Phân tích công tác quản trị tồn kho và đưa ra đề xuất cải thiện tại công ty cổ phần việt nam pharusa

TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
-------------------------

--------------
--------------

BÀI TIỂU LUẬN
MÔN: QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT
Đề tài: “Lựa chọn doanh nghiệp phân tích công tác quản trị tồn
kho của doanh nghiệp và đưa ra các đề xuất để cải thiện”

GVHD : Th.S Nguyễn Huy Tuân
SVTH : Thái Thanh Thủy
Trần Thị Xuân Trang
Đoàn Thị Hoài Phượng
Nguyễn Xuân Mỹ Duyên
Phạm Thị Anh Đào
Phạm Thị Diễm Oanh
Thái Thị Trà My
Lớp:
MGO 301 L
Đà Nẵng, tháng 8 năm 2018
1


Nhóm 8: Phân tích công tác quản trị tồn kho và đưa ra đề xuất cải thiện tại Công
ty Cổ phần Việt Nam Pharusa
MỤC LỤC
Phần I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ TỒN KHO
1. Sơ lược về tồn kho

1.1 Khái niệm tồn kho
1.2 Nguyên nhân tồn kho
1.3 Chi phí tồn kho
2. Quản trị tồn kho trong doanh nghiệp
2.1 Khái niệm quản trị tồn kho trong doanh nghiệp
2.2 Mục tiêu của quản trị tồn kho trong doanh nghiệp
2.3 Lợi ích của quản trị tồn kho trong doanh nghiệp
2.4 Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của quản trị tồn kho trong doanh nghiệp
2.5 Các mô hình quản trị tồn kho trong doanh nghiệp
Phần II: CÔNG TÁC QUẢN TRỊ TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT NAM
PHARUSA
1. Giới thiệu sơ lược về Công ty Cổ phần Việt Nam Pharusa
2. Công tác quản trị tồn kho của Công ty Cổ phần Việt Nam Pharusa
2.1 Phương pháp hoạch toán tồn kho của Công ty Cổ phần Việt Nam Pharusa
2.2 Phân loại hàng tồn kho của Công ty Cổ phần Việt Nam Pharusa
2.3 Đặc điểm hàng tồn kho của Công ty Cổ phần Việt Nam Pharusa
2.4 Qúa trình quản trị hàng tồn kho của Công ty Cổ phần Việt Nam Pharusa
3. Nhận xét và đánh giá hoạt động quản trị hàng tồn kho của Công ty Cổ phần Việt
Nam Pharusa
3.1 Hiệu quả quản trị tồn kho của Công ty Cổ phần Việt Nam Pharusa
3.2 Những ưu điểm trong công tác quản trị tồn kho tại Công ty Cổ phần Việt Nam
Pharusa
3.3 Điểm yếu còn tồn tại trong công tác quản trị hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần
Việt Nam Pharusa
Phần III: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ
TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHARUSA
1. Đề xuất giải pháp khắc phục điểm yếu còn tồn tại trong công tác quản trị hàng
tồn kho tại Công ty Cổ phần Việt Nam Pharusa
2. Phương hướng nâng cao và hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn kho tại Công
ty Cổ phần Việt Nam Pharusa

2


Phần I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ TỒN KHO
1. Sơ lược về tồn kho
1.1 Khái niệm tồn kho
Tồn kho là bất cứ nguồn nhân rỗi nào được giữ để sử dụng trong tương lai. Bất cứ lúc
nào mà ở đầu hay đầu ra của công ty các nguồn không sử dụng ngay khi có sẵn sang,
tồn kho sẽ xuất hiện.
1.2 Nguyên nhân tồn kho
Các nguyên nhân gây ra tồn kho
• Rút ngắn thời gian cần thiết để hệ thống sản xuất đáp ứng nhu cầu
• Phân bố chi phí cố định cho các đơn hàng hay lô sản xuất khối lượng lớn
• Đảm bảo sản xuất và số lượng công nhân khi nhu cầu biến đổi
• Bảo vệ công ty trước các sự kiện làm đình trệ sản xuất
• Đảm bảo sự mềm dẻo trong hệ thống sản xuất
• Tồn kho cũng có thể tồn tại trong các kho của công ty và cũng có thể tồn tại trên các
tuyến vận chuyển với tư cách là tồn kho trong vận chuyển.
1.3 Chi phí tồn kho
Trong điều kiện nhất định, tồn kho quá cao sẽ làm tăng chi phí đầu tư vào tồn kho, tồn
kho thấp sẽ tốn kém trong việc đặt hàng, thiết đặt sản xuất, bỏ lỡ cơ hội thu lợi nhuận.
Hai khuynh hướng khi gia tăng tồn kho có chi phí trái ngược nhau: một số chi phí này
thì tăng, còn một số khác thì giảm đi. Do đó, cần một sự phân tích kỹ lưỡng chi phí
trước khi đi đến một phương thức hợp lý làm cực tiểu chi phí liên quan đến tồn kho.
 Các chi phí tăng lên khi tăng tồn kho:
• Chi phí cơ hội vốn: Đầu tư vào tồn kho phải được xem xét như tất cả các cơ hội đầu
tư ngắn hạn khác. Trong điều kiện nguồn vốn giới hạn, đầu tư vào tồn kho phải chấp
nhận chi phí tổn cơ hội về vốn. Phí tổn cơ hội của vốn đầu tư vào tồn kho là tỷ suất
sinh lợi của dự án đầu tư có lợi nhất đã bị bỏ qua. Sự gia tăng tồn kho làm tăng vốn tồn

