Quản trị văn phòng: Khái niệm và các mô hình tổ chức

QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG: KHÁI NIỆM VÀ CÁC MÔ HÌNH TỔ CHỨC
Ths. Phạm Thị Diệu Linh
Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, ĐHQG HN
Từ những năm 90 của thế kỷ XX, quản trị văn phòng trở thành một lĩnh vực được
đào tạo tại Việt Nam và dần dần xác lập được chỗ đứng phù hợp trong tương quan với
các lĩnh vực quản lý khác. Trong nhiều năm qua, lý luận về quản trị văn phòng được
xây dựng từng bước trên cơ sở kế thừa các nghiên cứu của nước ngòai và tổng kết thực
tiễn tại Việt Nam. Mặc dù trong thực tiễn, quản trị văn phòng đang ngày càng thể hiện
vai trò tích cực đối với tổ chức, được nhiều lãnh đạo tổ chức quan tâm nhưng dường
như thực tiễn và lý luận còn chưa tiếp cận gần nhau. Trong khi đó, nhiều vấn đề của
quản trị văn phòng vẫn đang được bàn luận giữa các học giả và cả những nhà quản trị
mà chưa đạt đến sự thống nhất. Bài viết về chức năng tổ chức của quản trị văn phòng sẽ
góp thêm một góc nhìn vào cuộc bàn luận sôi nổi đó, đồng thời hướng đến một khía
cạnh còn ít được quan tâm của quản trị văn phòng. Những vấn đề được trình bày trong
bài viết này được xây dựng trên cơ sở kế thừa các lý thuyết quản trị hiện đại, coi chúng
như nền tảng cơ bản để đối sánh với thực tiễn Việt Nam nhằm đưa ra những phân tích
phù hợp.
Bài viết sẽ đề cập tới những vấn đề sau đây:
- Giải thích các khái niệm văn phòng, quản trị văn phòng;
- Giới thiệu một số mô hình tổ chức văn phòng phổ biến;
1. Văn phòng là gì?
Trong nhiều năm qua, khái niệm “văn phòng” được sử dụng khá rộng rãi trong
giới nghiên cứu và cả thực tiễn quản lý cũng như đời thường. Khi nói đến văn phòng,
hầu như ai cũng mường tượng ra rất nhiều yếu tố liên quan đến nó, từ một nơi làm việc
khang trang hay sập xệ với đủ thứ hồ sơ, giấy tờ, tới các cô thư ký, bất luận trẻ trung
hay có tuổi, xinh đẹp hay tạm tạm ưa nhìn. Sự xâm nhập của khái niệm này vào đời
sống mạnh mẽ đến nỗi bất kể ai qua lại trên các trục phố chính và sầm uất đều có thể
bắt gặp hàng loạt các từ và cụm từ liên quan tới văn phòng như: cơm văn phòng, thời
trang văn phòng, văn phòng cho thuê, văn phòng trọn gói, tuyển nhân viên văn phòng,
tòa nhà văn phòng,… Vì thế, xét ở góc độ ngôn từ và biểu tượng thì trong quan niệm

của cộng đồng, khái niệm “văn phòng” gắn liền với hình ảnh về những nơi làm việc và
công việc liên quan tới văn bản, giấy tờ.
1


Các học giả của nhiều trường đại học, cao đẳng Việt Nam đào tạo về quản trị văn
phòng đang thống nhất định nghĩa về văn phòng như sau:
- Theo nghĩa rộng: Văn phòng bao gồm tòan bộ bộ máy quản lý của đơn vị từ cấp
cao tới cấp cơ sở với các nhân sự làm quản trị cho hệ thống quản lý nói riêng, cho
toàn bộ cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp nói chung (sau đây gọi tắt là các cơ
quan) [1]
- Theo nghĩa hẹp: Văn phòng là bộ máy trợ giúp nhà quản trị những việc trong
chức năng được giao, là bộ phận cấu thành của cơ quan, chịu sự điều hành của
nhà quản trị, chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật
chất cho hoạt động của cơ quan [2]
Các định nghĩa này, dù rộng hay hẹp đều xem xét văn phòng ở hai góc độ:
- Góc độ tổ chức: văn phòng được nhìn nhận như một bộ phận tương đương với
phòng ban hay tổng thể bộ máy quản lý gồm các lãnh đạo từ cấp cao đến cấp cơ
sở trong cơ cấu bộ máy của cơ quan. Theo đó, nhà nghiên cứu và người hoạt
động thực tiễn dễ dàng nhận biết và khoanh vùng ngoại diên của khái niệm “văn
phòng”;
- Góc độ chức năng: văn phòng thực hiện chức năng giúp việc (nếu là bộ phận
nhỏ) hoặc quản trị toàn bộ các hoạt động của cơ quan (nếu là bộ máy điều hành).
Cách tiếp cận chức năng này cho phép nhà nghiên cứu có thể xác định được nhà
quản trị cần và phải làm gì đối với văn phòng.
Về cơ bản, cách hiểu trên coi văn phòng là “một thực thể” [3] trong cơ quan và
việc tiếp cận văn phòng theo góc độ tổ chức và chức năng giúp người nghiên cứu cũng
như nhà quản lý dễ nhận biết và xác định đối tượng mà công việc của mình hướng đến.
Tuy vậy, định nghĩa này đặt ra hai vấn đề là:
- Việc đồng nhất giữa văn phòng và bộ máy điều hành tổng hợp dẫn đến sự đồng

