Văn bản và lưu trữ học đại cương

VU O N G ĐÌNH Q U Y Ề N (chu biẽn) ■ N G U Y Ễ N VÀN HÀM

VẪN BẢN VÀ LƯTl TRỬ HỌC

ĐẠI CƯƠNG
(T á i bàn lán thứ l ì

NHA

x u ấ t bản

GỈÁỌ

dục

- 1997


C hịu trách nhiệnì xuđt bán :
G iá m dổc PHAM VĂN AN
Tông bìàn lập N G U Y Ễ N N H Ư Ý

Biẽn tập :
B Ù I T U Y Ế T HƯONG

Trình

hìa •

T R Ẵ N T I Ể U LẢM

Sửa hàn ìn :
PHAN T ư 'IK A NG

Sâp chừ :
T O U N G T A M VI T ỈN H ( N X B G I Á O D Ụ C )

378
- 466/25 - 97
GD - 9 7

: ? x u .r I


L Ò I N Ó I ĐAU

"Vdn b à n và lư a trư h ọc d ạ i cương'' lầ m ộ t tron g n h ữ n g học
p h ả n th u ộc chư ơng trìn h g iá o d ụ c d ạ i h ọc đ ạ i cư ơn g (g iai d o ạ n ì).
M ồn h ọ c n à y n h à m tr a n g bị c h o s in h viên k iế n thức l í lu ậ n và
thự c tiẻn vầ oản b ả n q u ả n l i N h ầ nư ớc uà tà i liệ u lưu trừ. Qua
đdy, n h ậ n thức d ư ợc v a i trò củ a v ăn b à n v à t à i liệu lưu trữ đ ổ i
với h o ạ t d ộ n g q u á n l í v à n g h iên cứu k h o a h ọc, n á m uà h iểu dược
p h ư o n g p h á p so ạ n th à o , tố ch ứ c k h o a h ọc uà q u ả n l í vãn bán , b iết
c á ch lụ a ch ọn văn b ả n d ể lưu g iử v à p h ư ơ n g p h á p tra cứUy sừ
d ụ n g tài liệ u lưu trữ.
G iả o tr in h d o P h ớ g iá o sư V ư m g Đ ìn h Q u y ĩn u à P h ó giáQ BU
N guyễn V ăn H ầm , g iả n g uiên B ộ m ôn Lưu trừ - L ịc h Sỉí, K h o a
L ịc h sủ Trường D ại h ọ c K h o a h ọc x ã h ộ i và n h ă n vản th u ộ c D ại
h ọ c Q uỗc g i a H à N ộ i b iên so ạ n , P .G .S V ương Đ in h Q uyèn ch ịu
trá ch n h iệ m chù biẻn .

G iáo trĩn h d ư ợc b iẽn so ạ n d ự a th eo ch ư ơ n g trìn h m ôn h ọc đ ă
đ ư ợc B ộ G iá o d ụ c v à Đ ào tạ o d u y ệt và b a n h à n h , c h ia là m h a i
phỗn :
P h fin m ộ t -VÁN BẦ N QUẨN L Í NHÀ NƯÓC*.
P h ẩ n h a i "Lư u TRỬ HỌC"
T h eo qu y đ ịn h c ủ a B ồ G iá o d ụ c và D à o tạOy h ọ c p h à n Văn bán
vù Lưu trừ h ọ c đ ạ i cư ơ n g d ư ợc g iả n g d ạ y tro n g 4 5 tiét (3 đvht),
k é c ả g iả n g l í thu yết v à th ự c h à n h . T ron g đ ó , p h ă n Vần b à n q u àn
li N h à nư óc 2 5 tiết, p h ă n L ư u trữ h ọ c 2 0 tiét.


