Bài giảng Quản trị dự án trên máy tính với Microsoft Project: Bài 7 - Quản lý chi phí dự án
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (2.3 MB, 23 trang )
Quản trị dự án
trên máy tính
với Microsoft Project
Khoa CNTT Đại học Kinh doanh và
Công nghệ Hà Nội
Lộ trình môn học
Bài 1: Dự án và các quy trình quản lý dự án
Bài 2: Giới thiệu công cụ Microsoft Project(MSP)
Bài 3: Quản lý yêu cầu dự án
Bài 4: Xây dựng lịch trình công việc
Bài 5: Phòng chống rủi ro và quản lý lịch
Bài 6: Thiết lập và điều phối nguồn lực
Bài 7: Quản lý chi phí dự án
Bài 8: Các kỹ thuật giám sát dự án
Bài 9: Ôn tập và kiểm tra
BÀI 7
QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN
Nội dung chính
Các loại hình chi phí
Thiết đặt tiền tệ
Khai báo chi phí các loại
Phân biệt Std. / Ovt. / Cost.Use
Phân biệt cách tính Prorated / Start
/ End
Nhập chi phí theo công việc
Thí nghiệm các tình huống tính chi
phí
Bảng dữ liệu chi phí
Lọc, xếp, đánh dấu và nhóm công
việc theo chi phí
In bảng tiến độ giải ngân
In các báo cáo tổng hợp chi phí
Theo dõi chi phí thực tế
Xây dựng biểu đồ chi phí
Biểu diễn kế hoạch dự án
Timeline view
Đặt task vào timeline
Tạo milestone
Đưa milestone vào timeline
Copy timeline gửi các bên
Menu format chuẩn
Format theo resource sheet
Format theo tracking gantt
Các dạng format khác
Cái gì là chi phí?
Những chi phí trọng yếu nhất trong bất kỳ
dự án nào đều là chi phí nhân công làm
việc cho dự án, cũng như phí tư vấn và
các chi phí thuê ngoài các đối tác mà
chúng ta ký hợp đồng.
Cũng có các chi phí gắn với vật tư, như xi
măng, gạch ngói, vôi vữa, giáo hay các
máy móc thi công.
Và nếu bạn lên kế hoạch để đi công tác,
bạn cũng cần quan tâm đến các chi phí vé
máy bay, đi lại, khách sạn, công tác phí bổ
sung vào chi phí dự án.
Các loại hình chi phí
Std. Rate (Standard Rate)
Ovt. Rate (Overtime Rate)
Chi phí nhân công hoặc chi phí máy móc làm
việc ngoài khung thời gian đã đăng ký
Cost/Use
Chi phí nhân công hoặc chi phí máy móc làm
việc trong khung thời gian đã đăng ký
Chi phí một lần tính theo lần phân công sử
dụng của nguồn lực
Fixed Cost
Chi phí cố định gắn với từng công việc chứ
không phải gắn với nguồn lực
Cách tính chi phí
Prorated
Start
Tính chi phí theo số giờ hoặc số đơn
vị phát sinh sử dụng cho công việc
dự án. Dùng tới đâu tính tới đó
Tính chi phí vào thời điểm bắt đầu sử
dụng nguồn lực. Chi phí trả trước
End
Tính chi phí vào thời điểm kết thúc sử
dụng nguồn lực. Chi phí trả sau.
