa bị xâm hại như kiểm tra tài xế liên quan…
- Sau khi đã điều tra ra nguyên nhân, hàng hóa bị xâm hại sẽ có giải pháp khắc
phục và có sự đồng ý của khách hàng
II.2. Sự đảm bảo an toàn phương tiện vận tải
- Công ty xe tải cung cấp phương tiện vận chuyển đảm bảo an toàn cho việc vận
chuyển hàng hóa.
- Xe phải được đăng ký kiểm định, đầy đủ biển số xe và rơ – mooc
- Phải đầy đủ thiết bị an toàn, thiết bị hổ trợ cho tài xế khi vận hành
- Định kỳ phải được kiểm tra bảo dưỡng, bảo trì
- Để đảm bảo an toàn trong khi vận chuyển hàng hóa trên đường và trong
trường hợp lưu container qua đêm tai nhà máy thì bắt buộc các thùng xe phải
có cửa, cửa phải có then gài, các ôc vít phải chắc chắn, có bản lề chắc chắn và
các bộ phận khác phù hợp với tiêu chuẩn an ninh.
- Thùng xe có 2 loại dạng kín hoặc mui bạt. Sẽ cung cấp loại xe ứng với yêu cầu
của khách hàng
II.3. An ninh khu vực bãi xe
- Công ty vận tải có bãi xe/ nơi đậu xe riêng biệt, đảm bảo an toàn và tiêu chuẩn
an ninh thích hợp như khu vực đậu xe phải có tường rào cao và chắc chắn và
có người quản lý bãi xe 24/24.
- Bãi xe phải có bảng tên và nội quy khu vực bãi xe
- Ánh sáng tại khu vực bãi xe phải được trang bị tốt
- Được trang bị các thiết bị chữa cháy đầy đủ
- Việc ra vào khu vực bãi xe phải được ghi nhận lại
- Các xe khi về bãi phải được đậu ngăn nắp đúng nơi quy định
II.4. An ninh tài xế

- Theo tiêu chuẩn của khách hàng và chính sách của nhà máy, tất cả các tài xế làm
việc trong nhà máy phải thỏa các điều kiện sau:
 Sơ yếu lý lịch/ Phiếu xác nhận nhân thân


-

 Giấy CMND
 Giấy phép lái xe
Các tài xế xe tải phải được kiểm tra lý lịch nhân thân định kỳ.
Công ty xe tải phải huấn luyện tiêu chuẩn an ninh cho tài xế định kỳ.
Có bằng lái xe tương ứng với hạng xe vận chuyển
Nhân thân không có tiền án, tiền sự
Trung thực, lễ phép, cẩn thận…..
Tham gia bảo vệ hàng hóa, phương tiện vận chuyển, tài sản của công ty

II.5. Xác định lộ trình vận chuyển.
Công ty sẽ xác định thời gian hoàn tất lộ trình thời gian dự kiến từ cảng về nhà
máy là bao nhiêu. Kiểm tra, đối chiếu với thời gian thực tế xem sự chênh lệch là
bao nhiêu.
- Nếu khoảng thời gian thực tế và dự kiến trùng khớp thì bên đơn vị vận chuyển
điền rõ thông tin trên phiếu theo dõi lộ trình vận chuyển và xác nhận bằng cách
đóng dấu ký tên và chuyển tới công ty nhận hàng hóa.
- Nếu khoảng thời gian thực tế không trùng khớp với thời gian dự kiến thì tài xế
phải đưa ra lý do vì sao. Trường hợp vì lý do khách quan như kẹt xe, hư xe, tai
nạn trên đường vận chuyển thì bên đơn vị vận tải xác minh lại tính chính xác và
báo cáo với công ty nhận hàng.
- Nếu thời gian vận chuyển vượt qua khoảng thời gian chênh lệch cho phép thì tiến
hành kiểm tra và điều tra ngay theo quy trình kiểm tra hàng hóa bị xâm hai
-

