Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý hoạt động tiêu thụ tại Công ty CP Bitexco Nam Long

MỤC LỤC


DANH MỤC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ

Bảng 1.2

-

Mục tiêu và công việc kiểm soát nội bộ chủ yếu nghiệp vụ
bán hàng

Bảng 1.3

-

Mục tiêu và công việc kiểm soát nội bộ chủ yếu nghiệp vụ
thu tiền

Bảng 2.2

-

Cơ cấu sở hữu của Công ty

Bảng 2.5

-

Mẫu báo cáo tổng hợp doanh thu theo khách hàng

Bảng 2.6

-

Mẫu hoá đơn bán hàng xuất khẩu

Bảng 2.7

-

Mẫu hối phiếu

Bảng 3.2

-

Bảng đánh giá hiệu quả công việc trong khâu bán hàng

Bảng 3.6

Các thủ tục phê duyệt trong quy trình bán hàng

Sơ đồ 1.1

-

Mô hình tiêu thụ sản phẩm

Sơ đồ 2.3

-

Cơ cấu tổ chức và quản lý của Công ty

Sơ đồ 2.6

-

Cơ cấu tổ chức của phòng Tài chính kế toán

Sơ đồ 2.8

-

Trình tự thanh toán bằng thư tín dụng chứng từ

Sơ đồ 3.1

-

Đề xuất cơ chế chấm điểm trong Công ty

Sơ đồ 3.3

Mô tả hệ thống thông tin quản lý hoạt động tiêu thụ

Sơ đồ 3.5

-

Mô tả liên kết các thông tin nghiệp vụ với thông tin kế toán

Sơ đồ 3.6

-

Đề xuất quy trình phê duyệt bán hàng bằng máy tính

Sơ đồ 3.7

-

Đề xuất quy trình phê duyệt giao hàng bằng máy tính


1

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế và kinh tế Việt Nam đang từng
bước hội nhập sâu hơn vào nền kinh tế khu vực và thế giới, cơ hội và thách
thức đối với các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và với Bitexco Nam Long
đan xen lẫn nhau. Các yếu tố tác động đến hoạt động kinh doanh của Công ty
ngày càng nhiều với tốc độ ngày càng nhanh đòi hỏi Công ty phải luôn luôn
chủ động để nhận biết và ứng phó kịp thời những tác động này. Muốn vậy,
phong cách quản lý và điều hành của Công ty phải được xây dựng một cách
khoa học và hiệu quả.
Trong phong cách quản lý có một nội dung cơ bản, được xây dựng với
sự hiện diện và tham gia của nhiều yếu tố bên ngoài, được cho rằng có thể hạn
chế được mọi rủi ro đối với doanh nghiệp đó chính là hệ thống kiểm soát nội

bộ. Kiểm soát nội bộ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu lợi nhuận đã đề ra
cũng như tuân thủ tôn chỉ hoạt động của doanh nghiệp trong khi giảm thiểu
những yếu tố xảy ra bất ngờ gây tác động xấu tới hoạt động của doanh
nghiệp. Kiểm soát nội bộ giúp các nhà quản trị kinh doanh có thể ứng phó kịp
thời với những thay đổi trong kinh tế và môi trường cạnh tranh, trong nhu cầu
và những ưu tiên tiêu dùng của khách hàng cũng như nhìn nhận thấy những
nhu cầu của những cải cách doanh nghiệp hướng tới tương lai phát triển của
doanh nghiệp. Kiểm soát nội bộ cũng góp phần tăng cường tính hiệu quả của
hoạt động trong doanh nghiệp, giảm thiểu rủi ro mát tài sản và góp phần làm
tăng thêm mức độ tin cậy của các báo cáo tài chính cũng như công tác tuân
thủ các quy định của pháp luật.
Công ty cổ phần Bitexco Nam Long (Bitexco Nam Long) là một công ty
gia đình chuyên về sản xuất xuất khẩu mặt hàng khăn bông các loại và đã có
nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực này. Phát triển từ một tổ hợp tác vào


2

những năm 90, 91, đến nay Công ty đã không ngừng phát triển, trở thành một
trong những doanh nghiệp lớn nhất ở Miền Bắc chuyên về sản phẩm này. Mặc
dù lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ thực thụ là rất to lớn và không thể
phủ nhận nhưng với Bitexco Nam Long, khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ
vẫn còn tương đối mơ hồ, hệ thống kiểm soát nội bộ mới chỉ tồn tại dưới góc
độ hình thức, tự phát, chưa thực sự hiệu quả.
Đặc thù của Bitexco Nam Long là sản xuất xuất khẩu, hoạt động tiêu thụ
sản phẩm chính là yếu tố quyết định sự tồn tại và phát triển của Công ty. Với
mong muốn để Luận văn có tính thực tế và hữu ích, góp phần vào việc tăng
cường khả năng cạnh tranh của Công ty, thúc đẩy sự phát triển của Công ty
trong thời gian tới em đã chọn đề tài: "Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ
trong quản lý hoạt động tiêu thụ tại Công ty CP Bitexco Nam Long".

2. Mục tiêu nghiên cứu
-

Hệ thống hoá các vấn đề lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ và vai trò
của hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý hoạt động tiêu thụ;

-

Trên cơ sở lý luận trên, đánh giá thực trạng hệ thống kiếm soát nội bộ
trong quản lý hoạt động tiêu thụ tại Công ty Cổ phẩn Bitexco Nam Long;

-

Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ
trong quản lý hoạt động tiêu thụ tại Công ty Cổ phẩn Bitexco Nam Long
nhằm xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ thực sự trở thành công cụ
quản lý đắc lực của Công ty.

3. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu chung của luận văn là kết hợp giữa nghiên cứu
lý luận với tổng kết thực tiễn. Trên cơ sở đó Luận văn sử dụng các phương
pháp phân tích, tổng hợp, so sánh, chứng minh để nghiên cứu và đề xuất các
giải pháp thực hiện.


3

Bên cạnh đó, luận văn cũng sử dụng các phương pháp kỹ thuật như:
phương pháp thu thập thông tin, tổ chức sơ đồ, biểu mẫu… để trình bày kết
quả nghiên cứu một cách cụ thể, rõ ràng. Do vậy, các phân tích của luận văn

sẽ dựa trên cơ sở các lý luận chung và so sánh với tình hình thực thế của
doanh nghiệp.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đề tài tập trung vào nghiên cứu lý luận về vai trò của hệ thống kiểm soát
nội bộ trong quản lý nói chung và tác dụng cụ thể của hệ thống này trong việc
kiểm soát rủi ro tiêu thụ tại các doanh nghiệp sản xuất xuất khẩu áp dụng cụ
thể trong Công ty Cổ phẩn Bitexco Nam Long, một doanh nghiệp hoạt động
trong lĩnh vực dệt may.
5. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu và kết luận, cấu trúc của luận văn gồm 3 phần:
Chương I: Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý
hoạt động tiêu thụ tại doanh nghiệp sản xuất.
Chương II: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý hoạt
động tiêu thụ sản phẩm tại Công ty Cổ phẩn Bitexco Nam Long;
Chương III: Phương hướng, giải pháp hoàn thiện hệ thống kiếm soát nội
bộ trong quản lý hoạt động tiêu thụ tại Công ty Cổ phẩn Bitexco Nam Long.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng do trình độ còn hạn chế, Luận văn sẽ
còn nhiều điểm chưa hoàn chỉnh. Em rất mong nhận được sự nhận xét, góp ý
của các thày cô giáo để Luận văn được hoàn thiện hơn nữa. Em cũng xin gửi
lời cảm ơn chân thành tới Tiến sỹ Chu Thành và Ban Giám đốc Công ty cổ
phần Bitexco Nam Long đã góp ý, hướng dẫn và giúp đỡ em hoàn thành Luận
văn này.


4

CHƯƠNG 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
TRONG QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ SẢN PHẨM
TẠI DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

1.1 Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
1.1.1. Vai trò của kiểm tra, kiểm soát trong hệ thống quản lý
Mỗi người sẽ hiểu khái niệm quản lý một cách khác nhau nhưng nhìn
chung, quản lý là một quá trình định hướng và tổ chức thực hiện các hướng đã
định trên cơ sở những nguồn lực xác định nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Nếu
xét trong quan hệ với tổ chức bộ máy, quản lý là sự tác động có tổ chức có
định hướng của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm sử dụng có hiệu
quả nhất các nguồn lực đã xác định để đạt được mục tiêu đề ra.
Trong trường hợp này, chủ thể quản lý chính là bộ máy quản lý, bao
gồm: cán bộ lãnh đạo các cấp và bộ phận cán bộ chuyên môn thực thi các
nhiệm vụ trong quản lý, điều hành đơn vị. Đối tượng quản lý có nhiều đặc
tính khác nhau do đó trong quá trình quản lý cũng phát sinh nhiều vấn đề
phức tạp ở mức độ khác nhau. Mục tiêu quản lý là kết quả có thể đo lường và
lượng hoá được mà đơn vị phải hướng tới trong một thời gian nhất định.
Quá trình quản lý này bao gồm nhiều chức năng và có thể chia thành hai
giai đoạn chính: giai đoạn định hướng và giai đoạn tổ chức thực hiện những
hướng đã định. Ở giai đoạn đầu, cần có những dự báo về nguồn lực và mục
tiêu cần và có thể đạt tới, đồng thời kiểm tra lại các thông tin về nguồn lực và
mục tiêu đó, xây dựng các chương trình và kế hoạch phù hợp. Sau đó, dựa
trên các chương trình, kế hoạch đã được kiểm tra, chủ thể quản lý có thể đưa
ra các quyết định cụ thể để thực hiện. Ở giai đoạn tổ chức thực hiện, cần kết


5

hợp các nguồn lực theo phương án tối ưu, đồng thời thường xuyên kiểm tra
diễn biến và kết quả của các quá trình để điều hoà các mối quan hệ, điều
chỉnh các định mức và mục tiêu nhằm tối ưu hoá kết quả hoạt động.
Như vậy, kiểm soát được thực hiện ở tất cả các giai đoạn của quá trình

quản lý hay có thể hiểu nó là một chức năng của quản lý. Chức năng này luôn
được đề cao trong suốt quá trình quản lý bởi nó cho biết mức độ sát thực của
quản lý. Ở giai đoạn đầu, kiểm soát nhằm có một chương trình, kế hoạch tối
ưu cho đơn vị. Ở giai đoạn thực hiện, kiểm soát việc áp dụng những chủ
trương, trình tự đã được định hướng tới việc sử dụng hiệu quả những nguồn
lực (kiểm soát là quá trình giám sát các hoạt động để đảm bảo rằng các hoạt
động này được thực hiện theo kế hoạch) nhằm kiểm tra, đánh giá và điều
chỉnh hoạt động một cách phù hợp để có thể đạt mục tiêu đề ra một cách tốt
nhất. Một hệ thống kiểm soát hữu hiệu phải đảm bảo rằng mọi hoạt động
được hoàn tất theo những cách thức đưa đến việc đạt được mục tiêu tổ chức.
Một cách tổng quát, kiểm soát có thể phân thành kiểm soát trực tiếp và
kiểm soát tổng quát. Kiểm soát tổng quát là sự kiểm soát tổng thể đối với
nhiều hệ thống, nhiều công việc khác nhau. Kiểm soát trực tiếp là các thủ tục,
các quy chế kiểm soát, xây dựng trên cơ sở đánh giá các yếu tố, các bộ phận
cấu thành của hệ thống quản lý. Nó bao gồm 3 loại hình cơ bản: kiểm soát
hành vi, kiểm soát xử lý và kiểm soát bảo vệ.
Kiểm soát hành vi là việc kiểm soát hoạt động riêng lẻ do những nhân
viên độc lập với người thực hiện hoạt động tiến hành nhằm phát hiện và ngăn
chặn các gian lận, sai sót. Một hệ thống kiểm soát hành vi hữu hiệu sẽ giúp
cho toàn bộ công việc kiểm soát được giảm nhẹ một cách đáng kể.
Kiểm soát xử lý là kiểm soát việc nắm bắt, giải quyết các giao dịch hay
những công việc mà nhờ chúng các giao dịch hay những công việc được công


