Sáng kiến kinh nghiệm: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý văn thư, lưu trữ tại Trường Mầm non

PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG: MN HOA HỒNG XàPẮC TA
TỔ CHUYÊN MÔN: GDMN2

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG 
CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN THƯ, LƯU TRỮ
TẠI TRƯỜNG MẦM NON

Lĩnh vực/Môn: VĂN THƯ LƯU TRỮ 
 Tên tác giả: HÀ NGỌC ĐOÀI
 

­ 1 ­


NĂM HỌC 2014 ­ 2015

PHẦN MỞ ĐẦU

­ 2 ­


1. Lý do chọn đề tài: 
­  Khái quát về  lý luận:  Ngày nay trước tình hình phát triển, đổi mới 
ngày càng sâu rộng, mạnh mẽ của đất nước, các thông tin ngày càng phát triển, 
sự trao đổi thông tin, công văn, văn bản, chỉ thị.... giữa các cơ quan, đơn vị, các 
ngành ngày càng nhiều, riêng ngành Giáo dục và Đào tạo thì số  lượng các văn 
bản giữa các cơ quan trong ngành là rất nhiều nên công tác văn thư, lưu trữ đòi  
hỏi phải có một số  kiến thức nhất định để  xử  lý tốt các thông tin, công việc 

một cách kịp thời và hiệu quả.
Là một đơn vị trường học, dù ở lĩnh vực nào thì cũng phải cần có một bộ 
phận tiếp nhận, xử  lý thông tin (Văn bản, Chỉ  thị; Thông tư; Thông báo; báo 
cáo…) của các cấp ban ngành đến đơn vị, thông báo đến nhà trường, các đoàn 
thể trong nhà trường và có nhiệm vụ phản hồi (Báo cáo, thông báo các thông tin 
trên…) quá trình thực hiện, hoạt động của đơn vị đối với cấp trên, cơ quan đơn  
vị chủ quản.
­ Về  mặt thực tiễn:  Công tác văn thư, lưu trữ  là một bộ  phận thực 
hiện chức năng giúp việc, phục vụ cho nhà trường, là nơi giao thoa, đầu mối  
thực hiện các hoạt động khác của nhà trường, các ban ngành đoàn thể  khác 
trong nhà trường, lưu trữ là bộ nhớ, bộ lọc của thủ trưởng cơ quan. Các vấn  
đề thông tin được nhân viên văn thư lưu trữ thu thập sàng lọc, nghiên cứu, đề 
xuất chuyển đến thủ  trưởng và ngược lại. Ngoài ra văn thư  là cầu nối giữa  
nhà trường với nhà trường, giữa nhà trường với các cơ quan ban ngành khác, 
đặc biệt là đơn vị chủ quản cấp trên. 
2. Phạm vi, đối tượng nghiên cứu.
­ Phạm vi:  Ở  một đơn vị  hành chính sự  nghiệp, dù ở  lĩnh vực nào thì 
cũng phải cần có một bộ phận văn thư lưu trữ. Thực tế công tác văn thư ­ lưu  
trữ ở nhiều đơn vị chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc 
đơn thuần. Người ta chưa thấy được vị  trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của 
công tác văn thư­lưu trữ  trong văn phòng các cơ  quan đơn vị. Cán bộ  công 

­ 3 ­


chức văn phòng chưa được đào tạo đến nơi đến chốn do đó kiến thức chuyên 
môn, nghiệp vụ  chưa đáp  ứng được yêu cầu đòi hỏi của sự  nghiệp đổi mới 
công tác văn thư, lưu trữ. Đề  tài này được nghiên cứu trong phạm vi Trường  
mầm non Hoa Hồng xã Pắc Ta thông qua đề  tài góp phần giúp nhân viên văn  
phòng nói chung, nhân viên văn thư trong tất cả các trường học hoàn thành tốt 

