mtcv lễ tân

Bản mô tả công việc nhân viên lễ tân doanh nghiệp
Công việc chính

Trực quầy lễ tân và tiếp đón
khách đến làm việc tại công
ty

Mô tả chi tiết
•

Khi đến công ty để liên hệ làm việc, nhân viên lễ tân phải
niềm nở chào đón và tìm hiểu nhu cầu của khách muốn gặp ai,
làm gì…

•

Liên hệ với các phòng ban để xác nhận có khách đến làm việc.

•

Sau khi nhận được yêu cầu của bộ phận, nhân viên lễ tân
hướng dẫn khách thực hiện theo đúng nội dung được truyền
đạt.

•

Dẫn khách đến phòng đợi, mời nước.

•

Tiếp nhận các cuộc gọi đến, cung cấp các thông tin được hỏi

hoặc chuyển đến các bộ phận liên quan.

•

Đảm bảo việc tiếp nhận cuộc gọi nhanh chóng và hướng dẫn
thông tin chính xác.

•

Tiếp nhận các loại thư từ, công văn, bưu kiện… được chuyển
đến cho các bộ phận của công ty.

•

Liên hệ với bộ phận được nhận về thư từ, bưu kiện được
chuyển đến và thực hiện việc chuyển phát một cách nhanh
chóng.

•

Thực hiện việc gửi các công văn, thư từ… cho các đơn vị bên
ngoài khi có yêu cầu của các bộ phận.

•

Thống kê tình hình tiếp nhận, chuyển phát thư từ, công văn
hàng tháng.

•

Phối hợp với các bộ phận liên quan mua sắm công cụ, dụng
cụ, cấp phát văn phòng phẩm,…

Trực điện thoại

Tiếp nhận, xử lý thư từ, công
văn

Phối hợp quản trị hành chính
văn phòng


In ấn, scan, photo tài liệu

•

Cập nhật thông tin, làm các báo cáo về các khoản chi phí mua
sắm, sửa chữa trang thiết bị, dụng cụ văn phòng phẩm…

•

Thực hiện việc in ấn, scan, photo tài liệu… khi được các bộ
phận yêu cầu.

•

In ấn tài liệu chuẩn bị cho các cuộc họp.

•

Đảm bảo tính chính xác của các tài liệu được yêu cầu in ấn,
scan, photo…

•

Đảm bảo phòng họp phải sạch sẽ trước khi cuộc họp được diễn
ra.

•

Chuẩn bị trà nước, thức ăn nhẹ cho các cuộc họp của công ty.

•

Phối hợp với các bộ phận liên quan tổ chức các sự kiện của
công ty.

•

Soạn thảo các văn bản hành chính khi có yêu cầu.

•

Cung cấp các biểu mẫu của công ty cho các nhân viên, các bộ
phận… (cả bản cứng và bản mềm)

•

Thực hiện việc đặt vé máy bay, phòng khách sạn… cho cán
bộ, nhân viên của công ty đi công tác.

•

Sử dụng, lưu giữ con dấu công ty theo đúng quy định của pháp
luật và của công ty.

•

Tiếp nhận các thông tin phàn nàn của khách, giải quyết trong
thẩm quyền hoặc báo cáo bộ phận liên quan xử lý.

•

Phối hợp xây dựng hệ thống lưu trữ, bảo quản văn bản của
công ty.

•

Quản lý các trang thiết bị như máy tính, máy photo, máy scan,

Chuẩn bị hậu cần cho các
cuộc họp, sự kiện

Các công việc khác


điện thoại…
•

Thông báo các quyết định, chính sách mới… của công ty cho

toàn thể nhân viên được biết.

•

Thực hiện các công việc khác khi được cấp trên yêu cầu.