Bài giảng Quản trị kho và hàng lưu kho: Chương 3 - TS. Đinh Thị Thanh Bình

QUẢN TRỊ KHO VÀ HÀNG LƯU KHO
WAREHOUSING & INVENTORY MANAGEMENT
Giảng viên:

Đinh Thị Thanh Bình, Bộ môn Quy hoạch & Quản lý Giao thông Vận tải,
Trường đại học Giao thông Vận tải
Tel. 0904395758
Email:

Thời lượng:

3 tín chỉ (30 giờ lý thuyết, 30 giờ bài tập + thảo luận, 90 giờ tự học)

Phương pháp đánh giá học phần:
Điểm học phần = 30%* điểm thành phần + 70% điểm thi kết thúc học phần
Điểm thành phần = 50% điểm chuyên cần + 50% điểm bài tập, kiểm tra

Bộ môn Quy hoạch & Quản lý GTVT

3/5/2017

1


Chương 3: Quá trình công nghệ, tác nghiệp kho và mặt bằng
Warehouse Process, Operations and Layout
3.1. Sơ đồ nguyên tắc Quá trình công nghệ kho hàng
+ Nhận hàng (Receiving)
+ Tạm lưu kho (put-away)
+ Bảo quản (Storage)
+ Nhặt hàng theo đơn đặt hàng (order-picking)

+ Đóng gói (Parking)
+ Xuất hàng (Shipping)

3.2. Tác nghiệp công nghệ tại kho hàng
+ Dỡ hàng
+ Lưu kho
+ Nhặt hàng theo đơn đặt hàng của khách
+ Tập kết, đóng gói, kiểm tra
+ Chuẩn bị chứng từ chuyển hàng
+ Đưa hàng đến cho khách

3.3. Mặt bằng kho hàng
+ Phương pháp tính toán quy mô các khu chức năng
+ Bố trí mặt bang kho

Bộ môn Quy hoạch & Quản lý GTVT

3/5/2017

2


3.1. Sơ đồ nguyên tắc Quá trình công nghệ kho hàng
 Khái niệm:
Quá trình công nghệ kho hàng là tập hợp các tác nghiệp được thực hiện nối tiếp
nhau nhằm đảm bảo sự dịch chuyển dòng hàng hóa từ khi tiếp nhận đến khi gửi
cho khách hàng.
 Các tác nghiệp cơ bản
Tiếp nhận

Receive

Lưu trữ

Cất hàng

Put-away

Nhặt hàng

Storage

Quá trình hàng vào:
- Receiving (nhận hàng)
- Put-away (cất hàng)
Order-picking là quá trình tốn nhân công nhất trong
kho hàng

Pick

Đóng gói, chuyển đi

Pack, Ship

Quá trình hàng ra:
- Order-Picking (nhặt hàng theo
đơn)
- Checking (kiểm hàng)
- Packing (đóng gói)
- Shipping (giao hàng)

Nguyên tắc:
- Tránh “Double handling: - nhặt lên để xuống 2 lần.
- Scan tại các vị trí then chốt của kho để có “Total visibility of assets”
Bộ môn Quy hoạch & Quản lý GTVT

3/5/2017

3


3.1. Sơ đồ nguyên tắc Quá trình công nghệ kho hàng

Bộ môn Quy hoạch & Quản lý GTVT

3/5/2017

4


 Sơ đồ quá trình công nghệ kho hàng điển hình
Quá trình kho:
1. Tiếp nhận (Receipt)
2. Kiểm tra (Inbound
Inspection)
3. Cất (Put-away)
4. Lưu trữ (Storage)
5. Nhặt (Order-Picking)
6. Phân loại, đóng gói
(Order Sorting &

Packing)
7. Phân luồng & giao
(Dispatch & Ship)

