Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự của công ty TNHH bảo hoàng

1

LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên cho tôi xin được phép bày tỏ sự trân trọng và lòng
cảm ơn sâu sắc trân thành tới Th.S Nghiêm Thị Lịch, giảng viên
Khoa Hệ thống thông tin kinh tế và Thương mại điện tử trường Đại
học Thương mại. Trong suốt quá trình tìm hiểu, nghiên cứu và thực
hiện khóa luận tốt nghiệp cô đã trực tiếp bảo ban, hướng dẫn, giúp
đỡ tôi một cách tận tình, kỹ lưỡng, tận tâm để tôi có thể hoàn
thành một cách tốt nhất bài khóa luận tốt nghiệp của mình.
Tôi cũng xin được gửi lời tri ân sâu sắc tới các Thầy, cô giáo
trường Đại học Thương mại, đặc biệt là các Thầy, cô giáo Khoa Hệ
thống thông tin kinh tế và Thương mại điện tử, chuyên ngành Hệ
thống thông tin kinh tế đã tạo điều kiện cho tôi cơ hội học tập, tìm
hiểu và tiếp thu thêm rất nhiều kiến thức quan trọng để tôi có thể
hoàn thành bài khóa luận cũng như có một nền tảng tốt cho công
việc sau này.
Tôi cũng xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ quý báu của Ban
lãnh đạo, cùng toàn thể cán bộ nhân viên các phòng ban trong
Công ty TNHH Bảo Hoàng, đã tạo điều kiện tốt cho tôi tham gia
thực tập, và tìm hiểu hiểu đầy đủ thông tin của công ty, cũng như
sự tận tình chỉ bảo hướng dẫn của mọi người, để tôi có thể hoàn
thành tốt bài khóa luận tốt nghiệp.
Mặc dù được rất nhiều sự giúp đỡ, cũng như sự cố gắng của
bản thân, tuy nhiên do sự hạn chế về thời gian cũng như kiến thức,
bài khóa luận không khỏi tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong
nhận được sự đóng góp ý kiến, chỉ bảo của các Thầy, cô giáo.
Kính chúc các Thầy, cô giáo mạnh khỏe, công tác tốt và gặt
hái được nhiều thành công trong công việc và cuộc sống!
Tôi xin chân thành cảm ơn !
Hà Nội, ngày 16 tháng 4 năm

2019
Sinh viên thực hiện
Dương Quỳnh Anh

1

1


2

MỤC LỤC

2

2


3

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT
1
2
3
4
5
6
7
8

9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22

TỪ VIẾT TẮT
TT
HTTT
TNHH
PTTK
CNTT
NV
HSVN
HĐLĐ
CSDL
KTV
BHYT
BHXH
QLHSNV
QLTD

QLĐT
QLL
TK
BC
CV
PB
ĐK
ĐN

DIỄN GIẢI
Thông tin
Hệ thống thông tin
Trách nhiệm hữu hạn
Phân tích thiết kế
Công nghệ thông tin
Nhân viên
Hồ sơ nhân viên
Hợp đồng lao động
Cơ sở dữ liệu
Kĩ thuật viên
Bảo hiểm y tế
Bảo hiểm xã hội
Quản lý hồ sơ nhân viên
Quản lý tuyển dụng
Quản lý đào tạo
Quản lý lương
Thống kê
Báo cáo
Chức vụ
Phòng ban

Điều kiện
Đăng nhập

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG ANH
STT
1
3

Từ viết
tắt
MIS

Cụm từ đầy đủ

Nghĩa tiếng việt

Management

Hệ thống thông tin
3


4

2

SADT

3

MERISE

4

MCX

5

GLACSI

6

UML

7

SQL

Information System
Structured Analysis and
Design Technique

quản lý
Kỹ thuật phân tích
và thiết kế có cấu
trúc
Method pour Rasembler Phương pháp phân
Ies Idees Sans Effort
tích thu thập ý
tưởng

Method de Xavier
Phương pháp của
castellani
Xavier castellani
Group d’ Aníation et de
Nhóm của Ania và
Liaison puor I’ Analyse et Liaison phân tích
de conception de
thiết kế hệ thống
Systeme d’ Informatin
tin học
Unified Modeling
Ngôn ngữ mô hình
Language
hóa thống nhất
Structured Query
Ngôn ngữ truy vấn
Language
cấu trúc

DANH MỤC BẢNG BIỂU

4

4


5

DANH MỤC HÌNH VẼ

5

5


PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tầm quan trọng và ý nghĩa của đề tài
Với sự phát triển mạnh mẽ của kinh tế- xã hội hiện nay, không
thể không kể đến vai trò đóng góp của công nghệ thông tin. Lĩnh
vực này đi sâu vào đời sống của con người, tiện ích hóa mọi công
việc. Đặc biệt, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác
quản lý của doanh nghiệp là một xu thế tất yếu trong điều kiện hội
nhập kinh tế trong nước và ngoài nước. Nó giúp các doanh nghiệp
nâng cao chất lượng quản lý và hiệu quả hoạt động của doanh
nghiệp, đáp ứng yêu cầu cạnh tranh và phát triển của nền kinh tế.
Trong khi đó, con người lại là người khai thác và sử dụng nguồn
công nghệ thông tin, con người cũng là yếu tố không thể thiếu
trong một doanh nghiệp, quyết định đến 90% sự thành công của
một doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc quản lý nhân sự là một hành
động quyết định đến sự tồn tại, phát triển hay thất bại của một
doanh nghiệp. Một doanh nghiệp, với nguồn nhân lực dồi dào, tài
giỏi, nhưng không biết cách quản lý hiệu quả, nguồn nhân lực đó là
vô nghĩa. Việc quản lý nguồn nhân sự liên quan mật thiết đến các
hoạt động khác trong doanh nghiệp như: hoạt động kinh doanh,
sản xuất, điều hành…
Công ty TNHH Bảo Hoàng là một đại lý cấp 1 của công ty
Honda Việt Nam chính thức đi vào hoạt động từ năm 2007, với
nguồn nhân lực toàn công ty lên tới 48 người, đặc biệt với mục tiêu

