Bài giảng Chương 3: Lãnh đạo, quản lý nhóm & kỹ năng giao tiếp

17/07/2008

Chương 3

Nội dung

Lãnh đạo, quản lý nhóm
& kỹ năng giao tiếp

n
n
n
n
n

Lãnh đạo trong quản lý
Động viên, tưởng thưởng trong quản lý
Nhóm, làm việc nhóm trong quản lý
Giao tiếp trong quản lý
Lãnh đạo sự thay đổi

1

Lãnh đạo trong quản lý
n
n
n
n
n

2

Lãnh đạo trong quản lý

Các khai niệm về lãnh đạo
Nguồn gốc của quyền lực
Lãnh đạo & trao quyền
Đặc điểm & hành vi lãnh đạo
Các vấn đề trong phát triển lãnh đạo

n

Các khai niệm về lãnh đạo
n

Định nghĩa:

Là một qui trình khơi dậy sự nhiệt tình &
nổ lực của nhân viên nhằm đạt được kết
quả của tổ chức (Is the process of arousing
enthusiam & directive effort toward
organisation goals
Leadership

3

4

1

17/07/2008

Lãnh đạo trong quản lý
n

Lãnh đạo trong quản lý

Các khai niệm về lãnh đạo
n

n

Định nghĩa về Vision (Tầm nhìn)

Các khai niệm về lãnh đạo
n

Vision là thuật ngữ dùng để mô tả bức
tranh (rõ ràng) trong tương lai của công ty
(Is a term used to describe the clear sence
of the future)

Quyền lực (Power)
Là khả năng làm cho ai đó phải làm theo cách của
mình hay làm cái gì đó mà mình muốn (Is the
ability to get someonce else to do something you
want done or to make things happen the way you
want)

Quyền lực là công cụ tiềm năng để có được sự đồng

thần & cam kết của người khác
5

Lãnh đạo trong quản lý
n

Lãnh đạo trong quản lý

Nguồn gốc của quyền lực
n

6

n

Quyền lực đến từ vị trí (Position Power)

Nguồn gốc của quyền lực
n

“Người nắm giữ vị trí đó có quyền “phán
quyết”, quyết định thưởng/phạt đối với
một số người khác”

Đến từ cá nhân (Personal Power)
n
n
n
n
n

n

7

Có nhiều thông tin, hiểu biết về chuyên môn…,
Quan hệ xã hội
Chia sẽ những mục tiêu chung
Chia sẽ những giá trị
Lãnh đạo với sự tôn trọng
…,

8

2


17/07/2008

Lãnh đạo trong quản lý
n

Lãnh đạo trong quản lý

Lãnh đạo & trao quyền

n

Đặc điểm & hành vi lãnh đạo
n

Một nhà lãnh đạo giỏi là nhà lãnh
đạo biết trao quyền đúng lúc &
đúng chổ

Đặc điểm
n

Tư chất
q
q
q

Lãnh đạo phải là người tiên phong.
Có khả năng giải quyết vấn đề của nhóm.
Phải chịu trách nhiệm cho nhóm.

9

Lãnh đạo trong quản lý
n

Lãnh đạo trong quản lý

Đặc điểm & hành vi lãnh đạo
n

n

Đặc điểm
n

n
n
n
n

10

Đặc điểm & hành vi lãnh đạo
n

Nghị lực, liêm chính
Sáng kiến, suy luận
Tự tin
Tính đồng đội
Tính linh hoạt…,

Hành vi
n

Quan tâm đến công việc (Behaviour of task)
n
n
n
n

11

Xác định công việc
Giao việc, hướng dẫn qui trình làm việc
Hướng dẫn thực hiện

Kiểm tra công việc

12

3


17/07/2008

Lãnh đạo trong quản lý
Đặc điểm & hành vi lãnh đạo
n

n

Hành vi
n

n
n
n
n
n
n

Đặc điểm & hành vi lãnh đạo
n

Quan tâm đến con người

Cao

Quan tâm đến con người

n

Lãnh đạo trong quản lý

Nhiệt tình trong với cộng sự
Hỗ trợ nhân viên
Quan tâm đến mối quan hệ
Tôn trọng “feeling” (ý kiến)
Tin tường
Thông cảm…,

