Ứng dụng trí tuệ nhân tạo thông minh vào hệ thống quản lý doanh nghiệp

ỨNG DỤNG TRÍ TUỆ NHÂN TẠO THÔNG MINH VÀO 
HỆ THỐNG QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP
Hệ  thống quản lý doanh nghiệp đang được  ứng dụng ngày càng rộng rãi nhờ  những lợi ích 
tuyệt vời đem lại trong nhiều mặt (tài chính – nhân sự – bán hàng,…). Bên cạnh đó, việc ứng  
dụng những công nghệ  hiện đại vào trong hệ  thống đã giúp việc quản lý trở  nên nhanh  
chóng, dễ dàng và chuyên nghiệp hơn bao giờ hết.
1. Thế nào là hệ thống quản lý doanh nghiệp
Quản lý doanh nghiệp là một quá trình phức tạp và giữ  vai trò quan trọng  ảnh hưởng đến 
hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp. Đây là quá trình người lãnh đạo làm việc cùng các cá 
nhân, nhóm cũng như với các nguồn lực khác, bao gồm các tài sản, thiết bị, công nghệ, vốn,
… nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.
Quản lý giúp cho doanh nghiệp cân bằng được lợi ích trong nhiều mặt. Các mục tiêu của 
công ty trong các lĩnh vực quản lý tài chính, quản lý nhân sự hay quản lý bán hàng đều có thể 
thành hiện thực nếu quản lý doanh nghiệp tốt.


Hệ thống quản lý là tập hợp các yếu tố có liên quan đến nhau hoặc tương tác lẫn nhau trong  
một tổ  chức, tập thể để  từ  đó tạo lập nên các mục tiêu, chính sách và các quy trình để  đạt 
được mục tiêu đó. Một hệ  thống quản lý sẽ  giải quyết được một hoặc nhiều vấn đề  trên  
nhiều lĩnh vực, bao gồm các vấn đề liên quan đến tài chính – kế toán, bán hàng, nhân sự, tồn 
kho,…
Phạm vi của hệ thống quản lý có thể bao gồm từ một bộ phận, phòng ban cho đến toàn bộ 
tổ  chức với những chức năng cụ  thể  được phân quyền cho từng bộ  phận hay những chức  
năng xuyên suốt toàn tổ chức.Nhìn chung, có thể hiểu, hệ thống quản lý doanh nghiệp là hệ 
thống các quy tắc được xây dựng theo một quy trình làm việc chuyên nghiệp để  cấp lãnh 
đạo, cấp quản lý có thể dựa vào đó để chỉ đạo, kiểm soát và điều hành doanh nghiệp.


2. Vai trò của hệ thống quản lý doanh nghiệp trong một tổ chức
2.1 Vai trò trong việc quản lý thông tin
Hệ thống quản lý giúp cho các thông tin, dữ liệu trong toàn doanh nghiệp được tổng hợp và 

lưu trữ một cách đồng bộ. Nhờ sử dụng một cơ sở dữ liệu chung duy nhất trên toàn hệ thống 
mà các bộ phận, phòng ban trong toàn doanh nghiệp có thể truy cập kho dữ liệu một cách dễ 
dàng và nhanh chóng.

Hệ thống quản lý giúp cho các dữ liệu được lưu hành xuyên suốt trong toàn công ty. Các bộ 
phận, phòng ban có thể  dễ  dàng chia sẻ  dữ  liệu, thông tin với nhau để  phục vụ  công việc  
một cách dễ dàng thay vì trao đổi thủ  công. Tính an toàn, bảo mật thông tin cũng được nâng  
cao nhờ quản lý bằng phần mềm, hệ thống thay vì bằng giấy tờ.


2.2 Vai trò trong việc kiểm soát tài chính doanh nghiệp
Cùng với việc quản lý những thông tin chung cho toàn doanh nghiệp, các thông tin liên quan  
đến tài chính cũng được quản lý một cách chặt chẽ và chính xác. Mỗi khi lãnh đạo hay người 
quản lý cần tra cứu bất kỳ một thông tin nào liên quan đến tài chính, hệ thống đều cung cấp  
một cách chính xác các dữ liệu đã được lưu trữ trên hệ thống.