phát triển và mở rộng công ty trở thành một trong những nhà cung
cấp sản phẩm và dịch vụ đáng tin cậy số một của khách hàng, vấn
đề được đặt lên hàng đầu của công ty hiện nay là việc quản lý một
cách tối ưu hóa, đào tạo mở rộng, tập trung phát triển nguồn nhân
lực của công ty. Với cách quản lý nhân sự truyền thống của công ty
hiện nay, mặc dù chất lượng quản lý khá tốt nhưng vẫn gặp rất
nhiều thiếu sót và các vấn đề bất cập.
Với hoàn cảnh, điều kiện và nhu cầu hiện tại của công ty, để
giúp công ty có thể đẩy mạnh phát triển cũng như hoàn thành mục
tiêu sứ mệnh đã đề ra của mình, việc triển khai một hệ thống
thông tin quản lý nhân sự của công ty là một điều vô cùng cần
thiết và hợp lý trong thời điểm hiện nay. Chính vì vậy, tôi đã chọn
6


đề tài : ‘’Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân
sự của Công ty TNHH Bảo Hoàng’’ để có thể đưa ra một
phương án xây dựng hệ thống quản lý nhân sự phù hợp với công ty
nhất, giải quyết được vấn đề quan trọng trước mắt của công ty.

2 Mục tiêu nghiên cứu
Tìm hiểu phân tích thiết kế một hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho
công ty TNHH Bảo Hoàng, nhằm áp dụng vào trong việc quản lý nhân sự
giúp công ty quản lý một cách tối ưu hóa nguồn nhân sự.

7


3 Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là

Lý thuyết cơ bản về thông tin, HTTT, phân tích thiết kế HTTT,…
và những lý thuyết về hoạt động quản lý nhân sự của một doanh
nghiệp, để phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự
tại doanh nghiệp.
Đi kèm đó là nghiên cứu về công cụ phân tích thiết kế UML để
phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự theo hướng
đối tượng với UML.
Tìm hiểu về công ty TNHH Bảo Hoàng cùng với các hoạt động
quản lý nhân sự của công ty để phân tích thiết kế một ệ thống
thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Bảo Hoàng.

4 Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi về thời gian: nghiên cứu thực trạng ứng dụng HTTT
quản lý nhân sự, số liệu nghiên cứu được thu thập từ các báo cáo
kết quả kinh doanh của công ty TNHH Bảo Hoàng trong giai đoạn
từ đầu năm 2015 đến năm 2017.
Phạm vi không gian: tập trung nghiên cứu tình hình tại công ty
TNHH Bảo Hoàng tại Hưng Yên
Phạm vi về nội dung nghiên cứu: sử dụng những kiến thức đã
được học về HTTT, các bước phân tích và thiết kế HTTT, quản lý
nhân sự, kết hợp cùng với quá trình thực tập, tìm hiểu thực tế,
phân tích đánh gía thực trạng ứng dụng HTTT vào quản lý nhân sự
tại công ty để phân tích, đưa ra và xây dựng một hệ thống thông
tin quản lý nhân sự tại công ty nhằm tối ưu hóa việc sử dụng quản
lý nguồn nhân lực tại công ty ; đem lại hiệu quả kinh tế cho công
ty một cách cao nhất.

5 Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu là hệ thống các cách thức mục đích,
nội dung tiến hành, thu thập phân tích các thông tin liên quan để

làm sáng tỏ vấn đề nghiên cứu. đề tài này sử dụng các phương
pháp nghiên cứu sau:
5.1. Phương pháp thu thập dữ liệu
Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
Các dữ liệu thứ cấp cần thu thập:
+ Các số liệu doanh thu, lợi nhuận, chi phí của công ty trong
vòng 3 năm từ năm 2015 đến năm 2017
+ Số lượng các trang thiết bị phần cứng được sử dụng trong
8


công ty
+ Các thông số kỹ thuật của máy móc, trang thiết bị phần
cứng của công ty
+ Các phần mềm, chức năng của các phần mềm được sử dụng
trong công ty
+ Những đánh giá của ban lãnh đạo về hoạt động quản lý
nhân sự của công ty
Các nguồn cung cấp dữ liệu:
+ Các dữ liệu ở bộ phận kinh doanh, bộ phận kế toán của công
ty ; các bài báo cáo về kết quả kinh doanh và tình hình hoạt động
kinh doanh của công ty
+ Thông qua các phương tiện truyền thông như: internet, báo
chí, .. để thu thập các thông tin cần thiết khác. Nhưng các thông
tin thu thập bên ngoài cần được xử lý một cách hiệu quả, vì những
thông tin bên ngoài rất đa dạng và phong phú, cũng như tỷ lệ
nhầm lẫn và sai rất cao.
Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp:
+ Điều tra nhân viên trong công ty: xây dựng phiếu khảo sát
phát cho nội bộ cán bộ, nhân viên trong công ty để họ trả lời và