Thấp

Hành vi

Nhà quản lý

Nhà quản lý

“Theo kiểu câu lạc bộ”

“Đội nhóm”
Nhà quản lý
“Trung Dung”
Nhà quản lý

Nhà quản lý “Chết”

“kiểu mệnh lệnh”
Quan tâm đến công việc

Cao

13

Lãnh đạo trong quản lý
n

14

Động viên, tưởng thưởng ……

Lãnh đạo theo tình huống

n

Các phong cách lãnh đạo

n

n

n
n
n

Phong cách độc đoán
Phong cách dân chủ
Phong cách tự do

n
n

15

Các khái niệm
Các thuyết về động viên
Lý thuyết cũng cố trong động viên
Xu hướng động viên & đãi ngộ

16

4


17/07/2008

Động viên, tưởng thưởng….
n

Động viên, tưởng thưởng….

Động viên là gì (What is motivation)

n

Là một cơng cụ của cơng ty nhằm mục
đích khuyến khích nhân viên thực hiện
& đạt được mục tiêu của doanh nghiệp
(Motivation is an internal process that
makes a person move toward a goal)

Tưởng thưởng & thành tích
n
n
n

Thường đi đơi với kết quả
Thưởng là một cách ghi nhận thành quả
Thưởng cũng là con dao hai lưỡi

17

Động viên, tưởng thưởng….
n

Động viên, tưởng thưởng….

Các thuyết về động viên
n

n

Thuyết về sự cơng bằng (Equity theory)

Giá trị bản thân

nhận được

Cơng bằng
Nhân viên hài lòng
Thái độ tích cực

So sánh

18

Các thuyết về động viên
n

Nhu cầu theo Maslow
Nhu
cầu
tự thân
vận động
Những nhu cầu
về sự tôn trọng

Giá trị người khác
nhận được

Thiếu cơng bằng
Nhân viên khơng thỏai mái
Chống lại việc thiếu cơng bằng đó
19

Những nhu cầu về liên kết,

chấp nhận
Những nhu cầu về an toàn
Những nhu cầu về sinh lý

20

5


17/07/2008

Động viên, tưởng thưởng….
n

Động viên, tưởng thưởng….

Các thuyết về động viên
n

n

Thuyết của Herzberg
n

n

Có hai nhóm yếu tố
n
n

Các thuyết về động viên

n

Yếu tố để duy trì
Yếu tố động viên

Thuyết của Herzberg

Nhóm duy trì
1.Phương pháp giám sát
2.Lương
3.Điều kiện làm việc
4.Quan hệ với đồng nghiệp…

n

Nhóm động viên

1.Sự thách thức công việc
2.Cơ hội thăng tiến
3.Ý nghóa các thành tựu
4.Ý nghóa của trách nhiệm…

21

Động viên, tưởng thưởng….
n

Động viên, tưởng thưởng….

Các thuyết về động viên
n

n

Thuyết về sự cơng bằng (Equity theory)
n

Lý thuyết cũng cố trong động viên
n

Cơng bằng
n
n

n

22

n

Nhân viên hài lòng
Thái độ khơng thay đổi

n

n

Khơng cơng bằng

n
n

Củng cố tích cực (Reinforcement positive)

Phạt
n

Nhân viên cảm thấy khơng được thoải mái
Chống lại việc thiếu cơng bằng đó

n

23

Tán dương, ca ngợi
Tăng lương, thưởng bằng tiền…,
Từ chối thưởng
Khiển trách..,

24

6


17/07/2008

Động viên, tưởng thưởng….
n

Động viên, tưởng thưởng….

Xu hướng đông viên & đãi ngộ
n

n

Qui trình

Xu hướng đông viên & đãi ngộ
n

Cảm thấy
công bằng

Khả năng
bản thân

n

Trả thưởng theo kết quả đạt được
Hệ thống chi trả hoa hồng
n
n

Động viên
Nhiệt tình & chăm chỉ

Cố gắng trong
công việc

Hoàn thành
công việc

Hài lòng với
mức thưởng

Thưởng

n
n

Hỗ trợ
từ tổ chức

n

Củng cố
giá trị thưởng

Trả vì kỹ năng
Trả thêm do thành quả xuất sắc
Chia sẻ lợi nhuận
Quyền mua cổ phiếu
…,

