84 xây DỰNG PHẦN mềm kế TOÁN DOANH THU bán HÀNG
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.41 MB, 103 trang )
BỘ TÀI CHÍNH
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
---------------------
SINH VIÊN: LÊ THỊ THÙY LINH
LỚP: CQ52/41.03
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
Đề tài:
XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI QUỐC TẾ 360 ĐỘ LOGISTICS
Chuyên ngành
: TIN HỌC TÀI CHÍNH KẾ TOÁN
Mã số
: CQ52/41.03
Giảng viên hướng dẫn : ThS. HOÀNG HẢI XANH
Hà Nội - 2018
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của em.
Các số liệu, kết quả nêu trong đồ án tốt nghiệp là trung thực, xuất phát
từ tình hình thực tế của đơn vị em thực tập.
Tác giả đồ án
Lê Thị Thùy Linh
SV: Lê Thị Thùy Linh
1
Lớp:CQ52/41.03
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
LỜI CẢM ƠN
Trong suốt quá trình học tập và rèn luyện tại trường Học viện Tài
Chính, ngoài việc nỗ lực, cố gắng của bản thân, em còn may mắn được các
thầy giáo, cô giáo trong trường, đặc biệt là các thầy các cô trong khoa Hệ
thống Thông tin Kinh tế đã tận tình giảng dạy, trang bị cho chúng em những
kiến thức quý báu, những kinh nghiệm nghề nghiệp bổ ích làm hành trang
vững chắc để bước vào cuộc sống mới sau tốt nghiệp. Được sự dìu dắt, hướng
dẫn của thầy cô trong từng bước đi, em thấy mình đang dần trưởng thành hơn.
Em sẽ luôn ghi nhớ công ơn của các thầy các cô – những người lái đò tận tình
nhất đưa chúng em tới chân trời tri thức.
Trong quá trình nghiên cứu và hoàn thành đồ án “Xây dựng phần
mềm kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty Cổ phần vận tải quốc tế
360 Độ Logistics”, em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của rất nhiều
người. Trước hết, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Hoàng Haỉ Xanh đã
tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt thời gian qua để hoàn thành đồ án
tốt nghiệp trong thời gian thực tập này, nếu không có sự giúp đỡ nhiệt tình của
thầy em sẽ không thể hoàn thành được đồ án này.
Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô giáo trong toàn Học viện,
và đặc biệt là các thầy cô giáo trong Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế đã có
những bài giảng bổ ích và sự giảng dạy nhiệt tình trong suốt thời gian em theo
học tại trường để em có thể vận dụng tốt kiền thức chuyên môn hoàn thành tốt
đồ án tốt nghiệp và một con đường nghề nghiệp vững chắc hơn trong tương
lai.
Cuối cùng, em xin được chân thành cảm ơn ban lãnh đạo và các anh chị
trong đơn vị thực tập, đặc biệt là các anh chị thuộc Phòng Tài Chính - Kế
SV: Lê Thị Thùy Linh
2
Lớp:CQ52/41.03
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
Toán Công ty Cổ phần vận tải quốc tế 360 Độ Logistics đã tạo điều kiện cho
em được thực tập và hướng dẫn em trong thời gian thực tập tại công ty.
Đồ án không tránh khỏi những hạn chế nhất định, em mong muốn tiếp
tục nhận được những ý kiến đóng góp của quý thầy cô và bạn bè.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 21 tháng 5 năm 2018
Sinh viên
Lê Thị Thùy Linh
SV: Lê Thị Thùy Linh
3
Lớp:CQ52/41.03
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN..............................................................................................i
LỜI CẢM ƠN...................................................................................................ii
MỤC LỤC........................................................................................................iv
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT..........................................................................vii
DANH MỤC BẢNG BIỂU...........................................................................viii
DANH MỤC HÌNH VẼ...................................................................................ix
LỜI MỞ ĐẦU...................................................................................................1
CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐỂ XÂY DỰNG PHỀM MỀM KẾ TOÁN
DOANH THU BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP................................4
1.1. Cơ sở thực tiễn để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp.....4
1.1.1. Khái niệm, đặc điểm và các thành phần của phần mềm kế toán trong
doanh nghiệp................................................................................................4
1.1.2. Sự cần thiết phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp....8
1.1.3. Quy trình xây dựng phần mềm kế toán.............................................9
1.1.4. Các công cụ để tin học hóa một phần mềm kế toán trong doanh
nghiệp ......................................................................................................16
1.2. Lý luận chung về kế toán doanh thu bán hàng trong doanh nghiệp
thương mại...................................................................................................21
1.2.1.