điền và phiếu những thông tin cần tìm hiểu, như các thông tin về
tình hình sử dụng CNTT trong công ty, mức độ sử dụng, các trang
thiết bị phần cứng và phần mềm đang được sử dụng, cũng như
mức độ hài lòng của mọi người đối với các phần được ứng dụng. Tôi
sử dụng mẫu bao gồm 20 nhân viên, bao gồm các trưởng bộ phận
cũng như nhân viên trong các phòng ban: hành chính- nhân sự, kế
toán, chăm sóc khách hàng, kinh doanh, kỹ thuật viên.
Phương pháp này sẽ giúp tiết kiệm được thời gian thu thập dữ
liệu, vì trong một lúc có thể thu về kết quả của 20 phiếu, nhưng
cũng có xác suất thông tin thu về là sai, do người làm phiếu có thể
trả lời hời hợt, và điền thông tin sai lệch. Chính vì vậy thông tin của
kết quả điều tra cần được tìm hiểu và xử lý lại.
+ Phỏng vấn: Xây dựng các câu hỏi, phỏng vấn trực tiếp các
nhân viên trong công ty, với mục tiêu tìm hiểu được dữ liệu mình
mong muốn. Phương pháp này sẽ mang đến thông tin với tỷ lệ
chính xác cao hơn và đầy đủ hơn nhưng cũng sẽ gặp những khó
khăn nếu như không nhận được sự hợp tác của người phỏng vấn.
+ Phương pháp quan sát: Quan sát các trang thiết bị phần
9


cứng trong công ty, quan sát tình hình phần mềm công ty đang sử
dụng, quan sát tình hình nhân sự tại công ty, cũng như những vấn
đề có thể thể nhìn nhận và đánh giá bằng mắt. Tuy nhiên cách làm
này khá phiến diện và kết quả mang về có thể sai lệch, lên cần kết
hợp với các phương pháp khác để có thể xử lý dữ liệu một cách
đúng đắn nhất.

5.2.

Phương pháp xử lý dữ liệu
Phương pháp phân tích dữ liệu : Từ những dữ liệu thu thập
được, sẽ có rất nhiều thông tin bị nhiễu hoặc chưa rõ ràng, cũng
như nhầm lẫn sai lệch, do vậy cần phải thông qua sàng lọc, xử lý
phân tích, đánh giá, so sánh để lựa ra những thông tin đúng đắn
nhất và phù hợp với mục đích nghiên cứu của đề tài. Một số
phương pháp phân tích dữ liệu thường dùng như: phương pháp
phân tích số liệu, phương pháp thống kê, phương pháp so sánh
đánh giá về thực trạng quản lý nhân sự tại công ty và tình hình
hoạt động chung của công ty. Từ đó có thể thấy được tính cấp thiết
của đề tài khóa luận này và giải pháp giải quyết.

10


6 Kết cấu khóa luận
Ngoài các phần như Mục lục, lời mở đầu,…, khóa luận bao gồm
3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về phân tích thiết kế hệ thống thông
tin quản lý nhân sự
Hệ thống hóa một số vấn đề lý luận về cơ sở lý thuyết về phân
tích thiết kệ hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại doanh nghiệp:
ví dụ như các khái niệm về HTTT, HTTT quản lý nhân sự, quản lý
nhân sự cũng như cơ sở lý luận về cách thức xây dựng phân tích
thiết kế một HTTT quản lý.
Chương 2: Phân tích, đánh giá thực trạng ứng dụng HTTT quản
lý nhân sự tại Công ty TNHH Bảo Hoàng
Phân tích, đánh giá thực trạng ứng dụng HTTT quản lý nhân sự
tại công ty TNHH Bảo Hoàng, thấy được những thành công, hạn
chế và nguyên nhân của những hạn chế đó.

Chương 3: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân
sự tại Công ty TNHH Bảo Hoàng
Từ những đánh giá trước đó, phân tích thiết kệ một HTTT quản
lý nhân sự tại công ty TNHH Bảo Hoàng nhằm khắc phục và giải
quyết những hạn chế và nguyên nhân nhằm đẩy mạnh sự phát
triển của công ty.

11


CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ
THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ

1.1.

Những khái niệm cơ bản về HTTT
Dữ liệu: là các giá trị phản ánh về sự vật, hiện tượng. Dữ liệu
là các giá trị thô, chưa có ý nghĩa với người sử dụng, chưa qua xử
lý ; có thể là tập các giá trị mà không biết được sự liên hệ giữa
chúng.
Thông tin: là các tin tức mà con người trao đổi với nhau hay
nói rộng hơn thông tin bao gồm những tri thức về các đối tượng.
Thông tin vừa là nguồn nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu
ra của hệ thống quản lý. Tiếp nhận và xử lý thông tin là yêu cầu
cần thiết của nhà quản lý, để thực hiện các chức năng và các hoạt
động quản lý, hoạch định chính sách, các quyết định kinh tế đối
với các doanh nghiệp (Giáo trình phân tích và thiết kế hệ thống
thông tin, Thạc Bình Cường, Nhà xuất bản Thống kê Hà Nội)
Thông tin là ý nghĩa được rút ra từ dữ liệu thông qua quá trình
xử lý để phù hợp với mục đích người sử dụng.

Hệ thống: là một tập hợp có tổ chức bao gồm nhiều phần tử có
các mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới
một mục tiêu chung. Trong hoạt động có trao đổi vào ra với môi
trường ngoài (Giáo trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin,
Thạc Bình Cường, Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội)
Hệ thống thông tin (Information System): là một tập hợp và
kết hợp của các phần cứng, phần mềm, và các hệ mạng truyền
thông được xây dựng và sử dụng để thu thập, tạo, tái tạo, phân
phối và chia sẻ các dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụ các
mục tiêu của tổ chức (Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Đàm
Gia Mạnh, Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội)
Các doanh nghiệp, tổ chức có thể sử dụng các hệ thống thông
tin với các mục đích khác nhau. Hệ thống thông tin đóng vai trò
trung gian là nơi kết nối các tổ chức, doanh nghiệp với môi trường
và xã hội. Hệ thống thông tin trong nội bộ doanh nghiệp như một
cây cầu, kết nối các bộ phận trong doanh nghiệp với nhau, cung
cấp thông tin cho nhau tạo ra sự thống nhất trong nội bộ, cùng
hướng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp, duy trì sức mạnh của
12


doanh nghiệp. Với bên ngoài, hệ thống thông tin giúp thu thập dữ
liệu thông tin bên ngoài, thông tin về kinh tế xã hội, môi trường,
thị trường, đối thủ cạnh tranh… ; và đưa thông tin bên trong doanh
nghiệp ra bên ngoài ; giúp doanh nghiệp nắm bắt, tìm hiểu được
xã hội cũng như thực tế về thị trường nền kinh tế, tìm kiếm các cơ
hội cạnh tranh phát triển. Mọi quyết định và hoạt động của doanh
nghiệp đều dựa trên nguồn thông tin.