nhiệm vụ của mình
­ Đối tượng:  Một số  biện pháp nâng cao hiệu quả  trong công tác  
quản lý văn thư, lưu trữ tại trường mầm non
3. Mục đích
Với bản thân là người làm công tác văn thư lưu trữ tại trường mầm non,  
nhà trường vừa mới được thành lập, nơi mà cơ sở vật chất còn thiếu thốn, và  
khó khăn xuất phát từ những lý do trên, tôi rất trăn trở làm thế nào để quản lý 
và bảo quản tốt các loại công văn đi, công văn đến. Lưu trữ thông tin đầy đủ 
khoa học là bộ nhớ, bộ lọc của nhà trường trong khi điều kiện nhà trường rất  
khó khăn về  cơ  sở vật chất. Từ những đúc kết kinh nghiệm, những khó khăn 
mà tôi đã khắc phục trong quá trình công tác tôi mạnh dạn đưa ra sáng kiến  
kinh nghiệm: “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý  
văn thư, lưu trữ tại trường mầm non”  nhằm nâng cao công tác quản lý văn 
thư, lưu trữ cho nhà trường .
Từ những nội dung trên bản thân tôi đã đúc kết nhiều kinh nghiệm, đầu 
tư suy nghĩ tìm tòi, nghiên cứu, tìm hiểu về công tác quản lý văn thư, lưu trữ 
của trường phải vượt qua những thuận lợi và khó khăn như sau:
4. Điểm mới của SKKN:   Nâng cao được nhận thức và trách nhiệm 
của nhân viên văn phòng về công tác văn thư, lưu trữ. Người làm công tác văn 
thư lưu trữ tìm kiếm được văn bản đã lưu trữ một cách thật nhanh chóng; lưu 
trữ  hồ  sơ, các văn kiện nhà trường theo trình từ  logic và khoa học, giúp cho 
quá trình bảo quản tài liệu được an toàn và lâu dài.

­ 4 ­


Đề  tài này rất cần cho những đơn vị  nhà trường vung sâu vùng xa nơi 
mà điều kiện cơ sở vật chất chưa có phòng lưu trữ riêng.
 Khai thác tốt năng lực của nhân viên văn phòng trong quản lý, khai thác 
sử  dụng văn bản, tài liệu lưu trữ, nhân viên lưu trữ  của nhà trường có thể 

kiêm nhiệm thêm các công viêc khác đối với những đơn vị  còn thiếu nhân 
viên.
PHẦN NỘI DUNG

Chương 1
1.1. Các định nghĩa, khái niện có liên quan đến tên của vấn đề 
SKKN
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục 
vụ  cho việc lãnh đạo, chỉ  đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ  quan  
đơn vị. Công tác văn thư bao gồm những nội dung: Soạn thảo và ban hành văn  
bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động 
của cơ quan đơn vị, quản lý và sử dụng con dấu. Trong quá trình thực hiện các 
nội dung công việc công tác văn thư ở các cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu:  
Nhanh chóng, chính xác, bí mật, hiện đại. Công tác lưu trữ  là quá trình hoạt 
động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử  dụng có hiệu quả tài  
liệu lưu trữ. 
Công tác lưu trữ  bao gồm những nội dung: Phân loại tài liệu lưu trữ, 
đánh giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập bổ sung tài liệu lưu 
trữ, bảo quản tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ở các cơ quan  
phải đảm bảo tính khoa học, tính cơ mật. Đối với người làm công tác văn thư 
lưu trữ nếu biết xây dựng kế hoạch làm việc khoa học, dành thời gian nghiên  
cứu,  ứng dụng tốt công nghệ  thông tin sẽ  hoàn thành tốt nhiệm vụ  văn thư 

­ 5 ­


lưu trữ, đặc biệt là khâu soạn thảo văn bản, cách sắp xếp lưu trữ  dựa trên 
những ứng dụng khoa học công nghệ thông tin.
“Một số biện pháp nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý văn thư, lưu  
trữ tại trường mầm non” là những kinh nghiệm được rút ra trong quá trình thực 

