Hướng dẫn sử dụng email với Outlook Express

H ướ ng  d ẫ n  s ử   d ụ ng  E ma i l   v ớ i   O utl ook   Ex pre s s

Mục lục

 I. Kh ở i t ạ o Outlook Express   ..............................................................................
                                                                              2
     
 1.1. Cách vào và kh ở i t ạ o Outlook Express    ................................................
                                                2
     
 1.2. Thoát kh ỏ i Outlookexpress   .......................................................................
                                                                       8
     
 II. S ử  d ụ ng Email v ớ i Outlook Express   ........................................................
                                                        9
     
 2.1. Cách vào Outlook Express    ........................................................................
                                                                        9
     
 2.2. M ộ t s ố  ch ứ c năng c ơ  b ả n    ......................................................................
                                                                      11
      
 2.3. Cách t ạ o th ư  m ớ i   .......................................................................................
                                                                                       13
      
 2.4.L ư u th ư  vào m ụ c th ư  nháp (Drafts)   ......................................................
                                                      14
      
 2.5. Cách l ư u danh b ạ :    ....................................................................................
                                                                                    15
      

1


H ướ ng  d ẫ n  s ử   d ụ ng  E ma i l   v ớ i   O utl ook   Ex pre s s

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG EMAIL VỚI OUTLOOK EXPRESS

I. Khởi tạo Outlook Express
1.1. Cách vào và khởi tạo Outlook Express 


 Vào Start  Programs  Outlook Express

C ử a s ổ  kh ở i đ ộ ng Outlook Express
Nếu bạn dùng Outlook Express lần đầu tiên, bảng Internet Connection wizard sẽ 
hiện ra như sau: 



Nếu không, trên menu Tools, bạn chọn Accounts: 
2


H ướ ng  d ẫ n  s ử   d ụ ng  E ma i l   v ớ i   O utl ook   Ex pre s s

Hộp thoại Internet Account hiện lên, chọn tab Mail để hiển thị tất 



cả các Accout Email hiện tại đã có trên mail  

 Nhấp chuột vào chức năng  Add và chọn Mail để thêm một 



Account Email mới vào Outlook xuất hiện cửa sổ Internet Connection 
wizard .

3


H ướ ng  d ẫ n  s ử   d ụ ng  E ma i l   v ớ i   O utl ook   Ex pre s s

        
Tại cửa sổ Internet Connection Wizard mục Display name, điền vào 



Họ và tên của bạn. Phần này là tuỳ chọn, bạn có thể điền bất cứ tên Email 
gì bạn thích nhưng chú ý là tên email này sẽ xuất hiện ở phần From khi 
người nhận đọc thư của bạn.
Bấm vào Next, hiển thị cửa sổ Internet Email Address để khai báo 



địa chỉ email.

        
Nhập địa chỉ email mà người quản trị đã cấp cho bạn. Địa chỉ email 



có dạng:  (có thể là .com.net, .org, .vnn hoặc  
.vn...)
4


H ướ ng  d ẫ n  s ử   d ụ ng  E ma i l   v ớ i   O utl ook   Ex pre s s


Bấm Next để chuyển qua phần khai báo thông tin server: 
Incoming mail server(POP Server):  mail.songda.com.vn
Outgoing mail server(SMTP Server): mail.songda.com.vn

           
Phần Email Server Name:  Mục My incoming mail server is a:  chọn POP3
Phần Incomming mail (POP3, IMAP or HTTP) server: gõ vào địa chỉ hoặc số 
IP của server POP mà người quản trị đã cấp cho bạn.
Phần Outgoing mail (SMTP) Server: gõ vào địa chỉ hoặc số IP của server 
SMTP mà người quản trị đã cấp cho bạn.
Bấm Next để qua phần khai báo Account Email: 

5


H ướ ng  d ẫ n  s ử   d ụ ng  E ma i l   v ớ i   O utl ook   Ex pre s s

Bạn điền vào hai mục Account name và Password: tên sử dụng và mật khẩu 
mà bạn đã được cấp. Chú ý rằng đối với mail server của chúng tôi, tên sử  dụng 

chính là địa chỉ email của bạn.
Chọn đánh dấu mục Remember password để  nhớ  mật khẩu vào máy, như 
vậy mỗi lần check hay gửi mail bạn sẽ không phải gõ mật khẩu. Chức năng này  
không nên dùng nếu khi  dùng chung máy với người khác.
Bấm Next để  hiện hộp thoại chúc mừng. Bạn bấm vào nút Finish để  quay 
trở lại hộp thoại Internet Accounts. Lúc này, trong danh sách Mail đã xuất hiện thêm 
một Accout mới mà bạn vừa tạo. Bạn chọn Account này và bấm vào nút Properties 
để mở hộp thoại Properties về Account này: 
Incoming mail server(POP Server): mail.songda.com.vn  
Outgoing mail server(SMTP Server): mail.songda.com.vn
Account name. Ví d ụ : 