Thiết đặt tiền tệ
Chọn menu File \ Options \
Display để thiết đặt tiền tệ riêng
cho dự án
Có thể đặt riêng loại tiền, số chữ số
thập phân cũng như cách viết số
tiền cho dự án
Currency : Loại tiền
Decimal Digits: Số chữ số sau dấu
thập phân
Symbol: biểu tượng tiền
Placement: các viết số tiền
Các thiết đặt hỗ trợ quản lý chi phí khác
Chọn menu File \ Options \ Schedule
Resource Sheet
Đơn vị tính
Giá trong giờ
Giá ngoài giờ
Cách tính chi phí
Hướng dẫn thao tác nhập chi phí
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Nhập mức chi phí theo giờ cho
nguồn lực dạng work
Nhập chi phí một lần cho nguồn
lực dạng work
Nhập chi phí cố định cho một
công việc
Nhập chi phí thực tế theo một
hạng mục
Nhập chi phí theo đơn vị (unit)
cho nguồn lực dạng material
Nhập chi phí một lần cho nguồn
lực dạng material
Chi phí cố định
Chi phí theo giờ
Bảng chi phí
Thời gian bắt đầu
hiệu lực
5 bảng chi phí khác nhau cho cùng 1
nguồn lực: A, B, C, D, E
Khai báo chi phí theo
khoảng thời gian
Bài tập nhập chi phí
#
Đề bài
1
Lập dự án “Tuần lễ Hướng về biển Đông” bắt đầu thứ 6 đầu tháng với các công
việc:
In treo băng rôn
Chương trình văn nghệ 3 ngày
In treo bản đồ chủ quyền
2
Nhập các hạng mục chi phí cho việc “In treo băng rôn”, “In treo bản đồ”
+ Chi phí thiết kế => 500.000 VND
+ Chi phí in ấn => 2.000.000 VND
+ Tình nguyện viên => 100K/ngày, 30K/h
3
Nhập các hạng mục chi phí cho việc “Chương trình văn nghệ 3 ngày” gồm:
Tình nguyện viên, Đạo diễn, Diễn viên, Âm thanh, Ánh sáng, Tiền điện, Tiền vận
chuyển, Tiền vật tư trang trí, Nước uống, Bánh mỳ
4
Lập bảng chi phí Đạo diễn: Thứ 26 giá 1tr/ngày, thứ 7 1.5tr/ngày, CN 2tr/ngày.
Tiền thuê Âm thanh, Ánh sáng T26 : 2tr / ngày T7CN: 4tr/ngày
5
Tính tổng chi phí toàn bộ chương trình
6
Tính chi phí các ngày thứ 7 và chủ nhật
Hướng dẫn
Các dạng bảng nhập liệu của MSP
1.
Cost
1.
Entry
1.
Bảng tổng hợp
Tracking
1.
Bảng nhập và theo dõi nhân công
Summary
1.
Bảng nhập và theo dõi lịch
Work
1.
Bảng kế hoạch ban đầu
Schedule
1.
Bảng nhập và theo dõi chi phí kế hoạch, thực tế
Bảng hỗ trợ theo dõi dữ liệu thực tế
Usage
Bảng theo dõi mức độ sử dụng nguồn lực
Bài tập lọc, nhóm và đánh dấu chi phí
#
Bài tập
1
Tìm các công việc có chi phí lớn nhất, nhỏ nhất
2
Lọc các công việc có chi phí > 2 triệu
3
Đánh dấu các công việc có chi phí từ 13 triệu
4
Nhóm các công việc theo chi phí
5
Đánh dấu đỏ các công việc có chi phí vượt quá 3 triệu
6
Lọc các công việc có chi phí còn lại >0
7
Đánh dấu các công việc đã có chi phí thực tế phát sinh >0
Đáp án
In bảng tiến độ giải ngân
1
2
3
4
5
Lập biểu đồ chi phí
1
2
3
4
Theo dõi chi phí thực tế
Kiểm kê chi phí thực tế
từng công việc và nhập vào
cột Act. Cost
Chọn Table Tracking
Các loại báo cáo chi phí
Cash Flow
Budget
Báo cáo các công việc có chi phí vượt
dự trù
Overbudget Resource
Báo cáo ngân quỹ dự trù của dự án
Overbudget Tasks
Báo cáo dòng tiền tiến độ giải ngân của
dự án
Báo cáo các nguồn lực có chi phí vượt
dự trù
Earned Value
Báo cáo độ lệch chi phí dự án theo
phương pháp Earned Value
Trình bày kế hoạch dự án trên Timeline
+ Click chuột phải
+ Chọn Add to Timeline
Hướng dẫn thao tác
Tạo Summary Task
Tạo task lặp đi lặp lại Recurring
Task
Tạo Milestone
Đưa Milestone vào Timeline
Copy Timeline gửi các bên liên
quan
Copy cho Email
Copy cho trình chiếu
Copy Fullsize
Kết hợp Timeline và Gantt Chart
Các màn hình Format
Các màn hình Format
