Bài soạn công tác văn thư

Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm Báo
cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm
LỜI NÓI ĐẦU
Công tác văn thư lưu trữ là một trong những lĩnh vực hoạt động quan trọng trong
toàn bộ hoạt động quản lý nhà nước ,đảm bảo cung cấp mọi thông tin bằng văn bản
có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của cơ quan góp phần cải cách thủ tục hành
chính nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác quản lý giảm tối thiểu bệnh quan liêu
giấy tờ.Nó đóng vai trò quan trọng liên quan đến mọi lĩnh vực hoạt động và sự tồn tại
của mỗi cơ quan.Để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình nhằm
phổ biến, hướng dẫn, phản ánh tình hình lên cơ quan cấp trên, trao đổi phối hợp với
cơ quan hữu quan, ghi lại những sự kiện, vụ việc đã xảy ra trong quá trình hoạt động
hàng ngày của cơ quan .Vì vậy trong bất kỳ một cơ quan đơn vị nào thì công tác Văn
thư – Lưu trữ là một lĩnh vực vô cùng quan trọng, không thể thiếu trong hoạt động
của một cơ quan dù lớn hay nhỏ
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được
nhanh chóng, chất lượng chính xác, đảm bảo nguyên tắc bí mật của Đảng, Nhà nước
và của các cơ quan tổ chức, giữ lại được đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ
quan, đơn vị. Với ý nghĩa và tác dụng to lớn đó việc quản lý công tác văn thư lưu trữ
là hết sức cần thiết đòi hỏi phải có những cán bộ văn thư có được một trình độ, kiến
thức nhất định ,kết hợp với phương châm “Học đi đôi với hành” phát huy tính sáng
tạo ,bồi dưỡng tính chủ động ,xây dựng phong cách làm việc của người cán bộ văn
phòng có phẩm chất đạo đức tốt yêu ngành yêu nghề
Quá trình học tập tại trường cũng như thời gian thực tập cuối khóa để học viên
được tiếp cận với thực tế, trực tiếp thực hiện công tác văn thư. Làm cơ sở đánh giá
khả năng hiểu biết nghiệp vụ đồng thời vận dụng kiến thức đã học để đối chiếu giữa
lý thuyết vào công việc thực tế.
Qua đợt thực tập bộ môn Văn thư em đã gặp phải những thuân lợi và khó khăn
sau:
* Thuận lợi:
Được sự hướng dẫn chỉ bảo tận tình của các Thầy, Cô khoa văn thư đặc biệt là
Thầy Phạm Văn Năm .Sự hướng dẫn trực tiếp nhiệt tình của cán bộ Văn thư. Ban

lãnh đạo trường tiểu học Phan Chu Trinh luôn quan tâm tạo điều kiện tốt giúp em
hoàn thành nhiệm vụ của đợt thực tập
Thực tập tại cơ quan đang công tác nên mọi việc thuận lợi hơn.
*Khó khăn :
Do thời gian thực tập có hạn, giáo viên giảng dạy và hướng dẫn thực tập ở vấn đề
vấn đề thắc mắc phải trao đổi gián tiếp qua điện thoại nên có phần bị hạn chế đến nội
dung bài báo cáo.
+ Kết quả đạt được sau đợt thực tập
Sau một thời gian thực tập bộ môn Văn Thư tại trường tiểu học Phan Chu Trinh, em
đã hoàn thành bài báo cáo thực tập gồm có 2 phần. Thắc mắc phải trao đổi gián tiếp
qua điện thoại nên có phần bị hạn chế đến nội dung bài báo cáo.
+ Kết quả đạt được sau đợt thực tập
Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 1
Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 1
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm Báo
cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm
Sau một thời gian thực tập bộ môn Văn Thư tại trường tiểu học Phan Chu
Trinh, em đã hoàn thành bài báo cáo thực tập gồm có 2 phần.
Phần 1: Nhận xét chung ( tình hình ,kết quả nghiên cứu khảo sát công tác văn thư
lưu trữ )
Phần 2: Trình bày các phụ lục đi kèm ( công tác văn bản ,quản lý văn bản, lập hồ sơ )
Mặc dầu bản thân đã có nhiều cố gắng trong suốt thời gian tham gia thực tập tuy
nhiên không thể tránh khỏi những thiếu sót cơ bản .Kính mong được sự đóng góp xây
dựng cũng như bổ sung những kiến thức quý báu của quý Thầy, Cô nhằm tạo điều
kiện cho em hoàn thành tốt hơn nữa trong công tác. Để có được điều đó em xin chân
thành nói lời cảm ơn đến quý thầy, Cô giáo khoa Văn thư của Trường Trung học Văn
Thư- Lưu trữ Trung ương II .Ban lãnh đạo ,các anh chị làm công tác văn thư của
trường tiểu học Phan Chu Trinh đã tạo điều kiện sắp xếp thời gian giúp em hoàn
thành tốt bài báo cáo này.
Cù Bị , ngày 30

