QUẢN TRỊ TỒN KHO VÀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO JUST IN TIME

QUẢN TRỊ TỒN KHO VÀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ HÀNG TỒN
KHO JUST IN TIME
1.1. Quản trị tồn kho
1.1.1. Khái quát về hàng tồn kho
Hàng tồn kho là một trong những tài sản có giá trị lớn nhất trong tổng
giá trị tài sản của một doanh nghiệp, thông thường giá trị hàng tồn kho
chiếm 40% tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp. Do đó việc điều khiển , kiểm soát
tốt hàng tồn kho luôn là một vấn đề cần thiết, chủ yếu trong quản trị sản xuất tác
nghiệp.
Bản thân vấn đề tồn kho luôn có hai mặt trái ngược nhau, với quan
điểm của người sản xuất người ta luôn tìm cách giảm phí tổn bằng cách giảm lượng
tồn kho , còn với quan điểm của người tiêu thụ thì sẽ luôn mong muốn có nhiều
hàng dự trữ để không có sự thiếu hụt. Vì vậy các doanh nghiệp phải tìm cách xác
định một mức độ cân bằng giữa mức độ đầu tư cho hàng tồn kho phục vụ sản xuất
và thỏa mãn các nhu cầu của khách hàng một cách kịp thời đúng lúc với chi phí tối
thiểu nhất.
Hàng tồn kho được xem là tất cả những nguồn lực dự trữ nhằm đáp
ứng những nhu cầu hiện tại hoặc tương lai.
Hàng tồn kho bao gồm các loại nguyên vật liệu sản phẩm dở dang, bán
thành phẩm, dụng cụ phụ tùng, thành phẩm tồn kho… Tùy theo các loại hình doanh
nghiệp khác nhau mà dạng tồn kho nội dung hoạch định cũng như hệ thống kiểm
soát điều khiển hàng tồn kho cũng sẽ khác nhau. Chúng ta có thể thấy rõ : một
ngân hàng sẽ có những phương pháp tiêu chuẩn riêng để kiểm soát đánh giá mức
tồn quỹ về tiền mặt, một bệnh viện sẽ có những phương pháo để kiểm soát nguồn
máu, thuốc men, một xí nghiệp sản xuất sẽ có phương pháp kiểm tra lượng vật liệu
dự trữ, bán thành phẩm và thành phẩm.
1.1.2. Phân loại tồn kho
Tồn kho là số lượng hàng hóa được tự tạo trong kinh doanh nhằm đáp ứng
cho nhu cầu tương lai. Nhu cầu này có thể là sản phẩm của công ty cũng có thể là
hàng cung cấp trong quá trinh gia công. Nếu công ty có quan điểm lạc quan thì họ
tăng mức tồn kho lên nhằm đáp ứng kịp nhu cầu dự đoán trong tương lai. Trong

thời kỳ suy thoái thì giảm lượng tồn kho xuống.
Trong sản xuất , tồn kho thường được phân làm 4 loại, đó là:
1) Tồn kho nguyên vật liêu/ bộ phận cấu thành
2) Tồn kho sản phẩm dở dang
3) Tồn kho sản phẩm hoàn chỉnh
4) Tồn kho các mặt hàng linh tinh phục vụ sản xuất hay dịch vụ
1.1.2.1. Nguyên vật liệu/ bộ phận cấu thành
Nguyên vật liệu và bộ phận cấu thành là những thành phần chính để sản xuất
ra sản phẩm cuối cùng. Ở đây ta sẽ không đề cập đến các nguyên vật liệu dùng để
hỗ trợ sản xuất mà chỉ đề cập đến các nguyên vật liệu chính phục vụ cho quá trình
sản xuất, cấu thành nên sản phẩm. Chẳng hạn như đối với nhà máy dệt thì nguyên
vật liệu chính là tơ , bông, sợi. Còn đối với nhà máy sản xuất may mặc thì vật liệu
chính là vải, khuy, các phụ kiện để trang trí áo.
1.1.2.2. Sản phẩm dở dang
Đó là các sản phẩm đang được biến thành thành phẩm từ nguyên liệu thô
nhưng chưa xong, còn nằm trên đường dây sản xuất , có khi sản phẩm đã xong rồi
nhưng chưa bao bì đóng gói thì vẫn bị coi là dở dang, chưa xuất xưởng được. Sở dĩ
có thể xảy ra tình trạng tồn kho sản phẩm dở dang là do quá trình phối kết hợp
không nhịp nhàng ăn khớp giữa các công đoạn sản xuất. Ví dụ như trong một dây
chuyền may: bộ phận cắt cắt ra quá nhiều mẫu nhưng mà bộ phận may do thiếu
nhân công, thiếu máy may nên không thể làm hết những mẫu đã được chuyển đến
từ khâu cắt; do vậy mà một số lượng mẫu chưa kịp hoàn thành sẽ phải chuyển vào
kho.
1.1.2.3. Thành phẩm
Tồn kho thành phẩm là mọi lô hàng đã được hoàn thiện tất cả các khâu và
sẵn sàng được bán. Ví dụ như một lô áo sơ mi nam của May 10, đã hoàn thiện tất
cả các khâu từ cắt may đến là và kiểm tra , đóng gói được chuyển đến các đại lý
phân phối của May 10 trên toàn quốc, khi nào mà sản phẩm chưa đến được tay
người tiêu dùng, vẫn còn nằm trong kho của nhà sản xuất và phân phối thì sản
phẩm đó được coi là tồn kho ở dạng thành phẩm.