kho và chấp nhận phí tổn cơ hội vốn cao
• Chi phí kho: Bao gồm chi phí lưu trữ chi phí tồn kho như chi phí kho bãi, tiền lương
nhân viên quản lý kho, các điều kiện bảo quản tồn kho
• Thuế và bảo hiểm: Chống lại các rủi ro với quản lý tồn kho,công ty có thể phải tốn
chi phí bảo hiểm, chi phí này tăng khi tồn kho tăng. Tồn kho là một tài sản, nó có thể
bị đánh thuế, do đó tồn kho tăng chi phí thuế sẽ tăng
• Hao hụt,hư hỏng: Tồn kho càng tăng, thời hạn giải tỏa tồn kho có nguy cơ hư hỏng
và lỗi thời càng lớn. Đây cũng là một chi phí liên quan đến tất cả các tồn kho ở mức độ
khác nhau
• Rủi ro kinh doanh: Theo thời gian tồn kho có thể bị lạc hậu và giảm giá.
 Các chi phí giảm khi tồn kho tăng:

3


• Chi phí đặt hàng: là chi phí phát sinh mỗi lần đặt hàng và nhận hàng như chi phí ước
lượng, thương lượng giá, chuẩn bị đơn hàng, tiếp nhận…Qui mô lô hàng lớn sẽ có ít
lần đặt hàng hơn thì chi phí đặt hàng trong năm ít hơn. Song đặt hàng qui mô lớn, tồn
kho bình quân sẽ tăng lên và hiển nhiên là chấp nhận chi phí tồn kho cao.
• Giảm giá do chiết khấu khối lượng lớn: Đặt hàng qui mô lớn có thể được hưởng sự
giảm giá chiết khấu
• Chi phí chuẩn bị sản xuất: Để chế tạo cần chi phí cho mỗi lần chuẩn bị sản xuất
gồm: chi phí chuẩn bị tài liệu, máy móc nhàn rỗi, chi phí công nhân chuẩn bị, phế
phẩm do sản xuất thử…Qui mô loạt sản xuất lớn, số lần chuẩn bị sản xuất sẽ giảm, chi
phí chuẩn bị sản xuất sẽ giảm. Tất nhiên tồn kho bình quân tăng lên và chi phí tồn kho
lại tăng lên
• Chi phí cạn dữ trữ: Giảm tồn kho có thể phải chấp nhận khả năng cạn dữ trữ cao hơn.
Chi phí này bao gồm việc bỏ lỡ cơ hội bán hàng hiện tại, và trầm trọng hơn là có thể
bỏ lỡ cơ hội thu lợi nhuận tương lai. Để tránh tình trạng cạn dữ trữ người ta gia tăng
tồn kho. Trong trường hợp này sự tăng tồn kho làm giảm chi phí cơ hội của sự cạn dữ

trữ
Tóm lại: Khi tồn kho tăng sẽ có các chi phí tăng lên và có các chi phí giảm xuống,
mức tồn kho hợp lý sẽ làm cực tiểu tổng chi phí liên quan đến tồn kho.
2. Quản trị tồn kho trong doanh nghiệp
2.1 Khái niệm quản trị tồn kho trong doanh nghiệp
Quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp là việc tổ chức quản lý tất cả các
công việc, các dữ liệu liên quan đến công tác tồn kho nhằm duy trì mức dự trữ tối ưu
giảm chi phí tồn kho cho doanh nghiệp.
2.2 Mục tiêu của quản trị tồn kho trong doanh nghiệp
 Kiễm soát việc vận chuyển và lưu trữ hàng hóa một cánh có hiệu quả nhất
 Quản lý theo thời gian nắm bắt kịp thời số lượng hàng hóa và tự động hoá dữ
liệu kho
 Quản lý hàng hóa tồn động, phân bố và iều phối hàng hóa ,bổ sung đóng gói
vào chuỗi cung ứng đều có thể được tối ưu hóa để tiết kiệm thời gian giảm
chi phí tang lợi nhuận
2.3 Lợi ích của quản trị tồn kho trong doanh nghiệp
 Tiết kiệm hàng hóa/nguyên vật liệu
Hàng hóa/nguyên vật liệu tồn kho lâu ngày, bị hỏng hóc, hao mòn, hết hạn sử dụng…
buộc phải tiêu hủy vì không thể đáp ứng nhu cầu kinh doanh. Việc này sẽ gây ra tổn
thất không nhỏ cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu hàng hóa/ nguyên vật liệu tồn kho
được thống kê chặt chẽ, liên tục, lên ngân sách dự trù sát sao, thì doanh nghiệp sẽ tránh
được sự lãng phí không đáng có.

4


 Tiết kiệm chi phí lưu kho
Hàng tồn kho càng lớn, doanh nghiệp càng phải sử dụng nhiều thiết bị lưu kho cùng
các chi phí khác như điện, nước, nhân công. Do vậy, cần phát hiện sớm những hàng
hóa có tồn kho lớn, những hàng hóa tiêu tốn nhiều chi phí lưu kho, để có biện pháp

