luận văn hệ thống thông tin kinh tế phân tích và thiết kế hệ thống quản lý khách hàng tại công ty cổ phần pizza 4 ps

MỤC LỤC
PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU.......................................................................................2
1. Tầm quan trọng và ý nghĩa của vấn đề...............................................................................................2
4. Phương pháp nghiên cứu...................................................................................................................4
Thiết kế sẽ bao gồm hệ thống các chương trình đảm nhận các chức năng như dưới đây 27
3.6.2. Thiết kế dữ liệu...........................................................................................................27
1.63.6.4. Đề xuất và kiến nghị...............................................................................................................36
KẾT LUẬN..................................................................................................................................................37
PHỤ LỤC....................................................................................................................................................39

i


DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ
Hình 1.1. Mô hình hệ thống thông tin........................................................................................................6
Hình 1.2. Mô hình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin.......................................................................11
Hình 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty....................................................................................................16
Sơ đồ 3.1 : Sơ đồ phân cấp chức năng.....................................................................................................21
Sơ đồ 3.2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh của hệ thống..................................................................22
Sơ đồ 3.3. Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.................................................................................................23
Sơ đồ 3.4. Sơ đồ quản lý thông tin khách hàng.......................................................................................24
Sơ đồ 3.5. Sơ đồ quản lý hợp đồng..........................................................................................................24
Sơ đồ 3.6. Sơ đồ quản lý giao dịch...........................................................................................................25
Sơ đồ 3.7. Sơ đồ Tổng hợp/ Báo cáo........................................................................................................26
Sơ đồ 3.8. Thiết kế kiến trúc phần mềm quản lý khách hàng..................................................................27
Sơ đồ 3.9. Sơ đồ quan hệ thực thể...........................................................................................................29
Sơ đồ 3.10. Sơ đồ cấu trúc dữ liệu...........................................................................................................30
Hình 3.11 Giao diện đăng nhập hệ thống.................................................................................................33
Hình 3.12 Giao diện chính của chương trình...........................................................................................33
Hình 3.13: Giao diện danh mục khách hàng.............................................................................................34
Hình 3.14. Giao diện danh mục hợp đồng...............................................................................................35

Hình 3.15. Giao diện danh mục giao dịch.................................................................................................35
Hình 3.16. Giao diện danh mục sản phẩm...............................................................................................36

ii


CÁC DANH TỪ VIẾT TẮT
CNTT

CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

HTTT

HỆ THỐNG THÔNG TIN

SXKD

SẢN XUẤT KINH DOANH

TT

THÔNG TIN

iii


PHẦN MỞ ĐẦU
Công nghệ thông tin trong giai đoạn hiện nay đang có những bước phát triển một
cách mạnh mẽ trong mọi lĩnh vực hoạt động trên toàn thế giới. Ở Việt Nam, tuy rằng
công nghệ thông tin mới chỉ đang đi từng bước phát triển, tuy nhiên những bước phát

triển đó đem lại cho Việt Nam trở thành nước có tiềm năng về lĩnh vực công nghệ
thông tin. Trong đó, phát triển hệ thống thông tin đang là thế mạnh của đất nước. Với
việc ứng dụng trong các ngành kinh tế, hệ thống thông tin giúp cho công việc quản lý
được dễ dàng hơn, nâng cao hiệu quả sản xuất, tiết kiệm được thời gian công sức.
Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu sử dụng các phần mềm tin học ngày càng
cao và dường như đã trở thành phần không thể thiếu trong các tổ chức. Việc sử dụng
những phần mềm đó giúp tăng hiệu quả trong việc xử lý thông tin phức tạp, đem đến
sự tiện ích và nhanh chóng hiệu quả trong việc điều khiển các hoạt động quản lý, kinh
doanh, cũng như làm hẹp không gian lưu trữ, cụ thể hoá thông tin đáp ứng nhu cầu của
người sử dụng.
Trong quá trình thực tập trong khóa học, em đã tìm hiểu về vấn đề quản lý khách
hàng tại Công ty Cổ phần Pizza 4P'S. Sau khi tìm hiểu kỹ, em cũng đã có được những
kinh nghiệm thực tế nhất định và nắm khá vững quy trình phân tích, thiết kế một hệ
thống thông tin quản lý. Qua đó em đã thực hiện đề tài: “Phân tích và thiết kế hệ
thống quản lý khách hàng tại Công ty Cổ phần Pizza 4 P'S”. Mục đích của đề tài là
làm rõ và đưa ra những giải pháp về phân tích, thiết kế hệ thống quản lý khách hàng
tại công ty nhằm tạo ra công cụ hỗ trợ cho công ty trong việc quản lý khách hàng,
giảm bớt công việc lập sổ sách; nắm bắt nhanh, chính xác tình trạng hợp đồng với
khách hàng; theo dõi doanh thu theo từng khách hàng từ đó có thể đem đến cho khách
hàng sự phục vụ tốt nhất, tiện lợi và hiệu quả nhất.
Em xin gửi lời cảm ơn sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của thầy giảng viên
Nguyễn Hưng Long đã giúp em rất nhiều trong quá trình hoàn thành khóa luận. Em
cũng xin gửi lời cảm ơn tới toàn thể các thầy, các cô trong khoa Hệ Thống Thông Tin
Kinh Tế và Thương Mại Điện Tử đã dạy bảo và truyền đạt những kiến thức bổ ích
giúp em tự tin và sẽ là hành trang trong cuộc sống sau này.
Em xin chân thành cảm ơn

