Báo cáo thực tập: Bài toán quản lý bán hàng máy tính linh kiện và các thiết bị văn phòng dựa trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access và ngôn ngữ lập trình Visual Basic

LỜI NÓI ĐẦU
Trong những năm gần đây, đi đôi với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học  
kỹ thuật, tin học đã đi sâu ứng dụng vào mọi ngành nghề và các lĩnh vực khác nhau 
trong đời sống xã hội. Sự  phát triển của các quan hệ  kinh tế, sự  mở  rộng mạng  
lưới nghiệp vụ  và sự  tăng cường quy mô của nó, nhất là mạng Internet ra đời đã  
làm tăng cường vượt bậc khối lượng các luồng thông tin. Các sự kiện đó đang làm 
cho công việc quản lý trở  nên phức tạp. Cách quản lý dựa trên kinh nghiệm trực 
giác   không còn  đem  lại  hiệu quả   như   mong muốn.   Do  đó   phải  thiết  lập  một  
phương thức quản lý hiện đại hơn.
Tin học hoá công tác quản lý các đơn vị kinh tế, hành chính, trường học… là  
một trong những lĩnh vực quan trọng của tin học. Việc áp dụng tin học vào quản lý 
không những làm tăng đáng kể  về  năng suất và chất lượng lao động mà còn tạo 
điều kiện cho việc xây dựng một hệ  thống thông tin quản lý chặt chẽ, có cơ  sở 
khoa học và chính xác.
Là những sinh viên đang học CNTT, việc học tập, trang bị và tiếp thu các 
kiến thức về  tin học từ  thực tế  cũng như  công tác quản lý là cần thiết. Chính vì 
vậy mà dưới sự hướng dẫn của Thầy giáo, em đã bước đầu làm quen với việc tìm 
hiểu, phân tích và vận dụng những kiến thức đó vào thực tế.
Bài toán mà em đi tìm hiểu, phân tích là bài toán quản lý bán hàng máy tính  
linh kiện và các thiết bị văn phòng dựa trên hệ quản trị CSDL Microsoft Access và  
ngôn ngữ lập trình Visual Basic.
Trong thời gian thực tập em đã cố  gắng tìm hiểu về  Hệ  quản trị  CSDL  
Microsoft Access và ngôn ngữ lập trình Visual Basic nhưng với kiến thực còn hạn 
chế  nên chương trình của em không tránh khỏi những thiếu sót, bất cập và chưa 
hoàn thiện. Em rất mong được sự  đóng góp ý kiến của các Thầy giáo, Cô giáo và  
bạn bè để em có thể hoàn thiện được chương trình mà thực tế đòi hỏi.
Em xin cảm ơn những ý kiến đóng góp chân thành của thầy cô, bàn bè. Đặc  
biệt hơn em xin chân thành cảm ơn Thấy giáo Nguyễn Trung Tuấn đã hướng dẫn 
và giúp đỡ tận tình em để em hoàn thành công việc trong lần thực tập này.
Hà nội, Ngày    tháng    năm 2008

Sinh viên thực tập: Hoàng Danh Tuyên

2


CHƯƠNG I
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG  TY CỔ PHẦN HỢP 
TÁC ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN NHÂN LỰC QUỐC T Ế.
1. Giới thiệu tổng quan về hoạt động Công ty Cổ phần hợp tác đầu tư 
và phát triển nguồn nhân lực quốc tế:
Tên Công ty: CÔNG TY CỔ  PHẦN HỢP TÁC ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN NHÂN 
LỰC  QUỐC TẾ.

Tên tiếng Anh: INTERNATIONNAL DEVELOPMENT LABOUR RESOURCES AND 
CO – OPERATIVE TRAINING JOINT STOCK COMPANY 

Tên viết tắt: INDELATRAIN.,JSC 
Tên  giao dịch: TDC
Văn phòng giao dịch:  21H17, tập thể Đại học Sư phạm I Hà Nội, đường Phan Văn 
Trường ­ Phường Quan Hoa – Quận Cầu Giấy – Thành phố Hà Nội
Vốn pháp định   

1.000.000.0000 VNĐ (một tỷ đồng chẵn)

Số tài khoản VNĐ: 1507201027449
Mở tại Ngân hàng Nông nghiệp & PTNT  chi nhánh Cầu Giấy
Ngày thành lập:   Ngày 19 tháng 09 năm 2003.
Công ty hoạt động trong lĩnh vực buôn bán máy tính và các thiết bị  văn  
phòng, xây dựng hệ  thống mạng, làm các dự  án về  CNTT, xây dựng phần mềm,  

phần cứng và đào tạo tin học.