nhất giữa quản trị văn phòng và quản trị tổ chức. Khi đó, nhà quản trị khó xác
định chính xác cấp quản lý và tầm quản lý [4] đối với văn phòng.
- Việc đồng nhất giữa văn phòng và bộ phận tham mưu, giúp việc của cơ quan làm
giảm mức độ bao quát của nhà quản trị đối với những công việc thuộc về văn
phòng, bởi lẽ nhiều công việc của văn phòng ảnh hưởng và liên quan trực tiếp
đến tòan bộ hoạt động của tổ chức và ở nhiều cấp độ tổ chức khác nhau bất kể tổ
chức hoạt động trong lĩnh vực nào và chức năng ra sao, ví dụ: quản lý hồ sơ,
quản trị thông tin,…
Nói cách khác, việc coi văn phòng là một thực thể sẽ giới hạn nhiệm vụ và hoạt
động của nhà quản trị văn phòng trong phạm vi của thực thể đó, trong khi bản thân các
nhiệm vụ thuộc về văn phòng lại vượt qua phạm vi của một bộ phận hay thậm chí là
2


phạm vi hoạt động của riêng bộ máy điều hành cơ quan. Trong cơ quan có nhiều vấn đề
cần được quản trị, và các nhà quản trị hoạch định toàn bộ những vấn đề như vậy thành
hai khối cơ bản là : nguồn lực và hoạt động (resources and activities). Cho nên, nếu coi
văn phòng là một thực thể thì nó trở nên lạc lõng đối với việc phân loại đối tượng quản
trị của nhà quản trị. Và rõ ràng, các công việc thuộc về văn phòng, bao gồm tòan bộ
những công việc liên quan tới văn bản, giấy tờ, hành chính, cơ sở vật chất,… rất quan
trọng đối với tổ chức, là công việc thường xuyên mà bất kỳ tổ chức nào cũng phải thực
hiện nên chúng là một lĩnh vực hoạt động của tổ chức – lĩnh vực hành chính. Vì thế, để
hiểu rõ hơn khái niệm văn phòng cần có thêm cách tiếp cận khác.
Tài liệu hướng dẫn học tập chương trình đào tạo quản lý văn phòng hành chính
(administrative office management) của trường đại học quốc tế Cambridge (Vương
quốc Anh) định nghĩa văn phòng là khu vực hay bộ phận của doanh nghiệp, được giao
trách nhiệm về những chức năng quan trọng nhất định và cung cấp các dịch vụ thiết yếu
cho toàn doanh nghiệp. Theo đó, một tổ chức có thể gồm nhiều bộ phận như kế toán,
bán hàng, lưu kho,… thì cần phải có một bộ phận trung tâm phối kết tòan bộ các chức
năng và dịch vụ từ mọi nơi trong và ngoài tổ chức để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt

động thông suốt của chính tổ chức đó [5]. Với định nghĩa này, trong tổ chức sẽ tồn tại
một văn phòng trung tâm (central office) để đảm nhiệm công việc văn phòng tương tự
như phòng bán hàng (sales office) phụ trách hoạt động bán hàng, phòng quảng cáo
(marketting office) phụ trách hoạt động quảng cáo. Từ “văn phòng hành chính”
(administrative office) trong khái niệm “quản trị văn phòng hành chính” là cách gọi
khác của văn phòng trung tâm, gọi tắt là văn phòng, nhằm nhấn mạnh tính chất hành
chính của bộ phận này.
Như vậy, một cách tiếp cận phù hợp và khái quát hơn về văn phòng là coi văn
phòng như một loại hoạt động của tổ chức. Và tùy theo quy mô cùng cách thức hoạt
động cũng như biện pháp quản lý của từng tổ chức mà bộ phận phụ trách loại hoạt động
này có tên gọi khác nhau như Văn phòng, Phòng Hành chính, Phòng Hành chính –
Quản trị, Phòng Hành chính – Tổ chức,…
Với cách tiếp cận này, văn phòng là một loại hoạt động của tổ chức, bao gồm
các nhiệm vụ liên quan tới cung cấp các dịch vụ hành chính nội bộ, đảm bảo các điều
kiện làm việc cho tổ chức và thực hiện các loại thủ tục là công cụ của nhà quản trị để
phối hợp và kiểm soát hoạt động của các bộ phận trong toàn bộ tổ chức. Đồng thời, văn
phòng cũng là tên gọi ngắn gọn của bộ phận phụ trách loại hoạt động này.
2. Quản trị văn phòng hay quản trị hành chính văn phòng?
3


Có thể nói, trong nhiều năm qua, hai khái niệm “quản trị” và “quản lý” đã được
sử dụng khá phổ biến ở Việt Nam. Với nền tảng văn hóa phương Đông, truyền thống
quản lý của Việt Nam gắn liền với sự “cai trị” của chính quyền phong kiến . Các quan
niệm nho giáo về “tề gia, trị quốc, bình thiên hạ” đã đặt nền móng cho phương cách
quản lý ở nước ta. Và khái niệm “quản lý” đã được sử dụng khá bổ biến ở Việt Nam
như là cách gọi chung để chỉ toàn bộ hoạt động của nhà nước đối với xã hội, hay hoạt
động của nhà quản trị cấp cao trong tổ chức. Trong khi đó, khái niệm “quản trị” xuất
hiện muộn hơn cùng với sự xuất hiện của các tư tưởng quản lý phương Tây, mà trước
hết là văn hóa Pháp. Trong tiếng Pháp và tiếng Anh, từ “quản lý” (management)và

“quản trị” (administration) được phân biệt khá rõ, chủ yếu về đối tượng quản lý. Sự
phân biệt giữa chúng được thể hiện trong bảng sau:
Cấp độ

Quản lý (management)

Quản trị (administration)

Vĩ mô
chỉ hoạt động tổ chức, điều hành,
(cấp nhà kiểm soát,… của tòan bộ bộ máy
nước)
nhà nước nói chung, và trong nhiều
trường hợp cả về lý luận lẫn thực
tiễn, thuật ngữ này gần nghĩa với
khái niệm “cai trị” (governance)

chỉ hoạt động của hệ thống các cơ
quan hành pháp, và vì thế, trong
nhiều trường hợp còn được dịch là
“hành chính”

Vi mô
gắn với các hoạt động lập kế hoạch,
(trong
tổ chức, điều hành, kiểm soát,…
từng
tổ các đối tượng có thiên hướng chủ
quan, định tính như con người
chức)

(humans management), các vấn đề
chiến lược (strategic management)

chỉ các hoạt động tổ chức, điều hành,
kiểm soát,… dựa trên hệ thống thủ
tục và quy trình đối với các đối
tượng có tính khách quan và tương
đối cụ thể, có thể định lượng như
thông tin, tài chính, hành chính và
hoạt động kinh doanh (bussiness
administration)

Tuy vậy, trong thời gian qua, sự tranh luận về cách sử dụng hai khái niệm này
vẫn tiếp diễn. Sự tranh luận này xuất phát từ cách tiếp cận của các học giả Việt Nam đối
với các lý thuyết quản lý cũng như thói quen dùng từ của cả học giả và dịch giả, trong
đó nhiều vấn đề của quản lý đều được chuyển thành quản trị như: quản lý chiến lược
được gọi là quản trị chiến lược, quản lý nhân lực được gọi là quản trị nguồn nhân lực.
Đối với văn phòng, như cách tiếp cận ở trên, là một lĩnh vực hoạt động của tổ
chức, cũng cần được quản trị. Những năm cuối 1980, đầu những năm 1990 là thời điểm
xuất hiện của các xuất bản phẩm về quản trị văn phòng tại Châu Âu và Hoa Kỳ với tiêu
đề sử dụng một thuật ngữ chung là “quản lý văn phòng hành chính” (administrative
4


