luận văn hệ thống thông tin kinh tế xây DỰNG PHẦN mềm kế TOÁN vốn BẰNG TIỀN tại CÔNG TY cổ PHẦN đầu tư THIẾT bị hải PHƯỚC

BỘ TÀI CHÍNH
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI:
XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THIẾT BỊ HẢI PHƯỚC

Sinh viên:

BÙI THỊ THANH MAI

Lớp:

CQ53/41.02

Giáo viên hướng dẫn:

TS. HÀ VĂN SANG

Hà Nội, 2019


Đồ án tốt nghiệp

Học viện Tài chính
LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đồ án với đề tài “XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ
TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THIẾT BỊ

HẢI PHƯỚC” là kết quả trung thực từ sự nỗ lực làm việc, nghiên cứu của
bản thân em trong thời gian thực tập vừa qua.
Em xin chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung của đồ án.
Sinh viên

Bùi Thị Thanh Mai

SV: Bùi Thị Thanh Mai

1

Lớp: CQ53/41.02


Đồ án tốt nghiệp

Học viện Tài chính
LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình nghiên cứu và hoàn thành đồ án “Xây dựng phần
mềm kế toán vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần đầu tư thiết bị Hải
Phước”, em đã nhận được sự chỉ dạy, giúp đỡ nhiệt tình của rất nhiều người.
Trước hết, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo TS. Hà Văn Sang đã tận tình
hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt thời gian qua để hoàn thành đồ án tốt
nghiệp trong thời gian thực tập này.
Quá trình học tập và rèn luyện tại trường Học viện Tài chính, ngoài
việc nỗ lực, phấn đấu của chính bản thân, em đã nhận được sự chỉ dạy tận tình
và chu đáo của các thầy, cô giáo trong trường và đặc biệt là các thầy cô giáo
trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế. Thầy, cô không chỉ giảng dạy cho
chúng em những kiến thức chuyên môn quý báu mà còn trang bị cho em

những kinh nghiệm nghề nghiệp bổ ích làm hành trang vững chắc, để em có
một nền tảng kiến thức tốt, có thể vận dụng kiến thức chuyên môn hoàn thành
tốt đồ án tốt nghiệp và có một con đường nghề nghiệp vững chắc hơn trong
tương lai.
Cuối cùng, em xin được chân thành cảm ơn ban lãnh đạo và các anh chị
trong đơn vị thực tập, đặc biệt là các anh chị thuộc phòng Kế toán Công ty cổ
phần đầu tư thiết bị Hải Phước đã tạo điều kiện cho em được thực tập và
hướng dẫn, hỗ trợ em trong thời gian thực tập tại công ty.
Đồ án không tránh khỏi những hạn chế nhất định, em mong muốn tiếp
tục nhận được những ý kiến đóng góp của quý thầy cô và bạn bè.
Em xin chân thành cảm ơn!
MỤC LỤ

SV: Bùi Thị Thanh Mai

2

Lớp: CQ53/41.02


Đồ án tốt nghiệp

Học viện Tài chính

LỜI CAM ĐOAN.............................................................................................i
LỜI CẢM ƠN..................................................................................................ii
MỤC LỤC.......................................................................................................iii
DANH MỤC BẢNG BIỂU............................................................................vi
DANH MỤC HÌNH VẼ................................................................................vii
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT.............................................................viii

LỜI MỞ ĐẦU..................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.........................................................................................1
2. Mục đích của đề tài....................................................................................1
3. Đối tượng nghiên cứu..................................................................................2
4. Phương pháp nghiên cứu............................................................................2
5. Nội dung chính của đồ án gồm có 3 chương:............................................2
CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ
TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP..............................3
1.1. Nhận thức chung để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh
nghiệp...............................................................................................................3
1.1.1. Khái niệm, vai trò, đặc điểm của phần mềm kế toán............................3
1.1.2. Các thành phần của phần mềm kế toán................................................5
1.1.3. Yêu cầu về phần mềm kế toán...............................................................5
1.1.4. Phân loại phần mềm kế toán:................................................................8
1.1.5. Quy trình xây dựng phần mềm kế toán.................................................8
1.1.6. Các công cụ tin học để xây dựng một phần mềm kế toán..................17
1.2. Lý luận chung về kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp.......23
1.2.1. Một số khái niệm lien quan đến kế toán vốn bằng tiền trong doanh
nghiệp:.............................................................................................................23
1.2.2. Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp..................23
1.2.3. Kế toán vốn bằng tiền phải tuân thủ theo các nguyên tắc,quy định và
chế độ quản lý tiền tệ của Nhà nước sau đây:..............................................24

