Tài liệu Quản trị kinh doanh các sự kiện: Đại hội đồng cổ đông

BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG
o0o

QUẢN TRỊ KINH DOANH CÁC
SỰ KIỆN

ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN CTY CỔ
PHẦN ĐIỆN CƠ NĂM 2018

SINH VIÊN THỰC HIỆN

:NGUYỄN THỊ THANH HUYỀN

MÃ SINH VIÊN

:A29920

CHUYÊN NGÀNH

:DU LỊCH

NHÓM

:1

HÀ NỘI 2018


MỤC LỤC
CHƯƠNG 1. MỞ ĐẦU – LÝ THUYẾT VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN..............1

1.1 Sự kiện......................................................................................................1
1.2 Tổ chức sự kiện.........................................................................................1
1.3 Mục đích của việc tổ chức Sự kiện...........................................................1
1.4 Những hình thức sự kiện thường gặp.......................................................2
1.5 Vai trò quan trọng của tổ chức sự kiện đối với doanh nghiệp..................4
1.6 Các quy định và cách thức tiến hành họp Hội đồng quản trị và Đại hội cổ
đông ..................................................................................................................5
CHƯƠNG 2. NỘI DUNG SỰ KIỆN..............................................................11
2.1 Xây dựng chủ đề sự kiện.........................................................................11
2.1.1 Giới thiệu về công ty và sự kiện.......................................................11
2.1.2 Mục tiêu............................................................................................13
2.1.3 Ban tổ chức.......................................................................................13
2.1.4 Nhân lực hậu cần..............................................................................14
2.2 Xây dựng chương trình sự kiện..............................................................14
2.2.1 Chuẩn bị hồ sơ, gửi thư các cổ đông................................................14
2.2.2 Chuẩn bị hậu cần..............................................................................16
2.2.3 Tổ chức Đại hội Đồng cổ đông thường niên....................................16
2.3 Kế hoạch chi tiết.....................................................................................16
2.3.1 Chuẩn bị hồ sơ, gửi thư các cổ đông................................................17
2.3.2 Chuẩn bị hậu cần..............................................................................18
2.3.3 Tổ chức Đại hội cổ đông..................................................................18
2.4 Lập dự toán ngân sách sự kiện................................................................20
CHƯƠNG 3. KẾT LUẬN...............................................................................21
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................22


3


CHƯƠNG 1. MỞ ĐẦU – LÝ THUYẾT VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

1.1 Sự kiện
Sự kiện là những hoạt động quy tụ số lượng lớn công chúng, những người
tham gia tại một thời gian, địa điểm xác định đều được gọi là Sự kiện (sự kiện)
và người tổ chức ra những hoạt động này được gọi là những người làm sự kiện
hay còn gọi là tổ chức sự kiện.
1.2 Tổ chức sự kiện
Tổ chức Sự kiện là sự kiện được lên kế hoạch xây dựng và triển khai giúp
thu hút nhiều người tham gia và biết đến theo mục đích của người muốn tổ chức
sự kiện.
Các hình thức Sự kiện được chia thành các nhóm bao gồm:
– Sự kiện trong doanh nghiệp: Hội nghị, hội thảo, cuộc họp cổ đông, lễ khai
trương…
– Sự kiện của khách hàng: họp báo, lễ tri ân, các chương trình ca nhạc, giới
thiệu sản phẩm
– Sự kiện phi lợi nhuận : hoạt động từ thiện, quyên góp tiền, lễ hội…
1.3 Mục đích của việc tổ chức Sự kiện
Tổ chức các Sự kiện giúp quảng bá hình ảnh của công ty, giúp khách hàng
biết đến các dịch vụ sản phẩm công ty đang cung cấp. Mở rộng số lượng khách
hàng tiềm năng cũng như tăng lượng khách hàng hiện có giúp tăng doanh thu
cho công ty.
Mỗi sự kiện đều có mục đích và chủ đề riêng. Do đó, việc trùng lặp ý
tưởng giữa các sự kiện khác nhau sẽ ảnh hưởng đến chất lượng uy tín của buổi
sự kiện. Tùy theo quy mô sự kiện mà bạn lựa chọn địa điểm tổ chức cho phù
hợp, không gian đủ rộng để chứa hết khách mời tham gia sự kiện, phù hợp với
cách trang trí, bố trí thiết bị sân khấu.