tháng 3 năm 2009

Học viên

Lê Thị Hà Trinh
Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 2
Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 2
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm Báo
cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm
BÁO CÁO CHUNG
Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 3
Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 3
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm Báo
cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm
Phần I
KHẢO SÁT CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, TỔ CHỨC BỘ MÁY,
CÔNG TÁC VĂN THƯ TRƯỜNG PHAN CHU TRINH
I. CHỨC NĂNG,NHIỆM VỤ,TỔ CHỨC TRƯỜNG TH PHAN CHU TRINH
1.Quá trình hình thành và phát triển của trư ờng TH Phan Chu Trinh :
Để công tác phát triển giáo dục của các khu vực trên địa bàn xã Láng Lớn nay là
xã Cù Bị nói riêng và huyện Châu Đức ,tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu nói chung ngày một
đồng bộ,đạt hiệu quả các chuẩn của công tác phổ cập giáo dục tiểu học. Đồng thời tạo
điều kiện thuận lợi cho trẻ em 2 thôn Việt Cường và Hiệp Cường có điều kiện đến
trường trên cơ sở phù hợp với việc phát triển tâm sinh lý của lứa tuổi học sinh tiểu
học .
Căn cứ chức năng ,quyền hạn của Sở Giáo dục – Đào tạo được quy định tại thông
tư số :41/TT-LB ngày 14/8/1991 của liên Bộ Giáo dục –Đào tạo và ban Tổ chức cán
bộ của Chính Phủ ;
Căn cứ vào quy định tạm thời về quản lý tổ chức ,biên chế công chức ,viên chức
hành chính sự nghiệp ban hành kèm theo quyết định số 315/ QĐ – UBT ngày

01/7/1994 của uỷ ban nhân dân Tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu ;
Căn cứ công văn số 959/ CV-TCCQ ngày 23/8/1997 của ban tổ chức chính quyền
tỉnh .Về việc tách và thành lập thêm một số trường phổ thông tại huyện Châu Đức ;
Theo đề nghị của trưởng phòng tổ chức cán bộ tỉnh ;
Ngày 30/8/1997 Giám Đốc sở Giáo dục & Đào tạo tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu ban
hành quyết định số :03/QĐ-TC .Về việc tách và thành lập trường tiểu học Phan Chu
Trinh huyện Châu Đức .
2. Chứ c năng c ủa trư ờng TH Phan Chu Trinh :
Tổ chức giảng dạy ,học tập và hoạt động giáo dục đạt chất lượng theo mục
tiêu,chương trình giáo dục tiểu học do Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành
3. Nhiệm vụ của trư ờng TH Phan Chu Trinh :
Huy động trẻ em đi học đúng độ tuổi ,vận động trẻ em tàn tật ,khuyết tật ,trẻ em
đã bỏ học đến trường ,thực hiện kế hoạch phổ cập giáo dục và chống mù chữ trong
cộng đồng .Nhận bảo trợ và quản lý các hoạt động giáo dục của các cơ sở giáo dục
khác thực hiện chương trình giáo dục tiểu học theo sự phân công của cấp có thẩm
quyền .Tổ chức kiểm tra và công nhận hoàn thành chương trình tiểu học của học sinh
trong nhà trường và trẻ em trong địa bàn quản lý của trường .
Quản lý cán bộ ,giáo viên ,nhân viên và học sinh
Quản lý ,sử dụng đất đai ,cơ sở vật chất ,trang thiết bị và tài chính theo quy định
của pháp luật .
Phối hợp với gia đình ,các tổ chức và cá nhân trong cộng đồng thực hiện hoạt
Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 4
Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 4
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm Báo
cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm
động giáo dục .
Tổ chức cho cán bộ quản lý ,giáo viên ,nhân viên và học sinh tham gia các hoạt
động xã hội trong cộng đồng
Thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn khác theo quy định của pháp luật
4. Tổ chức bộ máy củ a trư ờng TH Phan Chu Trinh :

