Bài giảng Chương 4: Soạn thảo văn bản với Microsoft Word

CHƯƠNG 4: SOẠN THẢO VĂN 
BẢN Với Microsoft 
Word


Nội dung bài học
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Giới thiệu chung
Cách tạo mới, lưu, đóng và mở file word.
Các thao tác soạn thảo văn bản cơ bản.
Định dạng văn bản : Font, Paragraph, Tab
Chia cột, tạo bảng trong Word
Chèn hình, textbox và công thức
Mục lục cho tài liệu
Trộn thư (Mail Merge)
Định dạng tiêu đề trang văn bản và in ấn
Page 2

Microsoft Word

11/26/15

1. Giới thiệu chung
• MS.  Word  là  phần  mềm  soạn  thảo  văn  bản  mạnh, 

nằm trong bộ công cụ văn phòng của hãng Microsoft.

• Một số phiên bản Microsoft Office: Office 97, 

Office 2000, Office XP, Office 2003, Office 2007

• Khởi động Microsoft Word : 

Start   Programs   Microsoft Office  Microsoft Word 

• Thoát khỏi Word :
– File   Exit 
– Nhấp vào dấu     ở góc trên bên phải.(         )

Page 3

Microsoft Word

11/26/15


1. Giới thiệu chung
• Word là một cách gọi tắt của từ Wordprocessor 

(phần mềm xử lý văn bản). 
• Quá trình xử lý văn bản gồm hai giai đoạn chính

– Soạn thảo (sắp chữ)
– Xử lý (định dạng)

Tại sao gọi là sắp chữ?

Page 4

Microsoft Word

11/26/15


1. Giới thiệu chung
Các thành phần cơ bản trong 1 file word

1.
2.
3.
4.
5.

Văn bản
Bảng (table)
Hình ảnh
AutoShapes, Text Box, Clip Art, WordArt, Biểu 
đồ ...
Các đối tượng nhúng (Mathtype, Excel, ...)

Page 5

Microsoft Word

11/26/15


1. Giới thiệu chung
Tổ chức của các thành phần 

Văn bản
2. Bảng (table)
1.

Nằm trên mặt phẳng văn bản

Hình ảnh
4. AutoShapes, Text Box, 
Clip Art, WordArt, 
Biểu đồ ...
5. Các đối tượng nhúng 
(Mathtype, Excel, ...)
3.

Page 6

Mỗi đối tượng loại này nằm trên
một mặt phẳng khác nhau, cũng 
có trường hợp chúng nằm cùng 
mặt phẳng với văn bản

Microsoft Word

11/26/15


1. Giới thiệu chung
Một số khái niệm khác

• Ngắt đoạn

Enter
• Ngắt dòng
Shift + Enter
• Ngắt trang
+ Ctrl + Enter
+ Insert  Break  Page break
Page 7

Microsoft Word

11/26/15


1. Giới thiệu chung
Thanh 
menu

Thanh 
tiêu đề

Nút phóng to, thu 

nhỏ và thoát khỏi 
MS Word

Đóng file 
word

Thanh công cụ chuẩn
Thanh công cụ định dạng

Thước 
d ọc

Khung
tác vụ
Vùng soạn 
thảo

Thanh 
cuộn ngang
Page 8

Thanh 
trạng thái

Microsoft Word

11/26/15


2. Cách tạo mới,lưu,đóng và mở bài

•
•

•

•

Tạo  file  mới:  File New  hoặc  nhấp  chuột  vào  biểu 
tượng New () trên thanh công cụ chuẩn
Lưu file : File Save hoặc nhấp chuột vào biểu tượng 
Save () trên thanh công cụ chuẩn, chọn đường dẫn 
đến thư mục lưu trữ, và đặt tên tập tin.
Mở  file  cũ  :  File Open  hoặc  nhấp  chuột  vào  biểu 
tượng Open () trên thanh công cụ chuẩn, chọn đường 
dẫn, và chọn tên tập tin muốn mở.
Đóng file đang mở : File Close hoặc nhấp vào dấu 
 ở góc trên bên phải của tài liệu đó. 
Page 9

Microsoft Word

11/26/15


3. Các thao tác soạn thảo cơ bản
• Để gõ được tiếng Việt, máy tính phải có:
– Bộ gõ tiếng Việt : Vietkey, Unikey, VietWare
– Phông chữ hỗ trợ tiếng Việt: VNI, ABC, Unicode
(xem phần hướng gõ tiếng việt)
• Di chuyển con trỏ trong Word : 

– Các phím mũi tên, Home, End, PageUp, PageDown
– Kết hợp các phím trên với phím Ctrl
– Dùng thanh cuộn dọc và ngang