giải phóng, lưu chuyển hàng tồn kho kịp thời, tiết kiệm được nhiều chi phí lưu kho
không đáng có.
 Tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu động
Giảm vốn lưu động – Báo cáo số lượng hàng hóa tồn kho theo tuần, ngày, giờ, sẽ giúp
người quản lý dễ dàng định hướng cho việc nhập hàng hóa kịp thời, thông qua đó điều
chỉnh dòng vốn lưu động. Nghiệp vụ quản lý kho sẽ chỉ ra loại hàng hóa còn tồn nhiều,
ban lãnh đạo có thể dựa vào đó để đưa ra những chiến lược tiếp thị và bán hàng, kích
cầu mặt hàng đó bằng cách giảm giá, khuyến mãi… Mỗi đồng vốn bỏ ra đều được kỳ
vọng sẽ sinh lời nhiều nhất. Nhập kho không sáng suốt, sẽ dẫn đến tồn kho lớn và gây
lãng phí một lượng lớn vốn lưu động.
 Dự trù lượng vốn lưu động
Việc này có ý nghĩa rất lớn đối với nhiều doanh nghiệp có ngân sách tài chính thấp.
Báo cáo số lượng hàng hóa tồn kho theo tuần, ngày, giờ, sẽ giúp người quản lý dễ dàng
định hướng cho việc nhập hàng hóa kịp thời, thông qua đó điều chỉnh dòng vốn lưu
động.
 Nguyên vật liệu được tồn trữ ở mức hợp lý để hỗ trợ cho hoạt động sản xuất
 Giảm thiểu việc hết hàng và thời gian máy ngừng chạy
Nguyên vật liệu được mua với chi phí thấp nhất nhờ vào giảm giá khi mua số lượng
lớn phù hợp nhất với nhu cầu sử dụng, do đó giúp giảm vốn đầu tư và tồn kho thấp
nhất
 Đảm bảo nguyên vật liệu nhận được đúng theo yêu cầu đặt hàng
Giảm thiểu mất mát do trộm cắp, hàng hư hỏng, sự thay đổi thiết kế/mẫu mã, hàng dư
thừa,…Việc quản lý kho chặt chẽ, minh bạch và khoa học sẽ hạn chế được tối đa thói
“tắt mắt” của nhân viên kho và nhân viên bán hàng.
 Đảm bảo báo cáo đúng lợi nhuận của công ty thông qua báo cáo tồn kho chính
xác
 Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng
 Giảm thiểu chi phí sản xuất thông qua việc sử dụng hợp lý thiết bị, máy móc và
nguồn nhân lực


2.4 Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của quản trị tồn kho trong doanh nghiệp
Để đánh giá công tác quản trị hàng tồn kho, ta sử dụng các chỉ tiêu sau:

5


-

Chỉ tiêu đáp ứng nhu cầu khách hàng:
Tỷ lệ càng cao chứng tỏ khả năng đáp ứng nhu cầu về hàng hoá cho khách hàng càng
tốt, lượng hàng tồn kho đủ cung cấp cho khách khi cần thiết, khơng để tình trạng thiếu
hàng dẫn đến không cung cấp được theo nhu cầu, hạn chế khả năng kinh doanh và
đánh mất cơ hội kiếm lời của doanh nghiệp, giảm uy tín và khả năng cạnh tranh trên
thị trường.
Tỷ lệ các đơn hàng khả thi=100-

- Chỉ tiêu đánh giá mức độ đầu tư cho hàng tồn kho:
Chỉ tiêu này giúp nhà quản trị xác định trị giá hàng tồn kho chiếm tỷ trọng bao nhiêu
phần trăm trong tổng giá trị tài cũng cần tiến hành so sánh chỉ tiêu này giữa các kỳ kế
toán để đánh giá mức độ đầu tư cho hàng tồn kho thay đổi như thế nào. Từ chỉ tiêu này,
doanh nghiệp có thể lập và so sánh tỷ trọng của từng khoản mục hàng tồn kho hàng
đang lưu kho, hàng gửi đi bán, hàng mua đi đường giữa các kỳ để tìm hiểu sự biến
động bất thường của từng khoản mục chi tiết này sau khi loại trừ ảnh hưởng cua biến
động giá cả.
Tỉ lệ giá trị tài sản tồn kho=
- Chỉ tiêu đánh giá mức độ chính xác của các báo cáo tồn kho:
Chỉ tiêu này sử dụng đối với các doanh nghiệp có lập các báo cáo liên quan đến tồn
kho nhằm đánh giá trình độ của người chịu trách nhiệm lập. Đồng thời chỉ tiêu này
cũng sẽ đánh giá mức độ cung cấp thông tin trong doanh nghiệp để có thể lập báo cáo.
Nếu thông tin được cung cấp là không đầy đủ hay chưa chính xác sẽ dẫn đến các báo

cáo cũng kém chính xác hơn. Hệ quả kéo theo sẽ làm cho các nhà quản trị rất khó,
thậm chí khơng thể đưa ra những quyết định thích hợp cho các hoạt động của doanh
nghiệp.
Mức độ chính xác của các báo cáo tồn kho=100-

2.5 Các mô hình quản trị tồn kho trong doanh nghiệp
Phần II: CÔNG TÁC QUẢN TRỊ TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT
NAM PHARUSA
1. Giới thiệu sơ lược về Công ty Cổ phần Việt Nam Pharusa
Tên Tiếng Anh: VietNam Pharusa Join Stock Company.
Tên viết tắt: PHARUSA.,JSC.
Địa chỉ: Phòng 808 Khu đô thị Pháp Vân - Tứ Hiệp, phường Hoàng Liệt, quận
Hoàng Mai, Hà Nội, Việt Nam.

