luận văn hệ thống thông tin kinh tế phân tích, thiết kế HTTT quản lý hợp đồng bán phần mềm kế toán của công ty cổ phần phần mềm hiệu quả xanh

LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay, hệ thống thông tin đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển
của một doanh nghiệp. Vận hành được một hệ thống thông tin tốt, hiệu quả, phù
hợp với môi trường bên trong và môi trường bên ngoài doanh nghiệp, doanh nghiệp
sẽ đơn giản hóa được các thủ tục, công việc, nhờ đó nâng cao được hiệu quả kinh
doanh, đưa ra những quyết định chiến lược đúng đắn, vượt qua giai đoạn khó khăn
và phát triển. Tuy nhiên các vấn đề về sự khan hiếm nguồn nhân lực có chuyên môn
quản lý, nắm bắt được các nguyên tắc hệ thống, chi phí vận hành hệ thống… lại là
các rào cản khiến các doanh nghiệp quan tâm chưa đúng mức đến vấn đề tổ chức hệ
thống thông tin trong doanh nghiệp. Vì vậy, giải quyết tốt các áp lực về nguồn nhân
lực, sự tham gia hỗ trợ, khuyến khích của các tổ chức, nhà nước là cần thiết, vừa
thúc đẩy phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp phát triển nói riêng,
vừa là toàn bộ nền kinh tế Việt Nam nói chung.
Luôn luôn đi đầu trong công tác đào tạo nguồn nhân lực hệ thống thông
tin kinh tế. Trường đại học Thương Mại tự hào khi góp phần giải quyết được các
vấn đề nguồn nhân lực là các cử nhân có tầm và tài phục vụ cho việc phân tích, thiết
kế và triển khai hệ thống thông tin trong doanh nghiệp.
Kết thúc 4 năm đại học, tôi có cơ hội được làm khóa luận, được tổng hợp
những kiến thức trong suốt thời gian theo học chuyên ngành hệ thống thông tin kinh
tế và có điều kiện so sánh, đối chiếu với thực tế thông qua đợt thực tập do nhà
trường tổ chức.
Để hoàn thành được khóa luận này, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu
sắc tới các thầy cô trong trường đại học Thương Mại đã tận tình giúp đỡ, bồi dưỡng
những kiến thức cho tôi trong suốt 4 năm theo học tại nhà trường. Đồng cảm ơn
Công ty Cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh đã tạo điều kiện cho tôi có cơ hội, điều
kiện thực tập và công tác tại công ty, giúp tôi tìm hiểu thực tế về hoạt động của
công ty và tình hình ứng dụng hệ thống thông tin vào những hoạt động đó. Đặc biệt,
tôi xin chân thành cảm sự giúp đỡ tâm huyết, trách nhiệm và tận tình tới giảng viên
– Tiến sỹ Nguyễn Thị Thu Thủy, người đã trực tiếp giúp đỡ tôi trong suốt quá trình
hoàn thiện bài khóa luận này.

1


Mặc dù đã rất cố gắng và nỗ lực song với thời gian nghiên cứu hạn hẹp, trình
độ và khả năng của bản thân còn hạn chế do đó khóa luận sẽ không tránh khỏi
những thiếu sót. Kính mong các thầy, cô giáo trong khoa Thương mại điện tử và hệ
thống thông tin kinh tế, các anh/chị nhân viên trong Công ty Cổ phần phần mềm
Hiệu Quả Xanh chỉ bảo để bài khóa luận có giá trị hơn về mặt lý luận và mang tính
thực tiễn cao.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày …. Tháng…..năm 2017
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Thị Lương

2


MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU...........................................................................................................i
MỤC LỤC............................................................................................................... iii
DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ...................................................................v
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT................................................................................vii
PHẦN 1: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU...............................................1
1.1 Tính cấp thiết của đề tài.................................................................................1
1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu........................................................................1
1.3 Mục tiêu cần giải quyết trong đề tài..............................................................3
1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài.................................................3
1.5 Phương pháp thực hiện đề tài........................................................................3
1.6 Kết cấu của khóa luận....................................................................................4

PHẦN 2: NỘI DUNG KHÓA LUẬN.....................................................................5
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT...............5
1.1 Một số khái niệm cơ bản.................................................................................5
1.2 Một số lý thuyết về phân tích và thiết kế HTTT...........................................5
1.2.1 Lý thuyết chung về HTTT................................................................................6
1.2.2 Các phương pháp phân tích, thiết kế HTTT.................................................10
1.2.3 HTTT Quản lý hợp đồng................................................................................16
CHƯƠNG 2: ĐÁNH GIÁ, PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỢP
ĐỒNG BÁN PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM
HIỆU QUẢ XANH................................................................................................18
2.1 Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh............18
2.2 Phân tích và đánh giá thực trạng hệ thống quản lý hợp đồng bán phần
mềm kế toán của Công ty Cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh........................20
2.2.1

Phân tích thực trạng hệ thống quản lý hợp đồng bán phần mềm kế toán

của Công ty Cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh.................................................20
2.2.2 Đánh giá hệ thống quản lý hợp đồng bán phần mềm kế toán của Công ty
Cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh......................................................................24

3


CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG
BÁN PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM HIỆU
QUẢ XANH...........................................................................................................26
3.1. Mô tả bài toán quản lý hợp đồng bán tại công ty cổ phần phần mềm Hiệu
Quả Xanh...............................................................................................................26
3.2. Phân tích hệ thống..........................................................................................27

3.2.1. Biểu đồ usecase............................................................................................27
3.2.2.

