luận văn hệ thống thông tin kinh tế hoàn thiện hệ thống thông tin quản lí nhân sự tại công ty TNHH kim khánh hà nội

LỜI CẢM ƠN
Sau một thời gian ngồi trên ghế giảng đường Đại học Thương Mại với vốn tri
thức bản thân tích lũy được, dưới sự giảng dạy nhiệt tình của các thấy cô giáo và kiến
thức thực tế thu được qua quá trình thực tập tại Công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội,
em đã hoàn thành khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Hoàn thiện hệ thống thông tin
quản lí nhân sự tại Công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội”.
Trước hết em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Đàm Gia Mạnh đã hướng dẫn
tận tình, chỉ bảo em trong suốt thời gian thực hiện đề tài để em có thể hoàn thành Khóa
luận tốt nghiệp.
Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Khoa Hệ thống thông tin kinh tế,
trường Đại Học Thương Mại đã tạo điều kiện cho em học tập nghiên cứu.
Em xin gửi lòng biết ơn sâu sắc đến quý công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội,
Ban lãnh đạo công ty cùng toàn thể nhân viên trong công ty đã tạo điều kiện cho em
tìm hiểu, nghiên cứu trong suốt quá trình thực tập tại công ty.
Mặc dù em đã cố gắng hoàn thành luận văn với tất cả sự nỗ lực của bản thân,
nhưng Khóa luận chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót.
Kính mong được sự chỉ bảo và giúp đỡ của quý thầy cô và các bạn để khóa luận
được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!

1

1


MỤC LỤC

2

2

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ HÌNH VẼ
BẢNG
Bảng 2.1. Bảng kết quả kinh doanh của công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội từ
năm 2012 đến 2015.
Bảng 2.2. Bảng đánh giá khả năng đáp ứng nhu cầu công việc của các phần
mềm công ty.
Bảng 2.3. Bảng đánh giá nguồn nhân lực HTTT trong công ty hiện nay
Bảng 3.1: Các tác nhân, các UC và đặc tả vắn tắt

HÌNH VẼ
Hình 2.1. Sơ đồ tổ chức của công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội.
Hình 2.2. Đánh giá tính ổn định, hiệu quả làm việc và tốc độ xử lý của máy tính
Hình 2.3. Khả năng đáp ứng nhu cầu công việc của các phần mềm công ty đang
sử dụng
Hình 2.4. Nguồn nhân lực HTTT trong công ty hiện nay
Hình 2.5. Phương thức quản lí nhân sự tại công ty.
Hình 2.6. Thời gian lập báo cáo
Hình 2.7. Mức độ hài lòng về công tác quản lí nhân sự.
Hình 2.8. Nhu cầu hoàn thiện HTTT quản lí nhân sự.
Hình 2.9. Các chức năng cần có của HTTT quản lí nhân sự tương lai.
Hình 3.1. Cơ sở dữ liệu của HTTT quản lý nhân sự

3

3


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
THUẬT NGỮ

CNTT
NVNS
CSDL

TIẾNG ANH

NGHĨA TIẾNG VIỆT
Công nghệ thông tin
Nhân viên nhân sự
Cơ sở dữ liệu

DSS

Decision Support System

Hệ thống trợ giúp ra quyết định

ESS

Executive Support Sytem

Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành

HTTT
KTKL
KWS
MIS
OAS

Hệ thống thông tin

Khen thưởng kỷ luật
KnowledgeWork Systems
Management Infomation
System
Officer Automation System

PMQLNS
TPS
UC
UML

4

HTTT quản lý tri thức
Hệ thống thông tin quản lý
HTTT tự động hóa văn phòng
Phần mềm quản lý nhân sự

Transaction Processing

HTTT xử lý giao dịch

System
Use case
Unified Modelling

Ca sử dụng
Ngôn ngữ mô hình hóa tổng quát hệ

Language

thống hướng đối tượng

4


PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
1.1. Tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu.
Bước vào kỷ nguyên mới, kỷ nguyên khoa học và công nghệ, đặc biệt là công
nghệ thông tin.Việt Nam đang trên con đường công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước,
khai thác và ứng dụng tin học trên tất cả lĩnh vực. Ứng dụng công nghệ thông tin do
vậy trở thành một thành phần không thể thiếu trong các chiến lược cạnh tranh của các
doanh nghiệp và quốc gia. Việc ứng dụng CNTT trong quản lí đã trở nên khá phổ biến
ở các mặt như: quản lí nhân sự, quản lí bán hàng, quản lí tài chính kế toán, quản lí
khách hàng,...Trong đó HTTT quản lí nhân sự đang được các doanh nghiệp hết sức
quan tâm.
Hiện nay, nhân lực luôn là mối quan tâm hàng đầu của mỗi quốc gia nói chung và
các doanh nghiệp nói riêng. Mỗi doanh nghiệp muốn vận hành đều cần có số lượng
nhân viên nhất định và khi kinh tế phát triển thì quy mô nhân lực sẽ tăng và không
ngừng thay đổi. Vì thế với các doanh nghiệp việc quản lí nhân sự một cách thủ công sẽ
là khó khăn và gặp nhiều sai sót. Một HTTT quản lí nhân sự hoạt động ổn định sẽ giúp
giải quyết các vấn đề về nhân sự, giúp nhà lãnh đạo có một cái nhìn tổng thể về tình
hình nhân sự của công ty và ra các quyết định chính xác, tiết kiệm tối đa thời gian, chi
phí.
Trong suốt quá trình thực tập tại công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội, em nhận
thấy sự cần thiết phải hoàn thiện HTTT quản lí nhân sự cho công ty nhằm mục đích
tối ưu hiệu quả trong công tác quản lí dữ liệu về nhân sự để tăng năng suất, nâng cao
chất lượng, giảm thiểu chi phí tối đa, rút ngắn thời gian tìm kiếm làm việc và đảm bảo
tính chính xác cao. Vì vậy em đã quyết định lựa chon đề tài: “Hoàn thiện HTTT quản
lí nhân sự tại Công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội” giúp đem lại lợi ích thiết thực cho

công ty từ việc lưu trữ cho đến tìm kiếm thông tin, lập báo cáo chính xác tạo điều kiện
cho công tác quản lí được thực hiện dễ dàng hơn.
1.2. Tổng quan vấn đề nghiên cứu.
Để thực hiện bài khóa luận em đã nghiên cứu một số tài liệu liên quan đến HTTT
quản lý nhân sự như:

5


Chuyên đề tốt nghiệp: “Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lí nhân sự cho
Công ty Tin học Anh Ngọc”, Trần Mạnh Cường – lớp CNTTK1- Đại học công nghệ
thông tin và truyền thông. Chuyên đề tốt nghiệp của tác giả Trần Mạnh Cường đã đưa
ra lý thuyết về xây dựng HTTT, từ đó tiến hành các bước phân tích thiết kế hệ thống.
Hệ thống thông tin quản lí nhân sự được xây dựng về cơ bản đã đáp ứng được một số
yêu cầu của hệ thống nhưng chỉ dừng lại ở mức thiết kế giao diện cho hệ thống.
Luận văn tốt nghiệp: “Thiết kế phần mềm quản lí nhân sự tại công ty Cổ phần
Hải Dương”, Vũ Văn An – lớp 45C – Khoa Quản trị hệ thống thông tin kinh tế, Đại
học Kinh tế quốc dân. Luận văn đã làm rõ được một số lý thuyết về HTTT, phân loại
HTTT, các bước xây dựng một HTTT và quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông
tin hướng cấu trúc.Luận văn đã cho thấy một hướng nhìn khác về hê thống và hoàn
thành đươc các bước phân tích thiết kế hệ thống.
Đồ án tốt nghiệp: “Xây dựng hệ thông thông tin quản lí bán hàng tại công ty Cổ
phần vật tư vận tải Ngọc Khánh”, Nguyễn Hoàng Vũ – lớp K43/41.01 – Khoa Quản trị
hệ thống thông tin kin tế, Học viện Tài chính. Đồ án tốt nghiệp của tác giả đã hoàn
thành đầy đủ các bước trong quy trình phân tích thiết kế HTTT quản lí bán hàng khi
công ty chưa có hệ thống quản lí bằng máy tính trước đó, đã đáp ứng được nhu cầu
quản lí cho đơn vị nghiên cứu, tuy nhiên đây là một HTTT phức tạp chỉ phù hợp với
những công ty có quy mô lớn và đã sử dụng HTTT cho công tác quản lí từ trước.
1.3. Mục tiêu cụ thể đặt ra cần giải quyết trong đề tài.
Đề tài: “Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lí nhân sự tại công ty TNHH Kim

Khánh Hà Nội” được đề xuất cho doanh nghiệp với các muc tiêu sau:
Trình bày khái niệm, lý thuyết về HTTT quản lý, các phương pháp phân tích thiết
kế và quy trình phân tích thiết kế hệ thống với UML.
Khảo sát và đánh giá thực trạng của công tác quản lí nhân sự tại công ty. Từ đó
đưa ra giải pháp và tiến hành xây dựng hoàn thiện một HTTT quản lí nhân sự phù hợp,
giải quyết được bài toán quản lí nhân sự của công ty, giúp công ty đạt được hiệu quả
cao trong công tác quản lí lao động, công tác đào tạo, khen thưởng, kỉ luật, quản lí
lương thưởng cho nhân viên,…
Nghiên cứu và xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho công
TNHH Kim Khánh Hà Nội đáp ứng được các tiêu chí:
6


+ Hệ thống dễ sử dụng, thân thiện với người dùng.
+ Hệ thống có khả năng mở rộng, tích hợp với các hệ thống khác khi mở rộng
trong tương lai.
+ Chú trọng về tính bảo mật thông tin.
1.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
Đối tượng nghiên cứu của đề tài.
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là ‘Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý nhân
sự tại công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội’
Phạm vi nghiên cứu của đề tài.
Các lí thuyết cơ bản về thông tin, hệ thống thông tin, phân tích thiết kế HTTT
quản lí nhân sự và quy trình phân tích thiết kế hệ thống hướng đối tượng với UML.
Lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức, lĩnh vực kinh doanh, tình hình hoạt động kinh
doanh từ năm 2012- 2015 và thực trạng về công tác quản lí nhân sự, cách thức quản lí
nhân sự của công ty hiện nay.
Các bước triển khai phân tích thiết kế hoàn thiện hệ thống quản lí nhân sự cụ thể
cho công tác quản lí nhân sự tại công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội.
1.5. Phương pháp thực hiện đề tài.

Phương pháp thu thập tài liệu.
+ Gửi phiếu phỏng vấn: chuẩn bị các câu hỏi phỏng vấn gửi tới các phòng ban,
nhân viên để tìm hiểu những nội dung liên quan đến thực trạng quản lí nhân sự hiện tại
và nhu cầu xây dựng hoàn thiện HTTT quản lí nhân sự của công ty.
+ Quan sát trực tiếp CSHT, môi trường làm việc của doanh nghiệp để nắm bắt
được các nghiệp vụ quản lí nhân sự tại trung tâm.
+ Nghiên cứu tài liệu thông qua các bài báo, internet, để tìm hiểu chung về công ty.
+ Sưu tầm sách, tài liệu có liên quan tới các lí luận, lí thuyết về HTTT và phân
tích thiết kế hệ thống.
Tổng hợp, phân tích, xử lí số liệu.
Sau khi đã thu thập được các số liệu (sơ cấp, thứ cấp) tiến hành tổng hợp, phân
tích, so sánh, đánh giá các dữ liệu thu thập được, có thể rút ra một số đánh giá về thực
trạng công tác quản lí nhân sự và tình hình HTTT quản lí nhân sự tại công ty hiện nay.
Từ đó có thể nhận thấy tính cấp thiết của đề tài khóa luận này.
7


Đồng thời, từ kết quả khảo sát, ta sẽ lựa chọn được biện pháp và quy trình phân
tích hoàn thiện hệ thống cho phù hợp, đảm bảo đáp ứng được những mục tiêu đặt ra
của đề tài.
Công cụ sử dụng để thực hiện đề tài.
+ SQL server 2008 để tạo CSDL phục vụ cho việc kết nối nguồn dữ liệu từ các
form của hệ thống trong quá trình thao tác trên phần mềm.
+ Phần mềm Visual Studio dùng cho việc thiết kế giao diện của hệ thống.
+ Phần mềm Rational Rose dùng để mô hình hóa hệ thống, thiết kế các biểu đồ
sau: biểu đồ UC, biểu đồ lớp, biểu đồ tuần tự, biểu đồ hoạt động.
1.6. Kết cấu của khóa luận.
Nội dung của đề tài khóa luận gồm ba phần:
Phần I: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu.
Phần II: Cơ sở lí luận và thực trạng hoàn thiện HTTT quản lí nhân sự tại công ty

TNHH Kim Khánh Hà Nội.
Phần III: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp hoàn thiện HTTT quản lí
nhân sự tại công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội.

