quy trinh tiep khach

TẬP ĐOÀN CÔNG NGHIỆP

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

THAN - KHOÁNG SẢN VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

CÔNG TY NHÔM ĐẮK NÔNG - TKV
Số:

/QĐ-DNA

Đắk Nông, ngày……tháng 10 năm 2019

QUYẾT ĐỊNH
Về việc ban hành Quy định đón, tiếp khách trong Công ty Nhôm Đắk Nông - TKV

GIÁM ĐỐC CÔNG TY NHÔM ĐẮK NÔNG - TKV

Căn cứ Quyết định số 2115/QĐ-TKV, ngày 16/8/2016 của Hội đồng thành viên Tập
đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam về việc phê duyệt Quy chế tổ chức và hoạt
động của Công ty Nhôm Đắk Nông - TKV;
Căn cứ Quyết định số 952/QĐ-DNA ngày 21/11/2017 của Giám đốc Công ty Nhôm
Đắk Nông - TKV về việc ban hành Quy định tiếp công dân và Nội quy tiếp công dân trong
Công ty Nhôm Đắk Nông - TKV;
Căn cứ Quyết định số 550/QĐ-DNA ngày 27/04/2018 của Giám đốc Công ty Nhôm
Đắk Nông - TKV về việc ban hành Quy định chế độ chi tiêu nội bộ Công ty Nhôm Đắk Nông TKV;
Xét đề nghị của Văn Phòng Công ty.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định đón, tiếp khách trong Công ty

Nhôm Đắk Nông - TKV.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành.


Điều 3. Ban Giám đốc, Chánh Văn phòng, Trưởng các phòng, phân xưởng có trách
nhiệm thi hành quyết định này./
Nơi nhận:

GIÁM ĐỐC

- Văn Phòng TKV (Thay B/c);
- Đảng ủy (Thay B/c);
- Các Đoàn thể (P/h);
- Ban Giám đốc (e-copy);

Hoàng Khải Quốc Minh

- Như Điều 3 (T/h);
- Lưu: VT, (VDT).

TẬP ĐOÀN CÔNG NGHIỆP

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

THAN – KHOÁNG SẢN VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

CÔNG TY NHÔM ĐẮK NÔNG - TKV

QUY ĐỊNH
Đón, tiếp khách của Công ty Nhôm Đắk Nông - TKV
( Ban hành kèm theo Quyết định số

/QĐ-DNA ngày

tháng 10 năm 2019

của Giám đốc Công ty Nhôm Đắk Nông - TKV)

Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng


1. Phạm vi điều chỉnh
Quy định việc đón tiếp khách của Công ty Nhôm Đắk Nông – TKV; các Phòng,
ban, Phân xưởng trực thuộc Công ty Nhôm Đắk Nông – TKV(DNA).
2. Đối tượng áp dụng
Quy định này áp dụng cho Công ty, các Phòng, ban, Phân xưởng trực thuộc và
khách đến thăm quan, làm việc tại DNA.
Điều 2. Mục đích
1. Xác định quy trình đón tiếp khách của Công ty.
2. Xác định các mức chi phí tiếp khách của Công ty.
Điều 3. Nguyên tắc đón tiếp khách
1. Tuân thủ nguyên tắc về ngoại giao, tiếp và đón khách theo quy định của
Công ty, trong đó đặc biệt chú trọng nguyên tắc tôn trọng, bình đẳng, nhiệt tình và
hình thức phù hợp.
2. Đảm bảo sự chỉ đạo của Giám đốc, Phụ trách các bộ phận. Phân công, phân
cấp rõ ràng, đề cao trách nhiệm và phát huy tính chủ động, sáng tạo của các bộ phận,

cá nhân trong quá trình triển khai nhiệm vụ.
3. Thực hiện tốt việc phối kết hợp giữa các bộ phận có liên quan, đảm bảo sự
thống nhất trong quá trình đón tiếp khách.
4. Các khâu đón tiếp khách phải được chuẩn bị chu đáo, đảm bảo tính chủ động
và hiệu quả cao.
5. Mọi khoản chi phí tiếp khách phải thật sự tiết kiệm và đúng chế độ quy
định của Công ty.