SV: Bùi Thị Thanh Mai

3

Lớp: CQ53/41.02

Đồ án tốt nghiệp

Học viện Tài chính

1.2.4. Chứng từ và sổ sách kế toán sử dụng.................................................27
1.2.5. Một số tài khoản được sử dụng:..........................................................27
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THIẾT BỊ HẢI PHƯỚC................34
CHƯƠNG 2:..................................................................................................34
2.1. Khái quát về công ty cổ phần ĐẦU TƯ THIẾT BỊ HẢI PHƯỚC........34
2.1.1. Giới thiệu khái quát về công ty cổ phần đầu tư thiết bị Hải Phước. .34
2.1.2. Sơ đồ bộ máy tổ chức công ty cổ phần đầu tư thiết bị Hải Phước.....35
2.2. BỘ MÁY KẾ TOÁN tại công ty cổ phần đầu tư thiết bị hải phước..38
2.2.1. Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán tại công ty cổ phần
đầu tư thiết bị Hải Phước...............................................................................38
2.2.2. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty cổ phần đầu tư thiết bị Hải Phước39
2.2.3. Hệ thống tài khoản kế toán..................................................................43
2.2.4. Hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ.....................43
2.2.5. Hệ thống sổ và báo cáo sử dụng..........................................................45
2.2.6. Trình tự hạch toán kế toán vốn bằng tiền tại công ty.........................45
2.3. Đánh giá hệ thống kế toán vốn bằng tiền tại công ty cổ phần đầu tư
thiết bị Hải phước và hướng khắc phục....................................................47
2.3.1. Về tổ chức bộ máy kế toán, cơ sở vật chất, con người........................47
2.3.2. Hình thức kế toán áp dụng..................................................................48
2.3.3. Tài khoản sử dụng................................................................................49
2.3.4. Các chứng từ sử dụng..........................................................................49
2.3.5. Tổ chức bộ sổ kế toán vốn bằng tiền...................................................50
2.3.6. Tổ chức hệ thống báo cáo....................................................................50
2.3.7. Quy trình hạch toán.............................................................................51
2.3.8. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin...........................................51

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM
KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ
THIẾT BỊ HẢI PHƯỚC...............................................................................53

SV: Bùi Thị Thanh Mai

4

Lớp: CQ53/41.02


Đồ án tốt nghiệp

Học viện Tài chính

3.1. Xác định mục tiêu của hệ thống............................................................53
3.2. Xác định yêu cầu và mô tả bài toán......................................................53
3.2.1. Xác định yêu cầu..................................................................................53
3.2.2. Mô tả bài toán.......................................................................................54
3.3. Phân tích hệ thống về chức năng..........................................................58
3.3.1 Biểu đồ ngữ cảnh..................................................................................58
3.3.2 Biểu đồ phân cấp chức năng................................................................59
3.3.3 Ma trận thực thể chức năng.................................................................64
3.3.4 Phân tích mô hình.................................................................................65
3.4. Mô hình khái niệm dữ liệu E - R...........................................................72
3.4.1 Bảng từ điển dữ liệu..............................................................................72
3.4.2 Xác định các thực thể, các mối quan hệ và các thuộc tính.................74
3.4.3 Mô hình dữ liệu E - R...........................................................................76
3.5. MÔ HÌNH CƠ SỞ DỮ LIỆU................................................................77
3.5.1 Chuyển mô hình thực thể liên kết sang mô hình dữ liệu quan hệ......77

3.5.2. Mô hình quan hệ dữ liệu.....................................................................79
3.5.3. Cơ sở dữ liệu vật lý...............................................................................80
3.6 GIỚI THIỆU PHẦN MỀM....................................................................86
3.6.1 Giới thiệu tổng quát...............................................................................86
3.6.2 Yêu cầu cài đặt.......................................................................................87
3.6.3. Các giao diện chính của hệ thống.......................................................87
3.6.4. Một số danh mục của chương trình....................................................89
3.6.5. Một số báo cáo chính...........................................................................92
KẾT LUẬN....................................................................................................96
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU

SV: Bùi Thị Thanh Mai

5

Lớp: CQ53/41.02


Đồ án tốt nghiệp

Học viện Tài chính

Bảng 3.1: Ma trận thực thể chức năng...........................................................64
Bảng 3.2: Bảng từ điển dữ liệu.......................................................................73
Bảng 3.3: Mối quan hệ và các thuộc tính của các thực thể............................75
Bảng 3.4: NguoiDung: Quản lý danh sách người dùng, phân quyền..............80
Bảng 3.5: DMTK: Quản lý danh mục tài khoản.............................................80

Bảng 3.6: NhomDT: Quản lý nhóm đối tượng................................................80
Bảng 3.7: DMDT: Danh mục khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên..............81
Bảng 3.8: DMNH............................................................................................81
Bảng 3.9:TaiKhoanNH....................................................................................81
Bảng 3.10: DMTienTe.....................................................................................82
Bảng 3.11: BangTyGia....................................................................................82
Bảng 3.12:SoDuDauKy...................................................................................82
Bảng 3.13: DMCT...........................................................................................83
Bảng 3.14: PhieuTC: Chứng từ phiếu thu, phiếu chi......................................83
Bảng 3.15: GiayBao: Chứng từ Giấy báo nợ, giấy báo có..............................83
Bảng 3.16: PhieuKT: Phiếu kế toán................................................................84
Bảng 3.17:CTPhieu: Chi tiết hạch toán các phiếu thu, chi, nợ, có, PKT........85
Bảng 3.18: BBKK: Biên bản kiểm kê quỹ......................................................85
Bảng 3.19: CTBBKK: Chi tiết biên bản kiểm kê............................................86

