Bài giảng CÔNG tác văn PHÒNG cấp ủy cơ sở

A. MỞ ĐẦU
I. Mục tiêu bài học
1. Về kiến thức
Trang bị cho người học những kiến thức cơ bản về công tác văn phòng cấp
ủy ở cơ sở và nghiệp vụ công tác văn phòng cấp ủy
Giúp người học nhận thức đầy đủ về vị trí, vai trò, chức năng , nhiệm vụ
của văn phòng cấp ủy cơ sở và nội dung công tác văn phòng ở cấp ủy cơ sở.
Những vấn đề cơ bản về nghiệp vụ công tác văn phòng cấp ủy. Từ đó có thể liên
hệ được với thực tế địa phương mình công tác
2. Về thái độ
Qua bài giảng hình thành được những đức tính, ý thức trách nhiệm trong
công việc và vận dụng được những kiến thức đã học vào thực tiễn công tác , soạn
thảo văn bản của Đảng một cách thành thạo.
3. Về kỹ năng
Mỗi học viên hình thành những kỹ năng xử lý tình huống, Vận dụng linh
hoạt những kiến thức lý luận vào thực tiễn công tác. Và có sự nhìn nhận đúng đắn
về vai trò , chức năng , nhiệm vụ của văn phòng cấp ủy ở cơ sở để phục vụ tốt hơn
trong hoạt động lãnh đạo , chỉ đạo của cấp ủy.
II. Điều kiện tiên quyết và đối tượng áp dụng
1. Điều kiện tiên quyết: Bài này tiếp nối bài 8
2. Đối tượng áp dụng: Học viên lớp Trung cấp lý luận chính trị - hành chính.
III. Phương pháp giảng dạy
Bài giảng kết hợp sử dụng các phương pháp giảng dạy:


- Các phương pháp giảng dạy truyền thống: Thuyết trình, đối thoại.
- Các phương pháp dạy học mới: Thảo luận nhóm, đóng vai
IV. Tài liệu học tập
1.

Tài liệu bắt buộc

- Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh (2014), Nghiệp vụ công tác
Đảng ở cơ sở ( Giáo trình TCLLCT-HC),Nxb Lý luận Chính trị, Hà nội.
- Hướng dẫn số 11-HD/VPCW, ngày 28/5/2004 của Văn phòng TW Đảng
về thể thức văn bản của Đảng.
Tài liệu tham khảo
- Học viện Chính trị - Hành Chính Quốc gia Hồ Chí Minh (2009), Nghiệp
vụ công tác Đảng, đoàn thể ở cơ sở, tập 1( Giáo trình TCLLCT-HC), Nxb Chính
trị - Hành chính , Hà nội.
-Thông tư số : 01/2011/TT-BNV, ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Tạp chí Cộng sản
- Tạp chí Xây dựng Đảng
- Web : />