6


H ướ ng  d ẫ n  s ử   d ụ ng  E ma i l   v ớ i   O utl ook   Ex pre s s

Trong hộp thoại này, bạn có thể chỉnh sửa lại một số thông tin khác nếu cần. 
Chuyển qua tab Servers, đánh dấu vào mục My server requires authentication. Sang  
tab Advanced, kéo thanh trượt trong mục Server Timeouts về phía Long (số phút) để 
tránh trường hợp bị ngắt kết nối trong khi mạng chậm. 

7


H ướ ng  d ẫ n  s ử   d ụ ng  E ma i l   v ớ i   O utl ook   Ex pre s s

Nếu  muốn giữ lại các email trên server sau khi đã lấy về máy, 



đánh dấu mục Leave a copy of messages on server. (Nếu không bổ dấu 
kiểm).
Nếu muốn giữ lại các email chỉ trong một khoảng thời gian nào đó, 



Chọn Remove form server after và chọn số ngày muốn lưu giữ các email kể 
từ lúc nhận.
Chọn Remove from server when deleted from 'Deleted Items' để 



đồng bộ hòm mail trên server và trên máy .
Bấm OK trở về hộp thoại Internet Account. Bấm Close để hoàn tất 


quá trình

1.2. Thoát khỏi Outlookexpress


Vào File  Exit hoặc nhấp chuột vào biểu tượng Close  X góc trên 
bên phải cửa sổ chương trình 

8


H ướ ng  d ẫ n  s ử   d ụ ng  E ma i l   v ớ i   O utl ook   Ex pre s s

II. Sử dụng Email với Outlook Express
2.1. Cách vào Outlook Express 


 C1: Vào Start  Programs  Outlook Express

C ử a s ổ  kh ở i vào Outlook Express

C2: Nhấp chuột vào biểu tượng Out Express trên màn hình Desktop 

 

Hi ể n th ị  c ử a s ổ  ch ươ ng trình Outlook express

9


H ướ ng  d ẫ n  s ử   d ụ ng  E ma i l   v ớ i   O utl ook   Ex pre s s

C ử a s ổ  ch ươ ng trình Outlook Express

10


H ướ ng  d ẫ n  s ử   d ụ ng  E ma i l   v ớ i   O utl ook   Ex pre s s

2.2. Một số chức năng cơ bản 


  Create Mail ­ Soạn thảo thư mới: Click vào nút Creat Mail 

  trên giao diện, một cửa sổ soạn thảo email sẽ hiện ra.


 Send/Recv ­ Gửi / nhận thư: Chức năng này gửi và nhận thư mới



  Reply ­ Trả  lời người gửi:  Khi muốn trả  lời email đã gửi đến 

cho mình, mà không cần phải gõ lại địa chỉ, ta sử dụng chức năng Reply. Chọn 

thư  cần reply, sau đó click vào biểu tượng   

. Khi sử  dụng chức năng 

này, ta sẽ thấy một hộp thoại gửi thư hiện lên, giống với hộp thoại thư  mới.  
Tuy nhiên trong phần To sẽ là địa chỉ mail của người đã gửi thư đó đến.


 Reply All ­ Trả lời tất cả người gửi: Ngay bên cạnh biểu tượng 

Reply là biểu tượng Reply all   

. Khi ta muốn tất cả các địa chỉ  trong 

mail sẽ  nhận được mail trả  lời của ta thì sử  dụng chức năng này. Chọn thư 
cần Reply all để thực hiện.


Forward ­ Chuyển tiếp thư: Khi muốn chuyển tiếp thư đã nhận 

cho một hay nhiều địa chỉ  khác, ta sử  dụng chức năng này. Chọn mail cần  

chuyển tiếp rồi click vào biểu tượng Forward 

, một hộp thoại soạn 

thư sẽ hiện ra. Hộp thoại này giống với hộp thoại soạn thư mới, nhưng phần  
To để trống, và nội dung của bức thư được chuyến tiếp sẽ nằm ở bên dưới.


 Delete ­ Xóa thư: Chọn thư  cần xóa sau đó bấm chuột vào biểu  

tượng 


trên giao diện, thư đó sẽ bị chuyển vào thư mục Deleted Items.
Addresses ­ địa chỉ thư: Hiển thị danh dách địa chỉ Email trong hòm 

thư hiện tại.
11


H ướ ng  d ẫ n  s ử   d ụ ng  E ma i l   v ớ i   O utl ook   Ex pre s s


 Inbox ­  Hòm thư:  Nơi đựng các thư đã gửi đến



Outbox: Sẽ xuất hiện trong list của hộp thư khi các email của bạn 

đang chờ  để  gửi đi, và sẽ  biến mất khi email đã được gửi. Giới hạn lớn của  
Outbox là bạn chỉ  có thể  đọc được phần tiêu đề  email chứ  không phải phần  
nội dung của email đang chờ gửi. 