SV: Bùi Thị Thanh Mai

6

Lớp: CQ53/41.02


Đồ án tốt nghiệp

Học viện Tài chính
DANH MỤC HÌNH VẼ

Hình 1.1: Sơ đồ hạch toán đối với các tài khoản chi bằng tiền Viêt Nam......29
Hình 1.2: Sơ đồ hạch toán tài khoản tiền gửi ngân hàng..............................32
Hình 1.3: Sơ đồ hạch toán tài khoản kế toán tiền đang chuyển.....................33

Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu quản lý Công ty.........................................................35
Hình 3.1 Sơ đồ ngữ cảnh.................................................................................59
Hình 3.2. Sơ đồ phân cấp chức năng...............................................................60
Hình 3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0............................................................65
Hình 3.4 Tiến trình “Cập nhật số dư đầu kỳ....................................................66
Hình 3.5 Tiến trình “Xử lý nghiệp vụ thu, chi tiền mặt..................................67
Hình 3.6: Tiến trình “Xử lý nghiệp vụ thu chi tiền gửi ngân hàng”................68
Hình 3.7: Tiến trình “Xử lý kiểm kê và Xử lý chênh lệch tỷ giá”..................69
Hình 3.8 Tiến trình “Ghi sổ”...........................................................................70
Hình 3.9: Tiến trình “Lập báo cáo”................................................................71
Hình 3.10 Mô hình dữ liệu E - R.....................................................................76
Hình 3.11: Mô hình dữ liệu quan hệ...............................................................79

SV: Bùi Thị Thanh Mai

7

Lớp: CQ53/41.02


Đồ án tốt nghiệp

Học viện Tài chính
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

CSDL

Cơ sở dữ liệu

PMKT

Phần mềm kế toán

HTTT

Hệ thống thông tin

MTĐT

Máy tính điện tử

CNTT

Công nghệ thông tin

VFP

Visual Fox Pro

VNĐ

Việt Nam đồng

GTGT

Giá trị gia tăng

TGNH

Tiền gửi ngân hàng

TNDN

Thu nhập doanh nghiệp

SV: Bùi Thị Thanh Mai

8

Lớp: CQ53/41.02


Đồ án tốt nghiệp

Học viện Tài chính
LỜI MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Máy tính điện tử (MTĐT) từ khi ra đời, người ta đã thấy được những lợi
ích to lớn của nó. Chẳng hạn như thông tin được xử lý và tìm kiếm cực nhanh,
các bài toán dù có phức tạp và với khối lượng thông tin cần xử lý lớn đều có
thể được giải quyết một cách khá trọn vẹn, nhanh chóng và chính xác. Đến
nay, công nghệ thông tin (CNTT) nói chung và MTĐT nói riêng đã có những
bước phát triển vượt bậc và đang được áp dụng một cách hiệu quả vào mọi
lĩnh vực hoạt động của con người.
Trong lĩnh vực kế toán, việc ra đời các phần mềm kế toán đã góp phần
không nhỏ vào hiệu quả của công tác kế toán, giúp cho người kế toán giảm
được một khối lượng lớn các công việc thủ công mà vẫn tạo ra được các sổ
sách, báo cáo với số liệu chính xác, nội dung đúng theo mẫu quy định. Vì vậy,
đối với rất nhiều công ty, nhất là các công ty lớn, phần mềm kế toán trở thành

một công cụ không thể thiếu.
Qua thời gian thực tập ở Công ty cổ phần đầu tư thiết bị Hải Phước, em
nhận thấy công ty đã sử dụng phần mềm, tuy nhiên các nghiệp vụ về vốn
bằng tiền, nhất là việc lưu trữ thông tin của thủ quỹ lại chưa được hỗ trợ hiệu
quả nhờ phần mềm hiện tại. Đó là lý do em lựa chọn đề tài “Xây dựng phần
mềm kế toán vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần đầu tư thiết bị Hải Phước”.
2. Mục đích của đề tài

SV: Bùi Thị Thanh Mai

1

Lớp: CQ53/41.02


Đồ án tốt nghiệp

Học viện Tài chính

- Cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, nhanh chóng,
phục vụ tốt quá trình quản lý tiền, phục vụ tốt cho bộ phận kinh doanh.
- Hỗ trợ cho nhân viên kế toán và thủ quỹ trong việc quản lý vốn bằng
tiền tại công ty.

SV: Bùi Thị Thanh Mai

2

Lớp: CQ53/41.02

Đồ án tốt nghiệp

Học viện Tài chính

3. Đối tượng nghiên cứu
Hệ thống kế toán vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần đầu tư thiết bị Hải
Phước
4. Phương pháp nghiên cứu
 Nghiên cứu theo phương pháp duy vật biện chứng
 Thu thập thông tin thông qua phỏng vấn, ghi chép, trưng cầu ý kiến
 Phương pháp phân tích hệ thống thông tin
 Phương pháp tin học bằng công cụ lập trình Visual Studio 2017 để
giải quyết bài toán đã được phân tích
5. Nội dung chính của đồ án gồm có 3 chương:
Ngoài phần mở đầu, kết thúc, nội dung của đồ án bao gồm:
Chương 1: Lý luận chung để xây dựng phần mềm kế toán vốn bằng tiền
trong doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty cổ
phần đầu tư thiết bị Hải Phước
Chương 3: Phân tích, thiết kế và xây dựng phần mềm kế toán vốn bằng
tiền tại Công ty cổ phần đầu tư thiết bị Hải Phước.

