Ebook Bài giảng tổ chức sự kiện: Phần 2

CHƯƠNG 5: QUẢN TRỊ HẬU CẦN TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Mục tiêu:
- Mô tả được các nội dung khái quát về quản trị hậu cần tổ chức sự kiện
- Phân tích được các bước của quy trình chung trong quan hệ với các nhà
cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện.
- Hiểu và trình bày được các nội dung có liên quan đến hoạt động cung
ứng dịch vụ vận chuyển và tổ chức đưa đón khách.
- Hiểu và trình bày được các nội dung có liên quan đến hoạt động cung
ứng dịch vụ lưu trú
- Hiểu và trình bày được các nội dung có liên quan đến hoạt động cung
ứng dịch vụ ăn uống
- Hiểu và trình bày được các nội dung có liên quan đến hoạt động tổ chức
mạng lưới thông tin liên lạc trong sự kiện.

5.1. KHÁI QUÁT VỀ QUẢN TRỊ HẬU CẦN TỔ CHỨC SỰ KIỆN
5.1.1. Quản trị hậu cần tổ chức sự kiện là gì?
Trong quá trình tổ chức sự kiện ngoài việc tiến hành các nội dung chính
liên quan đến việc thực hiện chủ đề của sự kiện, còn có nhiều công việc khác có
liên quan như:
- Cung ứng các dịch vụ vận chuyển và tổ chức đưa đón khách
- Cung ứng các dịch vụ lưu trú
- Cung ứng các dịch vụ ăn uống
- Quan hệ với cơ quan truyền thông và quản trị mạng lưới thông tin, liên
lạc trong sự kiện.
- Cung ứng các dịch vụ khác theo nhu cầu của khách mời và các thành
phần tham gia sự kiện.
Các công việc nói trên thuộc nhóm quản trị hậu cần (logistic), đây là các
công việc có tính chất tương đối độc lập với các nội dung có liên quan đến chủ
đề chính, đến việc triển khai các nội dung chính của sự kiện. Điều này thể hiện
146

trong cơ cấu tổ chức các sự kiện lớn nhà quản lý sự kiện có thể tách biệt công
tác quản trị hậu cần với công tác đảm bảo nội dung chính của sự kiện.
5.1.2. Vai trò của quản trị hậu cần trong tổ chức sự kiện
Quản trị hậu cần trong tổ chức sự kiện có những vai trò hết sức quan trọng
đối với việc truyền tải các chủ đề của sự kiện, hay nói cách khác nó là yếu tố ảnh
hưởng trực tiếp đến sự thành công của sự kiện. Có thể xem xét một cách cụ thể
qua các mặt cơ bản sau:
- Quản trị hậu cần đảm bảo cho việc cung ứng các dịch vụ thiết yếu (như
ăn uống, lưu trú, vận chuyển) cho khách mời, và các thành phần khác tham gia
sự kiện vì vậy nó là điều kiện cần để thu hút khách mời, mang lại sự hài lòng
cho khách mời tham gia sự kiện.
- Các dịch vụ cung ứng mà khách được hưởng là một phần, một nội dung
trong sự kiện, nó góp phần tô điểm thêm chủ đề của sự kiện, góp phần không
nhỏ trong việc đạt được các mục tiêu của sự kiện.
- Quản trị hậu cần là hậu phương, là cái nền cơ bản cho việc dàn dựng và
trình diễn các chủ đề của sự kiện

5.2. QUY TRÌNH CHUNG TRONG QUẢN TRỊ HẬU CẦN TRONG TỔ
CHỨC SỰ KIỆN
Như phần trên đã đề cập, quản trị hậu cần trong tổ chức sự kiện có vai trò
rất quan trọng, ảnh hưởng đến mục tiêu nói chung của sự kiện. Mặt khác, nội
dung của quản trị hậu cần trong tổ chức sự kiện rất phức tạp, bao gồm hoạt động
liên quan đến nhiều lĩnh vực cung cấp dịch vụ rất khác nhau. Tuy nhiên, vẫn có
thể xây dựng một quy trình chung trong quản trị hậu cần tổ chức sự kiện, tất
nhiên để vận dụng vào công việc cụ thể ngoài việc xem xét quy trình chung, nhà
tổ chức sự kiện còn phải quan tâm đến những điểm đặc thù trong từng lĩnh vực
thực tế mà mình tham gia.
Trong điều kiện hiện nay (năm 2009), ở Việt Nam rất ít công ty có đủ các
điều kiện về nhân lực cũng như cơ sở vật chất kỹ thuật cần thiết để có thể tự

mình cung ứng các dịch vụ hậu cần cho khách. Mặt khác về cơ cấu tổ chức của
các công ty tổ chức sự kiện đa số tập trung cho khâu lên kế hoạch, chuẩn bị,
kiểm soát… với số lượng nhân viên ít (chủ yếu là event management và trưởng
các nhóm nghiệp vụ) do đó việc đi thuê các nhà cung ứng dịch vụ là một đòi hỏi
tất yếu.
147


Trong trường hợp nhà tổ chức sự kiện đồng thời là một doanh nghiệp lữ
hành, vận chuyển du lịch... hay là một đơn vị trong một tập đoàn cung ứng dịch
vụ lớn mặc dù có thể đáp ứng được đa số các dịch vụ trong sự kiện, nhưng chắc
chắn họ vẫn cần có các dịch vụ bổ trợ từ các nhà cung cấp trung gian khác.
Từ cách tiếp cận nói trên, chúng tôi xây dựng quy trình chung trong quản
trị hậu cần liên quan đến việc đi thuê các nhà cung ứng dịch vụ trung gian. Còn
trong trường hợp, nhà tổ chức sự kiện tự cung ứng dịch vụ vẫn có thể xem xét
tham khảo từ những nội dung có liên quan.
Quy trình chung trong quản trị hậu cần bao gồm các bước cơ bản sau:
1. Lập kế hoạch về cung ứng dịch vụ
2. Lựa chọn các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ
3. Thương lượng và ký kết hợp đồng cung ứng dịch vụ
4. Kiểm soát và phối hợp cung ứng dịch vụ
5. Dự tính và xử lý các sự cố có liên quan
6. Tổng kết, đánh giá hoạt động cung ứng dịch vụ

5.2.1. Lập kế hoạch về cung ứng dịch vụ
Lập kế hoạch về cung ứng dịch vụ có thể tiến hành theo các nội dung cơ
bản trong quy trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện (xem nội dung chương 3)
Trong kế hoạch cung ứng dịch vụ cần phải chú ý đến việc lập tiến độ chi
tiết cho từng loại dịch vụ, ngoài ra nên có kế hoạch dự phòng trong việc cung
ứng dịch vụ.