1.1.2.4. Tồn kho các nguyên vật liệu phụ
Tất cả các loại mặt hàng công ty mua về không phải là thành phần của sản
phẩm nhưng lại cần thiết để phục vụ sản xuất đều gọi là các mặt hàng linh tinh
phục vụ sản xuất, Văn phòng phẩm nằm trong loại này. Vài chủng loại như dầu bôi
trơn máy tuy có tham gia vào quá trình sản xuất nhưng không là thành phần của
sản phẩm cũng được xếp vào loại này. Thiết bị nâng hạ trong kho cũng là một ví
dụ.
1.1.3. Các loại chi phí tồn kho
Có 3 loại chi phí tồn kho :
1.1.3.1. Chi phí mua hàng
Là chi phí cần có để mua hoặc sản xuất ra từng món hàng tồn kho. Chi phí
này thường được biểu hiện bằng chi phí của một đơn vị nhân với số lượng nhận
được hoặc sản xuất ra. Nhiều khi giá món hàng được hưởng giảm giá nếu ta mua
cùng một lúc đạt đến số lượng nào đó. Thông thường chi phí mua hàng không ảnh
hưởng đến việc lựa chọn các mô hình tồn kho, trừ mô hình khấu trừ theo sản lượng.
1.1.3.2. Chi phí đặt hàng
Bao gồm những phí tổn trong việc tìm các nguồn cung ứng, hình thức đặt
hàng, thực hiện quy trình đặt hàng hỗ trợ cho các hoạt động văn phòng…Khi đơn
hàng được thực hiện phí tổn đặt hàng vẫn còn tồn tại, những lúc đó chúng được
hiểu như phí tổn chuẩn bị thực hiện đơn hàng.
Phí tổn chuẩn bị thực hiện đơn hàng là những chi phí cho việc chuẩn bị máy
móc hay công nghệ để thực hiện đơn hàng. Do đó chúng ta cần xác định thời điểm
và số lượng cho mỗi lần đặt hàng thật chi tiết để cố gắng tìm những biện pháp giảm
bớt chi phí chuẩn bị cũng như phí tổn đặt hàng.
Trong nhiều tình huống chi phí chuẩn bị có mối quan hệ rất mật thiết đối với
thời gian chuẩn bị thực hiện đơn hàng. Nếu chúng ta giảm được thời gian này là
một giải pháp hữu hiệu để giảm lượng đầu tư cho tồn kho và cải tiến được năng
suất.
1.1.3.3. Chi phí tồn trữ
Trong quá trình lưu kho các loại nguyên phụ liệu, sản phẩm dở dang, thành