Biểu đồ lớp.................................................................................................30

3.2.3.

Biểu đồ trạng thái......................................................................................31

3.2.4.

Biểu đồ tuần tự..........................................................................................32

3.2.5.

Biểu đồ hoạt động......................................................................................36

3.3. Thiết kế hệ thống...........................................................................................37
3.3.1.

Thiết kế cơ sở dữ liệu.................................................................................37

3.3.2.

Thiết kế giao diện.......................................................................................39

3.4. Thiết kế kiểm soát..........................................................................................42
3.5. Một số kiến nghị.............................................................................................43
KẾT LUẬN............................................................................................................44
TÀI LIỆU THAM KHẢO.......................................................................................1

PHỤ LỤC................................................................................................................. 2

4


DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ
Bảng, hình vẽ
Hình 1.1
Hình 1.2
Hình 1.3
Hình 1.4
Hình 1.5
Hình 1.6
Hình 2.1
Hình 2.2
Hình 2.3
Hình 2.4
Hình 2.5
Hình 3.1
Hình 3.2
Hình 3.3
Hình 3.4
Hình 3.5
Hình 3.6
Hình 3.7
Hình 3.8

Tên bảng, sơ đồ, hình vẽ
Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT
Biểu đồ use case quản lý thông tin khách hàng

Biểu đồ lớp chi tiết chức năng quản lý khách hàng
Biểu đồ trạng thái chức năng cập nhật thông tin nhân viên
Biểu đồ tuần tự chức năng tìm kiếm thông tin hợp đồng
Biểu đồ hoạt động chức năng lập báo cáo
Sơ đồ cấu trúc tổ chức của Công ty cổ phần phẩn mềm
Hiệu Quả Xanh
Quy trình quản lý hợp đồng bán phần mềm kế toán tại
công ty cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh
Cập nhật thông tin, lưu trữ dữ liệu QLHĐ
Kết xuất những nội dung, báo cáo mong muốn
Mức độ cần thiết của HTTT QLHĐ
Mô hình use case tổng quát
Mô hình usecase chi tiết quản lý danh mục
Mô hình usecase chi tiết quản lý thanh toán
Mô hình usecase chi tiết quản lý báo cáo
Biểu đồ lớp quản lý hợp đồng bán phần mềm của công ty
cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh
Biểu đồ trạng thái lớp hợp đồng- chức năng cập nhật hợp
đồng
Biểu đồ trạng thái lớp hóa đơn
Biểu đồ tuần tự chức năng thêm mới, cập nhật, xóa thông

Hình 3.9
Hình 3.10
Hình 3.11
Hình 3.12
Hình 3.13
Hình 3.14
Hình 3.15
Hình 3.16

Hình 3.17
Hình 3.18

tin khách hàng
Biểu đồ tuần tự chức năng tìm kiếm thông tin khách hàng
Biểu đồ tuần tự chức năng thêm thông tin hợp đồng
Biểu đồ tuần tự chức năng thanh toán
Biểu đồ hoạt động quản lý thông tin hợp đồng
Biểu đồ hoạt động quản lý thanh toán
Form đăng nhập hệ thống
Form giao diện chính
Form quản lý thông tin khách hàng
Form quản lý thông tin phần mềm
Form quản lý thông tin hợp đồng hình

Hình 3.19

Form quản lý thanh

Bảng 1.1
Bảng 2.1

Trang
7
13
13
14
14
15
19

21
22
23
23
28
28
29
29
31
31
32
32
33
34
35
36
37
39
40
40
41
41
42

So sánh đặc điểm phương pháp phân tích thiết kế hệ thống
Unified Modelling Language
Tình hình doanh thu – chi phí từ năm 2014 đến 2016 của
5

11

20


Bảng 3.1
Bảng 3.2
Bảng 3.3
Bảng 3.4
Bảng 3.5
Bảng 3.6
Bảng 3.7
Bảng 3.8

công ty cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh
Bảng xác định các tác nhân, use case và đặc tả vắn tắt
Bảng các quan hệ giữa các lớp thực thể
Nhân viên
Khách hàng
Phần mềm
Hợp đồng
Chi tiết hợp đồng
Hóa đơn

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt
HTTT
CNTT
NXB
CSDL
UML
CTCP

QLHĐ
PĐTTN
Nhân viên KD,

Giải nghĩa
Hệ thống thông tin
Công nghệ thông tin
Nhà xuất bản
Cơ sở dữ liệu
Unified ModelingLanguage
Công ty cổ phần
Quản lý hợp đồng
Phiếu điều tra trắc nghiệm
Nhân viên kinh doanh, quan hệ