5.2.2. Lựa chọn các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ
Như đã đề cập (ở chương 1) Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự
kiện: là những tổ chức, doanh nghiệp, cung ứng một hay một số các dịch vụ,
hàng hóa bổ trợ (dịch vụ về lưu trú, ăn uống, vui chơi giải trí, dịch vụ thể thao,
văn phòng, an ninh…) cho quá trình tổ chức sự kiện thông qua các hợp đồng
được ký kết (hoặc các hình thức thỏa ước khác) với nhà tổ chức sự kiện, họ có
những ràng buộc, quyền lợi, nghĩa vụ nhất định liên quan đến quá trình tổ chức
sự kiện. (đã đề cập ở chương 1)
Mục tiêu của công việc này là xác định được danh sách các nhà cung ứng
và lựa chọn được những nhà cung ứng tốt nhất (trong điều kiện ngân sách cho
148


phép) để cung ứng các hàng hóa dịch vụ cho sự kiện. Để thuận lợi cho việc quản
lý, lựa chọn các doanh nghiệp tổ chức sự kiện nên tiến hành phân loại các nhà
cung ứng dịch vụ bổ trợ.
5.2.2.1.Phân loại nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ
Có nhiều tiêu thức phân loại nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ cho doanh
nghiệp. Trong quản trị tổ chức sự kiện người ta thường quan tâm đến các tiêu
chí sau:
- Phân loại theo giá trị hàng mua:
+ Nhà cung ứng chính: Là nhà cung ứng mà giá trị hàng hóa dịch vụ của
họ chiếm tỷ trọng lớn nhất và chủ yếu trong khối lượng hàng hóa, dịch vụ mà
doanh nghiệp tổ chức sự kiện tiêu thụ trong một thời gian nhất định. Nhà cung
ứng này quyết định khối lượng, chất lượng hàng hóa, dịch vụ mua vào nên cần
phải được quan tâm thường xuyên.
+ Nhà cung ứng phụ: Là nhà cung ứng mà giá trị hàng hóa, dịch vụ của họ
chiếm một tỷ trọng nhỏ trong khối lượng hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp tổ
chức sự kiện tiêu thụ.
- Phân theo tính chất quan hệ:

+ Nhà cung ứng truyền thống: Là các nhà cung ứng thường có quan hệ
tương đối lâu dài với doanh nghiệp tổ chức sự kiện, đã từng phối hợp với nhau
trong nhiều sự kiện. Hai bên thường có sự hiểu biết lẫn nhau và thường thì mức
độ rủi ro trong quan hệ với nhà cung ứng truyền thống thấp.
+ Nhà cung ứng mới: Là nhà cung ứng mà doanh nghiệp tổ chức sự kiện
chưa có hoặc có ít quan hệ, hợp đồng với họ. Đối với nhóm này, doanh ngiệp tổ
chức sự kiện cần có nhiều thông tin hơn khi ra quyết định, thông thường các
doanh nghiệp tổ chức sự kiện sẽ ràng buộc chi tiết hơn trong hợp đồng cung cấp
dịch vụ hoặc tiến hành triển khai thăm dò từng bước để đánh giá năng lực, chất
lượng của các nhà cung ứng này.
- Phân loại theo dịch vụ trong tổ chức sự kiện:
Theo cách phân loại này, với mỗi nhóm dịch vụ trong tổ chức sự kiện sẽ
có các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tương ứng, thông thường người ta chia ra
các nhóm sau:
+ Nhà cung ứng dịch vụ vận chuyển
+ Nhà cung ứng dịch vụ lưu trú
149


+ Nhà cung ứng dịch vụ ăn uống
+ Nhà cung ứng trang thiết bị cho tổ chức sự kiện
+ Nhà cung ứng địa điểm tổ chức sự kiện
+ Nhà cung ứng các dịch vụ bổ trợ khác
5.2.2.2. Tìm kiếm các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ
Việc tìm kiếm các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ thường qua các nguồn
thông tin sau:
+ Nguồn thông tin nội bộ: các mối quan hệ với các nhà cung ứng đã và
đang triển khai; thông tin từ các nhân viên trong doanh nghiệp; thông tin từ việc
nghiên cứu thị trường…
+ Nguồn thông tin từ phía các nhà cung ứng: Thông tin chào hàng trực

tiếp; thư chào hàng; catalog quảng cáo; hội chợ; triển lãm và giới thiệu sản
phẩm; hồ sơ dự thầu cung ứng dịch vụ của các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ…
+ Nguồn thông tin từ các phương tiện thông tin đại chúng: báo viết, tạp
chí, truyền hình, đặc biệt là thông tin trên mạng Internet.
Từ các nguồn thông tin nói trên, tiến hành thu thập các thông tin về các
nhà cung ứng, tiến hành kiểm tra và xử lý các thông tin có liên quan. Việc kiểm
tra thông tin đặc biệt đối với các dịch vụ bổ trợ quan trọng là hết sức cần thiết,
trong một số trường hợp các doanh nghiệp tổ chức sự kiện còn cử người đến
khảo sát, kiểm tra và đánh giá trực tiếp. Cần lập các file (tập tài liệu) hồ sơ về
các nhà cung ứng với các nội dung chủ yếu như sau:
- Tên hiệu của nhà cung cấp
- Các thông tin cơ bản (địa chỉ, điện thoại, fax, email/webside, mã số thuế,
tài khoản ngân hàng, số giấy phép kinh doanh, người đại diện trước pháp luật)
- Chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh
- Khả năng về cung ứng dịch vụ (số lượng, loại hình, thời gian cung
ứng…)
- Chất lượng, uy tín, nhãn hiệu thương hiệu của sản phẩm
- Giá chào hàng của từng loại sản phẩm
- Các điều kiện về cung ứng (điều kiện về thanh toán, thời gian, đặt hàng,
ký kết hợp đồng…)
- Khả năng tài chính của nhà cung cấp
150


- Các sự kiện mà nhà cung ứng đã tham gia (các hình ảnh, đánh giá… về
công việc đó)
- .v.v.
Với mỗi nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ nên có một file hồ sơ riêng, tuy
nhiên để thuận lợi cho việc lựa chọn có thể từ các hồ sơ lập ra một danh sách
(rút gọn) các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ. Trong danh sách này có các cột tương

ứng như: Số thứ tự; tên hiệu; loại sản phẩm; điện thoại; điều kiện cung ứng…
Nếu lập danh sách trên Microsofl Excell nên thống nhất về tên gọi sản phẩm,
hay các tiêu chí khác để thuận lợi cho việc sử dụng các công cụ như lọc, tìm
kiếm; hoặc có thể lập danh sách theo các nhóm cho từng sheet riêng (có thể dựa
theo các tiêu chí phân loại đã đề cập ở trên).
Cần lưu ý khi tìm kiếm thông tin về các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ
không phải chỉ cho một sự kiện cụ thể mà nó là thông tin cần thiết cho doanh
nghiệp trong cả quá trình kinh doanh lâu dài. Do đó cho dù những nhà cung ứng
không được chọn trong một sự kiện nào đó cũng nên lưu thông tin lại vì họ có
thể sẽ phù hợp cho doanh nghiệp tổ chức sự kiện trong tương lai.
Về nguyên lý, doanh nghiệp cần tìm kiếm các nhà cung cấp theo quan
điểm phát triển mối quan hệ tốt đẹp làm ăn lâu dài, cả hai cùng có lợi với họ.
Tuy nhiên, cần thận trọng khi thu thập và đánh giá thông tin, đặc biệt là các
thông tin khó kiểm chứng hoặc phức tạp.
5.2.2.3. Lựa chọn nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ
Có nhiều tiêu chuẩn làm căn cứ để lựa chọn nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ
cho một sự kiện cụ thể, như:
- Giá cả của các hàng hóa dịch vụ (phù hợp với ngân sách sự kiện không)
- Chất lượng hàng hóa, dịch vụ
- Thời gian cung ứng
- Uy tín và những đảm bảo của nhà cung ứng
- Những yêu cầu riêng của nhà tổ chức sự kiện mà nhà cung ứng có thể
đáp ứng
- Khả năng của nhà cung ứng: ví dụ một khách sạn liệu có thể cung ứng
được các dịch vụ buồng vào thời điểm tổ chức sự kiện hay không?
- Điều kiện thanh toán…

151

Dựa trên danh sách (hồ sơ) của các nhà cung ứng và các tiêu chuẩn nói
trên (có thể cụ thể hóa thành các tiêu chí cho từng sự kiện với mức độ quan
trọng khác nhau) tiến hành đánh giá các nhà cung ứng. Cần lưu ý, việc đánh giá
nhà cung ứng không chỉ dựa trên các thông tin nói trên, nếu cần thiết nhà tổ
chức sự kiện cần phải tham quan, khảo sát điều kiện và khả năng cung ứng thực
tế của các nhà cung ứng. Trong trường hợp có nhiều nhà cung ứng phù hợp lập
danh sách các nhà cung ứng được lựa chọn.
Hộp 5.1. Mẫu danh sách các nhà cung ứng được lựa chọn
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN & DU LỊCH ETV
Số: 234/TB