phẩm để giữ cho chúng đảm bảo phẩm chất để còn phục vụ cho sản xuất và tiêu thụ
thì bộ phận quản lý kho tàng cần áp dụng một số các biện pháp để bảo quản và lưu
trữ. Các hoạt động này cũng tiêu tốn của doanh nghiệp một khoản chi phí đáng kể.
Chi phí này thường được tính bằng số phần trăm giá trị của món hàng. Ví dụ phí
tồn trữ 15% /năm của món hàng tức là mỗi 1000đ giá trị món hàng nếu để trong
kho một năm thì phải trả 150đ tiền tồn trữ. Trong thực tế chi phí tồn trữ tiêu biểu
thường vào khoảng 15% đến 30% mỗi năm.
Những loại chi phí có liên quan đến việc tồn trữ hay hoạt động thực hiện tồn
kho này có thể thống kê theo bảng dưới đây :
Bảng 1.1. Tỷ lệ các loại chi phí tồn kho
Nhóm chi phí Tỷ lệ với giá trị tồn kho
1. Chi phí về nhà cửa hoặc kho tàng
- Tiền thuê hoặc khấu hao nhà cửa
- Chi phí hoạt động kho vận hàng không
- Thuế nhà đất
- Bảo hiểm nhà cửa , kho hàng
2. Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện
- Tiền thuê hoặc khấu hao thiết bị dụng cụ
- Năng lượng
- Chi phí vận hành thiết bị
3. Chi phí về nhân lực cho hoạt động giám sát quản lý
4. phí tổn cho việc đầu tư vào hàng tồn kho:
- phí tổn cho việc vay mượn
- thuế đánh vào hàng tồn kho
- bảo hiểm cho hàng tồn kho
5. Thiệt hại của hàng tồn kho do mất mát hư hỏng không sử dụng
được
Chiếm 3 – 10 %
Chiếm từ 1 – 3,5%
Chiếm từ 3 – 5%

Chiếm từ 6 – 24%
Chiếm 2 – 5 %
Tỷ lệ từng loại chi phí tiền chỉ có ý nghĩa tương đối , chúng lệ thuộc vào
từng loại doanh nghiệp, địa điểm phân bố, tỷ lệ lãi hiện tại. Thông thường một tỷ lệ
phí tổn tồn trữ hàng năm xấp xỉ 40% giá trị hàng tồn kho.
1.1.4. Chức năng quản trị tồn kho
1.1.4.1. Chức năng liên kết
Chức năng chủ yếu nhất của quản trị tồn kho là liên kết giữa quá trình sản
xuất và cung ứng.
Khi cung và cầu của một loại hàng tồn kho nào đó không đều đặn giữa các
thời kì thì việc duy trì thường xuyên một lượng tồn kho nhằm tích lũy đủ cho thời
kỳ cao điểm là một vấn đề hết sức cần thiết.
Thực hiện tốt chức năng liên kết nhằm đảm bảo sản xuất liên tục, tránh sự
thiếu hụt gây lãng phí trong sản xuất.
1.1.4.2. Chức năng ngăn ngừa tác động của lạm phát
Một doanh nghiệp nếu biết trước tình hình tăng giá nguyên vật liệu hay hàng
hóa, họ có thể dự trữ tồn kho để tiết kiệm chi phí. Như vậy tồn kho sẽ là một hoạt
động đầu tư tốt, lẽ dĩ nhiên khi thực hiện hoạt động tồn khi chúng ta phải xem xét
đến chi phí và rủi ro có thể xảy ra trong quá trình tiến hành tồn kho.
1.1.4.3. Chức năng khấu trừ theo số lượng
Một chức năng khá quan trọng của quản trị tồn kho là khấu trừ theo số
lượng. Rất nhiều nhà cung ứng sẵn sàng chấp nhận khấu trừ cho những đơn hàng
có số lượng lớn. Việc mua hàng với số lượng lớn có thể đưa đến việc giảm phí tổn
sản xuất, tuy nhiên mua hàng với số lượng lớn sẽ chịu chi phí tồn trữ cao do đó
trong quản trị hàng tồn kho người ta cần phải xác định một lượng hàng tối ưu để
hưởng các giá khấu trừ, mà dự bị tồn trữ tăng không đáng kể.
1.1.5. Các biện pháp quản trị hàng tồn kho
1.1.5.1. Hệ thống tồn kho
Hệ thống tồn kho là tập hợp các thủ tục hoặc các chính sách tác nghiệp mà
việc thu nhập hoặc duy trì tồn kho được căn cứ vào đấy. Có hai loại hệ thống tồn