Một số khái niệm liên quan đến kế toán doanh thu bán hàng...........21
1.2.2. Những lưu ý khi hạch toán doanh thu.............................................23
1.2.3. Các tài khoản kế toán sử dụng........................................................25
1.2.4. Các chứng từ kế toán sử dụng.........................................................26
1.2.5. Các phương thức bán hàng.............................................................26
1.2.6.
Quy trình hạch toán kế toán doanh thu bán hàng.............................28
SV: Lê Thị Thùy Linh
4
Lớp:CQ52/41.03
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN DOANH
THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI QUỐC TẾ 360 ĐỘ
LOGISTICS....................................................................................................35
2.1. Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ Phần vận tải quốc tế 360 Độ Logistics
.........................................................................................................................35
2.1.1.
Giới thiệu khái quát về công ty.......................................................35
2.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty.......................................................37
2.2. Thực trạng HTTT kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty................39
2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty...............................................39
2.2.2. Hình thức sổ kế toán......................................................................44
2.2.3. Hệ thống tài khoản sử dụng............................................................45
2.2.4. Hệ thống chứng từ sử dụng............................................................46
2.2.5. Hệ thống báo cáo...........................................................................46
2.2.6. Quy trình hạch toán kế toán............................................................47
2.2.7. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin tại doanh nghiệp..............49
2.3. Đánh giá thực trạng công tác kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty
Cổ phần vận tải quốc tế 360 Độ Logistics và giải pháp khắc phục.............49
2.3.1. Về tổ chức bộ máy kế toán, cơ sở vật chất, con người.....................49
2.3.2. Các chứng từ sử dụng.....................................................................50
2.3.3. Tài khoản sử dụng..........................................................................51
2.3.4. Tổ chức bộ sổ kế toán....................................................................51
2.3.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán...................................................52
2.3.6. Quy trình hạch toán kế toán............................................................52
2.3.7. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin.........................................53
CHƯƠNG 3 XÂY DỰNG HỆ THỐNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH
THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI QUỐC TẾ 360 ĐỘ
LOGISTICS....................................................................................................55
SV: Lê Thị Thùy Linh
5
Lớp:CQ52/41.03
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
3.1. Phân tích hệ thống..............................................................................55
3.1.1.