STT

DANH SÁCH CÁC NHÀ CUNG ỨNG DỊCH VỤ BỔ TRỢ
Sự kiện:…………………
Chủ đầu tư sự kiện: …………..
Ngày thực hiện: …………….
Tên nhà cung ứng Địa chỉ
Dịch
Thông Thời
…
Người
vụ/ sản tin của
gian
liên hệ
phẩm
nhà
liên
cung
cung

hệ
cấp
ứng

Ghi
chú

Hà Nội, ngày….tháng …. năm ….
Quản lý sự kiện
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Người lập danh sách

5.2.3. Thương lượng và ký kết hợp đồng cung ứng dịch vụ
Thương lượng và ký kết hợp đồng cung ứng dịch vụ nhằm đạt được thỏa
thuận (cam kết) về các điều kiện cung ứng hàng hóa/ dịch vụ cho sự kiện trên
những cơ sở nhất định.
5.2.3.1. Thương lượng với các nhà cung ứng
Thương lượng với các nhà cung ứng là quá trình giao dịch, đàm phán với
nhà cung ứng để đi đến những thỏa thuận chung trong việc cung ứng dịch vụ.

152


Trong thương lượng, nhà tổ chức sự kiện cần phải quan tâm đến các vấn
đề chủ yếu sau:
- Các mô tả về hàng hóa và dịch vụ: mẫu mã, chất lượng, các yêu cầu cụ
thể khác về hàng hóa/ dịch vụ.
- Giá cả của nhà cung ứng và giá cả của các loại hàng hóa/ dịch vụ đó trên
thị trường.

- Thời gian tiến hành cung ứng
- Điều kiện thanh toán...
Giao dịch, đàm phán là một hoạt động vừa mang tính khoa học, vừa mang
tính nghệ thuật. Tính khoa học thể hiện ở chỗ người tham gia đàm phán phải biết
thu thập, hệ thống và xử lý thông tin một cách khoa học để chủ động trong đàm
phán. Mặt khác như một nghệ thuật, người đám phán phải sử dụng khéo léo các
kỹ năng giao tiếp của mình và biết vận dụng một cách hợp lý, sáng tạo các hình
thức giao dịch, đàm phán và các công cụ giao tiếp khác nhau (như giao tiếp qua
thư, điện thoại, internet, giao tiếp trực tiếp...).
Một số điểm cần lưu ý khi tiến hành thương lượng:
- Tìm hiểu thông tin về nhà cung ứng và thông tin về người tham gia đàm
phán, người có ảnh hưởng quan trọng nhất đến việc đưa ra quyết định của nhà
cung ứng;
- Nắm rõ các yêu cầu của mình: các yêu cầu về dịch vụ; các sản phẩm
tương tự đã từng mua từ các nhà cung ứng;
- Nắm vững các tiêu chí cơ bản của cuộc thương lượng: mục tiêu, các điều
khoản cơ bản, những điều khoản có thể/ không thể nhân nhượng;
- Biết dẫn dắt cuộc thương lượng: các thông tin đã chuẩn bị trước; thứ tự
các điều khoản để tiến hành thương lượng (thông thường nên thương lượng về
sản phẩm, điều kiện, thời gian cung ứng trước khi thương lượng về giá cả); cách
đặt vấn đề; cách so sánh thuyết phục; các xử lý tình huống khi giao dịch bế tắc...

153


Hộp 5.2. Luôn giữ thế chủ động trước các nhà cung ứng
Nếu người bán hàng (nhà cung ứng) cần phải tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hay
dịch vụ một cách có hệ thống và tìm cách phát triển nhu cầu đó ở các khách hàng của mình
thì người mua hàng (nhà tổ chức sự kiện) phải cố gắng làm điều ngược lại, tức là phải phủ
nhận hay đình hoãn nhu cầu đó một cách có ý thức cho đến khi tìm được những điều kiện để

mua hàng tốt nhất. Đi mua hàng là giải một bài toán với rất nhiều các “ràng buộc” khác
nhau. Có những “ràng buộc chặt” (các điều kiện không thể nhân nhượng) và những “ràng
buộc lỏng” (các điều kiện có thể nhân nhượng được ở một mức độ nào đó). Trong khi các nhà
cung ứng luôn đưa ra những thông tin phong phú và hấp dẫn về giá cả, chất lượng, điều kiện
thanh toán... Nếu không tỉnh táo, quyền chủ động của người mua sẽ bị mất dần, người mua sẽ
“tự nguyện biến thành nô lệ” cho các nhà cung ứng mà quên đi những “ràng buộc chặt” để
rồi phải lo đối phó với rủi ro. Theo Mark Mc Cormack, để có thể giữ được quyền chủ động
khi mua hàng, cần phải phân chia lập trường thành ba phần: “chính yếu”, “quan trọng” và
“phải chăng” và về lâu dài chỉ nên để cho người bán đạt được những thắng lợi ở những phần
sau. Ông còn viết: “Trong nghệ thuật bán hàng là nói với khách hàng những gì họ muốn nghe
thì nghệ thuật mua hàng là nghe lời rao hàng của người bán và viết nó ra trên giấy. Cách đơn
giản nhất là ghi chú đầy đủ tất cả các lời hứa của người bán hàng, tổng hợp chúng vào trong
hợp đồng và bắt người bán ký vào. Lúc này ta sẽ buộc người bán hàng thương lượng với mình
một cách chủ động với những điều kiện có lợi”
(Theo Giáo trình quản trị tác nghiệp thương mại – Trường Đại học thương mại Hà Nội)

5.2.3.2. Ký kết hợp đồng với nhà cung ứng
Đa số các trường hợp, cần phải tiến hành ký kết hợp đồng với nhà cung
ứng, không nên theo thói quen thỏa thuận một cách chung chung thậm chí chỉ
thỏa thuận qua lời nói. Hợp đồng là cơ sở để các bên làm tốt nghĩa vụ của mình,
là căn cứ pháp lý khi giải quyết tranh chấp. Một bản hợp đồng chi tiết (hoặc có
phụ lục chi tiết kèm theo) cũng sẽ là một cơ sở để các nhà cung ứng đáp ứng đầy
đủ các yêu cầu của nhà tổ chức sự kiện. Hơn nữa, về phương diện trách nhiệm
một hợp đồng với các điều khoản ràng buộc rõ ràng, chặt chẽ sẽ giảm thiểu việc
phá vỡ hợp đồng từ các nhà cung ứng.
Một bản hợp đồng cung ứng (xem mẫu ở phụ lục) ngoài các thông tin cần
có của hợp đồng (như các căn cứ, thông tin các bên...) cần đặc biệt chú ý đến các
thông tin liên quan đến việc cung ứng như:
- Tên, số lượng, quy cách, chất lượng, bao bì (nếu có) của hàng hóa/ dịch
vụ;