B. Kế hoạch bài giảng
Nội dung

Thời gian

Phương pháp

Phương tiện

Mở đầu

5 phút

Thuyết trình

micro

1.CÔNG TÁC
VĂN PHÒNG
CẤP ỦY CƠ SỞ

60 phút

Thuyết trình,hỏi Bảng, phấn,
đáp, thảo luận
micro
nhóm,trực quan

1.1. Vị trí, vai
trò, chức năng,
nhiệm vụ của
văn phòng cấp
ủy cơ sở

30 phút

Thuyết
trình,hỏi đáp

1.2. Nội dung
công tác văn
phòng cấp ủy cơ
sở

20 phút

Thuyết trình,
thảo luận
nhóm

1.3. Các phương
thức tiến hành
công tác văn
phòng cấp ủy cơ
sở

10 phút

Thuyết trình,
thảo luậnn
hóm

2.NGHIỆP VỤ
CÔNG TÁC
VĂN PHÒNG
CẤP ỦY Ở CƠ
SỞ

145 phút

Thuyết trình,hỏi Bảng,phấn,micro
đáp, phỏng vấn
nhanh

2.1. Xây dựng
chương trình

công táccủa cấp
ủy

30 phút

Thuyết
trình,hỏi đáp


2.2. Công tác
phục vụ hội nghị

30 phút

Thuyết
trình,hỏi đáp

2.3. Ghi biên
25 phút
bản hội nghị cấp
ủy

Thuyết trình,
hỏi đáp

2.4. Công tác
thông tin

20 phút

Thuyết
trình,hỏi đáp

2.5. Công tác
20 phút
văn thư , lưu trữ

Thuyết
trình,hỏi đáp

2.6. Công tác
thư từ, tiếp dân

20 phút

Thuyết
trình,hỏi đáp

Hướng dẫn câu
hỏi, bài tập
nghiên cứutài
liệu

5 phút

Thuyết trình,

Kết luận

5 phút

Thuyết trình

micro


Mở đầu bài giảng
Chi bộ, đảng bộ cơ sở là nơi tiến hành các hoạt động xây dựng nội bộ Đảng
và trực tiếp lãnh đạo, tổ chức vận động quần chúng nhân dân thực hiện
thắng lợi mọi chủ trương, đường lối của Đảng , chính sách pháp luật của
Nhà nước. Do vậy, chi bộ đảng bộ cơ sở tiếp nhận rất nhiều chỉ thị, nghị
quyết, quyết định, hướng dẫn…của các tổ chức đảng cấp trên để tổ chức
thực hiện.Đồng thời, để thực hiện chức năng “hạt nhân chính trị”của Đảng
ở cơ sở, các chi bộ, đảng bộ cơ sở phải soạn thảo và ban hành các văn bản
trên cơ sở cụ thể hóa các chủ trương, đường lối của cấp trên cho phù hợp
với hoàn cảnh thực tế và đối tượng ở cơ sở và phải tiến hành lưu trữ các
loại văn bản.
Để thực hiện tốt chức năng , nhiệm vụ của mình , cấp ủy cơ sở cần có
bộ phận tham mưu giúp việc, đó là văn phòng cấp ủy cơ sở giữ vai trò hết
sức quan trọng.
Để hiểu rõ hơn về công tác văn phòng cấp ủy cơ sở, về công tác văn
phòng cấp ủy cơ sở và nghiệp vụ công tác văn phòng cấp ủy, chúng ta cùng
nhau nghiên cứu bài học ngày hôm nay.
Bài này gồm có 2 phần:
- Công tác văn phòng cấp ủy cơ sở
- Nghiệp vụ công tác văn phòng cấp ủy ở cơ sở


C. NỘI DUNG CHI TIẾT
Nội dung

Hoạt động của giảng viên

1. CÔNG TÁC VĂN PHÒNGCẤP ỦY CƠ
SỞ
I.1. Vị trí, vai trò,chức
năng,nhiệm vụ của văn phòng cấp ủy
cơsở
I.1.1. Khái niệm và vị trí , vai trò
của văn phòng cấp ủy cơ sở

*Khái niệm:
- Văn phòng cấp ủy cơ sở là bộ
phận trong tổ chức bộ máy các
cơ
quan tham mưu, giúp việc của
cấp
ủy cơ sở, được tổ chức để giúp
cấp
ủy cơ sở tổ chức, điều hành
công
việc lãnh đạo hàng ngày

Câu hỏi: đồng chí hiểu thế nào
là văn phòng ?

