BÁO CÁO thực tập nghiệp vụ văn thư và lưu trữ thông tin tại thư viện trường Đại học Khoa Học Xã Hội và Nhân Văn

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
KHOA THƯ VIỆN - THÔNG TIN HỌC

BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: TS. Phạm Tấn Hạ
Thành viên nhóm:
1. Chu Thị Trang (nhóm trưởng) : 1056100053
2. Đỗ Thị Huyền : 1056100024
3. Trần Thị Bé Vui : 1056100063
4. Lại Thị Thanh Huyền : 1056100026
5. Lê Thị Hồng : 1056100021
6. Nguyễn Bảo Thơ : 1056100048
7. Trần Thị Thanh Tuyền : 1056100058

Tp. Hồ Chí Minh, ngày 21 tháng 12 năm 2013
MỤC LỤC
Lời mở đầu 1
I. Giới thiệu về thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn TP. HCM. 2
1. Lịch sử hình thành và phát triển 2
2. Cơ sở vật chất và nguồn lực thư viện 2
2.1Cơ sở vật chất 2
2.2.Nguồn lực thư viện 3
2.3.Tổ chức hành chính, nhân sự của Thư viện 4
II. Quá trình thực tập 5
1. Lịch thực tâp 5
2. Nội dung công việc thực tâp 5
2.1. Nghiệp vụ 6
2.2. Scan tài liệu (số hóa tài liệu) 8
2.3.Xử lý file tài liệu 10

2.4. Biên mục tài liệu điện tử 11
2.5. Tổng mục lục, dịch vụ 12
2.6. Phục vụ bảo quả tài liệu 14
III. Nhận xét dánh giá 18
1. Phần tự nhận xét về trình độ chuyên môn nghiệp vụ và tác phong làm việc của cá
Nhân 18
2. Nhận xét về thư viện 18
2.1.Ưu điểm 18
2.2.Hạn chế 20
IV. Ý kiến đề xuất 21
V. Thuận lợi, khó khăn và kết quả đạt được trong quá trình thực tập 23
1 T
huận lợi 23
2. Khó Khăn
23
3. Kết quả đạt được 24
VI.Cảm nhận về thời gian thực tập tại thư viện 24
NHẬN XÉT CỦA THƯ VIỆN 26
Lời cảm ơn
Khoảng thời gian từ 11/11 - 27/12 thực tập tại Thư viện Đại học HKXH & NV là
khoảng thời gian không dài nhưng vô cùng hữu ích đối với nhóm chúng tôi. Nhóm đã có
cơ hội tiếp xúc với thực tiễn công việc, học hỏi được nhiều kiến thức, kỹ năng và nhận
thức được những phẩm chất đạo đức cần thiết đối với một cán bộ thư viện.
Được thực tập tại Thư viện Trường ĐHKHXH & NV, trước hết nhóm xin gửi lời
cảm ơn sâu sắc đến Ban chủ nhiệm Khoa Thư Viện – Thông Tin học trường ĐH KHXH
& NV Tp.HCM. Ban chủ nhiệm đã tạo mọi điều kiện thuận lợi, sắp xếp thời gian cho
nhóm được thực tập, liên hệ với Thư viện Trường ĐHKHXH & NV TP. HCM và phân
công giảng viên phụ trách hướng dẫn thực tập.
Thứ hai, nhóm xin gửi lời cảm ơn đến thầy Phạm Tấn Hạ đã dành thời gian phụ
trách nhóm chúng tôi trong khoảng thời gian thực tập tại thư viện.

Thứ ba, nhóm xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban giám đốc và toàn thể cán bộ
nhân viên của Thư viện Trường ĐHKHXH & NV Tp.HCM đã cho nhóm cơ hội thực tập
tại thư viện. Các anh chị cán bộ đã hướng dẫn tận tình, truyền đạt kinh nghiệm cho nhóm,
giúp nhóm vượt qua những bỡ ngỡ ban đầu khi tiếp xúc thực tế với công việc.
Cuối cùng, nhóm xin gửi những lời cảm ơn thật chân thành và sâu sắc đến toàn thể
giảng viên khoa Thư viện – Thông tin học đã trang bị cho nhóm một nền tảng kiến thức
vững chắc, giúp nhóm có thể hoàn thành tốt đợt thực tập này.
Tuy nhiên đây là lần đầu tiên tiếp xúc với công việc thực tế và hạn chế về nhận
thức nên không thể tránh được những thiếu sót khi tìm hiểu đánh giá, trình bày về thư
viện, nhóm rất mong được sự bỏ qua của thư viện và sự đóng góp của quý thầy cô.

Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn TP. HCM
Lời mở đầu
Thực tập là quá trình không thể thiếu trong quá trình học tập của sinh
viên, nó là một quá trình vận dụng những kiến thức đã học vào thưc tiễn. Đúng
như câu tục ngữ của ông cha ta ngày xưa đã nói “Học đi đôi với hành”. Hành là
quá trình vận dụng những kiến thức đã học vào những công việc hàng ngày. Vì
vậy hàng năm, quý Thầy Cô khoa Thư viện - Thông tin học Trường Đại học
Khoa học xã hội và Nhân văn TP. HCM đã tạo điều kiện cho sinh viên năm
cuối đến thực tập tại các đơn vị thư viện khác nhau, trong đó có thư viện của
Trường Đại học Khoa học xã hội & Nhân văn TP. HCM, giúp nhóm có cơ hội
cọ xát thực tiễn nghề nghiệp, bổ sung kiến thức thực hành và ứng dụng kiến
thức đã học vào thực tế. Đây cũng là dịp để nhóm học hỏi những giá trị thực
tiễn cuộc sống, luyện tập tinh thần làm việc tập thể, rèn luyện tính kỷ luật trong
công việc. Đồng thời nếu thực hiện phương châm này đúng cách ta sẽ đạt hiệu
quả cao trong học tập, tạo điều kiện thuận lợi cho sự nghiệp sau này, đồng thời
góp phần tích cực vào việc xây dựng một đất nước phồn vinh tiến bộ.
I. Giới thiệu về thư viện trường Đại học KHXH&NV TP. HCM.
1

Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn TP. HCM
1. Lịch sử hình thành và phát triển.
Cùng với sự hình thành và phát triển của trường ĐHKHXH & NV Tp.HCM
thư viện trường đã có lịch sử hơn 53 năm. Tiền thân là Thư viện trường Đại
học Văn Khoa thuộc Đại học Sài Gòn.
Năm 1977 Thư viện trường Đại học Văn Khoa hợp nhất với thư viện trường
Đại học Khoa Học thành thư viện trường Đại học Tổng hợp TP.HCM.
Vào tháng 03/1996, trường Đại học KHXH&NV được thành lập, là trường
thành viên của Đại học Quốc gia Tp. HCM.
Từ năm 1997 đến nay, thư viện phục vụ theo hướng mở, tiến hành tin học
hóa thư viện nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho giảng viên, nghiên cứu sinh, sinh
viên tiếp cận dễ dàng với nguồn tài nguyên thông tin của thư viện.
Thư viện trường ĐHKHXH&NV là một bộ phận quan trọng trong cơ cấu tổ
chức của trường Đại học KHXH&NV - Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí
Minh (ĐHQG TP.HCM).
Nguồn tài nguyên thông tin của thư viện được bổ sung và cập nhật theo các
chuyên ngành đào tạo của trường và đã đáp ứng được một phần nhu cầu ngày
càng tăng lên của cán bộ, sinh viên, giảng viên, học viên cao học, nghiên cứu
sinh của trường.
2. Cơ sở vật chất và nguồn lực.
2.1. Cơ sở vật chất.
Thư viện tại cơ sở 10 – 12 Đinh Tiên Hoàng có tổng diện tích là 882 m2.
Gồm có: 1 phòng đọc sách, 1 phòng đọc báo - tạp chí, 1 phòng mượn, 1 phòng
tra cứu dữ liệu, 1 phòng nghiệp vụ, sức chứa của thư viện 330 chỗ ngồi.
Thư viện tại cơ sở Tân Phú, Thủ Đức có tổng diện tích 1.313 m2. Gồm có 1
phòng đọc sách, 1 phòng đọc báo - tạp chí, 2 phòng đọc tự do, 2 phòng tra cứu
dữ liệu, 1 phòng mượn, 1 phòng Multimedia, 1 phòng giáo trình, 1 phòng thảo
2

Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn TP. HCM

luận nhóm với sức chứa 540 chỗ ngồi.
Thư viện gồm có các phương tiện kỹ thuật: 210 máy client, 5 máy server,
10 máy in, 5 máy scanner, 4 máy quét mã vạch (barcode).
2.2. Nguồn lực.
Kho tài liệu của thư viện có 171.637 bản tài liệu tương ứng với 69.749 nhan
đề (số liệu chưa kiểm kê), đủ các môn loại về các ngành KHXH&NV (tính đến
ngày 30/06/2012)
Tài liệu điện tử gồm có: 1.991 CD, VCD, DVD; 112 băng casset, 19 băng
video, 05 CSDL thư mục do thư viện tạo lập gồm có: CSDL sách, CSDL báo-
tạp chí, CSDL luận án, CSDL CD-ROM, CSDL tóm tắt, bài trích báo-tạp chí
(CSDL trích báo tạp chí); 01 CSDL toàn văn do thư viện tạo lập: CSDL tài liệu
số hóa (trong đó có CSDL môn học); 03 CSDL toàn văn (mua): CSDL báo cáo
khoa học, CSDL thư viện điện tử, CSDL tạp chí tiếng Anh.
CSDL thư mục: 71.538 nhan đề phản ánh 171.056 bản tài liệu, trong đó:
CSDL sách: 67.615 nhan đề phản ánh 164.308 bản sách. CSDL luận văn: 2.864
nhan đề phản ánh 4.757 luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ. CSDL CD-ROM,
VCD, DVD: 937 nhan đề phản ánh 1.860 bản. CSDL tên báo – tạp chí: 584
biểu ghi. CSDL trích báo – tạp chí: 12.631 biểu ghi bài trích trong đó có 9.203
bài trích được tóm tắt và 3.428 bài trích chưa được tóm tắt.
Kho báo – tạp chí gồm có: 75 tên báo và phụ san (trong đó tiếng Việt:
53 loại, tiếng Anh: 13 loại, tiếng Pháp: 4 loại, tiếng Hoa: 1 loại, tiếng Nga: 1
loại). 538 tên tạp chí, tập san (lưu và sử dụng thường xuyên), trong đó tiếng
Việt: 136 loại (sử dụng thường xuyên 82 loại), tiếng Nga: 78 loại (có 22 tạp chí
sử dụng thường xuyên), tiếng Anh: 230 loại (có 88 tạp chí sử dụng thường
xuyên, tạp chí quỹ Ford tặng: 143 tên tạp chí), tiếng Pháp: 66 loại (có 25 tạp
chí sử dụng thường xuyên), tiếng Đức: 4, tiếng Nhật: 1 loại sử dụng thường
xuyên.
3

Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn TP. HCM

Kho tài liệu tại cơ sở Đinh Tiên Hoàng gồm có: 86.628 bản, trong đó kho
đọc: 56.525 (trong đó giáo trình: 2.049 bản), kho mượn: 28.268 bản, kho hạn
chế: 1.835 bản.
Kho tài liệu tại cơ sở Thủ Đức gồm có: 81.736 bản, trong đó kho đọc:
31.640 bản, kho mượn: 19.691 bản, kho giáo trình: 13.316 bản, kho lưu :
17.089 bản.
Một số nguồn lực khác: Thư viện số, sách điện tử tiếng Anh.
(Nguồn trích: )
2.3. Tổ chức hành chính, nhân sự của Thư viện
 Cơ cấu tổ chức của thư viện
 Cơ cấu nhân sự: gồm 33 người
- 1 Giám đốc: chịu trách nhiệm trực tiếp trong hoạt động của thư viện.
- 1 Phó giám đốc chịu trách nhiệm gián tiếp và giúp việc cho giám đốc.
- Bộ phận thông tin: 15 cán bộ.
4

Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn TP. HCM
- Bộ phận nghiệp vụ: 5 cán bộ.
- Bộ phận phục vụ độc giả: 10 cán bộ.
- 2 Nhân viên.
II. Quá trình thực tập.
1. Lịch thực tập (11/11 – 27/12/2013)
STT Nội dung thực tập, địa điểm Thời gian thực tập Cán bộ hướng dẫn
1 Nghiệp vụ 11 – 15/11/2013 Tổ nghiệp vụ
2 Scan, xử lý file (ĐTH) 18 – 22/11/2013 và 9 –
13/12/2013
Anh Khiêm
3 Biên mục tài liệu điện tử 25 – 29/11/2013 Chị Yến
4 Tổng mục lục, thư mục, dịch
vụ (ĐTH)

2 – 6/12/2013 Chị Ngọc, Chị Thà
5 Phục vụ bảo quản tài liệu
(ĐTH – TĐ)
16 – 20/12/2013 Tổ phục vụ
2. Nội dung thực tập.
Trong thời gian 7 tuần thực tập (từ ngày 11/11 đến 27/12/2013) tại thư viện
trường, nhóm chúng tôi đã được làm quen với hầu hết các khâu nghiệp vụ của
thư viện như :
II.1. Nghiệp vụ
II.1.1. Đóng dấu, dán nhãn
 Địa điểm: tại phòng Tra cứu dữ liệu - Đinh Tiên Hoàng.
Cán bộ hướng dẫn: Chị Nguyễn Thị Hải và chị Vũ Thị Dung, Chị
Nguyễn Thị Hương.
 Quy trình thực hiện:
5

Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn TP. HCM
• Xử lý hình thức cho tài liệu tiếng Hàn, tiếng Anh và CD – DVD:
Tài liệu tiếng Hàn, tiếng Anh:
- Bước 1: Kiểm tra tài liệu (số lượng và chất lượng của tài liệu).
- Bước 2: Đóng dấu và dập số cho tài liệu.
- Bước 3: Ghi kí hiệu cho tài liệu.
- Bước 4: Cắt, dán nhãn cho tài liệu.
CD – DVD: Cắt, dán nhãn cho CD – DVD.
 Thuận lợi
- Được sự hướng dẫn nhiệt tình, chu đáo của cán bộ thư viện.
- Được làm việc trong phòng tra cứu dữ liệu rộng rãi, thoáng mát.
- Làm quen và biết được cách đóng dấu và dập số cho tài liệu.
- Biết cách dán nhãn cho tài liệu, CD – DVD.
 Khó khăn

- Lần đầu khi tiếp xúc với công việc còn chưa quen, vì vậy việc đóng dấu,
dập số cho tài liệu đang còn bị sai và lộn số, dấu đóng chưa được thẳng,
còn bị nhòe mực.
- Việc dán nhãn cho tài liệu còn bị nhầm và sai giữa các tài liệu với nhau,
dán nhãn chưa được thẳng và đẹp.
II.1.2. Phân loại tài liệu
 Địa điểm: tại phòng nghiệp vụ tại 2 cơ sở Đinh Tiên Hoàng và cơ sở
Thủ Đức.
Cán bộ hướng dẫn: chị Nguyễn Thị Hương, chị Đoàn Thị Hường.
6

Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn TP. HCM
 Quy trình thực hiện.
- Bước 1: Nhận tài liệu từ cán bộ thư viện.
- Bước 2: Định từ khóa, chủ đề cho tài liệu.
- Bước 3: Sử dụng khung phân loại DDC (phiên bản 14) để định kí hiệu
phân loại cho tài liệu.
 Thuận lợi
- Biết cách phân loại tài liệu theo khung phân loại DDC.
- Được làm việc trong môi trường yên tĩnh, và có sự giúp đỡ nhiệt tình
của cán bộ thư viện.
 Khó khăn
- Trong quá trình học, chưa được thực hành và tiếp xúc thực tế nhiều nên
còn gặp một số khó khăn trong khi định từ khóa, xác định chủ đề, kí
hiệu phân loại (định từ khóa còn chưa chính xác -> kí hiệu phân loại
sai).
 Ngoài ra, nhóm chúng tôi còn được tiếp xúc với các công việc
như là: lấy biểu ghi trên thư viện Quốc hội Mỹ về để biên mục,
biên mục tài liệu giấy, kiểm tra tài liệu khi mới nhập về thư viện
(các tài liệu thư viện mua, được tặng,…)