6


Điện thoại: (84) 043.681.4971
Fax: (84) 043.681.4971
Mã số thuế: 0102369678
Ngày đăng kí kinh doanh: 16/04/2009
Vốn điều lệ: 5.000.000.000 đồng (số liệu năm 2013)
Đại diện Pháp luật: Đỗ Đình Huy
Giám đốc điều hành: Đỗ Đình Huy
Lịch sử hình thành công ty:
Được thành lập và đi vào hoạt động từ đầu quý II năm 2009, Công ty Cổ phần Việt
Nam Pharusa là một trong những doanh nghiệp đi đầu về lĩnh vực kinh doanh và phân
phối sản phẩm thực phẩm chức năng. Những ngày đầu thành lập, Công ty chỉ với hơn
20 cán bộ công nhân viên, văn phòng được thuê trên diện tích 45 m2 tại huyện Thanh
Trì (nay chuyển về văn phòng tại phường Hoàng Liệt , quận Hoàng Mai). Trong các

năm 2009, 2010 và 2011, doanh nghiệp kí hợp đồng hợp tác với nhiều nhà sản xuất
dược phẩm như công ty Cổ phần FUCOIDAN Việt Nam, công ty dược phẩm
TCPharma, công ty Cổ phần dược Hà Tĩnh HADIPHAR, công ty Cổ phần dược
DANAPHAR, công ty Chế Biến Dầu Thực Vật Và Thực Phẩm Việt Nam
VNPOFOOD, công ty Cổ phần Dược phẩm OPC và công ty Golden Health. Công ty
Cổ phần Việt Nam Pharusa quan tâm đến công tác marketing từ những ngày đầu thành
lập, với các hình thức quảng bá đa dạng, góp phần hiệu quả trong việc giới thiệu hình
ảnh công ty cũng như các dòng sản phẩm mà công ty phân phối đến người tiêu dùng từ
thành thị tới nông thôn trên khắp mọi miền đất nước.

 Khái quát về ngành nghề kinh doanh của Công ty Cổ phần Việt Nam Pharus
Ngày 16 tháng 4 năm 2009, công ty được UBND quận Hoàng Mai cấp giấy phép
kinh doanh trong lĩnh vực phân phối dược phẩm. Từ khi thành lập, Công ty Cổ phần
Việt Nam Pharusa buôn bán, phân phối dược phẩm theo 2 hình thức:
• Bán theo hợp đồng số lượng lớn cho các nhà thuốc
• Bán lẻ cho khách hàng đặt mua sản phẩm tại các cửa hàng trực thuộc Công ty.
Công ty mua và phân phối thuốc chủ yếu theo 3 loại chính:
• Thực phẩm chức năng hỗ trợ và bảo vệ hệ tiêu hóa: gồm 2 sản phẩm
- Thực phẩm chức năng FUCOIDAN FucoGastro với c ông dụng: Loại trừ vi
khuẩn Helicobacter Pylori (HP), trong đó HP là loại vi khuẩn hiện đã được tổ chức y tế
thế giới công bố là tác nhân chính gây viêm loét và ung thư dạ dày tá tràng; Phòng
chống ngăn ngừa ung thu dạ dày, tá tràng. Sản phẩm được sản xuất 100% từ rong biển,
nhập khẩu bởi Công ty Cổ phần FUCOIDAN Việt Nam (trụ sở chính tại tỉnh Khánh
Hòa).

7


- Thực phẩm chức năng Bio Thymin với công dụng: Bổ sung vi khuẩn có ích,
ức chế vi khuẩn có hại, giúp lập cân bằng hệ vi sinh đường ruột. Sản phẩm được sản

xuất và phân phối bởi Công ty Dược phẩm TC Pharma (trụ sở chính ở tỉnh Bắc Ninh).
• Dược phẩm chăm sóc da và tóc: gồm 2 dòng sản phẩm:
- Sữa ong chúa Golden Health với nhiều công dụng: Chất kháng sinh tự
nhiên trong sữa ong chúa có tác dụng trị mụn, chống viêm da, nám da và sạm da; Giúp
tăng quá trình trao đổi chất nhờ đó cơ thể trẻ lâu, chống lão hóa, có tác dụng trị nám,
đồi mồi, tàn nhang cho da, giúp da trở nên trắng hồng căng mịn…Sản phẩm được sản
xuất bởi Công ty Golden Health (Australia).
- Viên uống HairTonic: Sự kết hợp của 8 loại thảo dược quý được chiết xuất
bằng phương pháp tối ưu nhất cùng với các loại vitamin B5, vitamin H và các khoáng
chất giúp ngăn chặn hiệu quả rụng tóc, ngăn ngừa tóc bạc sớm, tóc khô và chẻ ngọn,
kích thích mọc tóc, giúp mái tóc đen dày, bóng mượt, chắc khỏe. Sản phẩm được sản
xuất bởi Công ty Cổ phần Dược Hà Tĩnh HADIPHAR.
• Vitamin và khoáng chất: gồm 3 dòng sản phẩm:
- Vitrasom: sản phẩm có thành phần chính là Phytosome trà xanh. Sản phẩm cung
cấp các khoáng chất, vitamin và đặc biệt là thành phần Polyphenol và Epigallocatechin
3-O-gallate (EGCG). Polyphenol và Epigallocatechin 3-O-gallate (EGCG) giúp cơ thể
ngăn ngừa một số bệnh nguy hiểm như ung thư, tiểu đường, viêm khớp, răng miệng…
Sản phẩm được sản xuất tại Công ty Cổ phần dược DANAPHA – Nanosome.
- Dầu gấc viên nang Vinaga: sản phẩm là thực phẩm chức năng dùng để phòng
chữa các bệnh thường gặp như: Phòng chữa khô mắt, mờ mắt, thiếu máu dinh dưỡng;
Tăng sức đề kháng, chống lại các bệnh nhiễm trùng; Phòng chữa thiếu vitamin, trẻ em
suy dinh dưỡng, giúp cơ thể trẻ em phát triển toàn diện và khỏe mạnh… Sản phẩm
được sản xuất tại công ty Chế Biến Dầu Thực Vật Và Thực Phẩm Việt Nam
VNPOFOOD.
- Vitamin C – viên sủi: sản phẩm có công dụng như tham gia tạo colagen và một số
thành phần tạo nên các mô liên kết ở cơ, da xương, mạch máu; Tham gia vào các quá
trình chuyển hóa của cơ thể như protid, lipid, glucid; ham gia vào quá trình tổng hợp
một số chất như catecholamin, hormon vỏ thượng thận… Sản phẩm được sản xuất bởi
công ty Cổ phần Dược phẩm OPC.
2. Công tác quản trị tồn kho của Công ty Cổ phần Việt Nam Pharusa

