Bài giảng Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài nguyên doanh nghiệp – Chương 2: Các loại hệ thống thông tin tổ chức theo cấp bậc quản lý

Chương 2

Các loại hệ thống thông tin tổ
chức theo cấp bậc quản lý


Nội Dung
• Các loại HTTT chính trong doanh nghiệp và vai
trò của nó


CÁC CẤP RA QUYẾT ĐỊNH CỦA TỔ CHỨC


2. CÁC LOẠI HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔ CHỨC THEO
CẤP BẬC QUẢN LÝ & THEO CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ


Các loại HTTT chính trong doanh
nghiệp và vai trò của nó








HT cấp tác nghiệp (Operational-level system):
Giám sát các giao dịch & các hoạt động cơ bàn
của tổ chức

HT cấp chuyên gia & văn phòng (Knowledgelevel system): hổ trợ chuyên gia & nhân viên văn
phòng
HT cấp chiến thuật (management-level system):
hỗ trợ giám sát, kiểm soát, ra quyết định & các
hoạt động quản trị của nhà QL cấp trung
HT cấp chiến lược (strategic-level system): hỗ
trợ các hoạt động lập kế hoạch dài hạn của nhà
quản lý cấp cao


Các loại HTTT chính trong doanh
nghiệp và vai trò của nó


Các loại HTTT chính trong doanh
nghiệp và vai trò của nó







HT xử lý giao dịch (Transaction Processing Systems
- TPS)
HTTT văn phòng (Office Systems - OAS)
HT làm việc tri thức (Knowledge Work Systems KWS)
HTTTQL (Management Information Systems - MIS)
HT hỗ trợ ra quyết định (Decision Support Systems DSS)
HT hỗ trợ cho lãnh đạo (Executive Support Systems ESS)

Các loại HTTT chính trong doanh
nghiệp và vai trò của nó


Các loại HTTT chính trong doanh
nghiệp và vai trò của nó


Hệ thống xử lý giao dịch
(Transactions Processing System, TPS)


Mục đích
• TPS giúp cho tổ chức/doanh nghiệp thực hiện và/hoặc theo dõi những
hoạt động hàng ngày (các giao dịch).
• hệ thống thu thập và lưu trữ dữ liệu giao dịch; có thể kiểm soát các quyết
định được tạo ra như một phần trong giao dịch
• Dùng ở cấp tác nghiệp
• Tự động hóa các hoạt động xử lý thông tin lặp lại; gia tăng tốc độ xử lý,
gia tăng độ chính xác; đạt hiệu suất lớn hơn



Các vấn đề TPS thường đặt ra
• TPS (xây dựng từ năm 50s) giúp nhà quản lý
 Xử lý các giao dịch tự động VD: Xử lý đơn hàng
 Truy vấn các thông tin liên quan tới các giao dịch đã được xử lý
VD: Khách hàng X có bao nhiêu đơn đặt hàng?

Giá trị là bao nhiêu?
Khách hàng X có mua hàng trong tháng tới (có đơn đặt
hàng chưa)?
Danh sách các khách hàng


Hệ thống xử lý giao dịch (tt)
(Transactions Processing System, TPS)


Hệ TPS:
 TPS trực tuyến (online)
Nối trực tiếp giữa người điều hành và chương trình TPS. Hệ
thống trực tuyến sẽ cho kết quả tức thời.
 TPS theo lô (batch)
Tất cả các giao dịch được tập hợp lại với nhau và được xử lý
chung 1 lần.



Nhập liệu:
• Thủ công
• Bán tự động
• tự động


Hệ thống xử lý giao dịch (tt)
(Transactions Processing System, TPS)


Cấu trúc của TPS trực tuyến (on-line)
Chương trình TPS

Biểu mẫu
(forms)

Các sự kiện/Giao dịch

Giao diện
Báo cáo (reports)

Định kỳ

Cơ sở dữ liệu của TPS


Hệ thống xử lý giao dịch (tt)
(Transactions Processing System, TPS)


Cấu trúc của TPS theo lô (batch)
Tập tin
giao dịch

Các sự kiện/
giao dịch
Giao diện
Tập tin
giao dịch
được sắp xếp

Chương trình
sắp xếp
Chương trình
TPS
Định kỳ

Cơ sở dữ liệu
của TPS


Hệ thống xử lý giao dịch (tt)
(Transactions Processing System, TPS)