II.2. Scan tài liệu (số hóa tài liệu)
 Địa điểm: Tại phòng tra cứu dữ liệu – Đinh Tiên Hoàng.
Cán bộ hướng dẫn: Anh Lê Quốc Khiêm.
 Quy trình Scan tài liệu:
 Lựa chọn tài liệu số hóa hoặc nhận yêu cầu số hóa. Sau đó tiến hành
scan tài liệu bằng máy chuyên dụng.
7

Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn TP. HCM
- Bước 1: Khởi động máy Scan.
- Bước 2: Mở phần mềm Scan (Chọn HP solution trên màn hình máy
tính).
- Bước 3: Chọn Scan Picture hoặc Document Chọn nơi lưu tài
liệu Change settings (Chọn AdvancedOut put: 200 (đối với scan
bìa, 300 đối với scan nội dung và chọn màu là trắng đen đối với scan
nội dung).
- Bước 4: Tiến hành Scan.
- Bước 5: Kiểm tra, đối chiếu.
- Bước 6: Lưu tài liệu Scan.
- Bước 7: Nối file và chuyển dạng tài liệu sang file PDF và chỉnh sửa.
 Lưu ý :
- Đối với scan bìa thì sau khi scan xong thì chọn Finish để kết thúc,
đối với scan nội dung sau khi scan trang đầu xong chọn Add Page để
scan các trang tiếp theo cho tới khi hết.
- Khi scan phải đè sách sao cho ánh sáng không lọt vào (đặc biệt là
phần gáy sách).
- Khi scan phải để tài liệu cho thẳng, không quăn mép để tài liệu sau
khi scan không bị nghiêng, không bị đen.
- Với những sách khi scan đen trắng chữ quá mờ có thể điều chỉnh độ
sáng tối. Nếu không thể điều chỉnh thì tiến hành scan màu.

 Thuận lợi:
- Được sự hướng dẫn nhiệt tình của cán bộ thư viện.
8

Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn TP. HCM
- Phòng làm việc thoáng mát.
 Khó khăn:
- Có những tài liệu in không thẳng hàng gây khó khăn cho việc điều
chỉnh khi scan dẫn đến tài liệu bị xiên.
- Khi scan đè tài liệu không sát nên tài liệu còn bị đen.
- Mỗi lần chỉ scan được 1 trang tài liệu, nhiều lần máy scan bị hỏng, vì
vậy tiến độ scan còn chậm.
- Tốc độ scan của máy scan còn chậm.
- Ánh sáng xanh của máy scan và màn hình máy vi tính gây mỏi mắt
khi scan số lượng lớn.
- Âm thanh của máy scan gây khó chịu khi scan số lượng lớn.
II.3. Xử lý file tài liệu
 Địa điểm: Phòng tra cứu dữ liệu - Đinh Tiên Hoàng.
Cán bộ hướng dẫn : Anh Lê Quốc Khiêm

Quy trình thực hiện xử lý file:
- Nối các phần trang bìa, trang bìa lót, mục lục, lời cảm ơn, lời mở
đầu, nội dung, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục vào thành một
trang world hoàn chỉnh.
- Sửa font chữ sang font Time New Roman, cỡ chữ 13
- Chỉnh sửa lỗi chính tả, căn chỉnh trang lề phù hợp.
- Đánh số trang bắt đầu từ phần lời nói đầu.
- Tạo mục lục tự động.
- Chuyển sang file PDF.
9

Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn TP. HCM
 Thuận lợi:
- Được sự hướng dẫn nhiệt tình của cán bộ hướng dẫn.
- Phòng làm việc thoáng mát.
 Khó khăn:
- Khó khăn khi chỉnh sửa các trang có hình ảnh và có khung.
- Khi đổi sang Time New Roman một số chữ bằng tiếng Hoa và tiếng
Nga sẽ xuất hiện những kí tự lạ, khi đó phải tiến hành đổi font lại.
- Ở một số tài liệu, việc đánh dấu các đề mục không thống nhất và
không theo trình tự nên khi tiến hành xử lý file phải chú ý để chỉnh
sửa.
- Số lượng tài liệu nhiều, nên việc sửa lỗi chính tả còn sai sót.
II.4. Biên mục tài liệu điện tử
 Địa điểm: Phòng tra cứu dữ liệu – Đinh Tiên Hoàng
Cán bộ hướng dẫn: Chị Lê Thị Yến
 Quy trình biên mục tài liệu điện tử:
 Thư viện sử dụng phần mềm quản trị thư viện tích hợp Libol 6.0 để
biên mục tài liệu điện tử
- Bước 1: Từ các file tài liệu đã được cán bộ hướng dẫn cung cấp, sau
đó đăng nhập vào phần mềm và chọn phân hệ biên mục.
- Bước 2: Vào mục “Tạo mới” để tạo một biểu ghi chọn bài trích
báo tạp chí.
- Bước 3: Tiến hành biên mục tài liệu ở các trường như: trường 041,
100, 245, 246, 300, 653, 773, 856…
10

Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn TP. HCM
- Bước 4: Sau khi biên mục hoàn chỉnh biểu ghi, click chuột vào
“Xem” để kiểm tra biểu ghi đã biên mục xem có sai sót gì không.

