Bài thuyết trình: Kỹ năng thu thập và xử lý thông tin trong quản lý hành chính nhà nước

KỸ NĂNG THU THẬP VÀ XỬ LÝ
THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ
HÀNH CHÍNH NHÀ NƯƠC


TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Kỹ năng lãnh đạo, quản lý của cán bộ lãnh đạo, quản 
lý cấp cơ sở, Giáo trình Trung cấp lý luận Chính trị­ Hành 
chính, phần, nxb.Chính trị ­ Hành chính, Hà nội, 2009.
2.  Những  vấn  đề  cơ  bản  về  nghiệp  vụ  hành  chính,  Giáo 
trình Trung học chính trị, Học Viện Hành chính Quốc gia, 
tập 5, Hà nội. 1997.
3. Những vấn đề cốt yếu của quản lý, Nxb Khoa học và 
kỹ thuật, H.1999.
4­  Giáo  trình  Khoa  học  quản  lý,  HVCT  Quốc  gia  HCM, 
Nxb Chính trị quốc gia, H.2004.
5­ Đề cương bài giảng Khoa học quản lý, HVCT khu vực 
II, Nxb Lý luận chính trị,H.2006.


NỘI DUNG CƠ BẢN
I.    Khái niệm, phân loại thông tin trong 
lãnh đạo, quản lý.
II.   Hệ thống thông tin
II.   Kỹ năng thu thập, xử lý thông tin


Quá trình chuyển đổi xã hội
Nền HC hậu hiện đại

Cáchmạng

mạng
Cách
Thôngtin
tin
Thông

Nền HC hiện đại
Thông tin

Cáchmạng
mạng
Cách
Côngnghiệp
nghiệp
Công

Tri thức

Nền HC quan liêu
Cáchmạng
mạng
Cách
Nôngnghiệp
nghiệp
Nông

Lao động chân tay
Đất đai

Máy móc

Khoa học kỹ thuật
àn
o
T

u
cầ

hó

a


. KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI THÔNG
TIN TRONG LĐ, QUẢN LÝ
1. Khái niệm
a. Thông tin


- TT là hệ thống kiến thức được con
người tích luỹ và trao đổi với nhau qua
quá trình giao tiếp;
- TT là số liệu, kiến thức được tồn tại,
vận động trong qúa trình xử lý, lưu trữ,
tìm kiếm, truyền phát;
- TT là những nhận thức về thế giới xung
quanh;
- TT là sự phản ánh thế giới khách quan;

Kết hợp với
kinh nghiệm
Học tập,
nghiên cứu
Xử lý

Thu thập

Sáng tạo
Kiến thức
Thông tin
Dữ liệu


 Dữ liệu chưa phải là thông tin
 Thông tin chưa phải là tri thức
 Tri thức chưa phải là sáng tạo


Thông tin

Các loại TT

Đặc điểm
của TT

là nội dung mang lại sự hiểu biết cho con người về
thế giới xung quanh

TT

chỉ đạo, TT báo cáo; TT quá khứ, TT hiện tại, TT
dự báo; TT gốc, TT xử lý, TT kết quả; TT bên trong, TT
bên ngoài...

Nội dung đa dạng, loại hình thể hiện phong phú, khối
lượng lớn, liên tục được cập nhật, được sản sinh và
có mặt ở mọi hoạt động...

Yêu cầu
đối với TT

Đầy đủ, chính xác, kịp thời, cập nhật

Làm gì
với TT

Chọn lọc, thu thập, xử lý, lưu trữ, phổ biến


Trong quản lý,
thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào
vừa là kết quả đầu ra


Chất lượng của quản lý phụ 
thuộc vào thông tin 


Lập

Lậpkế
kếhoạch
hoạch
tt

tt

Kiểm
Kiểmtra,
tra,
giám
giámsát
sát

Chu trình
QL

Tổ
Tổchức
chức
thực
thựchiện
hiện

tt

tt
Lãnh
Lãnhđạo
đạo

I. KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI THÔNG
TIN TRONG LĐ, QUẢN LÝ
1. Khái niệm
b.  Thông  tin  trong  lãnh  đạo,  quản  lý  (thông  tin  quản 
lý)
Thông
tin quản lý là những thông điệp, tin tức có
liên quan đến hệ thống quản lý, được nhận thức
bởi chủ thể quản lý, được người nhận (đối tượng
quản lý) hiểu rõ ý nghĩa của thông điệp mà người
gửi muốn truyền đạt, có tác dụng giúp thực hiện
các mục tiêu của hoạt động quản lý.


I. KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI THÔNG
TIN TRONG LĐ, QUẢN LÝ
1. Khái niệm
b.  Thông  tin  trong  lãnh  đạo,  quản  lý  (thông  tin  quản 
lý)
Cần phân biệt: 
+ Thông tin, thông tin quản lý và tin tức.
+ Tin tức: là thông điệp phản ánh dữ kiện nào đó của 
cuộc  sống  được  truyền  đạt  rộng  rãi  cho  mọi  đối 
tượng mà người gửi không quan tâm đến việc người 
nhận  có  tiếp  nhận  và  hiểu  được  ý  nghĩa  của  thông 
điệp hay không.

