Bước đầu đánh giá vai trò của kiểm duyệt văn bản thông qua việc khảo sát một số lỗi trong văn bản hành chính

Vũ Thị Vân

Tạp chí KHOA HỌC & CÔNG NGHỆ

96(08): 291 - 295

BƯỚC ĐẦU ĐÁNH GIÁ VAI TRÒ CỦA KIỂM DUYỆT VĂN BẢN THÔNG QUA
VIỆC KHẢO SÁT MỘT SỐ LỖI TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
Vũ Thị Vân*
Trường Đại học Khoa học - ĐH Thái Nguyên

TÓM TẮT
Thực tế cho thấy, có nhiều văn bản hành chính còn tồn tại lỗi sai về thể thức, kỹ thuật trình bày
như phông chữ, cỡ chữ, chính tả.… Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến việc xử lý và quản lý văn
bản. Từ việc khảo sát và phát hiện những lỗi sai về hình thức trong một số văn bản hành chính,
bước đầu đánh giá vai trò của việc kiểm duyệt văn bản trước khi ký ban hành. Kiểm duyệt văn bản
trước khi ký ban hành không chỉ góp phần hạn chế những lỗi sai trên mà còn giúp cho công tác
quản lý văn bản được đúng quy định.
Từ khóa: văn bản hành chính, thể thức, kỹ thuật trình bày, quy trình, kiểm tra, kiểm duyệt.

ĐẶT VẤN ĐỀ*
Công tác quản lý văn bản từ lâu đã trở thành
một phần công việc quan trọng, không thể
thiếu của công tác văn thư lưu trữ. Nhà nước
ta luôn coi trọng công tác này và coi đây là
công cụ hỗ trợ đắc lực trong công tác quản lý
Nhà nước. Từ năm 1963, Chính phủ đã ban
hành Nghị định 142/CP trong đó quy định rõ
Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công
tác lưu trữ. Đến 08/ 7/ 2004, sau 41 năm thực
hiện, Thủ tướng Chính phủ đã ký ban hành

Nghị định 110/2004-CP thay thế cho Nghị
định 142/CP về công tác văn thư và đến năm
2010, Thủ tướng Chính phủ đã ký ban hành
Nghị định 09/2010/ NĐ-CP ngày 08/ 02/
2010 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị
định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về
công tác văn thư.
Trong thực tế, không cơ quan, đơn vị, doanh
nghiệp nào hoạt động mà không có (diễn ra)
việc soạn thảo, ban hành, chuyển, nhận văn
bản. Nói cách khác, văn bản giấy tờ là công
việc diễn ra hàng ngày, thường xuyên, gắn
liền với hoạt động của cơ quan, đơn vị. Văn
bản giúp cho các tổ chức, đơn vị giao dịch,
truyền tải thông tin, tổ chức quản lý, thể hiện
cơ sở pháp lý...
PHẠM VI NGHIÊN CỨU
Trong những năm qua, đã có nhiều công
trình, bài viết nghiên cứu, trao đổi, thảo luận
về công tác quản lý văn thư, lưu trữ, điều đó
*

Tel: 0987 349900, Email:

góp phần làm cho công tác văn thư, lưu trữ
dần đi vào nền nếp, bảo đảm việc phục vụ
hoạt động quản lý hành chính Nhà nước có
hiệu quả...Tuy nhiên, qua thực tế công tác,
tình trạng văn bản sai thể thức, kỹ thuật trình
bày còn khá phổ biến, do vậy, chưa phát huy