Trường tiểu học được cấp có thẩm quyền quyết định thành lập hoặc cho phép thành
lập khi đảm bảo các điều kiện sau :
- Phù hợp với quy hoạch mạng lưới trường học , đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế
-xã hội của địa phương ,tạo thuận lợi cho trẻ em đến trường nhằm đảm bảo thực hiện
phổ cập giáo dục tiểu học
- Có đủ cán bộ quản lý ,giáo viên và nhân viên cũng như tất cả các bộ phận chức
năng như :
+Cán bộ quản lý gồm : Hiệu trưởng ,phó hiệu trưởng
+Về giáo viên : Có giáo viên chủ nhiệm trực tiếp đứng lớp và giaó viên bộ môn
,giáo viên làm công tác tổng phụ trách
+Về nhân viên : Văn thư ; Kế toán ; Thư viện thiết bị ; Phục vụ ; Bảo vệ ; Y tế
học đường .
+ Về các bộ phận chức năng :
Hội đồng trường
Hội đồng thi đua khen thưởng ,hội đồng tư vấn
Tổ chức đảng cộng sản Việt Nam và đoàn thể trong nhà trường
Tổ chuyên môn
Tổ văn phòng
Ban đại diện cha mẹ học sinh
- Có cơ sở vật chất ,trang thiết bị theo quy định của chương IV điều lệ trường tiểu học
như :
Phòng học , thư viện ,phòng thiết bị và các phòng chức năng
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC TRƯỜNG TIỂU HỌC PHAN CHU TRINH

II. TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC PHAN
Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 5
Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 5
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm Báo
cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm

CHU TRINH
1/ Đ ặ c đi ểm tình hình công tác v ăn thư c ủ a cơ quan :
Trường tiểu học Phan Chu Trinh chưa có phòng văn thư riêng, chỉ có cán bộ văn
thư kiêm công tác lưu trữ được bố trí ,tham mưu giúp việc cho hiệu trưởng trong việc
xây dựng ban hành văn bản, soạn thảo các văn bản ,báo cáo …phục vụ cho nhu cầu
hoạt động của cơ quan. Quản lý văn bản, thống nhất chặt chẽ từ khâu tiếp nhận, phát
hành, phân loại văn bản, soạn thảo, trình ký, sao in và lưu trữ đảm bảo yêu cầu chung
của cơ quan hàng ngày chính xác, kịp thời.
Quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan: Trực tiếp đóng dấu vào các văn bản đi
của cơ quan và các loại công văn, giấy tờ khác khi có chữ ký của người có thẫm
quyền và tránh nhiệm.
Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, đến hàng ngày của cơ quan.
Trường có đầy đủ cơ sở vật chất ,máy móc ,trang thiết bị phục vụ quá trình soạn
thảo ,in sao và lưu giữ văn bản được nhanh chóng ,đáp ứng kịp thời nhu cầu công
việc của cơ quan trong ngày .
Biên chế chỉ có 01cán bộ làm công tác văn thư vừa kiêm công tác lưu trữ hồ sơ,
còn đang trong giai đoạn học bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ chuyên ngành ,nên
khả năng đáp ứng nhu cấu công việc chưa cao.
Như đã trình bày ở các nội dung trên thì công tác văn thư đóng một vai trò không
nhỏ đối với việc quản lý, giải quyết công việc hàng ngày của cơ quan. Nhưng trong
quá trình thực hiện vẫn gặp một số thuận lợi và khó khăn sau :
* Thuận lợi:
Được sự quan tâm của lãnh đạo nhà trường trong việc hướng dẫn và ban hành các
văn bản phục vụ công tác văn thư của cơ quan được tốt hơn
Nhân viên văn thư ý thức trong việc học tập bồi dưỡng nghiệp vụ ,nhằm nâng cao
trình độ chuyên môn ,có trách nhiệm đối với công việc
Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công việc tương đối đầy đủ nên quá
trình xử lý văn bản nhanh chóng, chính xác, không để tồn đọng văn bản
* Khó khăn:
Cơ sở vật chất chưa có phòng văn thư lưu trữ riêng nên việc sắp xếp hồ sơ ,công

