Xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại công ty cổ phần đầu tư và giải pháp bình minh
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (3.29 MB, 133 trang )
Đồ Án Tốt Nghiệp
1
Học Viện Tài Chính
LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của em. Các số liệu, kết quả
nêu trong đồ án tốt nghiệp là trung thực, xuất phát từ tình hình thực tế của đơn vị
em thực tập.
Tác giả đồ án
Diệp Thị Thu Hạnh
SV: Diệp Thị Thu Hạnh
Lớp: CQ53/41.02
Đồ Án Tốt Nghiệp
2
Học Viện Tài Chính
LỜI CẢM ƠN
Trong suốt quá trình học tập và rèn luyện tại trường Học viện Tài chính, ngoài
việc nỗ lực học tập, cố gắng của bản thân, em còn may mắn được các thầy, cô giáo
trong trường, đặc biệt là các thầy cô trong khoa Hệ thống Thông tin kinh tế đã tận
tình giảng dạy, trang bị cho chúng em những kiến thức quý báu, những kinh nghiệm
nghề nghiệp bổ ích làm hành trang vững chắc để làm việc sau tốt nghiệp. Được sự
dìu dắt, hướng dẫn tận tình của thầy cô, em thấy mình dần trưởng thành hơn. Em sẽ
luôn ghi nhớ công ơn của các thầy cô – những người lái đò tận tình đưa chúng em
tới chân trời tri thức.
Trong quá trình nghiên cứu và hoàn thành đồ án “Xây dựng phần mềm kế toán
doanh thu bán hàng tại Công ty Cổ phần đầu tư và giải pháp Bình Minh”, em
nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của rất nhiều người. Trước hết, em xin chân thành cảm
ơn thầy giáo ThS.Nguyễn Sĩ Thiệu đã hướng dẫn tận tình, giúp đỡ em trong suốt thời
gian qua để hoàn thành đồ án tốt nghiệp trong thời gian thực tập. Em xin gửi lời cảm
ơn đến tới các thầy cô giáo trong Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế đã có những bài
giảng bổ ích để em có thể vận dụng tốt kiến thức chuyên môn hoàn thành tốt đồ án tốt
nghiệp và một con đường nghề nghiệp vững chắc hơn trong tương lai.
Em cũng xin được chân thành cảm ơn ban lãnh đạo và các anh chị trong đơn
vị thực tập, đặc biệt là các anh chị thuộc Phòng Tài chính – Kế toán Công ty Cổ
phần đầu tư và giải pháp Bình Minh đã tạo điều kiện cho em được thực tập và
hướng dẫn em trong thời gian thực tập tại công ty.
Dưới góc độ một sinh viên còn thiếu sót về kinh nghiệm và kiến thức thực
tiễn, đồ án của em không thể tranh khỏi những hạn chế, sai sót. Do vậy, em rất
mong được sự đánh giá và góp ý của thầy cô khoa Hệ thống Thông tin Kinh Tế để
giúp em hoàn thiện hơn những kiến thức đã được học và vận dụng vào thực tế.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày
tháng 05 năm 2019
Sinh viên
Diệp Thị Thu Hạnh
SV: Diệp Thị Thu Hạnh
Lớp: CQ53/41.02
Đồ Án Tốt Nghiệp
3
Học Viện Tài Chính
MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN.....................................................................................................i
LỜI CẢM ƠN..........................................................................................................ii
MỤC LỤC............................................................................................................... iii
DANH MỤC BẢNG BIỂU....................................................................................vi
DANH MỤC HÌNH VẼ........................................................................................vii
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT...............................................................................viii
LỜI MỞ ĐẦU..........................................................................................................1
CHƯƠNG 1:CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN
DOANH THU BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP.....................................4
1.1. Cơ sở lý luận về xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp..............4
1.1.1. Khái niệm, đặc điểm, các thành phần và yêu cầu của phần mềm kế toán
trong doanh nghiệp..................................................................................................4
1.1.2. Sự cần thiết phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp...........9
1.1.3. Quy trình xây dựng phần mềm kế toán.......................................................10
1.1.4. Công cụ thực hiện tin học hóa phần mềm kế toán trong doanh nghiệp....18
1.2. Cơ sở lý luận về kế toán doanh thu bán hàng trong doanh nghiệp sản xuất......22
1.2.1. Kế toán doanh thu bán hàng.......................................................................22
1.2.2. Những lưu ý khi hạch toán doanh thu........................................................24
1.2.3. Nhiệm vụ của kế toán doanh thu bán hàng................................................25
1.2.4. Các tài khoản kế toán sử dụng....................................................................26
1.2.5. Các chứng từ kế toán sử dụng....................................................................27
1.2.6. Các sơ đồ luân chuyển chứng từ.................................................................28
1.2.7. Các hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán............................................30
1.2.8. Quy trình hạch toán kế toán doanh thu bán hàng......................................34
CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN DOANH
THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƯ VÀ GIẢI PHÁP BÌNH MINH. 40
2.1. Giới thiệu khái quát về Công ty CP Đầu tư và giai pháp Bình Minh.........40
SV: Diệp Thị Thu Hạnh
Lớp: CQ53/41.02
Đồ Án Tốt Nghiệp
4
Học Viện Tài Chính
2.1.1. Giới thiệu khái quát về công ty.....................................................................40
2.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty.....................................................................41
2.2. Thực trạng HTTT kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty.......................43
2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty.............................................................43
2.2.2 Hình thức tổ chức công tác kế toán..............................................................46
2.2.3. Hệ thống tài khoản sử dụng.........................................................................47
2.2.4. Hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ..............................49
2.2.5. Hệ thống báo cáo..........................................................................................52
2.2.6. Quy trình hạch toán Kế toán doanh thu tại Công ty CP đầu tư và giải pháp
Bình Minh..............................................................................................................52
2.2.7. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin tại doanh nghiệp.......................54
2.3. Đánh giá thực trạng công tác kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty CP
Đầu tư và giải pháp Bình Minh và giải pháp khắc phục....................................54
2.3.1. Về tổ chức bộ máy kế toán............................................................................55
2.3.2. Về cơ sở vật chất...........................................................................................55
2.3.3. Về con người................................................................................................56
2.3.4. Các chứng từ sử dụng..................................................................................56
2.3.5. Tài khoản sử dụng........................................................................................56
2.3.6. Tổ chức bộ sổ kế toán...................................................................................58
2.3.7. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán................................................................59
2.3.8. Hình thức kế toán áp dụng...........................................................................60
CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN
HÀNG TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƯ VÀ GIẢI PHÁP BÌNH MINH................61
3.1. Phân tích hệ thống Doanh thu bán hàng tại Công ty CP Đầu tư và giải