Chương II


NỘI DUNG QUY TRÌNH ĐÓN TIẾP KHÁCH
Điều 4. Trình tự tiếp khách là công dân đến khiếu nại, tố cáo(Áp dụng quy
định tiếp công dân của Công ty Nhôm Đắk Nông – TKV ban hành ngày 21/11/2017).
Điều 5. Trình tự tiếp khách thông thường:
1. Quy định chung
- Tiếp khách thông thường là trường hợp tiếp khách đến liên hệ công tác và làm
việc với Công ty.
- Đối với trường hợp các bộ phận có hẹn trước với khách thì bộ phận đó có
trách nhiệm thông tin cho bộ phận Văn Phòng biết trước để tiếp khách chu đáo. Nội
dung thông tin bao gồm: tên khách, đơn vị công tác, người cần gặp, giờ hẹn.
2. Trình tự tiếp khách:
- Khi khách đến Công ty liên hệ công tác thì nhân viên bảo vệ có trách nhiệm
kiểm tra thông tin và hướng dẫn khách gặp bộ phận Văn phòng để làm việc.
- Sau khi nghe yêu cầu từ khách, bộ phận Văn phòng tiến hành xử lý theo các
bước như sau:
2.1. Khách đã có hẹn trước:
- Khi gặp khách bộ phận tiếp khách củaVăn phòng chào hỏi lịch sự và hỏi nhu
cầu của khách.
- Kiểm tra lại thông tin nếu đúng thì mời khách đến phòng tiếp khách, rót nước

mời khách, sau đó liên hệ với người cần gặp để thông tin lại.
- Trường hợp không thể liên hệ được người cần gặp thì bộ phận tiếp khách
củaVăn phòng phải thông báo cho khách biết, ghi nhận thông tin của khách sau đó
thông báo cho người có trách nhiệm biết.
2.2. Khách không hẹn trước:


- Trường hợp đối với khách không có hẹn trước thì sau khi mời khách ngồi vào
phòng tiếp khách, bộ phận tiếp khách củaVăn phòng hỏi thông tin, nhu cầu của
khách, sau đó liên hệ với bộ phận liên quan để gặp khách.
- Trường hợp người cần gặp không thể liên hệ được hoặc từ chối gặp thì bộ
phận tiếp khách củaVăn phòng trả lời với khách là không liên hệ được, sau đó xin
thông tin của khách để liên hệ sau. Đồng thời thông báo cho người cần gặp biết để xử
lý.
Điều 6. Trình tự tiếp khách quan trọng
1. Đề xuất yêu cầu
- Khách quan trọng được hiểu là các đối tác ký kết các hợp đồng, dự án với
Công ty, là lãnh đạo các cơ quan quản lý nhà nước từ cấp huyện trở lên.
- Yêu cầu tiếp khách có thể do các bộ phận đề xuất hoặc do Giám đốc, Thủ
trưởng cơ quan chỉ đạo.
- Khi phát sinh nhu cầu tiếp khách đặc biệt thì người yêu cầu cần phải ghi phiếu
yêu cầu tiếp khách trình Thủ trưởng cơ quan hoặc Giám đốc phê duyệt.
- Sau khi Giám đốc hoặc Thủ trưởng cơ quan phê duyệt, người đề nghị cùng
với Văn Phòng lập kế hoạch tổ chức tiếp đón.
2. Lập kế hoạch
- Văn Phòng lên kế hoạch tiếp khách bao gồm các nội dung sau:
+ Số lượng, thành phần khách cần tiếp đón, thông tin cá nhân của khách hàng
(họ tên, chức vụ, đơn vị công tác..)
+ Nội dung, thời gian, chương trình làm việc của khách.
+ Dự kiến chỗ ở, phương tiện đi lại, sinh hoạt cho khách (nếu khách có đề nghị

hỗ trợ);
+ Đề xuất thành phần tham gia tiếp khách và người chủ trì buổi làm việc;