- Giá cả, điều kiện thanh toán
- Điều kiện cung ứng
154


- Thời gian cung ứng
- Trách nhiệm của các bên khi vi phạm hợp đồng
- Hiệu lực của các bên khi vi phạm hợp đồng
- Các điều kiện khác mà hai bên đã thỏa thuận
5.2.4. Kiểm soát và phối hợp cung ứng dịch vụ
Việc kiểm soát và phối hợp cung ứng dịch vụ mang tính đặc thù riêng cho
từng loại hình dịch vụ. Nhìn chung việc kiểm soát và phối hợp cung ứng dịch vụ
có những bước cơ bản sau:
- Trước khi diễn ra sự kiện (hay theo thời hạn cung ứng dịch vụ) tiến hành
liên hệ với nhà cung ứng, nếu cần thiết tiến hành kiểm tra sự chuẩn bị và sẵn
sàng phục vụ của nhà cung ứng (trong hợp đồng nên có điều khoản này để thuận
lợi cho việc kiểm tra);
- Thanh toán cho nhà cung ứng: thường là nhà tổ chức sự kiện phải thanh
toán (hoặc đặt trước) cho nhà cung ứng một phần giá trị của dịch vụ (tùy theo
thỏa thuận trong hợp đồng) trước khi cung ứng, theo đúng thời hạn nhà tổ chức
sự kiện phải tuyệt đối đúng hẹn với điều kiện này.
- Phối hợp trong quá trình cung ứng dịch vụ
- Phát hiện và xử lý các sai phạm trong quá trình thực hiện hợp đồng
5.2.5. Dự tính và xử lý các sự cố có liên quan
Các sự cố có liên quan đến quá trình cung ứng dịch vụ rất đa dạng, có
những sự cố do lỗi của nhà cung ứng nhưng cũng có những sự cố do nhà tổ chức
sự kiện, do khách mời... thậm chí có cả những sự cố bất khả kháng.
Việc dự tính và xử lý các sự cố có liên quan sẽ được xem xét ở những nội
dung liên quan đến việc cung ứng từng loại dịch vụ cụ thể.

5.3. CUNG ỨNG CÁC DỊCH VỤ VẬN CHUYỂN VÀ TỔ CHỨC ĐƯA
ĐÓN KHÁCH
Khi ngân sách sự kiện không cho phép, hoặc do những nguyên nhân cụ
thể khác khách mời tham gia sự kiện có thể phải tự túc phương tiện vận chuyển
đến tham dự sự kiện. Ngoài ra, cũng có thể do khách mời có những sở thích
riêng, hoặc họ có điều kiện tự lo (và muốn) được chủ động trong việc đi lại nên
đã sử dụng các phương tiện vận chuyển cá nhân của mình. Trong trường hợp
155


này, nhà tổ chức sự kiện chủ yếu quan tâm đến việc cung cấp thông tin và lo
chuẩn bị các điều kiện để đón tiếp khách (điểm gửi xe, hướng dẫn giao thông...).
Trong trường hợp khác, khi nhà tổ chức sự kiện có nhiệm vụ phải thu xếp
phương tiện vận chuyển cho khách hoặc nhà tổ chức sự kiện phải cung ứng các
dịch vụ vận chuyển liên quan đến diễn biến của sự kiện (ví dụ chở khách đi
tham quan trong thời gian diễn ra sự kiện), đây sẽ trở thành một công việc có
nhiều nội dung cần phải quan tâm để mang lại sự hài lòng cho khách mời tham
gia sự kiện.
Không được xem nhẹ các dịch vụ vận chuyển vì nó là một phần trong cả
tổng thể sự kiện mà nhà đầu tư sự kiện muốn truyền tải cho khách. Hơn nữa
chính dịch vụ vận chuyển mang lại ấn tượng ban đầu cho khách mời tham gia sự
kiện. Nếu tạo ra được ấn tượng ban đầu tốt đẹp nó sẽ lan tỏa sang các bước tiếp
theo và ngược lại khách mời thường sẽ xét nét hơn khi đánh giá, cảm nhận các
nội dung cũng như dịch vụ khác trong tổ chức sự kiện.
Nhìn chung, ít có nhà tổ chức sự kiện có đủ năng lực để tự mình cung ứng
các dịch vụ vận chuyển cho khách (trừ các ban tổ chức sự kiện lớn, quan trọng;
hoặc trường hợp nhà tổ chức sự kiện đồng thời là một doanh nghiệp lữ hành, vận
chuyển du lịch... hay là một đơn vị trong một tập đoàn cung ứng dịch vụ lớn).
Đa số các nhà tổ chức sự kiện phải ký kết hợp đồng vận chuyển với các nhà
cung ứng dịch vụ vận chuyển trung gian. Như vậy để cung ứng dịch vụ vận

chuyển một các có hiệu quả có thể vận dụng các nội dung đã đề cập (trong mục
5.2. Quy trình chung trong quản trị hậu cầu tổ chức sự kiện). Bên cạnh đó,
cũng cần phải quan tâm đến các nội dung đặc thù có liên quan đến lĩnh vực vận
chuyển.
Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động cung ứng dịch vụ vận chuyển là:
- Mục đích, chương trình của sự kiện
- Khoảng cách
- Điều kiện tự nhiên, môi trường, địa hình, đường xá, khí hậu...
- Ngân sách tổ chức sự kiện
- Chất lượng, giá cả, mức độ an toàn của phương tiện
- Các đặc điểm tâm sinh lí cá nhân của khách (như độ tuổi, giới tính, sức
khoẻ, thói quen tiêu dùng...)
- Các hiện tượng tâm lí xã hội phổ biến (phong tục tập quán, truyền thống,
tôn giáo tín ngưỡng, bầu không khí tâm lí xã hội, dư luận xã hội, thị hiếu, tính
156


cách dân tộc...)
5.3.1. Các nhà cung ứng dịch vụ và phương tiện vận chuyển
5.3.1.1. Các nhà cung ứng dịch vụ vận chuyển
Các nhà cung ứng dịch vụ vận chuyển ở Việt Nam bao gồm các nhóm cơ
bản sau:
- Các hãng (tổng công ty/ công ty) hàng không
- Tổng công ty đường sắt
- Các doanh nghiệp kinh doanh vận chuyển (đường bộ)
- Các công ty lữ hành, du lịch, đại lý vận chuyển
- Các đối tượng khác có khả năng cung ứng dịch vụ vận chuyển
5.3.1.2. Các phương tiện vận chuyển
Sử dụng các phương tiện vận chuyển công cộng
Đối với vận chuyển bằng đường không và đường sắt, và ô tô công cộng

các dịch vụ đi kèm thường có tính cứng nhắc (nhà tổ chức sự kiện khó có thể
can thiệp hay kiểm soát), nếu nhà tổ chức sự kiện phải chịu việc cung ứng các
dịch vụ liên quan đến hai loại phương tiện này thì công việc chủ yếu của họ bao
gồm:
- Lựa chọn nhà cung ứng thích hợp, lựa chọn chất lượng của dịch vụ (ví
dụ hạng vé máy bay; loại vé đường sắt như: vé ngồi mềm, ngồi cứng, vé nằm,
toa riêng…; lựa chọn công ty vận tải hành khách đường bộ phù hợp).
- Đặt chỗ, mua vé cho khách
- Tổ chức gửi vé, gửi thư, hướng dẫn
- Tổ chức đón khách (nếu có)
Trong trường hợp, khách phải tự lo việc đi lại và được ngân sách sự kiện
chi trả cho chi phí vận chuyển. Nhà tổ chức sự kiện cần chú ý
- Khi gửi giấy mời cho khách, nhà tổ chức sự kiện cần gửi thêm các lưu ý
để đảm bảo yêu cầu thanh toán (như khách mời phải có cuống vé/ hóa đơn vận
chuyển hợp lệ…)
- Khi khách đến tham gia sự kiện, phải có các nhân viên phụ trách nội
dung này; thông báo, hướng dẫn khách làm các thủ tục thanh toán (ví dụ các
mẫu kê khai, nộp vé, ký nhận…)
- Nên thanh toán ngay cho khách, không nên để khi sự kiện kết thúc
(khách đã trở về nơi ở) mới tiến hành thanh toán và gửi tiền cho họ.
157