3


Với đội ngũ cán bộ, nhân viên là những sinh viên mới ra trường, đầy sức 
sáng tạo, năng động nên công ty luôn đề ra mục tiêu phát triên rộng rãi mạng lưới 
kinh doanh của công ty, với trang thiết bị dịch vụ đồng bộ cho đội ngũ nhân viên và  
các hệ  thống văn phòng, nhằm tạo nên sự  nhanh chóng chính xác trong khâu mua  
bán hàng với tất cả các khách hàng tạo dựng lòng tin và uy tín của khách hàng đối  
với Công ty.
Hoạt động chung của Công ty: hàng ngày công ty nhập hàng hay xuất hàng 
thì thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép việc nhập xuất hàng hoá theo các chỉ tiêu số 
lượng, khi nhận chứng từ  nhập xuất hàng hoá thì thủ  kho kiểm tra và ghi vào sổ 
thực xuất và thực nhập để  cuối ngày thủ  kho chuyển các chứng từ  về  phòng kế 
toán.  Ở phòng kế toán sẽ có kế  toán chi tiết để  ghi tình hình nhập xuất hàng hoá  
theo hai chỉ tiêu cả về số lượng và số tiền. Đến cuối tháng phòng kế toán có trách  
nhiệm tính toán doanh thu lập bảng thông kê và tổng hợp báo cáo kết quả bán hàng 
của công ty.
Với những khách hàng gửi đơn đặt hàng qua bưu điện hoặc gọi điện thoại 
để mua hàng thì bộ phận bán hàng sẽ thương lượng để thống kê sau đó báo lại cho  
bộ phận quản lý kho hàng về mặt hàng cũng như  số lượng cần thiết để  chuẩn bị 
giao cho khách hàng sao cho đầy đủ và đúng hẹn. 
Với những khách hàng là cá nhân mua lẻ  thì bộ  phận bán hàng lập phiếu 
xuất và hoá đơn giá trị  gia tăng, còn với nhưng khách hàng mua với số lượng lớn 
thì bộ  phận hàng lập hợp đồng cung cấp hàng. Phương thức và điều kiện thanh 
toán tuỳ theo từng hợp đồng mà khách hàng có thể thanh toán trước hoặc ghi nợ.
Với những mặt hàng mới không có trong kho hàng của công ty, mà nhu cầu 
của khách hàng cao thì bộ  phận bán hàng của phòng kinh doanh sẽ  đề  xuất với  
giám đốc để giám đốc có kế hoạch kinh doanh mặt hàng đó.

Bộ  phận tài chính có trách nhiệm quản lý toàn bộ  tình hình tài chính xuất  
nhập của công ty. Mà trong quá trình kinh doanh hàng hoá nhập mua và xuất bán  
thường không theo một tiến trình nào đó, nó luôn biến động phụ thuộc vào yếu tố 
cung cầu của thị  trường, do vậy việc truy xuất dữ liệu phải đảm bảo được tính 
nhanh nhạy của hệ thống
4


                                                      

5


2. Sơ đồ tổ chức bộ máy hoạt động của Công ty.
Tổng số  nhân viên trong công ty là 15 người. Bao gồm các bộ  phận cấu  
thành:
* Ban Giám đốc                                                      
* Phòng Kế toán ­ Tài vụ 
* Phòng phần mềm
* Phòng Xuất nhập khẩu 
* Phòng Bán hàng 
* Phòng Kinh doanh Dự án 
* Phòng Kỹ thuật triển khai lắp thiết bị 
* Phòng Dịch vụ Bảo hành thiết bị 

3 người
2 người
15 người
1 người
2 người

2 người
2 người
3 người

Có đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và năng lực làm việc như công nghệ 
thông tin, kinh tế, tài chính và nhiều cộng tác viên là các Giáo sư, phó giáo sư, Tiến  
sĩ, Thạc sĩ, kỹ sư trong các lĩnh vực nói trên ở nhiều tỉnh, thành phố trong cả nước.  
Đội ngũ cán bộ được đào tạo chính qui, luôn được trang bị thêm kiến thức qua các  
khoá đào tạo kỹ thuật mới để nâng cao chuyên môn và  được thử thách qua các dự 
án thực tế  của công ty, bảo đảm làm chủ  được các công nghệ  tiên tiến nhất của  
thế giới trong lĩnh vực công nghệ, công nghệ thông tin, ứng dụng một cách có hiệu  
quả các tiến bộ khoa học đó vào kinh tế nước nhà.
  Bên cạnh đó công ty CTD chúng tôi còn có đội ngũ cộng tác viên là cán bộ,  
giảng viên, chuyên viên các Bộ Ngành luôn phối hợp cùng các cán bộ trong công ty 
về kỹ thuật, Marketing nhằm mục đích hỗ trợ và phát triển kinh doanh.