+ Và một số nội dung khác theo yêu cầu.
- Kế hoạch đón tiếp khách phải rõ ràng, chi tiết và có sự phân công trách
nhiệm cụ thể cho từng cá nhân, bộ phận.
- Văn phòng phải chuyển cho người đề nghị tiếp khách và người được phân
công tiếp khách để cùng trao đổi, thống nhất kế hoạch đón tiếp, sau đó trình Thủ
trưởng cơ quan hoặc Giám đốc phê duyệt.
3. Chuẩn bị đón tiếp khách.
- Văn Phòng chịu trách nhiệm kiểm soát tiến độ và các công việc được thực
hiện theo kế hoạch đề ra.
- Trường hợp tiếp khách liên quan đến bộ phận chuyên môn nào thì có thể phối
hợp với các bộ phận đó để thực hiện tốt kế hoạch đã được phê duyệt.
4. Yêu cầu khi đón tiếp khách.
- Các thành phần tham gia đón, tiếp khách phải có tác phong, trang phục, lời
nói chuẩn mực.
- Thái độ tiếp khách phải nghiêm túc, lịch sự, giải quyết công việc nhằm đáp
ứng yêu cầu của khách và quy định của công ty.
- Báo cáo kịp thời cho Giám đốc hoặc Thủ trưởng cơ quan về những việc vượt
quá thẩm quyền hoặc những vấn đề phát sinh.

Chương III
ĐỊNH MỨC THANH TOÁN KHI TIẾP ĐÃI KHÁCH
Điều 7. Định mức thanh toán khi tiếp đãi khách
1. Quy định chung:


- Đối tượng được mời chiêu đãi, tiếp khách là các đối tác khách hàng, tổ chức

kinh tế, cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền có quan hệ giao dịch với công ty.
- Việc chiêu đãi, tiếp khách chỉ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh,
quan hệ đối ngoại, ngoại giao của công ty với mức chi phí tiết kiệm, hiệu quả. Không
phục vụ tiếp khách giải quyết việc riêng, cá nhân, các đối tượng không có quan hệ
giao dịch với công ty.
- Phụ trách các bộ phận có thể trực tiếp tiếp khách đối với các đoàn khách đến
làm việc về lĩnh vực mình quản lý nếu được Giám đốc giao và phải thông báo qua
Văn phòng để xác nhận các thủ tục thanh toán sau đó.
- Người phụ trách tiếp khách phải làm phiếu đề nghị tiếp khách và Giấy đề
nghị tạm ứng trình Giám đốc duyệt để tạm ứng tiền đi tiếp khách.
- Người phụ trách tiếp khách phải làm thủ tục thanh toán chi phí tiếp khách và
chịu trách nhiệm về các khoản tiếp khách đó. Thời gian làm đề nghị thanh toán không
được muộn quá 15 ngày kể từ ngày kết thúc việc tiếp khách.
2. Định mức thanh toán, chiêu đãi, tiếp khách(Theo quy định chế độ chi tiêu
nội bộ Công ty Nhôm Đắk Nông – TKV ban hành ngày 27/4/2018 ).
2.1. Đối với khách đến làm việc tại cơ quan Văn Phòng DNA:
- Các cuộc họp, Hội nghị tổ chức tại Văn Phòng DNA, hoặc khách đến làm
việc nhiều ngày Văn Phòng kết hợp với phòng Kế toán cân đối chi phí, bố trí cho
khách ăn tại bếp ăn tập thể. Bố trí lãnh đạo tiếp mức chi không quá 150.000 đồng/suất
(kể cả đồ uống).
- Đối với các cuộc Họp, Hội nghị, Gặp mặt phải tiếp khách ăn uống tại bếp ăn
tập thể Công ty mức chi không quá 300.000 đồng/suất(kể cả đồ uống).
- Đối với các đoàn khách của các tỉnh, thành, các tổ chức chính trị, chính trị xã
hội, lực lượng vũ trang, cơ quan báo chí, phát thanh truyền hình đến làm việc với
DNA nếu đến giờ ăn trưa mà Nhà ăn tập thể không có điều kiện để phục vụ thì chi