4


1.4 Những hình thức sự kiện thường gặp

Đó có thể là một live show ca nhạc, một giải đấu Thể thao, một Lễ hội, một
hội nghị khách hàng, một lễ động thổ, một buổi lauching, một Opening
Promotions, những buổi thuyết trình đào tạo…
Live show
Live show thường là chương trình biểu diễn ca nhạc sống động, trực tiếp
và có quy mô lớn của một cá nhân doanh nghiệp nào đó đầu tư tổ chức. Mục
đích của live show là mang lại lợi nhuận và quảng cáo, có thể được tổ chức
trong các chương trình giải trí trên truyền hình.
Ngày nay, các hình thức của live show rất đa dạng, chủ yếu xuất phát từ
các ca sĩ muốn “ đánh bóng tên tuổi”. Từ các ca sĩ nổi tiếng muốn quảng bá hình
ảnh của mình ra nước ngoài đến các ca sĩ vô danh hay đang nhọc nhằn tìm kiếm
danh. Điều này dẫn đến nhiều ý kiến trái chiều từ cộng đồng về tổ chức live
show.
Giải đấu Thể thao
Giải đấu thể thao là cuộc tranh tài trong nhiều môn thể thao giữa các vận
động viên trong một quốc gia hay các quốc gia trong khu vực và trên toàn thế
giới, có thể tổ chức ở quy mô nhỏ, thời gian ngắn hoặc những giải đấu có kinh
phí tổ chức rất lớn và trong thời gian dài. Các giải đấu không chỉ có các vận
động viên mà còn là nơi thu hút mọi người đến tham gia các hoạt động bên lề,
có thể vui chơi, tham quan. Mục đích của giải đấu thể thao có thể là giao lưu
giữa các vận động viên, rèn luyện sức khỏe hoặc để nâng cao tinh thần đoàn kết,
hòa bình của toàn nhân loại.
Giải đấu thể thao là cuộc tranh tài trong nhiều môn thể thao giữa các vận
động viên trong một quốc gia hay các quốc gia trong khu vực và trên toàn thế
giới, có thể tổ chức ở quy mô nhỏ, thời gian ngắn hoặc những giải đấu có kinh
phí tổ chức rất lớn và trong thời gian dài. Các giải đấu không chỉ có các vận
động viên mà còn là nơi thu hút mọi người đến tham gia các hoạt động bên lề,
có thể vui chơi, tham quan. Mục đích của giải đấu thể thao có thể là giao lưu
5

giữa các vận động viên, rèn luyện sức khỏe hoặc để nâng cao tinh thần đoàn kết,
hòa bình của toàn nhân loại.
Festival
Festival là một sự kiện lớn có vai trò vô cùng quý giá trong cả một chuỗi
sự kiện, hoạt động nhằm kiến tạo thương hiệu địa phương. Festival, bản thân sự
ra đời, phát triển và tồn tại của nó không nhắm vào mục tiêu thương hiệu nhưng
lại là chất liệu đắt nhất, chính xác nhất, hiệu quả nhất để xây dựng một thương
hiệu địa phương, vùng và có thể là cả một quốc gia nơi diễn ra Festival đó.
Lễ hội

Lễ hội là một sự kiện văn hóa được tổ chức mang tính cộng đồng và
thường có liên quan đến tín ngưỡng, tôn giáo. “Lễ” là hệ thống những hành vi,
động tác nhằm biểu hiện sự tôn kính của con người với thần linh, phản ánh
những ước mơ chính đáng của con người trước cuộc sống mà bản thân họ chưa
có khả năng thực hiện. “Hội” là sinh hoạt văn hóa, tôn giáo, nghệ thuật của cộng
đồng, xuất phát từ nhu cầu cuộc sống.
Lễ hội là sinh hoạt văn hóa dân gian hầu như có mặt ở khắp mọi miền đất
nước. Nhiều lễ hội ra đời cách đây hàng nghìn năm đến nay vẫn được duy trì. Lễ
hội ở Việt Nam bao giờ cũng hướng tới một đối tượng thiêng liêng cần suy tôn
là nhân thần hay nhiên thần. Đó chính là hình ảnh hội tụ những phẩm chất cao
đẹp nhất của con người. Giúp con người nhớ về nguồn cội, hướng thiện và nhằm
tạo dựng một cuộc sống tốt lành, yên vui.
Hội nghị
Hội nghị là một cuộc họp có tổ chức nhằm bàn bạc công việc cụ thể nào
đó, có thể là trong một quốc gia hoặc các nước trên thế giới. Vấn đề đặt ra trong
hội nghị thường là các sự kiện mang tính cấp thiết hoặc tổng kết những kết quả
hoạt đổng của tổ chức, quốc gia

6

Các hội nghị quốc tế thường được tổ chức thường xuyên và được mọi
người quan tâm vì những quyết định của đại hội có ảnh hưởng lớn đến toàn cầu.
Các vấn đề hợp tác phát triển kinh tế, văn hóa, và an ninh giữa các nước thành
viên với nhau cũng như với các thành viên đối thoại sẽ được cộng đồng theo dõi
cũng như có những nhận định, đánh giá hiệu quả của hội nghị.
Hội chợ, triển lãm
Một chiến dịch marketing luôn bao gồm các thành tố như event, quảng
cáo, khuyến mại, truyền thông, các hoạt động khác nhau được hoạch định trên
cơ sở một khái niệm, ý tưởng và chủ đề thống nhất trước sau như một. Các hoạt
động ra mắt sản phẩm, kích hoạt, sampling, roadshow của các hãng lớn nhằm
giới thiệu sản phẩm mới hay xúc tiến bán sản phẩm của mình, bằng sự liên kết
hình ảnh, âm thanh ánh sáng, âm nhạc, hiệu ứng sân khấu, con người, các loại
hình nghệ thuật, các hành động gây chú ý cho đám đông.
Những hoạt động xúc tiến thương mại, công tác tiếp thị tổng hợp, hội chợ triển lãm là công cụ ưa thích
1.5 Vai trò quan trọng của tổ chức sự kiện đối với doanh nghiệp
Đối với một doanh nghiệp, việc lựa chọn kênh quảng cáo hiệu quả là một
bài toán rất khó khăn, vậy nên, bài toán giữa chi phí đầu tư quảng cáo và hiệu
quả thu lại sẽ được tính toán rất kỹ. Liệu hiệu quả quảng cáo mang lại có bù đắp
được chi phí hay không, có làm tăng doanh số bán ra? Sự lan tỏa thương hiệu có
đủ mạnh để đi tới người dùng mục tiêu hay không? Tất cả những câu hỏi đó sẽ
được cân đo đong đếm rất kỹ lưỡng.
Trong thời kỳ nền kinh tế đang phát triển, hội nhập như hiện nay, tổ chức
sự kiện là kênh tiếp cận, giao lưu với khách hàng mục tiêu nhanh chóng, chính
xác nhất. Việc tổ chức sự kiện giúp thúc đẩy, quảng bá đa chiều về thương hiệu
và sản phẩm, đồng thời tăng cường hơn nữa các mối quan hệ có lợi cho doanh
nghiệp. Ngoài ra còn quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp đối với xã hội một
cách trực tiếp, hiệu quả nhất.
7