1

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
1. Tầm quan trọng và ý nghĩa của vấn đề.
1.1. Tầm quan trọng của đề tài
Tại các doanh nghiệp cho thấy hiện trạng công tác tổ chức thông tin liên quan
khách hàng hiện thời cho thấy:
- Số khách hàng, đối tác, hợp đồng, giao dịch tăng nhanh. Các thông tin này
không được kết nối một cách logic với nhau, việc tìm kiếm các thông tin liên quan tới
nhau là rất khó và tốn rất nhiều thời gian.
- Công tác tổ chức quản lý thông tin liên quan khách hàng, ở góc độ tin học hóa,
là chậm đổi mới với các loại hình công tác quản lý chuyên môn khác.
Mặc dù đã được trang bị một hệ thống quản lý nhưng phương pháp làm việc chủ
yếu vẫn là làm thủ công với giấy và bút.
Tình trạng thông tin, số liệu thiếu chính xác, không đầy đủ. Một trong những
nguyên nhân của tình trạng trên việc không cập nhật thông tin cá nhân thường xuyên
và đặc biệt là tầm nhìn dường như họ cảm thấy không có ảnh hưởng gì đến công việc
hiện tại, bởi thế người ta không cảm thấy sự cần thiết của việc quản lý hồ sơ và bổ
sung thông tin.
Với tình trạng như đã phản ánh ở trên, để có được những thông tin trên diện rộng
thì việc lấy thông tin từ hồ sơ lưu trữ là chuyện bất khả thi. Nghiên cứu cải tiến cơ cấu
tổ chức, hoạch định chính sách trên là việc rất khó khăn vất vả. Trong tình hình như
vậy, việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác tổ chức, quản lý thông tin khách
hàng là việc làm hết sức cấp thiết để thực hiện tốt các chiến lược kinh doanh của
doanh nghiệp.
1.2. Ý nghĩa của đề tài
Việc xây dựng hệ thống quản trị khách hàng giúp đem lại rất nhiều lợi ích cho
công ty:
Giảm chi phí hoạt động của doanh nghiệp
- Hỗ trợ quy trình ký kết hợp đồng với khách hàng.
+Hoạt động ký kết hợp đồng.
+Hỗ trợ dịch vụ sau khi ký hợp đồng.

- Nâng cao năng suất ,hiệu quả công việc.
- Trợ giúp quá trình ra quyết định.
1.3. Tổng quan về tình hình nghiên cứu
- Tình hình nghiên cứu trong nước .
Việc nghiên cứu về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách hàng
được trình bày trong một số đề tài sau

2


Luận văn tốt nghiệp của Nguyễn Hoài Nam, lớp Tin 44B, Khoa Tin học kinh tế,
Đại học Kinh tế quốc dân, 2007, với đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
quản lý khách hàng tại Công ty Cổ phần Tư vấn & Phát triển Công nghệ Thăng
Long”. Đề tài đã đưa ra một số lý luận về hệ thống thông tin, phân tích hệ thống thông
tin. Đã đánh giá được thực trạng và tầm quan trọng của hệ thống quản lý khách hàng,
… Từ đó tiến hành phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách hàng tại
Công ty Cổ phần Thăng Long.
Luận văn tốt nghiệp của Lê Thị Trang, lớp D55T, Khoa Tin học kinh tế, Đại học
Bách khoa Hà Nội, 2010, với đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý khách hàng
tại công ty cổ phần Sao vàng Việt Nam”. Đề tài đánh giá đúng thực trạng quản lý
khách hàng tại công ty, đưa ra các khái niệm và trình bày chức năng, các bộ phận cấu
thành của hệ thống thông tin. Qua đó tiến hành phân tích, thiết kế hệ thống quản lý
khách hàng tại doanh nghiệp thực tập.
- Tình hình nghiên cứu ngoài nước
Trên thế giới tình hình nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý khách hàng rất phát
triển như:
Tác giả Anthony I. Wasserman với nghiên cứu có tựa đề “ information system
desing metholody “. Đề tài nghiên cứu phân tích tầm quan trọng , cần thiết của việc
phân tích thiết kế và phát triển một hệ thống thông tin , tác giả đưa ra những lý do thúc
đẩy việc khảo sát tìm hiểu , tiếp cận một số công cụ kỹ thuật kết hợp với những

phương pháp quản lý , tổ chức, hỗ trợ trong công việc thiết kế phần mềm và cách thức
phát triển hệ thống thông tin quản lý một cách hiệu quả .
2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Đề tài được tiến hành nghiên cứu với các mục tiêu chính:
- Nghiên cứu tổng quan về Công ty cổ phần Pizza 4P'S cũng như tình hình ứng
dụng CNTT tại công ty.
- Nghiên cứu trên cơ sở lý thuyết việc phát triển hệ thống thông tin quản lý
khách hàng tại Công ty cổ phần Pizza 4P’S
- Phân tích và đánh giá thực trạng về hệ thống thông tin quản lý khách hàng tại
Công ty cổ phần Pizza 4P’S.
- Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý khách hàng tại Công ty cổ phần Pizza
4P’S
- Đưa ra một số định hướng, giải pháp về quản lý khách hàng tại Công ty cổ
phần Pizza 4P’S.

3


3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
3.1. Đối tượng nghiên cứu
Tổ chức hoạt động quản lý khách hàng tại công ty . Nghiên cứu ứng dụng các
phương pháp và công cụ phân tích, thiết kế một HTTT hiện đại vào trong việc xây
dựng HTTT quản lý khách hàng ở cơ sở thực tập.
3.2. Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi nghiên cứu trong quy mô doanh nghiệp, cụ thể là Công ty Cổ phần Pizza
4P'S
4. Phương pháp nghiên cứu
4.1. Phương pháp thu thập dữ liệu
- Phương pháp thu thập dữ liêu thứ cấp: qua các báo cáo kinh doanh , tài liệu
thống kê, các báo cáo khoa học đã thực hiện , qua mạng internet

-Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
+Phương pháp sử dụng phiếu điều tra
+Phương pháp phỏng vấn
4.2: Phương pháp xử lý dữ liệu
+ Phương pháp xử lý dữ liệu sơ cấp
Sau khi tiến hành phỏng vấn cần phân loại các thông tin thu được theo từng mục
nội dung sau .
- Kiểm chứng độ tin cậy của thông tin
- Xem xét độ hợp lệ của thông tin đối với nghiên cứu
+ Phương pháp xử lý dữ liệu thứ cấp
Sau khi thu thập các tài liệu thứ cấp cần tiến hành phân loại theo các dạng:
- Tài liệu cung cấp các cơ sở lý thuyết
- Tài liệu có tính chiến lược.
- Tài liệu báo cáo kế hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài hạn.
- Tài liệu tham khảo dạng hội thảo, hội nghị và các bài đánh giá, phân tích về
công ty.
Việc phân loại sẽ giúp đưa ra những nội dung cơ bản của từng loại tài liệu để làm
căn cứ phân tích.
Tiến hành tổng hợp và so sánh
Cách phân tích dữ liệu và trình bày kết quả
Đưa ra các đánh giá tổng quát, đánh giá chung với các thống kê, mô tả.
Đưa ra các biểu đồ, đồ thị, hình vẽ minh họa dựa trên số liệu thu thập được.
So sánh mối liên hệ giữa các đại lượng để đưa ra những đánh giá sâu hơn và rút
ra kết luận

4


5. Kết cấu khóa luận
Ngoài lời cảm ơn , phần mở đầu khóa luận gồm các chương .

Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin quản lý và thực trạng hệ thống
thông tin quản lý khách hàng tại Công ty Cổ phần Pizza 4P’s
Chương 2: GIới thiệu về Công ty cổ phần Pizza 4P'S và thực trạng việc quản lý
khách hàng tại Công ty Cổ phần Pizza 4P’s
Chương 3: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách hàng tại Công ty
Cổ phần Pizza 4P’s

5


CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
THÔNG TIN
1.1.Một số khái niệm cơ bản
- Thông tin: Được hiểu theo nghĩa thông thường là một thông báo hay tin nhận
được làm tăng sự hiểu biết của đối tượng nhận tin về một vấn đề nào đó, là sự thể hiện
mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tượng.
- Hệ thống thông tin : Là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng,
phần mềm dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông
tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. (Giáo trình Quản trị Hệ thống
thông tin doanh nghiệp,Trường Đại học Thương mại).
Tùy thuộc vào mỗi hệ thống mà mô hình HTTT của mỗi tổ chức có đặc thù riêng,
tuy nhiên chúng vẫn tuân theo một quy tắc nhất định. HTTT được thực hiện bởi con
người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học, nhiệm vụ của HTTT
trong doanh nghiệp là xử lý các thông tin trong tổ chức thuộc nhiều bộ phận như
thông tin kinh doanh, thông tin quản lý, khách hàng,…. Ta hiểu xử lý thông tin là tập
hợp những thao tác áp dụng lên thông tin nhằm chuyển chúng về một dạng trực tiếp
sử dụng được, làm cho chúng trở thành hiểu được, tổng hợp hơn, truyền đạt hơn, hoặc
có dạng đồ họa…
- Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System – MIS): Một hệ
thống thông tin gồm cơ sở dữ liệu hợp nhất và các dòng thông tin giúp con

người trong sản xuất, quản lý và ra quyết định.
- Hệ hỗ trợ ra quyết định: Hỗ trợ cho việc ra quyết định.
−Hệ chuyên gia: Hỗ trợ nhà quản lý giải quyết các vấn đề và ra quyết định .
Nguồn

Thu thập

Đích

Xử lý và lưu giữ

Phân phát

Kho dữ liệu
Hình 1.1. Mô hình hệ thống thông tin
(Giáo trình hệ thống thông tin kinh tế )
−Hệ thống thông tin các yếu tố đầu vào (Input) của hệ thống gắn liền với việc thu
thập dữ liệu đưa vàoTrong hệ thống xử lý. Quá trình xử lý (Proccessing) gắn liền với

6


quá trình biến đổi đầu vào thành đầu ra (Output) và được chuyển đến đích
(Destination) hay cập nhập vào các kho dữ liệu (Storage) của hệ thống
1.2.1. Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin
Mỗi hệ thống thông tin có năm bộ phận: Phần cứng, phần mềm, dữ liệu, mạng,
con người.
Phần cứng: Là các bộ phận cụ thể của máy tính hay hệ thống máy tính, hệ thống
mạng sử dụng làm thiết bị kỹ thuật hỗ trợ hoạt động trong HTTT. Phần cứng trong
HTTT là công cụ kỹ thuật để thu thập, xử lý, truyền thông tin.

Phần mềm: là tập hợp những câu lệnh được viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ
lập trình theo một trật tự xác định nhằm tự động hóa thực hiện một số chức năng hoặc
giải quyết một bài toán nào đó.
Dữ liệu: Tài nguyên về dữ liệu gồm các cơ sở dữ liệu. Cơ sở dữ liệu là tập hợp
các bảng có liên quan tới nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị tin học, chịu sự
quản lý của một hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều
người sử dụng khác nhau. Cơ sở dữ liệu cần phải được thu thập, lựa chọn và tổ chức
một cách khoa học để tạo điều kiện cho người sử dụng có thể truy cập một cách dễ
dàng, thuận tiện và nhanh chóng.
Mạng: Mạng máy tính là tập hợp các máy tính độc lập được kết nối với nhau
thông qua các đường truyền vật lý và tuân theo quy ước thông tin nào đó.Hệ thống
mạng cho phép chia sẻ tài nguyên trong hệ thống. Hệ thống mạng truyền thông cho
phép trao đổi thông tin giữa người sử dụng ở các vị trí địa lý khác nhau bằng các
phương tiện điện tử. Như vậy, việc quản lý các tài nguyên trong hệ thống có sự thống
nhất và tập trung.
Con người: Con người trong HTTT là chủ thể điều hành và sử dụng HTTT. Đây
là thành phần quan trọng nhất của một HTTT. Trong một HTTT phần cứng và phần
mềm được coi là đối tượng trung tâm còn con người đóng vai trò quyết định. Con
người là chủ thể, trung tâm thu thập, xử lý số liệu, thông tin để máy tính xử lý. Công
tác quản trị quản lý HTTT trong doanh nghiệp là công việc lâu dài và khó khăn nhất.
1.2.2. Chức năng của hệ thống thông tin trong tổ chức
Một HTTT bao gồm các chức năng.
+ Thu thập, phân tích và lưu trữ các thông tin một cách có hệ thống , những
thông tin có ích được cấu trúc hóa để có thể lưu trữ và khai thác trên các phương tiện
tin học .
+ Thay đổi sửa chữa , tiến hành thanh toán trên các nhóm chỉ tiêu . Tạo ra các
thông tin mới