văn gọn gàng , khoa học dễ tra cứu còn gặp nhiều khó khăn .
2/Công tác chỉ đ ạo củ a cơ quan đ ối vớ i công tác văn thư :
- Được sự quan tâm của lãnh đạo nhà trường, tạo điều kiện về thời gian để nhân
viên làm công tác văn thư tham gia các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ nâng cao trình độ
chuyên môn.
- Ban hành văn bản quy định về chức năng và nhiệm vụ của văn thư trong cơ
quan.Đồng thời thường xuyên đôn đốc nhắc nhỡ ,kiểm tra việc thực hiện các khâu
nghiệp vụ ,đề ra phương hướng giải quyết hàng ngày kịp thời. Trang bị tương đối đầy
đủ các trang thiết bị văn phòng hiện đại như : máy vi tính, máy in, máy photocopy,
điện thoại ... giúp cho quá trình giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác,
hiệu quả, đúng theo thời gian yêu cầu
3/ Tình hình thực hiện những nội dung nghiệp vụ văn thư c ủa trư ờng tiểu học
Phan Chu Trinh :
Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 6
Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm Báo
cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm
3.1. Tình hình ban hành và sử dụ ng văn b ản củ a cơ quan :
a) Các loại văn bản do cơ quan ban hành :
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của nhà trường phổ thông ,thì trường
tiểu học Phan Chu Trinh không có thẩm quyền ban hành văn bản Quy phạm pháp
luật mà chỉ được ban hành văn bản cá biệt và văn bản hành chính thông thường, cụ
thể như sau:
* Về văn bản cá biệt :
Trường tiểu học Phan Chu Trinh ban hành văn bản cá biệt để giải quyết những
công việc đối với những đối tượng cụ thể và được áp dụng trong khoảng thời gian
một niên khóa .
Các loại văn bản cá biệt do cơ quan ban hành thường có các loại sau:
+ Quyết định bổ nhiệm đối với giáo viên ,nhân viên
+ Quyết định thành lập các tổ chuyên môn

+ Quyết định thành lập hội đồng tư vấn ,thi đua khen thưởng
+ Quyết định điều động cán bộ ,giáo viên ,nhân viên
+ Quyết định khen thưởng cán bộ ,giáo viên ,nhân viên .
+ Quyết định khen thưởng học sinh
+ Quyết định nâng bậc lương thường xuyên cho cán bộ ,giáo viên, nhân viên
Ví dụ:
PHÒNG GD&ĐT CHÂU ĐỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TRƯỜNG TH PHAN CHU TRINH Độc lập –Tự do –Hạnh phúc

Số : /QĐ-PCT Cù Bị ,ngày ….tháng ….năm 2009
QUYẾT ĐỊNH
V/v Thành lập tổ chuyên môn năm học 2008-2009
HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG TIỂU HỌC PHAN CHU TRINH
- Căn cứ chức năng quyền hạn hiệu trưởng được quy định tại quyết định số
51/2007/QĐ –BGD& ĐT ngày 31/8/2007 của Bộ trưởng bộ giáo dục & đào tạo
- Căn cứ…………………………………………………………………………;
- Căn cứ…………………………………………………………………………;
Xét năng lực của giáo viên ……………………………………………………,
QUYẾT ĐỊNH :
Điều 1. …………………………………………………………………… .
Điều 2. …………………………………………………………………… .
Điều 3. ………………………………………………………………… ./.
Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG
- Các ông bà có tên tại điều 1 (t h ) ;
- Lưu :VT ,PCT(02b).
Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 7
Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm Báo
cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm
* Đối với văn bản hành chính thông thường :

Cơ quan ban hành các loại văn bản hành chính thông thường để thực hiện chức
năng, nhiệm vụ và giải quyết công việc hàng ngày của cơ quan,thông tin, báo cáo,
phản ánh tình hình lên cấp trên; chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra cấp dưới, liên
hệ công tác với các cơ quan, đơn vị tại địa phương.
Các loại văn bản hành chính thông thường cơ quan ban hành thường có các loại
như sau:
+ Kế hoạch :
Cơ quan thường ban hành kế hoạch để đưa ra những chỉ tiêu và biện pháp để thực
hiện trong tháng ,học kỳ ,năm .