Nhìn chung, tổ chức sự kiện có vai trò vô cùng quan trọng đối với sự phát
triển, tồn tại của một doanh nghiệp:
Giúp gia tăng sự chú ý của khách hàng mục tiêu đối với thương hiệu
Là kênh phát triển dịch vụ, sản phẩm của doanh nghiệp
Là một phương thức bày tỏ lòng cảm ơn với khách hàng, đối tác.
Là kênh thuyết phục khách hàng tiềm năng đến với doanh nghiệp của mình
Chính những lợi ích không ngờ đó, mà hiện nay việc tài trợ sự kiện, thuê agency
để tổ chức sự kiện, quảng bá thương hiệu đang là xu hướng rất phổ biến, được
áp dụng cho nhiều doanh nghiệp.
1.6 Các quy định và cách thức tiến hành họp Hội đồng quản trị và Đại hội
cổ đông
Ở trong tiểu luận này, chúng ta đi sâu vào các vấn đề trong việc tiến hành
cuộc họp Hội đồng cổ đông
Chuẩn bị cho cuộc họp
Chủ tịch Hội đồng quản trị (HĐQT) là người chịu trách nhiệm điều khiển
cuộc họp trừ trường hợp ủy quyền cho người khác. Người chịu trách nhiệm tiến
hành họp có trách nhiệm chuẩn bị những phần sau đây:
Lên danh sách người dự họp

Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông được lập dựa
trên sổ đăng ký cổ đông của công ty. Danh sách này phải lập xong chậm nhất ba
mươi ngày trước ngày khai mạc họp Đại hội đồng cổ đông nếu Điều lệ công ty
không quy định một thời hạn khác ngắn hơn.
Thông báo
Thông báo mời họp phải được gửi tới từng cổ đông hoặc các ủy viên
HĐQT để họ biết được ngày và địa điểm tổ chức cuộc họp.
Điều 100.1 của Luật Doanh nghiệp quy định Người triệu tập họp Đại hội đồng
cổ đông phải gửi thông báo mời họp đến tất cả cổ đông có quyền dự họp chậm

8


nhất 7 ngày làm việc trước ngày khai mạc nếu Điều lệ công ty không quy định
thời hạn. Thông báo được gửi bằng phương thức bảo đảm đến được địa chỉ
thường trú của cổ đông.
Luật Doanh nghiệp không quy định thời gian gửi thông báo đối với các
cuộc họp HĐQT hoặc những cuộc họp đại hội cổ đông bất thường, nhưng có thể
quy định điều này trong Điều lệ công ty. Tốt nhất nên gửi thông báo trước tối
thiểu là 2 tuần trước ngày họp để mọi người có thể thu xếp thời gian đến dự.
Chương trình
Theo Điều 99.1 và 100.2 của Luật Doanh nghiệp, chương trình dự kiến
của tất cả các vấn đề được thảo luận tại cuộc họp phải được gửi cho các ủy viên
HĐQT và các cổ đông, đồng thời với bản thông báo mời họp. Các ủy viên
HĐQT và các cổ đông có thể phản hồi về các vấn đề trong chương trình, và
chương trình sẽ được thay đổi tương ứng và gửi lại.
Các tài liệu làm cơ sở
Các tài liệu làm cơ sở phải được chuẩn bị cho từng vấn đề trong chương
trình. Nó bao gồm mọi thông tin cần thiết để người dự họp có thể hiểu rõ quyết
định về từng vấn đề trong chương trình. Nếu được, các tài liệu làm cơ sở phải
được gửi trước ít nhất 1 tuần so với ngày diễn ra cuộc họp để mọi người dự họp
có thể thu thập thêm thông tin hoặc phân tích thông tin trước khi cuộc họp diễn
ra.
Bố trí các điều kiện cho cuộc họp