8


PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ
TẠI CÔNG TY TNHH KIM KHÁNH HÀ NỘI
2.1. Cơ sở lí luận về hệ thống thông tin và hệ thống thông
tin quản lý nhân sự.
2.1.1. Một số khái niệm cơ bản.
Thông tin: Là các tin tức mà con người trao đổi với nhau, hay nói rộng hơn
thông tin bao gồm những tri thức về các đối tượng. Thông tin vừa là nguyên liệu đầu
vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ thống quản lí. Tiếp nhận và xử lý thông tin là yêu
cầu cần thiết của nhà quản lí, để thực hiện các chức năng và hoạt động quản lí, hoạch
định chính sách, các quyết định kinh tế đối với doanh nghiệp (Theo Giáo trình Phân
tích thiết kế hệ thống thông tin, Thạc Bình Cường, Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội).
Hệ thống: Là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ rang
buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung thông qua việc tiếp
nhận các đầu vào và sản xuất ra các đầu ra nhờ một quá trình chuyển đổi được tổ chức.
Hệ thống này còn được gọi là hệ thống động (Dynamic system) (Theo Giáo trình phân
tích thiết kế hệ thống thông tin, Nguyễn Văn Ba, Nhà xuất bản Đại học quốc gia Hà
Nội).
Hệ thống thông tin: Là một tập hợp gồm nhiều thành phần mà mối liên hệ giữa
các thành phần này cũng như liên hệ giữa chúng với các hệ thống khác là liên hệ thông
tin với nhau (Theo Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin, Nguyễn Văn Ba,
Nhà xuất bản Đại học quốc gia, Hà Nội).
Hệ thống thông tin quản lí nhân sự: Là HTTT bao gồm tất cả những quyết định
và hoạt động quản lí (tuyển dụng, quản lý, trả lương, nâng cao hoạt động , sa thải nhân

viên trong doanh nghiệp,…) có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đội
ngũ nhân viên của doanh nghiệp.
Các hệ thống thông tin nguồn nhân sự theo mức quản lý.
Hệ thống thông tin nhân sự chiến lược bao gồm: Hệ thống dự báo cầu nguồn
nhân lực, hệ thống dự báo cung nguồn nhân lực.

9


Hệ thống thông tin nhân sự sách lược bao gồm: HTTT phân tích thiết kế nhân
lực, HTTT tuyển chọn nhân lực, HTTT quản lý lương thưởng bảo hiểm trợ cấp, HTTT
đào tạo phát triển nguồn nhân lực
Hệ thống thông tin nhân lực tác nghiệp bao gồm: HTTT quản lý lương, HTTT
quản trị vị trí làm việc, HTTT người lao động, HTTT báo cáo lên cấp trên, HTTT
tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc
Vai trò của HTTT quản lí nhân sự.
Nguồn lực con người là nguồn tài nguyên quan trọng bậc nhất đối với sự tồn tại
của một tổ chức, doanh nghiệp. Để tạo lập và duy trì được một đội ngũ nhân sự vững
mạnh yêu cầu ban quản lí nhân sự của công ty phải có cách thức quản lí tốt, tạo điều
kiện cho các cá nhân phát huy được khả năng của mình. Ngoài ra việc quản lí tốt cũng
thể hiện được sự quan tâm, động viên của lãnh đạo đối với các cá nhân trong tập thể,
tạo điều kiện cần thiết giúp các cá nhân hoàn thiện mình.
Do đó, nhu cầu cần có một HTTT quản lí nhân sự là rất cần thiết nhằm khắc phục
những khuyết điểm trong việc quản lí nhân sự bằng phương pháp thủ công, đảm bảo
cung cấp kịp thời đầy đủ thông tin theo yêu cầu của người quản lí.
Nhờ những thông tin mà HTTT quản lí nhân sự cung cấp, nhà quản lí của công ty
có thể dễ dàng theo dõi tình hình nhân sự về mọi mặt của các cán bộ, nhân viên một
cách nhanh chóng và chính xác. HTTT quản lí nhân sự cuả một doanh nghiệp phản
ánh đầy đủ toàn diện những tiềm năng về trí lực của từng nhân viên, hệ thống giúp tiết
kiệm thời gian và chi phí một cách hiệu quả.

2.1.2. Một số lí thuyết về quản lý nhân sự.
a. Cách thức quản lý nhân sự.
+ Quản lý bằng phương pháp thủ công: là phương pháp quản lý toàn bộ các hoạt
động về nhân sự bằng con người trên cơ sở ghi chép trên giấy tờ, sổ sách.
+ Quản lý bằng hệ thống máy tính: là phương pháp quản lý nhờ sự hỗ trợ của
máy tính, có sử dụng phần mềm quản lý chuyên dụng thực hiện tất cả các hoạt động về
quản lý nhân sự hoàn toàn trên máy tính.
b. Nội dung chủ yếu của quản lý nhân sự.
+ Phân tích công việc:

10


Phân tích công việc là một tiến trình xác định một cách có hệ thống các nhiệm vụ
và kỹ năng cần thiết để thực hiện các chức năng của một tổ chức, nó mô tả và ghi nhận
mục tiêu của mỗi nhiệm vụ, thực hiện ở đâu, khi nào hoàn thành, cách làm, kỹ năng
cần thiết, các điều kiện cần và đủ để hoàn thành trách nhiệm với công việc được giao.
+ Tuyển dụng:
Là một quá trình thu hút nhân lực có khả năng đáp ứng công việc và đưa vào sử
dụng, bao gồm các khâu: tuyển mộ, tuyển chọn, bố trí sử dụng và đánh giá:
Tuyển mộ là thu hút những lao động có nguyện vọng và khả năng làm việc trong
doanh nghiệp từ nhiều nguồn nhân lực khác nhau.
Tuyển chọn là việc sàng lọc từ những người đã qua tuyển mộ, thẩm tra lại theo
tiêu chuẩn để lựa chọn những người đạt yêu cầu.
Bố trí sử dụng là chương trình giới thiệu về tất cả những điều liên quan đến tổ
chức, chính sách, điều lệ, công việc, môi trường làm việc để người lao động nắm
vững, thích ứng và hòa nhập với tư cách thành viên của doanh nghiệp.
Đánh giá thành tích công tác là một hệ thống chính thức để xem xét và đánh giá
sự hoàn thành chức trách của mỗi cá nhân, được thực hiện theo định kỳ.
c. Đào tạo và phát triển nhân lực.

Đào tạo phát triển là một quá trình không bao gì dứt. Các bước tiến hành thông
thường là: Định rõ nhu cầu đào tạo và phát triển; Ấn định các mục tiêu đào tạo cụ thể;
Lựa chọn các phương pháp thích hợp; Lựa chọn các phương tiện thích hợp. Mục tiêu
của đào tạo là nhằm mục tiêu của doanh nghiệp.
d. Đánh giá khả năng hoàn thành công việc.
Đánh giá khả năng hoàn thành công việc của nhân viên là một hoạt động quan
trọng trong quản lý nhân sự. Nó giúp cho công ty có cơ sở hoạch định, tuyển chọn, đào
tạo và phát triển nhân sự. Đánh giá đúng năng lực của nhân viên quyết định không nhỏ
sự thành công của công ty, xí nghiệp. Nâng cao và hoàn thiện hiệu năng công tác, là cơ
sở để khen thưởng, động viên khích lệ hoặc kỷ luật nhân viên... giúp nhà quản lý trả
lương một cách công bằng.
e. Giải quyết các vấn đề về lương bổng, phúc lợi.
Tiền lương có vai trò là một trong những hình thức kích thích lợi ích vật chất đối
với người lao động. Vì vậy, để sử dụng đòn bẩy tiền lương nhằm đảm bảo sản xuất
11


phát triển, duy trì một đội ngũ lao động có trình độ kỹ thuật nghiệp vụ cao với ý thức
kỷ luật vững, đòi hỏi công tác tiền lương trong doanh nghiệp phải đặc biệt coi trọng.
f. Tương quan nhân sự.
Quan hệ về tương quan nhân sự bao gồm các quan hệ nhân sự chính thức trong
quản lý như thi hành kỷ luật, thăng chức, giáng chức, thuyên chuyển, thôi việc...