pháp Bình Minh.....................................................................................................61
3.1.1. Xác định yêu cầu và mô tả bài toán.............................................................61
3.1.2. Sơ đồ ngữ cảnh.............................................................................................64
3.1.3. Biểu đồ phân cấp chức năng........................................................................65
3.1.4. Ma trận thực thể - chức năng......................................................................67
SV: Diệp Thị Thu Hạnh
Lớp: CQ53/41.02
Đồ Án Tốt Nghiệp
5
Học Viện Tài Chính
3.1.5. Phân tích khái niệm – logic..........................................................................69
3.1.6. Mô hình thực thể liên kết – Mô hình E/R...................................................75
3.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý............................................................................82
3.2.1. Thiết kế mô hình logic..................................................................................82
3.2.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý.........................................................................86
3.2.3. Xác định luồng hệ thống.............................................................................94
3.3. Xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty CP Đầu tư và
giải pháp Bình Minh..............................................................................................99
3.3.1. Hệ thống giao diện tương tác của hệ thống................................................99
3.3.2. Thiết kế giao diện.......................................................................................100
PHẦN KẾT LUẬN..............................................................................................111
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC
SV: Diệp Thị Thu Hạnh
Lớp: CQ53/41.02
Đồ Án Tốt Nghiệp
6
Học Viện Tài Chính
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 3.1: Ma trận thực thể chức năng.....................................................................68
Bảng 3.2: Bảng từ điển dữ liệu................................................................................75
Bảng 3.3: Bảng cơ sở vật lý danh mục tài khoản.....................................................86
Bảng 3.4: Bảng cơ sở vật lý danh mục khách hàng.................................................87
Bảng 3.5: Bảng cơ sở vật lý danh mục hàng hóa.....................................................87
Bảng 3.6: Bảng cơ sở vật lý danh mục kho.............................................................87
Bảng 3.7: Bảng cơ sở vật lý phiếu nhập..................................................................88
Bảng 3.8: Bảng cơ sở vật lý phiếu xuất...................................................................88
Bảng 3.9: Bảng cơ sở vật lý danh mục chi tiết phiếu nhập......................................89
Bảng 3.10: Bảng cơ sở vật lý chi tiết phiếu xuất.....................................................89
Bảng 3.11: Bảng cơ sở vật lý hóa đơn hàng hóa......................................................90
Bảng 3.12: Bảng cơ sở vật lý chi tiết hóa đơn.........................................................91
Bảng 3.13: Bảng cơ sở vật lý chiết khấu thương mại..............................................91
Bảng 3.14: Bảng hóa đơn trả lại..............................................................................92
Bảng 3.15: Bảng chi tiết hóa đơn trả lại..................................................................92
Bảng 3.16: Bảng cơ sở vật lý giảm giá....................................................................93
Bảng 3.17: Bảng cơ sở vật lý chi tiết giảm giá........................................................93
Bảng 3.18: Bảng cơ sở vật lý số dư đầu kỳ các tài khoản........................................94
SV: Diệp Thị Thu Hạnh
Lớp: CQ53/41.02
Đồ Án Tốt Nghiệp
7
Học Viện Tài Chính
DANH MỤC HÌNH VẼ
Hình 1.1: Sơ đồ luân chuyển - xử lý chứng từ phiếu xuất kho.................................28
Hình 1.2: Sơ đồ luân chuyển - xử lý chứng từ hóa đơn GTGT...............................29
Hình 1.3: Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức nhật ký chung..............................31
Hình 1.4: Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức Nhật ký – Sổ cái..........................32
Hình 1.5: Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ...........................33
Hình 1.6: Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức Nhật ký – Chứng từ.....................34
Hình 1.7: Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức kế toán máy.................................34
Hình 2.1. Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty CP đầu tư và giải pháp Bình Minh.. .41
Hình 2.2: Cơ cấu bộ máy kế toán của Công ty CP Đầu tư và giải pháp Bình Minh.43
Hình 2.3: Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ nghiệp vụ bán hàng.....................51
Hình 2.3: Sơ đồ hạch toán doanh thu bán hàng.......................................................54
Hình 3.1: Sơ đồ ngữ cảnh........................................................................................64
Hình 3.2: Biểu đồ phân cấp chức năng....................................................................65
Hình 3.3: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0....................................................................69
Hình 3.4: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 – Tiến trình “Cập nhật thông tin tiền xử lý”. . .70
Hình 3.5: Biểu đồ luồng dữ liệu c 1 – Tiến trình “Tăng doanh thu”........................71
Hình 3.6: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 – Tiến trình “Giảm doanh thu”..................72
Hình 3.7: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 – Tiến trình “Ghi sổ”.................................73
Hình 3.8: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 – Tiến trình “Lập báo cáo”........................74
Hình 3.9: Mô hình dữ liệu E-R................................................................................81
Hình 3.10: Mô hình dữ liệu quan hệ........................................................................85
Hình 3.11: Luồng hệ thống cho biểu đồ dữ liệu mức 1 “Cập nhật thông tin tiền xử
lý”............................................................................................................................ 94
Hình 3.12: Luồng hệ thống cho biểu đồ dữ liệu mức 1 “Tăng doanh thu”..............95
Hình 3.13: Luồng hệ thống cho biểu đồ dữ liệu mức 1 “Giảm doanh thu”..............96
Hình 3.14: Luồng hệ thống cho biểu đồ dữ liệu mức 1 “Ghi sổ”.............................97
Hình 3.15: Luồng hệ thống cho biểu đồ dữ liệu mức 1 “Lập báo cáo”....................98
SV: Diệp Thị Thu Hạnh
Lớp: CQ53/41.02
Đồ Án Tốt Nghiệp
8
Học Viện Tài Chính
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Kí hiệu viết tắt
CP
CSDL
CKTM
HTTT
HĐ
GTGT
KH
HBTL
TK
HĐH
PXK
TSCĐ
DTBH
SV: Diệp Thị Thu Hạnh
Tên đầy đủ
Cổ phần
Cơ sở dữ liệu
Chiết khấu thương mại
Hệ thống thông tin
Hóa đơn
Giá trị gia tăng
Khách hàng
Hàng bán trả lại
Tài khoản
Hệ điều hành
Phiếu xuất kho
Tài sản cố định
Doanh thu bán hàng
Lớp: CQ53/41.02
Đồ Án Tốt Nghiệp
Học Viện Tài Chính
LỜI MỞ ĐẦU
I. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu
Quản lý doanh thu bán hàng là hoạt động vô cùng quan trọng trong quá trình
xây dựng hệ thống thông tin doanh nghiệp. Nó giúp cho công tác kế toán và công
tác quản lý của doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, thông tin được xử lý một
cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời, giảm bớt được thời gian và tiền bạc. Việc
xây dựng đúng và chính xác hệ thống quản lý doanh thu bán hàng còn giúp cho
doanh nghiệp nhanh chóng đánh giá được tình hình hoạt động kinh doanh từ đó có
thể kịp thời đưa ra các quyết định quản trị đúng đắn.