Ngoài việc thu xếp địa điểm cuộc họp, người chịu trách nhiệm tổ chức
cần chuẩn bị thêm đồ ăn nhẹ và đồ uống, sẵn sàng cho cuộc họp, đặc biệt là đối
với những cuộc họp dự kiến kéo dài tới hơn 2 tiếng đồng hồ.
Ủy quyền & Giấy ủy quyền
Theo quy định tại điều 100.1 và 100.2 của Luật Doanh nghiệp, trong

trường hợp một cổ đông hoặc ủy viên HĐQT không thể dự họp được, người ấy
9


có quyền trực tiếp hoặc ủy quyền bằng văn bản cho một người khác dự họp.
Việc ủy quyền cho người đại diện dự họp Đại hội đồng cổ đông phải lập thành
văn bản theo mẫu của công ty và phải có chữ ký theo quy định. Người được ủy
quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông phải nộp văn bản ủy quyền trước khi vào
phòng họp. Giấy ủy quyền có thể chỉ ủy quyền cho người đại diện biểu quyết
các vấn đề cụ thể hoặc có thể ủy quyền cho người đại diện biểu quyết mọi vấn
đề phát sinh trong cuộc họp.
Cổ đông là tổ chức có quyền cử một hoặc một số người đại diện theo ủy
quyền thực hiện các quyền cổ đông của mình theo quy định của pháp luật;
trường hợp có nhiều hơn một người đại diện theo ủy quyền được cử thì phải xác
định cụ thể số cổ phần và số phiếu bầu của mỗi người đại diện.
Họp HĐQT và Họp Đại hội đồng cổ đông
Những vấn đề cần bàn tới trong cuộc họp HĐQT
HĐQT do các cổ đông bổ nhiệm vì thế đại diện cho các cổ đông và hoạt động vì
lợi ích cao nhất của các cổ đông. Các thành viên của HĐQT cần phải có kiến
thức toàn diện về các hoạt động của công ty. Thông thường, các cuộc họp của
HĐQT kéo dài hơn rất nhiều so với các cuộc họp Đại hội đồng cổ đông và thảo
luận một cách toàn diện về những chiến lược, những khó khăn và những kế
hoạch mở rộng, v.v… của công ty.
Đối với các công ty có nhiều cổ đông, các cuộc thảo luận trong một cuộc
họp HĐQT thường là bí mật trong khi các cuộc thảo luận trong một cuộc họp cổ
đông thì không.
Quyền và nghĩa vụ của HĐQT được nêu trong Điều lệ của công ty và tại
Điều 108.2 của Luật Doanh nghiệp, bao gồm:
a) Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh
hàng năm của công ty.

10


b) Kiến nghị loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán của từng
loại.
c) Quyết định chào bán cổ phần mới trong phạm vi số cổ phần được quyền chào
bán của từng loại; quyết định huy động thêm vốn theo hình thức khác.
d) Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn
theo quy định của Luật Doanh nghiệp hoặc Điều lệ công ty.
đ) Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ; thông qua
hợp đồng mua, bán, vay, cho vay và hợp đồng khác có giá trị bằng hoặc lớn hơn
50% tổng giá trị tài sản được ghi trong sổ kế toán của công ty hoặc tỷ lệ khác
nhỏ hơn được quy định tại Điều lệ công ty.
e) Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức giám đốc (tổng giám đốc) và cán bộ quản
lý quan trọng khác của công ty; quyết định mức lương và lợi ích khác của các
cán bộ quản lý đó;
g) Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty, quyết định thành
lập công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần
của doanh nghiệp khác.
h) Trình báo cáo quyết toán tài chính hàng năm lên Đại hội đồng cổ đông;
i) Kiến nghị mức cổ tức được trả, quyết định thời hạn và thủ tục trả cổ tức hoặc
xử lý các khoản lỗ phát sinh trong quá trình kinh doanh.
k) Quyết định giá chào bán cổ phần và trái phiếu của công ty; định giá tài sản
góp vốn không phải là tiền Việt Nam, ngoại tệ tự do chuyển đổi, vàng.
l) Duyệt chương trình, nội dung tài liệu phục vụ họp Đại hội đồng cổ đông, triệu
tập họp Đại hội đồng cổ đông hoặc thực hiện các thủ tục hỏi ý kiến để Đại hội
đồng cổ đông thông qua quyết định.
m) Quyết định mua lại không quá 10% số cổ phần đã bán của từng loại.
n) Kiến nghị việc tổ chức lại hoặc giải thể công ty.

o) Các quyền và nhiệm vụ khác quy định tại Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công
ty.
11


p) Giám sát, chỉ đạo giám đốc hoặc tổng giám đốc và người quản lý khác trong
điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty.
Những vấn đề cần bàn tới trong cuộc họp Đại hội đồng cố đông

Những vấn đề cần bàn tới tại những cuộc họp cổ đông được nêu trong Điều lệ
của công ty và tại Điều 96.2 của Luật Doanh nghiệp.
Các quyền và nghĩa vụ của Đại hội đồng cổ đông gồm:
a) Thông qua định hướng phát triển của công ty.
b) Quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại được quyền chào
bán; quyết định mức cổ tức hằng năm của từng loại cổ phần, trừ trường hợp
Điều lệ công ty có quy định khác.
c) Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên HĐQT, thành viên Ban kiểm soát.
d) Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng
giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty nếu Điều lệ
công ty không quy định một tỷ lệ khác.
e) Quyết định sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty, trừ trường hợp điều chỉnh vốn
điều lệ do bán thêm cổ phần mới trong phạm vi số lượng cổ phần được quyền
chào bán quy định tại Điều lệ công ty.
f) Thông qua báo cáo tài chính hằng năm.
g) Quyết định mua lại trên 10% tổng số cổ phần đã bán của mỗi loại.
h) Xem xét và xử lý các vi phạm của HĐQT, Ban kiểm soát gây thiệt hại cho
công ty và cổ đông công ty.
i) Quyết định tổ chức lại, giải thể công ty.
j) Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của Luật Doanh nghiệp và Điều lệ
công ty.