hiện công tác văn thư, lưu trữ  trong nhà trường mầm non nhằm khắc phục  
những khó khăn về điều kiện cơ sở vật chất, con người tại đơn vị nhà trường.
1.2. Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện vấn đề sáng kiến.
Trong những năm gần đây công tác văn thư  lưu trữ  trong các trường  
học đã được các cấp lãnh đạo cấp trên quan tâm chỉ đạo sâu sát và triển khai 
thực hiện đúng theo các văn bản hướng dẫn:
­ Thông tư số 01/2011/TT­BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng 
dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
­ Nghị định số 110/NĐ­CP ngày 08/4/2004 của Chính Phủ công tác văn thư.
­ Nghị  định số  09/2010/NĐ­CP ngày 08/2/2010 của Chính Phủ  về  sửa 
đổi, bổ  sung một số  điều của Nghị  định số  110/NĐ ­CP ngày 08/4/2004 của 
Chính Phủ công tác văn thư.
­ Công văn số  425/VTLTNN­NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư 
và Lưu trữ Nhà nước về việc Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
­ Quản lý và sử  dụng con dấu theo đúng quy định tại Nghị  đính số 
58/2001/NĐ­CP ngày 24/8/2001 của Chính Phủ.
­ Nghị  định số  111/NĐ­CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính Phủ 
quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia.
­ Nghị  định số  01/2013/NĐ­CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính 
Phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ.
­ Tổ chức xác định giá trị tài liệu, tiêu huỷ tài liệu hết giá trị theo đúng 
quy trình hướng dẫn của cục Văn thư  và lưu trữ  Nhà nước tại công văn số 
283/VTLTNN­NVTW ngày 19/5/2004 về  việc hướng dẫn Chỉnh lý tài liệu 

­ 6 ­


hành chính và công văn 879/VTLTNN­NVĐP ngày 09/12/2006 về việc hướng 
dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị.
­ Quyết định số 01/2014/QĐ­UBND ngày 25 tháng 01 năm 2014 về việc 

ban hành quy định về công tác văn thư lưu trữ trên địa bàn tỉnh Lai Châu.

Chương 2
  2.1. Viết vài nét về địa bàn thực hiện sáng kiến
Từ trước đến nay công tác văn thư lưu trữ  ở các trường học trong địa  
bàn huyện đều được kiêm nhiệm, đa số  nhân viên văn thư   ở  các trường của 
huyện đều là những người không đúng chuyên môn, công tác quản lý văn thư, 
lưu trữ không được quan tâm đúng mức nên việc lưu trữ còn rất nhiều bề bộn 
và thiếu sót, tình trạng chồng chéo, không khoa học hoặc là bị  thất lạc hỏng 
mất thường xuyên sảy ra.
Từ  năm 2010 trở  lại đây do yêu cầu đổi mới của Nhà nước về  nhiều  
mặt trong hoạt động hành chính cũng như trong Giáo dục và Đào tạo, chương 
trình Phổ  cập giáo dục mầm non 5 tuổi và giáo dục phổ  cập đúng độ  tuổi,  
chương trình đổi mới phương pháp dạy học, thay sách giáo khoa của ngành 
Giáo Dục và Đào tạo… Nên từ  đó các loại văn bản chỉ  đạo; Hướng dẫn;  
Thông   tư;   Văn   bản   chuyên   môn   ngày   càng   nhiều,   việc   báo   cáo   giữa   nhà 
trường với Phòng Giáo dục và các cơ quan chủ quản cấp trên cũng thực hiện 
thường xuyên, vì thế  nhà trường không thể  thiếu đi một cán bộ  văn thư  để 
quản lý và bảo quản, lưu trữ các công văn đi, đến, lưu trữ các hồ sơ, tài liệu 
của nhà trường liên quan đến việc giảng dạy, thực hiện nhiệm vụ  năm học  
của nhà trường.
Trong những năm  gần đây, nhận thức được việc phải cần có một cán 
bộ  văn thư phụ trách bảo quản, quản lý sắp xếp các loại văn bản, công văn, 
các quyết định, hồ  sơ  sổ  sách…Một cách ngăn nắp và có khoa học. Nên hầu 
­ 7 ­


hết các trường đều có bố trí cán bộ làm công tác này nhưng nhìn chung cán bộ 
làm công tác văn thư, lưu trữ chưa nhận thức được tầm quan trọng của công  
tác quản lý văn thư, lưu trữ nên một số nơi vẫn còn bề bộn làm việc không có 