13

Hệ thống thông tin quản lý (MIS: Management Information
System): là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý của
doanh nghiệp. Hệ tổng hợp các thông tin trong nội bộ danh nghiệp
và các thông tin bên ngoài doanh nghiệp, thông qua các quá trình
thu thập, phân tích, xử lý, đánh giá, để cung cấp thông tin tới từng
đối tượng phù hợp. Ngày nay do công nghệ máy tính đã tham gia
vào tất cả các công tác quản lý lên nói đến MIS là nói đến hệ thống
thông tin quản lý được trợ gúp của máy tính.
Hệ thống thông tin quản lý có các chức năng chính:

- Thu thập, phân tích và lưu trữ thông tin một cách hệ thống
- Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các chỉ tiêu khác, tạo
ra thông tin có giá trị mới

- Phân phối, và cung cấp thông tin hỗ trợ cho việc ra quyết định
Chất lượng của hệ thống thông tin được đánh giá thông qua
tính nhanh chóng đáp ứng các yêu cầu của thông tin, tính toàn vẹn
dầy đủ của hệ thống và tính mềm dẻo của hệ thống(hệ thống mở,
có khả năng phát triển).
HTTT góp phần quan trọng vào hiệu quả hoạt động của doanh
nghiệp, hỗ trợ nâng cao hiệu quả của việc ra quyết định của các
cấp quản trị và doanh nghiệp, thúc đẩy sự hợp tác, hòa nhập, cạnh
tranh, phát triển của doanh nghiệp. nó cũng có vai trò trong việc
tạo lòng tin, gắn kết nội bộ doanh nghiệp, đẩy mạnh tinh thần làm
việc của mọi người. một doanh nghiệp phát triển khi có một HTTT
phát triển. Ngày nay, HTTT của doanh nghiệp còn được coi là một
yếu tố sống còn trong việc phát triển doanh nghiệp, phát triển dịch
vụ sản phẩm, tăng lợi thế khi tham gia cạnh tranh trên thị trường

toàn cầu.

1.2.

Một số lý thuyết về quản lý nhân sự

1.2.1. Tầm quan trọng của quản lý nhân sự
Nhân sự: là tất cả con người tham gia làm việc trong một
doanh nghiệp.
Quản lý nhân sự: là cách mà nhà quản lý sử dụng và khai thác
nguồn nhân lực trong tổ chức một cách hợp lý sao cho đạt hiệu
quả cao nhất trong công việc.
Nhân sự là yếu tố không thể thiếu trong doanh nghiệp. một
doanh nghiệp có thể thiếu máy móc, hay tài sản nhưng không thể
14


thiếu con người, không có con người sẽ không có doanh nghiệp.
Mọi thứ như: máy móc, thiết bị, của cải vật chất, công nghệ, kỹ
thuật,... đều có thể mua được, học hỏi được, sao chép được, nhưng
con người thì không thể. Con người là một chủ thể, là một nhân tố
đặc biệt trong số các nhân tố của các quan hệ xã hội, đặc biệt là
trong doanh nghiệp. Con người vừa là nhân tố động lực đảm bảo
cho sự thành công của doanh nghiệp, cũng là mục tiêu để các
doanh nghiệp hướng tới phục vụ, nguồn lực nhân sự được coi là
nguồn tài sản, nguồn vốn quý giá nhất, năng động nhất của doanh
nghiệp và của xã hội.
Quản trị nhân sự hay được gọi là quản lý con người. Một doanh
nghiệp gồm rất nhiều cá nhân, bao gồm nhiều tính cách, thói
quen, năng lực đa dạng khác nhau. Khi tập trung tất cả các con

người lại với nhau chắc chắn sẽ có những mâu thuẫn khó khăn,
chính vì vậy quản trị nhân sự là cả một quá trình xây dựng và thực
hiện các hành động- những cái tác động đến nhân viên để khơi gợi
và sử dụng hiệu quả trình độ khả năng của mọi cá nhân trong
doanh nghiệp giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đã đề ra, tuy
nhiên cũng phải đảm bảo được lợi ích của từng các nhân hòa hợp
với lợi ích của cả doanh nghiệp.
Quản trị nhân sự có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý
vận hành cả doanh nghiệp:

- Giúp nhà quản lý nhận thức được tầm quan trọng của yếu tố con
người trong doanh nghiệp

- Giúp nhà quản lý đánh giá được sự thực hiện công việc của từng
nhân viên

- Xây dựng và quản lý hệ thống lương lao động
- Thiết lập, áp dụng các chính sách, phúc lợi, phụ cấp, bảo hiểm xã
hội cho nhân viên

- Tuyển dụng, đào tạo đội ngũ nhân viên phù hợp với doanh nghiệp
- …
1.2.2. Quy trình quản lý nhân sự
Mỗi doanh nghiệp có một mô hình, cách thức quản lý, các quy
trình khác nhau nên quy trình quản lý nhân sự cần dựa trên quy
mô, cơ cấu tổ chức, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp để
phù hợp với doanh nghiệp mang lại hiệu quả nhất. thường thì, các
15

