Bài giảng Soạn thảo văn bản pháp luật: Chương 3 - ThS Nguyễn Hữu Lạc

CHƯƠNG 3


I. TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI

QUẢN LÝ VĂN BẢN, QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU

1

2

1 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

1. KHÁI NIỆM VÀ NGUYÊN TẮC

2 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

* NGUYÊN TẮC CHUNG

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn
bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn
bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu
chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức
phát hành được gọi chung là văn bản đi.

- Chính xác
- Thống nhất
- Kịp thời
- Tiết kiệm

3

4

3 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

2. QUY TRÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN
BẢN ĐI

4 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

2. 1.1. Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản
- Là công việc bắt buộc, do bộ phận văn thư thực hiện.

2.1. Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản; trình ký; ghi số và ngày tháng của
văn bản

- Nhiệm vụ:
+ Soát lại lần cuối tất cả các yếu tố về thể thức văn bản.
+ Kiểm tra các thành phần thể thức bổ sung.
+ Kiểm tra hình thức trình bày văn bản.

5

5 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

6

6 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

2.1.2. Trình ký

2.1.3. Ghi số và ngày tháng

- Do văn thư thực hiện.

- Yêu cầu:

- Đem theo giấy tờ liên quan đến vấn đề trình ký.

+ Không được đánh máy sẵn phần số và ngày tháng văn
bản.

- Văn bản để trong hồ sơ hoặc bìa trình ký.

+ Văn thư viết bằng tay khi thực hiện thủ tục đăng ký
văn bản.

- Khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng
mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai..
- Ký 2 văn bản trở lên.
7

8

7 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

- Ghi số văn bản:

8 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

- Ghi số văn bản:

+ Văn bản được đánh số theo hệ thống số chung của cơ
quan do văn thư thống nhất quản lý.
+ Dưới 500 văn bản một năm thì có thể đánh số và đăng ký
chung cho tất cả các loại văn bản hành chính;
+ Từ 500 đến dưới 2000 văn bản một năm, có thể lựa chọn
phương pháp đánh số và đăng ký hỗn hợp, vừa theo từng
loại văn bản hành chính; vừa theo các nhóm văn bản nhất
định (nhóm văn bản có ghi tên loại như chương trình, kế
hoạch, báo cáo, v.v…, và nhóm công văn);

+ Trên 2000 văn bản một năm thì nên đánh số và đăng ký
riêng, theo từng loại văn bản hành chính.
+ Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.

9

10

9 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

10 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

- Ghi ngày tháng văn bản
+ Số được đăng ký từ số thứ tự đầu tiên vào đầu năm
làm việc và được chốt số thứ tự cuối cùng vào ngày 31
tháng 12 của năm.

+ Cách đánh số: đánh bằng chữ Arap và ghi theo
nguyên tắc số văn thư (Từ số 1 – 9 phải thêm số 0 ở
trước).

11

11 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

+ Ngày tháng của văn bản là ngày văn bản được ký chính
thức hoặc có hiệu lực.
+ Văn bản ban hành ngày nào phải ghi ngày ấy. Đối với
những ngày dưới 10, tháng dưới 3 phải thêm số “0” phía
trước.

12

12 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017


2.3. Đóng dấu

2.2. Nhân bản
- Văn bản được nhân theo đúng số lượng và thời gian quy
định để cơ quan ban hành kịp thời và chính xác.
- Theo nguyên tắc văn thư: số lượng bản ban hành là n + 2
(n: là số văn bản gửi đi; 1 bản lưu cơ quan là bản gốc, 1 bản
lưu bộ phân chuyên môn là bản chính).

- Con dấu là phần thể thức khẳng định giá trị pháp lý của
văn bản.

- Dấu được đóng vào văn bản khi có chữ ký hợp lệ, không
được đóng dấu khống.
- Dấu đóng phải rõ ràng, đúng mẫu mực theo dấu quy định
chung của Nhà nước.
- Dấu chỉ được đóng trùm lên một phần ba chữ ký về phía
bên trái.

13

14

13 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

14 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

2.4. Đăng ký văn bản
- Đăng ký văn bản đi (hay vào sổ văn bản đi) là công việc
bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản
đến các đối tượng có liên quan.
- Hình thức: Đăng ký bằng sổ và bằng máy tính.
+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn
bản một năm thì chỉ nên lập hai loại sổ sau:
· Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường);
· Sổ đăng ký văn bản mật đi.

+ Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000
văn bản một năm có thể lập các loại sổ sau:
· Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và
quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) (loại thường);
· Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác và

công văn (loại thường);
· Sổ đăng ký văn bản mật đi.

15

16

15 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

16 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

……….… …(1) ……………
.…….….….. (2) ……………

+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn
bản một năm thì cần lập ít nhất các loại sổ sau:
· Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và
quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) (loại thường);
· Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác
(loại thường);
· Sổ đăng ký công văn (loại thường);
· Sổ đăng ký văn bản mật đi.