7

+ Phân phối và phản hồi thông tin nhằm phục vụ mục đích sử dụng của con
người.
1.2.3. Phân loại HTTT trong tổ chức doanh nghiệp:
- HTTT kế toán: Là một cấu phần đặc biệt của hệ thống thông tin quản lý. nhằm
thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến các nghiệp vụ tài chính
- HTTT Marketing: Một hệ thống bao gồm con người, thiết bị và các thủ tục để
thu thập, phân loại, phân tích, đánh giá và phân phối các thông tin cần thiết, chính xác
và kịp thời cho các nhà ra quyết định Marketing".
- HTTT kinh doanh và sản xuất: Cung cấp thông tin cần thiết để lên kế hoạch, tổ
chức, điều hành, theo dõi, kiểm tra và thực hiện các chức năng quản lý khác đối với
các hệ thống SXKD.
+ Kiểm soát các giai đoạn của quá trình chuẩn bị các điều kiện sản xuất và biến
đổi nguyên vật liệu thành sản phẩm.
+Giúp quyết định cách thức tổ chức sản xuất và phương pháp sản xuất tối ưu
nhất, nơi dùng làm kho dự trữ hợp lý nhất và giải pháp vận chuyển hàng tốt nhất… →
sản phẩm với chất lượng tốt nhất với chi phí hợp lý nhất.
- HTTT quản trị nguồn nhân lực.
+Cung cấp thông tin cho lãnh đạo ra các quyết định quản lý
+Cung cấp thông tin cho quá trình lập kế hoạch dài và ngắn hạn về nguôn nhân
lực
+Cung cấp thông tin về bồi dưỡng nguồn nhân lực
Cung cấp thông tin về tiềm năng nguồn nhân lực để có cơ sở bổ nhiệm cán bộ
+Cung cấp thông tin về sự biến động của nguồn nhân lực
1.3. Khái niệm chung về phân tích và thiết kế hệ thống.
Lý thuyết về phân tích thiết kế HTTT trích từ giáo trình “phân tích và thiết kế
HTTT” của Thạc Bình Cường, nhà xuất bản Thống Kê, Hà Nội:
1.3.1. Quy trình phân tích, thiết kế HTTT.
Quy trình gồm có các giai đoạn sau: khảo sát hiện trạng sát lập dự án, phân tích
hệ thống, thiết kế hệ thống, cài đặt hệ thống.

1.3.2. Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án:
Là công đoạn xác định tính khả thi của dự án xây dựng HTTT, thu thập thông tin,
tài liệu, nghiên cứu hiện trạng nhằm làm rõ tình trạng hoạt động của hệ thông tin cũ
trong hệ thống thực, từ đó đưa ra giải pháp xây dựng hệ thông tin mới.
Công việc thực hiện:
• Khảo sát hệ thống đang làm gì.
• Đưa ra đánh giá về hiện trạng.
• Xác định nhu cầu của tổ chức kinh tế, yêu cầu về sản phẩm.
8


• Xác định những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo.
• Tìm giải pháp tối ưu trong các giới hạn về kỹ thuật, tài chính, thời gian và
những ràng buộc khác.
1.3.3. Phân tích hệ thống:
Là công đoạn đi sau giai đoạn khảo sát hiện trạng và xác lập dự án và là giai
đoạn đi sâu vào các thành phần hệ thống (chức năng xử lý, dữ liệu).
Công việc thực hiện:
Phân tích hệ thống về xử lý: xây dựng được các biểu đồ mô tả logic chức năng
xử lý của hệ thống.
Phân tích hệ thống về dữ liệu: xây dựng được lược đồ cơ sở dữ liệu mức logic
của hệ thống giúp lưu trữ lâu dài các dữ liệu được sử dụng trong hệ thống.
1.3.4. Thiết kế hệ thống:
Là công đoạn cuối cùng của quá trình khảo sát, phân tích, thiết kế. Tại thời điểm
này đã có mô tả logic của hệ thống mới với tập các biểu đồ lược đồ thu được ở công
đoạn phân tích.
Nhiệm vụ: Chuyển các biểu đồ, lược đồ mức logic sang mức vật lý.
Công việc thực hiện:
Thiết kế tổng thể.
Thiết kế giao diện.

Thiết kế cơ sở dữ liệu.
Thiết kế phần mềm.
1.3.5 : Cài đặt hệ thống
Quy trình cài đặt theo tiến trình sau:
Bước 1 : Lập kế hoạch cài đặt . Chuyển đổi hệ thống cũ thành hệ thống mới là
một bài toán rất phức tạp, ta phải chuyển đổi 4 thành phần chính của hệ thống đó là:
−Con người trong hệ thống
−Máy móc, trang thiết bị
−Quy trình thông qua các quyết định quản lý.
−Hệ thống biểu mẫu được sử dụng trong các quy trình quản lý
Chính vì vậy phải lập kế hoạch tỷ mỉ, phải bao quát tất cả.
−Bao gồm các nội dung sau:
+Phần cứng
+Phần mềm
+Cơ sở dữ liệu
+Công nghệ quản lý
+Biểu mẫu trong hệ thống thông tin quản lý
+Các phương pháp truyền đạt thông tin trong hệ thống
9