- Bước 5: Sau khi kiểm tra xong thì click chuột vào “Cập nhật” để lưu
biểu ghi vào phần mềm của thư viện.
 Thuận lợi:
- Được sự hướng dẫn nhiệt tình của cán bộ thư viện.
- Phòng làm việc thoáng mát.
- Được thực hành trực tiếp với phần mềm libol, được tiếp xúc với tạp
chí chuyên ngành.
 Khó khăn:
- Vốn tiếng Anh còn yếu nên định từ khóa gặp nhiều khó khăn.
- Ở các trường đòi hỏi sự cẩn thận từng dấu chấm, dấu phẩy, khoảng
trắng nên còn sai sót nhiều chỗ.
- Việc biên mục tài liệu điện tử trên máy tính với số lượng nhiều gây
mỏi mắt.
 Lưu ý : Trước khi biên mục nên đặt các giá trị ngầm định cho các
trường 041 (mã ngôn ngữ); 100 (tác giả); 245 (nhan đề); 246
(nhan đề khác); 300 (mô tả vật lý); 516 (không có bản giấy); 653
(từ khóa); 733 (tên tạp chí).
II.5. Tổng mục lục, dịch vụ
 Địa điểm: tại phòng tra cứu dữ liệu – Đinh Tiên Hoàng.
Cán bộ hướng dẫn: Chị Trương Thị Ngọc và Chị Lê Thị Thà.
 Tổng mục lục (Tạp chí Khoa học xã hội)
Cán bộ hướng dẫn: Chị Trương Thị Ngọc.
11

Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn TP. HCM
 Quy trình thực hiện:
- Bước 1: Chọn tài liệu cần làm tổng mục lục.
- Bước 2: Đọc tài liệu nắm bắt thông tin, định từ khóa cho tài liệu.
- Bước 3: Điền các thông tin vào bảng mục lục theo hướng dẫn (Các
thông tin được mô tả trong tổng mục lục là: nhan đề, thông tin bổ

sung, tác giả, nguồn, số tạp chí, năm, từ khóa, ghi chú).
 Thuận lợi
- Biết được cách làm một tổng mục lục cho thư viện.
- Trong quá trình làm tổng mục lục luôn có cán bộ thư viện dõi theo
và sẵn sàng, nhiệt tình giúp đỡ.
 Khó khăn
- Tài liệu có nhiều nội dung, nên việc định từ khóa còn gặp khó khăn,
từ khóa định chưa được chính xác.
 Dịch vụ tra cứu tin theo yêu cầu
Cán bộ hướng dẫn: Chị Lê Thị Thà.
- Mục đích: đáp ứng yêu cầu tin của người dùng tin.
 Quy trình cung cấp thông tin theo yêu cầu
- Bước 1: Nhận yêu cầu tin.
- Bước 2: Nghiên cứu yêu cầu tin.
- Bước 3: Lập chiến lược tìm: tìm theo từ khóa, chủ đề,…
- Bước 4: Thực hiện việc tìm tin (tìm cơ bản, tìm nâng cao,…).
12

Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn TP. HCM
- Bước 5: Phân tích kết quả tìm.
- Bước 6: Chuyển kết quả tìm cho người sử dụng dưới 2 hình thức:
Danh mục tài liệu (có hoặc không có tóm tắt thông tin) và toàn văn
tài liệu.
 Thuận lợi
- Nâng cao kỹ năng tìm tin.
- Được sự hướng dẫn, giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ thư viện.
 Khó khăn
- Do chưa xác định đựợc yêu cầu tin của bạn đọc một cách chính xác
và đầy đủ nên khi tìm tin không bao quát hết chủ đề gây mất tin.
- Tài liệu tìm được có thể quá nhiều, nội dung rộng, khó xác định

được vấn đề, có thể gây nhiễu tin.
- Có những tài liệu được biên mục chưa đúng theo quy tắc, cần xem
xét cẩn thận, tỉ mỉ để chỉnh sửa những trường hợp sai sót.
II.6. Phục vụ, bảo quản tài liệu:
 Phục vụ bạn đọc
 Địa điểm: tại phòng phục vụ tại cơ sở Thủ Đức.
 Phục vụ bạn đọc – Phòng mượn về nhà.
Cán bộ hướng dẫn : Chị Lê Thị Nhuần – Anh Phan Văn Thắng
 Quy trình mượn tài liệu
- Bước 1: Kiểm tra thẻ SV.
- Bước 2: Làm thủ tục cho mượn tài liệu như: kiểm tra sách, kiểm tra
13

Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn TP. HCM
thông tin phiếu lõi sách, quét thẻ, quét sách.
- Bước 3: Giao tài liệu cho bạn đọc.
- Bước 4: Sắp xếp phiếu lõi sách theo số ĐKCB vào hộp phích và lấy
phiếu lõi sách đặt vào tài liệu.
 Thuận lợi
- Làm quen được với việc cho bạn đọc mượn tài liệu qua phần mềm
Virtua bằng cách quét mã vạch trên thẻ sinh viên và mã vạch trên tài
liệu.
- Biết cách sắp xếp, tổ chức kho tài liệu theo môn loại, BBK.
- Được anh chị vào kho hướng dẫn xếp sách rất nhiệt tình, cẩn thận.
- Tài liệu xếp theo nguyên tắc từ trên xuống dưới, từ trái qua phải, từ
trong ra ngoài nên rất dễ hiểu.
- Phiếu lõi xếp theo số thứ tự đăng ký cá biệt nên rất dễ tìm.
 Khó khăn
- Do chưa quen với việc sử dụng phần mềm nên nhiều lúc còn lẫn lộn
giữa việc bạn đọc trả sách và muợn sách.