Ban Giám đốc

Phòng kinh doanh

Phòng kế toán

Phòng kỹ thuật

6

Tổ chức


3.  Chức năng nhiệm vụ từng phòng ban: 

Ban Giám đốc:
  Giám đốc là người có quyền cao nhất, chịu trách nhiệm chỉ  đạo toàn bộ 
hoạt động của công ty, thu thập thông tin và ý kiến từ  các phòng ban để  đưa ra 
những quyết định quan trọng và đứng đắn trong lĩnh vực kinh doanh giúp công ty  
ngày càng phát triển mạnh, và có nghĩa vụ cũng như quyền lợi đối với nhà nước.
Phòng kinh doanh:
Nhiệm vụ chính là khảo sát thị trường tìm ra các nguồn hàng và đối tác cho 
công ty, phòng kinh doanh còn đảm nhận cùng ban giám đốc đưa ra các văn bản 
điều hành trong việc nhập và bán hàng, giá cả và phương thức bán hàng kinh doanh  
hiệu quả nhất nhằm mở rộng mạng lưới thị trường, và các đối tác của công ty.
Phòng kế toán:
 Thực hiện các chế độ hoạch toán trong Công ty, giám sát vốn và thực hiện  
các chế  độ  khấu hao, bảo toàn vốn theo dõi cùng với phòng kinh doanh theo dõi  
quá trình nhập xuất các lô hàng và tính toán được hiệu quả  trong quá trình hoạt 
động kinh doanh của đơn vị mình.
Phòng Tổ chức:
Lên kế hoạch hoạt động, sắp xếp và giám sát lịch làm việc, thực hiện các 
chế độ và hoạch toán tiền lương cho nhân viên trong Công ty.

4. Nguyên tắc quản lý của Công ty là:
­ Hàng nhập do Nhà cung cấp của các Công ty sản xuất linh kiện máy tính 
chính hãng như: Asus, Foxcon, Intel, Gigabyte…theo hình thức đặt hàng số lượng.
­ Hàng bán ra:
Theo dõi số  lượng hàng bán ra với giá theo quy định của Công ty, của nhà 
sản xuất và theo giá chung của thị trường.
Theo dõi hàng tồn kho.
Theo chất lượng của sản phẩm (dõi bảo hành)
 

­ Công ty   có các hình thức tiếp thị, khuyến mại, tìm hiểu thị  trường, thị 

hiếu của khách hàng.
7


 

­ Khách hàng: ưu đãi với khách quen mua số lượng sẽ được giảm giá, luôn 

gây uy tín với khách hàng mới.

5. Các loại giấy tờ có liên quan đến Công ty:
Ngoài giấy phép kinh doanh do Nhà nước cấp thì Công ty còn có một số 
giấy tờ riêng như: ­ Phiếu nhập ( Hoá đơn nhập hàng)
­ Phiếu xuất (Hoá đơn bán hàng)
­ Giấy bảo hành….

8


CHƯƠNG II
KHẢO SÁT HỆ THỐNG BÀI TOÁN QUẢN LÝ BÁN HÀNG MÁY 
TÍNH VÀ THIẾT BỊ VĂN PHÒNG CÔNG  TY CỔ PHẦN HỢP 
TÁC ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN NHÂN LỰC QUỐC TẾ.

I.CÁC THÔNG TIN VÀO / RA CỦA HỆ THỐNG:
Hệ thống chương trình phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Giảm thiểu công sức, thời gian của con người.
Truy cập tìm kiếm nhanh chóng, thuận tiện, hiệu quả và chính xác.
Lập báo cáo nhanh chóng, chính xác giúp cho nhân viên kinh doanh đưa ra 

những phương án kinh doanh hợp lý và kịp thời.

1. Mục tiêu quản lý:
 

­ Theo dõi được hàng nhập vào.
­ Theo dõi được hàng bán ra.
­ Theo dõi được số lượng hàng tồn kho.
­ Theo dõi được vấn đề về bảo hành.
­ Theo dõi được vấn đến doanh thu của Công ty.