6

nhận, cho phép phân loại và tính toán, ghi chép và tổng hợp báo cáo. Trong
trường hợp thông tin được xử lý bằng hệ thống máy tình thì kiểm soát xử lý
thực hiện thông qua chức năng điện toán.
Kiểm soát bảo vệ là biện pháp, quy chế kiểm soát nhằm đảm bảo sự an

toàn của tài sản và thông tin trong đơn vị: phân định trách nhiệm bảo vệ tài
sản (đặc biệt phân định trách nhiệm bảo quản với trách nhiệm ghi chép về tài
sản), hạn chế sự tiếp cận trực tiếp của người không có trách nhiệm với tài sản
và sổ sách của đơn vị khi chưa được phép của người quản lý như việc ban
hành và thực hiện các quy chế quy chế bảo trì và sửa chữa tài sản, kiểm soát
việc tham khảo các tài liệu kế toán, các dữ liệu lưu trữ trong máy tính; quy
định hệ thống an toàn như: nhà kho, két sắt chịu lửa, hệ thống báo động, cài
đặt mã truy cập thông tin...; kiểm kê hiện vật và xác nhận của bên thứ 3.
Như vậy có thể thấy kiểm soát là một chức năng của quản lý, gắn liền
với quản lý, ở đâu có quản lý thì ở đó có kiểm soát. Sự thiếu vắng hoạt động
kiểm soát thường bắt đầu từ nhà quản lý cấp cao đối với việc quản lý tổ chức.
Tiếng nói của nhà quản lý cấp cao là nhân tố rất quan trọng đóng góp vào sự
minh bạch của quá trình báo cáo tài chính. Chẳng hạn nếu nhà quản lý áp đặt
một nguyên tắc, một thủ tục có liên quan tới hạch toán thuế thì khả năng báo
cáo tài chính có sai phạm có thể xảy ra. Nếu họ không xây dựng một nền tảng
kiểm soát tốt thì nhiều hoạt động mới có thể nhanh chóng bị thất bại.
1.1.2 Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ
Quá trình nhận thức và nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã dẫn đến sự
hình thành các định nghĩa khác nhau, từ đơn giản đến phức tạp về hệ thống
này.
Theo Uỷ ban các Tổ chức Đồng bảo trợ (Committee of Sponsoring
Organization - COSO) của Hội đồng quốc gia chống gian lận báo cáo tài


7

chính Hoa Kỳ (National Commission on Financial Report) trong Báo cáo
COSO 1992 (Internal Control – Intergrated Framework) có định nghĩa về
Kiểm soát nội bộ thì kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội
đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiếp lập để cung

cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu: Báo cáo tài chính
đáng tin cậy; Các luật lệ và quy định được tuân thủ, hoạt động hữu hiệu và
hiệu quả.
Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (International Federation of
Accountants - IFAC ) thì hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính
sách và thủ tục nhằm bốn mục tiêu:
-

Bảo vệ tài sản của đơn vị;

-

Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin;

-

Bảo đảm thực hiện các chế độ pháp lý;

-

Đảm bảo hiệu quả của hoạt động.
Mặc dù được phát biểu khác nhau nhưng các định nghĩa về kiểm soát nội

bộ gần đây đều đi đến thống nhất là kiểm soát nội bộ có bốn nội dung cơ bản
là: quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu. Các nội dung này được
hiểu như sau:
-

Kiểm soát nội bộ là một quá trình. Kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi
hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết

hợp với nhau thành một thể thống nhất. Quá trình kiểm soát là phương
tiện để giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình.

-

Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người. Kiểm soát nội
bộ không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu… mà
phải bao gồm cả những con người trong tổ chức như Hội đồng Quản trị,


8

Ban Giám đốc và các nhân viên. Chính con người sẽ định ra mục tiêu,
thiếp lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng.
-

Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không phải đảm
bảo tuyệt đối là các mục tiêu sẽ đạt được. Vì khi vận hành hệ thống kiểm
soát, những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của con người nên dẫn
đến không đạt được các mục tiêu. Kiểm soát nội bộ có thể ngăn chặn và
phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao
giờ xảy ra. Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định
quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích
được mong đợi từ quá trình kiểm soát đó. Do đó, tuy người quản lý có
thể nhận thức đầy đủ về các rủi ro, nhưng nếu chi phí cho quá trình kiểm
soát quá cao thì họ vẫn không áp dụng các thủ tục để kiểm soát rủi ro.

-

Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ:

+

Đối với báo cáo tài chính, kiểm soát nội bộ phải bảo đảm về tính
trung thực và đáng tin cậy, bởi vì chính người quản lý đơn vị phải có
trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ
kế toán hiện hành;

+

Đối với tính tuân thủ, kiểm soát nội bộ trước hết phải bảo đảm hợp lý
việc chấp hành luật pháp và các quy định. Điều này xuất phát từ trách
nhiệm của người quản lý đối với những hành vi không tuân thủ trong
đơn vị. Bên cạnh đó, kiểm soát nội bộ còn phải hướng mọi thành viên
trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn
vị, qua đó bảo đảm đạt được những mục tiêu của đơn vị.