Ví dụ:
PHÒNG GD&ĐT CHÂU ĐỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TRƯỜNG TH PHAN CHU TRINH Độc lập –Tự do –Hạnh phúc

Số : /KH-PCT Cù Bị ,ngày ….tháng ….năm 2009
KẾ HOẠCH
V/v Xây dựng trường học thân thiện học sinh tích cực
Chủ đề : “Môi trường –vòng tay xanh thân yêu”
I/ Đặc điểm tình hình :……………………………………………………..
II/ Nội dung kế hoạch :…………………………………………………….
III/ Biện pháp thực hiện :………………………………………………….
IV/ Chỉ tiêu phấn đấu :……………………………………………………
Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG
- Phòng giáo dục (B/c) ;
- Các ban ngành ,giáo viên (t/h) ;
- Lưu :VT ,PCT(02b) .
+ Báo cáo :
Cơ quan ban hành báo cáo để phản ánh kết quả việc thực hiện kế hoạch như: Báo
cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm của cơ quan, báo cáo công tác vận động quỹ
tình nghĩa tình thương ,báo cáo việc ứng dụng công nghệ thông tin trong giảng dạy

Ví dụ:
PHÒNG GD&ĐT CHÂU ĐỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TRƯỜNG TH PHAN CHU TRINH Độc lập –Tự do –Hạnh phúc

Số : /BC-PCT Cù Bị ,ngày ….tháng ….năm 2009
BÁO CÁO
Tổng kết 5 năm ứng dụng công nghệ thông tin
Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 8
Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 8
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm Báo
cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm
Giai đoạn ( 2004 – 2009 )
Kính gởi :Phòng giáo dục
I/ Thực trạng đơn vị :………………………………………………………
II/ Nội dung thực hiện được
* Ưu điểm :……………………………………………………………
* Tồn tại :……………………………………………………………..
III/ Kết quả :……………………………………………………………….

Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG
- Phòng giáo dục (b/c) ;
- Lưu :VT ,PCT (02b).

+ Tờ trình :
Cơ quan ban hành tờ trình đề nghị với cấp trên xin phê duyệt nâng lương trước
thời hạn cho cán bộ ,giáo viên ,nhân viên

Ví dụ:
PHÒNG GD&ĐT CHÂU ĐỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRƯỜNG TH PHAN CHU TRINH Độc lập –Tự do –Hạnh phúc

Số : /TTr-PCT Cù Bị ,ngày ….tháng ….năm 2009
TỜ TRÌNH
V/v xin phê duyệt nâng lương trước thời hạn
đối với ông : Nguyễn Văn A
Kính gởi : Phòng nội vụ Huyện Châu đức
Nội dung :…………………………………………………………………..
Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG
- Phòng nội vụ (b/c) ;
- Phòng giáo dục (b/c) ;
- Lưu :VT ,PCT(02b) .

+ Biên bản :
Cơ quan ban hành biên bản ghi lại diễn biến, kết quả của những vụ việc cụ thể
như: một cuộc họp, hội nghị ....
Ví dụ:
PHÒNG GD&ĐT CHÂU ĐỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TRƯỜNG TH PHAN CHU TRINH Độc lập –Tự do –Hạnh phúc

Số : /BB-PCT Cù Bị ,ngày ….tháng ….năm 2009
Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 9
Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 9
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm Báo
cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm
BIÊN BẢN
V/v xét nâng lương trước thời hạn
cho cán bộ giáo viên ,nhân viên năm 2009
Thời gian :………………………………………………………………….
I/ Thành phần tham dự :

1.Ông (bà): ……………………………………………….(chủ tọa)
2. Ông (bà):………………………………………………..(thư ký)
3. Ông(bà):………………………………………………(thành viên)
II/ Nội dung:………………………………………………………………….
Biên bản kết thúc vào lúc ……………………cùng ngày
Thư ký Đại diện các thành viên Chủ tọa
+ Thông báo :
Cơ quan ban hành thông báo để thông tin cho cán bộ ,giáo viên ,nhân viên ,học
sinh trong đơn vị ... về việc vận động ủng hộ thiên tai lũ lụt ,nghĩa tình biên giới hải
đảo ,....
Ví dụ:
PHÒNG GD&ĐT CHÂU ĐỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TRƯỜNG TH PHAN CHU TRINH Độc lập –Tự do –Hạnh phúc

