Đề tài: Quản lý bán hàng và công nợ trên môi trường hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access

LINểIU

Ngynay, ngdngcatinhctrongvicqunlýdngnhkhụngcũn
xalvicỏcdoanhnghip,cỏccụngty.Liớchmcỏcphnmmqunlýem
likhintakhụngthkhụngthanhntớnhhiuqucanú.
Chngtrỡnhqunlýhnghoỏvcụngn lmttrongnhngcụngvic
tngiphctpũihinhiuthigianvcụngsc.Khiqunlýũihis
chớnhxỏctuytitrongtớnhtoỏn,cpnhtthụngtinmtcỏchnhanhchúng,
thcthinciuús giỳpngiqunlýtitkimcthigian,cụng
sccngnh hiuqu caotrongcụngvic.Lnhngsinhviờnctrangb
nhngkinthccanghnhthụngtinqunlývinhngkinthcótipthuv
vndnglýthuytúvocụngvicthctinlxõydngphnmmqunlý
hnghoỏvcụngntiCụngtyCP XKĐÔNG NAM A HAMICÔ
Quamtthigianphõntớch,nghiờncuvbỏmsỏtthctemónmbt
ccụngviccthcachngtrỡnh.Kthpvilýthuytóhctrng
vinhucuthitthccachngtrỡnhcựngvis giỳp vhngdntn
tỡnhcathygiỏoTrnMnhTun.EmóxõydngcchngtrỡnhXây
dng Qunlý bán hàng vcụngn trờnmụitrngh quntr c s d liu

MicrosoftAccess.
Mcdựócúnhngcgng,cựngvisgiỳp cacỏcthycụgiỏo
nhngdothigiancúhn,trỡnhchuyờnmụn,kinthcvkinhnghimcũn
nontrnờnchngtrỡnhkhụngtrỏnhkhinhngthiusút.Emrtmongnhn
cs únggúpýkincacỏcthycụgiỏo,cabnbố emcúth hon
thinhnvmtkinth cvtiptcnghiờncuphỏttrinchngtrỡnh.
Emxinchõnthnhcmn!
Sinhviờn
TRÂN VĂN ĐịNH

1

CHƯƠNG 1:                  CƠ SỞ DỮ LIỆU
1.1 ­ KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ HỆ CƠ SỞ DỮ LIỆU
Cơ  sở dữ  liệu là tập hợp các dữ  liệu có mối quan hệ  với nhau được lưu  
trữ  trong máy tính theo một quy định nào đó, và được sử  dụng cho một số đông  
người sử  dụng... Họ có thể  cập nhập số  liệu của mình vào máy, lưu trữ, xử  lý  
phục vụ theo yêu cầu của mình. Cơ sở dữ liệu được thành lập từ  các tập tin cơ 
sở  dữ  liệu để  dễ  quản lý và khai thác, mỗi tập tin cơ  sở  dữ  liệu bao gồm các  
mẫu tin (Record) chứa một số thông tin về đối tượng.
Phần chương trình để có thể xử lý, thay đổi dữ liệu được gọi là Hệ quản 
trị  cơ  sở  dữ  liệu (Database management system). Hệ  quản trị  cơ sở dữ  liệu có 
một nhiệm vụ rất quan trọng, nó được coi như là một bộ diễn dịch  ( Interpreter) 
với ngôn ngữ bậc cao, nhằm giúp cho người sử dụng có thể dùng được hệ thống 
mà không nhất thiết phải biết tường tận các thuật toán, cũng như là cách lưu trữ,  
biểu diễn dữ liệu trong máy tính như thế nào. Việc tổ chức một hệ thống thông  
tin hay xây dựng một cơ  sở  dữ  liệu cho một ngành khoa học hoặc một ngành  
kinh tế nào đó càng ngày càng trở nên thông dụng, có thể phân loại như sau:
­ Tổ chức thông tin trong các bài toán khoa học kĩ thuật.
­ Kho dữ liệu trong hệ thống thông tin quản lý.
­ Tổ chức dữ liệu có cấu trúc phức tạp như các dữ liệu địa lý.
­ Cơ  sở  dữ  liệu trong các hệ  thống hỗ  trợ  công nghiệp, hỗ  trợ 
giảng dạy.
­ Tổ chức thông tin đa phương tiện, xử lý tri thức.
1.1.1. Ứng dụng trong các bài toán khoa học kĩ thuật
Các bài toán này có thuật toán khó, thường thì không đòi hỏi công cụ  tốt  
nhất về  tổ  chức dữ  liệu. Tuy nhiên, trong các bài toán phức tạp hơn, với nhiều 
dữ  liệu trung gian thì cách tổ  chức dữ liệu hợp lý là điều không thể  không nghĩ 
đến.