Qua việc khảo sát hoạt động sản xuất, kinh doanh tại Công ty Cổ phần đầu tư
và giải pháp Bình Minh, em nhận thấy Công ty CP đầu tư và giải pháp Bình Minh là
công ty chuyên bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác, các loại vật liệu
xây dựng…. việc quản lý các mặt hàng và doanh thu có ảnh hưởng rất lớn đến kết
quả kinh doanh của công ty. Hệ thống quản lý bán hàng ở công ty mặc dù đã được
tin học hóa, nhưng do khối lượng hàng hóa lớn, đòi hỏi cần có một phần mềm tin
học có khả năng quản lý một cách chính xác, thống nhất, cung cấp báo cáo, thông
tin một cách kịp thời cho những người sử dụng và quản trị hệ thống.
Xuất phát từ thực trạng quản lý doanh thu bán hàng tại Công ty CP đầu tư và giải
pháp Bình Minh nên em đã lựa chọn đề tài: “Xây dựng phần mềm kế toán doanh thu
bán hàng tại Công ty CP đầu tư và giải pháp Bình Minh” làm đề tài tốt nghiệp.
II. Mục tiêu
- Hiểu rõ các nghiệp vụ kế toán, các chứng từ, sổ sách, báo cáo trong công
tác kế toán bán hàng tại doanh nghiệp.
- Xây dựng một phần mềm kế toán Doanh thu bán hàng cung cấp thông tin
một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, phục vụ tốt quá tình quản lý hàng hóa, phục
vụ tốt cho bộ phận bán hàng.
- Tận dụng tối đa các nguồn tài nguyên tại công ty: Hệ thống máy tính tại
công ty, con người trong hệ thống kế toán.
SV: Diệp Thị Thu Hạnh
Lớp: CQ53/41.02
Đồ Án Tốt Nghiệp
Học Viện Tài Chính
- Giúp công ty nâng cao doanh thu, tiết kiệm chi phí nhờ giảm bớt đội ngũ
nhân viên, giảm thiểu sai sót có thể xảy ra trong quá tình hạch toán.
III. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài tập trung vào công tác kế toán bán hàng tại
Công ty CP đầu tư và giải pháp Bình Minh.
IV. Phạm vị nghiên cứu
Trong kế toán bán hàng có ba mảng: Kế toán tổng hợp doanh thu bán hàng, kế
toán tổng hợp chi phí bán hàng, kế toán tập hợp xác định kết quả kinh doanh. Do
quá trình tham gia thực tập tại công ty tương đối ngắn nên em gói gọn nghiên cứu
đề tài trong phạm vi kế toán Doanh thu bán hàng.
Phần mềm được xây dựng dựa trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2017
và ngôn ngữ lập trình mã nguồn mở C#.Net.
V. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
Phương pháp thu thập thông tin: Thu thập các thông tin của công ty bằng
các phương pháp phỏng vấn, điều tra, ghi chép, quan sát và hỏi ý kiến chuyên gia.
Phương pháp so sánh đối chiếu: So sánh lý thuyết được học và thực tế tại
công ty.
Phương pháp phân tích thiết kế: Từ các nghiệp vụ kế toán của công ty, tiến
hành phân tích và thiết kế để xây dựng phần mềm phù hợp.
Các phương pháp phân tích khác: Phân tích từ trên xuống, phân tích từ dưới
lên, kết hợp phân tích từ trên xuống và từ dưới lên.
VI. Kết cấu đồ án
Đề tài: “Xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty CP
đầu tư và giải pháp Bình Minh”
Đồ án ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục đồ
án gồm có 3 chương:
Chương I: Cơ sở lý luận xây dựng phần mềm kế toán Doanh thu bán
hàng.
SV: Diệp Thị Thu Hạnh
Lớp: CQ53/41.02
Đồ Án Tốt Nghiệp
Học Viện Tài Chính
Chương II: Thực trạng hệ thống thông tin kế toán Doanh thu bán hàng
tại Công ty CP đầu tư và giải pháp Bình Minh.
Chương III: Xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại Công
ty CP đầu tư và giải pháp Bình Minh.
SV: Diệp Thị Thu Hạnh
Lớp: CQ53/41.02
Đồ Án Tốt Nghiệp
Học Viện Tài Chính
CHƯƠNG 1:CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN
DOANH THU BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. Cơ sở lý luận về xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
1.1.1. Khái niệm, đặc điểm, các thành phần và yêu cầu của phần mềm kế
toán trong doanh nghiệp
1.1.1.1. Khái niệm phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
Phần mềm kế toán là hệ thống các chương trình máy tính dung để tự động xử
lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gốc, phân
loại chứng từ, ghi chép sổ sách theo quy định của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ
kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân
tích tài chính khác.