2.1.3. Cơ sở lý luận về hoàn thiện HTTT.
UML và công cụ phát triển hệ thống thông tin.
- Giới thiệu UML
UML (Unified Modelling Language) là ngôn ngữ mô hình hóa tổng quát được
xây dựng để đặc tả, phát triển, phát triển và viết tài liệu cho các khía cạnh phát triển
phần mềm hướng đối tượng. UML giúp người phát triển hiểu rõ và ra quyết định liên
quan đến phần mềm cần xây dựng. UML bao gồm một tập các khai niệm, các kí hiệu,

các biểu đồ và hướng dẫn.
- Một số khái niệm cơ bản trong UML:
Mô hình là một biểu diễn của sự vật hay một tập các sự vật trong một lĩnh vực áp
dụng nào đó theo một cách khác. Mô hình nhằm nắm bắt các khía cạnh quan trọng của
sự vật, bỏ qua các khía cạnh không quan trọng và biểu diễn theo một tập kí hiệu vè
quy tắc nào đó.
Các hướng nhìn (Views) trong UML: một hướng nhìn trong UML là một tập con
các biểu đồ UML được xây dựng để biểu diễn một khía cạnh nào đó của hệ thống. Sự
phân biệt giữa các hướng nhìn rất linh hoạt. Có những biểu đồ UML có mặt trong cả
hai hướng nhìn.
- Các biểu đồ trong UML
Biểu đồ USE CASE: biểu diễn chức năng của hệ thống. Từ tập yêu cầu của hệ
thống biểu đồ UC phải chỉ ra hệ thống cần thực hiện điều gì để thỏa mãn yêu cầu của
người dùng. Đi kèm với các biểu đồ UC là các kịch bản.
Biểu đồ lớp: chỉ ra các lớp đối tượng trong hệ thống, các thuộc tính và phương
thức của từng lớp và mối quan hệ giữa những lớp đó.
Biểu đồ trạng thái: tương ứng với mỗi lớp sẽ chỉ ra các trạng thái mà đối tượng
của lớp đó có thể có và sự chuyển tiếp giữa những trạng thái đó.
Các biểu đồ tương tác: biểu diễn mối liên hệ giữa các đối tượng trong hệ thống
và giữa các đối tượng với các tác nhân bên ngoài. Có hai loại:
12


+ Biểu đồ tuần tự: biểu diễn mối quan hệ giữa các đối tượng và giữa các đối
tượng và tác nhân theo thứ tự thời gian.
+ Biểu đồ cộng tác: biểu diễn các hoạt động và sự đồng bộ, chuyển tiếp các hoạt
động được dùng để biểu diễn các phương thức phức tạp của lớp.
- Quy trình phân tích thiết kế hệ thống bằng UML
Pha phân tích:
+ Xây dựng biểu đồ use case: dựa trên tập yêu cầu ban đầu, người phân tích tiến

hành xác định các tác nhân, use case và các quan hệ giữa các use case để mô tả lại các
chức năng của hệ thống. Một thành phần quan trọng trong biểu đồ use case là các kịch
bản mô tả hoạt động của hệ thống trong mỗi use case cụ thể.
+ Xây dựng biểu đồ lớp: xác định tên các lớp, các thuộc tính của lớp, một số
phương thức và mối quan hệ cơ bản trong sơ đồ lớp.
+Xây dựng biểu đồ trạng thái: mô tả các trạng thái và chuyển tiếp trạng thái trong
hoạt động của một đối tượng thuộc một lớp nào đó.
Pha thiết kế:
+ Xây dựng các biểu đồ tương tác (biểu đồ cộng tác và biểu đồ tuần tự): mô tả
chi tiết hoạt động của các use case dựa trên các kịch bản (scenario) đã có và các lớp đã
xác định trong pha phân tích.
+ Xây dựng biểu đồ lớp chi tiết: tiếp tục hoàn thiện biểu đồ lớp bao gồm bổ sung
các lớp còn thiếu, dựa trên biểu đồ trạng thái để bổ sung các thuộc tính, dựa trên biểu
đồ tương tác để xác định các phương thức và mối quan hê giữa các lớp.
+ Xây dựng biểu đồ hoat động: mô tả hoạt động của các phương thức phức tạp
trong mỗi lớp hoặc các hoạt động hệ thống có sự liên quan của nhiều lớp.
2.1.4. Phân định nội dung nghiên cứu.
Hiện nay phòng nhân sự của công ty thực hiện quản lí nhân sự về mọi mặt: từ
khâu tuyển dụng, quản lí đào tạo, quản lí hợp đồng lao động, quản lí hồ sơ nhân viên,
kỷ luật khen thưởng,…của toàn bộ nhân viên của công ty, lập báo cáo về nhân viên
cho ban lãnh đạo.
Đề tài tập trung nghiên cứu công tác quản lí nhân sự hiện tại của công ty: Quản
lí thông tin nhân viên, quản lí lương, tuyển dụng, quản lí khen thưởng, kỉ luật, tính và
trả lương cho nhân viên, tìm kiếm thông tin nhân viên, lưu trữ thông tin.
2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng HTTT quản lí nhân sự tại công ty TNHH
Kim Khánh Hà Nội.
13


2.2.1. Giới thiệu về công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội.

a. Thông tin cơ bản về công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội.
Tên công ty: Công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội.
Địa chỉ: số nhà 78, đường Láng Hạ, quận Đống Đa, TP Hà Nội
Điện thoại: 0435683994

Fax: 0435683995

Mail:
Giám đốc: Nguyễn Duy Tuyên
Thời điểm hiện tại Kim Khánh Hà Nội đang tiếp tục hoạt động trên các lĩnh vực
theo định hướng ban đầu, và tiến tới mục tiêu Top 50 doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam
trong cả lĩnh vực Công nghệ thông tin và Truyền thông.
b. Cấu trúc tổ chức và nhân sự của công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội.
Sơ đồ tổ chức và chức năng của các phòng ban của công ty:
Giám đốc

Phòng Kế toán - tài chính
Phòng kế hoạch-kỹPhòng
thuậtKinh doanh - Marketing
Phòng nhân sự

Hình 2.1. Sơ đồ tổ chức của công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội.
Chức năng của các phòng ban:
Ban giám đốc: là người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty,
là người tổ chức thực hiện các quyết định của hội đồng thành viên, ký kết hợp đồng,
tuyển dụng,…
Khối kỹ thuật: gồm các phòng ban làm nhiệm vụ quản lý, vận hành, bảo trì giải
quyết các vấn đề liên quan đến khâu kỹ thuật của công ty.
14