tiền ăn với mức chi 200.000 đồng/suất. Lái xe cho đoàn chi tiền ăn với mức 100.000
đồng/suất.
- Đối với các đoàn khách đến làm việc tại DNA(không bao gồm những người

đang làm việc tại các tỉnh Tây Nguyên) Văn phòng chuẩn bị 01kg cà phê bột sản xuất
tại Đắk Nông/người để làm quà cho khách.
2.2. Mức chi tiếp khách trongkhi đi công tác tại các tỉnh, thành trong nước :
- Trường hợp tiếp khách tại các thành phố Trực thuộc Trung Ương mức chi
không quá 800.000 đồng/suất(chưa kể đồ uống).
- Trường hợp tiếp khách tại các tỉnh, thành khác mức chi không quá 600.000
đồng/suất (chưa kể đồ uống).
2.3. Chi tiếp khách trong trường hợp đặc biệt khác :
- Đối với các khoản chi khác hoặc vượt mức chi Văn phòng hoặc các phòng
liên quan xin chủ trương để trình Giám đốc duyệt.

CHƯƠNG IV: TRÁCH NHIỆM TIẾP ĐÓN KHÁCH
Điều 8. Trách nhiệm của người tiếp khách
1. Thực hiện việc tiếp khách theo đúng quy trình, quy định của Công ty.
2. Khi đón tiếp khách, các cá nhân, bộ phận liên quan có trách nhiệm giải quyết
công việc theo đúng nội dung và thẩm quyền, không né tránh trách nhiệm, không
được làm ảnh hưởng hoặc gây phiền hà cho khách.
3. Cán bộ được cử đi tiếp khách phải có thái độ văn minh, lịch sự, nhiệt tình,
chu đáo.
4. Chịu trách nhiệm lấy các hóa đơn, chứng từ thanh toán chi phí tiếp khách
theo đúng quy định.


Điều 9. Trách nhiệm của Văn phòng
1. Chịu trách nhiệm tiếp khách, liên hệ với các cá nhân, bộ phận để cho khách
làm việc.
2. Lập kế hoạch đón tiếp khách theo đề nghị của các bộ phận đã được Giám
đốc phê duyệt hoặc theo sự chỉ đạo của Giám đốc, Thủ trưởng cơ quan.
3. Tổ chức, triển khai kế hoạch đã được phê duyệt, kiểm tra các khâu chuẩn bị
để việc đón tiếp khách được chu đáo.

Điều 10. Trách nhiệm của Phòng Kế toán và Phòng Kế hoạch
1. Phối hợp với Văn phòng xây dựng kế hoạch, điều chỉnh định mức chi tiêu
tiếp khách cho phù hợp.
2. Kiểm tra và thanh toán kịp thời các khoản chi phí tiếp khách theo định mức
được phê duyệt và các quy định về tài chính kế toán của Công ty.
Chương V
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 11. Tổ chức thực hiện
1. Văn phòng Công ty, các Phòng, Ban, Phân xưởng có trách nhiệm thực hiện
quy định này.
2. Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc thì đề xuất gửi Văn
Phòng để báo cáo Giám đốc bổ sung, sửa đổi Quy định này cho phù hợp.
3. Quy định này có hiệu lực kể từ ngày ký./.

GIÁM ĐỐC


Hoàng Khải Quốc Minh