II.6. Kiểm tra và theo dõi lộ trình vận chuyển
Công ty sẽ cung cấp dịch vụ vận chuyển một cách kịp thời nhằm đảm bảo quá
trình vận chuyển diễn ra an toàn:
- Xác định thời gian rời khỏi từ nơi xuất phát của công ty tới điểm đến
- Xác định thời gian chênh lệch cho phép trong lộ trình vận chuyển hang hóa
- Nghiêm cấm các tài xế tự ý thay đổi lộ trình mà không thông báo trước cho nhà
máy hoặc cho khách hàng.
II.7. Phân công nhân viên theo dõi lộ trình vận chuyển
-

Công việc cụ thể:
 Thực hiện và giám sát việc cung cấp dịch vụ xe tải đến khách hàng
 Phân công nhân viên báo cáo những vấn đề xảy ra trong quá trình vận
chuyển hàng hóa.
 Kiểm tra thời gian giao hàng để đảm bảo hàng hóa không bị xâm hại
hoặc mất mát.
 Giải quyết các vấn đề liên quan đến lộ trình vận chuyển và kiểm soát
tài xế
 Cung cấp thông tin cho khách hàng trong suốt quá trình vận chuyển
hàng hóa.
II.8. Quy trình điều tra hàng hóa bị xâm hại


Để xác định nguyên nhân vận chuyển hàng hóa bị chậm trễ, nhà máy sẽ tiến hành
điều tra tài xế như sau:
- Nhà máy sẽ thẩm vấn tài xế để đưa ra lý do chậm trễ
- Nhà máy sẽ thẩm vấn nhân viên chịu trách nhiệm theo dõi lộ trình vận chuyển để
xác định lý do của sự chậm trể.
- Nhà máy báo cáo những ảnh hưởng liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa bị

trễ đến khách hàng ngay sau khi phát hiện
- Nhà máy sẽ tiếp tục theo dõi và báo cáo các vấn đề trên cho khách hàng, xin ý
kiến khách hàng nếu có sự xâm hại nghiêm trọng.
- Nếu quá trình vận chuyển hàng hóa chậm trễ so với thời gian chênh lệch cho
phép do các yếu tố khách quan thì hai bên sẽ thỏa thuận để giải quyết.
II.9. Quy trình xử lý hàng hóa bị mất mát và thiệt hại.
Kiểm tra và điều tra nguyên nhân gây ra tình trạng trên:
- Thông báo và báo cáo đến khách hàng bằng văn bản.
- Sau khi điều tra rõ nguyên nhân, nhà máy sẽ tiến hành thực hiện giải quyết như
sau:
 Nếu hàng hóa bị thiếu là do lỗi của nhân viên công ty khách hàng thì
chuyến hàng vẫn được chuyển đến điểm đến cùng với sự hộ tống của đại
diện khách hàng.
 Nếu hàng hóa bị thiếu là do lỗi của tài xế thì trách nhiệm thuộc về công ty.
 Nếu hàng hóa bị xâm hại hoặc bị mất trong quá trình vận chuyển mà
không rõ nguyên nhân, thì trách nhiệm thuộc về công ty vận chuyển.
III. CAM KẾT CỦA CÔNG TY
“Công ty vận tải cam kết thực hiện các yêu cầu về đảm bảo an ninh từ phía khách
hàng. Khuyến khích nhân viên báo cáo những hành vi tình nghi như những dấu hiệu của
việc sản phẩm bị thay đổi có thể xảy ra hoặc đột nhập vào phương tiện vận chuyển”


CHÍNH SÁCH KHEN THƯỞNG
CƠNG TÁC AN NINH
A. MỤC ĐÍCH:
-

Ghi nhận thành tích cống hiến, đóng góp của cán bộ – công nhân
đối với công ty.
Động viên và phát huy tinh thần hợp tác , trách nhiệm trong tập

thể người lao động.
Góp phần củng cố an ninh trật tự trong sản xuất và toàn nhà
máy.

B. PHẠM VI ÁP DỤNG :
-

Được áp dụng tại nhà máy của cơng ty TNHH ………….

-

Các đối tác mà cơng ty có hợp tác chọn làm nhà thầu phụ .

C. NHỮNG BÁO CÁO SAU DÂY SẼ ĐƯỢC THƯỞNG THEO CHÍNH SÁCH
CỦA NHÀ MÁY:
1. Hồ sơ tài liệu:
-

Những văn bản hướng dẫn khơng đảm bảo an ninh trong tuyển dụng nhân sự .