25

Nhóm, làm việc nhóm trong quản lý
n

n
n
n
n

26

Nhóm, làm việc nhóm trong quản lý

Khái niệm
Xu hướng sử dụng nhóm (team)
Team processes & diversity
Ra quyết định trong nhóm
Qui trình xây dựng nhóm

n

Khái niệm
n

n

27

Nhóm (team) là nhóm người thường xuyên
tương tác (làm việc) cho một mục đích
chung (is collection people who regulary
interact to purpose common goals)
Làm việc nhóm (teamowrk) là qui trình của
các thành viên làm việc với nhau nhằm

mục đích hòan thành mục tiêu chung của
nhóm
28

7


17/07/2008

Nhóm, làm việc nhóm trong quản lý
n

Nhóm, làm việc nhóm trong quản lý

Xu hướng sử dụng nhóm (team)
n

n

Committee (một ủy ban) là một nhóm
người được thiết kế để làm một công việc
đặc biệt trong lúc vẫn làm công việc bình
thường

Xu hướng sử dụng nhóm (team)
n

n

Nhóm dự án: Là nhóm được hình thành

chính thức cho một mục đích cụ thể & sẽ
giải tán khi mục đích đã hòan thành
Nhóm đa ngành nghề (gross functional
team) là nhóm mà các thành viên từ nhiều
phòng ban khác nhau

29

Nhóm, làm việc nhóm trong quản lý
n

30

Nhóm, làm việc nhóm trong quản lý

Xu hướng sử dụng nhóm (team)

n

Team processes & Diversity
n

n

n

Nhóm ảo (Virtual team) là nhóm cùng làm
việc & giải quyết vấn đề thông qua hệ
thống máy tính

Nhóm hiệu quả
n

Là đạt được hai yếu tố
n
n

Hoàn thành tốt công việc (high level of task)
Mức độ thỏa mãn của các thành viên cao

Nhóm quốc tế (International team) là
nhóm có ít nhất 2 quốc gia khác nhau

31

32

8


17/07/2008

Nhóm, làm việc nhóm trong quản lý
n

Nhóm, làm việc nhóm trong quản lý

Team processes & Diversity
n

n

Đầu vào (Input)
n

n

Bản chất công việc
n
n

n

Team processes & Diversity
Đầu vào (Ctn)
n

Rõ ràng
Phức tạp

n
n

Quyết định tổ chức
n
n
n
n
n
n

Cở nhóm (team size)

Nguồn lực
Công nghệ
Cấu trúc
Thưởng
Thông tin..,

Số lượng thành viên
Số lượng cá biệt, đồng nhất…,

Tính chất của các thành viên
n
n
n
n
n

Khả năng
Giá trị
Cá tính
Sự khác biệt
..,

33

Nhóm, làm việc nhóm trong quản lý
n

Nhóm, làm việc nhóm trong quản lý

Team processes & Diversity
n

34

n

Qui trình nhóm (group process)

Team processes & Diversity
n

Là cách thức các thành viên làm việc với nhau
để hòan thành nhiệm vụ của tổ chức

Tính đa dạng trong nhóm
n
n
n

Nhóm hiệu quả

n
n

= Quanlity of input + (Process gains - process loses)

n

35

Không cùng điểm xuất phát
Không cùng ngành nghề (phòng ban)
Không cùng quan điểm
Không cùng một tôn giáo,giới tính
Không cùng một quốc gia, hay vùng lãnh thổ
…,

36

9


17/07/2008

Nhóm, làm việc nhóm trong quản lý
n

Nhóm, làm việc nhóm trong quản lý

Team processes & Diversity
n

n

Các giai đọan phát triển nhóm
n
n

n
n
n

Team processes & Diversity
n

Định hình
Xung đột (Hỗn loạn)
Qui chuẩn
Phát triển
Hoàn thành & giải tán

Các giai đọan phát triển nhóm
n

Định hình
n
n
n
n
n

Lựa chọn thành viên cho nhóm.
Đề ra (xác lập) và phổ biến mục tiêu cho nhóm.
Thiết lập các kênh truyền thông có hiệu quả.
Khuyến khích sự tham gia của các thành viên.
Khuyến khích xây dựng nét đặc trưng cho
nhóm.