Khối kinh doanh: là các phòng ban chuyên giải quyết các vấn đề liên quan đến
hoạt động kinh doanh của công ty như tìm hiểu, khảo sát thị trường, phân tích, xây
dựng và triển khai các phương án kinh doanh.
Phòng Kế toán-Tổng hợp: quản lý tiền lương và tính toán các khoản thu chi,
doanh thu, chi phí trong công ty.
Phòng tổ chức quản trị nhân sự: quản lý về công tác tổ chức nhân sự, công tác
lao động, tuyển dụng, đào tạo, thi đua khen thưởng,…
2.2.2. Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Kim
Khánh Hà Nội.
Dưới đây là bảng thống kê về hoạt động kinh doanh trong 4 năm 2012, 2013,
2014, 2015 vừa qua của công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội.
Bảng 2.1. Bảng kết quả kinh doanh của công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội từ
năm 2012 đến 2015.
Chỉ tiêu
1. Doanh thu thuần về bán
hàng và cung cấp dịch vụ
2. Chi phí quản lý kinh doanh
3. Tổng lợi nhuận kế toán
trước thuế
4. Chi phí thuế TNDN
5. Lợi nhuận sau thuế thu
nhập doanh nghiệp

Năm 2012

Năm 2013

Năm 2014

Năm 2015

1.892.852.802

2.287.815.720

2.799.251.920

2.979.450.856

1.581.399.670

1.818.610.883

2.277.610.883

2.378.546.778

311.453.132

469.204.837

521.641.037

600.904.078

77.863.283

117.301.209

130.410.259

150.226.020

233.589.849

351.903.628

391.230.778

450.678.059

(nguồn: Phòng Kế toán – Tổng hơp)
Dựa vào bảng kết quả kinh doanh của công ty trong 4 năm gần nhất có thể thấy
năng lực cũng như đánh giá được hiệu quả trong việc hoạt động kinh doanh của công ty.
Năm 2012, khi bước những bước đầu cho công việc kinh doanh công ty đạt
doanh thu xấp xỉ 2 tỉ đồng, nhưng lợi nhuận chỉ đạt hơn 233 triệu đồng, trải qua 1 năm
phát triển và hoạt động, tới năm 2013, công ty đạt doanh thu trên 2 tỉ đồng, tăng 25,8%
so với năm trước và lợi nhuận sau thuế đạt gần 352 triệu đồng tăng hơn 150% so với
năm trước, có thể lý giải cho điều này là vào năm 2012, khi vừa bước vào hoạt động
kinh doanh, công ty vẫn còn gặp khá nhiều khó khăn, từ việc tìm kiếm khách hàng tới

15


việc đầu tư cho các lĩnh vực kinh doanh, bên cạnh đó còn phải đối mặt với nhiều đối
thủ cạnh tranh.
Năm 2013 được coi là bước biến chuyển vượt bậc. Cũng không quá khó hiểu về
điều này vì công ty đã có thể khẳng định được bản thân của mình trên thương trường.
Có thể đánh giá được chất lượng dịch vụ thông qua kết quả hoạt động kinh doanh này.

Công ty được coi đã đi đúng hướng, đúng mục tiêu của mình.
Năm 2014 công ty đạt doanh thu gần 2,8 tỉ đồng tăng 22.35% so với năm trước,
trong đó lợi nhuận sau thuế đạt hơn 3,91 tỉ đồng tăng 11.17% so với năm 2012. Tuy
rằng lợi nhuận sau thuế năm 2013 có tỷ lệ tăng trưởng thấp hơn so với năm 2012
nhưng lại phản ánh được mức độ ổn định của công việc kinh doanh cũng như năng lực
kinh doanh của công ty đang dần được tăng lên.
Năm 2015 công ty tăng bền vững với doanh thu đạt được gần 3 tỷ đồng, với mức
tăng của lợi nhuận cao hơn năm trước 15,2% .
2.2.3. Phân tích thực trạng HTTT quản lí nhân sự tại công ty TNHH Kim
Khánh Hà Nội.
a. Thực trạng cơ sở hạ tầng của HTTT tại công ty TNHH Kim
Khánh Hà Nội.
Trang thiết bị phần cứng:
- Số máy chủ: Hiện tại công ty đang sử dụng một máy chủ IBM chính cài đặt trên
hệ điều hành Window Server Enterprise 2003.
- Cấu hình máy IBM system x3650-M4 với bộ vi xử lý Intel Xeon E5-2600 loạt
v2 12 lõi.
-

Memory lên đến 768 GB thông qua khe cắm 24 (UDIMM / RDIMM /

LRDIMM)
- Hỗ trợ RAID: Tích hợp 6 Gbps phần cứng RAID-0, -1, -10; tùy chọn RAID-5,
hoặc -50 -6, -60. Hỗ trợ mới 12 Gbps * RAID.
- Số máy trạm: 25 máy
Các thiết bị phần cứng:
Máy tính để bàn
Số lượng
Nhãn hiệu

16

25
Samsung
Thông số: Intel Dual Core pen E 2.8×2

Máy tính xách
tay
10
Dell, acer, asus,
lenovo

Máy chủ

Máy in, máy fax

1

3
Canon


– E5500/ Main Ondi Chipset Intel G41/
DdramIII 2Gb/ Hdd 40Gb

Các máy tính đều được kết nối mạng nội bộ. Toàn bộ hoạt động của các máy tính
đều chịu sự kiểm soát của máy chủ.
Các thiết bị mạng :
STT
1

2
3

Thiết bị
Modem
Switch
Wifi

Số lượng
6
8
5

Qua phiếu điều tra cho thấy có 80% đánh giá tính ổn định , có 70% đánh giá máy
tính đáp ứng hiệu quả công việc và có 90% đánh giá cao tốc độ xử lý dữ liệu.
Câu hỏi:
STT
1
2
3
4
5
6

Tên trang thiết bị

Số lượng

Mức độ đáp ứng nhu cầu ứng dụng CNTT?
Tính ổn định

Tính hiệu quả Tốc độ xử lý

Máy chủ
Máy tính xách tay
Máy in
Máy chiếu
Máy quét
Máy tính để bàn
Hình 2.2. Đánh giá tính ổn định, hiệu quả làm việc và tốc độ xử lý của máy tính
(nguồn: phiếu điều tra)
Theo đánh giá chung từ phiếu điều tra trang thiết bị phần cứng với hệ thống máu
chủ, máy tính để bàn, máy tính xách tay, máy in ,máy fax đều đáp ứng được nhu cầu
của công việc.
Trang Thiết Bị Phần Mềm.
- Hệ điều hành: Window 7, word, excel 2010 đối với máy tính để bàn. Window
8, word, excel 2013 đối với các máy tính xách tay
- Cơ sở dữ liệu: Microsoft SQL Server, Oracle, MySql
- Ngôn ngữ: C#, VB, ASPX, PHP
- Công nghệ: NET, Web+

17


- Phương thức truyền nhận thông tin của công ty là sử dụng đường truyền của
mạng Lan, wifi và Internet để truyền nhận thông tin giữa cấp trên và cấp dưới, giữa
nhân viên các phòng ban với nhau.
Phần mềm kế toán MISA SME.NET 2012