-

Về những hồ sơ cá nhân khơng rõ ràng (vd như các hồ sơ:bản xác minh nhân
thân,sơ yếu lí lịch, các hồ sơ kiểm tra định kỳ đối với các bộ phận nhạy cảm).

-

Những trường hợp nghi vấn về vấn đề thơi việc, nghỉ việc của cơng nhân.

-

Tiêu chuẩn đạo đức,sổ tay nhân viên.

-

Những hồ sơ/tài liệu giả mạo định hướng và huấn luyện nhân viên.

-

Những hồ sơ/tài liệu huấn luyện nhận thức về an ninh giả mạo.

-

Việc thu hồi thẻ và sử dụng thẻ khơng hợp lý.

-

Hồ sơ quản lý chìa khóa cửa ra vào xưởng ghi chép khơng đầy đủ.

2. An ninh nhà máy:


-

Hợp đồng thuê nhân viên /lực lượng bảo vệ không hợp pháp.(vd Hợp đồng
giả).

-

Việc huấn luyện nhân viên/bảo vệ mới không có.

-

Ra vào không được kiểm soát chặt chẽ.

-

Phát hiện những nhân viên hoặc người lạ ra vào những khu vực không cho
phép.

-

Xe ra vào nhà xưởng không được kiểm tra và ghi nhận.

-

Phát hiện những bưu phẩm/bưu kiện lạ(có thể gây ra nguy hiểm cho công ty).

-

Không thực hiện những kiểm soát an ninh định kỳ không báo trước.

-

Những trường hợp đột nhập vào công ty gây nguy hiểm đến hệ thống an ninh
cũng như hàng hóa.

-

Những việc xâm phạm đến hệ thống an ninh(hàng rào,đèn chiếu sáng,chuông

báo động,camera…) .

3. An ninh vận chuyển, xuất nhập hàng hóa
-

Khai báo giấy tờ giả của tài xế váo nhà máy.

-

Sử dụng những container/xe tải không đảm bảo an toàn hàng hóa.

-

Giả mạo chữ ký, đóng dấu niêm phong ghi chép sai số liệu.

-

Nhận hàng hóa dư/thiếu không báo cáo.

-

Xuất hàng sai với packing list.

-

Seal không đạt chuẩn ISO/PAS 17712.

-

Hiện tượng bất thường của seal và việc sử lý không được ghi nhận.

-

Hiện tượng bất thường trên đường vận chuyển hàng không được báo cáo với
nhà máy.

4. An ninh thông tin
-

Truy cập những thông tin trái phép

-

Không đảm bảo an ninh thông tin

5. An ninh đối với nhà cung cấp


-

Những hợp đồng và tài liệu hướng dẫn …của nhà cung cấp không cung cấp
đầy đủ.

-

Qui trình lựa chọn đối tác kinh doanh không được thực hiện đúng.

-

Những tiến trình xem xét rủi ro về an ninh đối với các đối tác kinh doanh

không được báo cáo theo định kỳ.

-

Tài liệu trong việc đảm bảo an ninh trong chuỗi cung ứng không đầy đủ và rõ
ràng.

6. Hình thức khen thưởng
-

Giấy khen,tuyên dương:
+ Cho những báo cáo về các thiệt hại thấp(không nghiêm trọng)

-

Xét nâng lương-thưởng bằng tiền mặt (từ 100 ngàn trở lên)
+ Cho những báo cáo nhiều lần về các thiệt hại thấp (không nghiêm trọng)
+ Cho những báo cáo về các thiệt hại nghiêm trọng.

-

Thăng chức:
+ Cho những báo cáo về các thiệt hại đặc biệt,các hành động dũng cảm đối

với việc bảo vệ an ninh nhà máy,công nhân
Tây Ninh, ngày 07 tháng 02 năm 2012
TỔNG GIÁM ĐỐC