Bên cạnh việc cung cấp chính xác các thông tin tài chính, hệ thống còn đưa ra những biểu đồ 
trực quan như: biểu đồ phân tích doanh thu, biểu đồ phân tích chi phí, lợi nhuận, các chỉ số tài 
chính,… giúp chủ doanh nghiệp đánh giá được tình hình tài chính một cách khách quan và hỗ 
trợ đưa ra những quyết định phù hợp nhằm tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp.
2.3 Tự động hóa các nghiệp vụ kế toán
Với hệ thống quản lý, các nghiệp vụ kế toán: hạch toán các hóa đơn điện tử, định khoản các  
nghiệp vụ kế toán theo từng loại chứng từ, hạch toán các đơn hàng, hợp đồng,… đều được 
thực hiện một cách tự  động hóa, giúp cho nhân viên kế  toán của doanh nghiệp tiết kiệm  
được 60% thời gian nhập và xử lý dữ liệu.


Các công việc liên quan đến tổng hợp báo cáo cũng được thực hiện tự  động trên hệ  thống, 
tiết kiệm tối đa thời gian làm báo cáo. Hơn thế  nữa, việc tự  động tạo lập và tổng hợp báo 
cáo nhờ hệ thống còn giúp giảm thiểu tối đa những sai sót so với nhập liệu thủ công, kịp thời  

phát hiện và cảnh báo các chênh lệch để nhân viên xử lý kịp thời, tránh tiêu cực.
2.4 Vai trò trong hoạt động nhân sự
Một hệ  thống quản lý sẽ  giúp cho doanh nghiệp chuẩn hóa các hoạt động về  nhân sự. Với 
số lượng nhân sự lớn, rất khó để  lãnh đạo có thể  kiểm soát chặt chẽ  toàn bộ  nhân lực của  
mình. Nhưng trên hệ  thống quản lý, toàn bộ  các nghiệp vụ  liên quan đến quản trị  nhân sự 
đều được thực hiện một cách đơn giản và hiệu quả.

Hệ thống giúp doanh nghiệp hoạch định và tiết kiệm nguồn lực nhờ tích hợp các chức năng 
giúp quản lý nhân sự  về  mọi mặt. Từ  việc tuyển dụng, tiếp nhận nhân viên cho đến cập  
nhật, lưu trữ  hồ  sơ  nhân viên, hợp đồng, chấm công, lương, bảo hiểm,… đều được thực 
hiện chặt chẽ mà không tốn nhiều nhân lực và thời gian.


2.5 Quản lý chặt chẽ hàng tồn kho
Chức năng quản lý kho của hệ thống quản lý giúp doanh nghiệp xác định và nắm bắt nhanh  
chóng lượng hàng tồn kho để từ đó có những chiến lược thúc đẩy giải phóng hàng tồn, giảm 
nhu cầu lưu động vốn, từ đó góp phần thúc đẩy hiệu quả kinh doanh.

Hệ thống sẽ quản lý tồn kho theo số lô, mặt hàng, mẫu mã hay hạn dùng, giúp hạn chế tối  
đa việc hủy hàng quá hạn, hết hàng mà không biết. Việc quản lý tồn kho được diễn ra trên 
toàn hệ thống, bao gồm cả các chi nhánh, cửa hàng nhỏ, lẻ,… để doanh nghiệp có chính sách 
nhập hàng hợp lý hơn.
2.6 Vai trò trong quản lý bán hàng
Những hoạt động liên quan đến bán hàng cũng sẽ được hỗ trợ tối đa trên hệ thống. Các khâu 
trong việc bán hàng, từ thực hiện triển khai các chiến dịch marketing cho đến quản lý thông 
tin khách hàng, sản phẩm, chăm sóc khách hàng,… đều được thực hiện trên hệ  thống.Với 
marketing, hệ thống cung cấp các công cụ để thực hiện nhiệm vụ này, đặc biệt là marketing 


qua Email và SMS – hai kênh quan trọng nhất. Việc đánh giá hiệu quả sau mỗi chiến dịch, rút  

ra các bài học cũng được thực hiện nhờ vào hệ thống.

