Mô tả công việc chuyên viên xuất nhập khẩu

LOGO

COMPANY NAME
Address: 
Phone:                 Email:

Code
Version
Dated
Page

:  
: 5.0
: 
: Page 1 of 3

Document name: 

BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC CHUYÊN VIÊN XUẤT NHẬP KHẨU

Bộ phận
Chức danh
Mã công việc
Cán bộ quản lý trực tiếp

Phòng xuất nhập khẩu
Chuyên viên xuất nhập khẩu
XNK­CV
Trưởng phòng

1. Mô tả công việc chuyên viên xuất nhập khẩu:

-

Giao dịch, đàm phán với đối tác để phát triển sản phẩm mới, ký kết hợp đồng.

-

Xây dựng phương án xuất nhập khẩu và soạn thảo hợp đồng ngoại thương.

-

Viết mail giao dịch với đối tác nước ngoài bằng tiếng Anh.

-

Phiên dịch tiếng Anh tại các cuộc họp, hội thảo, hội nghị với đối tác nước ngoài hoặc 
trong các chuyến đi công tác nước ngoài.

-

Dịch tài liệu tiếng Anh.

-

Thực hiện công tác đối ngoại khác.

2. Trách nhiệm của chuyên viên xuất nhập khẩu:
-

Quản lý công việc tìm kiếm và chăm sóc khách hàng xuất khẩu.

-

Đưa ra phương án tiếp cận khách hàng, thị trường mục tiêu.

-

Tìm kiếm khách hàng thông quan phương thức: các website thương mại điện tử quốc tế:  
alibaba.com, tradekey.com, ecvn.com…

-

Check mail và trả  lời thông tin với đối tác quan tâm. Báo cáo Tổng Giám Đốc thường 
xuyên về các khách hàng phát sinh.

-

Tham dự các hoạt động tìm kiếm khách hàng khác: Hội thảo, hội nghị.

-

Lập kế hoạch, triển khai, giám sát triển khai công việc chăm sóc khách hàng.

-

Tiếp nhận đơn hàng, làm thủ tục giao hàng. Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám Đốc về 
công việc thực hiện đơn hàng của khách hàng xuất khẩu đảm bảo đúng tiến độ, đúng 
mặt hàng, đúng quy trình và luật định.

-

Lập kế hoạch cải tiến, thay đổi sản phẩm phù hợp với yêu cầu của đối tác.

-

Chịu trách nhiệm soạn thảo, biên dịch, kiểm soát nội dung thông tin giao dịch, đối nội, 
đối ngoại bằng tiếng anh

-

Phiên dịch (tiếng Anh) tại các cuộc họp, hội thảo, hội nghị với đối tác nước.
1


LOGO

COMPANY NAME
Address: 
Phone:                 Email:

Code
Version
Dated
Page

:  
: 5.0
: 
: Page 2 of 3

Document name: 

-

Sử dụng thành thạo các công cụ Trade Tools.

3. Quản lý khách hàng xuất nhập khẩu
-

Tìm kiếm khách hàng thông qua các phương thức: các website thương mại điện tử quốc  
tế.

-

Trả  lời những thư  hỏi hàng mà khách hàng có quan tâm. Có hai loại thư  hỏi hàng cần  
phân định rõ và chăm sóc.

-

Một là thư  sẽ  gửi cho riêng phần inbox của mình, sẽ  chăm sóc và trả  lời một cách chi  
tiết những đòi hỏi của khách hàng, khả năng của mình.

-

Hai là thư hỏi hàng được gửi tới dưới dạng spam, tức là người gửi đồng thời gửi nhiều  
thư đến nhiều nhà cung cấp cùng lúc, với dạng thư này phải trả lời với nội dung tỉ mẩn  
và báo giá mang tính cạnh tranh trước tiên, nếu có hồi âm của khách hàng sẽ  trao đổi 
tiếp.

-

Tìm kiếm khách hàng thông qua các hoạt động giao thương khác: Hội thảo, hội nghị...

-

Chăm sóc khách hàng trong và ngoài nước: Chăm sóc khách hàng thường xuyên bằng 
cách gọi điện, gửi email, đến công ty thăm hỏi những dịp lễ, tết. Quan sát các mặt hàng  
khách hàng hay đóng cont, cho đi thị  trường nào, giá cả  ra sao. Thường xuyên báo giá, 
cập nhật thông tin giữa hai bên.