+

Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động, kiểm
soát nội bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực,
bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các
chiến lược kinh doanh của đơn vị…


9

Tùy vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của mỗi tổ chức mà hệ
thống kiểm soát nội bộ được sử dụng khác nhau, nhưng để hoạt động hiệu
quả, hệ thống này cần có đủ các yếu tố: Môi trường kiểm soát, hệ thống thông
tin (hệ thống kế toán), các thủ tục kiểm soát và kiểm toán nội bộ.

Trong luận văn này, việc nhìn nhận và đánh giá hệ thống kiểm soát nội
bộ cũng được xem xét trên quan điểm về hệ thống kiểm soát nội bộ của Liên
đoàn Kế toán Quốc tế.
1.1.3. Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ
Ở bất kỳ đơn vị nào, dù đã đầu tư rất nhiều trong thiết kế và vận hành hệ
thống, thế nhưng vẫn không thể có một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn toàn
hữu hiệu. Ngay cả khi có thể xây dựng được một hệ thống hoàn hảo về cấu
trúc, tính hữu hiệu thật sự của nó vẫn thùy thuộc vào nhân tố chủ yếu là con
người, tức là phụ thuộc vào năng lực làm việc và tính đáng tin cậy của lực
lượng nhân sự… Nói cách khác, hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ có thể giúp
hạn chế tối đa những sai phạm mà thôi do có các hạn chế tiềm tàng xuất phát
từ những nguyên nhân sau đây:
-

Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn,
đãng trí, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc
báo cáo cấp dưới…;

-

Khả năng đánh lừa, lẩn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với
nhau hay với các bộ phận bên ngoài đơn vị;

-

Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên
phát sinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó
những sai phạm trong các nghiệp vụ này thường hay bị bỏ qua;

10

-

Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra cho
hoạt động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay
gian lận gây ra;

-

Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng
quyền hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng.

-

Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm
soát không còn phù hợp…
Chính những hạn chế nói trên của kiểm soát nội bộ là nguyên nhân khiến

cho kiểm soát nội bộ không thể đảm bảo tuyệt đối mà chỉ đảm bảo hợp lý
trong việc đạt được các mục tiêu của mình.
1.1.4. Vai trò và trách nhiệm của các đối tượng có liên quan đến kiểm
soát nội bộ
Mức độ hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ phụ thuộc rất nhiều vào
sự tham gia và đóng góp của các đối tượng bên trong và bên ngoài đơn vị.
Đối với những đối tượng bên trong, họ có vai trò và trách nhiệm liên
quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ như sau:
Hội đồng quản trị
Trong một công ty, Ban Giám đốc chịu trách nhiệm điều hành các hoạt
động nhưng trên họ còn có Hội đồng quản trị. Hội đồng quản trị có trách

nhiệm thay mặt cho Đại hội đồng cổ đông để lãnh đạo, chỉ đạo và giám sát
toàn bộ hoạt động của đơn vị. Họ phải hiểu biết các hoạt động và môi trường
hoạt động của đơn vị, biết sắp xếp thời gian cần thiết để hoàn thành được
trách nhiệm của mình
Trong nhiều trường hợp, do thiếu năng lực hoặc kinh nghiệm mà Ban
Giám đốc có thể rơi vào tình trạng kiểm soát chồng chéo, hoặc không kiểm
soát được những hoạt động diễn ra tại đơn vị. Trong tình huống khác, Ban
Giám đốc có thể không trung thực, cố tính xuyên tạc các kết quả hoạt động


11

trong phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của mình để đạt được các mục tiêu
cá nhân. Để tránh tình trạng trên, một Hội đồng quản trị mạnh mẽ, năng động
là phải biết kết hợp các kênh thông tin khác nhau để có thể nhận biết các vấn
đề đó và có biện pháp chấn chỉnh kịp thời.
Ban giám đốc
Ban giám đốc có nhiệm vụ điều hành toàn bộ hệ thống kiểm soát nội bộ
và giải trình cho Hội đồng quản trị về những vấn đề thuộc trách nhiệm của họ.
Hơn hẳn các nhà quản lý khác, giám đốc điều hành phải tạo được tiếng nói
chung vì nó sẽ ảnh hưởng, tác động đến tính chính trực và giá trị đạo đức
cũng như các nhân tố khác của môi trường kiểm soát. Trong những đơn vị có
quy mô lớn, giám đốc điều hành thực thi nhiệm vụ này thông qua việc chỉ đạo
các nhà quản lý cấp dưới (thí dụ giám đốc nhân sự, sản xuất…) và phải rà soát
lại những phương pháp mà họ đã thực hiện để kiểm soát các hoạt động trong
đơn vị của mình. Ngược lại, nhà quản lý cấp dưới được giao nhiệm vụ thiết
lập các chính sách và thủ tục kiểm soát cụ thể hơn. Đối với những đơn vị có
quy mô nhỏ hơn, giám đốc điều hành sẽ chỉ đạo trực tiếp mọi hoạt động trong
đơn vị. Ngoài giám đốc điều hành, giám đốc tài chính, hoặc các chức danh
đương đương khác, cũng giữ vai trò quan trọng về mọi hoạt động kiểm soát

có liên quan đến tình hình tài chính của đơn vị.
Kiểm toán nội bộ
Kiểm toán viên nội bộ giữ vai trò quan trọng trong việc đánh giá sự hữu
hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ và góp phần giữ vững sự hữu hiệu này
thông qua các dịch vụ mà họ cung cấp cho các bộ phận trong đơn vị.
Suy cho cùng, kiểm soát nội bộ liên quan đến trách nhiệm của mọi thành
viên trong một đơn vị. Thông qua các hoạt động hàng ngày, mọi thành viên
đều sẽ tham gia vào các hoạt động kiểm soát ở những mức độ khác nhau, từ
người trưởng phòng phê duyệt nghiệp vụ bán chịu cho đến người thủ kho bảo