TT
TT
chung
chung

TT
TT
của
cơ
của cơquan
quan

TT
TT
của
cá
của cánhân
nhân


NGUỒN GỐC
GỐC
NGUỒN

NỘI DUNG
DUNG
NỘI

HÌNH ẢNH
ẢNH

HÌNH


I. KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI THÔNG
TIN TRONG LĐ, QUẢN LÝ
Nhận xét:
Thứ  nhất:  xét  về  hình  thái  vật  chất  và  dưới  dạng 
tĩnh, thông tin quản lý là những thông điệp, tin tức, có 
thể là một sản phẩm hữu hình (báo cáo, chỉ thị thành 
văn,tập  tài  liệu…),  cũng  có  thể  là  một  sản  phẩm  vô 
hình  (mệnh  lệnh  bằng  lời  nói,  tin  đồn…).  Nghĩa  là 
hình  thức  thể  hiện  của  thông  tin  rất  đa  dạng,  phong 
phú  và  do  tính  đa  dạng,  phong  phú  của  vật  mang  tin 
quy định.


I. KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI THÔNG
TIN TRONG LĐ, QUẢN LÝ
Nhận xét:
Thứ hai,  thông tin luôn gắn liền với sự vận động cùa nó. 
Thông tin được quan niệm dưới dạng động như một quá 
trình truyền đạt từ người phát tin đến người nhận tin.
Diễn  trình thông tin bao gồm thông tin truyền xuôi  
và thông tin phản hồi đều có 6 bước. 


5.
Người nhận giải mã
thông điệp

1.

2.

3.

4.

Người gửi
có thông
tin

Người gửi
mã hóa TT
thành
thông điệp

Thông điệp
truyền tải
qua các
kênh

Người nhận
nhận thông
điệp

6.
Có thể có thêm
thông tin phản hồi
đến người nhận

I. KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI THÔNG
TIN TRONG LĐ, QUẢN LÝ
Quá trình thông tin truyền xuôi  (trong quản lý gọi là thông tin 
chỉ đạo):
+ Bước 1: hình thành thông điệp, ý tưởng, suy nghĩ ở người gửi 
thông tin
+ Bước 2: ý tưởng, thông điệp quản lý được mã hóa bằng các 
hình thức thích hợp. Người gửi thông tin lựa chọn hình thức 
thể hiện và mã hóa vào vật mang thông tin (người­lời nói…)
+  Bước  3:  truyền  tin.  Thông  tin  mã  hóa  được  truyền  qua  môi 
trường đến người nhận
+ Bước 4: người nhận tiếp nhận thông tin dưới dạng mã hóa
+ Bước 5: người nhận giải mã thông tin để hiều được đúng ý 
tưởng của người gửi
+  Bước  6:  sau  khi  giải  mã  người  nhận  mới  có  thể  tiếp  nhận 
được thông điệp.


I. KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI THÔNG
TIN TRONG LĐ, QUẢN LÝ
Lưu ý: 
Mã hóa thông tin không có nghĩa là làm biến dạng thông 
tin  mà  được  hiểu  là  thể  hiện  thông  tin  dưới  một  hình 
thức cụ thể nào đó: văn viết, văn nói …) 
Quá trình thông tin phản hồi :
Người  nhận  thông  tin  cần  phản  ánh  sự  tiếp  nhận  này 
cho  người  gửi.  Quá  trình  thông  tin  phản  hồi  diễn  ra  6 
bước  như  quá  trình  thông  tin  chỉ  đạo  (thông  tin  truyền 

xuôi).
 Mục đích của thông tin phản hồi là giúp cho người gửi 
tin biết được phản  ứng, tác dụng và tính hiệu quả của 
thông tin chỉ đạo và có biện pháp  ứng xử kịp thời, hợp 
lý.


I. KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI THÔNG
TIN TRONG LĐ, QUẢN LÝ
Nhận xét:
Thứ ba,  thông tin gắn liền với các hình thức giao tiếp 
trong  hoạt  động  lãnh  đạo,  quản  lý.  Do  vậy  tùy  theo 
tính chất, đặc điểm, tầm quan trọng của thông tin mà 
người cán bộ cần lựa chọn hình thức truyền tin thích 
hợp. 


2. Đặc điểm của thông tin đối với hoạt động
lãnh đạo, quản lý.
a. Tính địa chỉ: 
Thông  tin  quản  lý  luôn  có  địa  chỉ  cụ  thể  của  người 
gửi  và  người  nhận  (khác  với  tin  tức).  Phải  đảm  bảo  thông 
tin phù hợp và đến đúng địa chỉ người nhận (người gửi phải 
lựa  chọn  thông  tin  phù  hợp  với  mục  tiêu  quản  lý,  người 
nhận phải nhận được thông tin)
Ví dụ: Thư mời ông Nguyễn Văn A tới dự họp.
Ông Nguyễn Văn A phải là người có trong thành phần 
mời họp
Phải ghi rõ nội dung, địa điểm, thời gian diễn ra cuộc 
họp…

Ông A phải nhận được thư mời trước thời gian cuộc 
họp diễn ra.


2. Đặc điểm của thông tin đối với hoạt động
lãnh đạo, quản lý.
b. Tính hiểu rõ

Thông  tin  quản  lý  phải  dễ  hiễu,  không  làm  cho 
người nhận hiểu theo nhiều nghĩa hoặc hiểu sai về nội 
dung  thông  tin  mà  người  lãnh  đạo,  quản  lý  muốn  biểu 
đạt.


2. Đặc điểm của thông tin đối với hoạt động
lãnh đạo, quản lý.
c. Tính hữu ích
­ Thông tin quản lý trước hết phải là những tin tức có 
ích đối với hệ thống quản lý. Thông tin phải phục vụ 
cho mục tiêu của hoạt động lãnh đạo, quản lý. 
­ Kịp thời, đầy đủ, chính xác, không lặp lại thông tin 
cũ .
­  Phải  biết  chọn  lọc,  loại  bỏ  những  thông  tin  không 
cần thiết ra khỏi hệ thống.