D o g iá o trìn h dư ợc b iên s o ạ n lầ n d ầ u c h o m ộ t m ồn h ọc m ới,
đ ư ợ c B ộ G iá o d ụ c và D à o t ạ o d ư a v à o ch ư ơ n g trĩn h d à o tạo d ạ i
h ọ c đ ạ i cư ơn g v ó i đ ổ i tư ợng sin h viẻn th u ộ c n h iẽ u lo ạ i trư ờn g đ ạ i
h ọ c k h ả c n h a u , c h o n én c h á c c h á n càn đ ư ợc tié p tục b ố su n g và
h o à n c h ỉn h . C h ú n g tôi m o n g n h ậ n đ ư ợ c sự g ó p ý k ịp th ờ i cù a cức
đ ò n g n g h iệp .
C Á C TÁ C GIẢ


P h ầ n m ột

VÀN BẢN QUẢN LÍ NHÀ NƯÒC

C hương I

KHÁI NIỆM, CH Ứ C NĂNG CỦA VĂN BẢN
VÀ VĂN BÀN QUẢN L Í NHÀ Nước
I - K H Á I N IỆ M V Ề VẪN B Ẩ N VÀ VÀN B Ấ N Q U Ẩ N lẤ NHÀ
NƯỚC

1. K h á i n iệm v ế vftn b ả n
Vổd bản cố nghĩa rộng và nghỉa hẹp của Tìó. T h e o nghĩa rỘDg,
vần b ả n là vật m ang tin được ghi bàng kí hiệu ngôn ngữ. Kí hỉệu
ngôn ngữ ở đây tức là các ioạỉ chữ viết dùng để th ể hiện ngôn ngũ
3Ùa con ngưòí- ví dụ : chữ Quổc ngữ, cbữ Hán, chữ Nôm, chữ La
tinh> chữ Anb> chữ Pháp... Còn vật m ang tiQ ià các vật Hệu dùng
ì ề viết chữ lên trê c , như giáy, gỗ, đá, da, tre. Theo định nghĩa
aày> mọi vật c ó ghi ki hiệu ngồĩi ngử đểu ỉà vồn bả&, ví như bia
ỉã> hoành phi, câu đổi d cắc đến chùa ; chúc thu, v ãn khS) thư tịch
:đ, cá c tá c phẩm vâiì học, khoa học kl thu ật ; cổng ván, gỉấy tờ,
ìổ sách d các cơ quan...
K hái niệm rộng này được dùng một cách phổ biến tron g các gỉới
Ig h iên cứu vé ngôn ngữ học, vàn học, sử học, v ăn bản học của
iư ô c t a trước đây cũng như hiện nay.


Với nghía hẹp, thì ván bản là khái niệm đùng để chỉ công vàn,
giây tờ hinh thành trong hoạt động của các c ơ quan, đoàn thế, xi
nghiệp (gọi chung là cơ quan).
Như vậy, hiểu theo nghỉa hẹp của vản bản thl các chi thị, thổng
tư, nghị quyết, quyết đinh, chương trinh, k ế hoạch, báo cáo, đơn
từ, sổ sách... sản sinh trong quá trinh hoạt động của một cơ quan
đễu được gọi là ván bảrì. Ngày ũây, khái DÌệm này dược sử đụng
rấ t rộng rãi trong hoạt động quản II của các cơ quan.
2 . K h á i niệm v é v á n bản q u á n li N h à n ư ớ c
VâD bản quản li Nhà nước hiểu theo nghia chung n hât ỉà khải
niệm dùng để chỉ vãn bàn được ban hành tron g hoạt động quản lí
của các cơ quan Nhà nước (gổm các cơ quan lập pháp, hành pháp
và tư pháp) của nước Cộng hòa x ả hội chủ n ghĩa Việt Nam theo
đúng th ể thức, thủ tục và thẩm quyén đâ được l u ậ t pháp quy định.