+ Văn phòng của một cơ quan,
đơn vị là bộ
phận phụ trách công việc giấy
tờ,hành

chính của một cơ quan , đơn vị.
+ Ở mỗi cơ quan , đơn vị khác
nhau,
ở mỗi cấp khác nhau, văn phòng
có chức
năng, nhiệm vụ riêng và có hình
thức tổ
chức khác nhau :
+ Có những văn phòng được tổ
chức
linh hoạt, gọn nhẹ, chỉ làm
những công việc
hành chính đơn thuần , thậm chí
không hình
thành tổ chức độc lập.
+ Ví dụ : văn phòng đảng ủy xã


+ Có những văn phòng là những
cơ
quan có cơ cấu tổ chức chặt chẽ
và được
giao những chức trách quan
trọng.
+ Ví dụ : Văn phòng Trung ương
Đảng Cộng sản Việt Nam.
+ Văn phòng Trung ương Đảng
Cộng
sản Việt Nam có chức năng
tham mưu, giúp

việc cho Ban Chấp hành Trung
ương , trực
tiếp là Bộ Chính Trị, Ban Bí thư
trong tổ
chức, điều hành công việc lãnh
đạo của
Đảng, phối hợp, điều hòa hoạt
động của các cơ quan tham mưu
của Trung ương Đảng,
tham mưu về chủ trương và các
chính sách
lớn thuộc lĩnh vực kinh tế - xã
hội, nội
chính, tham mưu về nguyên tắc
và chế độ
quản lý tài chính , tài sản của
Đảng , trực
tiếp quản lý tài chính, tài sản của
các cơ
quan đảng Trung ương và bảo
đảm hậu cần
phục vụ hoạt động của Trung


- Vị trí, vai trò :
Công tác văn phòng được tổ
chức
tốt là điều kiện quan trọng để
công
việc của cơ quan , đơn vị ấy

được
lãnh đạo , điều hành thông suốt,
có
hiệu quả.
Tổ chức cơ sở đảng ( đảng bộ cơ
sở,
chi bộ cơ sở) được lập tại các cơ
sở
hành chính, sự nghiệp, kinh tế .
Cấp
ủy cơ sở ( đảng bộ cơ sở, chi bộ
cơ
sở) là cơ quan lạnh đạo giữa hai
nhiệm kỳ đại hội của tổ chức cơ
sở
đảng. Nhằm phục vụ cho hoạt
động
lãnh đạo của cấp ủy , các tổ chức
cơ
sở đang đều lập văn phòng cấp
ủy cơ sở. Để thực hiện tốt chức

ương Đảng,
đồng thời là một trung tâm
thông tin tổng
hợp phục vụ lãnh đạo.
Câu hỏi: Vậy đồng chí nào có thể
cho tôi
biết vị trí và vai trò của văn
phòng cấp ủy

cơ sở là gì ?


năng ,
nhiệm vụ của mình, các cấp ủy
cơ
sở cần tổ chức tốt công tác văn
phòng của cấp ủy.
- Văn phòng của cấp ủy cơ sở
trực
tiếp giúp cơ sở tổ chức, điều
hành
công việc lãnh đạo hàng ngày.
Đó là
một hoạt động không thể thiếu
đảm
bảo cho cấp ủy cơ sở thực hiện
tốt
chức năng, nhiệm vụ cùa mình.
Nếu
coi nhẹ công tác văn phòng cấp
ủy
cơ sở, cấp ủy cơ sở khó thực
hiện
tốt chức năng,nhiệm vụ, thậm
chí sẽ
dẫn đến lối làm việc tùy tiện,
không
có kế hoạch, gây nên những hậu
quả

khó lường.
- Có thể coi văn phòng cấp ủy cơ
sở
là “ bộ óc thứ hai” của cấp ủy cơ
sở.
Nhìn vào cách tổ chức , chất
lượng

Trao đổi: Tại Đảng ủy xã, thị trấn
của
đồng chí đã có cán bộ làm công
tác văn
phòng cấp ủy chưa? Ai là người
phụ trạc
làm công tác văn phòng cấp ủy?
-Văn phòng đảng ủy xã , thị trấn
là cơ quan
chuyên môn giúp việc cho cấp
ủy, ban
thường vụ đảng ủy xã , thị trấn;
-Văn phòng đảng ủy có nhiệm vụ
tham
mưu, chuẩn bị nội dung các
cuộc họp, quản
lý tài chính, ngân sách đảng , hồ
sơ đảng
viên, văn thư lưu trữ. Nhiệm vụ
này đòi hỏi
đội ngũ cán bộ làm công tác văn
phòng