Phần mềm kế toán được cài đặt trên một nền tảng phần cứng thích hợp, phần
mềm kế toán là công cụ quan trọng hỗ trợ người làm kế toán trong việc thu thập, xử
lý dữ liệu khi có nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh; truyền, lưu trữ, tổng hợp và
cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng theo quy định pháp luật cũng như
theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, tổ chức.
Một phần mềm kế toán cơ bản gồm các thành phần sau:
- Cơ sở dữ liệu: đó là các thông tin được lưu và duy trì nhằm phản ánh thực
trạng hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp. Các dữ liệu được chia thành hai
phần: các dữ liệu phản ánh cấu trúc nội bộ của cơ quan như dữ liệu về nhân sự, nhà
xưởng, thiết bị,… Và các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh của cơ quan
như dữ liệu về sản xuất, mua bán, giao dịch ….
- Giao diện phần mềm: Là giao diện tương tác giữa người sử dụng và phần
mềm, một phần mềm kế toán thường bao gồm các loại giao diện: form đăng nhập,
form chương trình chính, form nhập liệu, form báo cáo,…
- Báo cáo: là một tài liệu chứa các thông tin được đưa ra từ chương trình ứng
dụng theo yêu cầu của người dung. Các báo cáo thường chứa các thông tin kết xuất
từ các bảng cơ sở dữ liệu và được hiển thị ra máy in hoặc màn hình, tùy theo yêu
cầu của người sử dụng.
SV: Diệp Thị Thu Hạnh
Lớp: CQ53/41.02
Đồ Án Tốt Nghiệp
Học Viện Tài Chính
- Menu: Hệ thống menu bao gồm các lệnh được thiết kế theo một trật tự phù
hợp để giúp người sử dụng tương tác với phần mềm một cách dễ dàng.
1.1.1.2. Đặc điểm của phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán là một công cụ ghi chép, lưu giữ, tính toán, tổng hợp trên
cơ sở các dữ liệu đầu vào là các chứng từ để đưa ra các thông tin đầu ra theo yêu
cầu. Chứng tư gồm các chứng từ do doanh nghiệp lập và các chứng từ từ bên ngoài.
Đầu ra của phần mềm kế toán là các báo cáo và các sổ sách liên quan.
So với kế toán thủ công phải ghi chép vào các sổ sách trung gian để đưa ra các
báo cáo cuối kì, phần mềm kế toán kết xuất thông tin đầu ra trực tiếp từ CSDL,
chính là các chứng từ đầu vào, đồng thời cùng với các báo cáo, các sổ kế toán cũng
chính là đầu ra của hệ thống.
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính la công việc kế toán
được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính.
Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức
kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định.
Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải
in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được
thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng
không bắt buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
1.1.1.3. Các thành phần của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
Một thành phần kế toán thường có các thành phần sau:
- Cơ sở dữ liệu (Database): Cung cấp cấu trúc để lưu trữ dữ liệu. Một CSDL
chứa các Table, View và các mối quan hệ giữa các bảng.
- Menu: Được thiết kế hợp lý sẽ giúp cho con người dùng nhanh chóng biết
cách sử dụng và thao tác chương trình thuận tiện hơn.
- Form: Dùng để chứa các đối tượng khác trong một lớp ứng dụng nào đó. Mỗi
Form khi thực hiện sẽ tạo một màn hình giao diện cho người dùng.
Các Form của một PMKT được chia thành:
SV: Diệp Thị Thu Hạnh
Lớp: CQ53/41.02
Đồ Án Tốt Nghiệp
Học Viện Tài Chính
Form nhập dữ liệu
Form để thực hiện các thao tác xem, sửa, xóa
Form để in báo cáo
- Report: Chứa các thông tin được kết xuất từ các bảng CSDL, bảng trung gian
và được hiển thị ra máy in, màn hình tùy theo yêu cầu người dùng.
1.1.1.4. Các yêu cầu của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
Tiêu chuẩn phần mềm kế toán là những tiêu thức mang tính bắt buộc hoặc
hướng dẫn về chất lượng, tính năng kỹ thuật của phần mềm kế toán làm cơ sở cho
các đơn vị kế toán lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp và đơn vị sản xuất phần
mềm kế toán tham khảo khi sản xuất phần mềm kế toán.
Dựa vào thông tư 103/2005/TT-BTC của Bộ tài chính ký ngày 24 tháng 11
năm 2005 về việc “Hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện hoạt động của phần mềm kế
toán” ta thấy phần mềm kế toán cần đạt được các yêu cầu sau:
Phần mềm kế toán phải có hỗ trợ cho người sử dụng tuân theo các quy
định cụ thể của Nhà nước về Kế toán
Khi sử dụng phần mềm kế toán không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc và
phương pháp kế toán được quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về kế
toán theo nội dung sau:
Đối với chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán nếu được lập và in ra trên máy
theo phần mềm kế toán phải đảm bảo nội dung của chứng từ kế toán quy định tại
Điều 17 của Luật Kế toán và quy định cụ thể đối với mỗi loại chứng từ kế toán
trong các chế độ kế toán hiện hành. Đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm các nội
dung khác vào chứng từ kế toán được lập trên máy tính theo yêu cầu quản lý của
đơn vị kế toán trừ các chwungs từ kế toán bắt buộc phải áp dụng đúng maxi quy
định. Chứng từ kế toán điện tử được sử dụng để ghi sổ kế toán theo phần mềm kế
toán phải tuân thủ các quy định về chứng từ kế toán và các quy định riêng về chứng
từ điện tử.
Đối với tài khoản kế toán và phương pháp kế toán: Hệ thống tài khoản kế
toán sử dụng và phương pháp kế toán được xây dựng trong phần mềm kế toán phải
SV: Diệp Thị Thu Hạnh
Lớp: CQ53/41.02
Đồ Án Tốt Nghiệp
Học Viện Tài Chính
tuân thủ theo quy định của chế độ kế toán hiện hành phù hợp với tính chất hoạt
động và yêu cầu quản lý của đơn vị. Việc mã hóa các tài khoản trong hệ thốn và
đảm bảo thuận lợi cho việc tổng hợp và phân tích thông tin của ngành và đơn vị.