- Dự tính các trường hợp phát sinh trong thanh toán phí vận chuyển (như
đi taxi hóa đơn không hợp lệ/ không có vé ô tô… ) để xin hướng giải quyết
trước. Ngay cả trong quá trình triển khai thực tế nếu gặp các tình huống phát
sinh, không nên từ chối khách ngay mà cần xin ý kiến của người có trách nhiệm
chi trả các khoản phí này cho khách.
Thuê dịch vụ vận chuyển bằng ô tô
Ở Việt Nam hiện nay việc thuê phương tiện để đưa đón khách mời tham

gia sự kiện (hay trong quá trình diễn ra sự kiện) thường liên quan đến các
phương tiện vận chuyển đường bộ trong đó chủ yếu là ô tô.
- Xe 4 chỗ: Đây là loại xe có đặc tính an toàn, sang trọng, lịch sự thể hiện
sự tôn trọng khách mời và qua đó nâng cao những ấn tượng của sự kiện đối với
khách. Với loại này, người ta tạm chia thành các mức độ như: xe cho chính
khách, xe cho giới thượng lưu, xe thông thường… Khi lựa chọn xe 4 chỗ cần
chú ý:
+ Việc lựa chọn xe cần căn cứ theo kế hoạch và ngân sách của sự kiện
+ Căn cứ vào đối tượng khách để lựa chọn xe (ví dụ: một chính khách cao
cấp phải được ưu tiên phục vụ bằng các loại xe đẳng cấp nhất). Trong trường
hợp khách mời có vị thế xã hội gần như tương đương với nhau nên chọn cùng
một loại xe, ngược lại trường hợp người có vị thế xã hội cao hơn hẳn nên đầu tư
lựa chọn các phương tiện sang trọng cho những đối tượng này.
+ Đẳng cấp hay mức độ của xe không chỉ phụ thuộc vào hiệu xe
(Limousine, Mercedes, Toyota, Deawoo…) mà còn phụ thuộc vào đời xe, năm
sản xuất, các thông số kỹ thuật khác.
+ Cần lập kế hoạch chuẩn bị thuê xe chi tiết (căn cứ vào số lượng khách
mời dự tính, sự phân bố số lượng khách cho mỗi loại xe, các loại xe sẽ phục
vụ…)
+ Cần chuẩn bị các vận dụng đi kèm với xe như đồ uống, tạp chí, sách
báo, các tập gấp hay thông tin về sự kiện (nếu có), bản đồ chỉ đường, số điện
thoại liên hệ với người phụ trách vận chuyển, băng/ đĩa nhạc… Cần làm rõ
nhiệm vụ cho công tác chuẩn bị này (thuộc về nhà tổ chức sự kiện hay thuê các
nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển tự lo liệu);
+ Trong một số trường hợp cần có thêm các yêu cầu về: an toàn, vệ sinh,
đồng phục lái xe, tiện nghi, màu sơn của xe, bảng đón khách, việc đổ xăng trước
khi đón khách, thời gian đón khách, lịch trình, thái độ phục vụ của người lái xe,
việc giải quyết các yêu cầu phát sinh ngoài hợp đồng của khách mời… đối với
nhà cung ứng dịch vụ. Ngoài ra, trong một số trường hợp cần thiết còn phải trực
158

tiếp kiểm tra các thông số kỹ thuật của xe như: cách bố trí chỗ ngồi trong xe,
mùi điều hòa, độ ồn, độ giảm xóc, phương tiện nghe nhìn, phương tiện thông tin
liên lạc…
+ Người phụ trách về phương tiện vận chuyển (của nhà tổ chức sự kiện)
cần có một danh sách các lái xe với số điện thoại liên hệ, danh sách khách đi
cùng mỗi xe…
+ Lập lịch trình điều phối xe, nếu cần thiết hãy tham khảo hoặc thuê các
chuyên gia về điều phối vận chuyển tư vấn cho công việc này (trong trường hợp
các sự kiện lớn, quan trọng và có tần suất, số lượng các chuyến xe lớn)
- Xe khách: có nhiều loại khác nhau như xe 7 chỗ, 12 chỗ, 16 chỗ, 24 chỗ,
45 chỗ… Những chú ý khi lựa chọn xe khách cũng tương tự như xe con 4 chỗ
(đã đề cập ở trên), ngoài ra cần chú ý một số điểm sau:
+ Nên thuê xe khách của các doanh nghiệp kinh doanh vận chuyển khách
du lịch (hoặc chuyên chạy theo hợp đồng), hạn chế việc thuê các xe chạy vận
chuyển khách công cộng (vì lý do vệ sinh, mùi, hạn chế về giao tiếp của lái xe,
thậm chí có tên tuyến vận chuyển khách bên ngoài xe- ví dụ: xe khách chất
lượng cao Hà Nội- Hà Tĩnh chẳng hạn) những lý do này sẽ tạo ấn tượng không
chuyên nghiệp và khách sẽ cảm thấy không được tôn trọng đúng mức. Cũng vì
lý do tương tự cần đảm bảo các yêu cầu cơ bản về chất lượng xe (như không
dùng xe cũ, xe phải đảm bảo các thông số kỹ thuật, vệ sinh sạch sẽ, không có
mùi khó chịu, điều hiển nhiên là phải có điều hòa…)
+ Kiểm tra tính khả thi trong vận chuyển bằng xe khách. Ví dụ nơi đỗ xe,
tuyến đường cho phép xe khách chạy, cần biết liệu nhà cung ứng có được phép
chạy trong thành phố không?...
+ Khi thuê xe khách cho sự kiện cần lưu ý, số lượng khách cho mỗi xe
nên chỉ bằng khoảng 50-60% số ghế theo thiết kế trên xe (ví dụ với xe 45 chố
chỉ nên sử dụng để vận chuyển ít khoảng từ 22 cho đến 28 khách).
Các phương tiện vận chuyển khác

Ngoài các loại phương tiện chủ yếu nói trên, trong tổ chức sự kiện còn có
thể sử dụng một số loại phương tiện khác như: xe đạp, xe máy, xích lô… tuy
nhiên cần lưu ý các phương tiện này khi sử dụng chủ yếu nhằm mục đích tạo sự
mới lạ, tạo ấn tượng với khách mời hoặc là một điểm nhấn, một chủ đề riêng
trong sự kiện. Ví dụ: trong việc ăn hỏi ở Hà Nội có nhiều nhà tổ chức một đoàn
xích lô dạo trên phố, hình thức này mới đầu đã tạo ra những ấn tượng khá thú vị.
Trong kinh nghiệm tổ chức sự kiện ở nhiều nước trên thế giới người ta đã
từng sử dụng và kết hợp rất nhiều loại phương tiện khác nhau như: máy bay trực
159


thăng, xuồng, du thuyền, tàu thủy, xe ngựa kéo, ngựa, xe đạp…thậm chí là đi bộ
(ví dụ tổ chức một lễ hội ở một ngôi chùa nào đó trên núi cao chẳng hạn, điều
chắc chắn khách mời cho dù là ai cũng phải tham gia đi bộ với một khoảng cách
nhất định)
Hộp 5.3. Khi không thể sử dụng các phương tiện vận chuyển
Trong lễ khai mạc buổi hòa nhạc về môi trường của một lễ hội thường niên diễn ra ở
(Cape Byron, New South Wales- Australia) do các phương tiện không thể đến gần địa điểm
(cách 1 km). Nhà tổ chức sự kiện đã sáng tạo việc đi từ nơi đỗ xe đến điểm khai mạc, thành
một cuộc diễu hành của khách mời dọc theo bờ biển. Họ bố trí các tình nguyện viên, chào đón
và hướng dẫn khách mời tham gia cuộc diễu hành. Đó là một cảnh khá ấn tượng, hơn một
nghìn người trong đó có cả trẻ em vui vẻ đi dạo dọc theo bãi biển với những chiếc khăn đầy
màu sắc và những món ăn nhẹ nhàng.