SV: Bùi Thị Thanh Mai

3

Lớp: CQ53/41.02

Đồ án tốt nghiệp

Học viện Tài chính

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ
TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. NHẬN THỨC CHUNG ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN
TRONG DOANH NGHIỆP.
1.1.1. Khái niệm, vai trò, đặc điểm của phần mềm kế toán
1.1.1.1. Khái niệm về phần mềm kế toán
Phần mềm là một tập hợp các câu lệnh hoặc chỉ thỉ, được viết bằng một
hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo một trật tự xác định và các dữ liệu hay tài
liệu liên quan nhằm tự động thực hiện một số nhiệm vụ, chức năng hay giải
quyết một vấn đề cụ thể nào đó.
Phần mềm kế toán (PMKT) là phần mềm ứng dụng trong việc thu nhận,
lưu trữ, xử lí các nghiệp vụ, lưu trữ và cung cấp thông tin kế toán trên máy
tính. Quá trình đó bắt đầu từ việc thu nhận thông tin từ chứng từ gốc, xử lí
thông tin và cuối cùng là cung cấp thông tin dưới dạng các sổ sách kế toán,
báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và các báo cáo thống kê phân tích khác.
1.1.1.2. Vai trò của phần mềm kế toán
Vai trò của PMKT đồng hành cùng với vai trò của kế toán, nghĩa là cũng
thực hiện vai trò công cụ quản lí, giám sát và cung cấp thông tin, theo dõi và đo
lường kết quả hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị. Tuy nhiên, do có sự kết hợp
giữa 2 lĩnh vực công nghệ thông tin và kế toán nên PMKT còn có các vai trò:
 Vai trò thay thế toàn bộ hay một phần công việc kế toán thủ công: việc tin
học hóa công tác kế toán đã thay thế một phần hay toàn bộ công việc ghi chép,
tính toán, xử lí thủ công của người kế toán. Căn cứ vào thông tin do PMKT cung
cấp, nhà quản lí đề ra các quyết định kinh doanh hợp lí và nhanh chóng.
 Vai trò số hóa thông tin: PMKT tham gia vào việc cung cấp thông tin
được số hóa để hình thành một xã hội số. Thông tin của kế toán được lưu trữ

dưới dạng các tập tin của máy tính nên dễ dàng số hóa để trao đổi thông tin
SV: Bùi Thị Thanh Mai

4

Lớp: CQ53/41.02


Đồ án tốt nghiệp

Học viện Tài chính

qua các báo cáo điện tử. Thay vì đọc gửi các thông tin kế toán bằng giấy tờ
qua đường bưu điện, fax,… người sử dụng thông tin kế toán có thể có được
thông tin từ máy tính của họ thông qua công cụ trao tin điện tử như E-mail,
Internet và các phương tiện mang tin khác.
1.1.1.3. Đặc điểm của phần mềm kế toán
 Phần mềm kế toán bắt buộc sử dụng các phương pháp kế toán:
+ Phương pháp chứng từ kế toán: là phương pháp kế toán sử dụng để
phản ánh, kiểm tra các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và hoàn thành
theo thời gian, địa điểm phát sinh nghiệp vụ đó, phục vụ công tác kế toán và
quản lí.
+ Phương pháp tài khoản kế toán: là phương pháp kế toán sử dụng các
tài khoản kế toán để phân loại các nghiệp vụ kinh tế tài chính theo nội dung
kinh tế, ghi chép phản ánh một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống số
hiện có và sự biến động của từng đối tượng kế toán cụ thể.
+ Phương pháp tính giá: là phương pháp kế toán sử dụng thước đo tiền
tệ để xác định giá trị của các đối tượng kế toán, phục vụ quá trình thu nhận,
xử lí, hệ thống hóa và cung cấp thông tin kinh tế tài chính ở đơn vị.
+ Phương pháp tổng hợp – cân đối kế toán: là phương pháp kế toán sử

dụng các báo cáo kế toán để tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán theo các mối
quan hệ cân đối của đối tượng kế toán, cung cấp các chỉ tiêu kinh tế tài chính
cho các đối tượng sử dụng thông tin kế toán.
 Phần mềm kế toán có tính tuân thủ:
+ Phần mềm kế toán phải tuân thủ luật kế toán, các chuẩn mực, chế độ,
thông tư, nghị định kế toán.
+ Phần mềm kế toán phải tuân thủ các quy định của doanh nghiệp.
 Phần mềm kế toán có tính linh hoạt, mềm dẻo để phù hợp với công tác kế
toán thường xuyên thay đổi mà không làm ảnh hưởng đến các dữ liệu đã có.
SV: Bùi Thị Thanh Mai