-

PM giúp cập nhật các chế độ kế toán, tài chính mới nhất.
Quản lí hiệu quả mô hình đa chi nhánh.
Tính giá thành theo nhiều phương pháp.
Phân tích tài chính chuyên nghiệp.
Quản lí cổ đông linh hoạt.
Lập dự toán ngân sách và quản lí thu, chi hiệu quả.
Thanh toán ngân hàng trực tuyến.
Kết xuất trực tiếp báo cáo có mã vạch, hỗ trợ nộp hồ sơ khai thuế qua mạng
Ngoài ra PM còn giúp cho lãnh đạo nắm bắt được tình hình sức khỏe của doanh
nghiệp, tình hình doanh thu chi phí, hỗ trợ việc ra quyết định.
Phần mềm ServiceDesk Plus ( phần mềm Hỗ trợ và quản lý tài sản hoàn toàn dựa
trên nền tảng Web) Hỗ trợ cho việc giao tiếp giữa khách hàng và nhân viên IT của
công ty.
Phần mềm quản lí nhân sự :còn quá sơ sài đơn giản
Phần mềm Plesk: Plesk là phần mềm quản trị Server, VPS và Hosting chuyên
nghiệp. Tính năng tự động hóa cao giúp công ty giảm chi phí, thời gian trong việc
quản lý, đầu tư thiết bị và nhân lực.
Qua khảo sát khả năng đáp ứng của các phần mềm hiệu quả các phần mềm được
đánh giá cao đến 60% số người được hỏi đều giá đánh giá phần mềm ứng dụng tốt, dễ
sử dụng.
Câu hỏi: Khả năng đáp ứng nhu cầu công việc của các phần mềm công ty đang
sử dụng?
Bảng 2.2. Bảng đánh giá khả năng đáp ứng nhu cầu công việc của các phần mềm
công ty.
Tiêu chí
Tốt
Khá
Trung bình
Kém
Chưa đạt

Số phiếu trả lời
6
2
2
0
0

Phần trăm(%)
60%
20%
20%
0%
0%

Ghi chú

(nguồn: Phiều điều tra)
Dựa vào câu trả lời và số phiếu chọn, có biểu đồ sau:
18


Hình 2.3. Khả năng đáp ứng nhu cầu công việc của các phần mềm công ty đang
sử dụng
(nguồn: Phiếu điều tra)
Việc lựa chọn các phần mềm đóng gói, dễ sử dụng như phần mềm kế toán MISA
(MISA SME.NET 2012)…đã mang lại tính hiệu quả, khả năng đáp ứng nhu cầu công
việc cao (60%).
b. Thực trạng nguồn nhân lực về CNTT.
Công ty bên cạnh việc đầu tư, mua sắm trang thiết bị công nghệ, kỹ thuật hiện

đại thì còn chú trọng vào việc thu hút, đào tạo và sử dụng nhân lực nhằm khai thác tối
đa các ứng dụng về CNTT . Theo số liệu thu thập được từ phiếu điều tra.
Số cán bộ chuyên môn về HTTT:
- Phần cứng:

10người.

- Phần mềm:

10 người

+ Dịch vụ:

15 người.

+ Phát triển phần mềm:

20 người.

Số cán bộ có bằng đại học hoặc cao đẳng CNTT trở lên : 105 người.

- 100% nhân viên đều biết sử dụng thành thạo máy tính cũng như xử lí tốt yêu cầu
nghiệp vụ
Ban lãnh đạo công ty có kiến thức về CNTT, chú trọng tới việc ứng dụng CNTT,
HTTT và công tác đào tạo, bồi dưỡng nhân lực CNTT.
Câu hỏi: Đánh giá nguồn nhân lực HTTT trong công ty hiện nay?
Bảng 2.3. Bảng đánh giá nguồn nhân lực HTTT trong công ty hiện nay
Tiêu chí
Tốt
Khá

Trung bình
Kém
Chưa đạt

Số phiếu trả lời
4
4
2
0
0

Phần trăm(%)
40%
40%
20%
0%
0%

Ghi chú

(nguồn: Phiếu điều tra)
Dựa vào câu trả lời và số phiếu chọn, có biểu đồ sau:
Hình 2.4. Nguồn nhân lực HTTT trong công ty hiện nay
19


(nguồn: Phiếu điều tra)
Theo khảo sát thì có 40% số người được hỏi đánh giá nguồn nhân lực HTTT hiện
tại là tốt và 40% nhận xét là khá và 20% đánh giá là trung bình. Như vậy công ty có
nguồn nhân lực HTTT khá tốt, đáp ứng được yêu cầu của công việc.

c. Thực trạng ứng dụng CNTT.
Qua phiếu điều tra các ứng dụng cơ bản đã triển khai tại công ty bao gồm: Tin
học văn phòng, Quản lý tài chính - kế toán, Quản lý nhân sự - tiền lương, Quản lý tài
sản, Quản lý hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), Quản lý sản phẩm dịch vụ…
100% các ứng dụng đều chạy trên mạng LAN. 80% người được hỏi đều trả lời
công ty sử dụng Internet vào tất cả các việc tìm kiếm thông tin, truyền nhận dữ diệu,
trao đổi thư điện tử, mua bán qua mạng.
d. Thực trạng HTTT quản lí nhân sự tại công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội.
Hiện nay công ty đã có HTTT quản lí nhân sự nhưng vẫn rất đơn giản chưa đáp
ứng được yêu cầu, cùng với sự phát triển và mở rộng của công ty yêu cầu cấp thiết đặt
ra là xây dựng hoàn thiện HTTT cho công ty.
- Phương thức quản lí nhân sự.
Qua kết quả thu được từ việc lập phiếu điều tra để phỏng vấn cán bộ và nhân
viên trong công ty trong thời gian thực tập về phương thức quản lý nhân sự tại công ty
là phương thức nào? Câu trả lời của đa số các nhân viên là hiện tại thì công ty vẫn
quản lý nhân sự theo phương pháp thủ công, chưa có một hệ thống thông tin hiệu quả
cho việc quản lý nhân sự và cũng chưa dùng phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng.
Một số nhân viên thì không rõ là công ty nơi mình làm việc đã có hệ thống thông tin
quản lý nhân sự chưa, còn một số người thì cho biết công ty có kết hợp giữa phương
pháp thủ công và sử dụng phần mếm. Cụ thể theo kết quả thu được có 5 nhân viên cho
rằng công ty sử dụng phương pháp thủ công cho đơn giản, có 2 phiếu cho rằng công ty
có sử dụng phần mềm, 2 nhân viên không biết phương thức quản lí còn duy nhất một
người cho rằng công ty kết hợp thủ công và phần mềm để quản lí nhân sự tại công ty.
Tuy nhiên, theo trưởng phòng nhân sự Nguyễn Thủy Ngân cho biết mặc dù đã có httt
quản lý nhưng hiện tại công ty vẫn quản lý nhân sự theo phương pháp thủ công là chủ
yếu do phần mềm không đáp ứng được hết yêu cầu.
Câu hỏi: Phương thức quản lý nhân sự tại công ty là gì?