đảng ủy phải có đủ năng lực ,
trình độ, sang
tạo trong cong việc , đặc biệt là
khả năng
ứng dụng công nghệ thông tin.
-Hiện nay, nhiều đảng ủy xã,
phường, thị
trấn chưa có cán bộ biên chế
làm công tác
văn phòng cấp ủy. Chức danh
văn phòng


đội ngũ cán bộ và hoạt động của
văn phòng cấp ủy cơ sở ta có thể
khẳng định được chất lượng
hoạt
dộng của cấp ủy cơ sở.

đảng ủy vẫn chỉ là chức danh
không chuyên
trách, làm việc dưới hình thức
hợp đồng,
thu nhập phụ thuộc vào thỏa
thuận giữa hai
bên khi tuyển dụng và thường
không đủ đáp
ứng yêu cầu đảm bảo cuộc sống.
- Có nơi, có cán bộ làm công tác
văn phòng

đảng ủy nhưng chỉ làm hợp
đồng, không
phải ngày nào cũng đến trụ sở
làm việc,
thường thì 2-3 ngày/tuần. Khi
đến chỉ là
soạn thỏa một số văn bản được
Bí thư, Phó
Bí thư giao hoặc làm một số
công việc
khác, lương rất thấp.


I.1.2. Chức năng của văn phòng
cấp ủy cơ sở
Văn phòng cấp ủy cơ sở có chức
năng tham mưu và phục vụ trực
tiếp
cho hoạt động của cấp ủy cơ sở:

Câu hỏi : theo các đồng chí thì
chức năng
của văn phòng cấp ủy cơ sở là
gì ?
- Chức năng tham mưu của văn
phòng
cấp ủy cơ sở là tham mưu về tổ
chức
sự hoạt dộng của cấp ủy cơ
sở.Chức

năng tham mưu được thể hiện ở
các
nhiệm vụ của văn phòng cấp ủy
cơ sở
như:
+ Giúp cấp ủy xây dựng và tổ
chức
làm việc theo chương trình công
tác,
quy chế hoạt động;
+ Giúp cấp ủy xây dựng các văn
bản;
+ Thông tin tổng hợp phục vụ
lãnh
đạo;
+ Kiến nghị xử lý các vấn đề


thuộc
về chức năng lãnh đạo của cấp
ủy cơ
sở.
- Chức năng phục vụ ( còn gọi là
giúp
việc điều hành) của văn phòng
cấp ủy
cơ sở là phục vụ các hoạt động
của cấp
ủy cơ sở như:
+ Phục vụ các hội nghị , các cuộc

trao đổi, làm việc của cấp ủy với
tập
thể, cá nhân khác lien quan đến
=> Vì vậy có thể coi văn phòng
hoạt
dộng lãnh đạo của cấp ủy;
cấp
+ Giúp cấp ủy chuẩn bị tài liệu,
ủy cơ sở là “ bộ óc thứ hai” của
phương tiện đảm bảo sự làm
cấp
việc của
ủy cơ sở, nên để đổi mới
cấp ủy;
phương
+ Làm các công tác đảng vụ theo
thức hoạt động, xây dựng phong
yêu
cách làm việc khoa học, không
cầu của cấp ủy;
ngừng nâng cao lãnh đạo,các tổ
+ Làm công tác hậu cần phục vụ
chức cơ sở đảng cần quan tâm
hoạt
kiện
động của cấp ủy
toàn tổ chức , nâng cao chất
- Chức năng tham mưu và phục
lượng
vụ