+Các phương thức lưu trữ thông tin
+ Tác phong của lãnh đạo và các nhân viên quản lý.
Bước 2: Biến đổi dữ liệu
Dữ liệu của 2 hệ thống cũ và mới thường không tương thích nhau về phương
thức lưu trữ, cũng như cách thu thập do đó dễ sai sót khi biến đổi dữ liệu. Quy trình
biến đổi dữ liệu như sau:
- Xác định chất lượng của dữ liệu
- Làm ổn định dữ liệu và tổ chức những thay đổi sao cho phù hơn
- Tổ chức và đào tạo đội ngũ thực hiện công việc biến đổi dữ liệu

- Lập lịch, thời gian của quá trình biến đổi dữ liệu
- Tiến hành quá trình biến đổi dữ liệu dưới sự chỉ đạo thống nhất
- Kiểm tra việc kiểm tra dữ liệu được đưa vào tài liệu gốc
- Thực hiện những thay đổi lần cuối cùng trong các tệp dữ liệu. Nếu trong hệ
thống cũ có các tệp dữ liệu thì tốt nhất tổ chức biến đổi các tệp dữ liệu này trước, sau
đó mới đến các tệp mới, chuyển từ phương thức thủ công sang
−Thực hiện kiểm chứng cuối cùng để đảm bảo các tệp dữ liệu đã biến đổi phù
hợp với các yêu cầu của hệ thống mới.
Bước 3
Huấn luyện
−Huấn luyện chu đáo tất cả các nhân viên tham gia hệ thống .
Bước 4 : Các phương pháp cài đặt
+Phương pháp chuyển đổi trực tiếp
+Phương pháp hoạt động song song
+Phương pháp chuyển đổi từng bước thí điểm
+Phương pháp chuyển đổi bộ phận.
Bước 5: Biên soạn tài liệu về hệ thống.
Tài liệu hướng dẫn gồm
+Trang đầu tiên- trang nhan đề: tên phần mềm, tác giả, địa chỉ liên lạc, nơi làm
việc của tác giả, ngày sản xuất.
+Phần mục lục: nêu nội dung chính của các chương mục.
+Tóm tắt hệ thống: trình bày ngắn gọn các vấn đề chủ yếu của phần mềm: quy
trình thao tác của hệ thống, mô tả toàn bộ hệ thống, mô tả hoạt động của các bộ phận
liên quan, kiểm soát phần mềm, tài liệu đầu vào ở trong máy tính, thiết kế giao diện
màn hình, mô tả cách sử dụng, cách sửa chữa do nhầm lẫn, giải thích thông báo lỗi
trong chương trình .

10

1.3.4. Mô hình phân tích, thiết kế HTTT
Hệ thống được phân tích, thiết kế với 2 mức: mức vật lý và mức logic.
Áp dụng phương thức biến đổi:
- Đi từ mô tả vật lý sang mô tả logic: Chuyển từ mô tả vật lý của hệ thống cũ
sang mô tả logic của hệ thống cũ.
- Đi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới: Chuyển từ mô tả logic của hệ thống cũ
sang mô tả logic của hệ thống mới.
Bằng cách trả lời:
- Ở mức vật lý: Mô tả thực trạng hệ thống cũ làm việc như thế nào? làm gì?
- Ở mức logic: Mô tả hệ thống mới làm gì? làm việc như thế nào?
•
•
•

Mô tả hệ thống
cũ làm việc như
thế nào?

Mô tả hệ thống
mới làm việc như
thế nào?

• vật lý
Mức

Mức logic

Thiết kế
hệ thống

Phân tích
hệ thống

Mô tả hệ thống
cũ làm gì?

Phân tích hệ
thống

Mô tả hệ thống
mới làm gì?

Hình 1.2. Mô hình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin
1.4: Phân tích HTTT
Khái niệm: Phân tích HTTT là quá trình xem xét nhìn nhận, đánh giá HTTT hiện
hành và môi trường của nó để xác định các khả năng cải tiến, phát triển hệ thống
( Giáo trình HTTT, 2011, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân).
Mục đích của phân tích hệ thống: Giúp việc thu thập thông tin, đánh giá về hệ
thống hiện tại, tạo lập mối quan hệ tốt đẹp với người sử dụng, xác định chi tiết các khó
khăn cần giải quyết của hệ thống hiện tại.
Phân tích HTTT gồm có: phân tích chức năng và phân tích dữ liệu.

11


Phương pháp phân tích thiết kế hướng chức năng:
Đặc trưng của phương pháp hướng chức năng là phân chia chương trình chính
thành nhiều chương trình con, mỗi chương trình con nhắm đến thực hiện một công
việc nhất định.
Phương pháp này tiến hành phân rã bài toán thành các bài toán nhỏ hơn, rồi tiếp

tục phân rã bài toán con cho đến khi nhận được bài toán có thể cài đặt được ngay, sử
dụng các hàm ngôn ngữ lập trình hướng chức năng.
Biểu đồ phân cấp chức năng
Khái niệm: Là công cụ biểu diễn việc phân rã có thứ bậc đơn giản các công việc
cần thực hiện. Mỗi công việc được chia ra làm các công việc con, số mức chia ra phụ
thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống.
+ Thành phần:
Các chức năng: Được ký hiệu bằng hình chữ nhật trên có gán tên nhãn
Kí hiệu:

Tên chức năng

Kết nối: Kết nối giữa các chức năng mang tính chất phân cấp và được ký hiệu
bằng đoạn thẳng nối chức năng cha tới chức năng con.