12

quản hàng hóa theo các chính sách của đơn vị. Hơn nữa, mọi thành viên đều
nằm trong một hệ thống xử lý thông tin được sử dụng để thực hiện các hoạt
động trong đơn vị, từ việc ghi chép ban đầu cho đến sự phản hồi hay báo cáo
về những vấn đề rắc rối trong các hoạt động, việc không tuân thủ các quy tắc
về đạo đức, vi phạm các chính sách hay có hành vi phạm pháp mà họ đã nhận
biết. Ngoài ra, không thể không kể đến sự đóng góp của các thành viên trong
quá trình đánh giá rủi ro hay giám sát.
Bên cạnh những đối tượng nêu trên, một số đối tượng bên ngoài cũng có
những đóng góp nhất định đối với hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm giúp đơn
vị đạt được các mục tiêu đã được đề ra. Những đối tượng này gồm:
Các kiểm toán viên bên ngoài (như kiểm toán viên độc lập, kiểm toán
viên của nhà nước…), thông qua các cuộc kiểm toán báo cáo tài chính hoặc
kiểm toán tuân thủ sẽ phát hiện và cung cấp thông tin về những điểm yếu kém
trong hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm giúp Ban giám đốc và hội đồng quản trị
nhận biết và chấn chỉnh kịp thời.
Các nhà lập pháp hoặc lập quy, họ ban hành những luật lệ hoặc quy định
để giúp đơn vị nhận thức và cố gắng thực hiện những hoạt động theo khuôn

khổ của pháp luật hoặc quy định.
Nhân viên
Suy cho cùng, kiểm soát nội bộ liên quan đến trách nhiệm của mọi thành
viên trong một đơn vị. Thông qua các hoạt động hàng ngày, mọi thành viên
đều sẽ tham gia vào các hoạt động kiểm soát ở những mức độ khác nhau, từ
người trưởng phòng phê duyệt nghiệp vụ bán chịu cho đến người thủ kho bảo
quản hàng hóa theo các chính sách của đơn vị. Hơn nữa, mọi thành viên đều
nằm trong một hệ thống xử lý thông tin được sử dụng để thực hiện các hoạt
động trong đơn vị, từ việc ghi chép ban đầu cho đến sự phản hồi hay báo cáo
về những vấn đề rắc rối trong các hoạt động, việc không tuân thủ các quy tắc


13

về đạo đức, vi phạm các chính sách hay có hành vi phạm pháp mà họ đã nhận
biết. Ngoài ra, không thể không kể đến sự đóng góp của các thành viên trong
quá trình đánh giá rủi ro hay giám sát.
Bên cạnh những đối tượng nêu trên, một số đối tượng bên ngoài cũng có
những đóng góp nhất định đối với hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm giúp đơn
vị đạt được các mục tiêu đã được đề ra. Những đối tượng này gồm:
-

Các kiểm toán viên bên ngoài (như kiểm toán viên độc lập, kiểm toán
viên của nhà nước…), thông qua các cuộc kiểm toán báo cáo tài chính
hoặc kiểm toán tuân thủ sẽ phát hiện và cung cấp thông tin về những
điểm yếu kém trong hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm giúp Ban giám đốc
và hội đồng quản trị nhận biết và chấn chỉnh kịp thời.

-

Các nhà lập pháp hoặc lập quy, họ ban hành những luật lệ hoặc quy định
để giúp đơn vị nhận thức và cố gắng thực hiện những hoạt động theo
khuôn khổ của pháp luật hoặc quy định.

-

Các khách hàng và nhà cung cấp cũng có thể cung cấp những thông tin
hữu ích thông qua các giao dịch với đơn vị.

-

Những đối tượng khác ở bên ngoài đơn vị cũng có những đóng góp nhất
định đối với hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị còn bao gồm các nhà
phân tích tài chính, giới truyền thông…

1.2 Lý luận chung về hoạt động tiêu thụ của doanh nghiệp
1.2.1 Hoạt động tiêu thụ sản phẩm trong doanh nghiệp
Triết lý kinh doanh của doanh nghiệp sản xuất hàng hóa là sản phẩm
được sản xuất ra để bán nhằm thu lợi nhuận và tiêu thụ là một trong những
nội dung quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp để
thực hiện triết lý đó.
Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC), tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ là
việc chuyển dịch quyền sở hữu sản phẩm hàng hoá, dịch vụ đã được thực hiện


14

cho khách hàng, đồng thời thu được tiền hàng hoá hoặc được quyền thu tiền
bán hàng.
Tiêu thụ sản phẩm là quá trình thực hiện giá trị của hàng hóa, quá trình