2

1.1.2. Cơ sở dữ liệu trong quản lý
Công tác quản lý không cần thuật toán phức tạp, nhưng đòi hỏi xử  lý  
nhiều dữ  liệu. Khối lượng lớn thông tin cần được tổ  chức có khoa học để  tiện  
cho quá trình xử  lý. Hình dung như  con người ta với khối lượng thông tin vừa  
phải còn bao quát được, chứ  quá nhiều thông tin không có tổ  chức làm sao mà  
xem hết được.
1.1.3. Các ngành khoa học không phải là công nghệ thông tin
Thí dụ như vật lý, hoá học, sinh học, ngôn ngữ... cũng có các nhu cầu cần 
lưu trữ, xử  lý dữ  liệu. Các cơ  sở  dữ  liệu riêng biệt này mang những đặc tính  
riêng của từng ngành. Các dữ  liệu về  địa lý, bao gồm các bảng số, các ảnh, các 
phương pháp truy nhập đến các kho dữ liệu... cần được tổ chức và xử  lý hợp lý.  
Các dữ  liệu địa lý, địa chất, thủy văn, môi trường... thường đòi hỏi các phương  
tiện nhớ có dung lượng lớn và được xử lý trên các bộ xử lý đặc biệt để đảm bảo  
tốc độ cao.
1.1.4.  Tổ chức lưu trữ và xử lý dữ liệu
Việc tổ chức lưu trữ và xử lý dữ liệu cũng có nhu cầu trong các ứng dụng 
có sử dụng hệ chuyên gia, người máy, xử lý các quá trình công nghiệp. Hơn nữa,  
trong đề án máy tính các thế hệ sau này, cơ sở dữ liệu có vị trí đáng kể. Riêng về 
nhu cầu này, cơ sở dữ liệu cần có khả năng cơ giới hoá việc tìm kiếm thông tin 
nhờ  cơ  chế  suy luận tự  động. Vấn đề  thời gian thực trong cơ  sở dữ  liệu được  
giả  quyết để  phù hợp với các hệ  thống công nghiệp, thời gian có thể  được thể 
hiện trong cơ sở dữ liệu thông qua hai cách:
­ Thời gian tương đối hệ  quản trị  cơ  sở  dữ  liệu, liên quan đến thay đổi  
trạng thái của cơ sở dữ liệu.
­ Thời gian tuyệt đối của môi trường được mô tả trong cơ sở dữ liệu, liên 
quan đến trạng thái của môi trường.
Kiến thức về cơ sở dữ liệu còn được dùng để tổ chức cơ sở tri thức, thiết  
lập hệ thống câu hỏi, chọn mô hình trong hệ  thống hỗ  trợ  giảng dạy, hay trong  

công nghệ dạy học.
1.1.5. Ứng dụng trong hệ thống đa phương tiện

3


  Việc xây dựng cơ  sở  dữ  liệu đa phương tiện không thể  không đề  cập 
giao diện người dùng trong cơ sở dữ liệu, đề  cập các nghiên cứu về quan hệ và  
sự  kiện, đề  cập việc tổ  chức các câu hỏi cho người sử  dụng. Người ta nhận  
thấy không có ngôn   ngữ  nào là đặc biệt quan trọng và  ưu điểm trội hơn hẳn,  
ngay  cả   ngôn  ngữ   đồ   thị.   Một  giao  diện  hiển   thị   thường   được   người   ta   ưa  
chuộng, với khả năng:
+ Đưa ra câu trả  lời dưới dạng hiển thị như đồ  thị, lược đồ, có tác dụng  
nhấn mạnh trực giác,
+ Có khả năng lựa chọn thông tin nhanh một cách tự nhiên, và nhanh chóng
+ Tìm kiếm trong cơ  sở  dữ  liệu theo phương thức con người  đã quen  
thuộc, chẳng hạn theo cách tìm sách trong các tủ sách của thư viện 
Trong số các giao diện người dùng, giao diện đa hình thái, giao diện dùng 
ngôn ngữ tự nhiên được quan tâm và nay cũng có nhiều kết quả tốt đẹp.
Tuy không được xây dựng như hệ thống tri thức hay hệ chuyên gia, cơ sở 
dữ liệu có thể mô tả và xử lý các tri thức. Một thế hệ mới của các cơ sở dữ liệu  
suy diễn, các tri thức xử lý được thể hiện dưới các dạng:
1. Tri thức tổng quát như các luật và sự kiện,
2. Các điều kiện thay đổi, hoặc kích hoạt dữ liệu,
3. Suy diễn các thông tin có liên hệ với các sự kiện và luật.
Ngoài ra, người ta còn đề  cập khía cạnh về  xử  lý các tri thức không đầy 
đủ.
* Cơ sở dữ liệu được thành lập từ các tập tin cơ sở dữ liệu để quản lý và 
khai thác. Mỗi tập tin cơ sở dữ liệu bao gồm các mẩu tin (Record) chứa một số 
thông tin về đối tượng.