Page 10

Microsoft Word

11/26/15


SỬ DỤNG PHÍM HAY 
TỔ HỢP PHÍM

ĐỂ CHUYỂN ĐIỂM CHÈN



Về ký tự trước đó



Tới ký tự kế tiếp



Lên một dòng



Xuống một dòng

Ctrl + 

Ngược lại một từ

Ctrl + 

Tiến qua một từ

Ctrl +  

Ngược lại một đoạn

Ctrl +  

Tiến qua một đoạn

Home

Trở về nhanh vị trí đầu dòng hiện tại

End

Tới về nhanh vị trí cuối dòng hiện tại

Ctrl + Home

Tới nhanh vị trí đầu tài liệu

Ctrl + End

Tới nhanh vi trí cuối tài tài liệu

Page Up

Lên một cửa sổ màn hình

Page Down

Xuống một cửa sổ màn hình

Page 11

Microsoft Word

11/26/15


3. Các thao tác soạn thảo cơ bản
• Chế độ chèn, đè : 
(nhấn nút Insert để chuyển chế độ)
– Insert (chèn): chữ gõ vào sẽ đẩy các ký tự ra sau.
– Overwrite (đè): chữ gõ vào sẽ đè và xóa ký tự đang có
• Quét khối văn bản : 
– Kéo rê chuột từ đấu đến cuối vùng chọn.
– Sử dụng phím Shift + các phím di chuyển để quét khối.
– Sử  dụng  phím  Alt  +  kéo  rê  chuột  để  quét  khối  theo 
chiều dọc.

Page 12

Microsoft Word

11/26/15


b ản
ĐỂ MỞ RỘNG VÙNG CHỌN

HÃY NHẤN PHÍM HAY TỔ HỢP PHÍM

Một ký tự trước điểm chèn

Shift + 

Một ký tự sau điểm chèn

Shift + 

Lên một dòng

Shift + 

Xuống một dòng

Shift + 

Một từ trước điểm chèn

Shift + Ctrl + 

Một từ sau điểm chèn

Shift + Ctrl + 

Lên một đoạn

Shift + Ctrl + 

Xuống một đoạn

Shift + Ctrl + 

Tới vị trí đầu một dòng

Shift + Home

Tới vị trí cuối một dòng

Shift + End

Về vị trí đầu tài liệu

Shift + Ctrl + Home

Về vị trí cuối tài liệu

Shift + Ctrl + End

Lên một cửa sổ

Shift + Page Up

Xuống một cửa sổ

Shift + Page Down

Page 13

Microsoft Word

11/26/15


3. Các thao tác soạn thảo cơ bản
ĐỂ CHỌN

CÁCH LÀM

Một từ

Double Click vào từ

Một câu

Ấn giữ Ctrl trong khi Click vào giữa câu

Một dòng

Click con trỏ chuột đầu dòng

Một vài dòng

Click chọn dòng rồi kéo rê chuột xuống hoặc lên

Một đoạn

Click 3 lần trong đoạn hoặc Double Click đầu dòng của
đoạn

Toàn bộ tài liệu

Nhấn Ctrl + A hoặc giữ Ctrl và Click đầu một dòng hoặc
Click 3 lần ở đầu một dòng

Page 14

Microsoft Word

11/26/15


3. Các thao tác soạn thảo cơ bản
• Sao chép, di chuyển 
– Sao chép: quét khối, Edit/Copy (Ctrl C) để sao chép, đến 
chỗ mới, Edit/Paste (Ctrl V) để dán ra. Có thể dán nhiều 
lần.
– Di chuyển : quét khối, Edit/Cut (Ctrl X) để cắt vào bộ nhớ, 
đến chỗ mới, Edit/Paste (Ctrl V) để dán ra.

• Xoá dữ liệu : có thể quét khối để xóa nhiều ký tự
– Delete : xóa ký tự phía sau con trỏ.
– BackSpace : xóa ký tự phía trước con trỏ.

Page 15

Microsoft Word

11/26/15


3. Các thao tác soạn thảo cơ bản
ĐỂ

PHÍM NHẤN

Xóa ký tự sau điểm chèn

Delete

Xóa một từ sau điểm chèn

Ctrl + Delete

Xóa ký tự trước điểm chèn

Backspace

Xóa một từ trước điểm chèn

Ctrl + Backspace

Chèn một dòng trống và qua đoạn mới

Enter

Đẩy nhóm chữ, ký tự sang phải một ký 
SpaceBar (thanh dài)
tự
Kéo nhóm chữ qua trái