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

Năm: 20..(3)..
Từ ngày ..….... đến ngày ........
(4).…...
Từ số ...…...... đến số ..........
(5).…....

Quyển số: ..(6)..

17

17 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

Ghi chú:
(1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ
quản cấp trên trực tiếp
(2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc
đơn vị (đối với sổ của đơn vị);
(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản
đi;
(4): Ngày, tháng bắt đầu và kết
thúc đăng ký văn bản trong quyển
sổ;
(5): Số thứ tự đăng ký văn bản
đến đầu tiên và cuối cùng trong
quyển sổ;
(6): Số thứ tự của quyển sổ.
18

18 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017


Đăng ký bên trong: Trình bày trên khổ giấy A4
(210x297 mm), gồm các cột mục theo mẫu sau:

Số, ký Ngày Tên loại Người
hiệu

tháng và trích
ký
văn bản văn bản yếu nội
dung
văn bản

(1)

(2)

(3)

(4)

Nơi
Đơn vị,
Số
nhận
người lượng
văn bản nhận
bản
bản lưu

(5)

(6)

(7)

- Hướng dẫn đăng ký:

+ Cột 1: Ghi số và ký hiệu của văn bản.
+ Cột 2: Ghi ngày, tháng của văn bản; đối với những ngày
dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02,
31/12.
+ Cột 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản.
+ Cột 4: Ghi tên của người ký văn bản.
+ Cột 5: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân
nhận văn bản như được ghi tại phần nơi nhận của văn bản.
+ Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu.
+ Cột 7: Ghi số lượng bản ban hành.
+ Cột 8: Ghi những điểm cần thiết khác.

Ghi
chú

(8)

19

20

19 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

2.5. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi chuyển phát văn bản
đi
2.5.1. Làm thủ tục phát hành văn bản
- Nguyên tắc chung: chính xác, đúng đối tượng và kịp thời.

20 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

Áp dụng cho chuyển giao trực tiếp và bưu điện
- Lựa chọn bì văn bản: làm bằng giấy bền, dai, ngoài
không nhìn rõ chữ bên trong, khó thấm nước.

- Mục đích: tránh nhầm lẫn, chậm trễ.

- Kích thước: tùy theo số lượng, kích thước VB
+ Loại 307x220mm: Dùng cho văn bản trình bày trên khổ
giấy A4 được cho vào bì ở dạng nguyên khổ giấy.

21

22

21 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

+ Loại 220x158mm: Dùng cho văn bản trình bày trên khổ
giấy A4 được cho vào bì ở dạng gấp 02 phần bằng nhau.
+ Loại 220x109mm: Dùng cho văn bản trình bày trên khổ
giấy A4 được cho vào bì ở dạng gấp 03 phần bằng nhau
+ Loại 158x115mm: Dùng cho văn bản trình bày trên khổ
giấy A4 được cho vào bì ở dạng gấp 4 phần bằng nhau.

23

23 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

22 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

LƯU Ý:

- Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong
(mép lẻ vào trước).
- Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn bản.
- Khi dán bì, cần lưu ý không để hồ dán dính vào văn
bản; hồ phải dính đều; mép bì phải được dán kín và
không bị nhăn. Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính
cao, khó bóc.

24

24 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017


- Khi chuyển giao văn bản Mật, phải làm 2 bì:
• Đối với những văn bản “Mật” khi chuyển giao phải làm bì
riêng. Giấy làm bì phải dùng loại giấy dai, khó thấm nước,
không nhìn thấy nội dung văn bản bên trong, hồ dán phải
dính, khó bóc.

+ Bì trong: Ghi rõ số, ký hiệu văn bản, tên người nhận văn,
đóng dấu chỉ mức độ Mật. Nếu văn bản gửi đích danh người
có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu: “Chỉ người có tên mới
được bóc bì”.
+ Bì ngoài: Ghi như gửi tài liệu thường nhưng phải đóng dấu
chỉ ký hiệu mức độ mật dưới số và ký hiệu của văn bản.

25

26

25 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

26 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

2.5.2. Chuyển phát văn bản đi
Yêu cầu:

- A: Dấu chỉ ký hiệu mức độ Tuyệt Mật
- B: Dấu chỉ ký hiệu mức độ Tối mật.

+ Gửi và sao văn bản theo đúng yêu cầu cụ thể của từng công
việc và quyền hạn, nhiệm vụ, quan hệ công tác của từng cơ quan.

- C: Dấu chỉ ký hiệu mức độ Mật

+ Tránh tình trạng bỏ sót các đơn vị hoặc cá nhân phải gửi văn
bản

27

28

27 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

28 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

9

1

Tên cơ quan gửi

2

Địa chỉ

3

Số điện thoại, số fax

4

- Trình bày bì:
Biểu
tượng

Địa chỉ email, website

5
6

Số, kí hiệu

7

Tên CQ nhận

8

Địa chỉ

Dấu mật…
29

29 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

30

30 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017


2.5.3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Chuyển giao qua đường bưu điện: giao dịch
số lượng nhiều, cấp tương đương, cấp dưới,
phạm vi địa lí tương đối xa

Các cách chuyển phát tùy theo vị trí địa lý, tính chất
công việc có thể chọn các cách sau:
- Chuyển giao trực tiếp: VB nội bộ, VB quan trọng gửi
cấp trên, phạm vi địa lý gần

31

32

31 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

- Chuyển giao qua email: dành cho đối tượng nhiều, cấp
tương đương, cấp dưới, trong trường hợp cần gấp thời

gian.