Biểu đồ luồng dữ liệu.
+ Khái niệm: Là công cụ mô tả các dòng thông tin liên hệ giữa các chức năng với
nhau và giữa các chức năng với môi trường bên ngoài.
+ Thành phần:Chức năng xử lý: Là chức năng biểu đạt các thao tác, nhiệm vụ
hay tiến trình xử lý nào đó. Tính chất quan trọng của chức năng là biến đổi thông tin từ
đầu vào theo một cách nào đó như tổ chức lại thông tin hoặc tạo ra thông tin mới.
Biểu diễn: Hình tròn hoặc hình oval trong có tên chức năng. Tên chức năng là
một động từ (có thể kèm thêm bổ ngữ).
Tên chức
năng

Luồng dữ liệu: Là việc chuyển giao thông tin (dữ liệu) vào hoặc ra khỏi chức
năng nào đó.
Biểu diễn: Là mũi tên có hướng trên đó có ghi tên luồng dữ liệu. Tên luồng dữ
liệu là một danh từ (có thể kèm tính từ).

12


Tên luồng dữ liệu
Kho dữ liệu: Các thông tin cần lưu giữ lại tại kho trong một khoảng thời gian, để
sau đó có thể truy nhập vào để trích xuất thông tin dữ liệu.
Biểu diễn: Cặp đường thẳng song song, bên trong có tên kho. Tên kho là danh từ
hoặc là danh sách thuộc tính.
Tên kho dữ liệu
Tác nhân ngoài: Là một người, nhóm người hay tổ chức ở bên ngoài lĩnh vực
nghiên cứu của hệ thống nhưng đặc biệt có một số hình thức tiếp xúc, trao đổi thông
tin với hệ thống. Sự có mặt của các nhân tố này trên sơ đồ chỉ ra giới hạn của hệ thống,
định rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài.
Biểu diễn: Hình chữ nhật bên trong có ghi tên tác nhân ngoài. Tên tác nhân ngoài
là một danh từ.
Tên tác nhân
ngoài
Tác nhân trong: Là một chức năng hay một hệ thống con của hệ thống được mô
tả ở trang khác của biểu đồ.
Biểu diễn: Hình chữ nhật khuyết một cạnh, bên trong ghi tên tác nhân trong. Tên
tác nhân trong là động từ (có thể kèm theo bổ ngữ).
Tên tác nhân trong
Các mức của biểu đồ luồng dữ liệu
Sơ đồ ngữ cảnh: Biểu đồ ngữ cảnh biểu diễn hệ thống ở mức cao nhất. Trong
biểu đồ này chỉ gồm ba loại thành phần.
- Một tiến trình duy nhất mô tả toàn hệ thống, trong đó có tên hệ thống và có chỉ
số là 0.
- Các tác nhân bên ngoài.
- Các luồng dữ liệu giữa tác nhân và hệ thống mô tả sự tương tác giữa hệ thống

với môi trường. Biểu đồ ngữ cảnh cho ta một cái nhìn tổng quát về hệ thống trong môi
trường của nó. Các tác nhân của hệ thống cần phải xác định đầy đủ. Sự thiểu các tác
nhân sẽ là nguyên nhân là cho hệ thống được xây dựng không có khả năng hoạt động
tốt trên thực tế.
Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra
nội dung chính của hệ thống.

13


Phân rã sơ đồ: Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã sơ
đồ. Bắt đầu từ sơ đồ mức ngữ cảnh, người ta phân rã sơ đồ thành sơ đồ mức 1, mức
2….
Sơ đồ thực thể liên kết E –R:
Mô hình thực thể liên kết là mô hình hóa thế giới thực dưới dạng một tập hợp các
kiểu thực thể, mỗi kiểu này được định nghĩa bởi một tập hợp các kiểu thuộc tính. Các
kiểu thực thể được kết nối với nhau bởi các kiểu liên kết.
Mô hình thực thể liên kết được xây dựng từ các khái niệm logic chính:
Thực thể: Các thực thể là một vật cụ thể hay trừu tượng, tồn tại thực sự và khá ổn
định trong thế giới thực, mà ta muốn phản ánh nó trong hệ thống thông tin.
Các thuộc tính là một giá trị dùng để mô tả một khía cạnh nào đó của một thực
thể. Một hay một tập kiểu thuộc tính của một kiểu thực thể được gọi là một khóa nếu
giá trị của nó cho phép ta phân biệt các thực thể với nhau.
Ví dụ:

Thực thể

Nhân viên

Kiểu thực thể là nhóm một số thực thể lại, mô tả cho một loại thông tin chứ

không phải là bản thân thông tin.
Liên kết: Trong một tổ chức hoạt động thống nhất thì các thực thể không thể tồn
tại độc lập với nhau mà các thực thể phải có mối quan hệ qua lại với nhau. Vì vậy khái
niệm liên kết được dùng để thể hiện những mối quan hệ qua lại giữa các thực thể.
Kiểu liên kết: Là tập hợp các liên kết có cùng bản chất. Các kiểu liên kết cho biết
số thể hiện lớn nhất của mỗi thực thể tham gia vào liên kết với một thể hiện của một
thực thể khác. Có ba kiểu liên kết:
Liên kết một - một (1-1): Hai thực thể A và B có mối liên kết 1-1 nếu một thực
thể kiểu A tương ứng với một thực thể kiểu B và ngược lại.
Ví dụ

Liên kết một - nhiều (1-n): Hai thực thể A và B có mối liên kết 1-n nếu một thực
thể kiểu A tương ứng với nhiều thực thể kiểu B và một thực thể kiểu B chỉ tương ứng
với một thực thể kiểu A.

14


Ví dụ .
1

Phòng ban

n

Thuộc

Nhân viên

Liên kết loại nhiều - nhiều (n-n): Hai thực thể A và B có mối liên kết n-n nếu một

thực thể kiểu A tương ứng với nhiều thực thể kiểu B và ngược lại.
Ví dụ:
Sản phẩm

n

n
Mua

Khách hàng

Thuộc tính: Là giá trị thể hiện một đặc điểm nào đó của một thực thể hay một
liên kết. Người ta chia ra làm ba loại thuộc tính: thuộc tính định danh (thuộc tính
khóa), thuộc tính quan hệ, thuộc tính mô tả. Trong đó thuộc tính định danh là quan
trọng nhất và bắt buộc thực thể nào cũng phải có thuộc tính này để xác định.