2. Đầu vào của hệ thống:
­ Thông tin Nhà cung cấp.
­ Thông tin mặt hàng.
­ Thông tin về khách hàng
­ Thông tin về hoá đơn nhập/ xuất.
­ Thông tin về bảo hành
3. Đầu ra của hệ thống:
­ Thống kê lượng hàng hoá tồn kho theo mặt hàng hoặc Nhà cung cấp.
­ Thống kê doanh thu của Công ty.
­ Thống kê hàng bảo hành, tình trạng bảo hành của khách hàng.
9


II. QUY TRÌNH QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY:
1.Hệ thống hiện tại:
Công ty kinh doanh máy tính nên thường phải nhập và bán rất nhiều chủng  
loại, linh kiện máy tính khác nhau và việc áp dụng công nghệ  thông tin vào việc 
quản lý dữ liệu chưa được triệt để nên công ty vẫn gặp nhiều khó khăn trong việc 
quản lý mua cũng như bán hàng, và những nhược điểm thường gặp là:

Thời gian chi phi cho việc truy xuất dữ liệu chậm cho nên không đáp  ứng  
được tính nhanh nhạy của thông tin.
Khi số lượng khách hàng mua cũng tăng lên với số lượng lớn thì việc kiểm  
tra hàng trong kho rất khó khăn, việc chờ đợi lâu và hơn nữa có thể nhầm lẫn gây  
ra sự khó chịu với khách hàng.
Đối với kế toán thì công đoạn lập hoá đơn thanh toán phải làm thủ công nên 
việc nhầm lẫn  giá cả  giữa các mặt hàng, tính nhầm hoá đơn là không thể  tránh 
khỏi.
Khi lãnh đạo cần báo cáo đột xuất về mặt hàng nào đó thì nhân viên phòng 
hành chính tổng hợp phải lấy số lượng thực tế tại kho và đối chiếu với kế toán 
kho, tổng hợp số liệu chứng từ liên quan để kết xuất thông tin cần thiết cho báo 
nên rất tốn thời gian.                                                                                                
Với thời kỳ hội nhập mở cửa thì mặt hàng máy vi tính là một trong những 
mặt hàng  bán khá chạy, đời sống nhân dân ngày được nâng lên đồng nghĩa với 
thời kỳ của CNTT dang bùng nổ. Từ đó hệ thống quản lý của Công ty ngày càng 
được hoàn thiện hơn.

2.Quy trình công việc của Công ty:
Đối tượng mua sắm của Công ty là tất cả mọi tầng lớp nhân dân, học sinh, 
sinh viên có nhu cầu mua sắm và sử dụng máy tính, các thiết bị  văn phòng có thể 
đến Công ty và tuỳ chọn cho mình một bộ máy tính ưng ý tuỳ theo yêu cầu và giá 
tiền khách hàng mong muốn và nhân viên kinh doanh sẽ tư vấn và giúp khách hàng.
Trong quá trình thanh toán: khách hàng thành toán với nhân viên kế toán của 
Công ty, kế  toán sẽ  viết hoá đơn trên đó có ghi rõ họ  tên, địa chỉ, điện thoại của 
10


khách hàng đồng thời ghi rõ mã mặt hàng, loại mặt hàng, tên mặt hàng, số lượng, 
đơn giá, ngày bán cộng với phiếu bảo hành của sản phẩm… Trên mỗi mặt hàng có  
dán mác, nhãn nhà sản xuất, năm ra đời sản phẩm…Ngoài ra Công ty còn chấp 

nhận khách hàng thanh toán bằng hình thức chuyển khoản.
Khi khách hàng chọn được một sản phẩm nào đó thì sẽ  có nhân viên giao 
hàng giao hàng đến tận nơi theo địa chỉ của khách hàng (Nhưng không quá 10km).
Cứ  hàng tháng nhân viên kinh doanh tiến hành kiểm kê các loại mặt hàng 
xem mặt hàng nào bán chạy nhất, mặt hàng nào tồn nhiều, theo dõi lượng khách 
hàng đến mua hàng tại Công ty, số lượng khách đến bảo hành đồng thời lập danh  
sách nhập hàng.
Tóm lại: Quy trình hoạt động của Công ty là nhập hàng, bán hàng và thống 
kê hàng tồn kho, thông kê doanh thu, theo dõi chất lượng của sảm phảm mình tiêu 
thụ, bám sát vào thực tế để đưa ra từng bước đi hợp lý cho Công ty ngày càng phát  
triển lơn mạnh. 