32 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

- Các

loại sổ sử dụng trong quá trình chuyển giao VB:

+ Sổ chuyển giao văn bản đi

- Chuyển giao bằng fax: trường hợp gấp về thời gian và
VB không quan trọng, gửi bản chính bổ sung.

+ Sổ chuyển giao văn bản đi qua đường bưu điện
+ Phiếu gửi

33

34

33 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

1. Mẫu số
- Được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm hoặc
148mm x 210mm
- Bìa và trang đầu: được trình bày tương tự như bìa và
trang đầu của sổ đăng ký văn bản đi, chỉ khác tên gọi
là: “Sổ chuyển giao văn bản đi”.

34 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

- Phần đăng ký chuyển giao văn bản đi được trình
bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm
x 297mm), bao gồm 05 cột theo mẫu sau:

35

35 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

Ngày chuyển

Số và ký hiệu
văn bản

Nơi nhận văn
bản

Ký nhận

Ghi chú

1

2

3

4

5

36

36 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017


- Hướng dẫn đăng ký
Cột 1: Ngày chuyển. Ghi theo ngày, tháng chuyển văn bản đi; đối
với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước,
ví dụ 01/02.
Cột 2: Số, ký hiệu. Ghi số và ký hiệu của văn bản.
Cột 3: Nơi nhận văn bản
Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản trong trường hợp
chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan, tổ chức;
Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản
trong trường hợp chuyển giao văn bản cho cơ quan, tổ chức
hoặc đơn vị hoặc cá nhân khác.
Cột 4: Ký nhận. Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
Cột 5: Ghi chú: Ghi những điểm cần thiết khác như số lượng bản,
số lượng bì…)

• Kiểm tra việc gửi văn bản đi
- Tùy theo cách chuyển giao mà có hình thức kiểm tra phù
hợp.
- Cách xử lý:
+ Chậm trễ: gọi điện thông báo thông tin sơ bộ trước.
+ Thất lạc: kiểm tra lý do thất lạc để chỉnh sửa cho đúng
và gửi văn bản bổ sung.
+ Sai sót: thay thế bằng văn bản có hình thức tương
đương.

Sai về thể thức: đính chính bằng văn bản hoàn chỉnh

37

38

37 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

3. Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu

38 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

-

Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

Cách sắp xếp như sau:
- Những văn bản được đánh số, đăng ký chung thì được sắp xếp
chung thành một tập (một hồ sơ)

- Lưu: mỗi VB được lưu 2 VB
+ VB gốc: lưu ở phòng văn thư

Ví dụ:

+ VB chính: lưu hồ sơ của bộ phận chuyên môn.

+ Tập văn bản của công ty X quý I năm 2014,
+ Tập văn bản của UBND quận Y tháng 1 năm 2014.…………………

39

40

39 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

40 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

II. TỔ CHỨC VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
- Văn bản được đánh số riêng theo từng loại thì được
xếp theo từng tên loại cụ thể.
Ví dụ:

1. KHÁI NIỆM VÀ NGUYÊN TẮC
* Khái niệm văn bản đến

+ Tập Nghị định của Chính phủ năm 2014.
+ Tập Quyết định của UBND quận Ninh Kiềunăm 2014.
- Văn bản được đánh số theo từng nhóm thì sắp xếp
riêng theo từngnhóm.
Ví dụ: năm 2014. Tập QĐ

41

41 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm
pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên
ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua
mạng và văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ

chức được gọi chung là văn bản đến.
42

42 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017


* Các nhóm văn bản đến

* NGUYÊN TẮC

- Nhóm văn bản của cơ quan cấp trên.

- Chính xác

- Nhóm văn bản của cơ quan ngang cấp.

- Thống nhất

- Nhóm văn bản của cơ quan cấp dưới gửi lên

- Kịp thời

- Nhóm Thư công: Là các loại đơn thư do cá nhân trong
cơ quan viết gửi đến các cơ quan, tổ chức có liên quan
để giải quyết việc công

- Tiết kiệm

43

44

43 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

44 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

2. QUY TRÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN
BẢN ĐẾN

- Các cách tiếp nhận:
+ Qua email: một ngày phải kiểm tra 4 lần vào: 8h, 10h, 14h,
16h.

2.1 Tiếp nhận đăng ký văn bản
- VB đến bất kỳ từ nguồn nào đều phải được tiếp nhận,
đăng ký tập trung tại văn thư cơ quan.
- Văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn
vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.