5

Lớp: CQ53/41.02


Đồ án tốt nghiệp

Học viện Tài chính

1.1.2. Các thành phần của phần mềm kế toán
Hiện nay có hai công nghệ lập trình: lập trình cấu trúc và lập trình
hướng đối tượng.
Trong lập trình cấu trúc, mỗi phần mềm bao gồm các file chương trình,
file dữ liệu, mỗi file chương trình gồm chương trình chính, chương trình con
dưới dạng các hàm hoặc thủ tục để thực hiện một công việc nào đó theo thiết
kế định trước. Do đó PMKT hướng cấu trúc thường được sử dụng để xây
dựng phần mềm hệ thống.
1.1.3. Yêu cầu về phần mềm kế toán
Dễ sử dụng: các phần mềm phải có một giao diện thân thiện với cấu

trúc phân cấp, dễ hiểu và dễ sử dụng các ngôn ngữ phù hợp với ngôn ngữ tự
nhiên người dùng.
Chống sao chép: là tiêu chuẩn để một phần mềm bảo vệ được bản
quyền. Để được như vậy, các phần mềm khi đưa ra thị trường không được để
ở dạng mã nguồn mà phải được biên dịch. Khi cài đặt lên máy tính sử dụng
chỉ làm một thao tác duy nhất là chạy chương trình Setup (Cài đặt).
Tương thích với nhiều phần mềm khác: các phần mềm trên thị trường
phải tương thích với các phần mềm khắc để không gây xung đột và tạo ra sự
cố máy khi chạy chương trình.
Tương thích với nhiều thiết bị ngoại vi: phần mềm cần tương thích với
nhiều thiết bị ngoại vi như: bàn phím, chuột, máy quét, máy in, máy đồ họa…
Tính cập nhật của phần mềm: không được lạc hậu, được cập nhật
thường xuyên để phù hợp với tình hình biến động của thực tế.
Giá cả cạnh tranh: các công ty phần mềm phải biết tiết kiệm chi phí lập
trình thông qua sử dụng nguồn nhân lực hợp lí, sử dụng tốt các công cụ hỗ trợ
lập trình và thiết kế phần mềm.
Yêu cầu bộ nhớ: các phần mềm khi được viết ra cần phải quan tâm đến
việc tiết kiệm bộ nhớ cho máy tính, giúp máy tính hoạt động nhanh hơn.
SV: Bùi Thị Thanh Mai

6

Lớp: CQ53/41.02


Đồ án tốt nghiệp

Học viện Tài chính

Quyền sử dụng trên mạng: ngày nay việc sử dụng công nghệ mạng máy

tính là một xu thế tất yếu. Một phần mềm có sử dụng được trên mạng hay
không và việc đánh giá phân quyền sử dụng hợp lí cho từng máy thành viên
trong mạng như thế nào là một tiêu thức đánh giá hợp lí của một phần mềm.
Với các phần mềm kế toán (PMKT) nói riêng, bên cạnh việc thỏa mãn
các tiêu chuẩn chung của một phần mềm, người ta thường đánh giá nó dựa
vào các yêu cầu sau:
Khả năng tự động hóa cao: PMKT phải được thiết kế thành một hệ
thống các module chương trình để xử lí thống nhất tất cả các phần hành kế
toán thành một khâu liên hoàn, chỉ cần nhập dữ liệu ban đầu một lần là có thể
cho ra tất cả các báo cáo kế toán tài chính và báo cáo kế toán quản trị cần
thiết.
Cơ cấu linh hoạt: cơ cấu linh hoạt của một PMKT thể hiện:
 Thứ nhất: Sử dụng cấu trúc sổ cái tích hợp cùng với hệ mã từ điển của
hệ thống linh hoạt cho phép dễ dàng điều chỉnh hệ thống chương trình khi có
những thay đổi về cơ cấu tổ chức doanh nghiệp.
 Thứ hai: Sử dụng một mẫu sổ, mẫu báo cáo, mẫu chứng từ động dành
cho người sử dụng tự định nghĩa. Khi cần chỉ cần xác định: tên sổ/báo
cáo/chứng từ, tên từng tiêu thức trên đó được lấy hoặc ghi ở đâu, sắp xếp theo
chỉ tiêu nào đó… Điều này cho phép doanh nghiệp tạo được bất kì một sổ kế
toán quản trị khi nào cần thiết để cung cấp một khả năng phân tích đa chiều
theo nhu cầu quản trị kinh doanh, bên cạnh đó tạo khả năng uyển chuyển cho
nhu cầu quản lí các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Tính bảo mật cao: cơ sở dữ liệu và các báo cáo kế toán trên đường
truyền tuyệt đối phải được bảo mật; ngoài ra các dữ liệu trong nội bộ phải
được bảo mật tới từng chứng từ, từng báo cáo từng thực đơn, thực danh mục
trong việc phân quyền sử dụng.
SV: Bùi Thị Thanh Mai