Theo nghĩa hẹp hơn, vản bảĩi quản lí Nhà nước là v ả D bản được
lập ra trong hoạt động quản li của các cơ quan quản li hành chính
Nhà nước, tức hệ thống các cơ quan hành phápỉ bao gổm Chính
phủ, các Bộ, các cơ quan ngang Bộ, các cơ quan thuộc Chính phủ,
Uy ban nhân dân cá c cáp và các cơ quan chuyên môn trực thuộc
(Sà, B an, Phòng...).
"Hành chính" theo nguyên nghĩa, là sự quản lí của Nhà nước,
nó không phải lầ sự quản lỉ thÔDg thường của b á t ki một chủ thế
nào đổi với bđt kỉ m ột đói tượQg và khách th ể nào. Còn theo nghia
thỏng thưòng, khái DÌệm ĩiày dùng đ ể chi sự tổ chứcj điéu hành>
kiểm tra, nấm tinh hỉnh trong hoạt động củ a m ột cơ quan thuộc
hệ thổng Nhà nước (hành chính cồng) hoặc của một tổ chức xâ
hội, xí nghiệp, doaiìh nghiệp tư nhân... Do vậy, vân bèn quản li
Nhà nước còn được gọi là vân bảB bành chinh Nhà nước hoặc vân
b i n hành chính.
Các nhà nước d mỏi thời kỉ hoậc giai đoạn lịch Bử đéu cổ hệ
thổng vă& bàn quản li rièng của minh.
H ệ thống v ả D bản quản lí Nhà nước của nưởc ta hiện nay góm
cổ : Hiến pháp, luật, pháp lệnh, nghị quyết, quyết định, chi thị.


thông tư, chưưng trinh, kô hoạch, báo cáo. ihông báo và các vãn
bàn khác
Đ ể có hiệu lực thi htinh, vãn bản quàn !í Nhà nước được ban
hành phài đảm bảo th ế thức ván bàn. theo đúng thủ tục và thẩm
quyén ban hành dc) cơ quan Nhà nước có thắm quyén quy định.

II - CHỨC NẢNG C Ủ A VÀN BẨN
1. C h ứ c n ả n g t h ô n g tin
Thông tin là chức nãng bao quát nhẵt của vản bản nòí chung,

vầD bản quản lí Nhà nưốc nói riêng- X ét vê m ặ t lịch sử, sự xuất
hiện của vãn bản có liên quan ch ặt chê với sự ra đời của chữ viết
- vãn tự. Loài ngựời sáng tạo ra chữ viẽt là nhầnì thỏa mân các
nhu cặu vễ thông tin của cuộc sống : ghi chép những sự kiện, hiện
tượng xẩy ra trong đời sống xă hội và tự nhĩên, n hử n gý nghỉ, tâm
tinh cảm của con người để nhớ được đáy đủ, lâu dài và chỉnh
xác, đổng thời có th ể truyền các thông tin đó trong phạm vi rộng
và tới nhừng nơi xa.
Chữ viết ra đời đả đánh dẫu một bước ngoặt lịch sử trong tiến
trinh phát triển cùa xă hội loài người, theo Ảngghen, đó là bước
chuyển "từ thời đại mông muội sang thời đại vân minh".
Các dân tộc trên th ế giới đă sáng tạo ra chữ viết của nìình d
những thời điểm lịch sử khác nhãu. ở Ai Cập, chở viết đả r a đời
từ 4 0 0 0 - 5 0 0 0 nâm vé trước. Còn ĩigười Trung Quỗc đà tạo ra
văn tự tù thời nhà Thương, khoảng 1500 nảm trước Công nguyên.
Chữ Quỗc ngữ của V iệt Nam do nhà truyén giáo phương l ầ y
Alêchxanđơ Rổt (Alexandre de Rodes) sáng c h ế vào giữa thế ki
X V II. Trong hai th ế kỉ đáu» chủ yếu dùng để truyén giảng đạo Gia
tô trong dân chúng V iệt Natn. Từ khoảng cuổi th ế kl X IX đáu thế
ki X X thì được dùng phổ biến và trở thành *'chữ Quổc ngữ",
Nhờ có chữ viết, nhiều dân tộc đã ghi lại được các thông tin vể
nhiéu m ặt của đời sổng x ã hội và tự nhiên qua các thời ki Uch sử,
Chảng hạn, dân cư vùng Lưỡng Hà thời cổ đại đả viết lẽa các t£m
đất sét, bia đả những vân bản dưới đây :


- Vãn bản lịch sừ (danh sách vua chúa các triểu đại, thư từ
bang giao vởi cá c nước tron g khu vực, các hiệp ước hòa bình-- )
- Văn bản tôn giáo (lời cẩu nguyện, danh mục các vị thán,
những công việc liên quan đến tu tạo đén miếu...).