- Việc xếp sách lại trên kệ lúc đầu gặp nhiều khó khăn do chưa quen
với kết cấu của kho tài liệu.
- Bạn đọc ra vào kho để tài liệu không đúng vị trí gây khó khăn cho
việc tìm kiếm tài liệu.
 Quy trình trả tài liệu
- Bước 1: Cán bộ thư viện làm thủ tục nhận trả tài liệu (Quét mã vạch
14

Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn TP. HCM
của tài liệu qua phần mềm Virtua).
- Bước 2: Tìm phiếu lõi sách đặt trả vào tài liệu.
- Bước 3: Xếp tài liệu lên kệ.
 Phục vụ bạn đọc tại chỗ - Phòng đọc.
Cán bộ hướng dẫn: Chị Phạm Thị Liên, Chị Đỗ Thị Dung.
 Quy trình mượn tài liệu
- Bước 1: Kiểm tra thẻ SV, giao chìa khóa tủ gửi túi xách (nếu có).
- Bước 2: Làm thủ tục cho mượn tài liệu như: Kiểm tra tài liệu, kiểm
tra các thông tin trên phiếu lõi sách (xem thử sinh viên có điền đúng
và đầy đủ thông tin trong phiếu lõi sách chưa), quét thẻ, quét sách.
- Bước 3: Giao tài liệu cho bạn đọc.
 Quy trình trả tài liệu
- Bước 1: Làm thủ tục trả tài liệu như: kiểm tra tài liệu, quét sách, tìm
và đặt phiếu lõi sách vào tài liệu.
- Bước 2: Nhận lại chìa khóa, trả lại túi xách (nếu có), trả lại thẻ SV
hoặc thẻ TV cho bạn đọc.
- Bước 3: Xếp trả tài liệu vào kệ sách.
 Thuận lợi
- Làm quen được với việc cho bạn đọc muợn tài liệu qua phần mềm
Virtua bằng cách quét mã vạch trên thẻ sinh viên và mã vạch trên tài
liệu.

15

Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn TP. HCM
- Biết cách sắp xếp, tổ chức kho tài liệu theo môn loại, BBK.
- Được anh chị vào kho hướng dẫn xếp sách rất nhiệt tình, cẩn thận.
- Tài liệu xếp theo nguyên tắc từ trên xuống dưới, từ trái qua phải, từ
trong ra ngoài nên rất dễ hiểu.
 Khó khăn
- Do chưa quen với việc sử dụng phần mềm nên nhiều khi còn lúng
túng, lẫn lộn giữa việc trả sách và mượn sách của bạn đọc.
- Nhiều lúc quên không quét thẻ sinh viên khi sinh viên vào mượn tài
liệu.
 Bảo quản tài liệu
Cán bộ hướng dẫn: Chị Phạm Thị Liên, Chị Đỗ Thị Dung và Anh Phan
Văn Thắng.
 Quy trình bảo quản tài liệu
- Bước 1: Chọn và rút tài liệu cần bảo quản ra khỏi kệ.
- Bước 2: Phân loại mức độ hư hỏng.
- Bước 3: Tiến hành sửa chữa tại TV: lột bỏ lớp keo cũ, dán keo, khâu
sách, làm bìa và gáy sách.
- Bước 4: Kiểm tra tài liệu sau bảo quản.
- Bước 5: Dán lại mã vạch, ký hiệu xếp giá.
- Bước 6: Xếp trả tài liệu vào kho.
 Thuận lợi
16

Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn TP. HCM
- Biết cách sửa chữa tài liệu khi bị hư hỏng để có thể phục vụ bạn đọc
một cách tốt hơn.
 Khó khăn

- Nhiều tài liệu hư nhiều không có khả năng phục hồi, nhiều cuốn bị
mất trang.
- Khi dán keo, có thể đôi lúc bị dính keo vào tay, khó khăn cho việc
bảo quản.
- Khi làm thao tác khâu sách, còn lỏng, không chặt, khó cho việc làm
gáy sách.
- Phải cẩn thận hơn khi bảo quản tài để tài liệu không bị hư hỏng thêm
giúp cho việc phục vụ bạn đọc được lâu hơn.
III. Nhận xét đánh giá.
1. Phần tự nhận xét về trình độ chuyên môn nghiệp vụ và tác phong
làm việc của nhóm.
- Trong quá trình thực tập tại thư viện, nhóm chúng tôi đã có điều
kiện vận dụng những kiến thức được học trên lớp vào thực tiễn.
Nhờ sự giúp đỡ và chỉ bảo tận tình của anh chị cán bộ thư viện.
- Qua quá trình thực tập chúng tôi đã dần quen với môi trường làm
việc, rèn luyện được tác phong chuyên nghiệp: đi làm đúng giờ,
tập trung trong công việc…
- Bên cạnh những kết quả khả quan đã đạt được, nhóm nhận thấy
vẫn còn nhiều hạn chế trong công việc như: kĩ năng ngoại ngữ
còn yếu nên gặp nhiều khó khăn khi tiếp xúc với các tài liệu
ngoại văn. Nhất là khi biên mục cho tài liệu ngoại văn do ngoại
17

Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn TP. HCM
ngữ còn yếu nên khi định từ khóa còn sai nhiều và không bao
quát hết ý nghĩa của tài liệu. Khả năng tin học còn hạn chế nên xử
lí công việc chưa thành thạo.
2. Nhận xét về thư viện.
2.1. Ưu điểm.
 Về nguồn tài nguyên thông tin.