II. PHÁT BIỂU BÀI TOÁN QUẢN LÝ BÁN HÀNG:
 

Để  quản lý được một khối lượng hàng hoá lớn thì hệ  thống phải đáp  ứng  

được các yêu cầu: Dễ cập nhật, dễ tìm kiếm, dễ  tra cứu, dễ  sửa đổi ngoài ra hệ 
thống cần phải xử  lý được các lỗi và kiểm tra được tính đúng đắn của dữ  liệu 
ngay từ khi cập nhật
Để đạt được mục đích ta cần phải xác định được:
­ Đầu vào của hệ thống là thông tin về:
+ Thông tin về khách hàng.
+ Thông tin về mặt hàng.
+ Thông tin về Nhà cung cấp.
+ Thông tin về bảo hành.
­ Đầu ra của hệ thống: Căn cứ vào yêu cầu cụ thể mà ta có thể đưa ra 
những thông tin cần thiểt nhằm phục vụ một cách tốt nhất theo yêu cầu của quản 
lý. Đó là những không tin liên quan đến khách hàng, bào hành, tìm kiếm, doanh 
thu…

11


CHƯƠNG III
PHÂN TÍCH VÀ THẾT KẾ HỆ THỐNG BÀI TOÁN QUẢN LÝ 
BÁN HÀNG MÁY TÍNH VÀ THIẾT BỊ VĂN PHÒNG

A. CƠ SỞ LÝ THUYẾT
I.KHÁI NỆM VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU
1.Khái niệm: 
Cơ  sở  dữ  liệu là một hệ  thống thông tin có cấu trúc được lưu trữ  trên các 
thiết bị  lưu trữ  thông tin, dữ  liệu được lưu trữ  trong hệ  thống theo một cấu trúc 
nào đó được gọi tắt là cơ sở dữ liệu (CSDL).

2. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu:
Là một hệ thống phần mềm quản lý cơ  cở  dữ  liệu và tập các thao tác xử  lý  
dữ liệu.
Hệ  quản trị  cơ  sở  dữ  liệu rất quan trọng, nó như  là một bộ  diễn dịch với  
ngôn ngữ  bậc cao nhằm giúp người sử  dụng có thể  dùng được hệ  thống mà ít 
nhiều không cần quan tâm đến thuật toán chi tiết hoặc biẻu diễn ở trong máy.

3. Chức năng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu:
3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu bao gồm
­ Khai báo.
­ Định nghĩa
­ Nạp dữ liệu.

3.2. Cập nhật dữ liệu
­ Bổ xung vào cơ sở dữ liệu.
12

­ Loại bỏ dữ liệu vào cơ sở dữ liệu.
­ Sửa dữ liệu trong cơ sở dữ liệu.

3.3 Khai báo dữ liệu trong cơ sở dữ liệu:
­ Tìm kiếm thông tin cơ sở dữ liệu.
­ Kiết xuất thông tin theo yêu cầu.

II. KHÁI NIỆM HỆ THỐNG THÔNG TIN.
Hệ thống thông tin là một hệ thống được tổ chức thống nhất từ trên xuống 
dưới có chức năng tổng hợp các thông tin giúp các nhà quản lý quản lý tốt cơ  sở 
dữ  liệu của mình và trợ  giúp ra quyết định hoạt động kinh doanh. Một hệ  thống 
quản lý được phân thành nhiều cấp từ  trên xuống dưới và được chuyển từ  dưới 
len trên.
1. Nhiệm vụ và vai trò của hệ thống thông tin:
Hệ thống thông tin là phân hệ con của hẹ thống kinh doanh. Chức năng chính 
của hệ thống thông tin là xử lý thông tin của hệ thông.
Sự  phân chia này có tính phương pháp luận  chứ  không phải là sự  phân chia  
mang tính vật lý. Vì vậy quá trình xử lý thông tin tương tự như hộp đen gồm bộ xử 
lý, thông tin đầu vào, thông tin đầu ra và thông tin phản hồi của hệ thống.
Thông tin trong hệ thống kinh doanh gồm hai loại:
Thông tin tự nhiên: Là loại thông tin giữ  nguyên dạng khi nó phát trinh tiếng 
nói, công văn, hìnhn  ảnh… Việc xử lý thông tin này thuộc về  công tác văn phòng  
với kỹ thuật mang các đặc điểm khác nhau.
Thông tin có cấu trúc: Là thông tin được cấu trúc hoá với khuôn dạng nhất 
định thường biếu diễn dưới dạng sổ sách, bảng biếu quy định.