Đối với hệ thống sổ kế toán: Sổ kế toán được xây dựng trong phần mềm kế
toán được in ra phải đảm bảo các yêu cầu: đảm bảo đầy đủ sổ kế toán; đảm bảo mối
quan hệ giữa sổ kế toán trong các chế độ kế toán hiện hành; số liệu được phản ánh
trên các sổ kế toán phải được lấy từ số liệu trên chứng từ đã được truy cập, đảm bảo
tính chính xác khi chuyển số dư từ sổ này sang sổ khác. Đơn vị kế toán có thể bổ
sung thêm các chỉ tiêu khác vào sổ kế toán theo yêu cầu quản lý của đơn vị.
Đối với báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính được xây dựng trong phần
mềm kế toán khi in ra phải đúng mẫu biểu, nội dung và phương pháp tính toán các
chỉ tiêu theo quy định của chế độ kế toán hiện hành phù hợp với từng lĩnh vực. Viêc
mã hóa các chỉ tiêu báo cáo phải đảm bảo tính thống nhất, thuận lợi cho việc tổng
hợp số liệu kế toán giữa các đơn vị trực thuộc và các đơn vị khác có liên quan.
Chữ số và chữ viết trong kế toán: Chữ số và chữ viết trong kế toán trên giao
diện của phần mềm và khi in ra phải tuân thủ theo quy định của Luật Kế toán.
Trường hợp đơn vị kế toán cần sử dụng tiếng nước ngoài trên sổ kế toán thì có thể
thiết kế, trình bày song ngữ hoặc phiên bản tiếng việt. Giao diện mỗi màn hình phải
dễ hiểu, dễ truy cập và dễ tìm kiếm.
In và lưu trữ tài liệu kế toán: Tài liệu kế toán được in ra từ phần mềm kế
toán phải có đầy đủ yếu tố pháp lý theo quy định: đảm bảo sự thống nhất giữa số
liệu kế toán lưu giữu trên máy để lưu trữ. Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán hiện
hành. Trong quá trình lưu trữ, đơn vị kế toán phải đảm bảo các điều kiện kỹ thuật dể
có thể đọc được các tài liệu lưu trữ.
Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung
phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài
chính mà không ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu đã có.
- Có khả năng đảm bảo khâu khai báo dữ liệu ban đầu kể cả trường hợp bổ
sung các chứng từ kế toán mới, sửa đổi lại biểu mẫu, nội dung cách ghi chép một số
SV: Diệp Thị Thu Hạnh
Lớp: CQ53/41.02
Đồ Án Tốt Nghiệp
Học Viện Tài Chính
chứng từ kế toán đã được sử dụng trong hệ thống. Có thể loại bỏ bớt các chứng từ
kế toán mà không ảnh hưởng đến hệ thống.
- Có thể bổ sung tài khoản mới hoặc thay đổi nội dung, phương pháp hạch
toán đối với các tài khoản đã được sử dụng trong hệ thống. Có thể bỏ bớt các tài
khoản không sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống
- Có thể bổ sung mẫu sổ kế toán mới hoặc sửa đổi lại biểu mẫu, nội dung,
cách ghi chép các sổ kế toán được sử dụng trong hệ thống nhưng phải đảm bảo tính
liên kết có hệ thống với các sổ kế tians khác. Có thể loại bỏ bớt sổ kế toán không sử
dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống.
- Có thể bổ sung hoặc sửa đổi lại mẫu biểu, nội dung, cách lập và trình bày
báo cáo tài chính đã được sử dụng trong hệ thống. Có thể loại bớt báo cáo tài chính
không sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống.
Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu
- Tự động xử lý, lưu giữ số liệu trên nguyên tắc tuân thủ các quy trình kế
toán cũng như phương pháp tính toán các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính theo quy
định hiện hành.
- Đảm bảo sự phù hợp, không trùng lặp giữa các số liệu kế toán.
- Có khả năng tự động dự báo, phát hiện và ngăn chặn các sai sót khi nhập dữ
liệu và quá trình xử lý thông tin kế toán.
Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu
- Có khả năng phân quyền đến từng người sử dụng theo các chức năng gồm:
Kế toán trưởng ( hoặc phụ trách kế toán) và người làm kế toán. Mỗi vị trí được phân
công có nhiệm vụ và quyền hạn được phân định rõ ràng, đảm bảo người không có
trách nhiệm không thể truy cập vào công việc của người khác trong phần mềm kế
toán của đơn vị, nếu không được người có trách nhiệm đồng ý.
- Có khả năng tổ chức theo dõi được người dùng theo các tiêu thức như: Thời
gian truy cập thông tin kế toán vào hệ thống, các thao tác của người truy cập vào hệ
thống, các đối tượng bị tác động của thao tác đó,…
SV: Diệp Thị Thu Hạnh
Lớp: CQ53/41.02
Đồ Án Tốt Nghiệp
Học Viện Tài Chính
- Có khả năng lưu lại các dấu vết trên sổ kế toán về việc sửa chữa các số liệu
kế toán đã được truy cập chính thức vào hệ thống phù hợp với từng phương pháp sửa
chữa sổ kế toán theo quy định; đảm bảo chỉ có người có trách nhiệm mới được quyền
sửa chữa sai sót đối với các nghiệp vụ đã được truy cập chính thức vào hệ thống.
-
Có khả năng phục hồi được các dữ liệu, thông tin kế toán trong các trường
hợp phát sinh sự cố kỹ thuật đơn giản trong quá trình sử dụng.
1.1.2. Sự cần thiết phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
Kế toán là bộ phận duy trì và phát triển các mối liên kết trong doanh nghiệp,
điều tiết các hoạt động kinh doanh. Mọi bộ phận trong doanh nghiệp đều liên quan
đến kế toán, từ khâu kinh doanh đến hành chính nhân sự.
Kế toán còn là bộ phận chịu trách nhiệm quản lý các khoản thu – chi dựa trên
việc lập các kế hoạch, sổ sách báo cáo hàng ngày. Đồng thời cung cấp thông tin, là
cơ sở để người quản lý đưa ra những quyết định phù hợp với chiến lược kinh doanh.