▪ Kiểm tra số lượng, số trang VB.
▪ Xác định rõ nơi gửi, in ra và đóng dấu đến.
+ Qua fax: in VB ra, khi tiếp nhận phải photo để sử dụng và
đóng dấu đến.

45

45 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

46

46 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

2.2. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến.

+ Qua bưu điện:
▪ Kiểm tra tình trạng, chất lượng, số lượng bì.

- Phân loại VB sơ bộ và xử lý như sau:

▪ Thời gian chuyển giao VB đến.

+ Trước hết chia văn bản đến thành 02 loại:

▪ Ký hiệu trên bì để biết cách xử lí sơ bộ.

▪ Loại phải đăng ký bao gồm các văn bản gửi cho các đơn
vị, cá nhân trong cơ quan.

▪ Ký xác nhận vào sổ chuyển giao VB đi.
▪ Khi VB có vấn đề cần lập biên bản đối với người
giao

▪ Loại không đăng ký bao gồm các sách, báo, tư liệu tham
khảo...
47

47 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

48

48 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017


* Loại phải đăng ký: chia thành hai loại:
- Loại không bóc bì: các bì VB gửi các tổ chức Đảng, đoàn
thể trong cơ quan và các bì VB gửi đích danh người nhận.
+ Đối với những bì VB gửi đích danh người nhận, nếu có
liên quan đến công việc chung cá nhân nhận VB có trách
nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký.
- Loại do cán bộ văn thư bóc bì: tất cả các loại bì còn lại, trừ
những bì văn bản có đóng dấu mức độ “Mật”.

- Bóc bì: VB khẩn được bóc trước VB thường.
- Cắt: từ dưới lên chừa 1cm.
Lí do: ▪ Tính thẩm mỹ.
▪ Giữ vệ sinh văn phòng và phong cách làm việc
chuyên nghiệp.
+ Cắt ở phía bên phải (nếu tem phủ hết mép bì thư thì cắt
bên trái).

49

50

49 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

50 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

2.3. Đóng dấu “Đến”, Ghi số đến, ngày đến.
- LƯU Ý:

+ Trong quá trình bóc bì, tránh gây hư hại tới VB trong bì.

- Tất cả các VB đến phải được đóng dấu đến.

+ Tránh làm mất địa chỉ nơi gửi, dấu bưu điện.

- VB fax cần photo trước khi đóng dấu đến.

+ Đối chiếu số kí hiệu ghi ngoài bì với VB.

- Dấu đến được đóng phía dưới số kí hiệu, trích yếu nội
dung VB hoặc khoảng trắng dưới địa danh, ngày tháng,
năm ban hành.

+ Tránh để sót VB trong bì.

- Dấu đến được đóng ngay ngắn, rõ ràng bằng mực màu
đỏ.
- Dấu đến có kích thước 35mm x 50mm.
51

52

51 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

* Mẫu dấu “Đến” 35mm x 50mm

- Nội dung của dấu đến:
+ Số đến: là số thứ tự đăng ký VB, được đánh liên tục,
bắt đầu từ số 01 của ngày đầu năm đến số cuối cùng của

ngày cuối năm.

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC

Số: ………..
ĐẾN

52 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

Ngày: ………

+ Ngày đến: ngày nhận được VB và đăng kí.

Chuyển: ……………………
Lưu hồ sơ số: …………….

+ Chuyển: Thủ trưởng hoặc người văn thư ghi ý kiến
phân phối vào VB đến đơn vị, cá nhân có trách nhiệm
giải quyết.

53

53 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

54

54 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017


……….… (1) ……………

……….….. (2) …………..

2.4. Đăng ký văn bản đến

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn
bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi
tính.

Năm: 20..(3)..

+ Lập sổ đăng ký văn bản đến

Từ ngày .. đến ngày ....(4).…...
Từ số ... đến số ..........(5).…....

Mẫu sổ đăng ký theo quy định của nhà nước.

Quyển số: ..(6)..

+ Mẫu sổ được trình bày như sau:

Ghi chú:
(1): Tên cơ quan (tổ chức)
chủ quản cấp trên trực tiếp
(2): Tên cơ quan (tổ chức)
hoặc đơn vị (đối với sổ của
đơn vị);
(3): Năm mở sổ đăng ký văn

bản đến
(4): Ngày, tháng bắt đầu và
kết thúc đăng ký văn bản
trong quyển sổ;
(5): Số thứ tự đăng ký văn
bản đến đầu tiên và cuối
cùng trong quyển sổ;
(6): Số thứ tự của quyển sổ.