hoạt động của văn phòng cấp ủy
của văn phòng cấp ủy cơ sở đan
cơ
xen,
sở, đảm bảo cho văn phòng cấp
quan hệ mật thiết với nhau.
ủy
Tham
cơ sở thực hiện đúng hai chức
mưu cũng là để phục vụ và
năng
tham mưu và phục vụ, khắc


phục
trong
tình trạng văn phòng cấp ủy cơ
phục vụ có tham mưu.
sở là
một bộ phận thuần túy giúp việc
đơn giản cho thường trực cấp ủy.
1.1.3.Nhiệm vụ của văn phòng
cấp
ủy cơ sở
Nhìn chung, văn phòng cấp ủy
cơ
sở có các nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Thường trực để giúp cấp ủy
tiếp
đón khách, đảng viên và nhân

dân
đến liên hệ công tác, giải quyết
các
yêu cầu liên quan đến cấp ủy.
- Giúp cấp ủy lập và thực hiện
chương trình công tác tuần,
tháng,
quý, năm, toàn khóa…
- Giúp cấp ủy nắm tình hình và
chuẩn bị các báo cáo định kỳ.
- Giúp thường trực cấp ủy tổ
chức
các hội nghị cấp ủy , các cuộc
làm việc, làm thư ký biên bản
các hội
nghị cấp ủy.
- Làm công tác văn thư lưu trữ:
tiếp
nhận, đăng ký, quản lý, lưu trữ
tài


liệu, công văn đi- đến để trình
cấp
ủy xử lý kịp thời, chính xác, quản
lý
và sử dụng con dấu…
- Giúp cấp ủy thu – nộp đảng phí
theo quy định, làm thủ quỷ của
cấp

ủy, quản lý tài sản trong trụ sở
cấp
ủy.
Ngoài ra, văn phòng cấp ủy cơ sở
còn có nhiệm vụ giúp cấp ủy giải
quyết các yêu cầu đột xuất.
I.2. Nội dung công tác văn
phòng cấp ủy cơ sở
I.2.1.
Nội dung của nhiệm vụ
tham mưu cho cấp ủy
Tham mưu về tổ chức sự hoạt
động của cấp ủy cơ sở.
Giúp cấp ủy xây dựng và tổ
chức làm việc theo chương trình
công tác, quy chế hoạt động;
Giúp cấp ủy xây dựng các
văn bản;
Thông tin tổng hợp phục vụ
lãnh đạo
Kiến nghị xử lý các vấn đề
thuộc về chức năng lãnh đạo của
cấp ủy cơ sở.
I.2.2.
Nội dung của nhiệm vụ
giúp việc cho cấp ủy
Phục vụ các hội nghị, các
cuộc trao đổi, làm việc của cấp

ủy
với tập thể, cá nhân khác liên
quan đến hoạt động lãnh đạo
của cấp ủy;
Giúp cấp ủy chuẩn bị tài liệu,
phương tiện đảm bảo sự làm
việc
của cấp ủy;
Làm các công tác đảng vụ
theo yêu cầu của cấp ủy;
Làm công tác hậu cần phục
vụ hoạt động của cấp ủy.
1.1.3. Các phương thức tiến
hành công tác văn phòng
cấp ủy cơ sở
- Sự phối hợp giữa văn phòng
cấp ủy với các ban đảng của
cấp ủy và cấp ủy tổ chức
đảng trực thuộc ( đảng bộ cơ
sở).
- Sự phối hợp giữa văn phòng
cấp ủy với các cấp ủy viên.
- Sự phối hợp giữa văn phòng
cấp ủy với các tổ chức chính
quyền, chuyên môn , đoàn
thể.
- Quan hệ giữa văn phong cấp
ủy cơ sở với văn phòng cấp
ủy cấp trên cơ sở.
2. NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC

VĂN PHÒNG CẤP ỦY CƠ
SỞ
2.1. Xây dựng chương trình
công tác của cấp ủy
Chương trình công tác của cấp