1.1. Nhiệm vụ của hệ thống thông tin:
­ Đối nội: Hệ  thống thông tin là cầu nối liên lạc giữa các bộ  phận của hệ 

kinh doanh. Nó cung cấp cho hệ tác nghiệp, hệ  quyết định các thông tin gồm hai  

13


loại nhằm: Phản ánh nội bộ  cơ  quan, tổ  chức trong hệ  thống và tình trạng hoạt 
động kinh doanh.
­ Đối ngoại: Hệ thống thông tin thu nhận thông tin từ môi trường ngoài, đưa 
thông tin ra ngoài. Ví dụ như thông tin về giá cả,  thị trường, sức lao động, nhu cầu  
hàng hoá…

1.2. Vai trò của hệ thống thông tin:
Hệ thông thông tin đóng vai trò trung gian giữa hệ thống và môi trường, giữa  
hệ thống con quyết định và hệ thông con tác nghiệp.
2. Quá trình phân tích thiết kế và cài đặt:
Quá trình phan tích và thiết kế  hẹ  thống bao gồm các công việc cần hoàn 
thành theo trình tự nhất địng có thể bao gồm các bước sau:
­ Xác định vấn đề và yêu cầu.
­ Xác định mục tiêu, ưu tiên.
­ Thiết kế logic (trả lời các câu hỏi làm gì ? hoặc là gì ? ) What ?
­ Thiết kế  vật lý (đưa những biện pháp, phương tiưện thực hiện nhằm trả 
lời câu hỏi: Làm như thế nào ? ) How ?
­ Cài đặt (lập trình).
­ Khai thác và bảo trì.
Tuy nhiên việc phân phối giai đoạn này tuỳ thhuộc từng phương pháp và chỉ 
có tính tương đối.
* Giai đoạn 1: 
Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án.
* Giai đoạn 2:
­ Phân tích hệ thống

Phân tích sâu hơn các chức năng, các dữ liệu của hoạt động cũ để đưa ra mô  
tả hoạt động mới (Giai đoạn thiết kế logic).
* Giai đoạn 3:
­ Thiết kế tổng thể:
Xác lập vai trò của môi trường một cách tổng thể trong hệ thống.
14


* Giai đoạn 4:
­ Thiết kế chi tiết, bao gồm các thiết kế và thủ tục. 
­ Thủ công.
­ Kiểm soát phục hồi.
­ Thiết kế cơ sở dữ liệu.
­ Các  module, chương trình.
* Giai đoạn 5:
­ Cài đặt, lập trình.
* Giai đoạn 6: 
­ Khai thác và bảo trì. 

III. PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG.
Quá trình phân tích các luồng dữ  liệu sẽ  giúp ta dễ  dàng xác định được các  
yêu cầu của công việc quản lý. Đó là sơ  đò mô tả, dịch các thông tin trong việc 
quản lý. Biểu đồ luồng dữ liệu nêu ra một mô hình về một hệ thống thông tin vân 
chuyển từ  một quá trình hay một chức năng nào đó trong hệ  thống sang một quá  
trình hay chức năng khác.

1. Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC)
Biều đồ  phân cấp chức năng là công cụ  khởi đầu để  mô tả  hệ  thống qua  
chức năng. Nó cho phép phân rã dần các chức năng từ các chức năng mức cao thành 
chức năng chi tiết nhỏ hơn và kết quả  cuối cùng ta thu được một cây chức năng.  

Cây chức năng này xác định một cách rõ ràng, dễ hiểu cái gì xảy ra trong hệ thống.
Thành phần của biểu đồ bao gồm:
­ Các chức năng: Được ký hiệu bằng hình chữ nhật trên có gán tên nhãn.
Tên

15


­ Kết nối: Kêté nối giữa các chức năng có tính chất phân cấp được ký hiệu  
bằng đoạn thẳng.
Ví dụ: Chức năng A phân rã thành các chức năng B,C,D.
A

B

C

D

Đặc điểm của (BPC):
+ Các chức năng được nhìn một cách khái quát nhất, trực quan, dễ hiểu, thể 
hiện tính cấu trúc của phân rã chức năng.
+ Dễ thành lập vì tính đơn giản: Vì nó trình bày hệ thống phải làm gì hơn là 
hệ thống làm như thế nào?
+ Mang tính chất tĩnh vì bỏ quan mối liên quan thông tin giữa các chức năng.  
Các chức năng không bị lặp lại và không dư thừa.
+ Rất gần gũi với sơ đồ tổ chức nhưng ta không đồng nhất nó với sơ đồ tổ 
chức, phần lớn các tổ chức của doanh nghiệp nói chung thường gắn liền với chức  
năng.