2.1 Phương pháp hoạch toán tồn kho của Công ty Cổ phần Việt Nam Pharusa
Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp lựa chọn và áp
dụng 1 trong 2 phương pháp hạch toán hàng tồn kho ( theo nguyên tắc năm tài chính )
phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ . Việc lựa chọn
phải thích hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và phải được thực
hiện nhất quán trong năm tài chính đó .

8


Hai phương pháp hoạch toán hàng tồn kho của doanh nghiệp:

• Phương pháp kê khai thường xuyên : sử dụng các phiếu nhập kho , phiếu xuất kho ,
biên bản kiểm kê vật tư, hàng hóa để hoạch toán sự biến động của hàng tồn khi . Nội
dung của phương pháp như sau:
+ Theo dõi thường xuyên, liên tục, có hệ thống
+ Phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn đầu kỳ và cuối kỳ của hàng hóa
+ Công thức tính tổng giá trị hàng tồn kho cuối kỳ:
Tổng giá trị hàng tồn kho cuối kì = Trị giá hàng tồn kho đầu kì + Tổng trị giá hàng
tồn kho cuối kì – Trị giá hàng xuất kho trong kỳ

• Phương pháp kiểm kê định kỳ : sử dụng các chứng từ như trong phương pháp . Cuối
kỳ , kế toán nhận chứng từ nhập xuất hàng hóa từ thủ kho , kiểm tra và phân loại chứng
từ theo từng chủng loại, từng nhóm hàng hóa, ghi giá hạch toán và tính tiền cho từng
chứng từ.
Nội dung của phương pháp như sau:
+ Không theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục;
+ Chỉ phản ánh tồn kho đầu kì và cuối kỳ, không phản ánh nhập – xuất trong kỳ
+ Công thức tính:
Trị giá hàng xuất kho trong kỳ = Ttrị giá hàng tồn kho đầu kì + Trị giá hàng nhập

kho trong kì – Trị giá hàng tồn kho cuối kì
Cuối kỳ kiểm kê , doanh nghiệp xác định lượng hàng tồn kho , từ đó xác định giá
trị hàng xuất trong kỳ .
Công ty Cổ phần Việt Nam Pharusa hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê
khai thường xuyên .
2.2 Phân loại hàng tồn kho của Công ty Cổ phần Việt Nam Pharusa
Hàng tồn kho của Công ty Cổ phần Việt Nam Pharusa được phân loại theo tiêu chí
mục đích sử dụng và công dụng của sản phẩm . Theo đó, công ty chia hàng tồn kho ra
làm ba nhóm chính và được thể hiện qua hình sau:
Hàng tồn kho

Bảo vệ hệ tiêu
hóa

Chăm sóc da và
tóc

Vitamin & khoáng
chất

FucoG
astro

Sữa ong
chúa

Bio
Thymi

Hair

Tonic

Dầu gấc

VINAG

Trà
VITRASOM

9


Vitamin
C

Sơ đồ Phân loại hàng tồn kho

-

-

2.3 Đặc điểm hàng tồn kho của Công ty Cổ phần Việt Nam Pharusa
Hàng tồn kho của Công ty Cổ phần Việt Nam Pharusa là thuốc và dược phẩm
chức năng . Đặc điểm chung của loại hàng này là :
Bảo quản trong môi trường thoáng mát , khô ráo , tránh ánh sáng trực tiếp.
Thời gian sử dụng 6 tháng đến 2 năm tùy loại sản phẩm.
Sản phẩm có thể giảm chất lượng, bị biến đổi tính chất nếu bao bì bị rách, hở
trong quá trình vận chuyển, bốc dỡ,….
Công ty có thể phải chịu trách nhiệm pháp lý nếu người sử dụng sản phẩm của công ty
gặp vấn đề về sức khỏe có liên quan đến phản ứng của thuốc;

Nếu sản phẩm bị phát hiện có một bộ phận bị hỏng, giảm chất lượng thì toàn bộ đơn vị
sản phẩm đó ( hộp,vì,…) sẽ bị loại bỏ.
2.4 Qúa trình quản trị hàng tồn kho của Công ty Cổ phần Việt Nam Pharusa
Quy trình quản lý hàng tồn kho bắt đầu từ thời điểm nhà cung cấp giao hàng đến
kho của Công ty cho đến thời điểm sản phẩm được xuất bán . Quy trình quản lý hàng
tồn kho tại Công ty Cổ phần Việt Nam Pharusa bao gồm 3 quy trình phụ:
Quy trình nhập kho: khi công ty nhập hàng của các nhà sản xuất thuốc mà công ty hợp
tác, quy trình nhập kho trước khi bán như sau:

Bộ phận mua hàng

1. Lập biên bản kiểm

Bộ phần kiểm nghiệm

Thủ kho

2.Lập PNK &
Chuyển hàng

4.Chuyển PNK
cho kế toán

Kế toán

3. Ghi lượng thực nhập
và ngày nhập vào pnk

5.Hoàn chỉnh đơn giá,
thành tiền của PNK và ghi sổ

Nhập sổ kế toán

10


Quy trình nhập kho Công ty Cổ phần Việt Nam Pharusa

-

Quy cách, mẫu mã, chất lượng của hàng hóa ghi trên chứng từ phải trùng khớp với
thực tế; nếu có sự sai lệch, Thủ kho yêu cầu lập biên bản ghi nhận và có thể từ chối
khách hàng khi có những sai lệch lớn.
Quy trình xuất kho : khi công ty xuất hàng từ kho bán cho khách, quy trình xuất kho
như sau:
Bộ phận kinh doanh
Thủ kho
Khách hàng
(2) Chuyển
liên 2 PXK
(1) Lập PXK và
lưu liên 1 PXK

(3) Xuất
hàng

Liên 3 PXX
Bộ phận bán hàng

-

Chuyển
PXK liên 2

Kế toán

Thủ kho kiểm tra tính hợp lý cùa chứng từ ( lệnh xuất hàng , phiếu xuất ... ) nhưng phải
có chữ kí của Giám đốc ( hoặc người được ủy nhiệm ký lệnh xuất ), kế toán người
nhận hàng … kiểm tra quy cách, mẫu mã hàng hóa đúng với phiếu xuất thì mới ký và
xuất hàng ra khỏi kho .
Đồng thời căn cứ phiếu Nhập – Xuất hàng , Thủ kho phải ghi ngay vào thẻ kho để theo
dõi và báo cáo về kế toán .
Quy trình kiểm kê và điều chỉnh hàng tồn kho: hàng tháng công ty tiến hành kiểm kê
và điều chỉnh hàng hóa trong kho. Quy trình đó diễn ra như sau :
+ Liệt kê các hàng hóa đang tồn trong kho tại thời điểm kiểm kê;
+ Nhập dữ liệu thực tế sau khi kiểm kê xong
+ Tiến hành lập các biên bản, chứng từ điều chỉnh số liệu kế toán cho đúng với số liệu
thực tế. nếu xuất hiện tình trạng thừa hoặc thiếu có nguyên nhân do con người gây ra,
người kiểm kê lập biên bản xin ý kiến xử lý của Giám đốc hoặc người quản lý trực
tiếp.

3. Nhận xét và đánh giá hoạt động quản trị hàng tồn kho của Công ty Cổ
phần Việt Nam Pharusa
3.1 Hiệu quả quản trị tồn kho của Công ty Cổ phần Việt Nam Pharusa
Giai đoạn 2011-2013, hiệu quả hoạt động quản lý hàng tồn kho ở Công ty Cổ phần
Việt Nam Pharusa được thể hiện qua các chỉ số sau:

11

- Chỉ tiêu đáp ứng nhu cầu khách hàng: Công ty Cổ phần Việt Nam Pharusa đồng thời
bán buôn số lượng lớn cho các nhà thuốc theo hợp đồng kinh doanh và bán lẻ cho
khách hàng mua trực tiếp tại cửa hàng của Công ty. Số lượng đơn dưới đây là số đơn
đặt hàng số lượng lớn cảu các nhà thuốc với Công ty.
Chỉ tiêu
Số đơn hàng không hoàn thành
Tổng số đơn hàng
Tỷ lệ đơn hàng khả thi

Năm 2013 Năm 2012 Năm 2011
9
7
4
47
39
25
80,85%
82,05%
84,00%
(Nguồn: Phòng Kinh doanh)
Trong 3 năm, ta thấy tỷ lệ đơn hàng khả thi (đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách
hàng) tương đối cao, trung bình 3 năm đạt 82,30%. Tuy nhiên, tỷ lệ này cho thấy vẫn
còn trung bình 17,70% đơn hàng không hoàn thành, tương đương với 17,70% khách
hàng không được đáp ứng nhu cầu. Từ năm 2011 đến 2013, tỷ lệ đơn hàng khả thi
giảm nhẹ do tốc độ tăng của chỉ tiêu. Số đơn hàng không hoàn thành lớn hơn tốc độ
tăng tốc của chỉ tiêu. Số đơn hàng không hoàn thành lớn hơn tốc độ tăng tổng số đơn
đặt hàng. Công ty cần chú trọng vào khắc phục các nguyên nhân chủ quan làm tăng
lượng đơn hàng không đáp ứng được có liên quan tới công tác vận chuyển, bóc dỡ,
bảo quản và quản lý hàng tồn kho.
- Chỉ tiêu đánh giá mức độ đầu tư cho hàng tồn kho: được xác định thông qua hai thông

số là tỷ lệ giá trị tài sản tồn kho và tỷ trọng hàng tồn kho trong tài sản lưu thông.
Chỉ tiêu
Giá trị hàng tồn kho
Tổng TSLĐ
Tổng tài sản
Tỷ lệ giá trị tài sản tồn kho
Tỷ lệ hàng tồn kho trong
TSLĐ

Năm 2013
1.211.551.483
6.143.671.536
6.348.203.197
19,08%
19,72%

Năm 2012
1.511.496.918
5.383.534.362
5.548.101.810
27,24%
28,08%

Năm 2011
2.118.378.995
4.810.377.139
4.929.856.892
42.97%
44,04%

(Nguồn: Phòng Kinh Doanh)
Trong giai đoạn 2011-2013, hai chỉ số đang xét đến đều có xu hướng giảm nhanh. Tỷ
lệ giá trị tài sản tồn kho từ 42,97% (năm 2011) giảm 15,73% trong năm 2012, và giảm
thêm 8,16% vào năm 2013. Tỷ trọng hàng tồn kho trong tài sản cố định cũng có mức
giảm tổng cộng là 24,32% trong giai đoạn này. Nguyên nhân của xu hướng này xuất
phát từ việc Công ty giảm nhanh lượng hàng tồn kho, tăng số vòng quay kho đồng thời
tăng tổng tài sản lưu động nói riêng và tăng tổng giá trị tài sản nói chung mỗi kì kế
toán.

