Bài giảng: Soạn thảo văn bản quản lý kinh tế - ThS. Đỗ Hoàng Yến

TRƯỜNG ĐH KINH TẾ & QTKD
KHOA QUẢN LÝ ­ LUẬT KT

Bài giảng

SOẠN THẢO VĂN BẢN 
QUẢN LÝ KINH TẾ
Giảng viên: ThS. Đỗ Hoàng 
Yến
Thái Nguyên ­ 2014


NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG
1. Đối tượng dạy học 
 Sinh viên chuyên ngành quản lý kinh tế

2. Loại hình giờ dạy
 Học tín chỉ
 1 tiết: 50 phút
2


NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG
3. Tài liệu tham khảo
3.1. Giáo trình
 Giáo trình kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lý kinh tế 
và quản trị kinh doanh ­ Trường  đại học kinh tế quốc 
dân, Nhà xuất bản đại học kinh tế quốc dân, 2008;
 Giáo trình kỹ thuật xây dựng văn bản ­ Trường đại học 
Luật Hà Nội, Nhà xuất bản công an nhân dân, 2005
3.2. Tài liệu khác

        Thông  tư  số  01/2011/TT­BNV  ngày  19  tháng  01  năm 
2011  của  Bộ  Nội  vụ  hướng  dẫn  về  thể  thức  và  kỹ  3
thuật trình bày văn bản


NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG
4. Mục đích, Yêu cầu môn học
 Giúp sinh viên nắm được những kiến thức cơ bản 

nhất về cách thức soạn thảo văn bản quản lý kinh 
tế
 Tạo điều kiện cho sinh viên thực hành soạn thảo 

một số loại văn bản nhất định
 Tạo lập thành kỹ năng soạn thảo văn bản cho mỗi 

4


NỘI DUNG MÔN HỌC

hương 1. Những vấn đề chung về văn bản

hương 2. Soạn thảo Văn bản tác nghiệp hành 
chính
5

hương 3. Soạn thảo Văn bản quản lý tổ chức

Chương 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN 
BẢN
1.1. Khái niệm, chức năng của văn bản
1.1.1. Khái niệm
­ Văn bản là hình thức thể hiện 
và  truyền  đạt  (bằng  ngôn  ngữ 
­  Văn  bản  là  chuỗi 
ký hiệu ngôn ngữ nói 
viết)  ý  chí  của  cá  nhân  hay  tổ 
chung  hay  những  ký 
chức  tới  các  cá  nhân  hay  tổ 
hiệu  thuộc  một  hệ 
chức khác nhằm mục đích thông 
thống  nào  đó,  làm 
báo  hay  đòi  hỏi  đối  tượng  tiếp 
thành  một  chỉnh  thể 
nhận  phải  thực  hiện  những 
mang  một  nội  dung, 
hành  vi  nhất  định,  đáp  ứng  yêu 
ý nghĩa trọn vẹn.
cầu  của  người  hay  tổ  chức 
soạn thảo.

6


Chương 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN BẢN
1.1.2. Chức năng của văn bản

­ Chức năng thông tin
­ Chức năng pháp lý
­ Chức năng quản lý điều hành
­ Chức năng văn hóa ­ xã hội và sử liệu
7


Chương 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN BẢN
1.2. Phân loại văn bản
­ Theo loại hình quản lý:
+ Văn bản quy phạm pháp luật
+ Văn bản hành chính
­ Theo đặc trưng nội dung
­ Theo kỹ thuật chế tác
8


Chương 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN 
BẢN
­        Văn  bản  quy  phạm  pháp  luật  là  văn  bản  do  cơ 
quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, 
thủ tục luật định, trong đó có chứa đựng các quy tắc 
xử  sự  chung,  được  Nhà  nước  đảm  bảo  thực  hiện 
nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng 
xã hội chủ nghĩa. 

9

Chương 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN BẢN
ăn  bản  hành  chính  là  loại  VB  được  sử  dụng  rộng  rãi 
trong các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, chính trị, 
xã hội và thường có tỷ trọng lớn trong tổng số văn bản 
được ban hành. Loại VB này thường không mang tính 
quyền  lực,  không  đảm  bảo  bằng  sự  cưỡng  chế  nhà 
nước,  mà  chỉ  nhằm  mục  đích  quản  lý,  giải  quyết  các 
công việc cụ thể, thông tin, phản ánh tình hình hay ghi 
chép công việc phát sinh…
10


Chương 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN BẢN
So  sánh  Văn  bản  quy  phạm  pháp  luật  và  Văn  bản 
hành chính
­  Giống nhau:
+ Đều là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin
+ Đều có 4 chức năng của VB
­  Khác nhau:
+ Về chủ thể ban hành
+ Về đối tượng và phạm vi áp dụng
+ Về biện pháp bảo đảm
11
+ Về các loại văn bản


Chương 1

NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN BẢN
1.3. Những yêu cầu chung về soạn thảo văn bản
1. Yêu cầu về hình thức văn bản
2. Yêu cầu về nội dung văn bản
3. Yêu cầu về ngôn ngữ, văn phong

12


Chương 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN BẢN
1.3.1. Yêu cầu về hình thức văn bản
­  Phải  sắp  xếp,  bố  cục  các  phần  VB  một  cách  khoa  học  và 
logic
­ Trình bày rõ ràng, sáng sủa, diễn  đạt ý tưởng thích hợp với 
đối tượng thi hành.
­ Có thể dùng bảng biểu h@oặc đồ thị để trình bày.
­  Gạch  dưới  những  ý,  những  từ  ngữ  quan  trọng  để  nhấn 
mạnh.
­ Nên viết chữ in hoa, in đậm hoặc chữ nghiêng, chữ đậm hay 
gạch chân những từ cần nhấn mạnh.
13
­ Đánh máy, sao in phải sạch sẽ, rõ ràng không sai sót các lỗi 
ngữ pháp, lỗi chính tả, không được tẩy xoá.