- Vản bản bói toán (thu ật bóì toán, lời khán, kết quà bói toán.,.),
- Văn bản khõa học (số học, hinh học, thiên vản...).
Văn bản kinh t ế (thống kê, kế toán, báo cáo vé doanh thu,..),
- Văn bản pháp lu ậ t (các đạo luật, đơn từ kiện tụng» vồn bản
x é t xừ các vụ án.,,).
- Văn bản vần học (truyỂn thuyết, thơ ca, tm y ện kể...).
ở các tbời ki lịch sử, k ể tù khi Nhà nước x u á t hiện , các giai
cấp tbổng tri đéu c ó ý thức sử dụng vân bản làm phương tỉện ghi
chép và truyén đạt th ô n g tin. Tuy nhiồQ, đế hinh thàoh một hệ
thỗng vân bản hoàn chỉnh phục vụ cđ hiệu quả cá c hoạt động quản
lí, phải trải qua m ột quá trin h lâu dài.
^Chức n ản g thống tin củ a vàn bản hành chính được thể hiện ở
cá c m ặt như ghi chép cá c thông tin vể quản l í : truyén đạt các thông
tin quản lí cho các cơ quan, đơn vị trong cùng hệ thống hoặc quẩn
chúng nhân dân ; phản ảnh tình hình các mặt và nguyện vọng của
dân chúng... lẽn cá c cơ quan Đ àng và Nhà nưóc cd trách nhiệm theo
dỗi hoặc gỉài quyết.
2 . C h ứ c n A n g q u ả n lí
NhỈQ từ gổc độ quản lí, vãn bản hành chính đủng như tên gọi
củ a Dổ là phương tiện đ ể Nhà nước nối chung, mỗi cơ quan Nhà
nước nđi riỗTìg thực hiện chức trách quản lí theo nhiệm vụ được
cấp trên gỉao. Trong công tá c quản !í của một cơ quan, kháu quan
trọng n h ãt là ra c á c quyết định vê quàn lí, như ban hành luật
phấpỉ để ra cá c chủ trương, chính sách và các biện pháp chi đạo^
xây đựng chương trình , k ế hoạch công tác... Các thông tin vg quản
li này nđi chưng c ẩ n được văn bản hóa dể truyỗn đạt, phổ biến
đến các đỗi tượng thi hành, đổng thòi ỉưu gỉQ lại ở cơ quan đế làm
c ầ n cứ chỉ đ ạ ^ k iểm tra» đèn đốc và theo dỗi việc thực hiện. IVong
qu á trình quan ỉí, đ ể đề r a được những quyết định quàũ lí đúng

s


iá n , thường phài thu thập và xử lí Iihỉéu nguỗn thông tin, trong
Jó rvguốn thõng tin bằng vân bản có vai trò hết sức quan trọng.
Có th ể nói. soạn ih k o và ra các quyết định quản lí là một trong
nhửng hoạt động chủ vếu cùa hoạt động quản li, Hiệu quà hoạt
động và việc thực hiện cáe mục tiêu đà xác định của một cơ quan
một phẩn r ấ t lớiì phụ thuộc vào chất lượng của các quyết định
quản lí được ban hành.
3. C h ứ c n ô n g p h á p li
Chức náng pháp lí của vân bản được th ể hiện ở các m ặt sau đây :
Vản bản được đùng làm phương tiện ghi chép luật pháp của
Níhà nước để điéu tiết c á c mối quan hệ x à hội. B à n g hệ thổng luật
pháp được vần bản hóa, sè tạo điéu kiện đẻ’ phổ biến được đáy đủ,
chính xác, rộng rải và thực thi luật pháp tro n g quản lí Nhà nước,
quản lí xá hội được đúTỉg đắn, nghiêm chinh và thống nhát. Không
chỉ ngày nay^ mà từ x a xưa> nhiéu quốc gia chiếm hữu nô lệ và
phong kiến ở phương Đòng và phương Tầy như Babilon, Hi Lạp,
La Mă, Trung Quốc, Việt Nam... đâ sử dụng vãn bản để ban hành
luật pháp. Trong đó cố nhiéu đạo luật nổi tiếng được lưu truyển trong
sử sốch của các thời đại, vl như lụật,H âm inurabi của yựợng quỗc
Babilon cổ đại, luật L a Mã, Quỗc triểu Hinh luật của triéu Lê...
Vàn bản hành chính do được ban hành dưới danh nghỉa là cơ
q u a n Nhà nước (còn được gọi là cơ quan công quyển), lại phải tuân
theo những thể thức quy định, như phải cố chữ kí của nguờỉ ctí
th ấm quyén (thủ trưởng, phó thủ trưởng hoặc người được ủy quyén),
dấu của cơ quan... Do vậy, ctí giá trị pháp lí, đảm bảo cho các quyết
định quản li cổ hiệu lực thi hành.
4 . C h ứ c n ỗ n g sử liệu