khoa học và chưa được ngăn nắp gọn gàng hoặc là chưa được quan tâm đúng 
mức.
2.2. Viết thực trạng vấn đề được nghiên cứu trong sáng kiến.
a.Thuận lợi, khó khăn.
Được sự quan tâm, lãnh chỉ đạo của Phòng Giáo Dục & Đào Tạo huyện 
Tân Uyên, sự ưu tiên của BGH nhà trường trong công tác quản lý văn thư, lưu 
trữ, tạo mọi điều kiện thuân lợi nhất nhằm quản lý hồ  sơ, tài liệu, công văn 
hiệu quả và đảm bảo. Số lượng giáo viên trong nhà trường ít, nên lượng tài liệu  
cần quản lý, lưu trữ không nhiều so với các đơn vị trường khác. Nhà trường mới 
được thành lập và đi vào hoạt động từ tháng 9 năm 2013 nên khối lượng lưu trữ 
chưa nhiều đảm bảo cho việc sắp xếp từ  đầu, không có sự  xáo trộn tài liệu  
trong lưu trữ.
Khả  năng  ứng dụng công nghệ  thông tin tốt có trình độ  về  công nghệ 
thông tin, vì vậy để ứng dụng trong công tác văn thư lưu trữ sẽ rất thuận lợi.
Mặc dù có nhiều thuận lợi song việc quản lý, bảo quản lưu trữ  hồ  sơ 
sổ sách công tác văn phòng gặp không ít khó khăn:
Trường mầm non Hoa Hồng xã Pắc Ta là trường vừa mới được thành 
lập nên cơ  sở  vật chất còn nhiều thiếu thốn, không có văn phòng dành riêng 
cho công tác quản lý văn thư, lưu trữ, các cơ sở vật chất để lưu trữ còn sơ sài, 
thiếu và hầu như không có, văn phòng chỉ có một phòng 30m2 là nơi làm việc 
tập trung của Ban giám hiệu nhà trường, kế  toán, văn thư, đồng thời cũng là 
phòng hội đồng của nhà trường vì vậy không gian hẹp nhưng lại có rất nhiều 
tài liệu, các loại tài liệu khác nhau gây khó khăn rất nhiều trong công tác quản 
lý tài liệu lưu trữ.

­ 8 ­


Cán bộ  làm công tác văn thư  chưa qua trường lớp chuyên môn nghiệp 
vụ. Nên việc bảo quản hồ sơ sổ sách chưa theo hệ thống.

Việc giao nhận các loại văn bản, công văn còn nhiều thiếu sót và chưa  
có nhiều kinh nghiệm trong công việc.
Sắp xếp việc lưu trữ các loại tài liệu, văn bản của nhà trường chủ yếu  
bằng thủ  công chưa có khoa học. Chưa có thiết bị  đồ  chuyên dụng phục vụ 
công tác lưu trữ. (Cả  nhà trường chỉ  có 01 tủ  đồ  mượn của tiểu học để  lưu 
trữ tất cả các hồ sơ, tài liệu của nhà trường).
Nhân viên trong nhà trường  còn thiếu, (chưa có nhân viên y tế  học  
đường, nhân viên bảo vệ), nên nhân viên văn thư  còn phụ  trách kiêm nhiệm 
các công việc khác nên việc chú tâm vào công tác văn thư lưu trữ chưa được  
chuyên cần.
Địa bàn trường khá rộng dân cư sống phân tán, đời sống còn gặp nhiều 
khó khăn. Một bộ phận người dân làm thuê làm mướn nên mỗi khi đi làm ăn 
xa thường đến rút học bạ  (năm học 2013 – 2014 có 10 trường hợp học sinh  
chuyển trường, chuyển lớp đi và đến), chuyển trường không phù hợp với thời  
điểm của năm học, các thành phần trong hồ sơ thường xuyên bị thiếu hoặc là 
bị mượn lại để  phục vụ  các công tác khác, nên công tác quản lý lưu trữ  gặp 
nhiều khó khăn.
­   Trình   độ   chuyên   môn   về   công   tác   văn   thư   lưu   trữ   còn   yếu,   kinh 
nghiệm còn ít do kinh nghiệm trong công tác lâu năm chưa cao.
2.3. Nguyên nhân
Công tác quản lý văn thư, lưu trữ còn gặp nhiều khó khăn, hạn chế  là 
do nhà trường vừa mới thành lập nên về  mặt con người chưa đáp ứng được  
với nhu cầu của công việc, cơ sở vật chất chưa đảm bảo, còn đang trong quá  
trình xây dựng nên xảy ra tình trạng như  trên là điều khó tránh khỏi. Việc 
nhân viên văn thư lưu trữ còn yếu về trình độ chuyên môn trong công tác quản  
lý tài liệu và lưu trữ  cũng do thời gian công tác và điều kiện làm việc chưa  
được đầy đủ để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
­ 9 ­