chuyển hóa hình thái giá trị của hàng hóa từ hàng sang tiền, sản phẩm được
coi là tiêu thụ khi được khách hàng chấp nhận thanh toán tiền hàng. Tiêu thụ
sản phẩm là giai đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh, là yếu tố
quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Tiêu thụ sản phẩm nhằm
thực hiện mục đích của sản xuất hàng hóa là sản phẩm sản xuất để bán và thu
lợi nhuận.
Quá trình tiêu thụ, hàng hóa được chuyển hóa từ hình thái hiện vật sang
hình thái giá trị và đồng thời vòng chu chuyển vốn kinh doanh của doanh
nghiệp được hoàn thành. Tiêu thụ giúp cho quá trình tái sản xuất được giữ
vững và có điều kiện phát triển. Sản phẩm lảm ra được tiêu thụ thì tính chất
hữu ích của sản phẩm mới được thực hiện, lao động của người sản xuất hàng
hóa nói riêng, và của toàn bộ xã hội nói chung mới được thừa nhận. Sản phẩm
được tiêu thụ thể hiện sự thừa nhận của thị trường, của xã hội và khi đó lao
động của doanh nghiệp mới thực sự là lao động có ích. Tiêu thụ sản phẩm là
khâu quan trọng quyết định đến hoạt động sản xuất kinh doanh và lợi nhuận
của doanh nghiệp, quyết định sự mở rộng hay thu hẹp sản xuất của doanh
nghiệp và là cơ sở để xác định vị thế của doanh nghiệp trên thị trường. Là cầu
nối giữa sản xuất và tiêu dùng, tiêu thụ giúp cho người sử dụng có được giá
trị sử dụng mà mình mong muốn và người sản xuất đạt được mục đích của
mình trong kinh doanh. Nhà sản xuất, thông qua tiêu thụ có thể nắm bắt thị
hiếu, xu hướng tiêu dùng, yêu cầu về sản phẩm, để từ đó mở rộng kinh doanh,
tạo ra những sản phẩm mới, tìm kiếm khả năng và biện pháp thu hút khách
hàng. Doanh nghiệp có điều kiện sử dụng tốt hơn nguồn lực của mình, tạo
dựng một bộ máy kinh doanh hợp lý và có hiệu quả.


15

Tiêu thụ sản phẩm đòi hỏi doanh nghiệp phải sử dụng tổng thể các biện
pháp về tổ chức, kinh tế và kế hoạch nhằm thực hiện các nghiệp vụ liên quan

đến tiêu thụ sản phẩm như nắm nhu cầu thị trường, tổ chức sản xuất, tiếp nhận
sản phẩm, chuẩn bị hàng hóa và xuất bán theo yêu cầu của khách hàng với chi
phí kinh doanh nhỏ nhất. Như vậy tiêu thụ sản phẩm ở doanh nghiệp là một
hoạt động mang tính nghiệp vụ cao, bao gồm nhiều loại công việc khác nhau
liên quan đến các nghiệp vụ kỹ thuật sản xuất và các nghiệp vụ tổ chức quản
lý quá trình tiêu thụ. Mục tiêu của quá trình này bao gồm mục tiêu số lượng:
Thị phần, doanh số, đa dạng hóa doanh số, lợi nhuận và mục tiêu chất lượng,
cải thiện hình ảnh của doanh nghiệp và cải thiện dịch vụ khách hàng.


16

Thôn
g tin
thị
trườ
ng

Thị
trường

Lập các kế
hoạch tiêu thụ
sản phẩm

Hàng
hóa
dịch
vụ

Nghiên cứu thị
trường
Quản lý lực lượng
bán hàng

Thị trường

Quản lý hệ thống
phân phối

Sản phẩm
Quản lý dự trữ và
hoàn thiện SP

Phối hợp
và tổ chức

Dịch vụ

thực hiện
các kế

Giá, doanh số

hoạch
Tổ chức bán hàng
và cung cấp dịch
vụ

Phân phối & giao

tiếp
Ngân quỹ

Sơ đồ 1.1:

Mô hình tiêu thụ sản phẩm

1.2.2 Các hình thức tiêu thụ sản phẩm
Có nhiều hình thức tiêu thụ sản phẩm khác nhau, theo đó sản phẩm vận
động từ các doanh nghiệp sản xuất đến tay các hộ tiêu dùng cuối cùng. Để


17

hoạt động tiêu thụ có hiệu quả, tùy thuộc vào đặc điểm của sản phẩm, các
điều kiện vận chuyển, bảo quản mà doanh nghiệp lựa chọn hình thức tiêu thụ
phù hợp. Căn cứ vào mối quan hệ giữa doanh nghiệp và người tiêu dùng cuối
cùng, có thể chia ra thành 2 hình thức tiêu thụ sản phẩm là: Hình thức tiêu thụ
trực tiếp và hình thức tiêu thụ gián tiếp.
Hình thức tiêu thụ trực tiếp là doanh nghiệp xuất bán thẳng sản phẩm của
mình cho người tiêu dùng cuối cùng không qua một khâu trung gian nào. Ưu
điểm của hình thức tiêu thụ này là giảm được chi phí lưu thông, thời gian sản
phẩm tới tay người tiêu dùng nhanh hơn, các doanh nghiệp có điều kiện tiếp
xúc trực tiếp với người tiêu dùng,… Nhược điểm của hình thức này là doanh
nghiệp phải tiếp xúc với nhiều bạn hàng, phải dành nhiều công sức, thời gian
vào quá trình tiêu thụ, và trong một số trường hợp làm giảm tốc độ chu
chuyển của vốn lưu động.
Kênh tiêu thụ gián tiếp là hình thức doanh nghiệp xuất bán sản phẩm của
mình cho người tiêu dùng cuối cùng có qua trung gian. Sự tham gia nhiều hay
ít của người trung gian trong quá trình tiêu thụ sẽ làm cho kênh tiêu thụ gián

tiếp dài ngắn khác nhau. Với hình thức tiêu thụ này, các doanh nghiệp có thể
tiêu thụ được một khối hàng hóa lớn trong thời gian ngắn nhất, từ đó thu hồi
vốn nhanh, tiết kiệm chi phí bảo quản, hao hụt… Tuy nhiên hình thức tiêu thụ
này làm cho thời gian lưu thông hàng hóa dài hơn, tăng chi phí tiêu thụ và
doanh nghiệp khó có thể kiểm soát được các khâu trung gian.
Mỗi hình thức tiêu thụ đều có ưu, nhược điểm nhất định. Tùy theo đặc
điểm hoạt động kinh doanh thực tế của mình mà mỗi doanh nghiệp lựa chọn
hợp lý các hình thức tiêu thụ sao cho phù hợp.
1.2.3 Chu trình tiêu thụ sản phẩm trong doanh nghiệp