 Thư viện đã xây dựng cho mình một nguồn tài liệu khá phong phú và đa
dạng cả về nội dung và hình thức.
• Về nội dung: nguồn tài nguyên thông tin của thư viện rất phong
phú và đa dạng, bao gồm tài liệu về nhiều chuyên ngành khác
nhau thuộc lĩnh vực Khoa học xã hội (tài liệu tiếng Việt và tài
liệu ngoại văn).
• Về hình thức: Hình thức tài liệu mà thư viện cung cấp cho sinh
viên, giảng viên khá phong phú. Không chỉ đơn thuần cung cấp
tài liệu dưới dạng giấy mà hiện nay thư viện cũng rất chú trọng
đến việc cung cấp tài liệu dưới dạng điện tử cho người sử dụng.
 Ngoài loại hình tài liệu là sách, còn có tài liệu là báo, tạp chí, luận văn,
luận án, công trình nghiên cứu khoa học, các bộ sưu tập số…
 Việc cung cấp các hình thức tài liệu phong phú như vậy giúp cho người
sử dụng tiếp cận với nguồn tài liệu nhanh chóng, hiệu quả hơn.
 Chính sách của thư viện:
 Thư viện đã đưa ra một chính sách rất chi tiết, cụ thể. Ví dụ: chính sách
bổ sung (trong đó thư viện xác định mục tiêu, nguyên tắc bổ sung trong
đó quy định rõ ràng diện bổ sung: bổ sung mở rộng và bổ sung có trọng
điểm).
18

Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn TP. HCM
 Chính sách này sẽ là kim chỉ nam giúp thư viện thực hiện được đúng
đắn và hoàn thành tốt các chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu của mình;
đồng thời tham gia tích cực vào việc nâng cao chất lượng giảng dạy, học
tập tại trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn.
 Cán bộ thư viện:
 Đội ngũ cán bộ thư viện được đào tạo một cách bài bản, chuyên nghiệp.
Trong đó có 1 Tiến sĩ khoa học thư viện, 3 Thạc sĩ khoa học thư viện
và 1 học viên cao học quản lý giáo dụclà những người có kiến thức,

kỹ năng và kinh nghiệm về ngành thư viện.
 Thư viện có đội ngũ cán bộ thư viện trẻ, năng động, nhiệt tình trong
công việc, mỗi cán bộ thư viện có thể đảm trách nhiều khâu công việc
khác nhau. Ngoài ra, cán bộ thư viện còn được tạo điều kiện để học tập
nâng cao kiến thức chuyên môn nghiệp vụ.
 Tác phong của nhân viên thư viện: nhân viên có tác phong chuyên
nghiệp trong công việc như: đi làm đúng giờ, tập trung trong công việc,
hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Điều này giúp tạo môi trường làm
việc chuyên nghiệp và giúp thư viện ngày càng phát triển, hoạt động
ngày càng hiệu quả hơn.
 Các quy trình nghiệp vụ:
 Các quy trình nghiệp vụ của thư viện đều được triển khai và tiến hành
một cách bài bản, khoa học, chính xác. Hiện nay, thư viện đang sử
dụng phần mềm quản trị thư viện tích hợp Libol 6.0 và phần mềm
Virtua – là những phần mềm rất thông dụng, chuyên nghiệp để áp
dụng vào các hoạt động thư viện. Hầu hết, các quy trình nghiệp vụ của
thư viện đều được ứng dụng công nghệ thông tin. Chính điều đó đã
giúp cho hiệu quả công việc ở các khâu tăng lên; đồng thời, giúp cho
cán bộ thư viện có điều kiện tiếp cận với công nghệ và phần mềm
19

Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn TP. HCM
quản trị thư viện tích hợp hiện đại. Qua đó nâng cao được trình độ
chuyên môn và kỹ năng cho mình.
2.2. Hạn chế.
 Ngoài những ưu điểm kể trên, trong quá trình thực tập chúng em nhận thấy
thư viện có một số hạn chế sau:
- Kho sách được tổ chức theo hình thức kho mở nên người sử dụng vào kho
tìm sách. Do nhiều người sử dụng ý thức chưa cao nên trong quá trình vào
kho tìm tài liệu đã làm lộn xộn kho, cán bộ phải xếp lại khá vất vả.