Chương 3
3.1. Các biện pháp khắc phục những hạn chế, nâng cao hiệu quả  
trong công tác văn thư lưu trữ:
a. Biện pháp quản lý văn bản đi, văn bản đến đúng nơi quy định, giám 
sát thời gian, tiến trình thực hiện, báo cáo phản hồi các văn bản chỉ thị, hướng  
dẫn… một cách hiệu quả không chậm muộn hoặc thiếu sót.
­ Biện pháp này nhằm khắc phục việc chuyển văn đi, văn bản đến 
đúng địa chỉ, đúng thời gian, việc thực hiện các báo cáo, chỉ  đạo, các hướng  
dẫn đúng nội dung, thời gian thực hiện đúng theo yêu cầu của văn bản chỉ 
đạo.
­ Hiện nay thời đại công nghệ thông tin phát triển nên công tác văn thư 
cũng phần nào ứng dụng công nghệ thông tin trong việc chuyển văn bản đến 
các cơ  quan đơn vị  trong và ngoài ngành, việc chuyển công văn đi đến bằng  
email giúp cho nhân viên văn thư  đỡ  vất vả  đi nhiều, tuy nhiên việc chuyển 
như  vậy cũng có nhiều hạn chế. Ví dụ: Chuyển một báo cáo đến nhiều cơ 
quan đơn vị, nhưng có đơn vị  chưa nhận được hoặc do thiếu sót trong quá 
trình chuyển hoặc trong quá trình chuyển đơn vị  nhận chưa nắm bắt được 
thời gian chuyển nên báo cáo chuyển đến mà không được nhận đúng thời gian  
yêu cầu. 
Vì vậy đối với người làm công tác văn thư  thì những địa chỉ, cơ  quan 
đơn vị, cá nhân thường xuyên nhận văn bản cần có một danh sách số  điện  
thoại người nhận hoặc đơn vị  nhận để  kiểm tra quá trình chuyển những văn 
bản quan trọng và thời gian gấp rút. Hoặc trong nội dung gửi thư yêu cầu có 
phản hồi đã nhận thư lại địa chỉ  gửi, nhằm giúp người quản lý việc chuyển 
văn bản tài liệu nắm được số lượng đơn vị đã nhận và chưa nhận.
­ Đối với văn bản đến việc vào sổ công văn và chuyển đến người nhận  

­ 10 ­

để giải quyết là chuyện tất nhiên, nhưng trong những giai đoạn mà số lượng 
văn bản đến lớn, nhiều nội dung cần phải xử  lý, thực hiện và có báo cáo  
phản hồi. Để  tránh cho việc xử  lý chậm, hoặc không được thực hiện triển  
khai, báo cáo phản hồi lại nội dung mà trong văn bản đến yêu cầu. Người làm 
công tác văn thư phải phân luồng văn bản đến về nội dung, yêu cầu và người  
thực hiện, thời gian thực hiện, những văn bản nào cần có báo cáo, phản hồi 
nhiều lần…
Ví dụ: những công văn của nhà trường được phân loại chuyển đến Ban 
giám hiệu nhà trường, những công văn của Công đoàn thì chuyển đến Chủ tịch 
Công đoàn, tương tự  như  vậy đối với các tổ  chức đoàn thể  khác trong nhà 
trường. 
Tuy nhiên việc thực hiện chế độ báo cáo phản hồi, triển khai thì người  
cán bộ văn thư phải có một quyển sổ riêng ngoài sổ đăng ký công văn đến.
Ví dụ: Công văn về công tác y tế trường học một năm báo cáo đinh kì 2 
lần. Nhân viên văn thư cần phải có sổ  theo dõi nhằm giám sát nhắc nhở nhà 
trường về việc thực hiện chế độ báo cáo đúng thời gian quy định.
Sổ theo dõi việc triên khai công văn, việc thực hiện chế độ báo cáo cần 
ghi theo tháng, vì có những công văn đến triển khai thực hiện có thể đến một 
hoặc 2 tháng mới báo cáo phản hồi lại cơ quan cấp trên. Nên người quản lý 
văn thư  chỉ  cần xem xét sổ  để  thông báo nhắc nhở  tới người phụ  trách việc 
báo cáo phản hồi theo công văn yêu cầu, không để  sảy ra tình trạng quyên 
không báo cáo, không thực hiện triển khai  ảnh hưởng đến việc thực hiện  
nhiệm vụ năm học của nhà trường.
Vi dụ: Tháng 20/3/2014 phải báo cáo về  Phòng Giáo dục và Đào tạo 
việc thực hiện tuyên truyền ngày Thế  giới nước năm 2014. Nhắc ban giám 
hiệu thực hiện chế độ báo cáo cấp trên.
b. Biện pháp lưu trữ văn bản, công văn đi đến, tài liệu trong điều kiện 
chưa có phòng lưu trữ, dụng cụ, thiết bị lưu trữ đầy đủ.