office management). Cùng thời điểm này, một số ấn phẩm khác đã được xuất bản với
thuật ngữ “quản lý văn phòng” (office management) trong tên gọi của cuốn sách. Tuy
có một số điểm khác biệt giữa các ấn phẩm vừa kể trên về bố cục, cách đặt vấn đề và
diễn giải nhưng về cơ bản, các ấn phẩm này đều xác định Phòng Hành chính
(administrative office) là bộ phận có chức năng như văn phòng trung tâm đã đề cập ở
trên với các hoạt động cụ thể để tổ chức, điều hành và kiểm soát 3 đối tượng chính: nơi

làm việc (workplace), nhân viên (workers), và quá trình công việc (work process) [6].
Tuy vậy, khi đến Việt Nam, chúng được gọi bằng một thuật ngữ chung là “quản trị
hành chính văn phòng” hoặc “quản trị văn phòng” và được sử dụng phổ biến tới mức
thành thói quen. Việc chuyển ngữ như vậy đã dẫn tới những quan điểm trái chiều trong
việc giải mã các khái niệm cơ bản của quản trị văn phòng, thậm chí ảnh hưởng tới quan
niệm của những nhà hoạt động thực tiễn về lĩnh vực này.
3. Chức năng tổ chức của văn phòng và quản trị văn phòng
Tuy có nhiều định nghĩa khác nhau về tổ chức, nhưng cách hiểu sau đây tương
đối phổ biến ở Việt Nam:
- Tổ chức là một loạt các hoạt động sắp xếp, thiết lập, phối hợp các yếu tố theo
một trật tự hoặc một hệ thống nhất định để đảm bảo mục tiêu đề ra. Ví dụ: tổ chức công
việc, tổ chức hệ thống tư liệu cá nhân,…
- Tổ chức là một tập hợp các cá thể, các yếu tố trong một hệ thống với mục tiêu
chung hoặc đặc điểm chung. Ví dụ: tổ chức tế bào, tổ chức phi chính phủ,… Khi đề cập
tới xã hội loài người, tổ chức là một tập hợp xã đội được phối hợp có ý thức trong một
giới hạn tương đối về các chức năng cơ bản liên quan để thực hiện và đạt được mục tiêu
chung của tập hợp xã hội đó [7]
Hai định nghĩa trên đều cho thấy mối liên hệ giữa văn phòng với tổ chức. Trước
hết, với tính chất là một loại hoạt động điều phối chung cho toàn bộ cơ quan, văn phòng
có chức năng tổ chức. Điều đó được thể hiện ở các nhiệm vụ cụ thể thuộc ba nhóm cơ
bản sau:
- Tổ chức công việc: văn phòng chủ trì xây dựng và hướng dẫn thực hiện hệ
thống các quy trình công việc có tính chất hành chính của tòan bộ cơ quan; trực tiếp
triển khai, thực hiện tổ chức các nhiệm vụ được giao, tổ chức các sự kiện của cơ quan;
- Tổ chức không gian làm việc của cơ quan: văn phòng chịu trách nhiệm xây
dựng, bố trí và quản lý việc sử dụng không gian làm việc của cơ quan phù hợp với các
quy trình công việc và hiệu quả quản lý;