Bộ môn Quy hoạch & Quản lý GTVT

3/5/2017

5


3.1. Sơ đồ nguyên tắc Quá trình công nghệ kho hàng
 “KEY WORDS” nguyên tắc tổ chức quá trình công nghệ kho hàng:

1. Đồng bộ
2. Song hành
3. Nhịp nhàng
4. Liên tục
5. Trực thông
6. Phân luồng

Bộ môn Quy hoạch & Quản lý GTVT

3/5/2017

6


3.1. Sơ đồ nguyên tắc Quá trình công nghệ kho hàng
 Các nguyên tắc tổ chức quá trình công nghệ kho hàng:

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Kiểm tra chính xác – kịp thời lô hàng đến cả về số lượng và chất lượng
Sử dụng hiệu quả các trang thiết bị, máy móc xếp dỡ và phương tiên vận chuyển
trong kho hàng
Bố trí sắp xếp hàng vào khu lưu trữ bảo quản hợp lý, đảm bảo tối đa hóa thể tích
kho và diện tích sàn; và mức hao hụt thấp nhất
Đáp ứng các yêu cầu về tổ chức hợp lý công tác tại các khu vực kho: khu trưng bày
mẫu; khu nhặt hàng từ nơi lưu trữ; khu tập kết – đóng gói hàng và khu xuất hàng
Tổ chức vận chuyển hàng cho khách một cách tập trung, chính xác
Thực hiện các tác nghiệp kho nhịp nhàng, liên tục nhưng vẫn đảm bảo chất tải đều
cho lao động, tuân thủ các quy định về chế độ làm việc.

Bộ môn Quy hoạch & Quản lý GTVT

3/5/2017

7


3.1. Sơ đồ nguyên tắc Quá trình công nghệ kho hàng
 Nhận hàng (Receive) và đưa vào khu cất tạm thời (put-away):
-

Thỏa thuận về thời gian hàng đến với nhà cung cấp

Kiểm tra độ chính xác của việc làm thủ tục chứng từ cấp hàng
Kiểm tra độ chính xác của việc làm thủ tục chứng từ hàng hóa
Tiếp nhận chứng từ hàng đến
Làm thủ tục về sự khác biệt trong chứng từ
Xác định trình tự và thời gian dỡ hàng
Xác định đội công nhân dỡ hàng
Kiểm tra bề ngoài: đánh giá mức độ nguyên vẹn của bao kiện, sự tuân thủ các điều
kiện vận chuyển
Dỡ hàng xuống
Tiếp nhận hàng về số lượng
Tiếp nhận hàng về chất lượng
Lập các chứng từ nhận hàng: điền biên bản hàng đến/ biên bản về sự khác biệt nội
dung các chứng từ
Phân loại hàng hóa và hình thành các đơn vị hàng hóa
Gắn thông tin nhận dạng lên hàng hóa (thẻ kệ hàng)
Nhập thông tin hàng vào hệ thống cơ sở dữ liệu máy tính
Tìm và bố trí chỗ lưu trữ
Chuyển hàng sang khu lưu trữ
Bộ môn Quy hoạch & Quản lý GTVT

3/5/2017

8


3.1. Sơ đồ nguyên tắc Quá trình công nghệ kho hàng

Các chỉ tiêu về tổn thất hàng hóa
Tổn thất về trọng lượng:
- Định mức tổn thất

- Mức tổn thất trung bình khi VT
- Giâ trị hàng bị tổn thất
- Hệ số giảm chất lượng hàng khi VT
Tổn thất do hư hại:
- % hàng VT không bị hư hại
- Mức tổn thất TB khi VT ($/tấn)
- Định mức cho phép

Phương pháp kiểm tra tình trạng hàng
hóa:
- Cảm quan (bằng các giác quan)
- Đo đạc bằng các thiết bị đơn giản (cân,
ẩm kế, nhiệt kế…)
- Phân tích trong phòng thí nghiệm
- Kết hợp cả 3 phương pháp trên

Tổn thất do hàng bị bẩn:
- % hàng bị bẩn được chấp nhận
- % cho phép của tạp chất trong hàng hóa
- Hệ số hàng bị bẩn khi VT