Nhu cầu tích lũy và xử  lý các dữ  liệu đã nảy sinh trong mọi công việc,  
trong mọi hoạt động của con người. Một cá nhân hay một tổ  chức có thể  đã 
nhầm có một hệ  thống xử  lý dữ  liệu, cho dù cơ  chế  hoạt động của nó là thủ 
công và chưa tự     động hoá.
Một bài toán nhỏ cũng cần đến dữ liệu, nhưng không nhất thiết phải quản  
lý các dữ  liệu này theo các phương pháp khoa học. Do khả  năng tổng hợp của  

4


người xử  lý các, các dữ  liệu được lấy ra, được xử  lý mà không vấp phải khó  
khăn nào. Tuy nhiên khi bài toán có kích thước lớn hơn hẳn và số lượng dữ liệu  
cần phải xử lý tăng lên nhanh thì e rằng tầm bao quát của con người bình thường 
khó có thể quản lý hết được đấy là không kể đến một số loại dữ liệu đặc biệt,  
chúng đòi hỏi được quản lý tốt không phải vì kích thước mà vì sự  phức tạp của  
bản thân chúng.
Lúc bắt đầu công tác tự động hoá xử lý dữ  liệu, người ta sử dụng các tệp 
dữ  liệu nơi chứa thông tin và dùng các chương trình để  tìm kiếm, thao tác trên  
các dữ liệu của tệp đó. Đó tiền thân của các hệ thống cơ sở dữ  liệu. Tuy nhiên  
một vài người hiểu chưa chính xác về cơ sở dữ  liệu; họ coi các hệ quản trị là cơ 
sở dữ liệu. Việc coi các “tệp  dữ liệu” là cơ sở dữ liệu hoặc coi một phần mềm  
nào cho phép xử  lý dữ  liệu như  hệ quản trị  cơ sở dữ liệu... là nhìn nhận không 
chính xác. Để hiểu đầy đủ  các khía cạnh về hệ quản trị cơ sở dữ liệu, người ta  
cần được trang bị các khái niệm cơ bản.
Tổ chức việc xử lý dữ liệu một cách khoa học đòi hỏi con người sử dụng 
cơ sở dữ  liệu. Trên các hệ  thống máy lớn cũng như  các máy vi tính, phần mềm  
quản trị cơ sở dữ liệu phải có những đặc trưng để  người dùng có thể  phân biệt  
nó với chương trình thao tác đơn giản trên các dữ liệu.
 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu có phương pháp, công cụ để lưu trữ, tìm kiếm, 
sửa đổi và chuyển đổi các dữ liệu. Đó là các chức năng đầu tiên, được thực hiện  

theo các thuật toán hoàn thiện, đảm bảo được bảo vệ và đảm bảo việc thực hiện  
đạt hiệu quả.
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu có giao diện sử dụng cho phép người dùng liên 
hệ với nó. Nó cũng liên hệ với các bộ nhớ ngoài qua giao diện, qua các lệnh các 
ngôn ngữ người / máy. Người sử dụng dùng ngôn ngữ hỏi cơ sở dữ liệu để khai  
thác các chức năng của hệ  quản trị  cơ sở  dữ  liệu. Hệ  quản trị  trao đổi với các  
tệp cơ sở dữ liệu đang được lưu trữ trên phương tiện nhớ.
Mô tả dữ liệu được xem như việc xác định tên, dạng dữ  liệu và tính chất  
của dữ liệu. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác hẳn với hệ quản lý các tệp hay các  