Chương 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN BẢN
1.3.2. Yêu cầu về nội dung văn bản
­ Tính mục đích

­ Tính khoa học và tính khả thi
­ Tính quy phạm

14


Chương 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN BẢN
1.3.3. Yêu cầu về ngôn ngữ, văn phong
­Thể văn phải nghiêm túc, dứt khoát;
­Câu văn ngắn gọn, rõ ràng, chính xác, dễ hiểu, dễ nhớ, 
không nên dùng các từ ngữ hoa mỹ;
­  Sử  dụng  ngôn  ngữ  viết,  cách  diễn  đạt  đơn  giản,  dễ 
hiểu;
­Phải dùng ngôn ngữ Tiếng Việt, dùng từ ngữ phổ thông; 
chỉ dùng ngôn ngữ nước ngoài chưa được phiên âm;
­Không viết tắt những từ, cụm từ không 
15
thông dụng;
­ Sử dụng các dấu chấm câu chính xác.


Chương 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN BẢN
1.4. Quy trình soạn thảo văn bản
­ Giai đoạn chuẩn bị
­ Giai đoạn soạn thảo đề cương
­ Giai đoạn viết văn bản
­ Giai đoạn xét duyệt và ký văn bản
16

Chương 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN BẢN
.5. Thể thức văn bản
uốc hiệu
ên cơ quan, tổ chức ban hành
ố và ký hiệu văn bản
ịa danh, ngày, tháng, năm
ên loại văn bản

17


Chương 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN BẢN

18


Chương 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN BẢN

19


Chương 2
SOẠN THẢO VĂN BẢN TÁC NGHIỆP HÀNH 
CHÍNH
2.1.  Những  vấn  đề  chung  về  văn  bản  tác  nghiệp  hành 

chính
2.1.1. Khái niệm và vai trò của VB tác nghiệp hành chính
 ­  Văn bản tác nghiệp hành chính  là văn bản được sử dụng 
trong các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã 
hội nhằm chuyển giao các thông tin theo chiều dọc hoặc theo 
chiều ngang nhằm phục vụ các hoạt động 
tổ chức, quản lý, các quan hệ giao dịch, 
20
trao đổi, phối kết hợp công tác.
 


Chương 2
SOẠN THẢO VĂN BẢN TÁC NGHIỆP HÀNH 
CHÍNH
Vai trò của văn bản tác nghiệp hành chính
­  Văn  bản  tác  nghiệp  hành  chính  là  phương  tiện  không 
thể thiếu được trong các hoạt động tác nghiệp cụ thể 
của các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính 
trị, xã hội. 
 ­ Văn bản tác nghiệp hành chính là cơ sở thực tiễn  để 
cho các cơ quan nhà nước có thẩm quyền điều 
chỉnh, sửa đổi hoặc ban hành văn bản quy 
phạm pháp luật.

21


Chương 2
SOẠN THẢO VĂN BẢN TÁC NGHIỆP HÀNH 

CHÍNH
2.1.2. Đặc điểm
­  Văn bản tác nghiệp hành chính chiếm tỷ trọng lớn
­  Chủ thể ban hành là các cơ quan nhà nước, các tổ chức 
kinh tế, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị ­ xã hội, tổ 
chức xã hội.
­    Nội  dung  chủ  yếu  là  thông  tin  quản  lý  mang  tính  hai 
chiều
­  Ngôn ngữ và văn phong vừa mang tính khách quan, trực 
tiếp cụ thể, rõ ràng, vừa mang tính ngắn gọn, chính xác  22
và đầy đủ. 


KỸ THUẬT SOẠN THẢO CÔNG VĂN
2.2. Kỹ thuật soạn thảo một số loại VB tác nghiệp HC
2.2.1. Kỹ thuật soạn thảo công văn
       Công văn là hình thức văn bản tác nghiệp hành chính 
dùng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức doanh nghiệp. Công 
văn là phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan nhà 
nước với cấp trên, cấp dưới và với công dân.
       Gồm:
­  Công văn đề nghị
­  Công văn hướng dẫn
­  Công văn giải thích
23
­  Công văn trả lời (phúc đáp)
­  Công văn mời họp…….


KỸ THUẬT SOẠN THẢO CÔNG VĂN

Yêu cầu khi soạn thảo công văn:
  ­ Mỗi công văn chỉ chứa đựng một chủ đề, nêu rõ 
ràng và thuần nhất sự vụ.
  ­ Viết ngắn gọn, rõ ràng, sát với chủ đề.
  ­ Ngôn ngữ vừa nghiêm túc, vừa lịch sự thể hiện 
đúng mối quan hệ giữa các chủ thể soạn thảo, gửi 
đi với chủ thể tiếp nhận công văn.
  ­ Có thể thức đúng với quy định hiện hành.

24


KỸ THUẬT SOẠN THẢO CÔNG VĂN
Bố cục của công văn: Thể thức của công văn khác 
với thể thức của văn bản chuẩn ở 2 điểm:
­    Không  viết  tên  loại  văn  bản  (công  văn)  mà  thay 
vào vị trí đó là nơi gửi (chủ thể tiếp nhận chính).
­  Phần trích yếu nội dung được trình bày ngay dưới 
số và ký hiệu của công văn.
25