2. Biều đồ luồng dữ liệu (Sơ đồ luồng dữ liệu BLD)
Sơ đồ luồng dữ  liệu chỉ ra cách thông tin chuyển từ  một quá trình hay một  
chức năng này sang một quá trình hay chức năng khác trong hệ thống.
Tiến trinh (hoặc chức năng)
Được biểu diễn bằng một hình tròn hay ôvan trên sơ  đồ  trong đó có ghi  
nhãn tên các chức năng, làm thay đổ thông tin đầu vào theo một cách nào đó như tổ 
chức lại thông tin, bổ sung hoặc tạo ra thông tin mới.
Tiến trình được biểu diwnx bằng hình elíp, tên của tiến trình là động từ:

16


Luồng dữ liệu:
Là việc vận chuyển thông tin vào hay ra khỏi một tiến trình.
Luồng dữ  liệu được biểu diễn bằng mũi tên, chiều của mũi tên chỉ  hướng 
đi của dữ liệu, mỗi luồng dữ liệu đều có tên (Là danh từ) gắn với kho dữ liệu

Kho dữ liệu
Biều diễn cho thông tin cần lưu giữ  trong một khoảng thời gian để  một 
hoặc nhiều quá trình hoặc các tác nhân thâm nhập vào.
Nó được biều diễn bằng cặp đường song song chứa tên kho dữ  liệu. Chỉ 
kho dữ liệu được thông tin dữ liệu đi vào hặc đi ra từ kho dữ liệu được biểu diễn  
bằng mũi tên một chiều, chỉ kho được thâm nhập vào thông tin của nó được dùng  
để  xây dựng dòng dữ  liệu khác, đồng thời bản thân kho cũng cần phải được sửa  
đổi thì dòng dữ liệu được biểu diễn bằng mũi tên hai chiều.

Tác nhân ngoài:
Là một người, một tổ  chức bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu nhưng có một  
hình thức tiếp xúc với hện thống. Sự  có mặt của các tác nhân ngoài chỉ  rõ mối 
quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài. Nó là nới cung cấp thông tin cho hệ 

thống và là nơi nhân sản phẩm của hệ thống.
 Ký  hiệu của tác nhân ngoài là hình chữ  nhật, bên trong hình chữ  nhật có  
chứa tên (danh từ) của tác nhân ngoài:

Tác nhân trong

17


Là một tiến trình hoặc chuắc năng bên trong hệ thống. Nó được ký hiệu là 
một hình chữ  nhật thiếu một cạnh, bên trong chứa động từ  để  mô tả  tác nhân  
trong.

3. Mô hình thực thể liên kết.
3.1. Khái niệm:
Mô hình thực thể  liên kết là công cụ  thành lập lược đồ  dữ  liệu hay gọi là 
biểu đồ cấu trúc dữ  liệu (BCD) nhằm xác định khung khái niệm và các thực thể,  
thuộc tính và mối liên hệ giàng buộc giữa chúng. 
Mục đích xác định các yếu tố:
­ Dữ liệu nào cần xử lý.
­ Liên quan nội tại (cấu trúc)

3.2. Thực thể và kiểu thực thể.
Thực thể: là một đối tượng đợc quan tâm đến trong một tổ  chức, một hệ 
thống nó có thể là đối tượng cụ thể hay trừu tượng.
Kiểu thực thể là tập hợp hoặc một lớp các thực thể có cùng đặc trưng, cùng 
bản chất. thể  hiện thực thể là một thực thể  cụ  thể, nó là một phần tử  trong tập  
hợp hay lớp kiểu thực thể.
Biểu diễn thực thể bằng hình hộp chữ nhật trong đó có ghi nhãn hiệu kiều 
thực thể.

Ví dụ: Ta có các kiểu thực thể tương  ứng các nhãn khách hàng, ngành học,  
sách học.
Khách hàng

Ngành học

Sách học

Trong một bảng dữ liệu ta hình dung cả bảng là là kiểu thực thể, một dòng  
ứng với các bản ghi là thể hiện thực thể, các cột ứng với các thuộc tính của thực 
thể.

18


3.3. Liên kết và kiều liên kết:
Liên kết là sự kết nối có ý nghĩa giữa hai hay nhiều thực thể phản ánh một  
sự giàng buộc về quản lý.
Kiểu liên kết là lập các liên kết cùng bản chất giữa các kiều thực thể có tồn  
tại nhiều mối liên kết, mối liên kết xác định một tên duy nhất. Biều diễn các liên 
kết bằng một đoạn thảng nối giữa hai kiểu thực thể.
Các dạng, kiều kiên kết:
 

* Liên kết một ­ một (1 ­ 1): Giữa hai kiểu thực thể A, B là  ứng với một 

thực thể trong A có một thực thể trong B và ngược lại. Liên kết này còn gọi là liên  
kết tầm thường và ít xảy ra trong thực tế thông thường mang đặc trưng bảo mật, 
chẳng hạn một chiến dịch quảng cáo (phát động trong một dự án)
Phát động