QHKH
Nhân viên PT,

khách hàng
Nhân viên phát triển, triển khai

TKPM

phần mềm

6

Giải nghĩa tiếng Việt

Ngôn ngữ mô hình

27
30
37
38
38
38
38
39


PHẦN 1: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
1.1 Tính cấp thiết của đề tài
Hợp đồng kinh doanh dù được soạn thảo bằng văn bản hoặc bằng miệng đều
đóng vai trò quan trọng là “hòn đá tảng” cho các hoạt động đầu tư và phần lớn cho
các hoạt động kinh doanh khác của công ty. Một hợp đồng sẽ hình thành nên các
yếu tố liên quan từ đó thiết lập được các quan hệ kinh doanh giữa các đối tác như
nhân lực, khách hàng, nhà thầu, chi phí, quyền lợi và trách nhiệm….. Quản lý tốt,
sắp xếp hợp lý được hợp đồng là quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh
nghiệp trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay. Điều này cho
thấy được vai trò và tầm quan trọng của hợp đồng là cực lớn. Tuy nhiên, hiện nay
các doanh nghiệp thường quản lý hợp đồng theo hình thức lưu trữ bằng giấy tờ, sau
đó lưu vào các hồ sơ và cho vào kho. Một số ít các công ty quản lý bằng cách lưu
trữ hợp đồng vào máy tính nhưng chưa có hệ thống, phương pháp quản lý chưa
khoa học, chủ yếu dùng để đối chiếu, so sánh với các hợp đồng giấy tờ đã ký kết
với đối tác. Theo thời gian số lượng các hợp đồng ngày càng gia tăng cả về số lượng
lẫn loại hình thì việc quản lý là rất khó khăn. Bên cạnh đó, việc quản lý hợp đồng
còn là cầu nối giữa các hoạt động sản xuất kinh doanh tại các bộ phận trong trong
doanh nghiệp. Vậy nên, xây dựng được một HTTT quản lý hợp đồng phù hợp với
yêu cầu, đặc điểm, đặc thù của từng doanh nghiệp là hoàn toàn cần thiết và mang

tính thiết thực cao.
Tuy nhiên, qua khảo sát thực tế thì công ty chưa có hệ thống thông tin quản lý
hợp đồng do đó chưa phát huy được hết tất cả các chức năng, vai trò và tầm quan
trọng mà việc quản lý hợp đồng yêu cầu. Vậy nên trong hoạt động sản xuất kinh
doanh của công ty sẽ gây một số cản trở khó khăn nhất định cho các nhân viên khi
giải quyết các vấn đề liên quan đến hợp đồng.
Với những lý do như trên nên tôi quyết định lựa chọn đề tài: “Phân tích, thiết
kế HTTT quản lý hợp đồng bán phần mềm kế toán của Công ty Cổ phần phần
mềm Hiệu Quả Xanh” làm đề tài khóa luận của mình.
1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu
1


Trên thực tế, đã có rất nhiều các tài liệu, công trình, sinh viên lựa chọn các
mảng đề tài liên quan đến HTTT quản lý hợp đồng để nghiên cứu, làm đề tài khóa
luận cũng như các ứng dụng đã triển khai vào thực tế. Sau đây là một số đề tài mà
tôi đã có cơ hội tham khảo:
-

Đề tài thứ nhất là Khóa luận tốt nghiệp “Phát triển phần mềm quản lý hợp

đồng tại công ty cổ phần phần mềm kế toán BRAVO” của Lê Bá Khánh Duy – Lớp
45B – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân. Đề tài đã đi sâu vào phân tích và thiết kế
HTTT QLHĐ cho doanh nghiệp và xây dựng phần mềm Quản lý hợp đồng. Tuy
nhiên đề tài chưa thể hiện hết ý nghĩa và tầm quan trọng của HTTT QLHĐ tới các
hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, phân tích thiết kế cơ sở dữ liệu chưa
chặt chẽ, các kết xuất, báo cáo của phần mềm chưa mang tính quản trị cao.
-

Thứ hai là Khóa luận “ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng bảo

hiểm” của Nguyễn Thị Thảo – Lớp 46A – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân. Tác
giả đã xây dựng phần mềm Quản lý hợp đồng cho Công ty bảo hiểm dầu khí Việt
Nam. Đề tài đã chỉ ra được tính đặc thù trong quản lý hợp đồng của một công ty bảo
hiểm, đặc biệt là công ty dầu khí. Tuy nhiên, hạn chế của đề tài đó là quy trình xử lý
hợp đồng chưa chặt chẽ, chức năng quản lý khách hàng của hợp đồng là chưa tốt.
Với đặc thù là hợp đồng bảo hiểm thì khả năng quản lý khách hàng của phần mềm
phải thực sự tốt.
-

Đề tài cuối cùng là “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng tại

TRATECHCOM” của sinh viên Cao Thị Hồng Nhung – Lớp 47A – Trường Đại học
Kinh tế Quốc dân. Khác với hai đề tài trước đó, đề tài này tập trung vào xây dựng
HTTT đặc biệt là phân tích thiết kế cơ sở dữ liệu mà không đi xây dựng phần mềm. Đề
tài đã giải quyết được bài toán quản lý hợp đồng mà công ty đã đặt ra: đầy đủ chức
năng, cơ sở dữ liệu chặt chẽ, luồng ra vào thông tin hợp lý và các báo cáo, kết xuất
mang tính quản trị cao. Đây có thể coi là một đề tài thành công nếu tác giả xây dựng
được phần mềm hoàn chỉnh nhưng trên thực tế tác giả chưa giải quyết vấn đề này.
Trước tình hình thực tế tại Công ty Cổ Phần phần mềm Meliasof và qua tham
khảo các tài liệu trên cùng nhiều tài liệu khác, tôi đề xuất đề tài “Phân tích, thiết kế
HTTT quản lý hợp đồng bán phần mềm kế toán của Công ty Cổ phần phần mềm
2


Hiệu Quả Xanh”. Nhằm có cái nhìn tổng thể nhất về hệ thống thông tin của doanh
nghiệp, từ đó đánh giá được vai trò và tầm ảnh hưởng của HTTT quản lý tới các quá
trình hoạt động, sản xuất kinh doanh tại công ty. Bên cạnh đó, vận dụng những kiến
thức đã học để có thể đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện HTTT quản lý hợp
đồng của công ty.