Bộ môn Quy hoạch & Quản lý GTVT

3/5/2017

9


 Put-away Processes

Dán nhãn hàng: ngày đến

Bộ môn Quy hoạch & Quản lý GTVT

3/5/2017

10


3.1. Sơ đồ nguyên tắc Quá trình công nghệ kho hàng
 Lưu trữ (Storage):
-

Xác nhận phương án bố trí hàng hóa tại khu vực lưu trữ
Đưa hàng đến các ô lưu trữ
Lưu trữ
Làm đầy các ô/ ngăn chọn hàng
Dịch chuyển hàng hóa nội bộ khu vực lưu trữ nhằm tối đa hóa sử dụng không gian/
vị trí bảo quản
- Đảm bảo an toàn anh ninh hàng hóa tránh tốn thất (camera giám sát, đi tuần tra…)
- Duy trì chế độ lưu trữ ổn định (nhiệt độ, ánh sáng, độ ẩm, vệ sinh môi trường…)
- Thực hiện kiểm kê định kỳ

Bộ môn Quy hoạch & Quản lý GTVT

3/5/2017

11

3.1. Sơ đồ nguyên tắc Quá trình công nghệ kho hàng
 Nhặt hàng (Pick) và tập kết, đóng gói (Pack):
- Chọn hàng từ khu lưu trữ
- Xác nhận và nhặt hàng theo danh sách chọn hàng
- Chuẩn bị hàng hóa trước khi gửi cho từng đơn
hàng
- Kiểm tra đối chiếu hàng đã nhặt với danh sách
hàng trong đơn
- Đóng gói hàng hóa cho từng đơn hàng
- Hình thành đơn vị hàng hóa (paket hóa lô hàng)
- Chuyển đến khu vực gửi hàng

 Gửi hàng (Ship):
- Kiểm tra các giấy tờ gửi hàng đi
- Chuẩn bị các chứng từ vận chuyển đi kèm hàng
trên đường
- Kiểm tra sự chính xác của đơn hàng (địa chỉ, số
lượng...)
- Lái xe ký nhận các giấy tờ chuyển hàng
- Chuyển hàng cho khách.
Bộ môn Quy hoạch & Quản lý GTVT

3/5/2017

12


3.1. Sơ đồ nguyên tắc Quá trình công nghệ kho hàng
 Thẻ công nghệ kho hàng
Điều kiện ban

đầu

Khu vực
SX

Thực hiện

Nội dung
công việc

Giấy tờ

Máy
móc
thiết bị

1

2

3

4

5

6

1

Hàng được đưa đến bằng
xe ô tô

Sân xuất
nhập hàng

Lái xe, côn g nhên xếp
dỡ

Dỡ hàng từ xe
xuống các tấm kê
lót

Vận đơn xuất
kho của nhà
cung cấp

Kích, xe
nâng, xe
đẩy

2

Hàng hóa trên các tấm kê
lót vừa từ thùng xe dỡ
xuống sàn khu nhập hàng

-nt-

Thủ kho, nhân viên khu

bảo quản loại hàng
tương ứng, lái xe, công
nhân xếp dỡ, đại diện
nhà CC

Tiếp nhận hàng hóa
theo số lượng
(bằng mắt) và tín
nguyên vẹn của
bao kiện

-nt-

Cân, thiết
bị đo đếm

3

Có sự chênh lệch so với
giây tờ của nhà cung cấp
về số lượng hoặc hàng bị
vỡ

-nt-

Trưởng kho, thủ kho, lái
xe, người dại diện nhà
CC

Lập biên ban

Biên bản thừa
thiếu về số
lượng; hàng
hỏng…

Máy tính

4

Kết thúc nhận hàng

Sân xuất
nhập hàng và
Khu nhận
hàng vào kho

Công nhân xếp dỡ

Chuyển các đơn vị
hàng hóa đến khu
vực tiếp nhận

-

Xe nâng,
xe vận
chuyển
trong kho

Điều kiện ban đầu để hoàn thành công việc?
Ở đâu? Người nào? Nội dung công việc với dòng vật tư? Và với dòng thông tin? Thiết bị?
Bộ môn Quy hoạch & Quản lý GTVT