20

Hình 2.5. Phương thức quản lí nhân sự tại công ty.
(nguồn: Phiếu điều tra)
Theo như ý kiến của một số nhân viên là có phần mềm quản lý nhân sự nhưng đó
cũng chỉ là dùng phần mềm đơn giản để hỗ trợ việc quản lý nhân viên, tính lương và
lưu trữ một số thông tin cơ bản. Còn về cơ bản thì các công tác quản lý nhân sự vẫn
được các nhân viên thực hiện chủ yếu là thủ công trên giấy tờ. Việc thực hiện thủ công
như vậy đã gây ra không ít những khó khăn trong quá trình làm việc, gây mất thời
gian, thông tin và thao tác tính toán dễ bị nhầm lẫn. Hơn nữa công tác lưu trữ cũng rất
bất tiện do lưu trữ trên giấy sẽ rất cồng kềnh, khó phân loại, dễ bị mất, rách, bị mờ,
nhòe… gây lãng phí nhân lực, đòi hỏi số lượng nhân viên làm trong công tác này
nhiều hơn và tính bảo mật lại không cao.
- Thời gian lập báo cáo.
Khi được hỏi về thời gian lập báo cáo để trình lên cấp trên đa số các nhân viên
được phỏng vấn đều cho rằng phải mất khá nhiều thời gian, các bước chủ yếu làm thủ
công do đó mất khá nhiều thời gian và gặp những sai sót không tránh khỏi do người
lập báo cáo nhập nhầm thông tin. Trong số 10 ý kiến thu thập từ các nhân viên thì có 3
nhân viên cho biết mất 2 đến 3 tiếng để lập báo cáo, có 6 nhân viên lại cho biết mất
trên 4 tiếng, và duy nhất một nhân viên cho rằng thời gian là dưới 2 tiếng.
Câu hỏi:Thời gian lập báo cáo để trình lên lãnh đạo?
Hình 2.6. Thời gian lập báo cáo
(nguồn: Phiếu điều tra)
- Mức độ hài lòng về công tác quản lí nhân sự tại công ty.
Đánh giá về mức độ hài lòng về công tác quản lí nhân sự tại công ty từ các nhân
viên thì có 6 người không hài lòng vì những hạn chế và khó khăn gặp phải của công
tác quản lí . Các nhân viên cho biết mỗi khi bổ sung nhân viên mới hay xóa bỏ nhân
viên đã nghỉ vì đa phần là làm thủ công khiến họ phải viết chèn, gạch xóa khiến khi ta
cần xem lại sẽ rất khó khăn và dễ nhầm lẫn do khó nhìn và gây mất thẩm mĩ cũng như
hiệu quả làm việc. Có 3 nhân viên thì cho rằng tạm được và 1 nhân viên cảm thấy hài
lòng vì họ làm đã lâu và quen với công việc. Dưới đây là kết quả được thể hiện bằng

hình vẽ:
Câu hỏi:Bạn có hài lòng về công tác quản lý nhân sự tại công ty?
21


Hình 2.7. Mức độ hài lòng về công tác quản lí nhân sự.
(nguồn: Phiếu điều tra)
- Nhu cầu hoàn thiện HTTT quản lí nhân sự.
Trước những hạn chế được đưa ra công ty cần thiết phải hoàn thiện HTTT quản
lí nhân sự để công tác quản lí nhân sự trở nên dễ dàng hơn, tiết kiệm chi phí và sức lực
đem lại hiệu quả, chính xác và tính bảo mật cao.
Kết quả từ phiếu điều tra được thể hiện qua hình dưới đây:
Câu hỏi:Bạn có muốn hoàn thiện HTTT quản lý nhân sự?
Hình 2.8. Nhu cầu hoàn thiện HTTT quản lí nhân sự.
(nguồn: Phiếu điều tra)
Theo kết quả thu được thì có 8 trong số 10 nhân viên được phỏng vấn cho rằng
cần thiết phải hoàn thiện HTTT quản lí nhân sự, sử dụng phần mềm tốt để công tác
quản lí nhân sự dễ dàng và thuận tiện hơn tiết kiệm thời gian, chi phí, sức lực. Hệ
thống sẽ giúp họ có thể lưu trữ một lượng lớn thông tin và tra cứu thông tin của mình ở
bất kì khi nào, không cần mất thời gian và công sức tới phòng lưu hồ sơ. Tuy nhiên có
2 nhân viên không muốn thay đổi cách quản lí nhân sự thủ công hiện tại và họ cho
rằng việc hoàn thiện HTTT là không cần thiết.
- Yêu cầu về các chức năng của HTTT quản lí nhân sự tương lai.
Câu hỏi:Các chức năng mà bạn cần có của HTTT quản lý nhân sự là gì?
Hình 2.9. Các chức năng cần có của HTTT quản lí nhân sự tương lai.
Khi được hỏi về yêu cầu về chức năng của HTTT quản lí nhân sự mới, các chức
năng được quan tâm nhiều nhất là quản lí hồ sơ nhân viên, quản lí hợp đồng lao động,
quản lí lương, thống kê báo cáo cáo và tiếp theo đó là chức năng quản trình công tác,
quá trình khen thưởng kỉ luật, quá trình đào tạo của nhân viên.
2.2.4. Đánh giá thực trạng HTTT quản lí nhân sự tại công ty.

a. Thuận lợi:
Thứ nhất công ty có phần hạ tầng kĩ thuật về CNTT khá hiện đại và đầy đủ, mức
độ triển khai và hiệu quả sử dụng tốt. Vì thế mặc dù HTTT quản lý nhân sự còn yếu
nhưng đây vẫn là một thuận lợi lớn cho việc xây dựng hoàn thiện HTTT.
Thứ hai công ty có đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, kinh nghiệm, ham học hỏi
sẽ dễ dàng thích ứng với những thay đổi hiện đại khi sử dụng CNTT.
22


Thứ ba công ty chú trọng việc đầu tư cơ sở hạ tầng, đầu tư xây dựng phát triển
HTTT. Ngoài ra công ty thường xuyên tổ chức những khóa đào tạo cho nhân viên
nhằm nâng cao trình độ đem lại hiệu quả làm việc cho công ty.
b. Khó khăn của công tác quản lí nhân sự hiện tại của công ty.
- Môt vài nghiệp vụ vẫn được xử lí thủ công gây ra các khó khăn như:
+ Tốc độ cập nhật, xử lí không cao, không đáp ứng được nhu cầu báo cáo đột
xuất của lãnh đạo.
+ Mất thời gian và công sức cho công tác thêm, sửa, xóa thông tin của các nhân
viên, gây mất thời gian và không mang lại hiệu quả.
+ Lưu trữ và tìm kiếm thông tin khó do tiến hành trên giấy và dễ gặp rủi ro, hạn
chế số người có thể tra cứu thông tin.
+ Không đồng bộ trong việc cập nhật dẫn đến sai sót, tính bảo mật không cao.
+ Khi mở rộng quy mô hoạt động thì hệ thống quản lí thủ công sẽ không đáp ứng
được nhu cầu quản lí, do lượng thông tin cần xử lí tăng lên nhiều.
+ Công tác truyền tải thông tin giữa các phòng ban trong công ty phải thực hiện
trực tiếp gây mất thời gian thiếu tính chuyên nghiệp và giảm hiệu quả công việc.
- Cơ sở hạ tầng đầy đủ tuy nhiên vẫn chưa hiệu quả, bài bản
c. Nguyên nhân.
- Do công ty có HTTT quản lí nhân sự chưa tốt vẫn còn đơn giản chưa đáp ứng
được yêu cầu, nhiều nghiệp vụ còn xử lý thủ công.
- Chưa có sự phối hợp hiệu quả, bài bản các nguồn lực gây lãng phí