- Lượng công việc trong thư viện rất nhiều nhưng số lượng cán bộ thư viện
còn hạn chế nên một cán bộ phải kiêm nhiều công việc với cường độ khá
cao.
IV. Ý kiến đề xuất.
- Thư viện nên có kế hoạch bổ sung nguồn tài liệu hợp lý, đồng đều cho các
chuyên ngành đào tạo nhằm thu hút nhiều hơn số lượng bạn đọc tới thư
viện.
- Thư viện nên đẩy mạnh công tác Marketing cho các sản phẩm, dịch vụ
hiện có trong thư viện, nhất là các dịch vụ có thu phí (scan, tìm kiếm thông
tin theo yêu cầu, dịch vụ internet, bán giáo trình học tập ) nhằm tạo thêm
kinh phí hoạt động cho thư viện. Thay vì thực hiện các hình thức
Marketing truyền thống đã có thì thư viện nên đẩy mạnh công tác
marketing online (nhanh chóng đưa blog của thư viện đi vào hoạt động,
facebook cũng nên cập nhật các thông tin, hình ảnh hoạt động mới, áp
dụng khảo sát bạn đọc ngay tại trang web của thư viện,…)
- Nếu có thể thì thư viện nên đề xuất với ban giám hiệu nhà trường để mở
rộng thêm phòng nghiệp vụ - thông tin thư mục để môi trường làm việc
được rộng rãi, thoải mái hơn, chất lượng công việc cũng được cải thiện
20

Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn TP. HCM
hơn.
- Cán bộ thư viện nên thường xuyên vào kho để nhắc nhở bạn đọc tìm và để
sách lại đúng vị trí của sách truớc khi lấy, và cũng nên huớng dẫn bạn đọc
cách tìm sách vì ở đầu mỗi kệ sách thư viện có ghi từng môn loại sách để
thuận tiện cho bạn đọc lúc tìm tài liệu. Ngoài các câu châm ngôn về sách
và thư viện, thì các lưu ý, nhắc nhở người dùng tin cũng nên được bố trí ở
nơi dễ nhìn thấy hơn thay vì dán ở phía trong các kệ sách.
- Thư viện nên tổ chức Hội nghị bạn đọc để trực tiếp nhận được ý kiến phản
hồi từ người dùng tin. Có thêm thời gian để giao lưu, hiểu được người

dùng tin muốn gì, cần gì thay vì chỉ hỏi trên phiếu khảo sát và không nhận
được câu trả lời thật lòng và đúng với thực tế.
- Tốc độ đường truyền của thư viện còn chậm Vì vậy thư viện cần nâng
cấp đường truyền mạnh hơn để có thể đáp ứng đầy đủ và nhanh chóng các
nhu cầu của sinh viên cũng như trong công công việc của cán bộ thư viện
(hay bị rớt mạng ở khâu phục vụ: khi bạn đọc đã trả sách rồi nhưng trong
phần mềm quản lý vẫn còn lưu tài khoản nợ sách của bạn đọc, trong khi họ
đã trả. Trường hợp này cán bộ thư viện nên vào kho tìm và kiểm tra lại
xem bạn đọc đã trả chưa. Nếu đã tìm được trong kho thì nên giải quyết sao
cho phù hợp, tránh những thủ tục rườm rà, bạn đọc cảm thấy rắc rối nên
“thà nộp phạt còn hơn”. Như thế sẽ tạo hình ảnh không tốt (quá cứng nhắc)
cho thư viện)
- Phát triển thêm các thị trường đầu ra cho các sản phẩm và dịch vụ của thư
viện: thư viện phải chủ động hơn nữa trong việc quảng bá hình ảnh của
mình cho bạn đọc biết đến, chủ động trong việc tìm các cơ quan tổ chức tài
trợ để phát triển các dịch vụ sản phẩm, chủ động trong việc giới thiệu,
phục vụ nhiệt tình và cởi mở các dịch vụ sản phẩm của mình chứ không
phải khi bạn đọc, người dùng tin gửi yêu cầu thì mới phục vụ.
V. Thuận lợi, khó khăn và kết quả đạt được trong quá trình thực tập
21

Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn TP. HCM
1. Thuận lợi:
- Cơ sở vật chất hiện đại, trang thiết bị đầy đủ, hiện đại, tạo điều kiện cho
nhóm chúng tôi được thực hành đầy đủ và tốt các công việc có liên quan
đến chương trình học.
- Nhóm nhận được sự quan tâm, hướng dẫn tận tình của các anh chị cán bộ
thư viện.
- Nhóm được làm bài tập thực tế lập kế hoạch Marketing cho sản phẩm,
dịch vụ của thư viện Củng cố lại kiến thức đã học và tạo cơ hội cho

các bạn phát huy khả năng sáng tạo.
- Được làm việc trong một môi trường chuyên nghiệp, năng động và thân
thiện, bầu không khí thoải mái vui vẻ.
- Tập cho nhóm có tác phong làm việc chuyên nghiệp, là cơ hội cho các bạn
thể hiện, phát huy khả năng của mình trong công việc và vận dụng kiến
thức lý thuyết vào thực tiễn.
- Giúp nhóm có thể định hướng được các kiến thức, kỹ năng cần thiết cho
công việc sau này.
2. Khó khăn:
- Kiến thức, kỹ năng còn hạn chế, kinh nghiệm làm việc chưa nhiều nên còn
mắc phải nhiều sai sót trong quá trình thực hiện các công việc.
- Trình độ ngoại ngữ còn hạn chế do vậy gặp nhiều khó khăn trong quá trình
làm việc ở một số khâu: biên mục tài liệu ngoại văn, định ký hiệu phân
loại, tìm kiếm thông tin theo yêu cầu …
- Khả năng làm việc của nhóm còn thụ động, do chưa thích ứng kịp với môi
trường làm việc năng động, chuyên nghiệp.
3. Kết quả đạt được trong quá trình thực tập:
 Sau thời gian 7 tuần được thực tập tại thư viện Trường đại học KHXH &
NV, nhóm chúng tôi đã học hỏi được những kiến thức và kỹ năng cần
thiết cho mình:
22