CHÍNH SÁCH QUI ĐỊNH VIỆC TUÂN THỦ AN NINH

CHO CÁC HÃNG VẬN TẢI


A.
PHẠM VI ÁP DỤNG:
- Áp dụng cho các hãng vận tải được chọn làm đối tác cho công ty.
B. MỤC ĐÍCH:
- Bảo đảm an toàn hàng hóa trong quá trình vận chuyển ra cảng hay về nhà máy.
C. CHÍNH SÁCH
- Các hãng vận tải phải tham gia , hợp tác thực hiện chính sách an ninh của nhà máy:
a. Giấy tờ pháp nhân của hảng vận tải
b. An ninh kho bãi
c. Tuân thủ các quy trình về vấn đề vận chuyển, bốc dỡ, giao nhận.
d. Sự đảm bảo an toàn hàng hóa
i. Đảm bảo hang hóa an toàn và an ninh trong quá trình vận chuyển bằng
ii.

cách kiểm tra số liệu trên chứng từ và thực tế.
Kiểm tra chi tiết thông tin của hàng hóa như: loại hàng, số lượng, nơi

iii.

chuyển đến…
Chịu trách nhiệm trong việc đảm bảo an toàn hang hóa trong bất cứ

iv.

trường hợp nào như: hàng hóa bị mất cấp hoặc bị xâm hại….
Công ty vận tải sẽ hợp tác với khách hàng để điều tra trong trường hợp

v.

hàng hóa bị xâm hại như kiểm tra tài xế liên quan…
Sau khi đã điều tra ra nguyên nhân, hàng hóa bị xâm hại sẽ có giải pháp

khắc phục và có sự đồng ý của khách hàng
e. Sự đảm bảo an toàn phương tiện vận tải
i. Công ty vận tải có bãi xe/ nơi đậu xe riêng biệt, đảm bảo an toàn và tiêu
chuẩn an ninh thích hợp như khu vực đậu xe phải có tường rào cao và
ii.

chắc chắn và có người quản lý bãi xe 24/24.
Công ty xe tải cung cấp phương tiện vận chuyển đảm bảo an toàn cho

việc vận chuyển hàng hóa.
f. An ninh tài xế
i. Theo tiêu chuẩn của khách hàng và chính sách của nhà máy, tất cả các tài
xế làm việc trong nhà máy phải thỏa các điều kiện sau:
_ Sơ yếu lý lịch/ Phiếu xác nhận nhân than
_ Giấy CMND
_ Giấy phép lái xe
ii. Các tài xế xe tải phải được kiểm tra lý lịch nhân than định kỳ.
iii. Công ty xe tải phải huấn luyện tiêu chuẩn an ninh cho tài xế định kỳ.


- Ký cam kết thực hiện chính sách an ninh của nhà máy


QUI ĐỊNH TUÂN THỦ AN NINH ĐỐI VỚI ĐỐI TÁC KINH DOANH
-

Cung cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/đầu tư, giấy chứng nhận về an ninh (nếu

có)
-

Phải cung cấp giấy tờ chứng minh năng lực và sự ổn định trong kinh doanh.

Kiểm tra lý lịch, xác nhận nhân sự (hạnh kiểm) và giấy tờ nhân thân của nhân viên khi
tuyển dụng.
-

Không tuyển dụng nhân viên dưới 18 tuổi làm công việc nặng nhọc, độc hại ; không sử
dụng lao động là nô lệ hoặc tù nhân.
-

Cung cấp đầy đủ các giấy tờ liên quan theo yêu cầu khi bố trí nhân viên làm việc tại cơ
sở của đối tác.
-

Nhân viên được bố trí làm việc tại cơ sở của đối tác phải tuân thủ quy định và các hướng
dẫn tại nơi làm việc, mặc đồng phục và đeo thẻ (nếu có) trong suốt thời gian làm việc.
-

Có ý thức và trách nhiệm bảo đảm An Ninh cho nội bộ và cho đối tác.

Có đầy đủ chứng từ, chữ ký của đại diện các bên liên quan trong hoạt động cung ứng
dịch vụ hoặc cung cấp hàng hóa.
-

Tuân thủ và hợp tác chống buôn lậu, gian lận thương mại, buôn bán nô lệ.

Nếu phát hiện có dấu hiệu lạ, bất thường hoặc nguy cơ phải báo ngay cho đối tác để phối
hợp xử lý.
-

Tổ chức đánh giá nội bộ ít nhất 2 lần/năm về tuân thủ an ninh, cải thiện những vấn đề
thiếu sót, phòng ngừa rủi ro.
-

Huấn luyện An Ninh định kỳ 6 tháng/lần cho toàn thể nhân viên.