18

Thông thường, với một số doanh nghiệp, những biểu hiện cụ thể của mỗi
chức năng và bộ phận đảm nhiệm chức năng đó có khác nhau, song chung nhất,
chu trình tiêu thụ sản phẩm trong doanh nghiệp bao gồm các chức năng chính:
-

Xử lý đặt hàng của người mua: Đặt hàng của người mua có thể là đơn
đặt hàng, là phiếu yêu cầu mua hàng, là yêu cầu qua thư, fax, điện thoại
và sau đó là hợp đồng về mua hàng hóa, dịch vụ… Về pháp lý, đó là việc
bày tỏ sự sẵn sàng mua hàng hóa theo những điều kiện xác định. Do vậy
có thể xem đây là điểm bắt đầu của toàn bộ chu trình. Trên cơ sở pháp lý
này người bán có thể xem xét để đưa ra quyết định bán qua phiếu tiêu thụ
và lập hóa đơn bán hàng.

-

Xét duyệt bán chịu: Do bán hàng gắn liền với thu tiền trong cùng một
khái niệm tiêu “thụ” nên ngay từ thỏa thuận ban đầu, sau khi quyết định

bán cần xem xét và quyết định bán chịu một phần hoặc toàn bộ lô hàng.
Quyết định này có thể đồng thời thể hiện trên hợp đồng kinh tế như một
điều kiện đã được thỏa thuận trong quan hệ mua bán trong hợp đồng. Tuy
nhiên, ở nhiều công ty việc ghi đúng bán chịu được tiến hành trên các
lệnh bán hàng trước khi vận chuyển hàng hóa do một người am hiểu về
tài chính và về khách hàng xét duyệt. Việc xét duyệt có thể được tính
toán cụ thể trên lợi ích của cả hai bên theo hướng khuyến khích người
mua trả tiền nhanh qua tỷ lệ giảm giá khác nhau theo thời hạn thanh toán.
Trên thực tế cũng có nhiều doanh nghiệp bỏ qua chức năng này dẫn đến
nợ khó đòi và thậm chí thất thu do khách hàng mất khả năng thanh toán
hoặc cố tình không thanh toán do sơ hở trong thỏa thuận ban đầu.

-

Chuyển giao hàng: Là chức năng tiếp theo chức năng duyệt bán. Theo
nghĩa hẹp của khái niệm “tiêu thụ” thì vận chuyển hàng hoá đến người
mua là điểm bắt đầu của chu trình (đặc biệt với công ty bán buôn) nên


19

thường là điểm chấp nhận được ghi sổ bán hàng. Vào lúc giao hàng,
chứng từ vận chuyển cũng được lập. Chứng từ vận chuyển thường là hoá
đơn vận chuyển hay vận đơn. Các công ty có quy mô lớn, có diễn biến
thường xuyên về nghiệp vụ bán hàng thường lập sổ vận chuyển để cập
nhật các chứng từ vận chuyển. Mặc khác, các cơ quan thuế quan thường
quy định: Khi vận chuyển hàng hoá phải có hoá đơn bán hàng. Trong
trường hợp này, hoá đơn bán hàng phải được lập đồng thời với vận đơn
hoặc kiêm chức năng chứng từ vận chuyển.
-

Gửi hoá đơn tính tiền cho người mua và ghi rõ nghiệp vụ bán hàng: Hoá
đơn bán hàng là chứng từ chỉ rõ mẫu mã, số lượng hàng hoá, giá cả hàng
hoá gồm cả giá gốc hàng hoá, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các yếu tố
khác theo luật thuế giá trị gia tăng. Hoá đơn được lập thành 3 liên: liên 2
được gửi cho khách hàng, các liên còn lại được lưu lại ghi sổ và theo dõi
thu tiền. Như vậy hoá đơn vừa là phương thức chỉ rõ cho khách hàng về
số tiền và thời hạn thanh toán của từng thương bụ, vừa là căn cứ ghi sổ
Nhật ký bán hàng và theo dõi các khoản phải thu. Nhật ký bán hàng là sổ
ghi cập nhật các thương vụ, nhật ký ghi rõ doanh thu gộp của nhiều mặt
hàng và phân loại theo các định khoản thích hợp.

-

Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền: Sau khi thực hiện các chức năng về
bán hàng cùng ghi sổ kế toán các nghiệp vụ này cần thực hiện tiếp các
chức năng thu tiền cả trong điều kiện bình thường và không bình thường.
Trong mọi trường hợp đều cần xử lý và ghi sổ các khoản thông thường
về thu tiền bán hàng. Trong việc xử lý này, cần đặc biệt chú ý khả năng
bỏ sót hoặc dấu diếm các khoản thu nhất là thu tiền mặt trực tiếp.

-

Xử lý và ghi sổ hàng bán bị trả lại và khoản bớt giá: Các khoản giảm trừ
doanh thu xảy ra khi người mua không thoả mãn về hàng hoá. Khi đó


20

người bán có thể nhận lại hàng hoặc bớt giá. Trường hợp này phải lập

bảng ghi nhớ hoặc có thư báo có hoặc hoá đơn chứng minh cho việc ghi
giảm các khoản phải thu. Trên cơ sở đó ghi đầy đủ và kịp thời vào nhật
ký hang bị trả lại và các khoản bớt giá đồng thời ghi vào sổ phụ.
-

Thẩm định và xoá sổ khoản phải thu không thu được: Có thể có những
trường hợp người mua không chịu thanh toán hoặc không còn khả năng
thanh toán. Sau khi thẩm định, nếu thấy khoản thất thu này là “bất khả
kháng”, cần xem xét xoá sổ khoản phải thu đó.