­ 11 ­

Biện pháp này giúp cho việc lưu trữ  được đảm bảo nhưng lại không 
quá tốn diện tích, đồ  dùng thiết bị  lưu trữ. Nhưng việc tìm tài liệu và nội  
dung của tài liệu lại được tiến hành nhanh, không sợ thất thoát hay thiếu sót.  
Giúp giải quyết vấn đề  về  cơ  sở  vật chất tại đơn vị, trông điều kiện thiếu 
thốn và tạm thời, người làm công tác văn thư không mất quá nhiều thời gian  
vào việc lo lắng về lưu trữ, bảo quản tài liệu trong điều kiện khó khăn.
­ Việc lưu trữ văn bản tài liệu, công văn đi đến rất quan trọng đối với  
các hoạt động của nhà trường, yêu cầu phải đảm bảo an toàn, không thất 
thoát, đầy đủ  các loại, các đầu theo quy định. Khi cần đến sử  dụng thì phải  
nhanh chóng tìm và đưa ra để phục vụ cho công tác thực hiện nhiệm vụ trong  
các hoạt động của nhà trường. Vì vậy người làm công tác quản lý hồ  sơ  sổ 
sách, văn bản phải sắp xếp sao cho khoa học đề  đảm bào những yêu cầu về 
lưu trữ cũng như việc tra cứu, sử dụng đến tài liệu.
­ Để lưu trữ ngăn nắp, khoa học khoa học một khối lượng lớn công văn  
đi đế, các văn bản, tài liệu phụ vụ các hoạt động dạy và học của nhà trường  
bằng phương pháp thủ công, bằng cách sắp xếp đơn thuần thì cần một lượng 
thời gian rất lớn, khối lượng công việc nhiều. Tuy nhiên do điều kiện về cơ 
sở vật chất không cho phép nên việc này để thực hiện là khó khả thi. Vì vậy 
cần một giải pháp khác là ứng dụng công nghệ thông tin nhằm giảm bớt gánh  
nặng về mặt bằng diện tích và khối lượng công việc nhưng lại mang lại hiệu 
quả và chất lượng rất cao. Điều kiện cho phép là việc thực hiện chuyển văn 
bản, công văn đi và đến được thực hiện bằng hòm thư  điện tử  từ  tháng 12  
năm 2013 nên việc ứng dụng là dễ ràng và tiện lợi.
Đối với văn bản đến nhân viên văn thư chỉ vào hòm thư đến tải về xem  
xét qua nội dung nhằm phân loại để gửi đến người phụ trách những loại công  
văn đó. Từ (File) mình tải về  chỉnh sửa lại tên theo trích yếu nội dung và số 
ghi trên công văn sau đó lưu vào Folder từng loại văn bản mình tạo ra theo 
từng tháng, năm và loại văn bản. 