doanh nghiệp sẽ có quy trình quản lý như sau:
Tuyển dụng nhân sự: là khâu quan trọng để tìm ra những ứng
viên phù hợp với vị trí công việc trong doanh nghiệp. Để quá trình
tuyển dụng mang lại hiệu quả cao, các nhà tuyển dụng phải xây
dựng một quy trình tuyển dụng chặt chẽ, rõ ràng. Thông thường,
một quy trình tuyển dụng bao gồm 6 bước: lập kế hoạch tuyển
dụng, xác định phương pháp và nguồn tuyển dụng, xác định địa
điểm, thời gian, tìm kiếm, lựa chọn ứng viên, đánh giá quá trình
tuyển dụng và cuối cùng là hướng dẫn nhân viên hòa nhập vào
môi trường doanh nghiệp.
Đào tạo, phát triển, hoạch định nguồn nhân sự: ngày nay việc
kế hoạch đào tạo và phát triển nguồn nhân lực được coi là một
khoản đầu tư vào nguồn vốn của công ty bởi khả năng sinh lợi lâu
dài và bền vững cho doanh nghiệp. Thực tế thấy rằng, ngày nay sự
canh tranh giữa các doanh nghiệp chính là sự cạnh tranh về nguồn
nhân lực. Mà nguồn nhân lực lại liên kết chặt chẽ với sự giáo dục,
đào tạo, phát triển, công tác này nhằm sử dụng tối đa hóa nguồn
lực hiện có và nâng cao tính hiệu quả của doanh nghiệp, thông
qua việc giúp họ hiểu rõ hơn về công việc, nắm vững hơn về nghề
nghiệp của mình và thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của mình
một cách tự gíac hơn, động cơ làm việc tốt hơn, cũng như nâng
cao khả năng thích ứng của họ trong môi trường doanh nghiệp. Có
thể đào tạo phát triển nhân lực bằng cách đào tạo tại chỗ, đào tạo
trực tiếp trong quá trình làm việc, kèm cặp tại chỗ, hoặc luân
chuyển công việc, đào tạo xa nơi làm việc, để tăng cao khả năng
thích ứng, đào tạo băng các lớp đào tạo kiến thức chuyên sâu và
nâng cao,…
Hoạch định nguồn nhân sự giúp doanh nghiệp xác định rõ
khoảng cách giữa hiện tại và định hướng tương lai về nhu cầu
nhân lực của doanh nghiệp, chủ động thấy được các khó khăn và

nguy cơ về nhân sự trong tương lai để tìm hướng giải quyết.
Các chế độ chính sách: việc thiết lập được các tiêu chuẩn, chế
độ chính sách, đãi ngộ cho nhân viên là chìa khóa cho việc xây
dựng mối quan hệ giữa nhân viên và ban lãnh đạo. Đây là một
hành động giúp đảm bảo quyền lợi của nhân viên dựa trên những
gì họ đóng góp và làm việc. Đây cũng là một yếu tố thu hút nguồn
16


nhân sự mới, cũng như giữ chân được nguồn nhân sự cũ.
Hệ thống văn bản áp dụng trong doanh nghiệp: bao gồm các
quy chế, quy định, quy trình, và các văn bản mang tính chất bắt
buộc chung trong doanh nghiệp. Hệ thống giúp điều phối hoặc
giúp những con người trong doanh nghiệp tự điều phối, điều chỉnh
bản thân, từ suy nghĩ, hành vi, quá trình thực hiện công việc.
Xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp: cốt lõi của văn
hóa doanh nghiệp là tinh thần của doanh nghiệp và quan điểm giá
trị của doanh nghiệp. Văn hóa doanh nghiệp chi phối hành vi của
mọi người trong doanh nghiệp, và người lãnh đạo sẽ nhận lại được
những hành vi của người khác theo cách họ tạo ra.

1.2.3. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại doanh nghiệp
Với sự tiến bộ của khoa học, kỹ thuật cũng như sự bùng nổ
của thời đại CNTT, việc ứng dụng CNTT vào công tác quản lý nhân
sự đem lại rất nhiều ý nghĩa cho doanh nghiệp. HTTT quản lý nhân
sự giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, công sức so với
việc quản lý bằng phương pháp thủ công ; đơn giản hóa công việc,
tiết kiệm chi phí quản lý nhưng mang lại chất lượng, sự chính xác,
nhanh chóng ; tăng tính bảo mật an toàn cho nguồn thông tin. Bản
thân nhân viên cũng có thể quản lý chính mình cũng như công việc

của mình thông qua hệ thống, cũng như ban lãnh đạo có thể kiểm
soát, quản lý, nắm bắt nhân viên của mình một cách cụ thể rõ
ràng chính xác, bất cứ nơi đâu, cũng như bất cứ không gian thời
gian nào, tăng được khả năng tương tác giữa nhân viên và lãnh
đạo, giữa toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp.
Hoạt động của HTTT quản lý nhân sự bao gồm mức tác nghiệp
và mức chiến thuật:
Mức tác nghiệp: HTTT quản lý lương, HTTT quản lý vị trí làm
việc, HTTT quản lý thông tin tuyển chọn nhân viên và sắp xếp
công việc, HTTT quản lý nhân viên, HTTT đánh giá tình hình công
việc của nhân viên, HTTT báo cáo,…
Mức chiến thuật: HTTT phân tích và thiết kế công việc, HTTT
quản lý lương thưởng, bảo hiểm, trợ cấp, HTTT tuyển dụng nhân
lực, HTTT đào tạo và phát triển nguồn nhân lực,…
Mức chiến lược: kế hoạch hóa nguồn nhân lực
Đặc điểm của HTTT quản lý nhân lực là: đối tượng qurn lý là
17


con người.
Nguồn nhân lực như các nhà cung cấp, cung cấp trí tuệ, sức
lực, tinh thần nhằm thực hiện công việc để đạt mục tiêu chung của
doanh nghiệp.
Tạo sự gắn kết giữa các nhân viên: tổng hợp được thông tin
của nhân viên, cũng như giúp các nhân viên trong doanh nghiệp
hiểu rõ nhau hơn, gia tăng khả năng tương tác và sự gần gũi.
Sử dụng CSDL bên trong máy tính để lưu trữ các thông tin về
nhân sự.
Hệ thống tạo ra các báo cáo dạng bản in và bảng điện tử bao
gồm các thông tin về nhân lực.

1.3.

Một số cơ sở lý luận về phân tích thiết kế hệ thống thông
tin quản lý nhân sự

1.3.1.