-

Cam kết thực hiện nghiêm chỉnh và đầy đủ các qui định nêu trên.

QUI ĐỊNH TUÂN THỦ AN NINH ĐỐI VỚI DỊCH VỤ BẢO VỆ
PROVISIONS SECURITY COMPLIANCE FOR SECURITY SERVICE

-

Cung cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/đầu tư, giấy chứng nhận về an ninh (nếu

có)
-

Phải cung cấp giấy tờ chứng minh năng lực và sự ổn định trong kinh doanh.

Kiểm tra lý lịch, xác nhận nhân sự (hạnh kiểm) và giấy tờ nhân thân của nhân viên khi

tuyển dụng.
-

Không tuyển dụng nhân viên dưới 18 tuổi làm công việc nặng nhọc, độc hại ; không sử
dụng lao động là nô lệ hoặc tù nhân.
-

Cung cấp hồ sơ của tất cả nhân viên khi làm việc tại nhà máy bao gồm lý lịch cá nhân,
giấy chứng nhận huấn luyện nghiệp vụ bảo vệ, giấy chứng nhận PCCC, giấy chứng nhận sơ
cấp cứu,
-

-

Định kỳ 6 tháng phải cung cấp lý lịch tư pháp/giấy xác nhận nhân thân của nhân viên.

Trường hợp điều chuyển nhân viên phải cung cấp đầy đủ hồ sơ của nhân viên mới và
thông báo với Phòng Hành chính.
-

Chúng tôi, công ty………………………Đã được Công ty ……………. hướng dẫn các qui định về
an ninh đối với nhà thầu/ nhà cung cấp. Chúng tôi đã đọc và cam kết tuân thủ các quy định này.
Ngày 27 tháng 03 năm 2015
Đại diện nhà cung cấp/nhà thầu
(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)


Nhân viên phải được trang bị đồng phục và công cụ hổ trợ cần thiết để phục vụ cho công
việc như: bộ đàm, áo mưa, đèn pin, gậy ba trắc, sổ sách…
-

Khi phát hiện bất kỳ dấu hiệu khả nghi nào, nhân viên bảo vệ phải báo cáo ngay tới nhà
máy để có biện pháp xử lý kịp thời
-

Tuân thủ và hợp tác chống buôn lậu, gian lận thương mại, buôn bán nô lệ.

-

Có ý thức và trách nhiệm bảo đảm An Ninh cho nội bộ và cho đối tác.

-

Phải tổ chức huấn luyện, đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên định kỳ ít nhất 3 tháng/lần.

-

Nhân viên phải tham gia đầy đủ các kỳ huấn luyện nghiệp vụ do đối tác tổ chức.

-

Cam kết thực hiện nghiêm chỉnh và đầy đủ các qui định nêu trên.

QUI ĐỊNH TUÂN THỦ AN NINH ĐỐI VỚI DỊCH VỤ VẬN TẢI
PROVISIONS SECURITY COMPLIANCE FOR TRANSPORTATION SERVICE

-

Cung cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/đầu tư, giấy chứng nhận về an ninh (nếu

có)
Phải cung cấp giấy tờ chứng minh năng lực và sự ổn định trong kinh doanh.
Kiểm tra lý lịch, xác nhận nhân sự (hạnh kiểm) và giấy tờ nhân thân của nhân viên khi
tuyển dụng.
- Không tuyển dụng nhân viên dưới 18 tuổi làm công việc nặng nhọc, độc hại ; không sử
dụng lao động là nô lệ hoặc tù nhân.
- Định kỳ 6 tháng phải cung cấp lý lịch tư pháp/giấy xác nhận nhân thân của nhân viên.
-

Chúng tôi, CÔNG TY BẢO VỆ YUKI SEPRE 24
Đã được Công ty TNHH Kovina Fashion hướng dẫn các qui định về an ninh đối với nhà thầu/
nhà cung cấp. Chúng tôi đã đọc và cam kết tuân thủ các quy định này.
Ngày 27 tháng 03 năm 2015

Đại diện nhà cung cấp/nhà thầu
(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)