Những vấn đề được xem xét và thông qua trong cuộc họp Đại hội đồng cổ
đông thường niên bao gồm:
- Báo cáo tài chính hằng năm của công ty.
12


- Báo cáo của HĐQT đánh giá thực trạng công tác quản lý kinh doanh ở công ty.
- Báo cáo của Ban kiểm soát về quản lý công ty của HĐQT, giám đốc hoặc tổng
giám đốc.
- Mức cổ tức đối với mỗi cổ phần của từng loại.
- Các vấn đề khác thuộc thẩm quyền.

13


CHƯƠNG 2. NỘI DUNG SỰ KIỆN
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN
CTY CỔ PHẦN ĐIỆN CƠ NĂM 2018
- Ngày 20/5/2018
2.1 Xây dựng chủ đề sự kiện
2.1.1 Giới thiệu về công ty và sự kiện
Được thành lập từ ngày 31/12/1998 theo Quyết định số 88/1998/QĐ-BCN
của Bộ Công nghiệp, Công ty cổ phần Điện Cơ là một trong những đơn vị đầu
tiên trong ngành điện thực hiện việc tiến hành cổ phần hóa từ doanh nghiệp nhà
nước. Với số vốn điều lệ ban đầu là 25 tỉ đồng và hiện nay là 37,8 tỉ đồng được
đóng góp từ hơn 200 cổ đông của Công ty, mọi hoạt động sản xuất kinh doanh
của Công ty đều được kiểm soát chặt chẽ theo luật định.
Giới thiệu: Quá trình hình thành và phát triển:
Công ty CP Điện cơ tiền thân là Xí nghiệp Điện cơ thuộc Tổng Công ty
Điện lực TP Hồ Chí Minh - Doanh nghiệp thành viên của Tổng Công ty Điện

lực Việt Nam;
Ngày 31/12/1998, Bộ Công nghiệp đã Ban hành Quyết định số
88/1998/QĐ -BCN về việc chuyển Xí nghiệp Điện cơ thành Công ty CP Điện
cơ;
Ngày 27/12/1999, Công ty chính thức trở thành Công ty CP theo Giấy
chứng nhận ĐKDN số 0301900678 do Sở Kế hoạch và đầu tư TPHCM cấp lần
đầu với vốn điều lệ là 25 tỷ đồng;
Ngày 10/12/2007, Công ty đã được UBCKNN chấp thuận trở thành Công
ty đại chúng;
Hiện nay, Công ty hoạt động theo Giấy chứng nhận ĐKDN số
0301900678 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TPHCM cấp thay đổi lần thứ 13 ngày
13/05/2016, với vốn điều lệ là 37.802.980.000 đồng;
14


Ngày 22/06/2017, Công ty đã được chấp thuận đăng ký Chứng khoán theo
Giấy chứng nhận đăng ký chứng khoán số 128/2017/GCNCP-VSD do VSD cấp,
số lượng cổ phiếu đăng ký là 3.780.298 cổ phiếu;
Ngành nghề kinh doanh:
Thi công lắp đặt đường dây và trạm điện trên 110KV;
Lắp đặt hệ thống cấp, thoát nước, lò sưởi và điều hòa không khí;
Thi công lắp đặt đường dây, máy móc, trang thiết bị ngành viễn thông; lắp
đặt máy móc và thiết bị công nghiệp; lắp đặt hệ thống xây dựng;
Thiết kế hệ thống điện công trình dân dụng và công nghiệp;
Cung cấp vật tư, thiết bị cho các công trình đường dây, trạm điện và các
dịch vụ khác có liên quan;
Bán buôn xi măng, gạch xây, ngói, đá, cát, sỏi, kính xây dựng, gạch ốp
lát, thiết bị vệ sinh, vật liệu, thiết bị lắp đặt trong xây dựng, đồ điện gia dụng,
đèn và bộ đèn điện, máy móc, thiết bị điện, vật liệu điện, thiết bị và linh kiện
điện tử, viễn thông; Mua bán dây cáp, máy móc, trang thiết bị ngành viễn thông;

Sản xuất mô tơ, máy phát, biến thế điện, thiết bị phân phối và điều khiển
điện;
Sản xuất thiết bị điện chiếu sáng;
Gia công, chế tạo trụ điện và các phụ kiện điện, dây điện, cáp điện, thiết
bị điện. Sản xuất dây cáp, máy móc, trang thiết bị ngành viễn thông;
Sửa chữa phục hồi trụ điện và phụ kiện điện, dây cáp, cáp điện, thiết bị
điện;
Bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm và thiết bị viễn thông,
thiết bị nghe nhìn và thiết bị lắp đặt trong xây dựng;
Xây dựng công trình đường sắt và đường bộ, công trình công ích, công
trình đường dây, trạm điện, xây dưng dân dụng, công nghiệp, xây dựng công
trình kĩ thuật dân dụng;
Cho thuê kho, nhà xưởng, văn phòng.
15