Sent Items: Lưu lại các thư đã gửi đi



Delete Items: Nơi lưu các thư đã bị xoá.



Drafts ­ Ngăn nháp: Để chứa các email chưa hoàn tất hay đã hoàn 

tất nhưng chủ thư chưa muốn gửi đi.

T ạ o th ư  m ớ i

G ử i và nh ậ n 
th ư  m ớ i

Tìm ki ế m

Vào hòm th ư  xem 
th ư  ch ư a đ ọ c

Hòm th ư  đ ế n
Hòm th ư  đi
Th ư  đã g ử i
Xóa thư

T ạ o th ư  m ớ i
Th ư  nh áp

C ử a s ổ  Outlook Express
12


H ướ ng  d ẫ n  s ử   d ụ ng  E ma i l   v ớ i   O utl ook   Ex pre s s

2.3. Cách tạo thư mới



Chọn 

 để tạo thư mới.

Hiển thị cửa sổ New Message như dưới đây
G ử i t ậ p tin 
đính kèm 

Ch ứ c năng 
G ử i th ư

Đ ị a ch ỉ  

ng ườ i nh ậ n 
Đ ị a ch ỉ  th ứ  n 
nh ậ n th ư

Tiêu đ ề  th ư
Thanh công c ụ  
đ ị nh d ạ ng 
Ph ầ n so ạ n 
n ộ i dung th ư

                 

     C ử a s ổ  so ạ n th ả o th ư  m ớ i



To: Gõ địa chỉ người nhận. Ví dụ: thuynl@songda­ait.vn)



Cc: Gõ địa chỉ người nhận thứ n, tên địa chỉ cách nhau bởi dấu 
chấm phẩy. Ví dụ : haomt@songda­ait.vn;hangct@songda­
ait.vn,;...



Subject: Tiêu để thư (nhập nội dung tiêu đề thư)  

Nếu bỏ trống mục này thì  tiêu đề sẽ mặc định là No Subject.
Phần trống cuối cùng là nơi để soạn thảo nội dung bức thư.

Bên cạnh đó để định dạng nội thư, chọn các chức năng tren thanh công 
cụ định dạng.

13


H ướ ng  d ẫ n  s ử   d ụ ng  E ma i l   v ớ i   O utl ook   Ex pre s s



Chọn 

 để chọn file (tập tài liệu) gửi đính kèm thư.

Cửa sổ chèn file đính  kèm – Insert Attachment


Chọn file  Attach để hoàn tất việc đính kèm file.



 Sau khi nhập đủ thông tin và nội dung cho bức thư chọn biểu 
tượng 

 để hoàn tất việc gửi thư.

2.4.Lưu thư vào mục thư nháp (Drafts)


Muốn lưu bức thư nhấp chuột vào biểu tượng 

 

14


H ướ ng  d ẫ n  s ử   d ụ ng  E ma i l   v ớ i   O utl ook   Ex pre s s



Hiện lên bảng với câu hỏi bạn có muốn lưu bức thư này không   
chọn Yes nếu để thực hiện lưu, ngược lại chọn No và Cancel nếu 
bỏ qua không lưu.

 Chọn Ok để hoàn tất việc lưu thư vào hòm thư nháp (Drafts).

    

2.5. Cách lưu danh bạ: 
15


H ướ ng  d ẫ n  s ử   d ụ ng  E ma i l   v ớ i   O utl ook   Ex pre s s



Trên cửa sổ chương trình Outlook Express. Để tạo và lưu danh bạ 
mới vào hòm thư của chọn chức năng  Contacts  New contact

Kick vào đây 

đ ể  l ư u danh 
b ạ  m ớ i

        

Hiển thị cửa sổ Properties

16


H ướ ng  d ẫ n  s ử   d ụ ng  E ma i l   v ớ i   O utl ook   Ex pre s s

Cửa sổ Properties nơi điền các thông tin cho mỗi danh bạ Email


Điền các thông tin vào bảng New contact như hình dưới sau đó 
chọn Add để hoàn tất việc lưu.

 Vào Home/Business/Personal để điền các thông tin khác 

17


H ướ ng  d ẫ n  s ử   d ụ ng  E ma i l   v ớ i   O utl ook   Ex pre s s

C h ọ n Add  đ ể  
l ư u danh b ạ

18