được vai trò trong thực tiễn...Trong phạm vi
bài viết này, chúng tôi đề cập tới một khía
cạnh trong công tác văn thư, đó là bước đầu
đánh giá vai trò của việc kiểm duyệt, kiểm tra
văn bản hành chính (quyết định, thông báo,
công văn, báo cáo, tờ trình,...) trước khi ký
ban hành thông qua việc khảo sát, thống kê
những lỗi sai thường gặp về thể thức và kỹ
thuật trình bày của văn bản hành chính để bạn
đọc cùng trao đổi, bàn luận.
KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU, THẢO LUẬN
Tại sao phải kiểm duyệt, kiểm tra, văn bản
trước khi ký ban hành?
Trước hết, cần phải khẳng định, việc kiểm tra
văn bản trước khi ký ban hành là việc làm cần
thiết và bắt buộc trong công tác quản lý văn
bản nói riêng và trong công tác văn thư nói
chung của mỗi cơ quan, tổ chức. Vấn đề này
được quy định cụ thể tại khoản 5, Điều 1 của
Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/ 02/ 2010
của Chính phủ như sau: "Chánh Văn phòng;
Trưởng Phòng Hành chính ở những cơ quan,
tổ chức không có Văn phòng; người được
giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ
quan tổ chức quản lý công tác văn thư ở
những cơ quan, tổ chức khác phải kiểm tra và
chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình
291

Vũ Thị Vân

Tạp chí KHOA HỌC & CÔNG NGHỆ

bày và thủ tục ban hành văn bản trước
người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước
pháp luật".
Quyết định số 2500/QĐ-BGDĐT ngày 24/ 3/
2009 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo
về việc ban hành Quy chế tổ chức hoạt động
công tác văn thư và Quyết định số 2818/QĐBGDĐT ngày 01/ 8/ 2012 của Bộ trưởng Bộ
Giáo dục và Đào tạo về việc sửa đổi, bổ sung
một số điều, khoản của Quy chế tổ chức hoạt
động công tác văn thư ban hành kèm theo
Quyết định số 2500/QĐ-BGDĐT ngày 24
tháng 3 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ Giáo
dục và Đào tạo cũng quy định cụ thể về việc
kiểm tra văn bản, đó là:
" Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn
thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách
nhiệm về độ chuẩn xác của nội dung văn bản.
Thư ký của Lãnh đạo Bộ có trách nhiệm rà
soát, kiểm tra nội dung văn bản trước khi
trình Lãnh đạo Bộ, bảo đảm trình tự, thể thức
văn bản theo đúng quy định" (Trích Điều 25).
Văn bản số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/
7/ 2005 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn
quản lý văn bản đi, văn bản đến cũng quy
định rõ "Trước khi thực hiện các công việc để
phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm

tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình
bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp
thời báo cáo người được giao trách nhiệm
xem xét, giải quyết”.
Quy định về công tác văn thư, lưu trữ được
ban hành kèm theo Quyết định số 161/QĐĐHTN ngày 24/ 2/ 2012 của Đại học Thái
Nguyên quy định việc “kiểm tra về hình thức,
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản” trong
Đại học Thái Nguyên và các trường thành
viên như sau:
“1. Đối với văn bản của Đại học Thái Nguyên
Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm kiểm tra
về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản của Đại học Thái Nguyên.
2. Đối với văn bản của các đơn vị
Lãnh đạo phòng Hành chính hoặc người được
giao trách nhiệm phải kiểm tra và chịu trách
nhiệm về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản của đơn vị..." (Trích Điều 12)
292

96(08): 291 - 295

Như vậy, có thể khẳng định khâu rà soát,
kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành là
việc làm cần thiết và bắt buộc trong công tác
quản lý văn bản. Trong bất kỳ cơ quan, tổ
chức, đơn vị nào, muốn thực hiện tốt công tác
quản lý văn bản thì không được bỏ qua khâu,
bước nào trong quy trình ban hành văn bản,