4. Tiếp nhận đơn hàng và làm thủ tục giao hang XNK
-

Tiếp nhận đơn hàng từ khách hàng.

-

Tính toán số  lượng đơn hàng chất đầy cho 1 cont 20′  (thể  tích có thể  chất 26.5cm3) 
hoặc 1 cont 40′.

-

Mail Hợp đồng, PO cho khách hàng ký và yêu cầu scan mail lại chi mình.

-

Làm đơn hàng mail xuống nhà máy, trao đổi đơn hàng có đáp  ứng được không? Thời  
gian giao hàng? Sau đó thông tin về quy cách, thông tin in trên cartons, mã QR...

-

Làm bộ  chứng từ  bao gồm hợp đồng, invoice, packing list. Chuyển bộ  chứng từ  cho  

khách hàng để khách hàng hoàn thành thủ tục thanh toán tiền deposit 30%, 50% hoặc TT 
trả trước 100% hoặc yêu cầu khách mở L/C.

-

Liên hệ  hãng tàu booking lịch tàu để  cho hàng của mình đi đúng lịch mà mình mong 
muốn. Lịch tàu có thể do khách hàng chỉ định, hoặc có thể do mình book rồi trao đổi với 
khách hàng.

-

Kiểm tra việc xếp hàng hoá, đóng cont có vấn đề gì không.

-

Khai hải quan và hoàn thành thủ tục thông quan cho lô hàng.
2


LOGO

COMPANY NAME
Address: 
Phone:                 Email:

Code
Version
Dated
Page

:  
: 5.0
: 
: Page 3 of 3

Document name: 
-

Mail SI cho hãng tàu / FWD và hãng tàu / Fwd sẽ mail lại Bill nháp cho mình, mình kiểm 
tra thông tin trên Bill đã khớp chưa, liên hệ  hãng tàu phát hàng Bill gốc / Bill surrender 
(hoặc switch bill theo yêu cầu...).

-

Chuẩn bị các chứng từ, hoá đơn, giấy tờ cần thiết để làm hồ sơ xin C/O.

-

Khi có C/O gốc, Bill gốc, kèm bộ  chứng từ  gồm invoice, packing list gửi chuyển phát 
nhanh cho khách hàng lấy hàng  ở  đầu bên kia. Hoặc xuất trình bộ  chứng từ  cho ngân 
hàng để xin chiết khấu / chờ thanh toán.

5. Các công việc khác của chuyên viên XNK
-

Trả lời email, văn bản với đối tác (yêu cầu thông qua Trưởng phòng, GĐ)

-

Giao tiếp, giao dịch với đối tác với thái độ cởi mở, hòa nhã. Nếu có phát sinh trong công 

việc phải báo cáo với người quản lý trực tiếp hoặc Tổng Giám Đốc để  kịp thời giải 
quyết phát sinh.

-

Tự chịu trách nhiệm trong các văn bản dịch thuật.

-

Báo cáo công việc hàng ngày với trưởng/phó bộ phận.

-

Thực hiện các công việc khác theo sự điều hành của người quản lý trực tiếp.

6. Yêu cầu:
-

Trình độ  chuyên môn: Đại học hoặc trên đại học,  ưu tiên được đào tạo về  nghiệp vụ 
Ngoại Thương hoặc kỹ thuật công nghệ; 
Kiến thức:
Hiểu biết về Nghiệp vụ Ngọai thương,
Hiểu biết về quy trình cơ bản của công nghệ; các nguyên liệu và sản phẩm ngành công 
nghệ,
Ngọai ngữ (Tiếng Anh): cao cấp
Vi tính văn phòng: Sử dụng thành thạo phục vụ cho công việc,
Hoạch định công việc trong đơn vị
Phân công, uỷ thác công việc cho CBNV
Đào tạo và hướng dẫn công việc.
Đào tạo cán bộ kế cận.

Kỹ năng giao tiếp.
Trung thực
Năng động, nhạy bén.
Tầm nhìn rộng.
Có khả năng đàm phán tốt.

3