5

- Trong một số trường hợp cụ thể, văn phòng còn thực hiện tổ chức bộ máy và
nhân sự cho cơ quan, trong đó phụ trách thiết lập hệ thống tổ chức và thực hiện các thủ
tục hành chính để quản lý đội ngũ nhân viên làm việc cho cơ quan.
Đồng thời, với tư cách là một bộ phận đảm nhận chức năng điều phối trung tâm,
văn phòng cũng là một tổ chức, bao gồm nhà quản trị văn phòng và các nhân viên dưới
quyền để thực hiện nhiệm vụ được giao. Do vậy, văn phòng cũng phải được quản trị
như quản trị một tổ chức. Cho nên, chức năng tổ chức trong quản trị văn phòng tập
trung vào hai vấn đề cơ bản:
- Thiết lập cơ cấu bộ máy cho văn phòng;
- Thiết lập cơ chế hoạt động cho bộ máy đó để đạt được mục tiêu;
Hai vấn đề này đều được biểu hiện tập trung trong việc lựa chọn và áp dụng các
mô hình tổ chức. Mỗi mô hình tổ chức văn phòng sẽ biểu hiện một cơ cấu có hệ thống
với những đặc trưng về tính chuyên môn hóa và phân bổ quyền lực, đồng thời cũng cho
thấy cách thức vận hành của cơ cấu ấy trên cơ sở chức năng và quyền hạn của các bộ
phận. Bài viết này sẽ tập trung giới thiệu các mô hình như vậy.
Các mô hình tổ chức văn phòng
Cho đến nay, các học giả Việt Nam vẫn phân loại mô hình văn phòng dựa trên cơ
quan, tổ chức mà nó trực thuộc, theo đó, có 6 loại văn phòng, bao gồm:
Văn phòng các cơ quan hành chính – nhà nước
Văn phòng các tổ chức chính trị - xã hội
Văn phòng các đơn vị sự nghiệp, các tổ chức dịch vụ công
Văn phòng các đơn vị lực lượng vũ trang độc lập
Văn phòng đại diện
Văn phòng của các doanh nghiệp
Cách phân loại này có ưu điểm là cho phép tiếp cận văn phòng theo tính chất
hoạt động của cơ quan quản lý nó, từ đó nhận biết được đặc điểm của văn phòng thông
qua cách thức tổ chức của loại hình cơ quan mà văn phòng là bộ phận. Tuy nhiên, cách
phân loại này chưa cho phép tiếp cận trực tiếp tổ chức của văn phòng, mà phải thông
qua phân tích hoạt động của cơ quan để hiểu được nó. Hơn nữa, trong điều kiện biến

đổi không ngừng của nền kinh tế - xã hội, việc phát sinh các loại hình cơ quan mới sẽ
làm xuất hiện các loại hình văn phòng mới trong khi về một số phương diện, các loại
hình văn phòng này có những đặc điểm chung. Ví dụ: văn phòng của các tổ chức chính
trị và văn phòng cơ quan hành chính nhà nước có đặc điểm tương đối giống nhau về cơ
cấu, ngân sách hoạt động và phương thức quản lý nhưng vẫn được coi là hai loại văn
phòng khác nhau. Hoặc, hiện nay ở Việt Nam đã xuất hiện nhiều tổ chức phi chính phủ
6


(NGO), các quỹ hay trung tâm phát triển văn hóa – giáo dục như JPF (Quỹ Nhật Bản),
Trung tâm văn hóa Pháp Le’space,… dẫn đến sự hình thành của nhiều loại văn phòng
mới nhưng cách thức tổ chức cơ cấu của chúng không có nhiều khác biệt. Cho nên, tôi
hướng đến cách phân loại văn phòng dựa trên các mô hình tổ chức. Cách phân loại
văn phòng này sẽ tiếp cận trực tiếp một số loại cấu trúc văn phòng để phân tích hoạt
động của cấu trúc đó về hai vấn đề là: sự chuyên môn hóa và sự phân quyền.
Chọn các mô hình cấu trúc tổ chức của Harold Koontz, Cyril O’Donnel, Heinz
Weihrich làm cơ sở lý thuyết và những phân tích thực tế tổ chức của hơn 20 cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp, chúng tôi khái quát các mô hình tổ chức văn phòng ở Việt Nam
như sau:
3.1. Mô hình chức năng
LÃNH ĐẠO

