Bài giảng Lập bảng tính với Excel 2003: Bài 1 - Giới thiệu phần mềm Excel

Lập bảng tính với

EXCEL 2003 (B.1)

 

 


CÁC NỘI DUNG
1.  Giới thiệu Phần mềm Excel
2.  Nhập dữ liệu và xử lý bảng tính
3.  Hiệu chỉnh bảng tính
4.  Sử dụng công thức (Formula)
5.  Sử dụng Hàm (Function)
6.  Định dạng và In bảng tính
7.  Tổ chức và quản lý WorkBook.
 

 


Bài 1
GIỚI THIỆU PHẦN MỀM EXCEL 
1­  Giới thiệu phần mềm Microsoft Excel
2­  Các thành phần của cửa sổ Excel
3­  Di chuyển trong cửa sổ bảng tính
4­  Làm việc với tập tin bảng tính

 

 


1­ Giới thiệu phần mềm Microsoft 
Excel
Microsoft Excel là gì? 
Microsoft  Excel  là  phần  mềm  của  hãng 
Microsoft dùng để tạo lập các bảng tính toán  
trên  máy  tính.  Excel  chạy  trên  hệ  điều  hành 
Microsoft  Windows  và  được  dùng  hầu  hết 
trên các máy tính cài hệ điều hành này
Microsoft  Excel  có  nhiều  phiên  bản  như 
Excel  2.0,  Excel  6.0,  Excel  97,  Excel  2000, 
Excel XP. Trong tài liệu này giới thiệu Excel 
2000. 
 

 


1­ Giới thiệu phần mềm Microsoft 
Excel
Khởi động Microsoft Excel như thế nào? 
   Để khởi động Excel ta thực hiện như sau:
   Nhấn nút Start, chọn mục Programs
   Chọn mục Office 2003
   Chọn mục Microsoft Excel.

 

 


1­ Giới thiệu phần mềm Microsoft 
Excel
Làm thế nào để đóng một cửa sổ Microsoft 
Excel? 

 Chọn một trong 4 cách sau:
 Chọn lệnh File/Exit
 Nhấn phím Alt­F4
 Nhấn nút Close trên thanh tiêu đề 
 Nhấp đúp chuột trên biểu tượng Excel ở bên 
trái thanh tiêu đề.

 

 


2­ Cửa sổ Excel
Excel có những cửa sổ nào? 
Excel có hai loại cửa sổ là:
 Cửa  sổ  chương  trình  (Cửa  sổ  chính):  chứa 
các thành phần, công cụ để tạo lập, điều khiển 
và xử lý bảng tính.
 Cửa sổ bảng tính (Cửa sổ con): là cửa sổ để 
tạo lập bảng tính. Mỗi cửa sổ bảng tính gọi là 
một  Workbook,  được  lưu  lên  đĩa  thành  một 
tập  tin.  Có  thể  mở  nhiều  cửa  sổ  bảng  tính 

trong  cửa  sổ  chương  trình  cùng  lúc  để  làm 
  việc.
 


2­ Cửa sổ Excel
Cửa sổ chương trình gồm những thành phần 
nào? 
  Thanh tiêu đề (Title bar)
  Thanh thực đơn (Menu bar)
  Thanh công cụ chuẩn (Standard toolbar)
  Thanh công cụ định dạng (Format toolbar)
 Thanh địa chỉ (Address bar)
  Thanh trạng thái (Status bar).
 

 


2­ Cửa sổ Excel
Cửa sổ bảng tính gồm những thành phần nào? 
 Nằm  trong  vùng  soạn  thảo  bảng  tính.  Mỗi  cửa  sổ  bảng 
tính  gọi  là  một  WorkBook  và  được  lưu  lên  đĩa  thành  một 
tập tin. Trong mỗi cửa sổ WorkBook chứa các WorkSheet 
(tối đa là 255, mặc nhiên là 3).
 Mỗi WorkSheet có hàng tiêu đề cột đánh ký tự là A,B,C…
IV từ trái sang phải (256 cột), và tiêu đề dòng đánh số thứ 
tự là 1, 2, 3… từ trên xuống (65536 dòng).
 Sheet  Tab:  nằm  ở  góc  dưới  trái  của  cửa  sổ  để  chuyển 
đổi giữa các sheet.

 ScrollBar: là hai thanh cuốn nằm ở phía dưới và bên phải 
để di chuyển đến các phần khác của bảng tính.
 Cell:  là  phần  giao  nhau  của  một  cột  với  một  dòng,  hay 
gọ
ỗi WorkBook có 255 x 256 x 65535 
  i là ô, như vậy trong m
 
ô.