37

Nhóm, làm việc nhóm trong quản lý
n

Nhóm, làm việc nhóm trong quản lý

Team processes & Diversity
n

n

Các giai đọan phát triển nhóm
n

n

n

Team processes & Diversity
n

Xung đột (Hỗn loạn)
n

38

Các giai đọan phát triển nhóm
n

Đây là giai đoạn bùng nổ những mâu thuẫn
Mâu thuẫn chủ yếu là do một số thành viên trong
nhóm cố gắng "khẳng định mình".
Đây là giai đoạn tìm hiểu và khám phá. Người
trưởng nhóm cần khéo léo giải quyết những bất
ổn và mâu thuẫn.

39

Qui chuẩn:
n
n
n

Hành vi
Nguyên tắc
Tiêu chuẩn mong muốn mà mọi người trong nhóm
tuân theo

40

10


17/07/2008

Nhóm, làm việc nhóm trong quản lý
n

Nhóm, làm việc nhóm trong quản lý

Team processes & Diversity
n

n

Các giai đọan phát triển nhóm
n

Team processes & Diversity
n

Phát triển (performaning)
n
n
n
n
n
n

Các giai đọan phát triển nhóm
n

Nhóm đã trưởng thành
Tố chức tốt
Phân công rõ ràng
Tin tưởng & hỗ trợ lẫn nhau
Cởi mở trong giao tiếp
…,

Hoàn thành & giải tán
n
n

Hoàn thành công việc
Nếu không có dự án mới thì sẽ giải tán

Nhóm tập trung công việc để hoàn thành
41

Nhóm, làm việc nhóm trong quản lý
n

Nhóm, làm việc nhóm trong quản lý

Ra quyết định trong nhóm
n

42

n

Ra quyết định là gì:

Ra quyết định trong nhóm
n

Là qui trình chọn lựa giữa các hương đi
phù hợp cho họat động của mình

Ra quyết định như thế nào?
n
n
n
n
n

43

Thiếu sự hưởng ứng (Lack of response)
Nguyên tắc dựa trên quyền hạn (Authority rule)
Nguyên tắc dựa trên số ít (Mionority rule)
Nguyên tắc dựa trên số đông (Majority rule)
Nguyên tắc dựa vào sự đồng lòng, nhất trí
(Consensus & Unanimity)

44

11


17/07/2008

Nhóm, làm việc nhóm trong quản lý
n

Nhóm, làm việc nhóm trong quản lý

Qui trình xây dựng nhóm
n

n

Bước 1: Những điều cần biết
n
n
n
n
n
n
n

Qui trình xây dựng nhóm
n

Tầm quan trọng & ưu tiên của công việc
Mục tiêu & thách thức của công việc
Nguyên tắc mà các thành viên phải theo
Ai sẽ ra quyết định, ra như thế nào
Phong cách & mong đợi của team leader
Ai khác sẽ tham gia vào công việc
Trách nhiệm của từng thành viên ra sao.

Bước 1: Những điều cần biết
n
n
n
n
n

Có gắng có những thành viên positive
Hạn chế thêm thành viên vào phút chót
Tập trung nhiều vào delegation (giao quyền)
Nhận ra tính “chính trị” trong team
Hạn chế không dùng thành viên part time

45

Nhóm, làm việc nhóm trong quản lý
n

Nhóm, làm việc nhóm trong quản lý

Qui trình xây dựng nhóm
n

n

Bước 2: “Wanting to feel better”
n
n
n
n

46

Qui trình xây dựng nhóm
n

Tạo không khí nhẹ nhàng

Sự thay đổi từ nhận thức
Cảm giác đóng vai trò quan trọng
Đây là điểm khởi đầu

Bước 3: “Nhận biết khó khăn & nhu cầu
n
n

47

Xác định những kho khắn
Các nhu cầu cần thiết

48

12


17/07/2008

Nhóm, làm việc nhóm trong quản lý
n

Nhóm, làm việc nhóm trong quản lý

Qui trình xây dựng nhóm
n

n

Bước 4: “Hình thành vision”

Qui trình xây dựng nhóm
n

Where you wish to go????
n Sau một năm team của bạn sẽ ra sao?
n …,
⇒ Hình thành nên “tầm nhìn” của nhóm
n