Xác định mục tiêu của hệ thống......................................................55
3.1.2. Xác định yêu cầu và mô tả bài toán.................................................56
3.2Phân tích hệ thống về chức năng.............................................................59
3.2.1Mô hình nghiệp vụ bài toán.................................................................59
3.2.2Ma trận thực thể - chức năng...............................................................63
3.2.3Phân tích mô hình khái niệm - logic.....................................................65
3.2.4 Mô hình thực thể liên kết – Mô hình E/R............................................70
3.3Thiết kế mô hình vật lý...........................................................................77
3.3.1Thiết kế mô hình logic.........................................................................77
3.3.2Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý.................................................................81
3.3.3Xác định luồng hệ thống.....................................................................89
3.4.Xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty cổ phần
vận tải quốc tế Độ Logistics.........................................................................94
3.4.1Hệ thống giao diện tương tác của hệ thống...........................................94
3.4.2 Thiết kế các giao diện.........................................................................95
SV: Lê Thị Thùy Linh
6
Lớp:CQ52/41.03
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Kí hiệu viết tắt
CKTM
CKTT
CT
DMHH
DMKH
DMKho
GTGT
HDHH
HTTT
HBTL
HTTT
QĐ
TK
VND
SV: Lê Thị Thùy Linh
Tên đầy đủ
Chiết khấu thương mại
Chiết khấu thanh toán
Chi tiết
Danh mục hàng hóa
Danh mục khách hàng
Danh mục kho
Giá trị gia tăng
Hóa đơn hàng hóa
Hệ thống thông tin
Hàng bán trả lại
Hệ thống thông tin
Quyết định
Tài khoản
Việt Nam đồng
7
Lớp:CQ52/41.03
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 3.1: Ma trận thực thể chức năng
Bảng 3.2: Bảng từ điển dữ liệu
Bảng 3.3: Bảng cơ sở vật lý danh mục tài khoản
Bảng 3.4: Bảng cơ sở vật lý danh mục khách hàng
Bảng 3.5: Bảng cơ sở vật lý danh mục hàng hóa
Bảng 3.6: Bảng cơ sở vật lý danh mục kho
Bảng 3.7: Bảng cơ sở vật lý phiếu nhập
Bảng 3.8: Bảng cơ sở vật lý phiếu xuất
Bảng 3.9: Bảng cơ sở vật lý danh mục chi tiết phiếu nhập
Bảng 3.10: Bảng cơ sở vật lý chi tiết phiếu xuất
Bảng 3.11: Bảng cơ sở vật lý hóa đơn hàng hóa
Bảng 3.12: Bảng cơ sở vật lý chi tiết hóa đơn
Bảng 3.13: Bảng cơ sở vật lý chiết khấu thương mại
Bảng 3.14: Bảng cơ sở vật lý chiết khấu thanh toán
Bảng 3.15: Bảng cơ sở vật lý giảm giá
Bảng 3.16: Bảng cơ sở vật lý chi tiết giảm giá
SV: Lê Thị Thùy Linh
8
Lớp:CQ52/41.03
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
DANH MỤC HÌNH VẼ
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức tại Công ty Cổ phần vận tải quốc tế 360 Độ
logistics
Hình 2.2: Cơ cấu bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần vận tải quốc tế 360 Độ
logistics
Hình 3.1: Sơ đồ ngữ cảnh
Hình 3.2: Biểu đồ phân cấp chức năng
Hình 3.3: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0
Hình 3.4: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 – Tiến trình “Cập nhật thông tin tiền
xử lý”
Hình 3.5: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 – Tiến trình “Hạch toán tăng doanh
thu”
Hình 3.6: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 – Tiến trình “Hạch toán giảm doanh
thu”
Hình 3.7: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 – Tiến trình “Lập báo cáo”
Hình 3.8: Mô hình dữ liệu E-R
Hình 3.9: Mô hình dữ liệu quan hệ
Hình 3.10: Luồng hệ thống cho biểu đồ dữ liệu mức 1 “Cập nhật thông tin
tiền xử lý”
Hình 3.11: Luồng hệ thống cho biểu đồ dữ liệu mức 1 “Hạch toán tăng doanh
thu”
Hình 3.12: Luồng hệ thống cho biểu đồ dữ liệu mức 1 “Hạch toán giảm doanh
thu”
Hình 3.13: Luồng hệ thống cho biểu đồ dữ liệu mức 1 “Lập báo cáo”
SV: Lê Thị Thùy Linh
9
Lớp:CQ52/41.03
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
LỜI MỞ ĐẦU
I.
Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu
Quản lý doanh thu bán hàng là hoạt động không thể thiếu trong quá
trình xây dựng hệ thống thông tin doanh nghiệp, nó làm cho công tác kế toán
và công tác quản lý của doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, luồng thông tin
được xử lý một cách nhanh chóng, chính các, kịp thời, giảm bớt được thời
gian và tiền bạc. Việc xây dựng đúng và chính xác hệ thống quản lý doanh thu
bán hàng còn giúp cho doanh nghiệp nhanh chóng đánh giá được tình hình
hoạt động kinh doanh từ đó có thể kịp thời đưa ra các quyết định đúng đắn
tránh được các rủi ro không đáng có.