đặc biệt là khâu kiểm duyệt văn bản trước khi
ký ban hành. Người được giao nhiệm vụ kiểm
duyệt văn bản (Lãnh đạo phụ trách công tác
hành chính, cán bộ văn thư của đơn vị...) sẽ
phải chịu trách nhiệm về thể thức và kỹ thuật
trình bày của văn bản đó.
Thế nào là thể thức và kỹ thuật trình bày
của văn bản hành chính?
Hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày của
văn bản hành chính được quy định ở Nghị
định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/ 4/ 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định
09/2010/NĐ-CP ngày 08/ 02/ 2010 của Chính
phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị
định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/ 4/ 2004. Đặc
biệt Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/ 01/
2011 của Bộ Nội vụ đã hướng dẫn đầy đủ, cụ
thể và chi tiết về thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản hành chính. Theo đó, "Thể thức
văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành
văn bản, bao gồm những thành phần chung áp
dụng đối với các loại văn bản và các thành
phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể
hoặc đối với một số loại văn bản nhất định..."
(Điều 2).
Thể thức văn bản hành chính thường bao gồm
các thành phần sau: Quốc hiệu; Tên cơ quan,
tổ chức ban hành văn bản; Số ký hiệu của văn
bản; Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành
văn bản; Tên loại và trích yếu nội dung của

văn bản; Nội dung văn bản; Chức vụ, họ tên
và chữ ký của người có thẩm quyền; Dấu của
cơ quan, tổ chức; Nơi nhận; Dấu chỉ mức
độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại
khẩn, mật).
Kỹ thuật trình bày văn bản "bao gồm khổ
giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị
trí trình bày các thành phần thể thức, phông
chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày
khác..."(Điều 3).


Vũ Thị Vân

Tạp chí KHOA HỌC & CÔNG NGHỆ

96(08): 287 - 291

Biểu 1. Kết quả khảo sát thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
TT

Thể thức thể thức, kỹ
thuật trình bày

Theo quy định tại Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/
01/ 2011 của Bộ Nội vụ
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

1

Quốc hiệu

2

Tên cơ quan, tổ chức

3

Tên loại và trích yếu

a

Văn bản có tên loại

QUYẾT ĐỊNH
Về việc .....................................................

b

Công văn

V/v đóng góp ý kiến cho dự thảo

4

Chức vụ, họ tên của
người ký

5

Nơi nhận

a

“Kính gửi”

b

“Nơi nhận”

CƠ QUAN CHỦ QUẢN
CƠ QUAN TRỰC THUỘC

BỘ TRƯỞNG
Nguyễn Văn A

TL. BỘ TRƯỞNG
PHÓ VỤ TRƯỞNG
Nguyễn Văn A

Kính gửi:

Kết quả khảo sát (VD)
Những lỗi sai về thể thức và kỹ thuật trình bày
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
ĐỘC LẬP - TỰ DO- HẠNH PHÚC
---------------hoặc: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
------&*&-----CƠ QUAN CHỦ QUẢN

CƠ QUAN TRỰC THUỘC
QUYẾT ĐỊNH
Về việc .....................................................
--------------------------"V/v: đóng góp ý kiến cho dự thảo"
Về việc đóng góp ý kiến cho dự thảo
HIỆU TRƯỞNG
PHÓ HIỆU TRƯỞNG
NguyÔn V¨n C
Kính gửi:

- Bộ Giáo dục và Đào tạo;
- UBND Tỉnh Thái Nguyên;
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Lưu: VT, TCCB.

Nguyễn Văn C

- - Bộ Giáo dục & Đào tạo.
- - UBND Tỉnh Thái nguyên.
N¬i nhËn (hoặc Nơi nhận):
- Như Điều 3;
- Lưu: VT,CT-HSSV.

Tỷ lệ (%)

28/ 100
(28%)

11/100

( 11%)
14/100
(14%)
16/100
(16%)
9/100
(9%)

16/100
(16%)
21/100
(21%)

...