5.3.2. Tổ chức đón khách khi khách sử dụng các phương tiện vận chuyển
công cộng
Trong trường hợp này, người có trách nhiệm đón khách nên tham khảo
quy trình sau:
1. Có mặt tại điểm đón trước ít nhất 15 phút so với kế hoạch
2. Lựa chọn vị trí phù hợp, thuận tiện cho việc đón khách

3. Cầm bảng đón khách (nếu cần)
4. Nhận diện và đón chính xác đoàn khách của mình.
5. Chào khách lịch sự, vui vẻ
6. Giới thiệu tên người đón
7. Làm quen với trưởng đoàn (nếu có)
8 Làm quen với các thành viên khác trong đoàn
9. Kiểm tra chính xác thông tin thực tế so với danh sách đoàn
10. Phối hợp với khách trong việc kiểm tra hành lý, tư trang cá nhân.
11. Mời, hướng dẫn khách vị trí ngồi theo sơ đồ chỗ ngồi (nếu có)
12. Cùng lái xe, phụ xe vận chuyển hành lý lên xe nhanh, gọn, cẩn thận
13. Tặng hoa, quà cho trưởng đoàn, hoặc từng thành viên trong đoàn (nếu
có trong kịch bản).
14. Mời và sắp xếp khách lên xe
15. Kiểm tra xác số lượng khách lại lần cuối
160


16. Thông báo khởi hành với lái xe và đoàn khách
17. Chào mừng đoàn khách và cung cấp thông tin
- Giới thiệu đầy đủ thông tin về ban tổ chức sự kiện
- Hỏi thăm, quan tâm khách
- Giới thiệu khái quát về chương trình của sự kiện
- Cung cấp những thông tin ban đầu cho khách
- Thuyết minh trên đường
- Giới thiệu về địa điểm tổ chức sự kiện/ nơi khách sẽ được bố trí ăn nghỉ
- Thống nhất quy trình nhận buồng tại cơ sở lưu trú với đoàn khách
5.4. CUNG ỨNG DỊCH VỤ LƯU TRÚ
Tương tự như cung ứng các dịch vụ vận chuyển, khi nhà tổ chức sự kiện
có nhiệm vụ phải thu xếp dịch vụ lưu trú cho khách. Trong trường hợp này
ngoài các nội dung công việc như trong quy trình chung (Lập kế hoạch về cung

ứng dịch vụ lưu trú; Lựa chọn các nhà cung ứng dịch vụ lưu trú; Thương lượng
và ký kết hợp đồng cung ứng dịch vụ; Kiểm soát và phối hợp cung ứng dịch vụ;
Dự tính và xử lý các sự cố có liên quan; Tổng kết, đánh giá hoạt động cung ứng
dịch vụ lưu trú) nhân viên phụ trách kiểm soát việc cung ứng dịch vụ lưu trú cần
chú ý các công việc có liên quan đến việc nhận buồng (check in) và trả buồng
của khách (check out).
5.4.1. Quy trình cơ bản trong việc tổ chức nhận buồng
1. Liên hệ với lễ tân về việc nhận buồng trước khi đoàn đến cơ sở lưu trú.
2. Xác nhận chính xác số phòng, loại buồngvà thủ tục nhận phòng.
3. Cung cấp danh sách chính xác đoàn khách cho khách sạn
4. Vận chuyển và bàn giao hành lý cho khách.
5. Phối hợp với lễ tân, trưởng đoàn (nếu cần) để nhanh chóng, chính xác
hoàn tất các thủ tục nhận buồng
6. Nhận chính xác sơ đồ buồng, chìa khóa, phiếu dịch vụ miễn phí… từ lễ
tân.
7. Kiểm tra cẩn thận các thông tin liên quan đến các dịch vụ của khách
sạn.

161


8. Phát chìa khóa cho khách theo đúng danh sách đã bố trí từ trước, thông
báo nội dung tiếp theo trong chương trình của sự kiện
9. Đánh dấu chính xác số buồng khách ở vào danh sách đoàn.
10. Giao hành lý cho nhân viên khuân vác theo đúng danh sách buồng đã
phân công (nếu có)
11. Phát danh thiếp, tập gấp của khách sạn cho khách.
12. Giới thiệu các dịch vụ tại khách sạn (hay cơ sở lưu trú)
13. Vị trí của các dịch vụ
14. Cách thức sử dụng dịch vụ

15. Giải quyết nhanh các công việc còn tồn tại liên quan đến việc nhận
buồng và thủ tục đăng ký tạm trú cho khách.
5.4.2. Quy trình chung trong việc tổ chức trả buồng
1. Thông báo cho lễ tân chính xác ngày, giờ trả phòng
2. Thời gian và cách thức thanh toán các dịch vụ của đoàn
3. Giờ báo thức khách (nếu cần)
4. Thông báo chính xác ngày, giờ trả buồng
5. Hoàn tất thủ tục trả buồng
6. Thời gian cụ thể mang hành lý ra khỏi buồng
7. Thanh toán đầy đủ các dịch vụ phát sinh khách sử dụng (không được
nhà tổ chức sự kiện chi trả)
8. Kiểm tra cẩn thận các giấy tờ cá nhân
9. Lấy tiền, giấy tờ để tại hộp an toàn trong buồng hoặc quầy lễ tân
10. Hoàn tất các thủ tục thanh toán với khách sạn hoặc cơ sở lưu trú (nếu
có)
11. Thông báo cho lái xe giờ đón khách
12. Yêu cầu khách kiểm tra cẩn thận lại toàn bộ hành lý trước khi rời khỏi
buồng
13. Khóa cửa buồng và trả lại chìa khóa tại quầy lễ tân
14. Yêu cầu khách tập trung đầy đủ tại khu vực tiền sảnh khách sạn đến
khi việc kiểm tra buồng của nhân viên buồng kết thúc.
162


15. Đề nghị khách vận chuyển hành lý ra xe.
16. Sắp xếp khách lên xe theo sơ đồ chỗ ngồi
17. Khẳng định lần cuối cùng mọi du khách không quên thứ gì
18. Giải quyết nhanh chóng những vấn đề phát sinh (nếu có).
19. Thông báo rời khỏi khách sạn/ cơ sở lưu trú

5.5. CUNG ỨNG DỊCH VỤ ĂN UỐNG
Ngoại trừ các hình thức ăn uống mang tính chất đơn giản như tiệc
cofeebreak (tiệc nhẹ trong giờ giải lao của hội thảo/ hội nghị), hay các loại tiệc
rượu (chỉ có đồ ăn nhẹ thường chế biến sẵn/ đồ ăn nhanh) doanh nghiệp tổ chức
sự kiện có thể đứng ra để cung ứng (từ khâu mua hàng, tổ chức phụ vụ...); Còn
đối với các hình thức ăn uống khác, nhà tổ chức sự kiện phải thông qua các nhà
cung ứng dịch vụ ăn uống trung gian để tiến hành phục vụ khách. Như vậy, cung
ứng dịch vụ ăn uống trong tổ chức sự kiện sẽ có hai hình thức cơ bản:
- Quản trị cung ứng dịch vụ ăn uống từ các nhà cung ứng bổ trợ
- Tổ chức phục vụ ăn uống cho khách
Trước tiên, là các công việc liên quan đến việc lập kế hoạch và kết hợp
với nhà cung ứng dịch vụ ăn uống, đó là các công việc như: Lập kế hoạch về
cung ứng dịch vụ ăn uống; Lựa chọn các nhà cung ứng dịch vụ ăn uống;
Thương lượng và ký kết hợp đồng cung ứng dịch vụ; Kiểm soát và phối hợp
cung ứng dịch vụ; Dự tính và xử lý các sự cố có liên quan; Tổng kết, đánh giá
hoạt động cung ứng dịch vụ ăn uống.
Các nội dung này đã trình bày tương đối chi tiết ở phần đầu của chương
này ( xem mục - 5.2. Quy trình chung trong quản trị hậu cầu tổ chức sự kiện),
ngoài ra cần chú ý các công việc có liên quan đến tổ chức sắp xếp ăn uống cho
khách. Công việc này bao gồm một số nội dung cơ bản sau:
1. Kiểm tra và thống nhất thực đơn với nhà cung ứng sản phẩm ăn uống
đáp ứng các tiêu chuẩn:
- Thực đơn phong phú, đa dạng,
- Đảm bảo yêu cầu về mặt dinh dưỡng của bữa ăn và hiệu quả kinh tế.
- Cơ cấu món ăn hợp lý
- Đảm bảo có các món ăn đặc sản của địa phương.
163