Do đó, nếu thông tin mà kế toán đưa ra không chính xác, bị sai lệch thi sẽ dẫn tới
việc hoạch định kinh doanh của nhà quản lý sẽ không phù hợp, thậm chí gây ảnh
hưởng nghiêm trọng tới việc kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu như trước đây, kế
toán tốn rất nhiều thời gian để hoàn thành công việc và thường xảy ra sai sót trong
quá trình thực hiện, thì nay với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán thì người sử dụng
có thể giảm tối đa thời gian lãng phí vào việc chỉnh sửa dữ liệu, sổ sách, báo cáo từ
vài ngày xuống chỉ còn vài phút.
Mặt khác, công tác kế toán thủ công đòi hỏi cần nhiều nhân sự làm kế toán.
Trong khi phần mềm kế toán do tự động hóa hoàn toàn các công đoạn lưu trữ, tính
toán, tìm kiếm và kết xuất báo cáo nên tiết kiệm được nhân sự và thời gian, chính
điều này đã góp phần tiết kiệm chi phí đáng kể cho doanh nghiệp.
So với việc dùng nhiều nhân sự để ghi chép hoạch toán hàng ngày, phần mềm
kế toán có thể:
- Sản xuất tư liệu tự động nhanh chóng và chính xác hóa đơn, ghi chú tín
dụng, đơn đặt hàng, báo cáo in ấn và các tài liệu biên chế đều được thực hiện tự
động.
SV: Diệp Thị Thu Hạnh
Lớp: CQ53/41.02
Đồ Án Tốt Nghiệp
-
Học Viện Tài Chính
Độ chính xác cao: Các chương trình kế toán có độ chính xác cao và hiếm
khi gây ra lỗi. Sai sót duy nhất doanh nghiệp có thể gặp phải là do nhập dữ liệu và
thông tin sai lệch từ ban đầu.
- Update thông tin các hồ sơ kế toán được tự động cập nhật và số dư tài
khoản sẽ luôn luôn được cập nhập kịp thời.
- Việc cập nhật về chế độ kế toán hiện hành kịp thời cho doanh nghiệp
Vì vậy, việc phát triển một phần mềm kế toán trong doanh nghiệp là thực sự
cần thiết: giúp tiết kiệm thời gian, cung cấp thông tin nhanh chóng kịp thời, phân
tích, tổng hợp tình hình tài chính một cách chính xác, đưa ra những rủi ro tiềm ẩm
cho nhà quản lý, tiết liệm chi phí, tối ưu quy trình quản lý doanh nghiệp, từ đó giúp
nhà quản lý đưa ra quyết định chiến lược kinh doanh nhanh chóng, chính xác.
1.1.3. Quy trình xây dựng phần mềm kế toán
Giai đoạn 1: Khảo sát hiện trạng và lập kế hoạch
Khảo sát hệ thống là bước khởi đầu của tiến trình xây dựng phần mềm kế toán
là tìm hiểu yêu cầu nghiệp vụ và nhu cầu phát triển phần mềm, trên cơ sở đó hình
thành nên kế hoạch xây dựng phần mềm kế toán. Nhà phát triển phải xây dựng một
kế hoạch thực hiện dự án bao gồm mục tiêu, yêu cầu, phạm vi và các hạn chế của
dự án, đồng thời đưa ra các đánh giá về tính khả thi của dự án.
Mục tiêu của giai đoạn này tập trung giải quyết các vấn đề sau:
Hiểu được nghiệp vụ, chuyên môn, môi trường hoạt động chi phối đến quá
trình xử lý thông tin.
Xác định được các chức năng nhiệm vụ mục tiêu cần đạt được của hệ
thống.
Định ra giải pháp phân tích, thiết kế sơ bộ và xem xét tính khả thi của
chúng.
Trên cơ sở các thông tin khảo sát được, người thiết kế phải đánh giá, xác
định được yêu cầu, quy tắc ràng buộc của phần mềm mình xây dựng sẽ đạt được và
lập ra kế hoạch thực hiện cụ thể.
Nội dung khảo sát bao gồm:
SV: Diệp Thị Thu Hạnh
Lớp: CQ53/41.02
Đồ Án Tốt Nghiệp
Học Viện Tài Chính
Tìm hiểu môi trường xã hội, kinh tế và kỹ thuật của hệ thống.
Nghiên cứu cơ cấu tổ chức của hệ thống.
Xác định các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị trong hệ
thống hiện tại.
Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, chứng từ, quy định, sổ sách….
Thu thập các quy tắc quản lý bao gồm văn bản luật, các quy định,…. Chi
phối đến quý trình xử lý thông tin.
Nghiên cứu các chu trình lưu chuyển và xử lý thông tin của hệ thống.
Thống kê các phương tiện, công cụ được sử dụng trong hệ thống.
Thu thập và nghiên cứu các yêu cầu về thông tin, quy tắc xử lý nghiệp vụ,
yêu cầu của người dùng, các đánh giá về hệ thống, các nguyện vọng và kế hoạch
phát triển.
Đánh giá hiện trạng và đề ra các giải pháp thực hiện sơ bộ.
Phương pháp khảo sát:
Thu thập tài liệu: tìm hiểu, tổng hợp các thông tin từ các tài liệu, sổ sách
được sử dụng trong hoạt động chuyên môn nghiệp vụ của hệ thống cũ.
Quan sát và theo dõi: để hiểu rõ hơn về quy định làm việc của hệ thống. Từ
đó rút ra các kết luận có tính thuyết phục và khoa học.
Phỏng vấn: phỏng vấn trực tiếp các cá nhân tham gia hoạt động trong hệ
thống cũng như các cá nhân liên quan tới hệ thống.
Phiếu điều tra.
Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống
Phân tích là công việc đề làm sáng tỏ các mục tiêu và yêu cầu chi tiết của hệ
thống nhằm tối đa hóa lợi ích của hệ thống trong việc phục vụ các mục tiêu kinh
doanh hay mục tiêu quản lý của khách hàng.