2­ Cửa sổ Excel
Cách gọi tên ô và khối ô như thế nào? 
 Để  truy  xuất  đến  một  ô  người  ta  dùng  một  ký 
hiệu gọi là địa chỉ ô. Ký hiệu này kết hợp giữa tên 
cột và tên dòng của ô đó. Nó có dạng: [cột][dòng]
Ví dụ: A5, C6, X18, CZ109, …
 Khối  ô  là  một  nhóm  ô  nằm  liên  tiếp  trong  một 
khối hình chữ nhật, để gọi tên một khối ô người 
ta dùng một ký hiệu gồm 2 ô: ô ở góc trên trái và ô 
ở góc dưới phải của khối, giữa hai tên ô cách nhau 
bởi dấu hai chấm (:).
Ví dụ: A2:D6, E5:H8, …
 

 


3­ Di chuyển trong cửa sổ bảng tính
Có thể dùng những cách nào để di chuyển trong 
cửa sổ bảng tính? 

Cách 1: Dùng chuột:
 Dùng  Scroll  bar  để  đưa  ô  cần  chọn  vào  trong  màn  hình  làm 
việc.
 Click chuột tại ô cần làm việc.
Cách 2: Sử dụng bàn phím.
Phím
Di chuyển
 /
qua phải / trái một ô.
 /
lên / xuống một dòng.
Pgup / Pgdn
lên / xuống một trang.
Ctrl  /Ctrl 
đến ô đầu/cuối của hàng hiện tại.
Ctrl  /Ctrl 
đến ô đầu/cuối của cột hiện tại.
Ctrl­Home/Ctrl­End
lên  đầu  cuối  bảng  tính  (vùng  dữ 
liệu).
 
 


3­ Di chuyển trong cửa sổ bảng tính
Có thể dùng những cách nào để di chuyển trong 
cửa sổ bảng tính? 
Cách 3: Dùng lệnh goto:
­ Chọn lệnh Edit / Goto (hoặc nhấn F5)

­  Nhập  địa  chỉ  ô  muốn  chuyển  đến  vào 
mục Reference (hoặc chọn từ danh sách)
­ Chọn nút lệnh OK.
Cách 4: Sử dụng hộp tên (Name box):
­ Di chuyển con trỏ vào hộp tên
­ Gõ địa chỉ ô cần chuyển đến
­ Nhấn phím Enter.
 

 


4­ Làm việc với tập tin bảng tính 
Làm thế nào mở một bảng tính mới? 
   Chọn một trong các cách sau:
 Chọn lệnh File/New
 Nhấn phím Ctrl­N
 Nhấp  chuột  trên  biểu  tượng  New  của  thanh  công 
cụ. 

 

 


4­ Làm việc với tập tin bảng tính 
Làm thế nào để lưu một bảng tính lên đĩa? 
Ta thực hiện theo các bước sau:
 Chọn lệnh File/Save (Hoặc nhấn Ctrl­S,  )
 Chọn ổ đĩa, thư mục chứa tập tin cần lưu

 Gõ tên tập tin vào hộp File name
 Nhấn  nút  Tools  để  đặt  các  tùy  chọn  và  nhấn  nút 
OK
 Nhấn nút Save để lưu.
 

 


4­ Làm việc với tập tin bảng tính 
Làm thế nào để đóng một bảng tính đang mở? 
Ta thực hiện theo các bước sau:
     Chọn  cửa  sổ  tài  liệu  chứa  tập  tin  cần 
đóng
     Chọn  lệnh  File/Close,  hoặc  nhấn  nút 
Close.

 

 


4­ Làm việc với tập tin bảng tính 
Làm thế nào để mở một bảng tính đang có trên 
đĩa? 
Ta thực hiện theo các bước sau:
 Chọn lệnh File/Open (Hoặc nhấn phím Ctrl–O,  )
Chọn  ổ đĩa, thư mục chứa tập tin bảng tính cần 
mở
Chọn hoặc gõ tên tập tin cần mở vào ô File name

Nhấn nút Open.
 

 


4­ Làm việc với tập tin bảng tính 

Làm thế nào để lưu một bảng tính đang làm việc 
với tên khác? 
Ta thực hiện theo các bước sau:
   Chọn lệnh File/Save As
   Chọn ổ đĩa, thư mục cần lưu tập tin
   Gõ tên mới vào ô File name
   Nhấn nút Save.
 

 


THỰC HÀNH
    Tạo và nhập số liệu cho các bảng tính 1, 2, 
3 trong tài liệu thực hành