Các phương pháp phân tích thiết kế
Phân tích hệ thống ( Systems Analysis) là sự khảo sát một hệ
thống hay một vấn đề để cải tiến, hoàn thiện một hệ thống đang
tồn tại, hoặc thiết kế và cài đặt một hệ thống mới.
Phân tích hệ thống gắn liền với việc sử dụng phần cứng và
phần mềm Tin học, bao gồm việc nghiên cứu chi tiết vấn đề, thiết
kế, xây dựng những phương án tốt nhát để giải quyết vấn đề,
nhằm đạt được mục đích theo những hạn chế và khả năng có thể.
Phân tích là quá trình triển khai các giai đoạn mà nhà phân
tích thiết kế phải làm ở hai mức khái niệm khác nhau: “ làm cái
gì?”, “làm như thế nào?”.
Các yêu cầu khi phân tích hệ thống:
Tiếp cận toàn cục bằng cách khảo sát các vấn đề trên mọi
phương diện và hình thức (khảo sát từ mọi phòng ban tổ chức, từ
mọi cá nhân có mặt, cũng như khảo sát mọi vấn đề xung quanh có
khả năng liên quan đến,…) để có thể hình thành nguồn thông tin
toàn diện đầy đủ về cách làm việc, hoạt động, quản lý, kiểm soát
của hệ thống.
Tiếp cận vấn đề từ cái chung đến cái riêng, từ tổng quát đến
đặc thù, từ trên xuống dưới,… để nhận thức, hiểu và rõ vấn đề một
cách bao quát, chi tiết để đưa ra được vấn đề cần giải quyết và
phương pháp theo những tiêu chuẩn nhất quán.

Hiểu được tính đặc thù, tính trừu tượng của mỗi thành phần
18


trong hệ thống, từ đó có thể đưa ra các công cụ thích hợp phục vụ
trong quá trình phân tích.
Nắm rõ được nhu cầu thực tiễn của người sử dụng cuối cùng
để đưa ra phương án giải quyết ván đề và xây dựng dược hệ thống
tiện lợi, linh hoạt, có khả năng sử dụng cao.
Có 3 phương pháp phân tích thiết kế
1.3.1.1 Phương pháp phân tích cổ điển (phi cấu trúc)
Đặc điểm: Gồm các pha (phase): khảo sát, thiết kế, viết lệnh,
kiểm thử đơn lẻ, liểm thử trong hệ con, kiểm thử trong toàn hệ
thống. Việc hoàn thiện hệ thống được thực hiện theo hướng
“bottom- up” (từ dưới lên) và theo nguyên tắc tiến hành tuần tự từ
pha này tới pha khác.
Nhược điểm: Rối, sửa chữa rất khó khăn phức tạp, không linh
hoạt. Ví dụ trong giai đoạn kiểm thử (test), nếu phát hiện lỗi ở cuối
giai đoạn kiểm thử, lúc đó tùy theo mức độ lỗi có thể buộc phải
sửa chữa hàng loạt modul. Khi một lỗi bị phát hiện khó phân biết
được là lỗi của modul nào trong hàng loạt modul chứa lỗi. Vì thực
hiện theo nguyên tắc tuần tự, xong một pha tiếp tục pha tiếp theo,
lên nếu pha trên có lỗi mà không được phát hiện hay sửa chữa sẽ
dẫn theo pha dưới sẽ có lỗi và lỗi sẽ bị kéo dài theo toàn hệ thống.
Thời gian xây dựng cũng lâu vì còn phụ thuộc vào các bước bên
trên.
1.3.1.2. Phương pháp phân tích bán cấu trúc
Đặc điểm:
Một loạt các bước “bottom-up” như viết lệnh và kiểm thử được
thay thế bằng giai đoạn hoàn thiện “top- down” (từ trên xuống

dưới). Nghĩa là các modun mức cao được viết lệnh và kiểm thử
trước rồi đến các modun chi tiết ở mức thấp hơn.
Pha thiết kế cổ điển được thay thế bằng thiết kế có cấu trúc.
Nhược điểm: người thiết kế và phân tích hầu như rất ít liên lạc
trao đổi với nhau và với người sử dụng, lên dường như phân tích và
thiết kế là 2 công việc tách rời và độc lập với nhau, cũng như có
khả năng đi lệch với mong muốn của người sử dụng.
1.3.1.3. Phương pháp phân tích thiết kế có cấu trúc
Đặc điểm:
Phương pháp này gồm các hoạt động: khảo sát, phân tích,
19


thiết kế, bổ sung, tạo sinh kiểm thử xác nhân, bảo đảm chất lượng,
mô tả thủ tục, biến đổi cơ sở dữ liệu, cài đặt.
Ở phương pháp này không còn được gọi là các “pha” ( pha là
chỉ một khoảng thời gian trong một dự án trong khi đó chỉ một
hoạt động được thực hiện) mà đươc thay bằng hoạt động vì các
hoạt động có thể thực hiện song song nhau. Mỗi hoạt động có thể
cung cấp những thông tin sửa chữa cho một hoạt động hoặc các
hoạt dông trước đó. Các hoạt động bổ trợ cho nhau trong quá trình
hoàn thiện.
Một số phương pháp phân tích thiết kế có cấu trúc:
a. Phương pháp phân tích thiết kế theo hướng chức năng: PTTK dựa

theo yêu cầu chức năng cần có của hệ thống:
•

Phương pháp SADT (Structured Analysis and Design Technique,
1977):

Phương pháp này xuất phát từ Mỹ, ý tưởng cơ bản là phân rã
một hệ thống thành các phân hệ nhỏ và đơn giản. SADT được xây
dựng dựa trên các nguyên lý sau:
Xuất phát từ một mô hình
Phân tích đi xuống: từ tổng thể đến chi tiết
Dùng một mô hình chức năng và một mô hình quan niệm
Thể hiện tính đối ngẫu của hệ thống
Sự dụng các biểu diễn dưới dạng đồ họa
Phối hợp hoạt động của nhóm
Ưu tiên tuyệt đối cho hồ sơ viết
SADT sử dụng các kỳ thuật sau:
Lưu đồ dòng dữ liệu
Từ điển dữ liệu
Ngôn ngữ giả (Anh ngữ có cấu trúc)
Bảng quyết định
Cây quyết định
Nhược điểm: không bao gồm toàn bộ tiến trình phân tích và có
thể dẫn đến tình trạng trùng lặp thông tin trong hệ thống.