2.1.2 Mục tiêu
Sự kiện Đại hội đồng cổ đông là cuộc họp của các cổ đông trong công ty
cổ phần diễn ra 1 năm một lần để tổng kết tình hình hoạt động kinh doanh, biểu
quyết về chiến lược và kế hoạch hoạt động trong tương lai, giải quyết các vấn đề
quan trọng liên quan đến đường lối phát triển hoặc bầu lại Chủ tịch hội đồng
quản trị khi chủ tịch cũ đã hết nhiệm kỳ.
2.1.3 Ban tổ chức
Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát
- Ông Trần Ngọc Thạch
Chủ tịch HĐQT
- Ông Vũ Huy Chiến
Trưởng Ban Kiểm soát
- Và Các thành viên của HĐQT, Ban kiểm soát Công ty CP Điện Cơ
Chịu trách nhiệm đưa ra các đường lối, chính sách để các bộ phận bên dưới

thực hiện
Ban Giám đốc
- Ông Đặng Minh Đại
- Ông Trần Đình Khôi Phó
- Ông Phạm Hoài Phương

Giám đốc Công ty
Giám đốc Công ty
Phó Giám đốc Công ty\

Trực tiếp chịu trách nhiệm nhận nhiệm vụ từ Hội đồng quản trị, phân công
công việc các bộ phận có liên quan
Phòng hành chính tổng hợp
Lên kế hoạch về các công việc tiến hành trong sự kiện
Trực tiếp tham gia vào các công việc nói trên, phối hợp với nhân sự phòng
Marketing để tiến hành theo kế hoạch
Phòng Marketing
Phối hợp với Phòng hành chính tổng hợp
Liên hệ, phối hợp cùng công ty tổ chức sự kiện, Khách sạn được thuê để
mọi việc được tiến hành một cách trơn tru
Công ty tổ chức sự kiện Daehan
Tổ chức các hoạt động diễn ra trước và sau ngày tổ chức sự kiện
16


2.1.4 Nhân lực hậu cần
Dự trù nhân sự:
Tất cả phòng Hành chính tổng hợp công ty: 10 người
Nhân viên phòng Marketing: 5 người
Nhân sự đối tác truyền thông: 5 người

Nhân sự khác là nhân viên thuộc công ty: 10 người
Công ty tổ chức sự kiện Daehan: 10 người
2.2 Xây dựng chương trình sự kiện
Thời gian
Chuẩn bị hồ sơ, gửi thư các cổ đông 1/5-17/5/2018
Chuẩn bị hậu cần 2/6-19/5/2018
Tổ chức Đại hội Đồng cổ đông thường niên 2-/5/2018
2.2.1 Chuẩn bị hồ sơ, gửi thư các cổ đông
Chuẩn bị hồ sơ
Công việc chuẩn bị hồ sơ này do Phòng Kế toán, phòng Hành chính cùng
tiến hành, dưới sự chỉ đạo của Giám đốc Công ty
1. Dự thảo Quy chế tổ chức và hoạt động tại Đại hội đồng cổ đông thường
2.
3.
4.
5.
6.

niên năm tài chính 2017
Báo cáo tình hình hoạt động năm 2017 của Hội đồng quản trị
Báo cáo kết quả hoạt động Công ty năm 2017 của Ban Tổng Giám đốc
Kế hoạch kinh doanh năm 2018
Báo cáo thẩm tra hoạt động Công ty năm 2017 của Ban Kiểm soát
Tờ trình miễn nhiệm thành viên Hội đồng quản trị kiêm Phó Chủ tịch Hội
đồng quản trị và danh sách ứng cử viên Hội đồng quản trị nhiệm kỳ IV

(2016 -2020)
7. Danh sách và tóm tắt sơ yếu lý lịch của ứng cử viên tham gia vào Hội
đồng quản trị nhiệm kỳ IV (2016 -2020)
8. Dự thảo Quy chế bầu bổ sung thành viên Hội đồng quản trị nhiệm kỳ IV

(2016 -2020)
9. Tờ trình thông qua Báo cáo tài chính năm 2017 đã được kiểm toán
10.Tờ trình tỷ lệ cổ tức đợt 2 năm 2017
17


11.Tờ trình kế hoạch cổ tức năm 2018
12.Tờ trình phương án phân phối lợi nhuận năm 2017
13.Tờ trình lựa chọn công ty kiểm toán năm tài chính 2018
14.Tờ trình sửa đổi Điều lệ tổ chức và hoạt động Công ty
15.Tờ trình sửa đổi Quy chế nội bộ quản trị công ty
16.Tờ trình phương án phát hành cổ phiếu cho cổ đông hiện hữu và phương
án phát hành cổ phiếu theo chương trình lựa chọn cho người lao động
17.Dự thảo Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông thường niên năm tài chính
2017
18.Mẫu đơn ứng cử thành viên Hội đồng quản trị
19.Mẫu đơn đề cử thành viên Hội đồng quản trị
20.Văn bản thành lập nhóm
21.Giấy xác nhận tham dự/ ủy quyền tham dự Đại hội
22.Mẫu Phiếu biểu quyết
23.Mẫu Thẻ biểu quyết
Danh sách Cổ đông
Thư ký hội đồng quản trị là bộ phận nắm thông tin, do đó, bàn giao thông
tin này cho Phòng Hành chính trực tiếp liên hệ. Phòng Marketing thiết kế mẫu
thư mời
Lập danh sách và thông báo mời họp đến cổ đông có quyền dự họp:
Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông được lập dựa
trên sổ đăng ký cổ đông của công ty.
Khi có quyết định triệu tập phải lập xong chậm nhất 30 ngày trước ngày
khai mạc họp Đại hội đồng cổ đông (trừ trường hợp trong Điều lệ công ty có