Số : /TB-PCT Cù Bị ,ngày ….tháng ….năm 2009
THÔNG BÁO
V/v ủng hộ nghĩa tình biên giới hải đảo năm 2009
theo kế hoạch số 96 - KHLT/ ĐTN – PGD& ĐT
của liên tịch giữa phòng giáo dục và đoàn thanh niên huyện Châu đức
Căn cứ :……………………………………………………………………………..
Nội dung thông báo :……………………………………………………………….
Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG
- Cán bộ ,giáo viên ,nhân viên ,học sinh (t/h) ;
- Lưu :VT ,PCT ( 02b).

* Ngoài ra, cơ quan còn ban hành một số văn bản khác như: công văn hành chính,
thư mời, giấy giới thiệu

b) Các thành phần thể thức văn bản do trường tiểu học Phan Chu Trinh trình
bày, so sánh với lý thuyết đã học:

Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 10
Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 10
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm Báo
cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm
* Thể thức văn bản:
Trong quá trình thực tập ,khảo sát văn bản tại trường tiểu học Phan Chu Trinh, cách
trình bày các thành phần thể thức văn bản thực hiện theo Nghị định số 110/2004/NĐ-
CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ là đúng.
Thể thức của văn bản quản lý nhà nước được trình bày theo qui định tại các văn
bản chủ yếu sau: Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư; Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV/VPCP của Bộ nội vụ, Văn
phòng Chính phủ ngày 06/5/2005 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản nhằm đảm bảo tính chân thực,giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành.
Tất cả các thành phần của văn bản đều được trình bày bằng Font chữ Time New
Roman.
Cách trình bày các thành phần
b.1 Quốc hiệu : Là thành phần biểu thị tên quốc gia và chế độ chính trị của quốc
gia đó.
Quốc hiệu thể hiện thể chế chính trị của nhà nước ta, thể hiện ý chí và mục
tiêu phấn đấu của nhân dân ta và nhà nước ta.
Quốc hiệu được trình bày ở góc trên cùng, bên phải, trên trang đầu tiên của
văn bản.
Quốc hiệu được trình bày thành hai dòng :
Dòng trên : CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng, đậm.
Dòng dưới : Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng đậm, cân đối
với dòng trên.
Dưới cùng có đường gạch ngang, nét liền có độ dài bằng dòng chữ Độc lập –
Tự do – Hạnh phúc.Chữ cái đầu của các cụm từ này được viết hoa, giữa các cụm từ

có gạch ngang nhỏ.
Thành phần này theo thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP quy định ngày
06/5/2005 nhà trường đã trình bày đúng :
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
b.2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản:
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên tác giả của văn bản.
Tên cơ quan tổ chức ban hàn văn bản phải được ghi đầy đủ theo tên gọi chính thức
căn cứ vào văn bản thành lập, qui định tổ chức bộ máy, phê chuẩn cấp giấy phép
hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tác giả của văn bản được trình bày ở góc
trên, bên trái, trang đầu của văn bản.
Phần tên cơ quan chủ quản được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ 12-13 kiểu chữ đứng,
ở trên.
Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 11
Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 11
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm Báo
cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm
Phần tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày cân đối ở dưới tên cơ quan
chủ quản, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng, đậm; dưới cùng có gạch
ngang ngắn bằng 1/3 đến 1/2 độ dài của tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và
đặt cân đối so với dòng chữ.
Phần này nhà trường trình bày đúng theo quy định thông tư 55/2005/TTLT-BNV-
VPCP ngày 06/5/2005:cụ thể như sau:
PHÒNG GD&ĐT CHÂU ĐỨC
TRƯỜNG TH PHAN CHU TRINH
b.3 Số và ký hiệu của văn bản:
- Số của văn bản: là số thứ tự của văn bản được ban hành trong một năm văn thư,
bắt đầu từ số 01 cho văn bản được ban hành đầu tiên.Chữ “số” được trình bày bằng
chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, sau chữ “số” có dấu (:).