•

Phương pháp MERISE (Method pour Rassembler Ies Idees Sán
Effort)
Phương pháp này có nguồn gốc từ Pháp ra đời vào khoảng
cuối thập niên 70, hiện nay được dù nhiều ở Pháp và các nước
20


Châu Âu. Ý tưởng cơ bản của phương pháp này là sau giai đoạn
tiếp cận, điều tra và tổng hợp, phân chia hệ thống thành hai phần:

dữ liệu và xử lý, và chia quá trình phát triển hệ thống thành 3 mức
tiếp cận: quan niệm, logic và vật lý. Với mỗi thành phần và mỗi
mức tiếp cận có một mô hình tương ứng, mỗi mức tiếp cận thường
do một hay một số thành phần trong hệ thống đảm nhận.
Ưu điểm: có cơ sở khoa học vững chắc.
Nhược điểm: cồng kềnh, không thích hợp với việc giải quyết
các dự án nhỏ.
•

Phương pháp MCX (Methode de Xavier castellani):
Phương pháp này có nguồn gốc từ Pháp, do các giáo sư của
học viện tin học xí nghiệp tạo ra. Nó cho phép xây dựng một mô
hình tổng quát cũng như phân hệ của hệ thống thông tin, phân
tích các thành phần dữ liệu và lượng hóa các xử lý cũng như
truyền thông các hệ thống thông tin. Phương pháp này phân hoạch
quá trình phân tích thành các giai đoạn:
Phân tích vĩ mô
Phân tích sơ bộ
Phân tích quan niệm
Phân tích chức năng
Phân tích cấu trúc
Ưu điểm: hữu dụng, thích hợp với việc thực hành.
Nhược điểm; khá rườm rà, phức tạp.

•

Phương pháp GLACSI (Groupe d’Animation et de Liaison pour I’
Analyse et de conception de Systeme d’ Informatin): ra đời vào
năm 1982 ở Pháp nhưng chưa được thử nghiệm nhiều trong thực
tế.

b.

Phương pháp phân tích thiết kế theo hướng đối tượng (Object
Oriented Analysis)
Phương pháp này được hình thành giữa thập niên 80 dựa trên
ý tưởng lập trình hướng đối tượng, Phương pháp này đã phát triển,
hoàn thiện và phổ biến hiện nay.
Phương pháp này: Lấy đối tượng làm trung tâm
Đối tượng= chức năng+ dữ liệu
Hệ thống= tập hợp các đối tượng+ quan hệ giữa các đối tượng
Cách tiếp cận: ánh xạ các thành phần trong bài toán vào các
21


đối tượng ngoài đời thực. Một hệ thống được chia thành các thành
phần nhỏ được gọi là đối tượng, mỗi đối tượng bao gồm đầy đủ cả
các dữ liệu và hành động liên quan đến đối tượng đó.
Phương pháp này sẽ làm trên một số khái niệm cơ bản:
Đối tượng (Object): gồm dữ liệu và thủ tục tác động lên dữ liệu
này.
Lớp (Clas): mô tả một tập các đối tượng có cùng một cấu trúc,
cùng hành vi và có cùng những mối quan hệ với các đối tượng
khác.
Gói ( Package): là một cách tổ chức các thành phần, phần tử
trong hệ thống thành các nhóm. Nhiều gói có thể kết hợp với nhau
trở thành một hệ thống con (subsyetem).
Kế thừa (Heritage): một lớp có thể sử dụng lại các thuộc tính
và phương thức của một hay nhiều lớp khác.
Các nguyên tắc cơ bản trong phương pháp phân tích theo

hướng đối tượng:
Trừu tượng hóa (Abstraction)
Tính bao đóng (Encapsulation)
Tính modul hóa (Modularity)
Tính phân cấp (Hierarchy)
Ưu điểm:
Gần gũi với thực tế.
Tái sử dụng dễ dàng.
Đóng gói, che dấu thông tin làm cho hệ thống có tính tin cậy
cao.
Tính bảo mật thông tin cao.
Tiết kiệm chi phí.
Có tính mở, dễ dàng sửa chữa, hoàn thiện, nâng cấp,…
Phù hợp với hệ thống lớn, phức tạp.
Đây là phương pháp ngày nay được ưu chuộng sử dụng vì có
rất nhiều ưu điểm cũng như giải quyết được các khó khăn khi xây
dựng một hệ thống thông tin; gần gũi với thực tế và mong muốn
của người sử dụng. Chính vì vậy, với đề tài “Phân tích thiết kế
hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Bảo
Hoàng” tôi sẽ chọn phân tích thiết kế theo phương pháp hướng
đối tượng.
22


1.3.2. Các giai đoạn phân tích thiết kế hệ thống thông
tin
Giai đoạn 1: Khảo sát dự án
Đây là bước đầu tiên để có thể phân tích và thiết kế một hệ
thống thông tin. Nhiệm vụ chính của giai đoạn này là tìm hiểu, thu
thập thông tin cần thiết để chuẩn bị cho việc giải quyết các yêu

