Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng: Chương 2 - Nguyễn Thị Tiểu Loan

Chương 2

QUẢN TRỊ LAO ĐỘNG
VĂN PHÒNG
GV: NGUYỄN THỊ TIỂU LOAN
BM: QTKD – Marketing
Email:


Nội dung

Các chức
danh của
văn phòng

Khái niệm,
vai trò và
phân loại của
lao động VP

Công tác
tuyển dụng
trong văn
phòng

2


Các chức danh của
văn phòng

3


2.1. Chức danh của Văn phòng

Nhân viên văn phòng?

4


Trong 7 ngành có nguồn cung cao tháng 4. Hành chính văn phòng
xếp hàng thứ 2 sau kiểm toán và kế toán.
Nguồn: />
5


2.1.1. Thư ký văn phòng

Anh (chị) nghĩ gì về công việc thư ký văn phòng ?
Có quan điểm cho rằng nghề thư ký văn phòng là
nghề dễ làm? Anh (chị) nghĩ sao về quan điểm này?
6


2.1.1. Thư ký văn phòng

Thư ký là trợ lý của
các cấp quản trị

Thư ký văn phòng

7


2.1.1. Thư ký văn phòng (tt)
Chức năng của Thư ký văn phòng

Công tác
văn thư

• Ghi tốc ký, soạn thảo văn
bản
• Xử lý văn bản đến và đi
• Dự thảo các VB kiểm tra
việc thi hành các quyết
định của thủ trưởng.

Hậu cần

• Tổ chức các công tác đối
ngoại
• Hoạch định các cuộc hội họp
• Chuẩn bị các chuyển đi công
tác của thủ trưởng
• Đảm bảo các điều kiện vật
chất cho VP

8

2.1.1. Thư ký văn phòng

Phẩm chất và Kỹ năng mà một thư ký cần có?
9


2.1.1. Thư ký văn phòng
Kỹ năng mà một thư ký cần có
Tổ chức khoa học

Giao tiếp
Tốc ký
Sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng
Làm việc với Văn bản
Quản lý thời gian
Điều hành công việc
10


2.1.2. Quản trị viên văn phòng

Nhân viên văn phòng được giao nhiệm vụ,
công việc cụ thể của công tác văn phòng
11


2.1.3. Nhà quản trị hành chính văn phòng

12

2.1.3. Nhà quản trị hành chính văn phòng
Chức năng của nhà quản trị hành chính văn
phòng
- Xây dựng một cơ cấu hành chính hợp lý, có
hiệu quả
- Kiểm soát công việc hành chính văn phòng

13


2.1.3. Nhà quản trị hành chính VP
Phạm vi và trách nhiệm của một nhà quản trị văn phòng

Lãnh đạo
Tổ chức
Hoạch định
14


2.1.3. Nhà quản trị hành chính văn phòng
Vai trò, nhiệm vụ của một nhà Quản trị hành chính văn
phòng
Tạo lập các mối
quan hệ
Các công tác
nhân sự
Phân tích công việc,
văn bản, báo cáo

• Quan hệ giữa cấp trên và
cấp dưới
• Quan hệ giữa các đồng
nghiệp cùng cấp
• Lập kế hoạch tuyển dụng
• Thực hiện tổ chức tuyển
dụng nhân sự
• Đào tạo nhân viên
• Phân tích các công việc
chịu trách nhiệm
• Quản lý văn bản
• Viết báo cáo

15


Các hoạt động giao tiếp trong văn phòng

Khái niệm về giao tiếp và giao tiếp trong văn phòng?
16


Giao tiếp hành chính

Là hoạt động xác lập mối quan hệ và sự tiếp xúc
giữa con người với nhau để cùng hiểu biết các
thông tin, điều chỉnh mục tiêu, hành vi của
mình nhằm mang lại lợi ích thỏa mãn yêu cầu
nhất định của quản lý hành chính.

17


Các loại giao tiếp

T/c tiếp xúc

Tính chất tổ chức

Vị thế

GT trực tiếp

GT chính thức

Vị thế mạnh

Đặc điểm ngôn ngữ

GT gián tiếp

GT không chính
thức

và yếu

Bằng ngôn ngữ

GT cân bằng

Phi ngôn ngữ

18


Nguyên tắc giao tiếp chung

Hài
hòa

Tôn
trọng

Quan
tâm

Giao tiếp
hiệu quả

19


Quản trị lao động
văn phòng

20


2.2. Khái niệm, vai trò, phân loại của lao động VP

Tầm quan trọng của việc Quản trị lao động văn
phòng?

21


2.2.1. Khái niệm lao động văn phòng

Quản trị lao động văn phòng là quá trình tiến hành
công tác quản lý lao động của văn phòng thông qua các
hoạt động hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát
nhằm đatk được mục tiêu, nhiệm vu với hiệu quả cao
nhất.
22


2.2.1. Quản trị lao động VP
Nhà quản trị hành chính văn phòng trong công tác quản trị
lao động VP

Lãnh đạo
Tổ chức
Hoạch định
23


2.2.3. Nhà quản trị hành chính văn phòng
HOẠCH ĐỊNH LAO ĐỘNG VP
-

Tổ chức cần những nhân viên như thế nào?
Khi nào chúng ta cần họ?
Họ phải có các kỹ năng gì?
Đã có sẵn nguồn nhân sự chưa?

24


Đặt các mục tiêu theo nguyên tắc SMART

25