55

56

55 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

Đăng ký bên trong: Trình bày trên khổ giấy A4
(210x297 mm), gồm các cột mục theo mẫu sau:
Ngày
đến

Số
đến

Tác
giả
văn
bản

(1)

(2)

(3)

Số và Ngày
Tên
kí hiệu tháng loại và
văn
trích
văn
bản yếu nội
bản
dung
văn
bản

(4)

(5)

(6)

- Hướng dẫn đăng ký:

Đơn vị Ký Ghi
hoặc nhận chú
cá
nhân
nhận

(7)

(8)

56 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

+ Cột 1: Ghi ngày tháng văn bản đến
+ Cột 2: Ghi số thứ tự văn bản
+ Cột 3: Ghi tên cơ quan ban hành
+ Cột 4: Ghi số, kí hiệu văn bản đến
+ Cột 5: Ghi ngày tháng văn bản đến
+ Cột 6: Ghi tên loại và trích yếu nội dung văn bản
+ Cột 7: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản
+ Cột 8: người nhận văn bản kí tên
+ Cột 9: Ghi những điểm cần thiết khác

(9)

57

57 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

Đăng ký bằng sổ:
Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn
bản đến một năm thì cần lập ít nhất hai loại sổ sau:
· Sổ đăng ký văn bản đến (dùng để đăng ký tất cả các loại
văn bản, trừ văn bản mật);
· Sổ đăng ký văn bản mật đến.
Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến dưới 5000
văn bản đến một năm, nên lập các loại sổ sau:

· Sổ đăng ký văn bản đến của các Bộ, ngành, cơ quan trung
ương;
· Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác;
· Sổ đăng ký văn bản mật đến.

59

59 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

58

58 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên
5000 văn bản đến một năm thì cần lập các sổ đăng
ký chi tiết hơn, theo một số nhóm cơ quan giao
dịch nhất định và sổ đăng ký văn bản mật đến.
- Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng,
chính xác; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ;
không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.

60

60 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017


2.5. Trình và chuyển giao

- Phân biệt giữa trình VB đến với trình ký VB đi:

* Trình văn bản đến

+ Trong phần đăng kí VB đến, cột 7-8 chỉ được điền khi
đã trình thủ trưởng duyệt phân công công việc.

- Kịp thời trình văn bản đến cho người có trách nhiệm
và chuyển giao cho đơn vị, cá nhân giải quyết.

+ Khi trình ký, văn thư thường kèm theo phiếu giải quyết
văn bản đến.

- Văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn phải được trình
và chuyển giao ngay sau khi nhận.

- Dựa vào ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng, văn thư sẽ
photo số lượng văn bản theo yêu cầu.

61

62

61 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

3.2 Trình và Chuyển giao văn bản đến

62 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

* Trình văn bản đến

* Chuyển giao văn bản đến:

- Đây là khâu quan trọng trong công tác văn thư.

- Chuyển giao văn bản đến phải đảm bảo chính xác và giữ
gìn bí mật nội dung văn bản.

- Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến chỉ
đạo giải quyết cần đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến.
- Đối với những văn bản có liên quan đến các đơn vị, cá

nhân khác, cần gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm
phiếu giải quyết văn bản đến).

63

64

63 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

64 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

+ Khi phân phối: VB đến trở thành VB đi

- Chuyển VB sau khi có ý kiến phân phối

VD:

VB của Bộ

▪ Phân phối văn bản đến:

Trường hợp nhiều đơn vị trong cơ quan có liên quan:

CấpTỉnh (sao y bản chính đến - đi)

● Bản chính: đơn vị chủ trì
Cấp Huyện (sao lục: đến - đi)

● Bản chụp: đơn vị nội bộ có liên quan
● Bản sao: đơn vị trực thuộc

Cấp Xã
65

65 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

66

66 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017


2.6 Theo dõi, đôn đốc

2.7 Lưu văn bản

- Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải
được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết.
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho Chánh Văn
phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao
trách nhiệm thực hiện theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn
bản đến.

- Đối với văn bản đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, cán bộ
văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi
gửi theo đúng thời hạn quy định.

- Lưu 2 VB
+ Văn thư cơ quan
+ Bộ phận chuyên môn. Nếu phòng chuyên môn không liên
quan thì lưu ở phòng hành chính (bản photo)
- Lưu ý: nếu cả 2 phòng đều cần dấu đỏ phải sao y bản chính
và đưa phòng chuyên môn bản sao hoặc bản chứng thực.

67

67 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

III. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU

1. VỊ TRÍ PHÁP LÝ CỦA CON DẤU
Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị
pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan,
tổ chức và các chức danh nhà nước.
Con dấu được quản lý theo quy định của pháp luật.

68

68 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

2. Con dấu của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính
trị, chính trị xã hội, tổ chức kinh tế
Có 2 loại con dấu là: con dấu có hình Quốc huy và con
dấu không có hình Quốc huy (ngoại trừ các dấu tiêu đề,

dấu ngày tháng, dấu tiếp nhận công văn, dấu chữ ký).