Qua việc khảo sát hoạt động sản xuất, kinh doanh tại Công ty Cổ phần vận tải
quốc tế 360 Độ Logistics, em nhận thấy Công ty Cổ phần vận tải quốc tế 360
Độ logistics là doanh nghiệp trong hoạt động trong lĩnh vực vận tải nội địa và
quốc tế. Các sản phẩm dịch vụ của công ty khá đa dạng và phong phú: nội
địa, hàng không, đường biển và môi giới hải quan,... việc quản lý các mặt
hàng và doanh thu có ảnh hưởng rất lớn đến kết quả kinh doanh của công ty.
Hệ thống quản lý bán hàng ở công ty mặc dù đã được tin học hóa, nhưng do
khối lượng hàng hóa lớn, mẫu mã nhiều, số lượng bán ra hàng ngày tương đối
nhiều đòi hỏi cần có một phần mềm tin học có khả năng quản lý một cách
chính xác, thống nhất, cung cấp báo cáo, thông tin một cách kịp thời cho
những người sử dụng và quản trị hệ thống.
Xuất phát từ thực trạng quản lý doanh thu bán hàng tại Công ty Cổ
phần vận tải quốc tế 360 Độ Logistics nên em đã lựa chọn đề tài: “Xây dựng
phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty Cổ phần vận tải quốc tế
360 Độ Logistics “làm đề tài tốt nghiệp.
SV: Lê Thị Thùy Linh
1
Lớp:CQ52/41.03
Đồ án tốt nghiệp
II.
Học viện Tài chính
Mục tiêu
- Nắm chắc được các nghiệp vụ kế toán, các chứng từ, sổ sách, báo cáo
về công tác kế toán bán hàng.
- Cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, nhanh chóng,
phục vụ tốt quá trình quản lý hàng hóa, phục vụ tốt cho bộ phận bán
hàng.
- Tận dụng tối đa các nguồn tài nguyên tại công ty: Hệ thống máy tính tại
công ty, con người trong hệ thống kế toán.
- Giúp công ty nâng cao doanh thu, tiết kiệm chi phí nhờ giảm bớt đội
ngũ nhân công, giảm thiểu sai sót có thể xảy ra trong quá trình quản lý
III.
nguyên liệu, vật liệu.
Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là tập trung vào công tác kế toán bán
hàng tại Công ty Cổ phần vận tải quốc tế 360 Độ Logistics
Phạm vi nghiên cứu
Trong kế toán bán hàng có ba mảng: Kế toán tổng hợp doanh thu bán
hàng, kế toán tổng hợp chí phí bán hàng, kế toán tập hợp xác định kết quả
kinh doanh. Do quá trình tham gia thực tập tại công ty tương đối ngắn nên em
gói gọn nghiên cứu đề tài trong phạm vi kế toán doanh thu bán hàng.
Hệ thống được xây dựng dựa trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server
2014 và ngôn ngữ lập trình mã nguồn mở C#.Net.
IV.
Phương pháp nghiên cứu
Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
Phương pháp thu thập thông tin: Thu thập các thông tin của công ty
bằng các phương pháp phỏng vấn, điều tra, ghi chép, quan sát và hỏi ý kiến
chuyên gia.
Phương pháp tập hợp: Tập hợp các chứng từ, sổ sách liên quan đến
công tác kế toán phải thu khách hàng.
SV: Lê Thị Thùy Linh
2
Lớp:CQ52/41.03
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
Phương pháp so sánh đối chiếu: So sánh giữa lý thuyết được học và
thực tế tại công ty.
Phương pháp phân tích thiết kế: Từ các nghiệp vụ kế toán của công ty,
tiến hành phân tích và thiết kế để xây dựng phần mềm phù hợp.
Các phương pháp phân tích khác: phân tích từ trên xuống, phân tích từ
dưới lên, kết hợp phân tích từ trên xuống và từ dưới lên.