Các số thự của văn bản được ghi bằng chữ số Ả rập.
- Ký hiệu văn bản: là nhóm chữ viết tắt tên loại văn bản và tên cơ quan (đơn vị)
làm ra văn bản đó.
Ký hiệu văn bản hành chính bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan ban hành công văn
và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo ra công văn đó.
Chữ “số“ được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, sau chữ
“số“ có dấu (:)
Ký hiệu văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng.
Giữa số và ký hiệu văn bản được ngăn cách bằng dấu gạch chéo (/), giữa chữ viết
tắt tên loại văn bản và tên cơ quan (đơn vị) ban hành văn bản được ngăn cách bằng
dấu gạch nối (-)không cách chữ
Thành phần này nhà trường trình bày đúng theo quy định.
Ví dụ:
Số: 01/QĐ-PCT
Cách ghi số, ký hiệu cho văn bản quản lý Nhà nước :
+ Đối với văn bản quy phạm pháp luật :
Số:___/năm ban hành/tên loại văn bản-tên cơ quan ban hành văn bản.
VD : Số: 145/2006/QĐ-UBND
+ Đối với văn bản cá biệt :
Số: ____/tên loại văn bản-tên cơ quan hoặc cá nhân ban hành.
VD: Số: 19/QĐ-PCT
+ Đối với văn bản hành chính thông thường :
Những văn bản có tên loại thì cách ghi giống như văn bản cá biệt
VD: Số 04/BC-PCT
Những văn bản không có tên loại (công văn hành chính)
Số: ____/tên cơ quan ban hành-tên đơn vị soạn thảo văn bản
Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 12
Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 12
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm Báo
cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm

VD: Số: 12/PCT
+ Đối với văn bản liên tịch
Số___/năm ban hành/tên loại văn bản- tên các cơ quan phối hợp ban hàn
VD: Số 147/2005/TTLT-SGD
+ Cách lấy số cho cơ quan
Cơ quan lấy số cho từng loại văn bản riêng biệt .
Ví dụ :
Số : 01/QĐ-PCT
Số : 01/CV-PCT
Số : 01/BC-PCT
Số : 01/TB-PCT
b.4 Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản:
- Địa danh ghi trên văn bản: là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (nơi cơ
quan, tổ chức đóng trụ sở).
-Ngày, tháng, năm ban hành văn bản: Là ngày tháng năm văn bản được ký ban hành
và đóng dấu.Hay nói cách khác là ngày tháng năm văn bản có giá trị pháp lý và hiệu
lực thi hành.
Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản được trình bày dưới quốc hiệu sát
lề phải, bằng chữ in thường, cở chữ 13, kiểu chữ nghiêng.
Sau địa danh có dấu phẩy (,) ngăn cách với ngày tháng năm ban hành văn bản
được viết đầy đủ ngày... tháng... năm. Các số chỉ ngày, tháng,năm viết bằng chữ Ả-
rập, đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 khi viết thêm số “ 0” ở phía
trước. Khi trình bày nên ghi đầy đủ chữ ngày, tháng, năm không nên dùng các dấu
gạch chéo, gạch nối để thay thế (chữ ngày, tháng, năm viết thường, không được viết
hoa ).
Thành phần này nhà trường trình bày đúng theo quy định, cụ thể như sau:
Ví dụ 1: Cù Bị , ngày 08 tháng 5 năm 2009
Ví dụ 2: Cù Bị ,ngày 12 tháng 02 năm 2009
b.5 Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản :
- Tên loại văn bản: là tên của từng loại văn bản do cơ quan ban hành.

- Trích yếu nội dung của văn bản: là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ nhưng phản
ánh được nội dung chủ yếu của văn bản.
Trích yếu nội dung văn bản giúp cho người đọc, người giải quyết văn bản được
nhanh chóng, chính xác, nắm bắt được nội dung của văn bản một cách khái quát tạo
thuận lợi cho việc giải quyết, đăng ký và tra tìm.
Tên loại của văn bản được trình bày ở giữa trang văn bản, bằng chữ in hoa, cỡ chữ
14, kiểu chữ đứng, đậm.
Trích yếu nội dung văn bản được trình bày cân đối dưới tên loại văn bản (đối với
Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 13
Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 13