Bước 5: “Xây dựng chiến lược để hoàn
thiện”
n

Xây dựng kế họach thực hiện
n
n

n

Điều kiện
Mục tiêu

Các kỹ thuật/xảo để phát triển

49

Nhóm, làm việc nhóm trong quản lý
n

Nhóm, làm việc nhóm trong quản lý

Qui trình xây dựng nhóm
n

50

n

Bước 6: “ Đánh giá lại tiến trình (review

Các “Tip” khi xây dựng team
n

Chọn đúng người

progress)
n
n
n
n
n

Xem xét lại các thành viên một cách khéo léo
Họp định kỳ
Thảo luận mở
Báo cáo các tiến trình (nếu cần)

n

n
n
n

51

Kinh nghiệm
Thái độ
Kỹ thuật (chuyên môn của dự án)
Kỹ năng giao tiếp
Khả năng dự báo

52

13


17/07/2008

Giao tiếp trong quản lý
n
n
n
n
n
n

Giao tiếp trong quản lý

Các khái niệm

Qui trình giao tiếp
Các trở ngại khi giao tiếp
Cách thức hoàn thiện giao tiếp
Giao tiếp & quản lý xung đột
Thương lượng trong quản lý

n

Các khái niệm
n

n

Giao tiếp là gì? Là qui trình của việc gửi & nhận
những ký hiệu với nghĩa kèm theo.
Giao tiếp hiệu quả

Là thông tin người gửi đi & kết quả đến với người
nhận là một & giống nhau ( Is the intened
massage of sender & the interpreted meaning of
the reveiver are one & the same)
53

Giao tiếp trong quản lý
n

54

Giao tiếp trong quản lý

Qui trình giao tiếp

n

Qui trình giao tiếp
n

Resource:
n

Thông tin bạn muốn truyền đạt phải:
n
n
n

Rõ ràng
Chính xác
Không quá lớn (từng công đoạn)

Các vấn ñề của giao tiếp có thể
xảy ra bất cứ lúc nào trong qui trình trên

55

56

14


17/07/2008

Giao tiếp trong quản lý
n

Giao tiếp trong quản lý

Qui trình giao tiếp
n

n

Massage
n

Qui trình giao tiếp
n

Là nôi dung thông tin bạn muốn truyền đạt

Encoding
n

n

“Mã hóa” là quá trình chuyển thông tin từ suy
nghĩ, ý định sang một dạng “form” nào đó
trước khi đến người nhận
Cần lưu khi dùng từ ngữ
n
n

n

Tiên đoán những suy diễn của người nhận
Loại trừ những ý nghĩa mơ hồ
Văn hóa, những giả định, viết tắt..,

=> Nên: Dùng từ dễ hiểu, đơn giản, rõ ràng…,
57

Giao tiếp trong quản lý
n

Giao tiếp trong quản lý

Qui trình giao tiếp
n

n

Channel...
n

n

n
n
n
n

Qui trình giao tiếp

n

“Kênh” mà bạn muốn dùng để truyền đạt
thông tin đến người nhận
Có thể:
n

58

Decoding...
n “Giải mã” các thông tin khi nhận được.
“ Mã hóa sai => giải mã sai”
“ Người nhận có ít kiến thức, bỏ qua thông tin
nên có thể giải mã sai”

Trực tiếp (face to face)
Mail
Thư
Memo
Báo cáo..,

Nên:
n
n

59

Đọc kỹ thông tin
Lắng nghe kỹ
60

15


17/07/2008

Giao tiếp trong quản lý
n

Giao tiếp trong quản lý

Qui trình giao tiếp
n

n

Receiver...
n

Qui trình giao tiếp
n

Người nhận sau khi nhận thông tin sẽ
n
n

Feedback...
n

Suy nghĩ

Phản hồi theo thông tin mà họ nhận được

n
n

Người nhận sẽ phản hồi theo thông tin nhận
được
Bạn hãy xem xét cẩn thận các phản hồi
Nếu phát hiện sai sót bạn có thể gửi thông tin
đó (đã sửa) lần hai