-

Chỉ tiêu đánh giá mức độ chính xác của các báo cáo tồn kho: được xác định thông qua
hai thông số là số lượng các báo cáo không chính xác và tổng số các báo cáo trong
năm.

12


Chỉ tiêu
Số báo cáo không chính xác
Tổng số báo cáo
Mức độ chính xác của báo cáo tồn kho

Năm 2013
Năm 2012
Năm 2011
3
5
4
24

24
24
87,50%
79,17%
83,33%
(Nguồn: Phòng Kinh doanh)

Nhìn chung, trong các năm từ 2011 đến 2013, các báo cáo tình hình tồn kho tại doanh
nghiệp có độ chuẩn xác tương đối cao. Tuy nhiên, nhà quản trị và các cấp quản lý cần
nâng cao hơn nữa ý thức làm việc có trách nhiệm của nhân viên kho, tăng cường kiến
thức nghiệp vụ nhằm giảm tối đa số báo cáo con sai sót, giúp các quyết định nhà quản
trị đưa ra thiết thực, khắc phục đúng vấn đề hơn.
3.2 Những ưu điểm trong công tác quản trị tồn kho tại Công ty Cổ phần Việt
Nam Pharusa
Nhà quản trị doanh nghiệp chú trọng tới công tác quản lý hàng tồn kho;
- Quản lý hàng tồn kho tại doanh nghiệp được phân cho các cá nhân, mỗi cá nhân phụ
trách một công việc riêng biệt và có lien quan đến nhau, thuận lợi cho việc phân công
nhiệm vụ và truy cứu tách nhiệm khi có sự cố xảy ra;
- Các cá nhân phụ trách quản lý kho co tinh thần trách nhiệm, làm việc năng suất;
- Tổ trưởng tổ quản lý kho luôn tiếp nhận ý kiến đóng góp của nhân viên để công tác
quản lý đạt hiệu quả hơn.

-

-

3.3 Điểm yếu còn tồn tại trong công tác quản trị hàng tồn kho tại Công ty Cổ
phần Việt Nam Pharusa
Do cơ sở hạ tầng – kỹ thuật tại kho của doanh nghiệpcòn hạn chế nên một số ít
hàng hóa trong quá trình bốc dở, bảo quản bị rách vỏ bao bì, biến tính sản phẩm,…

Trình độ nghiệp vụ và khả năng đánh giá đối với chất lượng hàng lưu kho của nhân
viên còn ở mức trung bình, dẫn tới xảy ra sai sót trong một số ít báo cáo tồn kho.
Chưa xác định được lượng đặt hàng tối ưu, dẫn tới phát sinh chi phí không đáng có
(lượng đặt hàng quá lớn so với mức hàng lưu kho làm trì hoãn thời gian giao hàng
hoặc đơn hàng đó bị hủy do công ty không có khả năng cung ứng; lượng đặt hàng quá
thấp so với mức hàng tồn kho làm phát sinh rủi ro biến tính, giảm chất lượng, thiếu
hụt, mất mát trong quá trình bốc dở, bảo quản).
Doanh nghiệp luôn trong tình trạng bị động do không có khả năng dự đoán trước về
lượng đặt hàng của khách, do đó khả năng phản ứng kịp thời với sự thay đổi về nhu
cầu của thị trường còn thấp;
Hàng hóa phát sinh các hao mòn vô hình (chi phí đối với những ản phẩm bị lỗi thời
không còn bán được với mức gía ban đầu do không tiêu thụ hết và sản phẩm mới cùng

13


loại được nhập về có tính năng ưu việt hơn. Do đó, doanh nghiệp chỉ co thể lựa chọn
một trong hai phương án: chấp nhận bán giá thấp nhằm thu hồi vốn hoặc vứt bỏ. Sản
phẩm có hao mòn vô hình lớn nhất trong danh mục hàng tồn kho của công ty là dầu
gấc VINAGA)
Phần III: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG CÔNG TÁC QUẢN
TRỊ TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHARUSA
1. Đề xuất giải pháp khắc phục điểm yếu còn tồn tại trong công tác quản trị
hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Việt Nam Pharusa
- Với phần diện tích để lưu trữ hàng tồn kho bị hạn chế, công ty có thể mở rộng mặt
bằng để tăng lượng sức chứa hàng hóa dữ trữ trong kho. Tuy nhiên, công ty cũng nên
áp dung nhiều chương trình khuyến mãi nhằm kích cầu người tiêu dùng và đồng thời
cũng làm tăng khối lượng tiêu thụ cho công ty. Điều này sẽ góp phần gia tăng lợi
nhuận ,tăng chi phí cho viêc đầu tư mở rộng diện tích lưu kho. Và khi số lương tiêu thụ
tăng thì lương hàng hóa lưu kho cũng sẽ tăng , khi đó diện tích mặt bằng được mở rộng