1.3 Mục tiêu cần giải quyết trong đề tài
Với đề tài: “Phân tích, thiết kế HTTT quản lý hợp đồng của Công ty Cổ phần
phần mềm Hiệu Quả Xanh” thì bài khóa luận sẽ giải quyết các vấn đề sau:
-

Hệ thống hóa các kiến thức về HTTT quản lý hợp đồng nói chung và của

công ty cổ phần Hiệu Quả Xanh nói riêng.
-

Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng tình hình quản lý hợp đồng tại công ty

phần mềm Hiệu Quả Xanh, nghiên cứu các phân tích thiết kế hệ thống thông tin
quản lý hợp đồng từ đó đưa ra một số đề xuất, giải pháp để có thể tạo ra một hệ
thống thông tin quản lý hợp đồng phù hợp và mang tính thiết thực đối với hoạt động
quản lý hợp đồng, đem lại hiệu quả trong công việc.
1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
-

Đối tượng: Hoạt động quản lý hợp đồng của công ty cổ phần phần mềm

Hiệu Quả Xanh.
-

Phạm vi: Công ty Cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh.

1.5 Phương pháp thực hiện đề tài
Để có thể đảm bảo được tính đúng đắn của thông tin cũng như tính khoa học
trong nghiên cứu bài khóa luận này đã sử dụng chủ phương pháp: Điều tra xã hội
học. Bên cạnh đó, đề tài thường xuyên áp dụng phương pháp Duy vật biện chứng để

có thể xem xét sự vận động, những tác động qua lại của HTTT QLHĐ (Quản lý hợp
đồng) tới toàn bộ hệ thống trong doanh nghiệp cũng như những tác động và ảnh
hưởng qua lại của hệ thống này từ môi trường bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.
3


1.5.1

Phương pháp điều tra xã hội học

Mục tiêu của phương pháp này đó là có được các thông tin liên quan đến mục
tiêu đã đề ra với độ tin cậy và chính xác cao. Đề tài chủ yếu áp dụng các phương
pháp: phỏng vấn, phiếu điều tra và quan sát trực tiếp.
1.5.2 Phương pháp phỏng vấn
-

Nội dung: Tìm hiểu những vấn đề mang tính chuyên sâu về các vấn đề có

liên quan đến việc ứng dụng CNTT, HTTT vào việc quản lý hợp đồng tại công ty,
mức độ đầu tư và mong muốn của công ty đối với hệ thống mới.
-

Cách thức tiến hành: Phỏng vấn những người có ảnh hưởng đến quản lý

hợp đồng là các trưởng phòng, các nhân viên và Ban giám đốc để thu được những
thông tin xác thực nhất về vấn đề đang nghiên cứu.
1.5.3 Phương pháp quan sát hệ thống
Phương pháp quan sát giúp các phân tích viên thu thập được những thông tin
không có trong tài liệu và không thu thập được qua quá trình phỏng vấn, có được
một bức tranh khái quát về tổ chức và cách quản lý các hoạt động của tổ chức.

1.5.4 Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu
Dữ liệu sau khi thu thập sẽ được đưa ra phân tích thông qua việc sử dụng phần
mềm Excel để xử lý thông tin sơ cấp thông qua bảng câu hỏi được thiết kế sẵn, đánh
giá các dữ liệu thu thập được, có thể rút ra một số đánh giá về thực trạng công tác
quản lý hợp đồng tại công ty.
1.6 Kết cấu của khóa luận
Ngoài các mục lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, hình vẽ, tài liệu
tham khảo và phụ lục, khóa luận gồm:
-

Phần 1: Tổng quan vấn đề nghiên cứu

-

Phần 2: Nội dung khóa luận
4


Trong phần 2 gồm có 3 chương:
-

Chương 1: Cơ sở lý luận về phân tích thiết kế HTTT

-

Chương 2: Đánh giá, phân tích thực trạng hệ thống quản lý hợp đồng của

công ty cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh
-

Chương 3: Phân tích thiết kế HTTT quản lý hợp đồng tại công ty cổ phần

phần mềm Hiệu Quả Xanh

PHẦN 2: NỘI DUNG KHÓA LUẬN
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT
1.1 Một số khái niệm cơ bản
Dữ liệu (Data) là những mô tả về sự vật, con người và sự kiện trong thế giới
mà chúng ta gặp bằng nhiều cách thể hiện khác nhau. Dữ liệu là các giá trị thô, chưa
có ý nghĩa với người sử dụng. Có thể là một tập hợp các giá trị mà không biết được
sự liên hệ giữa chúng. (Nguồn: Nguyễn Văn Vỵ, Phân tích và thiết kế hệ thống
thông tin quản lý, NXB Khoa học Tự Nhiên và Công Nghệ (năm 2007))
5