7

Lớp: CQ53/41.02


Đồ án tốt nghiệp

Học viện Tài chính

Không phụ thuộc vào hạ tầng tin học: một PMKT phải xây dựng trên
một hạ tầng không cứng nhắc (kể cả các ứng dụng môi trường máy tính, môi
trường mạng) để không gây trở ngại cho việc đổi mới hệ thống thành bất kì
mức độ nào.
Khả năng tổng hợp dữ liệu: trong công tác kế toán, dữ liệu thường được
chia thành từng nhóm để cung cấp các thông tin quản trị. Tuy vậy tại một thời
điểm bất kì, PMKT phải cho phép tổng hợp dữ liệu từ bất kì một đơn vị phụ
thuộc nào, bất kì thứ tiếng nào hay môi trường điện toán nào có thể quản lí tập
trung và hạch toán thống nhất trong toàn doanh nghiệp.
Khả năng tích hợp với các sản phẩm khác: các PMKT phải được tích
hợp một cách toàn diện nhằm hoàn thiện hết các công cụ tạo báo cáo thực
hiện hợp tác thương mại điện tử và thanh toán quốc tế. Vì vậy, các PMKT này
phải hoạt động độc lập với các cơ sở dữ liệu và không phụ thuộc vào hạ tầng
tin học trên máy chủ.
Xử lí nhiều loại tiền tệ và nhiều thứ tiếng: một phần mềm hạch toán đa
tệ sẽ giúp cho các doanh nghiệp kiểm soát được tình hình tiền tệ của mình. Hệ
thống hạch toán cho phép sử dụng nhiều thứ tiếng sẽ cho phép doanh nghiệp
quản trị kinh doanh nhiều quốc gia khác nhau.
Triển khai theo tiêu chuẩn quốc tế: đối với các doanh nghiệp lớn (đa
ngành, đa quốc gia) tiêu chuẩn đầu tiên của một PMKT là phải triển khai theo
tiêu chuẩn quốc tế bằng một hệ thống duy nhất chứ không phải dựa trên các
phần mềm riêng lẻ mang tính cục bộ. Điều đó đảm bảo cho tính nhất quản về
mặt quản lí, nhất quán về mặt dữ liệu. Đối với các nhà thiết kế phần mềm hệ

thống, đây là việc làm không hề dễ vì nó đòi hỏi các nhà chuyên môn không
những có tính chuyên nghiệp cao mà còn phải am hiểu tường tận các chế độ
chính sách của từng quốc gia.

SV: Bùi Thị Thanh Mai

8

Lớp: CQ53/41.02


Đồ án tốt nghiệp

Học viện Tài chính

Khả năng hỗ trợ tại chỗ: để đảm bảo tính linh hoạt cho người sử dụng,
mỗi PMKT cần phải có ngay bên trong nó những dịch vụ hỗ trợ người dùng
theo từng ngữ cảnh tại thời điểm máy đang hoạt động. Ngoài ra phải có một
mạng lưới đại lí cùng với những chuyên gia giỏi về xử lí tình huống để giúp
đỡ doanh nghiệp sử dụng tốt phần mềm của mình. Hệ thống này không những
đáp ứng kịp thời nhu cầu quản trị kinh doanh của doanh nghiệp trong bất kì
lúc nào, mà còn là bộ phận cung cấp các thông tin phản hồi cho người thiết kế
hệ thống kịp thời điều chỉnh sản phẩm của mình cho phù hợp với thị trường.
1.1.4. Phân loại phần mềm kế toán:
Hiện nay phần mềm kế toán được chia thành 2 loại chính:
 Phần mềm đóng gói: là loại phần mềm có tính dùng chung rất cao và
không phụ thuộc vào bất cứ đặc thù nào của doanh nghiêp. Thường sẽ có chi
phí thấp.
 Phần mềm phát triển theo yêu cầu riêng (Customize): là loại phần mềm
sẽ phát triển riêng theo từng yêu cầu của khách hàng nên thường sẽ có chi phí

rất lớn và mỗi phần mềm sẽ chỉ áp dụng cho một khách hàng nhất định.
1.1.5. Quy trình xây dựng phần mềm kế toán
Khảo sát
hiện trạng
và lập kế
hoạch

Phân tích
hệ thống

Thiết kế
hệ thống

Lập trình

Cài đặt và
huấn
luyện

1.1.5.1. Khảo sát hiện trạng và lập kế hoạch
 Khảo sát hiện trạng
Khảo sát hệ thống hiện thời là bước khởi đầu của tiến trình phát triển hệ
thống thông tin quản lí. Đây giai đoạn nghiên cứu sơ bộ và xác định tính khả

SV: Bùi Thị Thanh Mai

9

Lớp: CQ53/41.02

Đồ án tốt nghiệp

Học viện Tài chính

thi của dự án đối với hệ thống mới. Múc đích cuối cùng của giai đoạn này là
“kí kết được một hợp đồng” để phát triển một hệ thống thông tin quản lí đối
với hệ thống kinh doanh, tổ chức. Tìm hiểu được chức năng, thông tin của
nghiệp vụ của hệ thống cũ cần phải đáp ứng, tìm hiểu các nhu cầu của hệ
thống cũ. Trên cơ sở đó, xác lập một kế hoạch phát triển dự án phát triển hệ
thống thông tin quản lí.
Việc khảo sát được chia làm 2 giai đoạn:
 Khảo sát sơ bộ: nhằm hình thành dự án phát triển hệ thống thông tin
quản lí.
 Khảo sát chi tiết: thu thập thông tin chi tiết của hệ thống, phục vụ
cho việc phân tích và thiết kế.
 Lập kế hoạch
Lập kế hoạch phát triển dự án là giai đoạn xây dựng, đề xuất các công việc
chính phải làm trong hệ thống.
Nội dung của việc lập dự án:
 Xác định mục tiêu dự án
 Xác định lợi ích nghiệp vụ
 Xác định lợi ích người dùng
 Xác định lợi ích kinh tế
 Xác định phạm vi và hạn chế dự án
 Phạm vi triển khai
 Hạn chế (kĩ thuật, nghiệp vụ, thời gian, chi phí,…)
 Xác định yêu cầu dự án
 Yêu cầu hệ thống
 Yêu cầu người dùng