Condấu
dấu
có hình
quốc
Con
không
có hình
quốchuy
huy
69

69 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

* Các cơ quan tổ chức và chức danh nhà nước được dùng
con dấu có hình quốc huy
1. Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng Dân tộc và các ủy ban
của Quốc hội, Văn phòng Quốc hội, đoàn đại biểu Quốc hội
các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
2. Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ;
3. Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ và các cơ quan thuộc
Chính phủ;
4. Văn phòng Chủ tịch nước;
5. Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, các Viện Kiểm sát nhân dân
địa phương, các Viện Kiểm sát quân sự;
6. Toà án nhân dân tối cao, các Toà án nhân dân địa phương,
các Toà án quân sự và các Toà án khác do luật định;
71

71 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

70

70 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

7. Hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân các cấp;
8. Cơ quan thi hành án dân sự;
9. Cơ quan đại diện nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
ở nước ngoài, gồm Cơ quan đại diện ngoại giao, phái đoàn
đại diện thường trực tổ chức quốc tế liên chính phủ và Cơ
quan lãnh sự (kể cả lãnh sự danh dự), Cơ quan đại diện
thực hiện chức năng đại diện cho Nhà nước Việt Nam trong
quan hệ với nước, tổ chức quốc tế tiếp nhận trong phạm vi
nhiệm vụ và quyền hạn do luật pháp quy định;
10. Các cơ quan thuộc Bộ Ngoại giao : Cục Lãnh sự, Vụ Lễ tân,
ủy ban người Việt Nam ở nước ngoài và Sở Ngoại vụ thành
phố Hồ Chí Minh;
11. Một số tổ chức khác do Thủ tướng Chính phủ cho phép.
72

72 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017


* Các cơ quan, tổ chức được sử dụng con dấu không có
hình Quốc huy
1. Các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân thuộc cơ cấu
tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính
phủ;
2. Các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân thuộc cơ cấu

tổ chức của Viện Kiểm sát nhân dân, Viện Kiểm sát quân
sự, Toà án nhân dân, Toà án quân sự các cấp;
3. Các cơ quan chuyên môn và tổ chức sự nghiệp trực thuộc
ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện;
4. Phòng Công chứng và Văn phòng công chứng;

5. Tổ chức chính trị, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức
xã hội - nghề nghiệp, các hội hữu nghị, các tổ chức hoạt
động nhân đạo, hội bảo trợ xã hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện;
các tổ chức phi chính phủ khác được cơ quan nhà nước có
thẩm quyền cho phép thành lập hay cấp giấy phép hoạt
động;
6. Các tổ chức tôn giáo được cơ quan nhà nước có thẩm
quyền cho phép hoạt động;

73

73 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

7. Các tổ chức kinh tế được quy định theo Luật Doanh nghiệp
Nhà nước, Luật Doanh nghiệp, Luật Đầu tư nước ngoài tại
Việt Nam; Luật Khuyến khích đầu tư trong nước; Luật Hợp
tác xã và các tổ chức kinh tế khác theo quy định của pháp
luật; các đơn vị trực thuộc, Chi nhánh, Văn phòng đại diện
của các tổ chức kinh tế này;
8. Một số tổ chức khác được cơ quan có thẩm quyền thành
lập cho phép.
9. Các cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động hợp pháp tại
Việt Nam.

74

74 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

3. Một số loại con dấu khác
* Dấu nổi, dấu thu nhỏ: Những cơ quan tổ chức có
chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ, thẻ chứng
minh nhân dân, thị thực visa có dán ảnh thì được
khắc thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ để phục vụ cho
công tác, nghiệp vụ nhưng phải được cấp có
thẩm quyền cho phép và nội dung con dấu phải
giống như nội dung con dấu cơ quan đã được
phép sử dụng.

75

75 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

* Con dấu chức danh và dấu họ tên người có thẩm quyền
ký văn bản:
- Dấu chức danh
- Dấu họ tên người có thẩm quyền ký
* Các loại con dấu khác:
- Dấu đến
- Dấu chỉ mức độ mật
- Dấu chỉ mức độ khẩn
- Dấu chỉ tài liệu thu hồi

77

77 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

76

76 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

4. Nội dung quản lý và sử dụng con dấu
4.1. Nội dung quản lý và bảo quản con dấu cơ quan
❖ Mỗi cơ quan, tổ chức chỉ được sử dụng 1 con dấu.
Trường hợp cần có thêm con dấu thứ hai cùng nội
dung như con dấu thứ nhất phải có ký hiệu riêng để
phân biệt với con dấu thứ nhất.
❖ Con dấu khắc xong phải được đăng ký mẫu dấu tại cơ
quan công an và chỉ được sử dụng khi đã có giấy
chứng nhận đăng ký mẫu dấu do cơ quan công an có
thẩm quyền cấp.
❖ Khi bắt đầu sử dụng con dấu, cơ quan phải thông báo
bằng văn bản giới thiệu mẫu con dấu cho các cơ quan,
tổ chức có liên quan biết
78

78 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017


❖ Con dấu cơ quan phải được bảo quản tại trụ sở cơ
quan trong tủ sắt, có khoá tốt.
❖ Khi làm việc con dấu được treo trên giá để trên
bàn làm việc. Mỗi con dấu phải có ký hiệu rõ ràng
trên giá để khi sử dụng không bị nhầm lẫn.
❖ Hết giờ làm việc, con dấu phải cất vào tủ khoá cẩn

thận.