BỘ PHẬN
NHÂN SỰ

BỘ PHẬN
HÀNH CHÍNH

BỘ PHẬN QUẢN LÝ
CƠ SỞ VẬT CHẤT

Hình 1. Mô hình văn phòng chức năng

Mô hình chức năng thể hiện sự chuyên môn hóa các bộ phận của văn phòng theo
các chuyên môn cụ thể. Trong mô hình này, lãnh đạo văn phòng sẽ chia sẻ quyền quản
lý với những lãnh đạo bộ phận chuyên môn trong văn phòng và thực hiện thẩm quyền
của mình qua nhà quản lý chuyên môn. Ưu điểm lớn nhất của mô hình này là quản lý
văn phòng chuyên sâu theo từng lĩnh vực hoạt động, sử dụng được nhà quản lý là
chuyên gia, giảm bớt công việc cho lãnh đạo văn phòng. Các bộ phận chuyên môn
trong mô hình này vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ cụ thể, vừa thực hiện
tham mưu về chuyên môn thông qua lãnh đạo bộ phận chuyên môn. Song, trong những
nhiệm vụ phức tạp, cần sử dụng nhân viên của nhiều bộ phận chuyên môn, văn phòng
sẽ gặp khó khăn để phối hợp hoạt động của các bộ phận, thậm chí nhân viên văn phòng
có thể chịu sự chỉ đạo của nhiều lãnh đạo thuộc các chuyên môn khác nhau. Nếu không
có biện pháp điều hành hợp lý thì khả năng hòan thành nhiệm vụ đó không cao.
Mô hình chức năng được áp dụng chủ yếu cho văn phòng với tư cách là bộ phận
trong cơ quan. Mô hình văn phòng này phổ biến ở các doanh nghiệp có quy mô không

7


quá lớn, bộ phận điều hành của một số tổ chức phi lợi nhuận, các cơ quan hành chính
nhà nước hoặc các đơn vị sự nghiệp có chuyên môn sâu.
LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG

PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG
Phụ trách khối hành chính

PHÒNG
Hành

chính –
Tổ chức

PHÒNG
Quản trịTài vụ

PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG
Phụ trách khối nghiên cứu, tổng hợp

PHÒNG
Tiếp
Công dân

PHÒNG
Tổng hợp

PHÒNG
Nội chính

PHÒNG
Văn xã

Hình 2. Lược đồ tổ chức bộ máy văn phòng UBND cấp tỉnh

Ở một số trường hợp khác, mô hình chức năng không được thể hiện dưới dạng
thuần túy. Các chức năng cơ bản của văn phòng lại được chia tách và sáp nhập từng
phần với các chức năng khác trong tổ chức. Ví dụ: quản lý cơ sở vật chất được sáp nhập
với chức năng tài chính – tại vụ - kế hoạch, chức năng điều hành – kiểm soát được sáp
nhập với chức năng tổng hợp – tham mưu. Khi đó, bộ phận văn phòng chỉ đảm nhiệm
chức năng duy nhất là chức năng hành chính. Với tình huống đó, quản trị văn phòng

đồng thời là quản trị tổ chức.
3.2. Mô hình trực tuyến
LÃNH ĐẠO

NHÂN VIÊN KIÊM NHIỆM: kế toán, hành chính, lễ tân
Hình 3. Mô hình văn phòng trực tuyến

Mô hình này thể hiện sự quản lý và điều hành trực tiếp của lãnh đạo đối với nhân
viên văn phòng, không phân quyền quản lý cho cá nhân khác. Mô hình này cho thấy sự
tập trung hóa cao, trong đó cá nhân lãnh đạo chỉ huy và chịu trách nhiệm trực tiếp.
Đồng thời, nhân viên tiếp nhận mệnh lệnh và báo cáo kết quả trực tiếp cho lãnh đạo.
Mô hình này cho phép thông tin giữa lãnh đạo và nhân viên được truyền đạt và
tiếp nhận nhanh chóng, khả năng giải quyết công việc độc lập của nhân viên được nâng
8


cao, hạn chế bớt những rò rỉ hoặc gây nhiễu thông tin và đảm bảo việc kiểm soát của
lãnh đạo với cấp dưới. Tuy nhiên, hạn chế lớn nhất của môn hình này là tình trạng độc
đoán, nhiều trường hợp có thể gây ra sự cô lập và kiêm nhiệm nhiều chức năng của
nhân viên văn phòng, thiếu tính chuyên môn hóa.
Mô hình này thường được áp dụng trong các doanh nghiệp quy mô nhỏ ở Việt
Nam. Trong đó, lãnh đạo doanh nghiệp cũng là lãnh đạo văn phòng, không thành lập bộ
phận văn phòng để đảm nhận các nhiệm vụ của bộ phận điều hành trung tâm như đã đề
cập ở trên. Nhân viên văn phòng phải thực hiện kiêm nhiệm nhiều chuyên môn và các
công việc hành chính – văn phòng chỉ là một trong số đó.
3.3. Mô hình trực tuyến – chức năng
LÃNH ĐẠO