293


Vũ Thị Vân

Tạp chí KHOA HỌC & CÔNG NGHỆ

Các lỗi thường gặp về thể thức và kỹ thuật
trình bày trong văn bản hành chính
Chúng tôi đã chọn ngẫu nhiên 100 văn bản
hành chính gồm kế hoạch, báo cáo, công văn,
quyết định của các cấp khác nhau để khảo sát
về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, kết
quả cụ thể như trình bày trong bảng.
Từ bảng thống kê khảo sát trên cho thấy, lỗi

sai thường gặp nhất trong các văn bản hành
chính là lỗi sai về phông chữ, kiểu chữ.
Thông tư 01/2011/TT-BNV quy định phông
chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi
tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự
Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN
6909:2001. Tuy nhiên, có những trường hợp,
(có thể do copy) trong cùng một văn bản có
hai loại phông chữ khác nhau (vừa sử dụng
phông VnTime, vừa sử dụng bộ mã ký tự
Unicode). Người soạn thảo còn nặng về tính
trình bày khi tuỳ tiện sử dụng nhiều loại kiểu
chữ không được sử dụng trong văn bản hành
chính như kiểu chữ Vnistote, Anrial...
Trong số những văn bản hành chính chúng tôi
đã khảo sát, lỗi chính tả chiếm số lượng khá
lớn (89 lỗi), những lỗi chính tả phổ biến nhất
là chân trọng, trân thành (trân trọng, chân
thành), sử lý (xử lý), bổ xung (bổ sung), sơ
suất (sơ xuất)….Có 126 lỗi sai về chữ viết
hoa, cụ thể: chính phủ (Chính phủ), Thành
Phố Thái Nguyên (thành phố Thái Nguyên),
khu vực Đông bắc (khu vực Đông Bắc), Giám
Đốc (Giám đốc), Phó trưởng phòng (Phó
Trưởng phòng)....
Nguyên nhân
Qua thực tế công tác và qua kết quả khảo sát
trên, bước đầu đánh giá những văn bản hành
chính được ban hành chưa đúng thể thức quy
định do một số nguyên nhân sau:

- Do năng lực, kỹ năng soạn thảo văn bản còn
hạn chế.
- Chưa có sự thống nhất về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản trong cùng một đơn vị.
- Không thực hiện đúng quy trình quản lý văn
bản, bỏ qua khâu kiểm duyệt văn bản.
- Do cán bộ được giao nhiệm vụ kiểm duyệt
văn bản chưa cẩn trọng trong việc kiểm tra, rà
soát văn bản nên không phát hiện ra lỗi sai về
294

96(08): 291 - 295

thể thức, kỹ thuật trình bày hoặc nếu có phát
hiện ra nhưng vẫn không thực hiện đúng quy
định do thái độ nể nang…
Để hạn chế những lỗi sai về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản như trên, các đơn vị
phải quan tâm đến việc bồi dưỡng, nâng cao
trình độ, kỹ năng cho cán bộ soạn thảo văn
bản; phải xây dựng quy định về thể thức, kỹ
thuật trình bày văn bản của đơn vị mình dựa
trên quy định hiện hành và thống nhất thực
hiện trong đơn vị….Tuy nhiên, thiết nghĩ biện
pháp hiệu quả nhất là phải thực hiện đúng quy
trình quản lý văn bản, đó là kiểm duyệt văn
bản trước khi trình ký và ban hành. Việc kiểm
duyệt văn bản trước khi trình ký và ban hành
không chỉ thực hiện đúng quy định của Chính
phủ, Bộ Nội vụ…mà còn giúp cho công tác

quản lý văn bản được dễ dàng, thuận tiện hơn.
Nó tạo sự thống nhất về thể thức, kỹ thuật
trình bày; hạn chế những lỗi sai không đáng
có; nâng cao tính thuyết phục, hiệu lực của
văn bản; phát huy tối đa giá trị của văn bản...
MỘT SỐ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ
Một là, soạn thảo văn bản là nhiệm vụ thường
xuyên của mỗi chuyên viên, cán bộ văn
phòng, do vậy, việc bồi dưỡng trình độ, năng
lực, nâng cao hiểu biết về công tác văn thư
nói chung và kỹ năng soạn thảo văn bản hành
chính nói riêng là điều cần thiết. Việc cử đi
học bồi dưỡng, tổ chức tập huấn, học hỏi kinh
nghiệm…cần thực hiện thường xuyên hơn.
Hai là, việc tổ chức sơ kết, tổng kết định kỳ
công tác văn thư nói chung và đánh giá công
tác soạn thảo văn bản nói riêng sẽ giúp cho
mỗi đơn vị, cá nhân đánh giá đúng vị trí, vai
trò của công tác này trong quản lý hành chính
Nhà nước.
Ba là, thực hiện việc đánh giá cán bộ, viên
chức làm công tác này trên cơ sở hiệu quả
công việc, kết quả đầu ra của sản phẩm do họ
tham mưu hoặc trực tiếp soạn thảo, kiểm
duyệt, thẩm định. Có thể coi đây là một tiêu
chí thi đua, đánh giá thi đua đối với cán bộ và
đơn vị làm công tác hành chính, văn phòng.
KẾT LUẬN
Trong quản lý hành chính Nhà nước, văn bản
hành chính là phương tiện chủ yếu để các đơn