Vân bản là phương tiện ghi chép cả c th ô n g tin vé đdỉ sổng xă
hội và tự nhiên, ngoài việc phục vụ cho cá c m ục đích thực tiến của
con người, còn là m ột nguổn sử liệu r ấ t quan trọn g đối với nghiên
cứu lịch sử, như lịch sử dân tộc, lịch sử tổ chức và hoạt động của
c á c cơ quan Nhà nước, lịch sử của cá c tin h , huyện, xâ, v.v.., Từ
x a xưa, nhiểu quỗc giâ đâ cổ ý thức lưu trữ vãn bản đ ể phục vụ
cho việc nghiên cứu lịch 8ử đất nước và dân tộc minh, Ngày nay,
háu như các nưốc trên th ế giới đéu thành lập các KhOf Viện hoặc


Tl'ung tâni lưu trữ để bảo quản các Vồn bản có giá trị sử liệu, đậc
biệt lâ vàn bản gôc hinli thành trong hoạt động cùa các cơ qusn
Nhà nước.
I!I -

SO

Lưọc

V Ề L Ị C H s ử VẪN B Ẩ N H À N H C H ÍN H

V I Ệ T NAM
Sử sách không ghi chép vãn bản hành chính xuất hiện ở nưởc
t a từ thời đại nào. M ặt khác, các ván b ả n cổ xưa n hất của cha ông
t a đã không được bảo tốn đến ngày nay. Tuy vậy, hoàn toàn cổ cơ
sở đế khảng định ràng, dưới thòi B ác thuộc (từ n ãm 111 trươc
'Công nguyẽn đến đẩu th ế ki X ), vân bàn đà được bộ máy cai trị
của phong kiếtì Trung Hoa sử dụng trong công việc hành chính.
Bởi thời bay gíờ ờ chính quốc, chừ Hán đă được sử dụng rỘQg rãi ;
dưâi các triéu đại Hán, Tùy. Dường..., vàn bàn dà trở thàtìh phương

tiện thống tin phổ biến trong quàn H Nhà nưôc.
Sau khi lật đổ ách thống trị hàng nghìn nảm của đ ế chế Trung
Hoa, k ể từ đẩu thế kỉ X, nước ta bưốc vào thời ki độc lập tự chù.
Đ ể quàn lí đất nước, các triếu đại phong kiến Việt N am đă sừ dụng
nhiéu loại vãn bàn hành chiữh, đặc biệt từ triéu Lý trà vé sau.
Chảng hạn» các Hoàng đế đỏ dùng Chiẽu đế ban b6 cá c quyết định
quàn lỉ cùa mình {C hiếu đ ờ i d ô của vua Lý T h ái T ổ , C hiếu C àn
vương của vua Hàm Nghi...), dùng Chi đế ra lệnh, dùng Sác để
phong chức tước và khen thưdng... Còn các cơ quan và thán dân
thi dùng hình thức vãn bản Tấu, Sớ để tâu bày, phản ánh tình
hỉnh lên nhà vua, dùng B iểu đ ể tạ òn hoặc tạ tội... V ản bản cũng
được dùng để ban hành luật pháp. Bộ luật thành vãn sớm nhất
của nước ta là H ìn h th ư cua triểu Lý. D ạ i V iệt sử k í to à n th u chép
rảng, nảm 1042, Vua Lý T h ái Tông đâ "Ban hành H ĩn h thư. Trước
kia việc kiện tụng trong nước phiển nhiễu, quan lạỉ giữ pháp luật
trong nước câu nệ luật vân, cốt làm cho khác nghĩệt, thậm chí
nhiéu người bị oan uổng quá đáng. Vua lẩy lảm thương xót, Sdi
Trung thư san định luật lệnh, châin chước cho thích dụng với thời
thế, chỉa thành niôn loại, biên thành điéu khoản, làm thành sách
H ìn h th ư của một triéu đại, để cho người xem dể hiếu. Sách làm
xong, xưổng Chiếu ban hành> dân ISy làm tiện. Đến đây, phép xử