❖Trường hợp bị mất con dấu, cơ quan phải xử lý
như sau:
✓Phải có văn bản báo cáo về việc mất con dấu nêu
rõ lý do và gửi: cơ quan công an nơi đóng trụ sở,
cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký
mẫu dấu và cơ quan cấp trên trực tiếp.
✓Phải thông báo bằng văn bản về việc mất con dấu
gửi tới các cơ quan liên quan.
✓Phải có văn bản xin khắc con dấu mới.

79

79 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

4.2. Trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu
❖Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm quản lý và
sử dụng con dấu của cơ quan mình.
❖ Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng hành chính tổ
chức: trực tiếp giúp người đứng đầu cơ quan quản lý
con dấu cơ quan.
❖ Văn thư cơ quan: trực tiếp bảo quản và sử dụng con
dấu của cơ quan.

81

81 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

❖Dấu đóng lên văn bản phải rõ ràng, đúng chiều, trùm

lên từ 1/3 chữ ký ở phía bên trái chữ ký;
❖ Đóng đúng mực dấu quy định.

83

83 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

80

80 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

4.3. Sử dụng con dấu
❖Văn thư cơ quan có trách nhiệm giữ và đóng dấu
❖Không được giao con dấu cho người khác khi chưa
được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
Trường hợp đi công tác hoặc nghỉ việc riêng phải bàn
giao con dấu cho người khác theo ý kiến của Lãnh đạo
đơn vị. Khi bàn giao con dấu phải lập biên bản.
❖Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ của cơ quan
❖Không đóng dấu vào các văn bản (không đúng thể thức/
người ký không đúng thẩm quyền/văn bản mẫu chưa ghi
nội dung)

82

82 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

❖ Đóng dấu treo
✓ Dấu treo có thể được đóng lên phụ lục kèm theo văn
bản. Khi đóng thì đóng trùm lên một phần tên phụ lục

✓Dấu treo có thể được đóng lên văn bản chuyên môn
nghiệp vụ mà người ký không có thẩm quyền đóng dấu
cơ quan, nhưng cần sự xác nhận tính chính xác của
văn bản như các biên lai, phiếu thu tiền, phiếu gửi văn
bản, phiếu thu nhận tài liệu vv..
✓Những văn bản đóng dấu treo do người ký văn bản
quyết định hoặc được quy định trong quy chế văn thư,
lưu trữ cơ quan.

84

84 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017


❖ Đóng các loại dấu khác
Dấu Đến: đóng ở trang đầu, góc trái, dưới số, ký hiệu
hoặc dưới địa danh, ngày tháng năm.
Dấu mật, khẩn: đóng ở trang đầu, góc trái, dưới số, ký
hiệu hoặc trích yếu.
✓ Riêng dấu chỉ mức độ mật tương ứng (ABC) chỉ đóng
ngoài bì
✓ Riêng dấu “Hỏa tốc hẹn giờ” chỉ đóng ngoài bì

Đóng dấu giáp lai, dấu nổi
Việc đóng dấu giáp lai, dấu nổi lên văn bản
chuyên ngành do người đứng đầu Bộ, ngành quy
định.

85

85 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

4.4. Xử lý vi phạm
a) Xử phạt hành chính (Điều 12 Nghị định số 167/2013/
NĐ-CP ngày 12 tháng 11 năm 2013)
1. Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với
một trong những hành vi sau đây:
a) Không thông báo ngay cho cơ quan có thẩm quyền về
việc mất hoặc hư hỏng giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu
dấu;
b) Không đăng ký lại mẫu dấu với cơ quan có thẩm
quyền theo quy định.

87

87 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

đ) Không đổi lại con dấu khi có quyết định của cấp có thẩm quyền
về việc đổi tên cơ quan, tổ chức dùng dấu hoặc đổi tên cơ quan
cấp trên hoặc thay đổi về trụ sở cơ quan, tổ chức có liên quan đến
mẫu dấu;
e) Không khắc lại con dấu theo mẫu quy định;
g) Không nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu
khi quyết định của cấp có thẩm quyền có hiệu lực về việc chia
tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, kết thúc nhiệm vụ, chuyển đổi
hình thức sở hữu hoặc chấm dứt hoạt động của cơ quan, tổ chức
hoặc tạm đình chỉ sử dụng con dấu;
h) Không thông báo mẫu dấu với các cơ quan có thẩm quyền
trước khi sử dụng;
i) Không xuất trình con dấu và giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu

dấu khi có yêu cầu kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền.
89

89 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

86

86 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

2. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với một
trong những hành vi sau đây:
a) Khắc các loại con dấu mà không có giấy phép khắc dấu hoặc
các giấy tờ khác theo quy định;
b) Sử dụng con dấu chưa đăng ký lưu chiểu mẫu dấu hoặc
chưa có giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu;
c) Tự ý mang con dấu ra khỏi cơ quan, đơn vị mà không được
phép của cấp có thẩm quyền;
d) Không thông báo ngay cho cơ quan có thẩm quyền về việc
mất con dấu đang sử dụng;

88

88 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

3. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với
một trong những hành vi sau đây:
a) Không nộp lại con dấu, giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu
dấu hoặc không nộp con dấu theo đúng thời hạn khi có
quyết định thu hồi của cơ quan có thẩm quyền;
b) Đóng dấu vào văn bản, giấy tờ chưa có chữ ký của người

có thẩm quyền hoặc chữ ký của người không có thẩm
quyền;
c) Mượn, cho mượn con dấu, sử dụng con dấu của cơ quan,
tổ chức khác để hoạt động;
d) Sản xuất con dấu pháp nhân không đúng thủ tục theo
quy định.