Ví dụ: D/công văn đến/ năm 2014/tháng1/quyết định
­ 12 ­


Như vậy khi ta tìm đến quyết định, hướng dẫn, công tác tuyên truyền… 
là đã có ngay không cần phải in, lưu sau đó khi cần phải đi tìm, lục trong 
đống công văn.
Việc thực hiện lưu trữ trên máy cũng có hệ quả của nó, ví dụ máy tính  
hỏng khôi phục lại bị mấy dữ liệu hoặc là trong quá trình sử dụng bị mất do  
virut tấn công hoặc bất cẩn xóa file….để tránh gặp phải tình huống như vậy 
mỗi tháng ta phải sao lưu dữ liệu lên dữ liệu điện toán đám mây, hoặc google 
drive. Sau đó nhiều người có thể vào địa chỉ trên lấy văn bản, dữ liệu tài liệu  
bất cứ khi nào và loại nào.
Đây là phương pháp lưu trữ  đảm bảo an toàn đầy đủ, nhưng lại khắc 
phục được khó khăn của nhà trường, tiết kiệm được văn phòng phẩm trong  
quá trình in ấn và lưu trữ.
3.2. Hiệu quả của sáng kiến
 Qua thời gian thực hiện nhiệm vụ được phân công làm cán bộ văn thư 
của trường mầm non Hoa Hồng xã Pắc Ta tôi thấy hiệu quả của những biện 
pháp trên sau khi thực hiện như sau:
Hồ  sơ, sổ  sách đầy đủ  lưu trữ  có hệ  thống, khoa học tạo điều kiện 
thuận lợi trong công việc tìm kiếm các văn bản hàng ngày của tôi, không mất  
nhiều công sức trong việc tìm kiếm tài liệu, thời gian in  ấn, lưu trữ, quản lý 
văn bản.
Trong công việc hàng ngày bản thân hình thành được thói quen ngăn  
nắp, trong điều kiện về không gian không cho phép, tỉ mỉ trong công việc, xử 
lí công việc trôi chảy không còn bỡ ngỡ, thiếu sót.
Góp phần giúp ban giám hiệu hoàn thành nhiệm vụ  trong nhiều năm 
học đúng thời gian quy định nhất là việc nhà trường đi vào hoạt động chưa  
lâu, công việc của nhà trường sau khi thành lập tương đối nhiều. Đội ngũ cán 

bộ quản lý thiếu, nhân viên thiếu…

­ 13 ­


Bản thân cũng luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ  được giao và tạo được 
một môi trường làm việc thoải mái, để công việc đạt hiệu quả cao cho đơn vị 
khắc phục được tình trạng thiếu nhân lực, vật lực.
3.3. Ứng dụng vào thực tiễn.
3.3.1. Bài học kinh nghiệm
Là người làm công tác văn thư, lưu trữ  cần phải không ngừng nghiên 
cứu, tìm tòi học hỏi trau dồi kinh nghiệm, vận dụng một cách linh hoạt hoàn 
cảnh thực tế ở mỗi nơi. Biến cái khó thành cái dễ, thành thói quen của mình, 
thì công việc lúc nào cũng trôi chảy và đạt hiệu quả cao, luôn có tính kiên trì  
học hỏi tự nâng cao trình độ chuyên môn của mình.
Công tác văn thư  là một bộ  mặt của cơ  quan đơn vị  nên trước tiên  
người  làm công tác này phải nhạy bén, phương  pháp làm việc khoa học,  
nhanh chóng và chính xác…
Áp lực công việc đối với người làm công tác văn thư là rất lớn nên đòi 
hỏi người làm công tác này phải bình tĩnh và có phương pháp khoa học giải  
quyết công việc nhanh chóng không được vội vàng sảy ra dối trí, bế tắc.
           Người làm công tác văn thư luôn luôn trực tiếp xử lý từng công việc  
một nhưng với thái độ  phải hết sức hoà nhã, ân cần, siêng năng, nhạy bén 
không nóng nảy. Phải thật sự  yêu quý công việc, xem việc của mình làm là 
tạo điều kiện cho lãnh đạo để  cơ  quan hoàn thành tốt nhiệm vụ  trong năm  
học.
3.3.2. Ý nghĩa
Thời gian tham gia công tác ngắn, lại được điều động về  nhà trường  
mới được thành lập, nơi mà so với đơn vị cũ là mới là, thiếu thốn, công việc 
xử  lý, kiêm nhiệm nhiều, nhưng với sự  nhiệt tình ham học hỏi, tự  lao động 

sáng tạo đã cho bản thân cơ hội được rèn luyện, học tập nâng cao được năng 
lực chuyên môn, khả năng xử lý công việc một cách chính xác khoa học, góp 
phần giúp nhà trường thực hiện thắng lợi nhiệm vụ năm học đầu tiên sau khi 

