08 quy trình 5s

MỘT SỐ HÌNH ẢNH TRƯỚC KHI THỰC HIỆN 5S

Sắp
xếp ?!!!

Còn
dùng
không?
?


Chờ thanh lý !

?

Sạch sẽ !


Sắ

!!!
?
ếp
x
p


Để không đúng chỗ !

Khó tìm, khó lấy, khó kiểm soát !?

MỘT SỐ HÌNH ẢNH SAU KHI THỰC HIỆN 5S


KỆ HỒ SƠ

Số thứ tự, mã số A1, A2, B1, B2 …
Vạch cho thấy thứ tự các hồ sơ


Màu sắc giống nhau dễ dàng nhận biết


Những quan điểm thường thấy ở các đơn vị
1.

Chỉ cần dựa vào trí nhớ là chúng tôi nắm rõ tài liệu gì, văn bản
nào, hồ sơ nào nằm ở đâu trong phòng này. Đừng động tới nha!

2.

Xử lý công việc không tốt thì không có vấn đề gì cả, nếu Sếp
phát hiện chỉ cần xin lỗi “tôi quên/ tôi nhầm”, chỉ cần nỗ lực sửa
lại là được chứ gì

3.

Làm việc đầu tắt, mặt tối, bận rộn suốt cả ngày không có thời
gian nghỉ, như vậy chắc chắn phải có hiệu quả chứ

4.

Xử lý hồ sơ không đúng thời hạn vì lý do thiếu thông tin hoặc
trục trặc về thiết bị là điều tất nhiên phải chịu

5.

Tìm kiếm hồ sơ trong khi làm việc là chuyện đương nhiên, mất
chút thời gian có sao đâu, chuyện nhỏ

6.

Không cần biết văn phòng tôi lộn xộn đến đâu, miễn là tôi hoàn
thành nhiệm vụ là đạt yêu cầu

6 QUAN ĐIỂM SAI = SỰ LÃNG PHÍ


HIỂU ĐÚNG
1. 5S là một phần của công việc
hàng ngày
2. 5S là giữ nơi làm việc trong điều
kiện tốt nhất cho những người
làm việc ở đó
3. 5S phải được hướng dẫn bởi
cấp quản lý
4. 5S phải bắt đầu từ khu vực nhỏ
sau đó từng bước mở rộng đến
khu vực khác rồi mới áp dụng
toàn đơn vị

5. Thực hiện 5S chỉ tốn ít tiền khi
cần thiết
6. 5S không phải là sự đầu tư.
Bạn có thể bắt đầu thực hiện mà
không có đầu tư và sẽ nhanh
chóng nhìn thấy một số kết quả


S1

5S

S5

5S LÀ GÌ ?

Seiri
Sàng lọc

Phân loại những thứ cần thiết và không cần thiết
Loại bỏ những thứ không cần thiết

S2

Seiton
Sắp xếp

Sắp xếp những thứ cần thiết theo thứ tự
Ngăn nắp - Dễ dàng sử dụng

S3

Seiso
Sạch sẽ

Giữ gìn vệ sinh sạch sẽ toàn bộ văn phòng,
máy móc dụng cụ, trang thiết bị .v.v..

S4

Seiketsu
Săn sóc

Duy trì 3S mọi lúc mọi nơi

Shitsuke
Sẳn sàng

Thực hiện nhiều lần tạo thành thói quen
Đào tạo mọi người tự nguyện tuân thủ 3S
10


LỢI ÍCH TỪ

5S


CÁC
LỢI

LỢI
ÍCH

1
2
3

Không lãng phí thời gian
- Luôn có sẵn các dụng cụ, hồ sơ, tài liệu khi cần sử dụng

Không còn công việc không phù hợp
- Trong một văn phòng sạch đẹp khi nhìn thấy công việc không
trôi chảy hoặc không phù hợp thì ai cũng cảm thấy khó chịu

Sử dụng hiệu quả tài sản
- Văn phòng luôn ngăn nắp việc đi lại và làm việc thuận lợi hơn
- Thiết bị giữ gìn sạch sẽ, tránh được sự cố hư hỏng, trục trặc

Hoàn thành công việc đúng hạn định

4

- Nơi làm việc sạch sẽ, thoải mái thì tỉ lệ đi làm việc càng cao
- Dụng cụ, đồ vật có đủ hay thiếu chỉ cần nhìn qua là biết ngay
- Sự hoạt động của máy móc không bị trục trặc
 Tất cả đều hoạt động tốt thì sẽ không còn sự chậm trễ

Tinh thần làm việc

5

- 5S tạo mối quan hệ tốt giữa những người cùng làm việc
- Nâng cao văn hóa nơi công sở
- Người ngoài cảm phục khi tới làm việc, thăm quan
- Khách hàng yên tâm về công việc được chuyển giao

12


5S THỰC HÀNH
1.