LÃNH ĐẠO

LÃNH ĐẠO

BỘ
PHẬN
A

BỘ
PHẬN
B

BỘ
PHẬN
C

BỘ
PHẬN
D

LÃNH ĐẠO

BỘ
PHẬN
E

BỘ
PHẬN
G

Nhân viên
Hình 4. Mô hình văn phòng trực tuyến – chức năng

Mô hình trực tuyến – chức năng là sự kết hợp giữa hai mô hình trực tuyến và
chức năng. Mô hình này phản ảnh sự điều hành gián tiếp của lãnh đạo cấp trưởng đối
với các bộ phận và nhân viên thừa hành thông qua các lãnh đạo cấp phó hoặc trưởng bộ
phận nhỏ hơn. Nhà quản trị - lãnh đạo cấp trưởng chia sẻ công việc và quyền hạn quản
trị, điều hành văn phòng với các lãnh đạo khác là chuyên gia theo từng lĩnh vực, đồng
thời sử dụng đội ngũ nhân viên được đào tạo chuyên môn sâu để thực hiện chức năng
tham mưu. Tính chức năng của mô hình được thể hiện ở sự chuyên môn hóa ở nhiều
cấp độ tổ chức của văn phòng. Sự lãnh đạo trực tiếp của lãnh đạo cấp phó hay trưởng
bộ phận và việc báo cáo, chịu trách nhiệm của nhân viên dưới quyền với lãnh đạo trực
9


tiếp là đặc trưng rõ nét của tính trực tuyến. Mô hình văn phòng này được áp dụng cho
các văn phòng có quy mô lớn với khối lượng khổng lồ các thông tin chuyên ngành đa
dạng và phức tạp. Điển hình cho mô hình tổ chức này là Văn phòng Chính phủ.
CHÁNH VĂN PHÒNG

PHÓ CHÁNH
VĂN PHÒNG

VỤ
TỔNG
HỢP

VỤ
PHÁP
LUẬT

PHÓ CHÁNH

VĂN PHÒNG

VỤ
KINH TẾ
NGÀNH

VỤ
VĂN THƯ
HÀNH
CHÍNH

VỤ
KẾ HOẠCH
TÀI CHÍNH

CỤC
QUẢN
TRỊ

Hình 5. Lược đồ tổ chức bộ máy văn phòng chính phủ

Văn phòng Chính phủ có tên gọi là văn phòng nhưng lại là một cơ quan ngang bộ
trực thuộc hệ thống hành chính – hành pháp. Về chức năng, Văn phòng Chính phủ thực
hiện vai trò tham mưu, tổng hợp và giúp Chính phủ và lãnh đạo chính phủ chỉ đạo, điều
phối hoạt động của Chính phủ và hệ thống cơ quan hành chính nhà nước từ trung ương
đến cơ sở, không thực hiện chức năng quản lý nhà nước [8]. Vì thế, Văn phòng Chính
phủ vẫn đảm bảo chức năng hành chính – tổ chức – điều hành nhưng ở quy mô trung
ương của hệ thống cơ quan nhà nước.
3.4. Mô hình ma trận
Trong mô hình ma trận, lãnh đạo văn phòng chia sẻ quyền quản lý với các lãnh

đạo chức năng trên cơ sở sự chuyên môn hóa sâu của các bộ phận trong văn phòng. Các
nhân viên văn phòng không chỉ thực hiện công việc dưới sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh
đạo chuyên môn mà còn làm việc theo các dự án cụ thể của cơ quan. Theo đó, vai trò
hỗ trợ và chức năng hành chính của văn phòng trong cơ quan được củng cố trên cơ sở
điều phối hoạt động của các nhân viên hành chính dự án. Biến thể khác của mô hình
này là các hành chính bộ phận trong các bộ phận chuyên môn. Theo đó, ngòai một văn
phòng trung tâm, ở mỗi bộ phận chuyên môn cũng phân công một nhân viên hành chính
để hỗ trợ trực tiếp cho hoạt động của phòng chuyên môn. Nhân viên này vừa chịu sự
quản lý trực tiếp của phòng chuyên môn, vừa hợp tác làm việc với văn phòng trung tâm
để thực hiện nhiệm vụ. Mô hình này được áp dụng với những cơ quan, tổ chức có quy
mô, cơ cấu phức tạp và phương pháp quản lý hiện đại, thường phổ biến với các doanh
nghiệp áp dụng công nghệ quản lý của nước ngòai hoặc doanh nghiệp nước ngoài.