-

Dự phòng nợ khó đòi: Được lập với yêu cầu đủ trang trải các khoản đã
tiêu thụ kỳ này song không có khả năng thu được cả trong tương lai. Tuy
nhiên, ở nhiều công ty, dự phòng này là số dư do điều chỉnh cuối năm
của quản lý về bớt giá đối với các khoản không thu được tiền.

1.3 Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý hoạt động
tiêu thụ tại doanh nghiệp
1.3.1 Môi trường kiểm soát trong khâu tiêu thụ
Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong đơn vị và bên
ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý
dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ.
Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan tới
quan điểm, thái độ và nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý
trong doanh nghiệp. Trên thực tế, tính hiệu quả của hoạt động kiểm tra, kiểm
soát trong các hoạt động của một tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào các nhà quản
lý doanh nghiệp đó. Nếu các nhà quản lý cho rằng công tác kiểm tra, kiểm
soát là quan trọng và không thể thiếu được với mọi hoạt động trong đơn vị thì
mọi thành viên của đơn vị đó sẽ có nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm tra,

kiểm soát và tuân thủ mọi qui định cũng như chế độ đề ra. Ngược lại nếu hoạt


21

động kiểm tra, kiểm soát bị coi nhẹ từ phía các nhà quản lý thì chắc chắn các
quy chế về kiểm soát nội bộ sẽ không được vận hành một cách có hiệu quả
bởi các thành viên của đơn vị.
Trong khâu tiêu thụ, các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm:
-

Đặc thù về quản lý hoạt động tiêu thụ: Đề cập đến quan điểm trong điều
hành hoạt động tiêu thụ của các nhà quản lý doanh nghiệp như thế nào?
Các quan điểm đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các qui
định và cách thức tổ chức kiểm tra, kiểm soát trong khâu tiêu thụ như thế
nào bởi chính các nhà quản lý và đặc biệt là các nhà quản lý cấp cao nhất
sẽ phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng
tại khâu tiêu thụ của doanh nghiệp.

-

Cơ cấu tổ chức trong khâu tiêu thụ: Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp
lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Cơ
cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới
trong việc ban hành các quyết định, triển khai các quyết định đó cũng
như kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quyết định đó trong toàn bộ
doanh nghiệp. Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có
hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán
của doanh nghiệp.
Một cơ cấu tổ chức hợp lý trong khâu tiêu thụ phải thiết lập sự điều hành

và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động tiêu thụ sao cho không bị chồng
chéo hoặc bỏ trống: thực hiện sự phân chia tách bạch giữa các chức năng
bán hàng, giao hàng và thu tiền, bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các
bộ phận, tạo khả năng kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau trong các bước thực
hiện công việc.


22

Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả trong khâu tiêu
thụ, các nhà quản lý phải tuân thủ các nguyên tắc:
+

Thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động
tiêu thụ, đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận bán
hàng, giao hàng và thu tiền;

+

Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu
quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng.

-

Chính sách nhân sự trong khâu tiêu thụ: Trong doanh nghiệp, cán bộ tiêu
thụ vừa là người thực hiện hoạt động tiêu thụ vừa là chủ thể trực tiếp
thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động tiêu thụ. Nếu nhân viên
có năng lực và tin cậy, nhiều quá trình kiểm soát có thể không cần thực
hiện mà vẫn đảm bảo được các mục tiêu đề ra của kiểm soát nội bộ. Bên
cạnh đó, mặc dù doanh nghiệp có thiết kế và vận hành các chính sách và

thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên kém năng lực
trong công việc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thì hệ thống
kiểm soát nội bộ không thể phát huy hiệu quả.

-

Công tác kế hoạch trong khâu tiêu thụ: Hệ thống kế hoạch và dự toán,
bao gồm các kế hoạch tiêu thụ, sản xuất, đầu tư đặc biệt là kế hoạch tài
chính gồm những ước tính doanh thu, kết quả hoạt động và sự luân
chuyển tiền trong tương lai là những nhân tố quan trọng trong môi
trường kiểm soát hoạt động tiêu thụ. Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch
được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán
đó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. Vì vậy trong thực tế các
nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện những vấn đề bất
thường và xử lý, điều chỉnh kế hoạch kịp thời.


23

-

Uỷ ban kiểm soát: Hoạt động tiêu thụ cũng như các hoạt động khác của
Công ty phải chịu sự giám sát của Ủy ban kiểm soát. Uỷ ban kiểm soát
bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như
thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ
quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Uỷ ban
kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn sau:
+

Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty;

+

Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ;

+

Giám sát tiến trình lập Báo cáo tài chính;

+

Dung hoà những bất đồng (nếu có) giữa Ban Giám đốc với các kiểm
toán viên bên ngoài.

-

Môi trường bên ngoài: Hoạt động tiêu thụ của một doanh nghiệp luôn
phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài. Các nhân tố này tuy không thuộc
sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái
độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng như sự thiết kế và
vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ. Thuộc nhóm các nhân
tố bên ngoài này bao gồm: sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của
Nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát
triển của đất nước.
Như vậy môi trường kiểm soát trong khâu tiêu thụ bao gồm toàn bộ

những nhân tố có ảnh hưởng đến quá trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu
của hệ thống kiểm soát nội bộ, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng là nhận
thức về hoạt động kiểm tra, kiểm soát và điều hành hoạt động tiêu thụ của các
nhà quản lý doanh nghiệp.

1.3.2 Hệ thống kế toán trong khâu tiêu thụ