Hướng dẫn kê khai nghiên cứu khoa học

HƯỚNG DẪN KÊ KHAI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC
---------  --------1.

NHỮNG CHUẨN BỊ, LƯU Ý TRƯỚC KHI KÊ KHAI
1.1. Chuẩn bị file (tệp) minh chứng dạng PDF

Quý Thầy/Cô cần chuẩn bị file minh chứng cho sản phẩm nghiên cứu khoa học
gồm: Thông tin bìa (bìa của tạp chí, sách, kỷ yếu hội thảo, …); Nội dung (nội dung của bài
báo, bài đăng trong kỷ yếu hội thảo, …). Tất cả những thông tin này quý Thầy/Cô cần gom
chung thành 1 file PDF.
Để thực hiện, quý Thầy/Cô có thể sử dụng các phần mềm khác để tạo file PDF, hoặc
cách thông dụng và dễ nhất là quý Thầy/Cô sử dụng MS Word: Thầy/Cô có thể chụp hình
minh chứng và dán (paste) vào MS Word. Sau đó vào File  chọn Save As (như hình 1)
 đặt tên file (File name) (hình 2)  và dòng Save as type chọn PDF (như hình 2).

Hình 1: Menu chọn
File -> Save As

Hình 2: Cách save as thành file PDF từ MS Word

 Đề nghị cách đặt tên file (File name):
 Quý Thầy/Cô nên đặt có tiền tố năm học và loại sản phẩm (Bài báo - BB, Sách
- SA, Đề tài - DT, Tham luận - TL).

1


 Tên file nên viết hoa mỗi từ, không dấu, không khoảng trắng và không vượt
quá 150 ký tự (nếu vượt quá thì Quý Thầy/Cô viết tắt).
Ví dụ: Bài báo “Bảo mật trong mạng cảm biến không dây” kê khai ở năm học
2017-2018.

=> Tên file: 17-18_BB_BaoMatTrongMangCamBienKhongDay.pdf
1.2. Những ai kê khai
Nếu sản phẩm có nhiều thành viên thì chỉ cần tác giả chính kê khai cho toàn bộ các
thành viên trong nhóm. Các thành viên khác không cần phải kê khai lại.
1.3. Kê khai các trường (field) có liên quan ngày/tháng/năm
Những thông tin cần kê khai ngày/tháng/năm mà quý thầy cô không nhớ ngày thì
chọn ngày 01, không nhớ tháng thì chọn tháng 01.
Ví dụ: Kê khai thông tin ngày/tháng/năm trong năm 2018 mà không nhớ rõ ngày
nào, tháng tháng nào thì kê khai là 01/01/2018
1.4. Lưu ý:
 Phần tên thành viên:
Quý Thầy/Cô có thể gõ mã GV hoặc họ tên  hệ thống sẽ gợi ý danh sách thành
viên có liên quan (như hình 3), Thầy/Cô nên dùng chuột chọn vào tên thành viên tương
ứng.

Hình 3: Danh sách gợi ý tên GV của hệ thống

 Upload file minh chứng:
 Quý Thầy/Cô chọn vào nút Chọn file (PDF) để upload file minh chứng đã
chuẩn bị.
 Form upload hiện ra như hình 4  chọn nút Upload để tải file (PDF) minh
chứng lên hệ thống.
 Sau khi tải xong các file được upload sẽ hiển thị như hình 4.

2


Hình 4: Form upload & quản lý minh chứng

 Chọn file minh chứng trên hệ thống:

 Sau khi tải xong các file được upload sẽ hiển thị như hình 4.
 Quý Thầy/Cô double click (nhấp chọn 2 lần) vào file minh chứng để chỉ
định file nào là minh chứng cho sản phẩm mình đang kê khai.
 Sau đó quý Thầy/Cô sẽ thấy một đường dẫn xuất hiện như hình 5.

Hình 5: Chỉ định đường dẫn file minh chứng

2.

KÊ KHAI THÔNG TIN SẢN PHẨM NGHIÊN CỨU KHOA HỌC (BÀI BÁO,
ĐỀ TÀI, DỰ ÁN, SÁCH, THAM LUẬN)
Bước 1: Truy cập vào hệ thống theo địa chỉ />
Bước 2: Đăng nhập vào hệ thống (như hình 6): Username là địa chỉ email AGU và
Password là mật khẩu cũ của quý Thầy/Cô (trong trường hợp quên mật khẩu thì gửi mail
đến quản lý hệ thống để được cấp lại mật khẩu mới). Sau khi đăng nhập
thành công, người dùng sẽ nhìn thấy giao diện chính như hình 7.

3


Username là địa
chỉ email AGU

Password là mật
khẩu cũ của
Thầy, Cô đã sử
dụng từ năm
2016-2017

Hình 6: Form đăng nhập vào hệ thống

Hình 7: Giao diện chính sau khi đăng nhập thành công

Bước 3: Chọn vào nút Thêm Mới Sản Phẩm NCKH hoặc trên menu chọn Sản Phẩm
NCKH THÊM MỚI  chọn SẢN PHẨM NCKH (như hình 8) để kê khai thông tin. Mẫu
kê khai thông tin như hình 9.

Hình 8: Chọn chức năng kê khai sản phẩm NCKH từ menu

4


Hình 9: Form kê khai thông tin sản phẩm NCKH

Bước 4: Quý Thầy/Cô chọn loại (Bài báo, Tham luận, Sách, Đề tài) tương ứng (như
ở hình 9).
Bước 5: Kê khai thông tin chi tiết.
Bước 5.1. Kê khai bài báo
Bước 5.1.1: Quý Thầy/Cô điền đầy đủ thông tin theo mẫu (như hình 10) và
nhấn nút Lưu.