3/5/2017

13


3.1. Sơ đồ nguyên tắc Quá trình công nghệ kho hàng
 Thẻ công nghệ kho hàng
Tất cả giấy tờ kho phải thống nhất vè cấu trúc và form, kế thừa nhau, dễ đọc dễ hiểu

Cần tiêu chuẩn hóa quá trình công nghệ kho hàng để:
- Nâng cao năng suất lao động nhờ giảm thời gian đào tạo nhân viên, tăng tính phối
hợp nhịp nhàng lao động
- Nâng cao chất lượng dịch vụ kho

Một số quy trình chủ yếu của kho hàng:
 Quy trình dỡ hàng và nhận hàng
 Quy trình chuẩn bị đơn hàng
 Quy trình kiểm soát và xếp hàng theo đơn
 Quy trình tiếp cận các khu vực
 Quy trình điều chuyển nhân công và máy móc sang khu khác
 Quy trình kiểm kê kho
 Quy trình đổi ca
Bộ môn Quy hoạch & Quản lý GTVT

3/5/2017

14


3.1. Sơ đồ nguyên tắc Quá trình công nghệ kho hàng
 Biểu đồ công nghệ kho hàng
Thời gian làm việc trong ca (giờ-phút

Loại công việc
Dỡ hàng và nhận hàng
từ toa xe vào kho
Dỡ hàng và nhận hàng
từ phương tiện ô tô vào
kho
Đưa hàng đến các vị trí
bảo quản trên kệ, giá…
Chọn hàng và chuẩn bị hàng
xuất
Đưa hàng và giao cho khách
Bộ môn Quy hoạch & Quản lý GTVT

3/5/2017

15


3.2. Tác nghiệp công nghệ kho hàng
Sơ đồ mặt bằng kho hàng

05/03/2017
Payaro Andrea

16


3.2. Tác nghiệp công nghệ kho hàng
3.2.1. Nhận hàng (Receive)
Khái niệm:
Dỡ hàng: tác nghiệp nhằm giải phóng
phương tiện vận tải khỏi hàng hóa.
Chất hàng: tác nghiệp nhằm đưa hàng ra, di
chuyển và xếp hàng lên phương tiện vận tải.

Các tác nghiệp kho cơ bản:
 Dỡ hàng từ xe
 Tiếp nhận hàng
 Đưa hàng vào khu bảo quản
 Chọn hàng từ khu bảo quản
 Hoàn thành đơn hàng và đóng gói
 Xếp hàng lên xe
 Di chuyển hàng nội bộ kho

Loại phương tiện VT

Đặc điểm hàng hóa

Chọn lựa công nghệ thực
hiện công tác xếp dỡ

Thiết bị máy móc
xếp dỡ

05/03/2017
Payaro Andrea

17


Nhận chứng từ đi kèm
Kiểm tra tính tương thích của chứng từ hàng hóa đi kèm
so với hợp đồng cung cấp
Thông tin tương thích

Chuyển cho bộ phận thương mại

Nhận hàng từ người vận tải (theo quy trình đã duyệt)

 Quá trình
công
nghệ tiếp
nhận
hàng vào
kho

Lập biên bản theo form để làm cơ
sở khiếu nại nhà VT

Khiếu nại nhà VT

Thực hiện kiểm tra hàng hóa về số lượng và chất lượng
(theo quy trình đã duyệt)

Đúng với số lượng và
chất lượng theo giấy tờ
đi kèm

Tiếp nhận hàng hóa (theo quy trình đã
duyệt)
Lập chứng từ hàng đến

05/03/2017
Chuyển
bản
copy chứng từ hàng
Payaro Andrea
đến cho bộ phận thương mại