- Số lượng nhân viên ngày càng tăng cùng với dự định mở rộng quy mô trong
tương lai trong khi HTTT quản lý nhân sự yếu kém gây ra nhiều khó khăn và bất cập.
PHẦN 3: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN
THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH
KIM KHÁNH HÀ NỘI.
3.1. Định hướng phát triển HTTT quản lý nhân sự tại công ty TNHH Kim
Khánh Hà Nội.
Công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội là một công ty phát triển bền vững, là nhà
cung cấp tin cậy các thiết bị, giải pháp mạng trên nền tảng công nghệ thông tin, có
trách nhiệm với cộng đồng, góp phần xây dựng đất nước, mỗi thành viên ngày càng
phát triển về nghề nghiệp. Công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội với định hướng trở
23


thành top 50 doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam trong cả lĩnh vực Công nghệ thông tin
và Truyền thông, phát triển bền vững trên cơ sở kết hợp sức mạnh tri thức, tính đoàn
kết tập thể và công nghệ ở một tầm cao mới. Công ty hoạt động tổ chức với các phòng
ban chức năng, mỗi phòng ban đảm nhiệm chức năng, nhiệm vụ khác nhau. Để công
tác tổ chức quản lý nhân sự tại các phòng ban trong công ty một cách hiệu quả thì công
ty phải tiến hành phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự giúp cho việc
quản lý nhân sự một cách nhanh chóng và hiệu quả. Một số định hướng phát triển HT
quản lý nhân sự tại công ty:
- Thuê người tiến hành phân tích và thiết kế hoàn thiện lại hệ thống thông tin
quản lý nhân sự, hoặc có thể sử dụng đào tạo nhân viên của công ty lập ra một đội dự
án để tiến hành xây dựng một HTTT quản lý nhân sự cho công ty.
- Tìm hiểu, nghiên cứu và xem xét các phần mềm quản lý nhân sự đang được sử
dụng rộng rãi trên thị trường. Từ đó tìm kiếm một phần mềm quản lý nhân sự phù hợp
với các điều kiện về cơ sở vật chất, cơ sở hạ tầng, kinh tế… có thể sử dụng tại doanh
nghiệp.
- Xây dựng và hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý nhân sự trên nền tảng

nghiên cứu, khảo sát những điểm mạnh, điểm yếu của hệ thống thông tin quản lý nhân
sự hiện tại. Hệ thống được xây dựng cho phép các chức năng hoạt động độc lập với
nhau, khi có sự thay đổi hay có nhu cầu thêm bớt chức năng không cần thiết phải xây
dựng lại hệ thống. Hệ thống thông tin khi xây dựng thành công sẽ cải thiện được các
thao tác bằng tay trên giấy tờ, sổ sách. Hệ thống mới phát triển nhằn giảm bớt số lượng
nhân sự tham gia vào bộ phận quản lý.
3.2. Đề xuất hoàn thiện hệ thống thông tin quản lí nhân sự tại công ty TNHH
Kim Khánh Hà Nội.
3.2.1. Các yêu cầu về chức năng của hệ thống thông tin quản lí nhân sự tại
công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội.
Nhân viên trong công ty sẽ được nhân viên phòng nhân sự cập nhật thông tin
nhân viên vào hồ sơ nhân viên. Trong khi làm việc tại công ty nhân viên sẽ kí hợp
đồng với công ty, hợp đồng giữa nhân viên và công ty sẽ được phòng nhân sự lưu giữ
và quản lí, hợp đồng sẽ được lưu cùng với hồ sơ nhân viên. Nhân viên nhân sự có thể

24


thêm thông tin nhân viên khi có nhân viên mới, sửa thông tin nhân viên khi có sự thay
đổi và xóa thông tin nhân viên trong hồ sơ nhân viên một cách dễ dàng.
Nhân viên nhân sự sẽ theo dõi và cập nhật gồm các hoạt động thêm, sửa, xóa các
thông tin về quá trình công tác, đào tạo, hồ sơ khen thưởng kỉ luật của nhân viên trong
thời gian làm việc tại công ty.
Nhân viên kế toán sẽ lập bảng lương và tính lương cho nhân viên theo hệ số
lương, trợ cấp, bảo hiểm, thưởng, phạt cho nhân viên. Nhân viên phòng kế toán dựa
trên mức độ khen thưởng, kỉ luật theo hình thức và lí do để tính lương cho nhân viên.
Để thuận tiện cho việc quản lí hồ sơ nhân viên hệ thống cho phép nhân viên
phòng nhân sự và ban lãnh đạo có thể tra cứu mọi thông tin về nhân viên một cách
thuận lợi nhất.
Hệ thống quản lí nhân sự hỗ trợ các chức năng lập báo cáo cho nhân viên phòng

nhân sự và phòng kế toán. Ban lãnh đạo công ty nhận báo cáo và từ đó đưa ra cách
quản lí phù hợp.
Hệ thống cho phép nhân viên trong công ty đăng nhập vào tải khoản nhân viên
thông qua mã nhân viên để xem thông tin nhân viên và bảng lương của mình.
a. Các yêu cầu chức năng của hệ thống:
1. Quản lí hồ sơ nhân viên: Một người khi trở thành nhân viên của công ty sẽ có
thông tin lưu tại hồ sơ nhân viên. Các thông tin của nhân viên sẽ được cập nhật vào hồ
sơ nhân viên. Nhân viên sẽ được phân vào các phòng ban khác nhau tùy vào trình độ
năng lực và vị trí ứng tuyển của mình. Tùy vào khả năng, hiệu quả công việc nhân
viên có thể được thăng chức hoặc chuyển đổi phòng ban, hệ thống sẽ cập nhật lại hố sơ
nhân viên.
+ Cập nhật phòng ban: Nhân viên nhân sự có nhiệm vụ nhập dữ liệu liên quan tới
phòng ban khi có sự thay đổi về các phòng ban trong công ty. Khi công ty có quyết
định thành lập thêm phòng ban mới thì nhân viên sẽ cập nhật thông tin vào hệ thống
thêm phòng ban. Xóa bớt các phòng ban khi công ty quyết định sát nhập các phòng
ban nhằm thu hẹp bộ máy nhân sự của công ty.
+ Cập nhật thông tin nhân viên: Thông tin nhân viên bao gồm: họ tên, ngày sinh,
địa chỉ, số điện thoại, phòng ban, chức vụ, hệ số lương,…Khi có sự thay đổi cơ cấu
nhân sự thì hệ thống cũng phải cập nhật thông tin cho phù hợp. Hệ thống hỗ trợ thêm
25