ĩìĩ\ được m inh định rõ ràng, cho nên mới đổi niên hiệu là Minh
Đạo và đúc t i ln Miiìh Dạo"^^^
Dưới
]uật gọi
iTiéu L ẻ
Ngiiyển

thời Trấn, vản bàn pháp luật dược biên tập thành một bộ
là Q uỗc triẻu T h ôn g c /iế g ổ m 20 quyển (nảm 1230). Còn
có Quóc triễu H ìn h lu ậ t (còn gọi là L iiậ t H ỗ n g Dức), triéu
có H o à n g V iệt lu ộ t lệ (còn gọi là L u ậ t G ia L on g )-

Các vản bàn hành chỉnh cùa các triẽu đại phong kiến Việt Nam
chủ yếu được viết bầng chữ Hán, cá biệt có vãn bản bằng chữ Nôm.
Chính quyền trung ương thuộc các triéu đại Lý, Trần» Lê» Nguyễn
cũng đã ban hành khá nhíéu vãn bản quy định vé việc soan thảo,
ban hành, chuyển giao, xử lí v à lưu trử các loại văn bản hinh thành
trong hoạt động quản lí của các cơ quan. Các đạo luật, tiêu biểu
là Q u óc triều H ìn h lu ậ t đă có trên 70 điểu khoản (trong tổng số
722 điéu khoản) quy định các vấn đé nói trên.
Trong thời ki thuộc Pháp, chính quyén thực dân đả sừ dụng
nhiều loại vãn bản hành chinh mới như nghị định, chỉ thị, thông
tư, báo cáo... trong việc cai trị các nước Dông Dương. Tiếng Pháp
là ngôn ngữ chính thức (công ngử) được dùng để ban hành văn
bản. Ngoài ra, các cơ quan thuộc hệ thỗng chính quyến Nam triểu
(triéu đinh Huế) và các làĐg x ả còn dùng cà chữ H án và chữ Quốc
ngữ đ ể làm vãn bản hành chính.
Sau Cách mạng tháng Tầm 1945, đâ hình thành hệ thổng vồn
bản mới củ a Nhà nước dân chủ nhân dân ahư sấc luật, sác lệũh,
nghi định, thông tư, thông đạt, chỉ thị, báo cáo... Chữ Quốc ngữ vàn tự chính- thỗng của nhân dân ta đá Xtở thành ngỏn ngữ duy
n h ấ t củ a vản bàn hành chinh Việt Nam.
Trong nửa thế kỉ qua, hệ thống văn bản hành chính của nước
t a đă từ ng bước được bổ sung và hoàn thiện. Các vấn đé vé thể
thức, thủ tục, thầm quyén ban hành và quảD lí vãn bản đă được
Nhà nưốc quy định trong cá c Hiẽn phảp 1946, 1959, 1980, 1992
và ò nhiéu văn bản khác như Điéu lệ quy định ch ế độ chung vé
cồng vân, giãy tờ d các cơ quan (ban hành kèm theo Nghị định

5 2 7 - T T g ngày 0 2 - 1 1 - 1 9 5 7 ) , Diều lệ vé Công tác công vốn, gíáy tờ
( 1 ) Dội Vtệtsứ k í loàn ứiu. T ậ p l, N X B Khoa học xă hộL Hà Nội, 1983, irang 271 - 272.