Chuyển bản copy chứng từ hàng
đến cho kế toán

18


3.2.1. Nhận hàng (Receive)
 Công tác kiểm tra khi Nhận hàng

Kiểm tra về mặt vệ sinh
xe tải

Kiểm tra trong
lượng

Dỡ hàng

Bộ môn Quy hoạch & Quản lý GTVT

Kiểm tra về mặt giấy
tờ

Kiểm tra số đơn
vị HH

Dỡ hàng

Kiểm tra chất lượng
và các kiện hàng bị vỡ

3/5/2017

19


3.2.1. Nhận hàng (Receive)
 Công tác kiểm tra số
lượng và chất lượng
sau khi dỡ hàng

Khu vực nhận hàng

Kiểm tra về số lượng

Kiểm tra vầ chất lượng

Khu vực lưu trữ hàng

CSDL
Bộ môn Quy hoạch & Quản lý GTVT

Khiếu nại

3/5/2017

20


3.2.1. Nhận hàng (Receive)
 Các phương án thực hiện dỡ hàng (bao kiện) từ xe xuống kho
Bằng phương tiện cơ giới

Bằng thiết bị cơ giới nhỏ

Bộ môn Quy hoạch & Quản lý GTVT

Khiếu nại

3/5/2017

21


3.2.1. Nhận hàng (Receive)
 Danh sách công việc cần làm

 Bố trí diện tích dành cho xe tải chở hàng vào, đậu xe và vào khu vực xếp
dỡ
 Bố trí diện tích dỡ hàng và thiết bị máy móc dỡ hàng
 Tổ chức công việc tại các vị trí dỡ hàng
 Xác định nhu cầu số lượng thiết bị máy móc và số lượng nhân công thực
hiện công tác dỡ hàng
 Tổ chức thu dọn và xử lý chất thải, rác từ vật liệu chèn lót và gia cố hàng
hóa
 Đồng bộ công việc của khu vực dỡ hàng với các khu vực khác trong kho.

Bộ môn Quy hoạch & Quản lý GTVT

Khiếu nại

3/5/2017

22


3.2.1. Nhận hàng (Receive)
 Tăng số lượng nhân viên khu dỡ hàng
Thực tế: Xe tới dỡ hàng không đều
Hàng chờ
Tăng số lượng công nhân để giảm thời gian dỡ hàng – giảm hàng chờ
Ví dụ: Định mức thời gian dỡ hàng kiện carton trong lượng 35-50 kg từ toa xe xuống ke,
và hình thành đơn vị hàng hóa
Thành phần đội dỡ hàng

Định mức thời gian xử lý, phút/tấn

1 máy nâng hạ + 4 lao động bốc vác

4 phút 26 giây

1 máy nâng hạ + 4 lao động bốc vác

5 phút 17 giây

1 máy nâng hạ + 4 lao động bốc vác

6 phút 54 giây

1 máy nâng hạ + 4 lao động bốc vác

9 phút 50 giây

Bộ môn Quy hoạch & Quản lý GTVT

3/5/2017

23


3.2.1. Nhận hàng (Receive)
 Xác định số vị trí dỡ hàng tối ưu
Chi phí và tổn thất
liên quan đến công
đoạn dỡ hàng

CΣ - Tổng chi phí và tổn thất liên

quan đến công đoạn dỡ hàng

CΣ = C1 x N + C2 x K
N – Số vị trí dỡ hàng
K – số xe đến dỡ hàng và chờ dỡ hàng

C 1- Chi phí liên quan đến xây dựng
và khai thác các vị trí dỡ hàng

C2 - Chi phí và tổn thất liên quan
thời gian chờ của xe tải, tính trên 1
đơn vị xe
Số vị trí dỡ hàng
Bộ môn Quy hoạch & Quản lý GTVT

3/5/2017

24


3.2.1. Nhận hàng (Receive)
 Sự phụ thuộc giữa năng lực thông hành của khu dỡ hàng với số
lượng hàng của 1 xe đến
Năng lực thông qua của
khu dỡ hàng,
tấn/h

Khối lượng hàng dỡ
Dưới 1,0 tấn ……………………
Trên 1,0 tấn, đối với mỗi

tấn tăng them ………………….

Định mức thời gian xếp dỡ
13 phút
3 phút

Tải trọng của xe đến dỡ hàng, tấn
Bộ môn Quy hoạch & Quản lý GTVT

3/5/2017

25