5


tệp cơ  sở  dữ  liệu bởi lẽ nó cho phép mô tả  dữ  liệu theo cách không phụ  thuộc  
vào người sử dụng, không phụ thuộc vào yêu cầu tìm kiếm và thay đổi thông tin.
Tuy phân biệt được các hệ thống quản trị tệp với các hệ quản trị cơ sở dữ 
liệu, người ta vẫn nhìn nhận việc xử lý dữ liệu theo cách người ta đã quen dùng.  
Theo cách nhìn từ  bộ nhớ  ngoài đang lưu trữ  các dữ  liệu cho đến nơi có người  
yêu cầu xử lý dữ liệu, người ta thấy có các chức năng liên quan đến dữ liệu như:
­ Chức năng quản lý dữ liệu ở bộ nhớ phụ,  như hệ thống quản lý các tệp  
phân phối khoảng trống trên thiết bị nhớ.
­ Chức năng quản lý dữ  liệu trong các tệp, quản lý quan hệ  giữa các dữ 
liệu nhằm tìm kiếm nhanh. Đó là hệ truy nhập dữ liệu hay hệ thống quản trị dữ 
liệu theo cấu trúc vật lý của dữ  liệu. Do vậy chương trình ứng dụng thực hiện 
chức năng quản trị dữ liệu không thể quản lý dữ liệu một cách rõ ràng được.
­ Chức năng quản trị dữ liệu theo các ứng dụng. Nếu người sử dụng được  
phép mô tả dữ liệu, họ có thể diễn tả yêu cầu về dữ liệên màn hình toàn bộ  danh sách các khách 
hàng đã mua hàng của Công ty và thoát khỏi Form này khi hoàn thành công việc.

 Khi bạn nháy chuột vào nút Xem sẽ cho kết quả:

d) Danh sách nợ của khách hàng
58


Biểu mẫu này cho phép bạn xem danh sách các khách hàng nợ tiền Công ty  
và tìm theo tên khách hàng.

e.Báo cáo công nợ chi tiết

 

59


 2.3  Tìm kiếm
a) Tìm thông tin hàng theo tên 
Biểu mẫu này cho phép bạn tìm các thông tin về  mặt hàng theo tên hàng  
mà bạn muốn.

Khi bạn Click chuột vào nút Xem sẽ cho kết quả sau:

60


b)Tìm mặt hàng bán chạy nhất trong 1 khoảng thời gian
Biểu mẫu này cho phép bạn tìm các mặt hàng bán chạy nhất trong khoảng 
thời gian. 

Khi bạn Click chuột vào nút Xem sẽ cho kết quả sau:

61


3.Trợ giúp

62


  

63


KẾT LUẬN

 Trong quá trình làm đề tài, chúng em thu được những kết quả như sau:
­

Nắm vững và hiểu sâu hơn về cơ sở dữ liệu 

­

Làm quen với quá trình xây dựng một phần mềm từ khâu khảo sát đến quá  

trình phân tích, thiết kế chương trình và giải quyết bài toán trong thực tế 
Chương trình bước đầu đã có kết quả tốt, đã xậy dựng được một số Table, một 
số Form, truy vấn QBE, SQL, Macro và Report…đã đáp ứng được phần nào yêu 
cầu của bài toán.
 

  Do thời gian có hạn, kinh nghiệm và trình độ  lập trình chưa cao nên  

chương trình Quản lý hàng hoá và công nợ  của em không thể  tránh khỏi những  
thiếu xót. Vì vậy em rất mong nhận được sự  góp ý của thầy, cô, bạn bè, để 
chương trình của em ngày càng hoàn thiện hơn.
  

Cuối cùng em xin được gửi lời cảm  ơn tới các thầy cô giáo trong trường,  

các thầy cô giáo trong khoa, đặc biệt là thầy giáo Trần Mạnh Tuấn đã tạo điều 
kiện thuận lợi, hướng dẫn em thực hiện đồ án này.

64


NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.........................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.........................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.........................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.........................................................................................................
.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................
.........................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.........................................................................................................

65


MỤC LỤC
Trang
     Lời nói đầu
Chương 1: Cơ sở dữ liệu
1. Nhiệm vụ cơ bản   
2. Cơ cấu tổ chức và phân công trách nhiệm  
3. Quy trình xử lý và các dữ liệu xử lý
4. Đánh giá hiện trạng
5. Mục tiêu quản lý
6. Các thông tin của hệ thống
7. Yếu tố thành công
PHẦN 2. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG                                                        
1. Phân tích hệ thống về xử lý
2. Phân tích hệ thống về dữ liệu
PHẦN 3. THIẾT KẾ HỆ THỐNG                                                           
I. Lựa chọn ngôn ngữ, hệ quản trị
II. Thiết kế các bảng dữ liệu
1. Bảng Danh mục khách hàng
2. Bảng Danh mục nhà cung cấp
3. Bảng Phiếu thu
4. Bảng Phiếu chi

5. Bảng Nhập kho
6. Bảng Danh mục hàng hoá
7. Bảng chi tiết phiéu nhập kho
8. Phiếu xuất kho
9. Bảng Chi tiết phiếu xuất kho

1
2
2
2
3
5
5
5
9
10
10
13
17
17
17
17
18
18
19
19
20
20
21
21

66


III. Xây dựng chương trình chính
Công dụng các nút
1. Quản lý hàng hoá
2. Quản lý công nợ
3. Trợ giúp
Kết luận
Nhận xét

22
23
23
31
35
37
38

67