Ðặc diểm các thành phần của hệ thống TPS
Thành phần

Đối tượng sử dụng

Đặc điểm
Các nhân viên và các nhà quản lý cấp thấp (các

tác nghiệp)

Dữ liệu

Các giao dòch hàng ngày (cụ thể, chi tiết)

Thủ tục

Có cấu trúc và chuẩn hóa


Hệ thống xử lý giao dịch (tt)
(Transactions Processing System, TPS)


Hệ thống xử lý giao dịch (tt)
(Transactions Processing System, TPS)

Các HT TPS


HTTT tự động hóa văn phòng (OAS)


HTTT tự động hóa văn phòng là một hệ
thống dựa trên máy tính nhằm thu thập,
xử lý, lưu trữ, và gửi thông báo, tin nhắn,
tài liệu, và các dạng truyền tin khác giữa
các cá nhân, các nhóm làm việc, và các
tổ chức khác nhau


HTTT tự động hóa văn phòng (OAS)


HTTT tự động hóa văn phòng (OAS)
Ví dụ về hệ thống thông tin tự động hóa văn phòng

HTTT tự động hóa văn phòng (OAS)




Ưu điểm

•
•
•
•

Truyền thông hiệu quả hơn
Truyền thông trong thời gian ngắn hơn
Giảm thời gian lặp lại các cuộc gọi, tránh khả năng người
nhận chưa sẵn sàng nhận tin (SMS, Fax)
Loại bỏ việc thất lạc thư trong quá trình gửi

Nhược điểm

•
•
•

Chi phí cho phần cứng khá lớn
Người sử dụng ít có khả năng quan sát vai trò của công
việc
An toàn thông tin của doanh nghiệp bị đe dọa và thường

nhận được những thông tin không mong muốn, gây gián
đoạn công việc


HTTT quản lý tri thức (KWS)


Tri thức là gì?
Tri thức có thể được xem như thông tin mà
nó đạt tới sự sáng tỏ, sự phán quyết, và
những giá trị. Trong nhiều trường hợp, tri
thức thể hiện sự thật và vì vậy nó cung cấp,
tạo ra những cơ sở đáng tin cậy cho hành
động. Tri thức là kho tàng của sự hiểu biết và
các kỹ năng được tạo ra từ trí tuệ của con
người (đặc biệt từ những người khác).



HTTT quản lý tri thức (KWS)
HTTT

quản lý tri thức (KWS): các hệ thống
được thiết kế để hỗ trợ việc chia sẻ kiến thức
hơn là chia sẻ thông tin.
Hỗ trợ việc phân loại dữ liệu và thông tin, kiểm
soát, thiết kế, lập kế hoạch và lịch hành động,
tạo ra các giải pháp khác nhau để giải quyết cho
một vấn đề cụ thể cho doanh nghiệp
Phân biệt 2 loại tri thức :

Tri thức ẩn tàng
Tri thức hiện hữu (tường minh)


Tri thức hiện hữu và tri thức ẩn tàng




Tri thức hiện hữu : là các tri thức được hệ thống
hóa trong các văn bản, tài liệu, hoặc các báo cáo,
CSDL, chúng có thể được chuyển tải trong những
ngôn ngữ chính thức và có hệ thống.
Tri thức ẩn tàng : là nhưng tri thức không và rất
khó được hệ thống hóa trong các văn bản, tài liệu,
các tri thức này là cá nhân, gắn liền với bối cảnh
và công việc cụ thể. Tri thức ẩn tàng là rất khó để
hình thành các tài liệu, nhưng lại có tính vận hành
cao trong bộ não của con người


Sơ đồ 2: Sự phân biệt giữa tri thức hiện hữu và tri thức ẩn tàng
Tri thức hiện hữu
(Hồ sơ hóa)

Đặc tính

•

Dễ dàng được hệ thống hóa



Mang tính cá nhân



Có thể lưu trữ

•

Mang tính bối cảnh cụ thể



Có thể chuyển giao, truyền đạt



Khó khăn trong việc chính thức hóa





Nguồn

Tri thức ẩn tàng
(Bí quyết gắn liền với con người)



•

Được diễn đạt và chia sẻ một
cách dễ dàng



Rất khó tiếp nhận, truyền đạt và chia
sẻ

Các tài liệu chỉ dẫn họat động

•

Các quá trình kinh doanh và truyền đạt
phi chính thức

Các chính sách và thủ tục của tổ
chức



Các kinh nghiệm cá nhân

Các báo cáo và cơ sở dữ liệu



Sự thấu hiểu mang tính lịch sử