sẽ phát huy được hiệu quả tốt nhất.
- Bên cạnh việc áp dụng phần mềm quản lý kho hiệu quả thì những bộ phận tham
gia trực tiếp vào quá trinh quản lý kho phải nắm sâu sát hơn nữa thực trạng hàng hóa
trong kho để có những biện pháp bảo quản hàng tồn kho hợp lý.Những nhân viên làm
việc tiếp xúc trực tiếptrong kho thi luôn phải cung cấp liên tục và đầy đủ những thông
tin và thực trạng hàng hóa được dự trữ trong kho. Cập nhật thông tin về tình trạng hàng
tồn kho dưới bất kỳ phương diện phân tích nào với độ chi tiết hóa cao: đến mức độ đặc
tính hàng hóa (màu sắc, kích cỡ...) hoặc đến mức độ số sê-ri và thời hạn sử dụng hàng
hóa. Cung cấp khả năng đánh giá giá trị hàng tồn kho theo giá thành và khối lượng
tiềm năng bán hàng theo giá bán ra.
- Đồng thời các cấp quản trị cũng đưa ra nhưng biện pháp, chính sách như “ áp
dụng ngày vàng, giờ vàng, giảm giá, mua hàng được tặng quà…” để thu hút người tiêu
dùng nhằm đẩy mạnh khối lượng tiêu thụ. Nếu tình hình tiêu thụ chậm hơn dự kiến,
doanh nghiệp sẽ tìm cách giảm bớt lượng dự trữ hàng bằng cách bảo trợ cho các hợp
đồng và các biện pháp khuyến mãi.
Sử dụng mạng lưới cung ứng theo yêu cầu do khách hàng chủ dộng trong đó liên
tục và phận dự trữ khi có đơn hàng về. Việc sản xuất theo đơn đặt hàng chứ không phải
theo dự báo cũng đã giảm được rất nhiều chi phí dự trữ và rủi ro đối với hàng tồn kho
- Nâng cao công tác kế hoạch hóa, nhằm lên kế hoạch đơn đặt hàng đùng và đủ số
lương, chủng loại cần thiết với từng thời kỳ, tránh nhập thừa quá nhiều nguyên vật liệu
cũng như hàng hóa để giảm thiểu chi phí bảo quản nguyên vật liệu, hàng hóa tốn kho.

14


- Luôn luôn tìm hiểu thị hiếu, nhu cầu của khách hàng nhằm nhập đúng chủng loại,
mẫu mã, dòng máy, đời máy mà khách hàng có nhu cầu, tránh thường hợp nhập hàng ồ
ạt về sau không đáp ứng được thị hiếu khách hàng dẫn đến tồn kho.
- Nâng cao trình độ của nhân viên quản lý cũng như đầu tư cải tạo cơ sơ vật chất,
nhà kho để đáp ứng tiêu chuẩn bảo quản để giảm thiểu sụ hoa mòn nguyên vật liệu,

hàng hóa trong quá trình bảo quản
- Mở các khóa đào tạo cho cán bộ nhân viên trong công ty về nghiệp vụ quản lý kho
nhằm nâng cao trình độ,khả năng phản ứng nhanh với các tình huống xảy ra có liên
quan đến tồn kho như thiết bị tồn kho, khi gặp sự cố,khu vực xung quanh bị thiên
tai,phát hiện có người đi vào kho với mục đích không đúng đắn như làm hỏng hàng
hóa hoặc bất kì thiết bị nào trong kho,trộm cắp hàng hóa,trà trộn hàng kém chất lượng
làm uy tín của công ty....
- Thường xuyên cử người đến kho giám sát tình hình.
- Áp dụng một vài mô hình kinh tế khả dụng như EOQ,BOQ,QDM để xác định
lượng đặt hàng tối đa nhằm giảm chi phí không cần thiết như phí lưu kho,phí đăt
hàng...
- Quan tâm đến đời sống vặt chất,tinh thần của nhân viên công ty nói chung và nhân
viên ở kho nói riêng để nâng cao sự trung thành của họ với công ty,nâng cao tinh thần
tự giác làm việc.
2. Phương hướng nâng cao và hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn kho tại
Công ty Cổ phần Việt Nam Pharusa
Hàng tồn kho là rất cần thiết và không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp.Do
đó,công tác quản lý hàng tồn kho cần được tiến hành thường xuyên,liên tục nhằm đảm
bảo quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.
Vì vậy,cần đưa ra phương pháp nâng cao và hoàn thiện công tác quản lý hàng tôn
kho.Sau đây là một số phương pháp:
- Để công tác quản lý tốt và có hiệu quả cao thì việc đầu tiên cần làm là kiểm soát
hàng tồn kho,đây được xem là một bước cần thiết,hết sức quan trọng không một doanh
nghiệp nào có thể bỏ qua.
- Bên cạnh đó cần xác định lượng hàng hóa một cách phù hợp nhằm tránh tình trạng
thiếu hàng hóa sẽ đem lại nhiều rủi ro cho công ty.Thiếu hàng sẽ không đủ để bán,mất
doanh thu,làm dán đoạn kế hoạch kinh doanh cả công ty cũng như sự uy tín đối với
khách hàng.
- Giám đốc bán hàng cần theo dõi sự biến động của thị trường trong và ngoài nước
24/24.Giá cả của các công ty khác trên thị trường.

15


- Việc cất giữ hàng tồn kho phải được tiến hành hiệu quả và hợp lý.Công ty cần phân
loại các mặt hàng khác nhau để ở những khu riêng biệt.Giúp cho việc bảo quản,kiểm
tra và xuất hàng được thuận lợi và dễ dàng tránh những sự cố hư hỏng không đáng
có.Như vậy vừa đảm bảo có tính khoa học trong việc sắp xếp,bảo quản vừa tạo thuận
lợi cho việc lấy hàng một cách chính xác.

16