+ Chương trình, kế hoạch giúp
cho đơn
vị, tổ chức đạt được mục tiêu
một cách tương đối chính xác.
Chương trình, kế
hoách góp phần đảm bảo tính



bỏ sót công việc.
+ Chương trình, kế hoạch giúp
nhà quản
lý chủ động ứng phó với mọi sự
thay đổi
trong quá trình điều hành cơ
quan, tổ chức
một cách linh hoạt mà vẫn đạt
mục tiêu đã
đề ra. Chương trình, kế hoạch
giúp cho lãnh
đạo cơ quan phân bổ và sử dụng
hợp lý quỹ
thời gian, huy động được các
đơn vị giúp

việc; bố trí lực lượng tập trung
theo một kế
hoạch thống nhất; phối hợp
đồng bộ, nhịp
nhàng các đơn vị để thực hiện
có hiệu quả
những nhiệm vụ đã đề ra.
Chương trình, kế
hoạch đảm bảo cho thủ trưởng
cơ quan điều
hành hoạt động được thống
nhất, tránh
chồng chéo và mâu thuẫn trong
việc lãnh
đạo, chỉ đạo, phát huy được trí
tuệ của tập
thể lãnh đạo cơ quan.
Có nhiều loại chương trình công
tác

- Chương trình công tác toàn


của cấp ủy, như: chương trình
toàn
khóa, chương trình công tác
năm,
chương trình 6 tháng hoặc hàng
quý, chương trình công tác
tháng,

lịch công tác tuần... Văn phòng
cấp
ủy cơ sở cần giúp cấp ủy xây
dựng
các chương trình công tác đó.
Sau mỗi Đại hội chi bộ, đảng bộ
cơ sở, trên cơ sở Nghị quyết
được thông qua,
văn phòng cấp ủy cơ sở cần giúp
cấp uỷ
xây dựng dự thảo chương trình
công tác
toàn khoá thể hiện sự lãnh đạo
của Ban
Chấp hành trong suốt nhiệm kỳ.

khoá của Ban Chấp hành:
Yêu cầu chủ yếu của chương
trình
công tác toàn khoá là:
+ Xác định các hoạt động chính
của
Ban Chấp hành nhằm thực hiện
phương
hướng, mục tiêu, giải pháp do
Đại hội đề ra;
+ Dự kiến những vấn đề quan
trọng
về kinh tế, văn hoá, xã hội, an
ninh, quốc

phòng, xây dựng nội bộ Đảng,
củng cố hệ
thống chính trị mà Ban Chấp
hành cần thảo
luận, đưa ra quyết định lãnh
đạo.
Chương trình toàn khoá chỉ xác
định
những vấn đề trọng tâm. Thời
gian thực hiện
chỉ nên dự kiến đến năm, quý
chưa cần ấn
định vào tháng nào. Chương
trình toàn khoá phải được Ban
Chấp hành thông qua, Bí thư
cấp ủy cơ sở ký, ban hành.

- Chương trình công tác năm:

Có hai loại chương trình công
tác năm: chương trình công tác
năm của Ban
Chấp hành và chương trình công


tác năm
của Ban Thường vụ.
+ Căn cứ chủ yếu để xây dựng
chương trình công tác năm là:
 Chương trình công tác toàn

khoá,
 Nghị quyết của Ban Chấp
hành về nhiệm vụ công tác
năm,
 Phân công công tác trong Ban
Chấp hành, Ban Thường vụ
cấp ủy.
Trọng tâm của chương trình
công tác
năm của Ban Chấp hành là xác
định các vấn
đề sẽ đưa ra bàn và quyết định
trong kỳ họp
Ban Chấp hành hàng tháng.
Trọng tâm chương trình công tác
năm
của Ban Thường vụ là ấn định
các vấn đề
chính mà Ban Thường vụ phải
thực hiện
trong năm. Các công việc này
sắp xếp theo
từng tháng và ấn định rõ ủy viên
Thường vụ
nào chuẩn bị nội dung.
Chương trình công tác năm của
Ban
Chấp hành do Ban Chấp hành
thông qua. Chương trình công
tác năm của Ban