­ 14 ­


mới chia tách, thành lập, đồng thời cho bản thân thêm nhiều kinh nghiệm 
trong công tác văn thư lưu trữ.
3.3.3. Tính khả thi và khả năng áp dụng triển khai của sáng kiến ở mức  
độ nào và đối tượng nào sẽ có kết quả
Việc áp dụng sáng kiến vào các đơn vị  trong địa bàn là rất dễ  dàng và  
mang tính khả thi cao, vì hiện nay trường nào cũng có nhân viên văn thư  lưu  
trữ.
Việc triển khai đối với công tác văn thư, lưu trữ  trong ngành là đơn 
giản và hiệu quả  đối với những trường mà có mạng internet, nhân viên phụ 
trách văn thư có trình độ về công nghệ thông tin, nhà trường có máy tính riêng 
phục vụ cho công tác quản lý văn thư, lưu trữ. Không chỉ áp dụng đối với địa 
bàn trong huyện mà còn đối với nhiều địa phương khác. 
Đối với các ngành khác công tác văn thư lưu trữ được quan tâm hơn nhưng  
cách áp dụng công nghệ  thông tin trong lưu trữ, loại bỏ  phần nào cách lưu trữ 
truyền thống sẽ giúp ích rất nhiều trong công tác văn thư lưu trữ ngày nay.
PHẦN KẾT LUẬN
1  Kết luận: Nội dung trên là tất cả những kinh nghiệm của tôi trong  
quá trình thực hiện công tác văn thư lưu trữ của mình việc “ Quản lý công tác 
văn thư, lưu trữ  công văn đi ­ công văn đến, hồ  sơ, tài liệu tại trường  
mầm non Hoa Hồng xã Pắc Ta’’ mà bản thân tôi đã, tìm tòi suy nghĩ, học  
hỏi, nghiên cứu, đúc kết trong quá trình làm công tác “Văn thư, lưu trữ” đã 
đưa ra những biện pháp thực hiện sáng tạo mới nhằm khắc phục những khó 
khăn ban đầu để thực hiện tốt nhiệm vụ được giao. Góp phần không nhỏ vào  

việc bước đầu xây dựng nhà trường mới thành lập đi vào hoạt động tốt đảm 
bảo thực hiện thắng lợi nhiệm vụ  năm học đầu tiên khi chia tách. Đây là  
mảng đề tài còn nhiều mới mẻ, trong quá trình tìm tòi học hỏi chắc chắn còn 
nhiều thiếu sót, rất mong được sự đóng góp của các anh, chị đồng nghiệp để 
đề tài ngày càng được hoàn thiện hơn.
­ 15 ­


           Rất mong sự  đóng góp ý kiến chân thành của quý thầy cô trong Hội  
đồng khoa học các cấp của ngành để  nâng cao hiệu quả  “ Quản lý công tác 
văn thư, lưu trữ” ngày đạt hiệu quả cao hơn.
2. Kiến nghị: 
Các cấp Lãnh đạo cần quan tâm đầu tư về cơ sở vật chất, phòng làm việc 
nhằm phục vụ tốt cho công tác văn thư nhiều hơn nữa và tạo điều kiện đủ cơ sở 
vật chất để phục vụ cho công tác lưu trữ các loại hồ sơ của nhà trường ngày một 
tốt hơn.
Cần cung cấp thêm trang thiết bị  để  phù hợp với sự  tiến bộ  của khoa 
học trong giai đoạn hiện nay. Khuyến khích cán bộ  văn thư  lưu trữ  học hỏi  
ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ nhằm giảm tải  
công việc đồng thời góp phần thực hiện chính sách tiết kiệm trong các hoạt 
động văn phòng của nhà trường.
Cần mở thêm các khóa đào tạo ngắn hạn cho cán bộ văn thư, văn phòng 
các trường trong huyện tập huấn và  học tập về  chuyên môn nghiệp vụ  của  
mình. Các lớp sử  dụng, hoặc  ứng dụng công nghệ  thông tin trong việc lưu 
trữ.
Để người làm công tác văn thư, lưu trữ, văn phòng an tâm công tác, các  
cấp lãnh đạo cần có chế  độ  đãi ngộ  hợp lý hơn, tạo điều kiện làm việc tốt  
nhất phù hợp với đặc thù của ngành và từng đơn vị. 
Pắc Ta, ngày    tháng    năm 201
Xác nhận của lãnh đạo đơn vị

Tác giả SKKN

(người viết SKKN)

(Ký, ghi rõ họ tên)

­ 16 ­


­ 17 ­