15


CHƯƠNG 2 : PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PIZZA 4P'S
2.1. Giới thiệu chung về công ty
Tên giao dịch: Pizza 4P'S corp
Mã số thuế: 0313168515
Địa chỉ: Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ
Chí Minh
Đại diện pháp luật: Ông Yosuke Masuko
Các nghành nghề kinh doanh
• Bán buôn thực phẩm
• Bán buôn đồ uống

• Bán lẻ thực phẩm trong các cửa hàng chuyên doanh
• Bán lẻ đồ uống trong các cửa hàng chuyên doanh
• Nhà hàng và các dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động
• Kinh doanh nông trại
• Chăn Nuôi
• Chế biến các chế phẩm từ sữa
Giới thiệu về cơ cấu tổ chức

Hình 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty
Bộ máy hoạt động của công ty có trụ sở chính đặt tại 3 thành phố tại Việt Nam:
Hà Nội, Sài Gòn, Đà Nẵng ngoài ra trụ sở chính còn được đặt tại Nhật Bản, Thái Lan,
Malaysia, Ấn Độ.

16


+ Quá trình hình thành và phát triển
Thời gian ra đời vào năm 2011
Địa điểm. Lê Thánh Tôn Quận 1 Thành Phố Hồ Chí Minh
Nhà hàng nhanh chóng trở thành một trong những nhà hàng được yêu thích nhất
trong tổng số 5,000 nhà hàng tại Việt Nam, theo chuyên trang ẩm thực Foody.vn.
Những tạp chí danh tiếng như Forbes và New York Times cũng có bài viết về nhà
hàng. Word Magazine, tạp chí dành cho người nước ngoài lớn nhất tại Việt Nam, đánh
giá Pizza 4P’s là nhà hàng số 1 Việt Nam.
Để nâng cao chất lượng món ăn, Pizza 4P’s bắt đầu tự sản xuất những loại pho
mát tươi ngon của chính mình tại Đà Lạt. Đáp ứng sự yêu thích và ủng hộ ngày càng
tăng của khách hàng, công ty đã và đang không ngừng mở rộng quy mô. Hiện tại,
Pizza 4P’s đang sở hữu 3 nhà hàng tại Việt Nam, trong đó 1 nhà hàng ở Hà Nội và 2
nhà hàng ở TP Hồ Chí Minh.
Trong năm 2015, 2016, 2017 Công ty mở thêm nhiều nhiều chi nhánh khác ở

Việt Nam cũng như Đông Nam Á. Không dừng lại ở một nhà hàng địa phương, Pizza
4P’s sẽ mở rộng ở quy mô toàn cầu.
+ Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty trong các năm gần đây
Từ lúc chỉ có 10 nhân viên, hiện công ty có khoảng 700 nhân viên người Việt làm
việc toàn thời gian và 13 nhân viên người Nhật, trong đó có 5 người Nhật nằm trong
các vị trí quản lý.
70% khách hàng là người Việt và 30% là khách ngoại quốc
Ngoài việc tự chế biến ra pho mát, Pizza 4P's cũng thuê nhà nông người Việt
trồng các loại rau sạch và hữu cơ như rau rocket và xà lách. Công ty cũng bán một số
pho mát cho các khách sạn và nhà hàng khác.
"Năm 2016 nhà hàng có doanh thu là 7.5 triệu đô la, năm 2017 nhà hàng

có

doanh thu là 15 triệu đô la và năm 2018 nhà hàng dự kiến có doanh thu 22 triệu đô la.

17


Dưới đây là bảng doanh thu trung bình 1 tháng trong 1 năm của 1 nhà hàng trong
cả tổng công ty

Như vậy với việc sở hữu 15 nhà hàng tại việt nam ta sẽ lấy doanh thu trung bình
1 tháng của 1 nhà hang nhân với số lượng nhà hàng, như vậy trong vòng một tháng
doanh thu đến từ các cửa hàng của công ty sẽ rơi vào khoảng 70 tỷ VND.
Ngoài ra công ty còn kinh doanh mảng thương mại điện tử mặt hàng là phomai tự
sản xuất để phân phối cho các nhà bán lẻ cũng như các khách sạn từ bắc vào nam.

18

2.2. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PIZZA 4P'S
phiếu khảo sát :
Hiện nay việc quản lý thông tin khách hàng tại công ty được thực hiện bằng tay
với sự hỗ trợ của các bộ công cụ văn phòng như MS Word, Excel, chưa sử dụng một
phần mềm quản lý khách hàng nào. Đề xuất phương án xây dựng hệ thống thông tin
quản lý khách hàng cho Công ty .
2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PIZZA 4P'S
Doanh nghiệp mới chỉ tập trung vào sản phẩm và thương hiệu mà chưa quan tâm
đến mối quan hệ với khách hàng. Hiện nay việc quản lý thông tin khách hàng tại công
ty được thực hiện bằng tay với sự hỗ trợ của các bộ công cụ văn phòng như MS Word,
Excel, chưa sử dụng một phần mềm quản lý khách hàng nào. Thông tin được xử lý
chậm và nếu dữ liệu nhiều thì việc xử lý trên Excel gặp rất nhiều khó khăn. Điều này
ảnh hưởng tới kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.
- Cấu trúc cơ sở dữ liệu chưa tối ưu, lượng thông tin phải nhập rất nhiều gây khó
khăn cho người sử dụng và lưu trữ tốn kém. Các báo cáo còn thiếu hoặc chưa tự động
in ra các báo cáo khai thác thông tin đã nhập.
- Phần mềm chưa hỗ trợ các phương thức tính toán linh hoạt, nhiều phép toán
phải tự tính thủ công sau đó mới điền vào máy, mất thời gian.
- Hiện nay số lượng khách hàng của Công ty ngày càng tăng lại được phân tán ở
các chi nhánh khác nhau cho nên công việc quản lý lại càng thêm phức tạp.
- Phần mềm quản lý khách hàng sẽ hỗ trợ nhân viên trong việc quản lý thông
tin về khách hàng, hỗ trợ dịch vụ sau bán hàng từ đó họ có thể thực hiện công việc một
cách dễ dàng, nâng cao năng suất và hiệu quả công việc. Phần mềm giúp cung cấp cho
nhà lãnh đạo các báo cáo tổng hợp số lượng hợp đồng được ký kết với khách hàng, kết
quả thực hiện các giao dịch với khách hàng để từ đó xác định được tình hình phát triển
của công ty, giúp nhà lãnh đạo đưa ra các chiến lược kinh doanh phù hợp.
Vì vậy, yêu cầu đặt ra là cần có một hệ thống quản lý khách hàng một cách hiệu