1

Hình 10: Mẫu kê khai thông tin bài báo khoa học

Bước 5.1.2: Lưu ý:
 Phần tên tạp chí (1):

5

 Khi gõ tên tạp chí hệ thống sẽ gợi ý danh sách các tạp chí liên
quan (như hình 8) Thầy cô nên dùng chuột chọn vào tên tạp
chí tương ứng.

Hình 11: Hệ thống gợi ý danh sách các tên tạp chí có sẵn trong hệ thống

 Phần tên thành viên (2): Xem mục 1.4.
Bước 5.2. Kê khai tham luận: Tương tự kê khai bài báo.
Bước 5.3. Kê khai sách: Tương tự kê khai bài báo.
Bước 5.4. Kê khai đề tài, dự án: Tương tự kê khai bài báo.
3.

THEO DÕI QUÁ TRÌNH PHÊ DUYỆT SẢN PHẨM
3.1. Danh sách sản phẩm đã kê khai và chờ kiểm duyệt
Quý Thầy/Cô chọn menu SẢN PHẨM NCKH chọn DANH SÁCH CHỜ KIỂM

DUYỆT (như hình 12) để xem danh sách đã kê khai (như hình 13).

Hình 12: Menu SẢN PHẨM NCKH

6


Hình 13: Danh sách sản phẩm NCKH đã kê khai chờ kiểm duyệt

Ở danh sách này (hình 13), quý Thầy/Cô thể xem lại chi tiết thông tin đã kê khai,
có thể chỉnh sửa nếu có sai sót hoặc có thể xóa nếu không muốn kê khai.
Tại giao diện này quý Thầy/Cô có thể tải bảng kê khai bằng cách nhấp vào nút Tải
bảng kê khai NCKH như hình 13. Sau đó in bảng kê khai và ký tên để nộp cho Phòng

Quản lý khoa học và Đào tạo sau đại học.
3.2. Danh sách sản phẩm NCKH chờ phê duyệt và đã kiểm duyệt
-

Để xem danh sách sản phẩm NCKH đã khai báo quý Thầy/Cô chọn menu SẢN
PHẨM NCKH  chọn DANH SÁCH CHỜ KIỂM DUYỆT (hình 12).

-

Để xem danh sách sản phẩm NCKH đã kiểm duyệt quý Thầy/Cô chọn menu SẢN
PHẨM NCKH  chọn DANH SÁCH ĐÃ KIỂM DUYỆT (hình 12).

3.3. Danh sách sản phẩm NCKH đã được phê duyệt
Quý Thầy/Cô chọn menu SẢN PHẨM NCKH  chọn DANH SÁCH ĐÃ PHÊ
DUYỆT (hình 12) để xem danh sách đã được phê duyệt.
3.4. Danh sách bị từ chối
7


Quý Thầy/Cô chọn menu SẢN PHẨM NCKH  chọn DANH SÁCH BỊ TỪ
CHỐI (như hình 12) để xem danh sách sản phẩm NCKH bị từ chối. Đối với các sản phẩm
NCKH bị từ chối quý Thầy/Cô cần liên hệ ngay với Phòng Quản lý khoa học và Đào tạo
sau đại học để biết thông tin chi tiết và tiến hành chỉnh sửa lại theo yêu cầu.

8


MỤC LỤC

NHỮNG CHUẨN BỊ, LƯU Ý TRƯỚC KHI KÊ KHAI ......................................................................1

1.

1.1.

Chuẩn bị file (tệp) minh chứng dạng PDF ....................................................................................1

1.2.

Những ai kê khai ...........................................................................................................................2

1.3.

Kê khai các trường (field) có liên quan ngày/tháng/năm ..............................................................2

1.4.

Lưu ý: ............................................................................................................................................2



Phần tên thành viên: ......................................................................................................................2



Upload file minh chứng:................................................................................................................2



Chọn file minh chứng trên hệ thống: .............................................................................................3

2. KÊ KHAI THÔNG TIN SẢN PHẨM NGHIÊN CỨU KHOA HỌC (BÀI BÁO, ĐỀ TÀI, DỰ ÁN,
SÁCH, THAM LUẬN) .................................................................................................................................3
Bước 5.1.

Kê khai bài báo ......................................................................................................................5

Bước 5.1.2:

Lưu ý: ............................................................................................................................5



Phần tên tạp chí (1):...................................................................................................................5



Phần tên thành viên (2): Xem mục 1.4. .....................................................................................6

Bước 5.2.

Kê khai tham luận: Tương tự kê khai bài báo. ......................................................................6

Bước 5.3.

Kê khai sách: Tương tự kê khai bài báo. ...............................................................................6

Bước 5.4.

Kê khai đề tài, dự án: Tương tự kê khai bài báo. ..................................................................6

3.

THEO DÕI QUÁ TRÌNH PHÊ DUYỆT SẢN PHẨM .........................................................................6

3.1.

Danh sách sản phẩm đã kê khai và chờ kiểm duyệt ..........................................................................6

3.2.

Danh sách đã kiểm duyệt và chờ phê duyệt ......................................................................................7

3.3.

Danh sách đã được phê duyệt ............................................................................................................7

3.4.

Danh sách bị từ chối ..........................................................................................................................7

9