kho cơ bản:
- Hệ thống xem lại liên tục
- Hệ thống xem lại định kỳ
Trong hệ thống xem lại liên tục, mức tồn kho lúc nào cũng được giám sát.
Khi mức tồn kho xuống thấp người ta sẽ đặt hàng tiếp. Điểm đặt hàng lại (R)
sẽ được xác định khi mức tồn kho xuống thấp đến mức nào thì tiến hành đặt
hàng mới, số lượng hàng được đặt trước (Q) cũng được xác định luôn. Một khi Q
và R được xác định thì chính sách đã hoàn thành. Công ty cứ việc đặt Q món hàng
mỗi khô mức tồn kho rơi xuống điểm R. Bởi vì mỗi lần đều đặt một số lượng giống
nhau nên hệ thống xem lại liên tục còn được gọi là “ hệ thống lượng đặt hàng cố
định” (fixed order size systems - FOSS) hoặc “ số lượng đặt hàng kinh tế”
( economic order quantity - EOQ).
Hệ thống xem lại định kỳ có nhiều tiếp cận. Cứ sau mỗi quãng thời gian nhất
định, như tuần hoặc tháng, người ta kiểm tra lại mức tồn kho và tiến hành đặt hàng.
Qui mô đặt hàng là số lượng cần để đưa mức tồn kho lên đến một mức đã xác định
trước, và do đó nó thay đổi tùy theo từng giai đoạn. Người ta còn gọi hệ thống xem
lại định kỳ là “ hệ thống lượng đặt hàng cách quãng” ( fixed order interval systems
– FOIS) hoặc “ hệ thống đặt hàng kinh tế cách quãng” ( economic order interval
systems – EOI).
1.1.5.2. Quản trị tồn kho ABC
Năm 1906 nhà kinh tế người Ý Vilfredo Pareto quan sát thấy là trong một
nhóm có nhiều món thì chỉ có một số nhỏ món có giá trị đáng kể mà thôi. Trong
thời gian đó ông đang nghiên cứu về việc một số ít người trong xã hội lại có thu
nhập nhiều nhất. Ta cũng có thể thấy là trong một sản phẩm bất kì chỉ có một số bộ
phận là có giá thành rất cao, hoặc trong các tổ chức tự nguyện, chỉ một số ít người
đảm đương phần lớn các công việc. Qui luật một số ít quan trọng có thể được áp
dụng có quản trị tồn kho.
Trong tồn kho, một số ít món hàng thường có giá trị đo bằng đơn vị tiền tệ
chiếm phần lớn trong tổng giá trị tồn kho toàn bộ. Do đó nên ta có thể tập trung
tích cực vào việc kiểm tra một số ít chủng loại mặt hàng này. Trong công tác tồn

kho, người ta phân các món hàng ra làm ba hạng: A,B và C.
Kỹ thuật phân tích ABC phân tổng số loại hàng tồn kho thành 3 nhóm:
A,B,C dựa vào giá trị hàng năm của chúng.
Giá trị hàng năm này được xác định bằng cách lấy tích 2 thừa số: Nhu cầu
hàng năm của loại hàng tồn kho và phí tổn cho mỗi đơn vị hàng tồn kho và tính
theo từng loại hàng.
Tiêu chuẩn cụ thể của từng nhóm hàng tồn kho được xác định như sau:
- Nhóm A: Bao gồm những loại hàng tồn kho có giá trị hàng năm cao nhất,
chúng có giá trị từ 70 – 80% so với tổng giá trị hàng tồn kho, nhưng về mặt số
lượng chúng chỉ chiếm 15% tổng số hàng tồn kho.
- Nhóm B: Bao gồm những loại hàng tồn kho có giá trị hàng năm ở mức
trung bình, chúng có giá trị 15%- 25% so với tổng giá trị hàng tồn kho, nhưng về
sản lượng chúng chiếm khoảng 30%.
Nhóm A
Nhóm B
Nhóm C
- Nhóm C: Bao gồm những loại hàng có giá trị hàng năm nhỏ, giá trị hàng
năm chỉ chiếm khoảng 5% tổng giá trị các loại hàng tồn kho, tuy nhiên số lượng
chúng chiếm khoảng 55% so với tổng số loại hàng tồn kho.
Bằng đồ thị chúng ta có thể biểu diễn tiêu chuẩn của các nhóm hàng tồn kho
theo kỹ thuật phân tích ABC như sau:
Hình 1.2 – Mô tả tiêu chuẩn ABC
Chú giải : Trục tung là giá trị HTK
Trục hoành là sản lượng HTK
Trong điều kiện quản lý hiện nay việc sử dụng phương pháp phân tích ABC
được thực hiện thông qua hệ thống quản lý tồn kho tự động hóa bằng máy tính.
Tuy nhiên trong một số doanh nghiệp chưa có điều kiện tự động hóa quản trị tồn
kho việc phân tích ABC được thực hiện bằng thủ công mặc dù mất thêm thời gian
nhưng nó sẽ đem lại những lợi ích nhất định.
Ngoài việc dựa vào giá trị hàng năm của chúng để phân nhóm người ta còn