Thường vụ do Ban Thường vụ
thông qua.
Các chương trình này do Bí thư
cấp ủy ký
ban hành.
- Chương trình công tác
tháng:

Trọng tâm của chương trình
công tác
tháng là ấn định các cuộc họp
của Ban
Thường vụ, Ban Chấp hành, các
cuộc làm
việc khác trong tháng. Ngoài ra,
chương
trình công tác tháng còn phải dự
kiến và ghi
rõ một số công việc quan trọng
mà Thường
trực cấp ủy phải giải quyết (vấn
đề từ trên
đưa xuống, vấn đề nảy sinh từ
cơ sở...)

- Lịch công tác tuần:

Hàng tuần, văn phòng cấp ủy

cần giúp Thường trực cấp ủy xếp
lịch công tác
tuần.
Trong lịch công tác tuần của cấp
ủy
cơ sở cần thể hiện đầy đủ, cụ
thể các hoạt
động của cấp ủy, như: họp Ban
Chấp hành,
họp Ban Thường vụ, hội ý


thường trực,
giao ban, lịch làm việc, đi công
tác của
đồng chí Bí thư và Phó Bí thư
thường trực
hoặc đồng chí thường trực cấp
ủy...
Lịch công tác tuần của cấp ủy
cần
được xây dựng một cách cụ thể,
rõ ràng. Để
xây dựng được lịch công tác tốt,
văn phòng
cấp ủy cơ sở cần phối hợp với
văn phòng
Ủy ban nhân dân, Hội đồng
nhân dân và các đoàn thể.
2.2. Công tác phục vụ hội

nghị
Phục vụ các hội nghị của cấp
ủy là nhiệm vụ quan trọng hàng
đầu
của văn phòng cấp ủy.
Có nhiều loại hội nghị cấp ủy,
như: hội nghị Ban Chấp hành,
hội
nghị Ban Thường vụ, họp giao
ban... Mỗi loại hội nghị đều có
yêu
cầu phục vụ riêng. Văn phòng
cấp
ủy cơ sở có trách nhiệm chủ yếu,
trực tiếp giúp Thường trực cấp
ủy tổ


chức tốt các hội nghị cấp ủy.
Nhìn chung, trong công tác phục
vụ
hội nghị, văn phòng cấp ủy cơ sở
phải thực
hiện các nhiệm vụ sau:
2.2.1. Giúp cấp ủy chuẩn bị
hội nghị:
- Giúp cấp ủy xác định nội
dung, chuẩn bị tài liệu cho hội
nghị.
Việc xác định nội dung hội nghị

do
Ban Thường vụ hoặc Thường
trực cấp
ủy quyết định căn cứ vào tình
hình thực tiễn
của địa phương, đơn vị theo chỉ
thị của cấp trên. Tuy nhiên, văn
phòng cấp ủy là bộ
phận phục vụ hoạt động hàng
ngày của cấp
ủy, nắm bắt được tình hình hoạt
động của
đảng bộ nên văn phòng cấp uỷ
có điều kiện
và cần có kiến nghị với cấp uỷ về
nội dung
hội nghị, giúp cấp ủy xác định
đúng nội
dung cho từng hội nghị cấp ủy.
Trước khi hội nghị bắt đầu, văn
phòng phải giúp cấp ủy chuẩn bị


đầy đủ các
tài liệu cần thiết. Thông thường,
tài liệu
chuẩn bị cho hội nghị cấp ủy
gồm có:
 Báo cáo tổng quát về vấn đề
cấp ủy sẽ thảo luận và quyết