Vũ Thị Vân

Tạp chí KHOA HỌC & CÔNG NGHỆ

vị, cơ quan giao dịch, truyền tải thông tin, tổ
chức quản lý... do vậy, để văn bản phát huy
tối đa những chức năng trên, yêu cầu văn bản
phải chuẩn xác cả về nội dung lẫn hình thức.
Văn bản được ban hành không phải là sản
phẩm của một cá nhân nào, đó là sản phẩm
của tập thể, nó đòi hỏi có sự tham gia, cộng
tác của nhiều người qua các bước khác nhau
(người viết bản thảo, người đánh máy, người
kiểm duyệt, lãnh đạo ký, người phôto, đóng
dấu…), trong đó khâu kiểm duyệt văn bản sẽ
đóng vai trò quyết định đến chất lượng của
văn bản./.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1]. Bộ Nội vụ (2005), văn bản số 425/VTLTNNNVTW ngày 18/ 7/ 2005 về việc hướng dẫn quản
lý văn bản đi, văn bản đến.
[2]. Bộ Giáo dục và Đào tạo (2009), Quyết định số
2500/QĐ-BGDĐT ngày 24/ 3/ 2009 về việc ban
hành Quy chế tổ chức hoạt động công tác văn thư.

96(08): 287 - 291

[3]. Bộ Giáo dục và Đào tạo (2012), Quyết định số
2818/QĐ-BGDĐT ngày 01/ 8/ 2012 về việc sửa

đổi, bổ sung một số điều, khoản của Quy chế tổ
chức hoạt động công tác văn thư ban hành kèm
theo Quyết định số 2500/QĐ-BGDĐT ngày 24
tháng 3 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và
Đào tạo.
[4]. Chính phủ nước CHXHCN Việt Nam (2004),
Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về
công tác văn thư.
[5]. Chính phủ nước CHXHCN Việt Nam (2010),
Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 sửa
đổi, bổ sung một số điều của Nghị định
110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác
văn thư.
[6]. Đại học Thái Nguyên (2012), Quyết định số
161/QĐ-ĐHTN ngày 24/ 2/ 2012 quy định về
công tác văn thư, lưu trữ.
[7]. Vũ Thị Phụng (2003), Nghiệp vụ thư ký văn
phòng, Nxb ĐHQG Hà Nội.
[8]. Trần Ngọc Thêm (2006), Hệ thống liên kết
văn bản tiếng Việt, Nhà xuất bản Giáo dục.

SUMMARY
INITIALLY TESTING THE ROLE OF THE WRITTEN APPROVAL
THROUGH THE SURVEY OF SOME ADMINISTRATIVE DOCUMENTS
Vu Thi Van*
College of Sciences - TNU

In fact, there are existing mistakes of the modalities and technical presentations in administrative
documents such as: wrong font, font size, misspelling, ... This effects not less to the document
processing and document management. Finding out the errors on the form in some administrative

documents from the survey will initially evaluate the role of censoring documents before signing.
The censoring documents before signing not only limits mistakes, but it also helps the document
management in regulations.
Key words: administrative documents, modalities, technical presentations, process, testing,
censorship

*

Tel: 0987 349900, Email:

295