Thông tin (Information) là các tin tức mà con người trao đổi với nhau, hay nói
rộng hơn thông tin bao gồm những tri thức về các đối tượng. (Nguồn: Nguyễn Văn
Vỵ, Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý, NXB Khoa học Tự Nhiên và
Công Nghệ (năm 2007))
Hệ thống (System) là tập hợp nhiều phần tử có các mối quan hệ ràng buộc lẫn
nhau và cùng hoạt động hướng tới mục đích chung. (Nguồn: Nguyễn Văn Ba, Phân
tích thiết kế hệ thống thông tin, NXB Đại học Quốc Gia (năm 2003))
Hệ thống thông tin (Information System) là một tập hợp và kết hợp của các
phần cứng, phần mềm và các hệ mạng truyền thông được xây dựng và sử dụng để
thu thập, tạo, tái tạo, phân phối và chia sẻ các dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm
phục vụ các mục tiêu của tổ chức. (Nguồn: Nguyễn Văn Ba, Phân tích thiết kế hệ
thống thông tin, NXB Đại học Quốc Gia (năm 2003))
Hệ thống thông tin quản lý (MIS – Managament Information System) là một
hệ thống tích hợp “Người – Máy” tạo ra và lưu trữ các thông tin giúp con người
trong sản xuất, quản lý cũng như ra quyết định. (Nguồn: Nguyễn Văn Ba, Phân tích

thiết kế hệ thống thông tin, NXB Đại học Quốc Gia (năm 2003))
1.2 Một số lý thuyết về phân tích và thiết kế HTTT
Để có thể phục vụ tốt hơn về mặt lý luận và thực tiễn sau đây là những nội
dung lý thuyết mà đề tài đã sử dụng và áp dụng. Những nội dung lý thuyết này là sự
tổng hợp từ các nguồn tài liệu đáng tin cậy là một số giáo trình của các tác giả nổi
tiếng trong ngành Hệ thống thông tin tại Việt Nam.

6


1.2.1 Lý thuyết chung về HTTT
1.2.1.1

Hệ thống và hệ thống thông tin

 Đặc trưng của hệ thống
-

Tính phân cấp: Hệ thống gồm có các phần tử, phần tử có thể rất đa dạng

chúng có thể rất khác biệt về bản chất. Các phần tử lại không nhất thiết là đơn giản,
sơ đẳng, mà thường là những thực thể phức tạp. Bởi thế, hệ thống thường có tính
phân cấp.
-

Tính ràng buộc: Các phần tử trong hệ thống không phải là được tập hợp

lại một cách ngẫu nhiên, rời rạc, mà giữa chúng luôn tồn tại quan hệ tạo thành một
cấu trúc. Các quan hệ này có thể là quan hệ ổn định, tồn tại lâu dài, cũng có thể là
quan hệ bất thường tạm thời.

-

Sự biến động của hệ thống: Sự biến động thể hiện trên hai mặt: Sự tiến triển

tức là các phần tử và các quan hệ có thể có phát sinh, có tăng trưởng, có suy thoái và có
mất đi. Sự hoạt động tức là các phần tử của hệ thống, trong các mối ràng buộc đã định
cùng cộng tác với nhau để thực hiện một mục đích chung của hệ thống.
-

Mục đích của hệ thống: Thường thể hiện ở chỗ hệ thống nhận những cái

vào để chế biến thành những cái ra nhất định. Như vậy ta thấy là hệ thống phải ở
trong một môi trường, nó nhận cái vào từ môi trường đó và xuất cái ra trả lại môi
trường đó.
Là một nhà phân tích, thiết kế hệ thống thông tin cần phải nắm rõ được các
đặc trưng này của hệ thống để có thể thường xuyên so sánh, đối chiếu với hệ thống
thông tin mà mình đang xây dựng, áp dụng từ đó xây dựng được những hệ thống
phù hợp với cả môi trường bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.

7


 Các thành phần của hệ thống thông tin

Hình 1.1. Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT
(Nguồn: Nguyễn Văn Ba, Phân tích thiết kế hệ thống thông tin, NXB Đại học Quốc
Gia (năm 2003))
Mỗi hệ thống thông tin có 5 bộ phần chính: phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ
liệu, mạng và con người.
- Con người: Con người là chủ thể điều hành và sử dụng hệ thống thông tin.

Trong một HTTT phần cứng và phần mềm được coi là đối tượng trung tâm còn con
người đóng vai trò quyết định. Nguồn lực con người ở đây được chia thành hai
nhóm chính:


Người xây dựng và bảo trì hệ thống: là nhóm người làm nhiệm vụ phân

tích, lập trình, khảo sát, bảo trì.


Nhóm sử dụng hệ thống: là các cấp quản lý, người thiết lập các mục tiêu,

xác định nhiệm vụ, tạo quyết định.
-

Phần cứng: Gồm các thiết bị chủ yếu là thiết bị vật lý, được sử dụng

trong quy trình sử lý thông tin. Phần cứng trong HTTT là công cụ kỹ thuật để thu
thập, xử lý và truyền thông tin.

8


-

Phần mềm: Phần mềm (chương trình máy tính) là tập hợp các chỉ lệnh

theo một trật tự nhất định nhằm điều khiển thiết bị phần cứng tự động thực hiện một
công việc nào đó. Phần mềm được viết thông qua ngôn ngữ lập trình.
-

Dữ liệu: Cơ sở dữ liệu là thành phần rất quan trọng của nguồn lực dữ liệu.