quy định một thời hạn khác ngắn hơn)
Thông báo mời họp phải được gửi tới địa chỉ thường trú của từng cổ
đông. Thông báo mời họp này phải được gửi đến tất cả cổ đông có quyền dự họp
chậm nhất 07 ngày trước ngày khai mạc Đại hội (trừ trường hợp Điều lệ công ty
có quy định thời hạn khác)
Gửi thư các cổ đông
Thư được gửi qua đường bưu điện, Phòng hành chính trực tiếp liên hệ với
Cổ đông qua điện thoại để xác nhận tham gia. Từ đó lên bản danh sách các cổ
đông tham gia, phục vụ cho việc tổ chức cũng như lên chi phí cho sự kiện
18


Tài liệu các cổ đông cần được chuẩn bị
Chương trình họp.
Tài liệu làm cơ sở.
Văn bản ủy quyền (nếu có).
2.2.2 Chuẩn bị hậu cần
Chương trình dự kiến của tất cả các vấn đề (trình bày dưới dạng các tờ
trình) được thảo luận tại Đại hội phải được gửi cho các cổ đông đồng thời với
bản thông báo mời họp. Các cổ đông có thể phản hồi về các vấn đề trong
chương trình, và chương trình có thể được thay đổi tương ứng và gửi lại.
Các tài liệu làm cơ sở phải được chuẩn bị cho từng vấn đề trong chương
trình. Nó bao gồm mọi thông tin cần thiết để người dự họp có thể hiểu rõ quyết
định về từng vấn đề trong chương trình.
Ngoài việc thu xếp địa điểm cuộc họp, người chịu trách nhiệm tổ chức
cần chuẩn bị thêm đồ ăn nhẹ và đồ uống, sẵn sàng cho cuộc họp, đặc biệt là đối
với những cuộc họp dự kiến kéo dài tới hơn 2 tiếng đồng hồ.
2.2.3 Tổ chức Đại hội Đồng cổ đông thường niên
2.3 Kế hoạch chi tiết
Bảng phân công công việc, tiến độ thực hiện được thể hiện theo các bảng dưới

đây
2.3.1 Chuẩn bị hồ sơ, gửi thư các cổ đông
Thời gian

Nội dung

Cách thực hiện

Ngày
1/5/2018

Họp Ban
giám đốc,
đưa ra lịch
trình chuẩn
bị hồ sơ

Tổ chức cuộc họp
bán giám đốc cùng
với Phòng kế toán
Phòng hành chính
tổng hợp liệt kê
danh sách những
văn bản trong bộ
19

Người chịu
trách nhiệm
Ban giám
đốc, Phòng

kế toán

Ghi chú
Công ty
thông báo
cho toàn bộ
nhân viên về
kế hoạch
chuẩn bị


hồ sơ cần chuẩn bị

Ngày 210/5/2018

Ngày
11/5/2018

Ngày 1215/5/2018

Ngày 1517/5/2018

Hoàn thiện
bộ hồ sơ:
Báo cáo tài
chính

Từ Báo cáo tài
chính đã được
kiểm toán, Phòng

kế toán đưa ra các
bộ hồ sơ cần
chuẩn bị

Trình ký và
Trình Giám đốc ký
in hồ sơ

Phòng kế
toán

Công ty cần
Kiểm toán
trong năm
nay

Giám đốc

Giám đốc và
kế toán
trưởng
duyệt hồ sơ
Chuẩn bị
slide trên
Office 2016

Chuẩn bị
slide trình
chiếu cho
bộ hồ sơ

trên

Phòng Hành chính
chuẩn bị silde
trình chiếu

Phòng hành
chính

Gửi thư
mời cổ
đông

Từ danh sách cổ
đông, tiến hành
gửi thư, gọi điện
để thông báo về sự
kiện này

Phòng hành
chính

2.3.2 Chuẩn bị hậu cần
Thời gian

Nội dung

Cách thực hiện

20

Người chịu
Ghi chú
trách nhiệm


Chi phí cần
Tính toán các chi Phòng
kế
Lên dự trụ
phải
được
2-10/5/2018
phí phát sinh liên toán,
Ban
chi phí
tính toán chi
quan đến sự kiện
giám đốc
tiết

Lên
sách
viên
gia

Từ khối lượng các
danh
công việc cần tổ
nhân

Phòng
chức, lên danh
tham
chính
sách nhân viên
tham gia

Danh sách
cần phải hợp
lý, phụ thuộc
hành
vào tình hình
công
việc
hiện thời các
phòng ban

10-05-18

Thuê
điểm

Liên hệ ký hợp
địa
Phòng
đồng với khách
chính
sạn Lotte

Hợp

đồng
hành thuê
phải
đảm bảo về
thời gian

11/519/5/2018

Ký kết hợp
Thuê thiết
đồng,
trao
bị âm thanh,
đổi về nội
dựng
sân Liên hệ ký hợp
dung
cần
Phòng hành
khấu, chuẩn đồng với Công ty
chuẩn bị, giá
chính, Phòng
bọ dụng cụ, tổ chức sự kiện
cả và báo
marketing
chuẩn
bị Daehan
cáo lại cho
băng rôn,
Trưởng