10


LÃNH ĐẠO
VĂN PHÒNG

BỘ PHẬN
QUẢN LÝ
HỒ SƠ

BỘ PHẬN
NHÂN SỰ

BỘ PHẬN QUẢN
LÝ CƠ SỞ
VẬT CHẤT

HÀNH CHÍNH

DỰ ÁN/
BỘ PHẬN A

HÀNH CHÍNH
DỰ ÁN/
BỘ PHẬN B
HÀNH CHÍNH
DỰ ÁN/
BỘ PHẬN C

Hình 6. Mô hình văn phòng ma trận

Về cơ bản, quy mô quản lý càng lớn, trình độ quản lý càng cao thì mô hình tổ
chức văn phòng càng phức tạp. Trên thực tế, các văn phòng có thể áp dụng cùng lúc
nhiều loại cơ cấu ở nhiều cấp độ tổ chức khác nhau và ở những thời điểm khác nhau.
Văn phòng càng có quy mô lớn với nhiều cấp tổ chức thì càng có nhiều mô hình được
sử dụng. Hơn nữa, tùy vào từng điều kiện mà các mô hình được áp dụng linh hoạt.
Chẳng hạn, các ngân hàng lớn ở Việt Nam đang áp dụng mô hình ma trận nhưng theo
hướng thiết lập hành chính bộ phận trong các phòng chuyên môn. Trong đó, các hành
chính bộ phận có mối liên hệ thiếu chặt chẽ với các cơ cấu chức năng của văn phòng,
chịu sự quản lý tòan diện của bộ phận sử dụng nhân viên hành chính đó. Một số doanh
nghiệp khác sử dụng mô hình này một cách linh hoạt cho các dự án xây dựng, theo đó
cơ cấu ma trận chỉ được thiết lập khi xuất hiện các dự án và tự động giải thể sau khi dự
án kết thúc, trở về với cơ cấu chức năng.
Các mô hình kể trên là những kiểu cơ cấu cứng của văn phòng và do nhà quản trị
văn phòng lựa chọn hoặc áp dụng. Cơ cấu cứng này có vai trò quan trọng trong việc xác
lập hoạt động của văn phòng trong một hệ thống đồng nhất. Tuy vậy, với tư cách là một
hệ thống con trong hệ thống lớn hơn, văn phòng chịu sự chi phối và tương tác chặt chẽ

với toàn bộ kết cấu của tổ chức. Cho nên, trong một số trường hợp, mặc dù mô hình
được lựa chọn là phù hợp với văn phòng nhưng không phủ hợp khi đặt văn phòng trong
mối tương quan với hệ thống lớn hơn, đặc biệt là về các dòng lưu chuyển thông tin và
sự phân công – phối hợp nhiệm vụ. Cho nên, xây dựng cơ cấu tổ chức của văn phòng là
nhiệm vụ khó khăn của nhà quản trị, đòi hỏi năng lực thiết kế tổng thể, không chỉ xem
11


xét hoạt động của bản thân văn phòng, mà còn phải phân tích và đánh giá nó trong
nhiều mối quan hệ phức tạp và quy mô hơn.

GHI CHÚ
[1] PGS. TS. Nguyễn Hữu Tri, Kỷ yếu hội thảo khoa học Quản trị văn phòng – lý
luận và thực tiễn, Hà Nội, 2005
[2] PGS. TS. Đào Xuân Chúc, Kỷ yếu hội thảo khoa học Quản trị văn phòng – lý
luận và thực tiễn, Hà Nội, 2005
[3] Từ dùng của PGS. TS. Nguyễn Hữu Tri, Quản trị văn phòng, sách chuyên khảo,
Hà Nội, 2005
[4] “Tầm quản lý” là quy mô, số lượng những đầu mối trực thuộc trực tiếp do nhà
quản lý điều khiển, Harold Koontz, Cyril O’Donnel và Heinz Weihrich, Những vấn đề
cốt yếu của quản lý, tái bản lần 3, bản dịch tiếng Việt năm 2004
[5] />truy cập ngày 28.11.2012
[6] Marilyn Manning, PhD, and Patricia Haddock: Office Management, A
productivities and Effectiveness Guide, , truy cập ngày
25.12.2012
[7] PGS. TS.Nguyễn Hữu Tri, Lý thuyết tổ chức, 2013,tr10-11
[8] ,truy
cập ngày 12.9.2013

12