cầu đặt ra của bài toán. Giai đoạn khảo sát sẽ được chia thành hai
bước:
Bước 1:
Khảo sát toàn bộ: tìm hiểu yếu tố các yếu tố cơ bản (tổ chức,
lĩnh vực, con người, môi trường, văn hóa,..) tạo tiền đề để phát
triển xây dựng HTTT phù hợp với dự án và doanh nghiệp.
Khảo sát chi tiết: khảo sát thu thập thông tin chi tiết của hệ
thống ( chức năng xử lý thông tin, các thông tin, dữ liệu, các thông
tin được phép nhập xuất khỏi hệ thống, các ràng buộc, giao diện,
nghiệp vụ,..) phục vụ cho việc phân tích và thiết kế.
Bước 2: Đưa ra các vấn đề trọng tâm cần được giải quyết như:
Thông tin đưa vào hệ thống như thế nào?
Dữ liệu ở trong hệ thống được hiển thị như thế nào? Dữ liệu
xuất ra như thế nào?
Ràng buộc giữa các đối tượng trong hệ thống cần được xây
dựng như thế nào?
Chức năng và quy trình xử lý thông tin trong hệ thống cần
phải đảm bảo những yêu cầu nào?
Cần sử dụng những giải pháp gì? Tính khả thi cũa từng giải
pháp?
Từ những thông tin thu thập được từ khảo sát và các vấn đề đặt
ra, sẽ chọn lọc ra những yếu tố cần thiết để hình thành lên hệ thống
thông tin quản lý cho doanh nghiệp.
Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống: Xác định các thông tin và
chức năng xử lý của hệ thống:
Xác định yêu cầu của HTTT: các chức năng, nghiệp vụ cần phải
xử lý, đảm bảo tốc độ xử lý và khả năng nâng cấp trong tương lai.
Phân tích và đặc tả mô hình phân cấp chức năng tổng thể
thông qua sơ đồ BFD (Business Flow Diagram), từ mô hình BFD sẽ
tiếp tục xây dựng thành mô hình luồng dữ liệu DFD (Data Flow

23


Diagram) thông qua quá trình phân rã chức năng theo các mức
0,1,2 ở từng ô xử lý.
Phân tích bảng dữ liệu: cần đưa vào hệ thống những bảng dữ
liệu (data table) gồm các trường dữ liệu ( data field) nào? Xác định
khóa chính (primary key), khóa ngoại (foreign key) cũng như mối
quan hệ giữa các bảng dữ liệu (relationship) và ràng buộc
(constraint) dữ liệu cần thiết.
Giai đoạn 3: Thiết kế hệ thống: Thông tin thu thập được từ
khảo sát và phân tích hệ thống, sẽ được các chuyên gia chuyển
hóa vào phần mềm, công cụ chuyên dụng để đặc tả thiết kế hệ
thống chi tiết. Giai đoạn này được chia thành hai bước:
Bước 1: Thiết kế tổng thể
Trên cơ sở các bảng dữ liệu, đã phân tích và đặc tả sẽ được
thiết kế dưới dạng mô hình mức ý niệm bằng phần mềm chuyên
dụng như Sybase PowerDesigner, CA Erwin Data Modelerr. Bằng
mô hình mức ý niệm sẽ có cái nhìn tổng quát nhất về mối quan hệ
giữa các đối tượng trước khi chuyển thành mô hình mức vật lý.
Bước 2: Thiết kế chi tiết:
Thiết kế cơ sở dữ liệu (Database)
Thiết kế truy vấn, thủ tục, hàm
Thiết kế giao diện
Thiết kế chức năng chương trình đảm bảo tính logic trong quá
trình nhập và xử lý dữ liệu
Thiết kế báo cáo
Thiết kế kiểm soát
Tóm lại, việc thiết kế hệ thống là việc áp dụng các công cụ,
phương pháp, thủ tục để tạo ra mô hình hệ thống cần sử dụng.

Sản phẩm cuối cùng của giai đoạn thiết kế là đặc tả hệ thống ở
dạng nó tồn tại thực tế, sao cho có thể dễ dàng chuyển thành
chương trình và cấu trúc hệ thống.
Giai đoạn 4: Thực hiện: Nhằm xây dựng hệ thống theo các
thiết kế đã xác định:
Lựa chọn hệ quản trị CSDL (SQL Server. MySQL,..)
Lựa chọn công cụ lập trình để xây dựng các module chương
trình của hệ thống (Microsolf Visual Studio, PHP Designer,..)
Lựa chọn công cụ để xây dựng giao diện hệ thống
24


(DevExpress, Dot Net Bar,..)
Giai đoạn 5: Kiểm thử
Lựa chọn công cụ kiểm thử.
Kiểm chứng các module chức năng của hệ thống thông tin,
chuyển các thiết kế thành các chương trình (phần mềm).
Thử nghiệm hệ thống thông tin.
Khắc phục các lỗi.
Viết test care theo yêu cầu.
Kết quả cuối cùng là một hệ thống thông tin theo yêu cầu và
mục tiêu đã đặt ra.
Giai đoạn 6: Triển khai và bảo trì:
Lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống.
Cài dặt phần mềm.
Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới.
Phát hiện sai sót, khuyết điểm của hệ thống.
Đào tạo và hướng dẫn sử dụng.
Cải tiến và chỉnh sửa hệ thống thông tin.
Bảo hành.

Nâng cấp khi cần thiết.
1.3.3 Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin với UML
UML (Unified Modeling Language): ngôn ngữ mô hình hóa
thống nhất: là một ngôn ngữ mô hình gồm các ký hiệu đồ họa mà
các phương pháp hướng đối tượng sử dụng để thiết kế các hệ
thống thông tin một cách nhanh chóng.
UML tổ chức một mô hình thành một loạt các hướng nhìn,thể
hiện các khía cạnh khác nhau của hệ thống. Khi kết hợp tất cả các
hướng nhìn với nhau thành một thể, chúng ta mới có thể nhìn trọn
vẹn được hệ thống.
Các mô hình được sử dụng bao gồm mô hình đối tượng (mô
hình tĩnh và mô hình động).
UML sử dụng một hệ thống ký hiệu thống nhất biểu diễn các
phần tử mô hình (model elements). Tập hợp các phần tử mô hình
tạo thành các sơ đồ UML (UML Diagrams). Có các loại sơ đồ UML
chủ yếu sau:
+ Sơ đồ lớp (Class Diagram)
+ sơ đồ đối tượng (Object Diagram)
25