- Thực đơn phải được thay đổi từng bữa

- Không đưa quá nhiều món ăn lạ vào bữa ăn.
- Trong thực đơn phải ghi rõ chế độ ăn kiêng, hay những yêu cầu đặc biệt
của khách.
- Ghi rõ số lượng món ăn trong từng bữa
- Lượng thức ăn cần dùng trong từng bữa
2. Thông báo chính xác địa điểm và thời gian diễn ra bữa ăn của đoàn
- Trước bữa ăn 15 phút, nhân viên phụ trách cần có mặt tại nhà hàng nơi
diễn ra bữa ăn của đoàn
- Đảm bảo vệ sinh
- Bố trí bàn ăn chu đáo
- Kiểm tra cẩn thận tình hình phục vụ bữa ăn tại nhà hàng, khách sạn
- Đón khách và sắp xếp khách vào bàn ăn chu đáo.
3. Thông báo rõ ràng thực đơn của bữa ăn
- Hướng dẫn cách ăn cho khách đối với những món ăn lạ
- Đảm bảo vệ sinh
- Giới thiệu các món ăn đặc sản của địa phương (nguyên liệu, cách chế
biến)
- Chúc khách ăn ngon miệng
- Xử lý các vấn đề phát sinh.
4. Thông tin phản hồi về chất lượng và cách thức phục vụ bữa ăn cho nhà
hàng.
- Ký xác nhận số lượng suất ăn + đồ uống (nếu có).
- Thanh toán + lấy hóa đơn (nếu ăn tại nhà hàng bên ngoài khách sạn)
- Thống nhất thực đơn, giờ ăn và suất ăn cho bữa ăn kế tiếp tại nhà hàng
(nếu có)

5.6. TỔ CHỨC MẠNG LƯỚI THÔNG TIN, LIÊN LẠC TRONG SỰ KIỆN
Tổ chức mạng lưới thông tin, liên lạc trong sự kiện bao gồm những nhóm
công việc chính:
164

- Thông tin nội bộ (cho các thành phần tham gia tổ chức sự kiện)
- Các tài liệu và bảng chỉ dẫn cho các thành phần tham gia sự kiện
- Cung ứng các dịch vụ thông tin liên lạc cho khách
5.6.1. Thông tin nội bộ
Đối với các sự kiện nhỏ, người quản lý hoặc các nhân viên tham gia tổ
chức sự kiện có thể dễ dàng tìm được số điện thoại của những người khác có
liên quan đến công việc của mình từ danh bạ điện thoại di động của mình. Tuy
nhiên với các sự kiện lớn, khó có thể nhớ tên hết được các đối tác vì vậy nếu chỉ
lưu tên trên danh bạ sẽ rất khó khăn (hoặc mất thời gian) cho công việc tìm
kiếm. Một cách thức rất phổ biến (trong việc tổ chức các sự kiện lớn ở nước
ngoài) họ thường xây dựng một danh mục điện thoại cho từng sự kiện cụ thể và
sẽ phát danh mục này cho các thành viên tham gia tổ chức sự kiện. Dưới đây là
một ví dụ tham khảo
Sơ đồ 5.1. Danh mục số điện thoại của các thành viên
0912…/ 04.345..

A. Nam

GĐ cty TCSK

09032…/ 0982…

A. Hải

Quản lý sự kiện

0982…

C.Thu

Phó ban tổ chức

NỘI DUNG

CÁC ĐỐI TÁC KHÁC

HẬU CẦN

09821…

A. Hùng

đạo diễn

09821…

A. Van

phụ trách

0982…

O. Tú

GĐốc

09123..

A. Tiến

trang trí

09123..

A. Nam

lưu trú

0902…

A. Mi

trợ lý

09123…

C. Hà

giám sát

09123…

C. Hà

ăn uống

04.321…

A.Thái

KS A..

Ngoài ra thông tin nội bộ còn có thể sử dụng các hình thức khác như bộ
đàm nội bộ; bảng tin, hệ thống loa phóng thanh, loa pin…và cuối cùng là giao
tiếp trực tiếp với nhau.

165


5.6.2. Các tài liệu và bảng chỉ dẫn cho các thành phần tham gia sự kiện
5.6.2.1. Tài liệu hướng dẫn cho sự kiện
Tài liệu hướng dẫn cho sự kiện đó là những tài liệu được phát cho khách
mời nhằm cung cấp các thông tin cần thiết về sự kiện như:
- Chương trình/ các diễn biến chính của sự kiện
- Bản đồ về địa điểm tổ chức sự kiện (đây là yêu cầu gần như bắt buộc đối
với các sự kiện lớn có nhiều hoạt động diễn ra ở nhiều nơi)
- Các hoạt động phụ trợ/ các thông tin về sự kiện
5.6.2.2. Bảng chỉ dẫn
Các bảng chỉ dẫn trong sự kiện là một phần quan trọng hỗ trợ cho quá
trình giao tiếp của ban tổ chức sự kiện với các thành phần khác tham gia sự kiện.
Có nhiều loại bảng chỉ dẫn với các mục đích khác nhau:
- Bảng chỉ dẫn về giao thông, lối vào, lối ra, chiều cao giới hạn…
- Các bảng chỉ dẫn về các địa điểm tổ chức sự kiện, nó giống như một sơ
đồ/ một tấm bản đồ đơn giản chỉ dẫn cho khách mời tham gia sự kiện
- Bảng chỉ dẫn về các dịch vụ (ví dụ chỉ dẫn nơi đỗ xe miễn phí, chỉ dẫn
về khu vực vệ sinh, chỉ dẫn khu vực dành cho người hút thuốc…)
- Bảng chỉ dẫn mang tính cảnh báo (ví dụ khu vực kỹ thuật/ khu vực nguy
hiểm/ khu vực dành riêng cho khách VIP/ khu vực cấm hút thuốc…)

- Bảng chỉ dẫn về vị trí (ví dụ: bàn đón tiếp/ đoàn chủ tịch/ thư ký…)
5.6.3. Cung ứng các dịch vụ thông tin liên lạc
Trong thời đại hiện nay đa số khách mời tham gia sự kiện (trừ khách mời
là trẻ em) sẽ có được phương tiện thông tin liên lạc rất phổ biến là điện thoại di
động, tuy nhiên trong các sự kiện (đặc biệt là đối với các loại hình hội thảo, hội
nghị) để đáp ứng quá trình triển khai nội dung của sự kiện cũng như yêu cầu của
khách mời tham gia sự kiện nhà tổ chức sự kiện cần phải quan tâm đến việc
cung ứng các dịch vụ thông tin liên lạc khác.
Các dịch vụ thông tin liên lạc mà các sự kiện thường đòi hỏi như:
- Mạng Internet: nhà tổ chức sự kiện phải tính toán số ổ cắm mạng, dung
lượng đường truyền… Ngoài ra nếu sử dụng hình thức Wifi (mạng không dây
cho máy tính xách tay) cũng phải tính toán nơi đặt thiết bị để đảm bảo phủ sóng
đến với khách hàng.
166