Nội dung của giai đoạn này là đi sâu vào tìm hiểu chi tiết, bản chất của phần
mềm cần xây dựng. Trên cơ sở các thông tin từ bước khảo sát, người phát triển tiến
SV: Diệp Thị Thu Hạnh
Lớp: CQ53/41.02
Đồ Án Tốt Nghiệp
Học Viện Tài Chính
hành xây dựng mô hình hệ thống và đề ra các giải pháp thiết kế sơ bộ. Các bước
phân tích bao gồm:
- Xác định các dữ liệu nghiệp vụ của hệ thống cần lưu trữ và xử lý như chứng
từ, sổ sách, báo cáo…
- Xác định các chức năng, nhiệm vụ của hệ thống.
- Xác định quy trình nghiệp vụ hoạt động của hệ thống.
- Xác định các dữ liệu và chức năng hoạt động trong tương lai của nghiệp vụ
hoạt động của hệ thống.
- Các ràng buộc quan hệ giữa hệ thống về môi trường.
- Xây dựng mô hình diễn tả hệ thống về chức năng:
+ Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống
+ Biểu đồ phân cấp chức năng
+ Biểu đồ luồng dữ liệu
+ Ma trận thực thể chức năng
+ Tài liệu đặc tả chức năng
- Xây dựng mô hình diễn tả hệ thống về dữ liệu:
+ Mô hình thực thể liên kế
+ Mô hình dữ liệu quan hệ
-
Xây dựng mô hình về các ràng buộc và mối quan hệ của HTTT mới cần
phát triển với môi trường.
- Phác họa giải pháp thiết kế bằng cách lựa chọn và mô tả chung một giải
pháp thiết kế thích hợp.
- Sau khi xác định đầy đủ các yêu cầu về hệ thống, tiến hàng lập tài liệu phân
tích hệ thống.
Giai đoạn 3: Thiết kế hệ thống
Thiết kế hệ thống chính là quá trình tìm ra các giải pháp công nghệ thông tin
để đáp ứng các yêu cầu đặt ra ở trên. Dựa trên các kết quả phân tích, người phát
triển tiến hành thiết kế hệ thống, trong đó xác định cấu trúc và cách thức làm việc
SV: Diệp Thị Thu Hạnh
Lớp: CQ53/41.02
Đồ Án Tốt Nghiệp
Học Viện Tài Chính
của hệ thống để đáp ứng các yêu cầu về nghiệp vụ, các yêu cầu của người dùng.
Thiết kế hệ thống bao gồm các công việc sau:
SV: Diệp Thị Thu Hạnh
Lớp: CQ53/41.02
Đồ Án Tốt Nghiệp
Học Viện Tài Chính
Thiết kế kiến trúc hệ thống.
- Mục tiêu của giai đoạn này là đi xây dựng sơ đồ kiến trúc hệ thống, đây là
sơ đồ phân cấp có dạng hình cây hoặc dạng đồ thị có các đỉnh ở nhiều mức khác nhau
bao gồm các modul lồng nhau, trong đó mỗi đỉnh của sơ đồ là một hệ thống con.
- Nhằm xác định kiến trúc hệ thống (SA- Systems Architecture), trong đó bao
gồm các hệ thống con, các hệ thống con có mối liên hệ với nhau.
- Mỗi hệ thống con được chia thành hai phần: phần thực hiện thủ công và
phần thực hiện bằng máy tính.
- SA là hình ảnh logic về hệ thống cần xây dựng có hướng tới các kĩ thuật
thực hiện.
- Sơ đồ SA thường được biểu diễn dưới dạng các đồ thị có hướng, trong đó
mỗi đỉnh của đồ thị là một hệ con, mỗi cung mô tả việc trao đổi thông tin hoặc lời
gọi của hệ con này tới hệ con kia.
Thiết kế CSDL hệ thống:
Thiết kế CSDL là quá trình chuyển các đặc tả dữ liệu logic thành đặc tả dữ
liệu vật lý để lưu dữ liệu, nghĩa là quá trình chuyển mô hình quan hệ thành lược đồ
dữ liệu vật lý. Việc thiết kế CSDL dựa trện mô hình quan hệ và phụ thuộc vào cấu
trúc dữ liệu lưu giữ thực sự trên bộ nhớ ngoài máy tính.
Nội dung của buốc này bao gồm
- Phi chuẩn hóa lược đồ CSDL quan hệ:
+ Bổ sung các trường hợp thuộc tính phụ thuộc cho mỗi quan hệ trong lược đồ
CSDL quan hệ.
+ Gộp các quan hệ có liên kết 1:N với nhau thành một quan hệ nếu thấy cần
thiết.
- Thiết kế trường: Trường là một thuộc tính của một bảng trong mô hình
quan hệ, mỗi trường được đặc trưng bởi tên, kiểu, miền giá trị… Các bước thiết kế
trường:
+ Chọn kiểu dữ liệu
+ Xác định trường tính toán
SV: Diệp Thị Thu Hạnh
Lớp: CQ53/41.02
Đồ Án Tốt Nghiệp
Học Viện Tài Chính
+ Xác định trường làm khóa chính và định dạng giá trị cho trường khóa chính.
+ Xác định tính toàn vẹn dữ liệu: Mục đích là để đảm bảo các giá trị được
nhập vào tương ứng là đúng đắn (Chọn giá trị ngầm định, xác định khuôn dạng dữ
liệu, xác định các giới hạn dữ liệu, xác định tính toán toàn vẹn tham chiếu, xác định
ràng buộc giá trị rỗng)
- Thiết kế file vật lý: Mỗi bảng dữ liệu trong mô hình quan hệ đượ chuyển
thành một bảng đặc tả thiết kế như sau: Tên trường, Kiểu dữ liệu, Kích thước dữ
liệu, Khuôn dạng, Ràng buộc, Mô tả.
Thiết kế cấu trúc xử lý của các mô đun chương trình:
- Dựa trên tài liệu đặc tả chức năng và kết quả thiết kế kiến trúc hệ thống,
mỗi mô đun chương trinh được mô tả chi tiết xử lý bao gồm có:
- Thông tin đầu vào: Bao gồm các dữ liệu cần xử lý và các điều kiện ràng
buộc đối với dữ liệu đầu vào.