1         1

Dự án

* Liên kết một ­ nhiều ( 1 ­ n ): Giữa hai kiểu thực thể A, B là ứng với một 
thực thể  trong A có nhiều thực thể  trong B và ngược lại  ứng với một  thực thể 
trong B chỉ có một thực thể trong A.
Nó biểu diễn nối bằng đoạn thảng giữa hai kiểu thực thể  và thêm trạc 3 
( hay còn gọi là chan gà ) về phía nhiều.
Ví dụ: Một lớp có nhiều sinh viện (sinh viên thuộc vào lớp).
Lớp học

1         n

Sinh viên

* Liên kết nhiều  ­ nhiều (n ­ n):  Giữa hai kiểu thực thể A,B là ứng dụng 
với một thực thể trong A có nhiều thực thể trong B. Biều diễn liên kết này bằng  
chân gà hai phía.
A

n         n

19

B


Để  biều diễn người ta dùng phương pháp thực thể  hoá bằng cách bổ  xung 

thực thể  trung gian để  biến đổi liên kết nhiều ­ nhiều thành hai liên kết một ­ 
nhiều. 
n

n

A

A/B

B

3.4. Các dạng chuẩn:
Chuẩn hoá: Quan hệ  chuẩn hoá là quan hệ  trong đó mỗi miền của một  
thuộc tính chỉ chứa giá trị nguyên tố, tức là không phân nhỏ được nữa.
­ Dạng chuẩn 1(1NF): Một quan hệ R gọi là chuẩn 1 NF nếu như  cá miền  
thuộc tính là miền đơn trị.
­ Dạng chuẩn 2 (2NF): Một dạng chuẩn là chuẩn 2 nếu như  nó là chuẩn 1 
và phụ thuộc hàm giữa khoá và các thuộc tính khác là phụ thuộc hàm sơ đẳng.
­ Dạng chuẩn 3 (3NF): Một dạng chuẩn là chuản 3 nếu như nólà chuẩn 2 và  
Quản lý bán hàng máy 
tính & thiết bị văn phòng

phụ thuộc hàm giữa khoá và các thuộc tính khác là phụ thuộc hàm trực tiếp.

B. BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU:
Theo dõi
Theo dõi
Theo dõi 
Theo dõi 

Nhập hàng
Bảo hành
Hàng bán
Hàng tồn Ề MẶT S
I. MÔ H ÌNH PHÂN C
ẤP CHỨC NĂNG V 
Ử LÝ:

Theo dõi
Doanh thu

Hoá đơn 
bán

Theo mặt 
hàng

Giấy bảo 
hành

Theo dõi 
chi phí

Hợp đồng

Theo dõi 
khách hàng

Theo Nhà
cung cấp

Tìm kiếm

Theo dõi 
thanh toán

Hoá đơn 
nhập

Tìm kiếm

Cập nhật 
nhập hàng

Tìm kiếm

Theo Nhà
cung cấp

Theo 
mặt 
hàng

Theo mặt 
hàng

Theo 
khách 
hàng

Theo khách 
hàng
20

Theo mặt 
hàng

Theo dõi 
công nợ
Theo dõi 
nguồn vốn


1. Biều đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh:
Chú thích:
         Kho dữ liệu
Chức 
năng

Tác nhân ngoài

Kho dữ liệu
        Chức năng

     Tác nhân 

21


           Luồng dữ liệu

Yêu cầu cung cấp hàng
Nhà cung cấp

Cung cấp hàng

               

Quản lý bán hàng 
máy tính, thiết bị 
văn phòng

Mua hàng

Khách hàng
Cung cấp hàng

22


2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh:
Thực hiện bảo hành

Hợp đồng thanh toán

Hoá đơn nhập

Giấy bảo hành

Đáp ứng Yc Khách hàng

2. Theo dõi 
bán hàng

1. Theo dõi 
nhập hàng

Yc Bảo hành

Hợp đồng 
nhập hàng

Mặt hàng

Khách hàng

Trả lời Yc

Nhà cung cấp

Yc mua hàng

Yêu cầu thanh toán

Hoá đơn bán

3. Theo dõi 
hàng tồn

4. Theo dõi 

bảo hành

Báo cáo

5. Theo dõi 
doanh thu

Thanh toán

Giấy bảo hành
Báo cáo

23


II. BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC DƯỚI ĐỈNH:

1. Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng theo dõi nhập hàng:

Mặt hàng

Nhà cung cấp

Hợp 
đồng

Thực 
hiện 
hợp 
đồng

1. Theo dõi 
nhập hàng

Hoá đơn nhập hàng

Báo cáo

2. Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng theo dõi xuất hàng:
                Mua hàng
Bán hàng

Khách hàng

Mặt hàng

2. Theo dõi 
bán hàng

Hoá đơn bán

Giấy bảo hành

24


25