90

90 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017


4. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với
một trong những hành vi sau đây:
a) Mang con dấu vào nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt
Nam mà không có giấy phép hoặc không có giấy chứng
nhận đã đăng ký mẫu dấu;
b) Sử dụng trái phép con dấu mang từ nước ngoài vào Việt
Nam;
c) Làm giả hồ sơ để làm thêm con dấu của cơ quan, tổ
chức;
d) Khắc dấu giả hoặc sử dụng con dấu giả.

5. Hình thức xử phạt bổ sung:
a) Tịch thu tang vật, phương tiện vi phạm hành chính đối
với hành vi quy định tại Điểm a Khoản 2; Điểm d Khoản 3;
Điểm c, d Khoản 4 Điều này;
b) Tước quyền sử dụng giấy phép, chứng chỉ hành nghề
trong thời hạn từ 03 tháng đến 06 tháng đối với hành vi quy
định tại Điểm a Khoản 2; Điểm d Khoản 3 Điều này.

91

91 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

6. Biện pháp khắc phục hậu quả:
a) Buộc thu hồi con dấu đối với hành vi quy định tại Điểm b,
đ, e Khoản 2; Điểm c Khoản 3; Điểm c, d Khoản 4 Điều này;
b) Buộc thu hồi con dấu, giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu
dấu đối với hành vi quy định tại Điểm g Khoản 2; Điểm a
Khoản 3 Điều này;
c) Buộc hủy bỏ văn bản, giấy tờ đóng dấu sai quy định đối
với hành vi quy định tại Điểm b Khoản 3 Điều này.
6. Người nước ngoài có hành vi vi phạm hành chính quy định
tại Khoản 3 và Khoản 4 Điều này, thì tùy theo mức độ vi phạm
có thể bị áp dụng hình thức xử phạt trục xuất khỏi nước
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
93

93 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

(2). Phạm tội thuộc một trong các trường hợp sau đây thì bị
phạt tù từ 2 năm đến 5 năm.
a. Có tổ chức.
b. Phạm tội nhiều lần.
c. Gây hậu quả nghiêm trọng.
d. Tái phạm nguy hiểm.

95

95 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

92

92 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

b) Truy cứu trách nhiệm hình sự
Bộ luật hình sự của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt
Nam, Quốc hội khoá X kỳ họp thứ 6 thông qua ngày 2112-1999. Cụ thể tại Điều 267. tội làm giả con dấu, tài liệu của
cơ quan tổ chức quy định như sau:.
(1). Người nào làm giả con dấu, tài liệu hoặc giấy tờ khác
của cơ quan, tổ chức hoặc sử dụng con dấu, tài liệu, giấy
tờ đó nhằm lừa dối cơ quan, tổ chức hoặc công dân thì bị
phạt tù từ sáu tháng đến 3 năm.

94

94 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

(3). Phạm tội gây hậu quả nghiêm trọng hoặc đặc biệt
nghiêm trọng thì bị phạt tù từ 4 năm đến 7 năm.
(4). Người phạm tội còn có thể bị phạt tiền từ 5 triệu
đồng đến 50 triệu đồng.

96

96 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017


Tại Điều 268. Tội chiếm đoạt, mua bán, tiêu huỷ trái phép

con dấu, tài liệu của cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội
quy định như sau:
(1). Người nào chiếm đoạt, mua bán, tiêu huỷ trái phép con
dấu, tài liệu cơ quan Nhà nước, tổ chức xã hội không
thuộc tài liệu bí mật nhà nước hoặc bí mật công tác, thì bị
phạt tiền từ 1 triệu đồng đến 10 triệu đồng, cải tạo không
gian giữ đến 2 năm hoặc phạt tù từ 3 tháng đến 2 năm.

97

97 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

99

99 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017

(2). Phạm tội thuộc một trong các trường hợp sau đây, thì bị
phạt tù từ 1 năm đến 5 năm.
a. Có tổ chức.
b. Gây hậu quả nghiêm trọng, rất nghiêm trọng hoặc đặc
biệt nghiêm trọng.
c. Tái phạm nguy hiểm.
(3). Người phạm tội còn có thể bị phạt tiền từ 1 triệu đồng
đến 5 triệu đồng, cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề
hoặc làm công việc nhất định từ 1 năm đến 5 năm”.

98

98 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017