 Yêu cầu kĩ thuật
SV: Bùi Thị Thanh Mai

10

Lớp: CQ53/41.02


Đồ án tốt nghiệp

Học viện Tài chính

 Đưa ra giải pháp phân tích, thiết kế sơ bộ
 Đề xuất các chức năng chính và cấu trúc chung của hệ thống cần
xây dựng.
 Đánh giá tính khả thi, ước lượng rủi ro
 Khả thi nghiệp vụ
 Khả thi về kĩ thuật
 Khả thi về kinh tế
 Lập kế hoạch triển khai dự án
 Dự trù thiết bị
 Dự trù nhân sự
 Lập bảng chi tiết công việc
 Tiến trình triển khai: Công việc thực hiện, nhân sự thực hiện, thời
gian thực hiện, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc
 Dự trù kinh phí
 Xin quyết định phê chuẩn
1.1.5.2. Phân tích hệ thống
Sau khi khảo sát để xác lập dựn án phát triển HTTT, dựa trên kế hoạch
của dự án, người ta tiến hành thực hiện phân tích hệ thống. Mục tiêu của giai

đoạn này là nhằm trả lời câu hỏi “Hệ thống làm gì?”. Theo đó nhằm xác định
các thông tin, chức năng và thủ tục xử lí thông tin của HTTT cần phát triển.
Phân tích hệ thống nhằm hiểu rõ và xác định bản chất, chi tiết về hệ
thống. Trên cơ sở đó nhằm đưa ra mô hình phân tích về hệ thống. Phân tích hệ
thống nhằm xác định quá trình thu thập, lưu trữ, xử lí và phân phối dữ liệu
giữa hệ thống với môi trường bên ngoài và giữa các phần tử của hệ thống.
Phân tích hệ thống nhằm xác định nhu cầu thông tin của tổ chức, cung cấp
những dữ liệu cơ sở cho việc thiết kế HTTT sau này, bao gồm các công việc:
SV: Bùi Thị Thanh Mai

11

Lớp: CQ53/41.02


Đồ án tốt nghiệp

Học viện Tài chính

 Xác định các dữ liệu nghiệp vụ của hệ thống cần lưu trữ và xử lí như:
chứng từ, sổ sách, báo cáo,…
 Xác định các chức năng, nhiệm vụ của hệ thống
 Xác định quy trình nghiệp vụ hoạt động của hệ thống
 Xác định các dữ liệu và chức năng hoạt động trong tương lai của
nghiệp vụ hoạt động của hệ thống
 Các ràng buộc quan hệ giữa hệ thống và môi trường
 Xây dựng mô hình diễn tả hệ thống về chức năng
 Xây dựng mô hình diễn tả hệ thống về dữ liệu
 Xây dựng mô hình về các ràng buộc và mối quan hệ của HTTT mới cần
phát triển với môi trường

 Phác họa giải pháp thiết kế bằng cách lựa chọn và mô tả chung một giải
pháp thiết kế thích hợp
 Sau khi xác định đầy đủ các yêu cầu về hệ thống, tiến hành lập tài liệu
phân tích về hệ thống
 Phân tích hệ thống về chức năng
Vấn đề tổng quát: “Hệ thống làm gì?”
Mục tiêu:
 Xác định các nhiệm vụ, chức năng mà hệ thống đảm nhận
 Xác định các mối ràng buộc áp đặt lên các chức năng của hệ thống
 Xác định các mối quan hệ thông tin giữa các chức năng của hệ thống
 Đặc tả chi tiết hoạt động của các chức năng
Phân tích hệ thống về chức năng bao gồm:
 Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống
 Biểu đồ phân cấp chức năng
 Biểu đồ luồng dữ liệu

SV: Bùi Thị Thanh Mai

12

Lớp: CQ53/41.02


Đồ án tốt nghiệp

Học viện Tài chính

 Ma trận thực thể chức năng
 Tài liệu đặc tả chức năng
 Phân tích hệ thống về dữ liệu