Delete hoặc BackSpace

Kéo dòng chữ ở dưới lên một dòng

Đưa con trỏ về đầu dòng, nhấn BackSpace

Khôi phục thao tác đã làm trước đó

Nhấn Ctrl + Z hoặc Click biểu tượng Undo

Page 16

Microsoft Word

11/26/15


3. Thao tác định dạng cơ bản 
Định dạng trang giấy

Top + Header

Gutter +Left

Right

Footer + Bottom
Page 17

Microsoft Word

11/26/15


3. Thao tác định dạng cơ bản 
Định dạng trang giấy

Chọn File  Page Setup

Định dạng trang gồm :
– Lề (margins).
• Trên – Dưới
• Trái – Phải
• Gáy – Vị trí của gáy

– Hướng (orientation): Ngang – dọc.
– Trang
•
•

•
•

Bình thường
Chia lề đối xứng (in hai mặt)
Hai trang trên mặt
Kiểu sách gập (booklet)

– Phạm vi áp dụng
Page 18

Microsoft Word

11/26/15


3. Thao tác định dạng cơ bản 
Định dạng trang giấy
• Khổ giấy:A4

• Phạm vi áp dụng

Page 19

Microsoft Word

11/26/15


3. Thao tác định dạng cơ bản 

Định dạng trang giấy

Điều chỉnh độ rộng của phần đầu trang, 
và phần cuối trang. 

Canh văn bản theo chiều dọc của trang 
giấy: Top, Center, Justified, Bottom
Phạm vi áp dụng: Toàn bộ tài liệu

Đánh số các dòng trong văn bản, kẻ 
khung cho trang giấy
Page 20

Microsoft Word

11/26/15


3. Các thao tác cơ bản
Các bước tiến hành soạn thảo văn bản

1. Chọn khổ giấy và định lề trang (File  Page Setup).
2. Chọn Font, Size, màu chữ (style)
3. Lưu văn bản (dù chưa có chữ nào).
4. Nhập văn bản thô 

(nên lưu dự phòng thường xuyên để tránh mất tài liệu)

5. Lưu văn bản (nhấn Ctrl + S). 
6. Tiến hành định dạng văn bản, chèn hình, …

7. Kiểm tra văn bản lần cuối (chính tả, định dạng)
Page 21

Microsoft Word

11/26/15


3. Các thao tác cơ bản
Nguyên tắc trong soạn thảo văn bản
1.

Đối với các dấu:
•
•
•
•
•
•

2.

Chấm (.)
Phẩy (,) 
Chấm phẩy (;) 
Hai chấm (:)
Chấm hỏi (?) 
Chấm than (!) 

không cách trước, cách sau

*Trước các dấu này không có khoảng trắng
*Sau các dấu này phải có khoảng trắng 
(nếu có ký tự tiếp theo sau đó.)
Khi chữ nằm trong các cặp dấu ngoặc đơn, ngoặc kép, nháy đơn, nháy 
kép. Sau dấu mở và trước dấu đóng phải không có khoảng trắng. 
"Hôm qua là quá khứ. Ngày mai là tương lai. Chỉ có hôm nay là hiện tại, 
là món quà mà cuộc sống ban tặng cho chúng ta" 
Page 22

Microsoft Word

11/26/15


4. Định dạng văn bản
1. Sử dụng thanh công cụ Format
2. Định dạng phông chữ : Format Font
3. Định dạng đoạn : FormatParagraph
4. Đóng khung và tô màu : 

Format Border & Shading
5. Thêm chấm đầu dòng : 
Format Bullet & Numbering
6. Định dạng mốc dừng trên thước tab.
tab
Page 23

Microsoft Word

11/26/15


Về định dạng mặc định

Copy định dạng
•

Sử dụng chổi tô

1.

Đặt con trỏ tại vị trí cần trả 
về định dạng mặc định

2.

Trên thanh formatting click 
vào style Clear formatting

1. Lấy định dạng nguồn
•

Click  chuột  trái  lên  vị  trí 
cần lấy định dạng
• Click  chuột  trái  lên  chổi  tô 
trên thanh công cụ

1. Áp  dụng  vào  đích:  Click 
chuột  trái  vào  vị  trí,  vùng 

muốn áp dụng định dạng

•

Mặc định:  được  thực  hiện khi 
sử dụng các thao tác sau

– Enter để ngắt đoạn
– Chèn ký tự tiếp theo
Page 24

Microsoft Word

11/26/15


4.1.Sử dụng thanh công cụ Format
Kiểu chữ định sẵn
(Normal – Bình thường)
Phông chữ

Kích thước chữ

In đậm (B), In nghiêng(I), Gạch chân (U)

Căn lề trái, giữa, phải, đều hai phía

Màu chữ
Kích chuột vào mũi tên để chọn màu

Lưu ý: cần chọn chữ, đoạn văn bản trước khi định dạn văn bản
Page 25

Microsoft Word

11/26/15