- Sơ đồ giải thuật xử lý: Mô tả chi tiết quy trình hoạt động xử lý dữ liệu của
mỗi mô đun, được diễn tả bằng sơ đồ khối hoặc ngôn ngữ giả mã.
- Thông tin đầu ra: Mô tả dạng thông tin thể hiện kết quả sau xử lý và các
điều kiện ràng buộc đối với dữ liệu đầu ra.
Thiết kế giao diện chương trình
Bao gồm thiết kế các thành phần sau:
- Thiết kế các mẫu biểu (Form) như biểu mẫu chương trình chính các mẫu
biểu mức con.
- Thiết kế thực đơn (Menu) chương trình cho các mẫu biểu
- Thiết kế các mẫu báo cáo (Report)
Giai đoạn này phải lựa chọn ngôn ngữ lập trình, hệ cơ sở dự liệu, cấu trúc file
tổ chức dữ liệu, những phần cứng, hệ điều hành và môi trường mạng cần được xây
dựng. Sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệ thống ở dạng như nó tồn tại
trên thực tế, sao cho nhà lập trình và kĩ sư phần cứng có thể dễ dàng chuyển thành
chương tình và cấu trúc hệ thống.
SV: Diệp Thị Thu Hạnh
Lớp: CQ53/41.02
Đồ Án Tốt Nghiệp
Học Viện Tài Chính
Giai đoạn 4: Xây dựng phần mềm
Đây là giai đoạn nhằm xây dựng hệ thống theo các thiết kế đã xác định. Giai
đoạn này chính là việc tạo một project.
Trước hết cần chọn các công cụ tin học để xây dựng phần mềm kế toán. Cần
xác định được dùng hệ quản trị cơ sở dữ liệu nào? Ngôn ngữ lập tình nào? Công cụ
tạo báo cáo nào?
Bước tiếp theo là triển khai xây dựng phần mềm kế toán. Các công việc để xây
dựng phần mềm như sau:
a. Tạo các cơ sở dữ liệu:
Việc tạo cơ sở dữ liệu bao gồm các công việc:
Thiết kế CSDL: Xác định mục đích sử dụng của CSDL, xác định các bảng và
các View cần thiết cho CSDL, xác định mối quan hệ trên các bảng và View. Sau khi
thiết kế xong, tiếp tục tinh chỉnh nó trước khi xây dựng các Form và Report để tránh
tình trạng phải làm lại từ đầu.
Phân tích nguồn dữ liệu: Từ các yêu cầu của dữ liệu để cung cấp thông tin cho
hệ thống, người ta nhóm các yêu cầu vào các bảng. Nguyên tắc nhóm dữ liệu vào
bảng là:
+ Dựa vào đặc tính của bảng: Mỗi bảng chỉ có thể chứa thông tin của một tập
hợp các đối tượng cùng loại.
+ Dựa vào các nhóm ứng dụng: Mỗi bộ phận ứng dụng sẽ sử dụng một số
bảng nhất định, do đó các bảng trong CSDL có thể không được thiết kế tối ưu mà
phải dựa trên đặc thù của người sử dụng thông tin trên bảng. Nếu muốn kết hợp hài
hòa, cả lý thuyết và thực tế trong kho nhóm dữ liệu vào bảng, ta phải thêm một
công đoạn là tạo các Query hoặc View để khống chế người dùng.
Thông tin trên bảng thể hiện trên trường và bản ghi, trong đó mỗi trường sẽ
ghi một thuộc tính của đối tượng, mỗi bản ghi chứa thông tin của một đối tượng.
Số lượng bảng cần thiết có thể có nhiều hợn loại đối tượng quản lý nếu cần.
SV: Diệp Thị Thu Hạnh
Lớp: CQ53/41.02
Đồ Án Tốt Nghiệp
Học Viện Tài Chính
b. Tạo các lớp:
Việc tạo lớp nhằm sử dụng tốt tính kế thừa và đóng gói các đối tượng. Có rất
nhiều các đối tượng được sử dụng chung ở nhiều chỗ trong ứng dụng. Khi đó nên
tạo các lớp là các đối tượng được sử dụng nhiều lần để giảm công sức thiết kế đối
tượng mà vẫn có hiệu quả tốt.
c. Tạo màn hình giao diện
Giao diện phải được thiết kế phân cấp, bao gồm:
+ Màn hình giao diện chính (cửa sổ giao tiếp): Là màn hình xuất hiện ngay sau
khi khởi động chương trình. Màn hình này có thể là 1 Form hay một cửa sổ tự định
nghĩa.
+ Các form được gọi từ cửa sổ giao tiếp: Thường là các form liên quan đến
một nhóm tác vụ của người dùng.
+ Các form ở cấp thấp thực hiện một tác vụ cụ thể.
d. Tạo các truy vấn, view và các báo cáo
Các truy vấn, báo cáo là các thông tin mà hệ thống phải cung cấp để trả lại
người dùng dựa trên các bảng trong CSDL của mình hay trong các CSDL từ xa.
Đa số các truy vấn, view và báo cáo được hiển thị ngay trên màn hình hay máy in.
e. Tạo code
Viết code cho phần mềm là một khâu quan trọng nhất nhưng lại bị giấu đi với
người dùng. Khi đánh giá một chương tình, đây là nơi phải xem xét đầu tiên. Thậm
chí code còn là chỗ để ngươi dùng bắt lỗi như là trợ giúp theo ngữ cảnh.
Giai đoạn 5: Kiểm thử
Sau khi được xây dựng, phần mềm cần được thử nghiệm để xác định các lỗi
tiềm ẩn và đưa ra các giải pháp khắc phục trước khi triển khai trong thực tế. Việc
kiểm tra toàn bộ chương tình thực hiện bằng cách chạy thử chúng với một bộ dữ
liệu giả định có tính đặc trưng sau đó đối chiếu với yêu cầu để tìm ra các lỗi. Các lỗi
có thể gặp bao gồm:
Lỗi không đáp ứng được yêu cầu nghiệp vụ làm cho hệ thống hoạt động
không như mong muốn.
SV: Diệp Thị Thu Hạnh
Lớp: CQ53/41.02