Khuyến khích nhân viên báo cáo ngay khi phát hiện bất cứ những hành vi tình nghi như
dấu hiệu của sản phẩm bị thay đổi hay có sự đột nhập hệ thống an ninh.
- Xe tải, xe kéo container phải đậu đúng nơi quy định trong nhà máy
- Xe tải, xe kéo container phải thiết kế sao cho việc khóa, niêm seal và kiểm tra được dễ
dàng.
- Xe trống luôn luôn phải được khóa lại
- Ngăn ngừa việc tiếp cận trái phép xe vận tải, xe kéo container, đòi hỏi tài xế bảo vệ an
ninh cho xe vận tải, xe kéo container khi đi đường, gồm cả trong lúc nghỉ, ngừng để ăn
uống, đổ xăng và sữa chữa.
- Tài xế phải báo cáo những sự việc khác thường như: bị theo dõi, bị kiểm tra tới những
người liên quan
- Xây dựng thủ tục cần làm khi phát hiện khóa hay xe chở hàng bị mở.

- Giấy phép lái xe của tài xế phải phù hợp với hạng xe điều khiển.
- Tuân thủ và hợp tác chống buôn lậu, gian lận thương mại, buôn bán nô lệ.
- Có ý thức và trách nhiệm bảo đảm An Ninh cho nội bộ và cho đối tác.
- Phải tổ chức huấn luyện, đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên định kỳ 6 tháng/lần để có biện
pháp đề phòng khi xe đi trên đường (như : không đón người đi quá giang, không thảo luận
về bản chất của hàng chở tại bến dừng, cảnh giác khu chung quanh xe, khóa xe tải, xe kéo
container và tránh đỗ tại khu đèn mờ)
- Tổ chức đánh giá nội bộ ít nhất 2 lần/năm về tuân thủ an ninh, cải thiện những vấn đề
thiếu sót, phòng ngừa rủi ro.
- Nhân viên phải tham gia đầy đủ các kỳ huấn luyện nghiệp vụ do đối tác tổ chức.
- Cam kết thực hiện nghiêm chỉnh và đầy đủ các qui định nêu trên.
-


Mã hiệu:
Lần ban hành/Sửa
đổi:
Ngày hiệu lực:

1/2
01/01/2014

QUY TRÌNH BÁO CÁO VI PHẠM AN NINH
TỪ HÃNG VẬN TẢI CHO NHÀ MÁY

1. PHẠM VI ÁP DỤNG:
Được áp dụng tại công ty ……………………..
2. MỤC ĐÍCH:
Kiểm soát và nhận được báo cáo về tình hình an ninh hàng hóa từ các công ty vận tải
trong quá

trình vận chuyển hàng hóa của công ty, nhằm xử lý kịp thời khi có dấu hiệu bị xâm
nhập
3. QUY TRÌNH:
-

Để đảm bảo và quản lý hàng hóa trên đường vận chuyển được an toàn, các hãng vận
tải phải kiểm soát lộ trình vận chuyển của xe trong quá trình vận chuyển hàng hóa
của công ty. Quản lý hãng vận tải (hoặc người phụ trách theo dõi lộ trình của xe) sẽ
thường xuyên liên lạc kiểm tra lộ trình di chuyển của xe tải/ Container để quản lý và
phát hiện kịp thời khi có sự cố xảy ra (Phiếu theo dõi trên đường vận chuyển).

-

Khi xe chở hàng hóa gặp sự cố trên đường như kẹt xe trong thời gian dài, xe gặp tai
nạn… tài xế phải thông báo ngay lập tức cho quản lý hãng vận tải và mô tả sơ lược
về tình hiện tại cho người quản lý biết.

-

Quản lý hãng vận tải xác minh tình hình và cử đại diện trực tiếp xuống hiện trường,
nơi xe đang gặp sự cố để đề ra hướng xử lý.


-

Đồng thời, khi nhận được thông tin về tình hình xe gặp sự cố hoặc lộ trình vận
chuyển khác với dự kiến thì quản lý hãng vận tải tiến hành liên hệ trực tiếp cho quản
lý nhà máy ngay lập tức để thông báo tình hình đang xảy ra.