61

Giao tiếp trong quản lý
n

Giao tiếp trong quản lý

Qui trình giao tiếp
n

n

Context
n

n

Các trở ngại khi giao tiếp
n

Ngữ cảnh mà bạn đang làm việc
n

62

n

Văn hóa doanh nghiệp
Đa văn hóa…,

n
n
n
n
n
63

Môi trường (ồn ào)
Kênh truyền đạt hạn chế
Kỹ năng viết nghèo nàn
Ăn nói kém
Không theo kịp ngôn ngữ không lời
Sự xao lãng
…,
64

16

17/07/2008

Giao tiếp trong quản lý
n

Giao tiếp trong quản lý

Cách thức hoàn thiện giao tiếp
n
n
n
n
n
n

n

Lắng nghe hiệu quả
Ngôn ngữ thể hình (Chú ý)
Sử dụng kênh hiệu quả
Ứng dụng công nghệ kỹ thuật
Có kiến thức về đa văn hóa
Lựa chọn ngôn ngữ & biết thay đổi

Giao tiếp & quản lý xung đột
n

Xung đột là gì?

Là sự bất đồng về một vấn đề vật chất hay

là một phản kháng từ bản thân

65

Giao tiếp trong quản lý
n

Giao tiếp trong quản lý

Giao tiếp & quản lý xung đột
n

66

n

Hệ quả của xung đột

Giao tiếp & quản lý xung đột
n

Quản lý xung đột

Tác động của xung đột đến kết quả

n

Tích cực
n
n

Chức năng của xung đột

n

Tránh xa xung đột (avoidance)
Sống chung với xung đột
Đấu tranh – Dùng quyền của người quản lý
Thỏa hiệp

Vừa phải

Sự mất cân đối của xung đột
Tiêu cực
Thấp

Mức độ của xung đột

Cao

67

68

17


17/07/2008

Giao tiếp trong quản lý

n

Giao tiếp trong quản lý

Giao tiếp & quản lý xung đột

Cao

n

Sống chung
với xung đột

Mức độ hợp tác

n

Quản lý xung đột

Thương lượng
n

Các nguyên tắc thương lượng
n

Thỏa hiệp

n
n
n

Tránh xa xung đột
Thấp

Đấu tranh
dùng quyền của
ngươi quản lý
Mức độ quyết đóan

Tách con người ra khỏi vấn đề
Tập trung vào lợi ích chứ không phải là chức vụ
Tạo ra nhiều sự chọn lựa trước khi quyết định
Nhấn mạnh rằng kết quả đạt được phải dựa
vào tiêu chuẩn khách quan

Cao
69

Lãnh đạo sự thay đổi
n
n
n
n
n

70

Lãnh đạo sự thay đổi

Thách thức của sự thay đổi

Tổ chức thay đổi
Quản lý kế họach thay đổi
Phát triển tổ chức
Sự sẵn sàng của cá nhân (cho việc thay đổi)

71

n

Thách thức của sự thay đổi
n
n
n
n

Cạnh tranh cao
Đổi mới liên tục
Hiệp thương (Industry cluster)
…,

72

18


17/07/2008

Lãnh đạo sự thay đổi
n

Lãnh đạo sự thay đổi

Tổ chức thay đổi
n
n
n
n

n

Thay đổi trong quản lý, lãnh đạo
Thay đổi từ dưới lên (thay đổi tất cả các cấp)
Linh động (thay đổi có & không có kế họach)
Tạo áp lực & mục tiêu cho sự thay đổi

Quản lý kế họach thay đổi
n

Các bước
n
n
n

Bước 1 – Rã đông
Bước 2 – Thay đổi
Bước 3 – Đông cứng lại

73

Lãnh đạo sự thay đổi

n

Lãnh đạo sự thay đổi

Quản lý kế họach thay đổi
n

n

Chọn lựa chiến lược thay đổi
n
n
n

74

Phát triển tổ chức
n

Thay đổi bằng sức mạnh (áp lực lớn)
Thay đổi bằng cách thuyết phục
Chia sẻ quyền lực

n
n

75

Phát triển mục tiêu của tổ chức
Phát triển công việc của tổ chức

Có sự can thiệp trong phát triển

76

19


17/07/2008

Lãnh đạo sự thay đổi
n

Sự sẵn sàng của cá nhân
n
n
n
n

Có sự nhìn xa trông rộng
Xây dựng “thương hiệu” cá nhân
Thích ứng nhanh với sự thay đổi
…,

77

20