định.
 Tờ trình về những vấn đề xin ý
kiến cấp ủy quyết định.
 Dự thảo nghị quyết, quyết
định.
 Các tài liệu tham khảo khác
(nếu có).
Theo sự phân công của Thường
trực
cấp ủy, văn phòng trực tiếp
chuẩn bị tài liệu
hoặc giúp các đồng chí cấp ủy
viên được
phân công chuẩn bị, hoàn thiện
các tài liệu;
nhân sao, gửi tài liệu cho các đại
biểu dự
họp để họ nghiên cứu trước khi
họp hội
nghị.
- Giúp cấp uỷ chuẩn bị chương
trình hội nghị, thông báo thành
phần
hội nghị.
- Chuẩn bị các điều kiện vật
chất cho hội nghị.
Tuỳ theo phạm vi của từng hội


nghị,

văn phòng cấp ủy cơ sở có
chương trình cụ
thể về việc chuẩn bị các điều
kiện vật chất
cho hội nghị, như: chuẩn bị
phòng họp,
trang trí hội nghị, sắp xếp vị trí
ngồi, thiết
bị âm thanh, ánh sáng...
2.2.2. Trong hội nghị:
Trước khi khai mạc hội nghị,
văn phòng giúp Thường trực cấp
ủy
kiểm tra, hoàn tất công tác
chuẩn bị
hội nghị và hoàn tất các văn bản
về:
- Chương trình chi tiết của hội
nghị.
- Phân công tiến hành (nếu là hội
nghị lớn).
- Những quy định và yêu cầu cần
thiết (nếu có).
- Nắm số lượng thành viên dự
hội
nghị để báo cáo (số cấp ủy viên
có mặt,
vắng mặt, lý do vắng mặt, số đại
biểu mời
tham dự...).

- Chuẩn bị bài khai mạc khi có


yêu
cầu.
Văn phòng có trách nhiệm đón
và
hướng dẫn các đại biểu được
mời tham dự
hội nghị vào phòng họp.
Trong hội nghị, tuỳ theo yêu cầu
hội
nghị, văn phòng cấp ủy tổ chức
ghi biên
bản, ghi âm, ghi hình, lập hồ sơ
hội nghị.
2.2.3. Sau hội nghị:
Văn phòng cấp ủy cần làm
các việc chủ yếu sau:
- Giúp cấp ủy văn bản hóa
các quyết định của hội nghị.
Các quyết định của hội nghị cấp
ủy
cơ sở tuỳ theo nội dung, tính
chất của hội
nghị, vấn đề được thảo luận,
quyết định có
thể được văn bản hoá dưới hình
thức các
thể loại, như: nghị quyết, chỉ thị,

quyết
định, quy định, thông báo... Sau
hội nghị,
theo chỉ đạo của Thường trực
cấp uỷ, văn
phòng cần giúp cấp uỷ xây dựng
và ban

- Hoàn thiện biên bản, lập hồ sơ
và lưu trữ hồ sơ hội nghị.
Sau khi kết thúc hội nghị, văn
phòng
phải hoàn tất các loại biên bản
hội nghị và
hồ sơ hội nghị.
Một hồ sơ hội nghị cấp ủy hoàn
chỉnh, gồm:
 Giấy mời.
 Thành phần hội nghị.
 Chương trình hội nghị.
 Các tài liệu sử dụng trong hội
nghị
 Biên bản chi tiết
 Biên bản kết luận
 Nhật ký hội nghị (nếu có).
 Bản tổng hợp ý kiến thảo luận
(nếu có).
 Nghị quyết của hội nghị.
 Các băng ghi âm, ghi hình...
Hồ sơ hội nghị cấp ủy lưu tại văn

- Giúp cấp ủy xây dựng kế phòng
cấp ủy.
hoạch triển khai thực hiện các
quyết định của hội nghị.
2.3. Ghi biên bản hội nghị cấp ủy
Biên bản hội nghị cấp uỷ là
văn bản ghi chép diễn biến, ý
kiến
phát biểu và ý kiến kết luận của
hội
nghị cấp ủy.