Hiểu đúng 5S
- Hiểu đúng hoạt động 5S
- Hiểu đúng ý nghĩa từng S
Seiri – Seiton – Seiso – Seiketsu – Shitsuke

2.

Áp dụng 5S vào thực tế
- Chọn khu vực áp dụng điển hình hoặc S điển hình
- Mở rộng đến khu vực khác
- Áp dụng 5S toàn tổ chức

3.

Các kỹ thuật thực tế
Seiri – Dùng thẻ đỏ phân loại, xác định đúng số lượng cần thiết
Seiton – Sắp xếp dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm soát
Seiso – Sạch sẽ + Kiểm tra

4.

Lập PDCA cho hoạt động 5S
- Kết hợp với công việc hàng ngày và cải tiến


S1 – Seiri – Sàng lọc

 Hiệu quả

Phân loại những thứ cần thiết và không cần thiết
Loại bỏ những thứ không cần thiết
Xác định “đúng số lượng” đối với những thứ cần thiết
1. Kỹ thuật
• Thẻ đỏ + Ảnh chụp (loại bỏ trong vòng 1 tuần  ví dụ tham khảo)
• Chuẩn bị “Khu vực tạm thời” chứa các vật bị loại bỏ

2. Phương pháp
• Báo chí, tạp chí hơn 3 tháng không sử dụng: Thẻ đỏ
•
•
•
•

Tài liệu hết hiệu lực không sử dụng trong 1 năm: Thẻ đỏ
Các hồ sơ không liên quan đến nhân sự không sử dụng hơn 1 năm: Thẻ đỏ
Máy móc, thiết bị văn phòng hỏng không được sửa hơn 1 năm: Thẻ đỏ
Các tập tin không sử dụng hơn 1 năm: Thẻ đỏ

3. Loại bỏ  Do Hội đồng xử lý
• Thẻ đỏ (1- 2 tuần) tới “Khu vực tạm thời” để:
Tái sử dụng hoặc Bán hoặc Loại bỏ thành phế liệu


S1 – Seiri – Sàng lọc

 Hiệu quả

TẠI
TẠI VỊ
VỊ TRÍ
TRÍ LÀM
LÀM VIỆC
VIỆC

Vật dụng
không
cần dùng

PHÂN LOẠI

XỬ LÝ

Không giá trị - dễ thanh lý

Vứt bỏ ngay

Có thể bán được

Được giá thì bán

Thanh lý phải tốn chi phí

Thanh lý với mức phí
hợp lý và an toàn

Vật dụng
cần dùng

S2 – Seiton – Sắp xếp


S2 – Seiton – Sắp xếp

 Ngăn nắp + Thuận tiện

Ta thấy thế nào khi bước vào siêu thị ?
Tại sao người ta sắp xếp như vậy ?

Sắp xếp những thứ cần thiết theo
thứ tự ngăn nắp, đúng vật, đúng chỗ
và có đánh ký hiệu để dễ tìm,
dễ thấy, dễ lấy, dễ sử dụng, dễ kiểm tra

Vật dụng
cần dùng

PHÂN LOẠI

XỬ LÝ

Sử dụng thường xuyên

Đặt gần nơi làm việc

Thỉnh thoảng sử dụng

Để ở nơi dễ tìm,
dễ lấy, dễ cất giữ

Ít sử dụng nhưng phải giữ

Lưu vào kho có chia
khu vực và có dấu hiệu
nhận biết rõ ràng








S3 – Seiso – Sạch sẽ
tra

 Vệ sinh + Kiểm

Giữ gìn nơi làm việc, thiết bị, dụng cụ luôn sạch sẽ

Hạn chế NGUỒN gây dơ bẫn, bừa bãi
Vệ sinh, lau chùi có “Ý THỨC”
THỨC
1. Kỹ thuật
•

Vệ sinh hàng ngày – Định kỳ vệ sinh + kiểm tra toàn bộ

•

Thành lập đội kiểm tra 5S

•

Chụp ảnh trước và sau khi vệ sinh  Lấy hình ảnh chụp
làm ví dụ điển hình và khuyến khích mọi người tham gia

2. Phương pháp
•

Chia khu vực/ Phân công trách nhiệm  Lập bản đồ khu vực và bảng điểm 5S
 phân công cụ thể trách nhiệm thực hiện theo tiêu chí kiểm tra đã đề ra

•

Tiến hành vệ sinh khu vực/ máy móc thiết bị  Vệ sinh cẩn thận, có hệ thống
 Làm vệ sinh không phải chỉ là chùi sạch bụi bẩn, mà chính là để KIỂM TRA

•

Thực hiện cải tiến  Giảm nguồn gây dơ bẩn  Giảm thời gian vệ sinh

•

Đề ra quy định giữ gìn vệ sinh trong toàn đơn vị  Kiểm tra việc tuân thủ


Không để dơ
Dùng miếng che bụi plastic