- fax, các đường truyền thông tin đặc biệt (ví dụ cho truyền hình trực
tiếp)…
5.7. CUNG ỨNG CÁC DỊCH VỤ THEO YÊU CẦU CỦA KHÁCH VIP VÀ
CÁC PHƯƠNG TIỆN TRUYỀN THÔNG
Các phương tiện truyền thông đến đưa tin về sự kiện chủ yếu liên quan
đến lĩnh vực truyền thanh và truyền hình (hiện nay phổ biến hơn). Khi các
phương tiện truyền thông tham gia vào việc lấy tin của sự kiện sẽ có những ảnh
hưởng tiêu cực nhất định đến các diễn biến của sự kiện. Ví dụ: việc ghi hình,
chụp ảnh thường cần phải có sự chiếu sáng và như vậy khi tiến hành sẽ phải
chiếu thẳng vào mặt khán giả, diễn viên, diễn giả… gây nên sự khó chịu. Ngoài
ra các nhà quay phim khi di chuyển để chọn vị trí có thể gây ảnh hưởng đến sự
quan sát của khán giả và ảnh hưởng đến quá trình trình diễn sự kiện. Ngoài ra để
có được âm thanh chuẩn (các bài phát biểu, âm nhạc…) có thể họ còn yêu cầu
các micro riêng hoặc truyền tin từ khu vực kỹ thuật.

Ngoài những tác động tiêu cực nói trên, các phương tiện truyền thông
thường tổ chức làm việc với tốc độ gấp gáp nhiều yêu cầu đặc thù có thể sẽ làm
ảnh hưởng đến công tác tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, các lợi thế có được từ việc
xúc tiến, quảng bá sự kiện có thể là rất lớn (thậm chí là yêu cầu quan trọng nhất
đối với nhà đầu tư/ nhà tài trợ sự kiện) vì vậy nó thường được ưu tiên hơn các
khía cạnh khác của sự kiện. Quyết định trong việc đáp ứng các yêu cầu của
truyền thông do nhà đầu tư sự kiện quyết định và được nhà tổ chức sự kiện triển
khai. Để chủ động, trong kế hoạch tổ chức sự kiện nên tính đến nội dung này,
trong trường hợp các phương tiện truyền thông xuất hiện ngoài dự tính, việc
chuẩn bị này sẽ được tính thêm vào ngân sách tổ chức sự kiện.
Các yêu cầu của khách VIP thường liên quan đến các vấn đề về an ninh
đặc biệt, hay các dịch vụ cao cấp, khu vực riêng… Nhà tổ chức sự kiện nên
thống nhất từ trước hướng giải quyết các yêu cầu (nếu phát sinh ngoài dự tính)
của khách VIP. Cũng tương tự như đối với phương tiện truyền thông, các lợi ích
từ việc quảng bá hình ảnh của khách VIP khi tham gia sự kiện, các mối quan hệ
có được từ họ… là rất khó đánh giá. Một khi đã được mời VIP, nhu cầu của họ
phải được ưu tiên hơn của công chúng vì vậy khi lập kế hoạch nên có những
điều khoản cho việc đáp ứng các yêu cầu của khách VIP.

167


CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 5
1. Trình bày các dung khái quát về quản trị hậu cần tổ chức sự kiện
2. Phân tích các bước của quy trình chung trong quan hệ với các nhà cung
ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện.
3. Trình bày các nội dung có liên quan đến hoạt động cung ứng dịch vụ
vận chuyển và tổ chức đưa đón khách.
4. Trình bày các nội dung có liên quan đến hoạt động cung ứng dịch vụ
lưu trú

5. Trình bày các nội dung có liên quan đến hoạt động cung ứng dịch vụ ăn
uống
6. Mô tả các nội dung có liên quan đến hoạt động tổ chức mạng lưới
thông tin liên lạc trong sự kiện.

168


CHƯƠNG 6: TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA
SỰ KIỆN
Mục tiêu:
- Hiểu và trình bày được các nội dung cơ bản trong tổ chức khai mạc sự
kiện.
- Mô tả được các nội dung cơ bản trong điều hành diễn biến của sự kiện.
- Hiểu và vận dụng được các công việc tổ chức bế mạc sự kiện, tiễn
khách, thanh quyết toán trong sự kiện.
- Trình bày được các nội dung có liên quan đến việc phối hợp giải quyết
các công việc còn lại sau sự kiện.
- Trình bày được nội dung của việc lập báo cáo và tổng kết sự kiện.

6.1. TỔ CHỨC KHAI MẠC SỰ KIỆN
6.1.1. Tổ chức đón tiếp khách tại nơi diễn ra sự kiện
Các nội dung cơ bản trong việc tổ chức đón tiếp khách tại nơi diễn ra sự
kiện bao gồm:
1. Chuẩn bị thành phần đón tiếp khách (các thành viên ban tổ chức, nhân
viên tổ chức sự kiện)
- Phân công nhóm đón tiếp khách
- Đối với khách VIP cần có các thành viên quan trọng của ban tổ chức sự
kiện
- Chuẩn bị đội ngũ lễ tân/ PG… (nếu cần thiết trong việc đón khách)

2. Chuẩn bị khu vực đón tiếp và các trang thiết bị hỗ trợ đón tiếp khách
3. Đón tiếp khách
- Kiểm tra thông tin về thời gian và điều kiện vận chuyển của khách đến
với sự kiện.
- Lịch sự, trang trọng đón tiếp khách phù hợp với các quy tắc xã giao
- Với các khách đặc biệt (theo kế hoạch) phân công người đi kèm hướng
dẫn.
169


4. Mời, hướng dẫn khách vào khu vực tổ chức sự kiện
5. Làm các thủ tục đăng ký ban đầu cho khách
- Hướng dẫn khách đăng ký thông tin
- Phát tài liệu, quà cho khách
- Hướng dẫn khách vào khu vực chính của sự kiện
6.1.2. Khai mạc sự kiện
Đối với các sự kiện lớn, có thể có những lễ khai mạc riêng (có thể xem
như một sự kiện tương đối độc lập), còn đối với các sự kiện nhỏ, các công việc
có liên quan đến khai mạc sự kiện bao gồm:
1. Ổn định vị trí cho các thành viên, khách mời tham gia sự kiện:
- Tạo sự thuận lợi, thoải mái cho khách mời tham gia sự kiện
- Tạo không khí sẵn sàng tham dự vào sự kiện
2. Tiến hành khai mạc sự kiện theo kế hoạch đã dự kiến:
- Tiến hành khai mạc sự kiện theo kế hoạch đã thống nhất
- Gây được ấn tượng ban đầu tốt đẹp đối với khách mời và các thành viên
tham gia sự kiện
3. Xử lý các tình huống phát sinh:
- Nhanh chóng nhận biết tình huống phát sinh ngoài dự kiến
- Xác định mức độ ảnh hưởng của tình huống phát sinh đến sự kiện
- Tập trung ưu tiên giải quyết tình huống

- Phối hợp giải quyết tình huống
- Xử lý tình huống một cách hợp lý đối với từng tình huống cụ thể

6.2. ĐIỀU HÀNH DIỄN BIẾN CỦA SỰ KIỆN
6.2.1. Điều hành sân khấu/ khu vực trình diễn/ khu vực thi đấu
1. Kiểm tra, hoàn tất công tác chuẩn bị có liên quan đến sân khấu/ khu
vực trình diễn/ khu vực thi đấu:
- Kiểm tra công tác chuẩn bị theo danh mục/ danh sách kiểm tra (check
list)
170