CSDL là một tập hợp dữ liệu có tổ chức, có liên quan được lưu trữ trên các thiết bị
lưu trữ thứ cấp, để có thể thảo mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều
người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với mục đích khác nhau.
-

Mạng: là một tập hợp các máy tính và thiết bị được nối với nhau bằng các

đường truyền vật lý theo một kiến trúc nào đó nhằm chia sẻ các tiềm năng của mạng.
Các thành phần của hệ thống thông tin có các mối liên hệ với nhau. Việc liên
kết giữa các thiết bị trong một hệ thống thông tin bằng các dây dẫn là những mối
liên hệ của hệ thống có thể nhìn thấy được. Ngược lại, các mối liên kết phần lớn các
yếu tố cấu thành nên hệ thống thông tin là không thể nhìn thấy được. Chúng được
hình thành và diễn ra khi hệ thống hoạt động. Chẳng hạn, như việc lấy dữ liệu từ
các cơ sở dữ liệu, và việc truyền dữ liệu đi xa hàng trăm cây số, việc lưu trữ dữ liệu
trên các thiết bị từ.
Các doanh nghiệp cần phải có sự đầu tư thích đáng vào cả năm nguồn lực này
đặc biệt là nguồn lực con người để đảm bảo HTTT trong doanh nghiệp vận hành tốt
và đáp ứng được các yêu cầu trong hoạt động sản xuất kinh doanh mình.

 Quy trình xử lý dữ liệu thành thông tin
-

Nhập dữ liệu đầu vào: là công đoạn đầu tiên trong quy trình, dữ liệu đầu

vào có đầy đủ, chính xác thì việc xử lý thông tin mới có ý nghĩa.
-

Xử lý dữ liệu thành thông tin: là công đoạn trung tâm và có vai trò quyết

định trong quy trình.
-

Lưu trữ dữ liệu: phục vụ cho việc xử lý và tái sử dụng trong tương lai.

-

Xuất thông tin đầu ra: gồm bảng biểu, số liệu, biểu đồ, các con số đánh giá

(hiện trạng và quá trình kinh tế), cung cấp đến các đối tượng trong và ngoài tổ chức.
9


-

Điều kiện hệ thống: đánh giá các phản hồi để xác định liệu hệ thống có

thực hiện được mục đích của nó không, sau đó tạo nên những chỉnh sửa cần thiết
đối với các thành phần nhập và xử lý của hệ thống để đảm bảo rằng kết quả đúng
được thực hiện.

 Vai trò của HTTT đối với doanh nghiệp
-

HTTT nằm ở trung tâm của hệ thống tổ chức là phần tử kích hoạt các

quyết định (mệnh lệnh, chỉ thị, thông báo, chế độ tác nghiệp, ...)
-

HTTT đóng vai trò trung gian giữa doanh nghiệp và môi trường, đảm bảo

và duy trì mối quan hệ, tương tác giữa các thành phần trong doanh nghiệp với các
thực thể bên ngoài.

 Nhiệm vụ của HTTT trong doanh nghiệp
-

Đối ngoại: thu thập thông tin từ môi trường ngoài, đưa thông tin ra môi

trường ngoài.
-

Đối nội: làm cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của tổ chức, cung cấp và

truyền thông tin cho hệ tác nghiệp, hệ quyết định trong doanh nghiệp.
1.2.1.2

Hệ thống thông tin quản lý (MIS - Managament Information

System)

 Cấu trúc của hệ thống thông tin quản lý
HTTT QL gồm 4 thành phần: các phân hệ hay hệ thống con (sub-systems), dữ
liệu (data), mô hình (models) và các quy tắc quản lý (management rules).
-

Phân hệ hay còn gọi là lĩnh vực quản lý (management domain) nhóm các

hoạt động có cùng một mục tiêu trong nội bộ một đơn vị, như sản xuất, kinh doanh,
hành chính, kế toán, nghiên cứu...
-

Dữ liệu (Data) là cơ sở của thông tin. Nói đến thông tin là nói đến dữ liệu.

Dữ liệu nhận giá trị trong một miền xác định.
10


-

Mô hình quản lý bao gồm tập hợp các thủ tục, quy trình và phương pháp

đặc thù cho mỗi phân hệ. Mô hình quản lý và dữ liệu luân chuyển trong phân hệ
phục vụ các quy tắc quản lý.
-

Quy tắc quản lý, hay công thức tính toán, cho phép biến đổi hoặc xử lý dữ

liệu phục vụ cho mục tiêu đã xác định.

 Đặc trưng của MIS
-

Hạt nhân của hệ thống là CSDL (luôn được cập nhật kịp thời) chứa các

thông tin phản ánh tình trạng, hoạt động hiện thời của doanh nghiệp.
-

MIS thu thập dữ liệu khối lượng lớn, từ Hệ thống xử lý giao dịch và nguồn

dữ liệu khác ngoài tổ chức.
-

MIS không mềm dẻo và có ít khả năng phân tích, hệ thống xử lý dựa trên

các quy trình đơn giản và các kỹ thuật cơ bản như tổng kết, so sánh.
-

Thông tin đầu ra dưới dạng các báo cáo, tổng kết, tóm tắt.