MC
phòng
Marketing

08-05-18

2.3.3 Tổ chức Đại hội cổ đông
Thời gian tổ chức: Ngày 20/05/2018
Địa điểm: Khách sạn Lotte
Thành phần tham gia: Ban tổ chức, Các cổ đông, cùng với nhân viên được phân
công
21


Thời gian

Người
chịu
trách
nhiệm

Nội dung

Cách thực hiện

8h-8h30

Đón tiếp cổ đông và khách mời

Phòng hành

chính và
Marketing tổ
chức đón tiếp từ
cổng ra vào

8h30-8h45

Tuyên bố lý do
Giới thiệu Đại biểu và khách mời
Báo cáo kết quả kiểm tra tư cách
cổ đông tham dự đại hội
Giới thiệu và biểu quyết thông
qua danh sách Chủ tọa đoàn, Thư
ký đoàn

8h45-8h55

Chủ tọa đoàn tuyên bố khai mạc
đại hội và thông qua chương
trình làm việc của đại hội

8h55-9h10

Báo cáo của HĐQT nhiệm kỳ
2012-2016

9h10-9h40

Báo cáo kết quả hoạt động
SXKD năm 2017 và kế hoạch

SXKD năm 2018.

9h40-10h

Chủ tọa đoàn tuyên bố khai mạc
đại hội

Chủ tịch
HĐQT

10h-10h30

Chủ tọa đoàn thông qua chương
trình làm việc của đại hội.

Chủ tịch
HĐQT

10h30-11h

Nghỉ giải lao

11h-11h20

Báo cáo kết quả hoạt động
SXKD năm 2017 và kế hoạch
SXKD năm 2018.
Phân phối lợi nhuận năm 2017.
Ủy quyền HĐQT chọn đơn vị
kiểm toán.

22

MC

Chủ tịch HĐQT
thay mặt chủ tọa
đoàn tuyên bố
khai mạc
Chủ tịch HĐQT
báo cáo trước
đại hội
Chủ tịch HĐQT
báo cáo trước
đại hội

Toàn thể đại hội
nghỉ giải lao, ăn
buffe tại nhà
hàng của khách
sạn
Kế toán trưởng
báo cáo

Chủ tịch
HĐQT
Chủ tịch
HĐQT
Chủ tịch
HĐQT

MC
Kế toán
trưởng


11h2011h40

Chấp thuận Chủ tịch Hội đồng
quản trị đồng thời là Giám đốc
Công ty.
Ủy quyền cho Hội đồng quản trị
làm các thủ tục đăng ký chứng
khoán trên sàn Upcom.
Thông qua thời điểm bắt đầu chi
cổ tức năm 2014
Thông qua một số vấn đề khác.
Tiếp thu ý kiến của của cổ đông
và phát biểu tổng kết đại hội

Thư ký

11h4011h50

Thông qua Biên bản đại hội.
Thông qua Nghị quyết đại hội.

Thư ký

11h50-12h

Bế mạc đại hội

MC

2.4 Lập dự toán ngân sách sự kiện
Đơn vị triệu đồng
Hạng mục

Chi phú dự
trù

Thuê khách sạn

Ghi chú

200 Đã bao gồm tiền buffe

Hợp đồng thuê đơn vị tổ chức sự
kiện
Tiền in ấn hồ sơ

20

Đã bao gồm tiền mua
sắm dụng cụ sân khấu

10

Chi phí hỗ trợ người tham gia

20

Chi phí gửi thư, liên lạc cổ đông

10

Chi phí hành lang
Chi phí ca sĩ
Chi phú dự phòng (5%)
Tổng

10
10
14
294

23

Mỗi nhân viên 400.000
VND


CHƯƠNG 3. KẾT LUẬN
Tổ chức sự kiện là một khái niệm còn tương đối mới mẻ ở Việt Nam, vì
thế mà có rất nhiều cách hiểu khác nhau về khái niệm này. Do đó, để có thể hiểu
về “SỰ KIỆN” và nghề “TỔ CHỨC SỰ KIỆN” một cách chi tiết, bài tiểu luận
này đã nghiên cứu một số khái niệm về sự kiện và tổ chức sự kiện, mục đích của
Tổ chức sự kiện, vài trò của tổ chức sự kiện
Đi sâu vào hơn với sự kiện cụ thể là “Đại Hội Đồng Cổ Đông Thường
Niên Cty Cổ Phần Điện Cơ Năm 2018” chúng ta đã tìm hiểu các quy định và

cách thức tiến hành sự kiện Đại Hội Đồng Cổ Đông
Tiếp đến là đi sâu vào phân tích, lên kế hoạch tổng hợp cũng như chi tiết
của sự kiện trên.
Thông qua tiểu luận này, chúng ta đã có một cái nhìn cụ thể và tổng hợp
về tổ chức sự kiện

24


TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. />2. />3. Nghệ Thuật Tổ Chức Hội Họp - Nhà sách Lao Động - Nguyễn Đình Hùng
4. Bộ luật dân sự số 91/2015/QH13 ngày 24/11/2015
5. Luật Doanh Nghiệp số 68/2014/QH13 Hà Nội, ngày 26 tháng 11 năm
2014

25