-

Quản lý nhà máy sẽ cử đại diện tìm hiểu và xác định ảnh hưởng an ninh đến hàng
hóa, nếu như sự vi phạm này không ảnh hưởng trực tiếp đến hàng hóa như kẹt xe, lộ
trình sai và không gây hại gì đến tài sản và thời gian hàng tới bến của hàng thì tiến
hành theo dõi gắt gao lộ trình vận chuyển này.

-

Nếu sự vi phạm này gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hàng hóa như hàng hóa có dấu
hiệu bị xâm nhập, niêm phong bị hỏng hoặc lộ trình vận chuyển đến trễ gây hại nặng
đến tài sản công ty thì phải yêu cầu hãng vận tải bồi thường thiệt hại

4. BẢO ĐẢM VIỆC TUÂN THỦ CHÍNH SÁCH - QUY TRÌNH:
-

Công ty cam kết thực hiện đúng và đủ nội dung của chính sách; quy trình này. Các
hành động vô ý dẫn tới sai sót phải được chấn chỉnh và khắc phục ngay.

-

Chính sách; quy trình này được phổ biến trong toàn thể cán bộ quản lý, công nhân
viên và chuyên gia thuộc công ty TNHH Kovina Fashion và đối tác.

-

Định kỳ mỗi 6 tháng, chính sách; quy trình này được xem xét lại hoặc cập nhật cho
phù hợp với pháp luật kinh tế, tiêu chuẩn khách hàng, phù hợp với chương trình CTPAT hoặc tình hình thực tế (nếu có).

-

Trưởng các phòng ban liên quan, cán bộ quản lý, nhân viên và chuyên gia có nhiệm
vụ thực hiện nghiêm túc nhằm đảm bảo quyền lợi của cả hai bên, đảm bảo an ninh
trật tự, an toàn về tài sản, tính mạng của nhân viên nhà máy, khách hàng cũng như
nhân viên đối tác đang làm việc tại nhà máy được quy định trong quy trình này.

-

Mọi hành vi cố ý vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật theo Nội quy lao động tùy vào mức độ
và trách nhiệm liên quan. Trường hợp nghiêm trọng sẽ chuyển giao sự việc về Công
An địa phương hoặc cơ quan chức năng xử lý theo thẩm quyền.


Chúng tôi, CÔNG TY XE TẢI THÀNH SƠN
Đã được Công ty TNHH Kovina Fashion hướng dẫn các qui định về an ninh đối với nhà thầu/
nhà cung cấp. Chúng tôi đã đọc và cam kết tuân thủ các quy định này.
Ngày 27 tháng 03 năm 2015
Đại diện nhà cung cấp/nhà thầu


DEPT.

SEAL INSPECTION
PROCEDURE

CSR - CTPAT

NO.

PREPARED BY
01 Mar 2016

REVISED ON

PAGE

Biên soạn

Kiểm tra

Duyệt

Prepared by

Reviewed by

Approved by

CSR TEAM
25/3

------------------------------------------------------------------------------------QUY TRÌNH KIỂM TRA SEAL

I. QUY TRÌNH KIỂM TRA SEAL ĐỐI VỚI XE CONTAINER/ SEAL INSPECTION
PROCEDURE FOR CONTAINER:
1. Seal được chấp nhận bởi nhân viên xuất nhập khẩu phải trong tình trạng tốt.
Accepted Seal by EX-IM staff has to be in good condition.
2. Kiểm tra xem số Seal có phù hợp với chứng từ, tài liệu (DO, chứng từ vận chuyển,
BL và Packing List + chứng từ thanh toán).
Check seal number with the document (DO, letter of travel, BL and Packinglist +
invoice).

3. Kiểm tra số Seal với số container.
Check seal number with container.
4. Đối với hải quan cấp phát Seal, số Seal được cấp phát phải khớp với các chứng từ, tài
liệu.
For Customs seal, Numberization at customs seal are agreed with the document.
5. Khi hàng hoá đã được bốc lên container, Seal sẽ được gắn bởi nhân viên xuất nhập
khẩu với sự giám sát của nhân viên bảo vệ và nhân viên bộ phận hoàn thành.
As the cargo already loaded in the container, seal is installed by EX-IM staff and
watched by security guard and Finishing staff.
6. Seal phải được gắn đúng tại nơi cần thiết.