-

Người dụng hệ thống thông thường là các nhà quản lý cấp trung, quan tâm

tới kết quả ngắn hạn.
Tuy không mềm dẻo và ít có khả năng phân tích nhưng MIS lại được nhiều
doanh nghiệp áp dụng và triển khai thành công vì tính chất đơn giản, dễ quản lý của
nó. Để xây dựng được nền tảng hệ thống tin tin tốt thì các doanh nghiệp nên xây
dụng nền tảng hệ thống thông tin ấy từ những hệ thống thông tin quản lý này.
1.2.2

Các phương pháp phân tích, thiết kế HTTT

1.2.2.1 Giới thiệu các phương pháp phân tích, thiết kế HTTT
Phân tích, thiết kế HTTT gồm có 2 phương pháp đó là phương pháp hướng cấu
trúc và phương pháp hướng đối tượng.
 Phương pháp hướng cấu trúc

11


Đặc trưng của phương pháp hướng cấu trúc là phân chia chương trình chính
thành nhiều chương trình con, mỗi chương trình con nhằm thực hiện một công việc
xác định. Phương pháp này tiến hành phân rã bài toán thành các bài toán nhỏ hơn,
rồi tiếp tục phân rã các bài toán con cho đến khi nhận được bài toán có thể cài đặt
được ngay, sử dụng các hàm ngôn ngữ lập trình hướng cấu trúc.
 Phương pháp hướng đối tượng
Cách tiếp cận hướng đối tượng là một lối tư duy theo cách ánh xạ các thành
phần trong bài toán vào các đối tượng ngoài đời thực. Một hệ thống được chia thành
các thành phần nhỏ gọi là các đối tượng, mỗi đối tượng bao gồm đầy đủ cả dữ liệu
và hành động liên quan đến đối tượng đó. Các đối tượng trong một hệ thống tương
đối độc lập với nhau và hệ thống sẽ được xây dựng bằng cách kết hợp các đối tượng
đó lại với nhau thông qua các mối quan hệ và tương tác giữa chúng.
Đặc điểm của phân tích và thiết kế hướng đối tượng là nhìn nhận hệ thống như
một tập các đối tượng tương tác với nhau để tạo ra một hành động cho một kết quả
ở mức cao hơn. Để thực hiện được điều này người ta phải sử dụng hệ thống mô hình
các đối tượng với các đặc trưng cơ bản sau:
- Tính trừu tượng hóa cao
- Tính bao gói thông tin
- Tính modul hóa
- Tính kế thừa
So sánh đặc điểm của hai phương pháp như sau:

12


Phương pháp hướng cấu trúc

Phương pháp hướng đối tượng

Tập trung vào công việc cần thực Đặt trọng tâm vào đối tượng, tập trung vào
hiện

dữ liệu thay vì hàm

Chương trình lớn được chia thành Chương trình được chia thành các đối tượng
các hàm nhỏ hơn
Các hàm truyền thông tin cho nhau Các đối tượng tác động và trao đổi thông tin
thông qua cơ chế truyền tham số

qua các hàm với cơ chế thông báo

Đóng gói chức năng (sử dụng hàm Đóng gói chức năng và dữ liệu (không thể
mà không cần biết nội dung cụ truy cập trực tiếp thành phần dữ liệu của đối
thể)

tượng mà phải thông qua các phương thức)

Dữ liệu trong hệ thống được Các cấu trúc dữ liệu được thiết kế để đặc tả
chuyển động từ hàm này sang hàm được các đối tượng. Các hàm xác định trên
khác

các vùng dữ liệu của đối tượng được gắn với
nhau trên cấu trúc dữ liệu đó

Thiết kế chương trình theo cách Chương trình được thiết kế theo cách tiếp cận
tiếp cận từ trên xuống

từ dưới lên

Bảng 1.1. So sánh đặc điểm phương pháp phân tích thiết kế hệ thống
So với phương pháp hướng cấu trúc thì phương pháp hướng đối tượng có một
số ưu điểm như sau:
+ Dữ liệu và các hàm mới có thể dễ dàng bổ sung vào đối tượng nào đó khi
cần thiết do đó dễ nâng cấp thành hệ thống lớn hơn.
+ Dữ liệu được bao bọc, che dấu và không cho phép các hàm ngoại lai truy
cập tự do mà dữ liệu của một đối tượng chỉ có thể được truy cập bởi chính các hàm
xác định trong đối tượng đó và chương trình an toàn hơn.
+ Mô hình được xây dựng gần với hệ thống thực tế.
+ Thông qua nguyên lý kế thừa sẽ loại bỏ đoạn chương trình lặp lại khi khai
báo lớp, mở rộng khả năng sử dụng lớp làm cho ngắn gọn, tiết kiệm thời gian.
13


+ Thiết kế trọng tâm vào dữ liệu do đó xây dựng mô hình chi tiết, dễ cài đặt.