Riêng với bán hàng, hệ thống quản lý cho phép lãnh đạo và toàn bộ nhân viên nắm được các  
thông tin quan trọng như: tình hình thực hiện mục tiêu doanh số, lịch sử bán hàng, cung cấp 
phễu phân tích bán hàng trong từng giai đoạn, đánh giá hiệu quả  kinh doanh qua từng sản  
phẩm, dự báo doanh số trong tương lai,…
Không chỉ  hỗ  trợ  tốt công tác bán hàng, việc hỗ  trợ  và chăm sóc khách hàng sau bán cũng  
được thực hiện triệt để. Hệ  thống cho phép các nhân viên nắm bắt được lịch sử  giao dịch,  
lịch sử thông tin khách hàng nhằm hỗ trợ khách hàng một cách nhanh chóng, chính xác, chăm 
sóc khách hàng trên nhiều kênh, nắm được mọi phản hồi của khách hàng về sản phẩm để hỗ 
trợ, phục vụ một cách chuyên nghiệp nhất.


3. Hệ thống quản lý doanh nghiệp ứng dụng trí tuệ nhân tạo thông minh
Ứng dụng công nghệ  thông minh vào hệ  thống quản lý doanh nghiệp là xu hướng thu hút 
nhiều người dùng hiện nay. Mới đây, một trong những đơn vị  hàng đầu trong ngành phần  
mềm   Việt   Nam   –   MISA   đã   cho   ra   đời   ứng   dụng   quản   lý   doanh   nghiệp   AMIS.VN 
Mobile.Được biết,  ứng dụng quản trị  doanh nghiệp AMIS.VN Mobile dùng trên điện thoại  
với bước phát triển đột phá khi  ứng dụng trí tuệ  nhân tạo AI để  phát triển tính năng điều 
khiển bằng giọng nói.
Vẫn đáp  ứng đầy đủ  những chức năng trong mọi mặt, từ  tài chính – kế  toán, nhân sự, bán 
hàng nhưng với phiên bản dùng được trên Mobile, việc quản lý sẽ  dễ  dàng hơn khi được 
thực hiện mọi lúc, mọi nơi ngay trên điện thoại di động. Như  vậy, các lãnh đạo, quản lý 
không cần có mặt tại công ty, doanh nghiệp vẫn có thể quản lý, giám sát mọi hoạt động của  
doanh nghiệp, nhân viên.


Bên cạnh đó, hệ  thống quản lý doanh nghiệp trên điện thoại của AMIS.VN còn  ứng dụng  
công nghệ  hiện đại thông qua việc phát triển tính năng điều khiển bằng giọng nói. Đây là  
một trong những bước tiến đột phá khẳng định sự  phát triển mạnh mẽ  của nền công nghệ 

4.0.Với việc tích hợp trí tuệ nhân tạo điều khiển bằng giọng nói, AMIS cho phép người dùng  
sử dụng giọng nói của mình để thực hiện các thao tác:
Tìm kiếm thông tin nhân viên trong toàn doanh nghiệp
Chat, nhắn tin, gọi điện với các nhân viên
Chuyển đổi các giao diện trong hệ thống
Hệ thống quản lý doanh nghiệp ứng dụng trên mobile được phát triển như một mạng xã hội 
thu nhỏ  trong nội bộ doanh nghiệp. Nhờ vậy, các hoạt động truyền thông nội bộ, xây dựng 
văn hóa nội bộ, bao gồm các hoạt động như  teambuilding, văn nghệ, thể  thao,… cũng được 
thực hiện dễ dàng nhờ nhờ truyền đạt tới đầy đủ cán bộ nhân viên trong toàn doanh nghiệp.


Nhưng đáng chú ý nhất phải kể đến có lẽ là hai tính năng Giám đốc tài chính số và Giám đốc 
nhân sự  số của phần mềm. Hai tính năng này cho phép lãnh đạo nắm bắt mọi thông tin tài  
chính (doanh thu, lợi nhuận, chi phí,…) và các biến động về  nhân sự  một cách tức thời và  
chính xác. Với việc điều khiển bằng giọng nói và nhận lại phản hồi cũng bằng giọng nói, 
AMIS.VN giống như  một người trợ  lý thực thụ, phục vụ  lãnh đạo trong việc điều hành,  
quản trị doanh nghiệp.
Với những lợi ích vốn có của hệ  thống cùng với việc  ứng dụng công nghệ  thông minh, hệ 
thống quản lý doanh nghiệp đang ngày càng trở  thành một phần không thể  thiếu trong hoạt  
động của doanh nghiệp. Nó giữ  vai trò quan trọng trong việc duy trì và thúc đẩy các hoạt 
động của doanh nghiệp, đem lại hiệu quả  và lợi thế  cạnh tranh cho doanh nghiệp trên thị 
trường.