Mục tiêu của phân tích hệ thống về dữ liệu là xây dựng mô hình dữ liệu
quan niệm. Mô hình này là cơ sở của việc thiết kế CSDL vật lí cho HTTT.
Các bước tiến hành xây dựng mô hình dữ liệu quan niệm:
 Tập hợp và phân tích các hồ sơ dữ liệu nghiệp vụ thu được từ giai đoạn
khảo sát.
 Lựa chọn, sắp xếp các thông tin cơ sở.
 Xác định các thực thể dữ liệu và mối quan hệ giữa chúng.
 Xây dựng sơ đồ cho mô hình dữ liệu quan niệm.
Thông thường có 2 cách tiếp cận để tiến hành phân tích, đó là mô hình
thực thể liên kết và mô hình quan hệ:
a) Mô hình thực thể liên kết (E/A – Entity Association Model)
E/A là mô hình cách thức dữ liệu của hệ thống được tổ chức. E/A còn được
gọi theo một tên khác là mô hình quan hệ thực thể E - R (Entity Relationship
Model).
E/A bao gồm một tập các thực thể, mối liên kết giữa các thực thể, các thuộc
tính của chúng thỏa mãn các ràng buộc về dữ liệu.
b) Mô hình dữ liệu quan hệ (Relational Data Model)
Mô hình dữ liệu quan hệ được chuyển đổi từ mô hình thực thể liên kết thông
qua 6 quy tắc:
 Quy tắc 0: Áp dụng cho kiểu thuộc tính phức hợp
 Quy tắc 1: Áp dụng cho mỗi kiểu thực thể
 Quy tắc 2: Áp dụng co kiểu liên kết 1-1
 Quy tắc 3: Áp dụng cho kiểu liên kết 1-n

SV: Bùi Thị Thanh Mai

13

Lớp: CQ53/41.02

Đồ án tốt nghiệp

Học viện Tài chính

 Quy tắc 4: Áp dụng cho kiểu liên kết n-n
 Quy tắc 5: Áp dụng cho kiểu thuộc tính đa trị
 Quy tắc 6: Áp dụng cho kiểu liên kết n ngôi (n>2)
1.1.5.3. Thiết kế hệ thống
Sau khi có thông tin chi tiết về yêu cầu của hệ thống từ việc phân tích,
tiến hành thiết kế chi tiết và lựa chọn công nghệ phù hợp cho hệ thống.
Thiết kế hệ thống chính là quá trình tìm ra giải pháp đáp ứng các yêu
cầu đặt ra ở trên. Nó bao gồm các công việc:
a. Thiết kế kiến trúc
Sơ đồ kiến trúc hệ thống được thiết lập bằng cách áp dụng phân chia hệ
thống thành các hệ thống con nhằm thuận lợi cho việc xây dựng và bảo trì
chương trình sau này.
Việc xác định hệ thống con bằng cách gộp các chức năng trong biểu đồ
luồng dữ liệu thường dựa vào các tiêu chí:
 Gộp theo sự kiện giao dịch: gộp các chức năng cùng tham gia vào xử lí
một sự kiện giao dịch nào đó xảy ra.
 Gộp theo thực thể dữ liệu: gộp các chức năng liên quan tới một hoặc
một số thực thể dữ liệu thành một hệ thống con.
 Gộp theo sơ đồ tổ chức hoặc thích ứng với cấu hình phần cứng, phần
mềm…
 Gộp theo vấn đề giải quyết:gộp các chức năng cùng tham gia giải quyết
một vấn đề thành một hệ con.
b. Thiết kế các mô đun chương trình
 Mỗi hệ thống con trong mô tả kiến trúc của hệ thống là một Module

SV: Bùi Thị Thanh Mai

14

Lớp: CQ53/41.02


Đồ án tốt nghiệp

Học viện Tài chính

 Dựa trên tài liệu đặc tả chức năng từ giai đoạn phân tích hệ thống, tiến
hành xây dựng sơ đồ xử lí (giải thuật) cho từng hệ thống con (Module) theo
cấu trúc sau:
 Input: Dữ liệu vào, Output: Dữ liệu ra.
 Tên mô đun và thuật toán thực hiện.
 Cần phải bổ sung các mô đun Vào/Ra (giao diện với người dùng hoặc
giao diện với CSDL).
c. Thiết kế cơ sở dữ liệu
Thiết kế CSDL là quá trình chuyển các đặc tả dữ liệu logic thành đặc tả
dữ liệu vật lí để lưu dữ liệu, nghĩa là quá trình chuyển mô hình quan hệ thành
lược đồ dữ liệu vật lí.
Các công việc của quá trình thiết kế CSDL hệ thống:
 Phi chuẩn hóa lược đồ CSDL quan hệ:
+ Bổ sung các trường thuộc tính phụ thuộc cho mỗi quan hệ trong lược
đồ CSDL quan hệ.
+ Gộp các quan hệ có liên kết 1:1 với nhau thành một quan hệ nếu thấy
cần thiết.
+ Gộp các quan hệ có liên kết 1:N với nhau thành một quan hệ nếu thấy
cần thiết.

 Thiết kế trường: trường là một thuộc tính của bảng trong mô hình quan
hệ, được đặc trưng bởi tên, kiểu, miền giá trị.
 Thiết kế logic: thiết kế hệ thống logic không gắn với bất kì hệ thống
phần cứng và phần mềm nào. Nó tập trung vào khía cạnh nghiệp vụ của hệ
thống thực.
SV: Bùi Thị Thanh Mai

15

Lớp: CQ53/41.02


Đồ án tốt nghiệp

Học viện Tài chính

 Thiết kế vật lí: là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng thành bản
thiết kế hay các đặc tả kỹ thuật. Những phần khác nhau của hệ thống được
gắn vào những thao tác và thiết bị cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập dữ
liệu, xử lí và đưa ra thông tin cần thiết cho tổ chức.

SV: Bùi Thị Thanh Mai

16

Lớp: CQ53/41.02