14


1.2.2.2 Phương pháp PTTK hướng đối tượng

 Giới thiệu về UML
UML (Unified Modelling Language) là ngôn ngữ mô hình hoá tổng quát được
xây dựng để đặc tả, phát triển và viết tài liệu cho các khía cạnh trong phát triển phần
mềm hướng đối tượng. UML giúp người phát triển hiểu rõ và ra quyết định liên
quan đến phần mềm cần xây dựng. UML bao gồm một tập các khái niệm, các ký
hiệu, các biểu đồ và hướng dẫn.
Một số khái niệm cơ bản trong UML

+ Khái niệm mô hình: Mô hình là một biểu diễn của sự vật hay một tập các sự
vật trong một lĩnh vực áp dụng nào đó theo một cách khác. Mô hình nhằm nắm bắt
các khía cạnh quan trọng của sự vật, bỏ qua các khía cạnh không quan trọng và biểu
diễn theo một tập ký hiệu và quy tắc nào đó.
+ Các hướng nhìn (Views) trong UML: Một hướng nhìn trong UML là một tập
con các biểu đồ UML được xây dựng để biểu diễn một khía cạnh nào đó của hệ
thống. Sự phân biệt giữa các hướng nhìn rất linh hoạt. Có những biểu đồ UML có
mặt trong cả hai hướng nhìn.
 Các loại biểu đồ trong UML
Trong UML có các loại biểu đồ như là:
- Biểu đồ use case: Biểu đồ này biểu diễn sơ đồ chức năng của hệ thống. Mỗi
use case sẽ thể hiện một tình huống sử dụng hệ thống khác nhau của người dùng.
Tập hợp các use case và các tác nhân cùng với quan hệ kết hợp giữa chúng sẽ cho ta
một biểu đồ use case dùng để mô tả yêu cầu hệ thống. Đi kèm với biểu đồ use case
là các kịch bản.
Ví dụ biểu đồ use case quản lý thông tin khách hàng:

15


Hình 1.2. Biểu đồ use case quản lý thông tin khách hàng
- Biểu đồ lớp: Biểu đồ lớp là biểu đồ trình bày một tập hợp các lớp, các giao
diện cùng với các mối liên quan có thể có giữa chúng như liên kết, kết nhập, hợp
thành, khái quát hóa, phụ thuộc và thực hiện. Biểu đồ lớp được dùng để mô hình
hóa cấu trúc tĩnh của hệ thống( hay của một phần của hệ thống).
Ví dụ biểu đồ lớp chi tiết chức năng quản lý khách hàng:

Hình 1.3. Biểu đồ lớp chi tiết chức năng quản lý khách hàng
- Biểu đồ trạng thái: Biểu đồ trạng thái trình bày các trạng thái có thể của đối
tượng và chỉ rõ đối tượng nào đó vừa được thỏa mãn, mà đối tượng tiếp nhận qua

thông điệp gửi tới từ một đối tượng khác. Một sự thay đổi trạng thái gọi là một dịch
chuyển. Có thể có các hành động xảy ra gắn với trạng thái hay với bước dịch
chuyển. Tương ứng với mỗi lớp sẽ chỉ ra các trạng thái mà đối tượng của lớp đó có
16


thể có và sự chuyển tiếp giữa những trạng thái đó. Tuy nhiên biểu đồ trạng thái
không phải vẽ cho tất cả các lớp, mà chỉ riêng cho các lớp mà đối tượng của nó có
khả năng ứng xử trước các sự kiện xảy đến tùy thuộc vào trạng thái hiện tại của nó.
Ví dụ biểu đồ trạng thái chức năng cập nhật thông tin nhân viên:

Hình 1.4. Biểu đồ trạng thái chức năng cập nhật thông tin nhân viên
- Biểu đồ tuần tự: Biểu đồ trình tự là một trong hai biểu đồ tương tác chính với chủ
ý làm nổi bật trình tự theo thời gian của các thông điệp. Nó trình bày một tập hợp các đối
tượng cùng với những thông điệp chuyển giao giữa chúng với nhau. Các đối tượng này
là các cá thể có tên hay khuyết danh của các lớp, song thế vào chỗ của các đối tượng
cũng còn có thể là các đối tác, các hợp tác, các thành phần, các nút.
Ví dụ biểu đồ tuần tự chức năng tìm kiếm thông tin hợp đồng:

17


Hình 1.5. Biểu đồ tuần tự chức năng tìm kiếm thông tin hợp đồng
- Biểu đồ hoạt động: Biểu đồ hoạt động là biểu đồ mô tả một nội dung hoạt
động, theo các luồng đi từ việc này sang việc khác. Nó thường được dùng để diễn tả
logic của một ca sử dụng, một kịch bản, một nhóm ca sử dụng, một quy tắc hay một
thao tác phức tạp.
Ví dụ biểu đồ hoạt động chức năng lập báo cáo:

18

Hình 1.6. Biểu đồ hoạt động chức năng lập báo cáo
- Biểu đồ thành phần: Biểu đồ thành phần là biểu đồ mô tả các thành phần và
sự phụ thuộc của chúng trong hệ thống. Giữa các thành phần chỉ có một loại quan
hệ phụ thuộc được biểu diễn bằng đường mũi tên đứt nét.
- Biểu đồ triển khai: Biểu đồ triển khai chỉ ra cấu hình các phần tử xử lý lúc
chương trình chạy, các nút trên mạng và các tiến trình phần mềm thực hiện trên
những phần tử đó. Nó chỉ ra mối quan hệ giữa các phần cứng và phần mềm của hệ
thống. Biểu đồ triển khai chỉ ra toàn bộ các nút trên mạng, kết nối giữa chúng và
các tiến trình chạy trên chúng. Mỗi nút là một đối tượng vật lý (các thiết bị) có tài
nguyên tính toán. Chúng có thể là máy tính, máy in, máy đọc ảnh, thiết bị truyền
tin,…Các nút được kết nối với nhau thông qua các giao thức như giao thức TCP/IP.

19