xét đến các tiêu chuẩn khác như:
- Những thay đổi về kỹ thuật dự đoán
- Vấn đề cung ứng
- Chất lượng hàng tồn kho
- Giá cả của các loại hàng tồn kho
Những tiêu chuẩn này có thể làm thay đổi vị trí các hàng tồn kho. Việc phân
nhóm hàng tồn kho là cơ sở để đề ra các chính sách hoạt động kiểm soát riêng biệt
những loại hàng tồn kho.
Kỹ thuật phân tích ABC có những tác dụng như sau trong công tác quản trị
tồn kho:
- Các nguồn tiềm lực dùng mua hàng nhóm A cần phải cao hơn nhiều so với
nhóm C, do đó cần có sự ưu tiên đầu tư thích đáng.
- Các loại hàng thuộc nhóm A cần có một sự kiểm soát tồn kho chặt chẽ về hiện
vật, việc thiết lập những báo cáo chính xác về hàng tồn kho thuộc nhóm A
phải thực hiện thường xuyên nhằm đảm bảo khả năng an toàn trong sản xuất.
- Trong dự báo nhu cầu vật tư chúng ta có thể áp dụng các phương pháp dự báo
khác nhau cho các nhóm hàng khác nhau. Nhóm A cần được dự báo cẩn thận
hơn các nhóm khác.
- Nhờ có kỹ thuật phân tích ABC trình độ của nhân viên giữ kho sẽ không
ngừng được nâng lên , do họ thường xuyên thực hiện các chu kỳ kiểm toán
của từng nhóm hàng.
Tóm lại kỹ thuật phân tích ABC sẽ cho chúng những kết quả tốt hơn trong
dự báo, kiểm soát hiện vật đảm bảo tính khả thi của nguồn cung ứng, tối ưu hóa
lượng dự trữ hàng tồn kho.
1.2. Khái quát về mô hình Just in time ( JIT)
1.2.1. Giới thiệu về mô hình Just in time
Hệ thống quản lý hàng tồn kho “Just In Time” được phát triển bởi công ty
Toyota Nhật bản vào những năm 90 nhằm mang lại hiệu quả cao nhất trong quản lý
hàng tồn kho trong các nhà máy sản xuất. Mô hình này thực sự đã tỏ ra rất hiệu quả
đối với không chỉ riêng mình Toyota mà còn cả đối với các nhà máy sản xuất lớn

trên thế giới. Để tìm hiểu JIT trong hệ thống sản xuất Toyota, trước hết cần phân
biệt được hai khái niệm sản xuất truyền thống là tinh xảo (craft) và đại trà (mass).
• Sản xuất tinh xảo thường sử dụng các công nhân cực kỳ lành nghề cùng với
những công cụ đơn giản nhưng linh hoạt (đặc biệt trong các ngành nghề thủ
công) để tạo ra từng sản phẩm theo ý khách hàng. Chất lượng của hình thức
sản xuất này có lẽ khỏi cần phải bàn, tuy nhiên giá thành dẫn tới giá bán rất
cao là yếu tố làm thu hẹp thị trường. Cũng vì thế mà sản xuất đại trà đã ra đời,
đánh dấu một bước phát triển trong sản xuất đầu thế kỷ 20.
• Sản xuất đại trà sử dụng công nhân có tay nghề bậc trung vận hành các máy
công nghiệp đơn năng, tạo ra các sản phẩm được tiêu chuẩn hoá với số lượng
rất lớn. Vì giá trị máy móc cũng như chi phí tái thiết kế rất đắt tiền nên nhà
sản xuất đại trà luôn cố gắng giữ các tiêu chuẩn thiết kế sản phẩm càng lâu
càng tốt. Kết quả là giá thành kéo theo giá bán giảm. Tuy nhiên tác phong
công nghiệp làm cho công nhân nhàm chán và mất động lực làm việc.
Toyota Motor đã kết hợp 2 phương thức sản xuất tinh xảo và đại
trà, loại bỏ các yếu điểm về giá thành và sự chặt chẽ công nghiệp, cho ra đời một
phương thức sản xuất mới với đội ngũ công nhân có tay nghề cao được trang bị hệ
thống máy móc linh hoạt, đa năng, có khả năng sản xuất với nhiều mức công suất.
Phương thức này được đánh giá là sử dụng ít nhân lực hơn, ít diện tích hơn, tạo ra