quả và giúp cho doanh nghiệp dễ dàng quản lý cũng như vận hành trong quá trình kinh
doanh.
Chương sau có đề xuất về phân tích thiết kế hệ thống thông tin khách hàng tại
Công ty để giải quyết vấn đề nêu trên .

19


CHƯƠNG 3 : PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN PIZZA 4P’S
3.1.Mô tả bài toán
Khi khách hàng có nhu cầu sử dụng sản phẩm, dịch vụ của công ty, nhân viên
phòng kinh doanh sẽ tập hợp các yêu cầu của khách hàng và gửi đến các bộ phận liên
quan để từ đó có thể đưa ra các giải pháp phù hợp đáp ứng nhu cầu của khách hàng
một cách tốt nhất.
- Khi khách hàng đã đồng ý với giải pháp của công ty thì hợp đồng sẽ được ký
kết. Cán bộ phòng kinh doanh sẽ tiến hành cập nhật các thông tin liên quan đến khách
hàng.
Sau khi hợp đồng được ký kết, nhân viên phòng kinh doanh sẽ tiến hành theo dõi
quá trình thực hiện hợp đồng với khách hàng, tiến hành các giao dịch liên quan đến
hợp đồng đó.
3.2. Phân tích hệ thống
Công việc đầu tiên khi xây dựng phần mềm là phải xác định được các yêu cầu
của khách hàng về sản phẩm phần mềm tương lai, các chức năng cần có của phần
mềm. Các chức năng này cần được mô tả ở dạng sơ đồ tạo điều kiện thuận lợi cho việc
thiết kế phần mềm sau này.
3.3. Yêu cầu của hệ thống
Để việc quản lý khách hàng của công ty được đơn giản, nhanh chóng chính xác,
phần mềm quản lý khách hàng cho công ty Pizza 4p’s đạt được các yêu cầu sau:
- Quản trị hệ thống gồm có đăng nhập, đổi mật khẩu.

- Quản lý các thông tin về khách hàng, người liên hệ của khách hàng đó.
Phần mềm cho phép cập nhật, tìm kiếm thông tin khách hàng khi cần thiết.
- Quản lý hợp đồng: theo dõi tình trạng hợp đồng, xác định được doanh thu của
từng hợp đồng.
- Quản lý các giao dịch diễn ra giữa nhân viên kinh doanh với khách hàng trong
quá trình thuyết phục khách hàng kí hợp đồng và trong quá trình thực hiện hợp đồng
với khách hàng.
- Chức năng lập báo cáo phục vụ công tác quản trị.
- Chức năng tìm kiếm: tìm kiếm và hiển thị kết quả theo yêu cầu.
- Phần mềm có khả năng lưu trữ dữ liệu an toàn, có khả năng mở rộng, nâng cấp.
- Phầm mềm có giao diện thân thiện, sử dụng Tiếng Việt, các màn hình xử lý có
sự tương đồng về hình thức, các tiêu đề, thông báo rõ ràng, dễ hiểu, các chức năng
được sắp xếp đúng trật tự, dễ tìm kiếm.

20


3.4. Sơ đồ chức năng kinh doanh
- Sau khi phân tích yêu cầu của bài toán ta nhận thấy hệ thống cần có 4 chức
năng chính: Quản lý thông tin khách hàng, Quản lý hợp đồng, Quản lý giao dịch và
Tổng hợp – báo cáo. Trong mỗi chức năng lại bao gồm các công việc cụ thể.
- Chức năng quản lý thông tin khách hàng gồm các công việc: cập nhật thông tin
khách hàng, theo dõi tình trạng khách hàng và tìm kiếm các thông tin về khách hàng
khi có yêu cầu.
- Chức năng quản lý hợp đồng gồm các công việc: cập nhật hợp đồng, theo dõi
quá trình thực hiện hợp đồng và tìm kiếm thông tin về hợp đồng.
- Chức năng quản lý giao dịch gồm các công việc: cập nhật giao dịch, theo dõi
các giao dịch và tìm kiếm giao dịch
−Chức năng tổng hợp – báo cáo gồm có truy xuất dữ liệu, tính toán và lên báo
cáo.

−Các chức năng của phần mềm được mô tả bằng sơ đồ dưới đây:
Sơ đồ 3.1 : Sơ đồ phân cấp chức năng

21


3.5. Sơ đồ luồng dữ liệu
+ Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh
Bản báo cáo theo yêu cầu
khách hàng

Khách hàng

Bản báo cáo theo yêu cầu

Quản lý
khách
hàng

Thông tin khách hàng
yêu cầu giao dịch
Hóa hơn giao dịch,
hợp đồng

Nhà quản lý

Kết quả kinh doanh

Nhân viên

Sơ đồ 3.2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh của hệ thống
Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh cho ta cái nhìn tổng quát về toàn bộ phần
mềm Quản lý khách hàng tại Công ty cổ phần Pizza 4P'S .Ở giữa là phần mềm Quản
lý khách hàng, xung quanh là các nguồn hoặc đích đến của thông tin khách hàng, nhân
viên và nhà quản lý. Đó là những đối tượng có liên quan trực tiếp đến việc quản lý
khách hàng tại công ty.

22