V.
Kết cấu đồ án
Đề tài: “Xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty Cổ
phần vận tải quốc tế 360 Độ Logistics”
Đồ án ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, phụ
lục đồ án gồm có 3 chương:
Chương I: Cơ sở lý luận để xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán
hàng trong doanh nghiệp
Chương II: Thực trạng hệ thống thông tin kế toán doanh thu bán hàng
tại Công ty Cổ phần vận tải quốc tế 360 Độ Logistics
Chương III: Xây dựng hệ thống phần mềm kế toán doanh thu bán hàng
tại Công ty Cổ phần vận tải quốc tế 360 Độ Logistics
SV: Lê Thị Thùy Linh
3
Lớp:CQ52/41.03
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐỂ XÂY DỰNG PHỀM MỀM KẾ TOÁN DOANH
THU BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. Cơ sở thực tiễn để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
1.1.1. Khái niệm, đặc điểm và các thành phần của phần mềm kế toán trong
doanh nghiệp
1.1.1.1. Khái niệm phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
Phần mềm kế toán: là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự
động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng
từ gốc, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng từ, sổ sách theo quy
trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo
cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác.
Điều kiện áp dụng phần mềm kế toán:
- Đảm bảo điều kiện kỹ thuật:
Lựa chọn phần mềm phù hợp với hoạt động của đơn vị, trang bị hệ
thống thiết bị về tin học phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý, trình độ tin
học của cán bộ quản lý, đội ngũ nhân viên kế toán.
Tổ chức trang bị và sử dụng các thiết bị lưu trữ an toàn cho hệ thống,
bố trí và vận hành theo đúng yêu cầu kỹ thuật.
- Đảm bảo điều kiện về con người và tổ chức bộ máy kế toán
Lựa chọn, tổ chức đào tạo cán bộ kế toán có đủ trình độ chuyên môn
nghiệp vụ kế toán và tin học.
Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các khâu công việc.
Quy định rõ trách nhiệm, yêu cầu bảo mật dữ liệu trên máy tính, chức
năng, nhiệm vụ của từng người sử dụng trong hệ thống, ban hành quy chế
SV: Lê Thị Thùy Linh
4
Lớp:CQ52/41.03
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
quản lý dữ liệu, quy định chức năng, quyền hạn của từng nhân viên, quy định
danh mục thông tin không được phép lưu chuyển.
- Đảm bảo tính thống nhất trong công tác kế toán
Đối với các đơn vị dự toán cấp trên phải lập báo cáo tài chính tổng hợp
thì cần chỉ đạo cho các đơn vị dự toán cấp dưới sử dụng phần mềm kế toán
sao cho thuận tiện trong việc kết nối thông tin, số liệu báo cáo.
1.1.1.2. Đặc điểm của phần mềm kế toán
- Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc
kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi
tính.
- Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn
hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định. Phần mềm kế
toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy
đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
- Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán
được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế
toán đó nhưng không bắt buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
Hoạt động của phần mềm kế toán được chia làm 4 giai đoạn:
- Giai đoạn 1: Nhận dữ liệu vào
Trong giai đoạn này người dùng phải tự phân loại các chứng từ phát
sinh trong quá trình hoạt động kinh tế sau đó nhập bằng tay vào hệ thống theo
cách phân loại của từng phần mềm cụ thể.
Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào cơ
sở
dữ liệu trong máy tính dưới dạng một hoặc nhiều file vật lý.
- Giai đoạn 2: Xử lý
Giai đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thông tin, tính toán các
thông tin tài chính kế toán dựa trên thông tin của các chứng từ đã nhập trong
SV: Lê Thị Thùy Linh
5
Lớp:CQ52/41.03
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
giai đoạn 1 để làm căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê trong công đoạn
sau.
- Giai đoạn 3: Lưu trữ dữ liệu
Sau khi thực hiện giai đoạn 2, các dữ liệu đã được xử lý sẽ được lưu trữ
để khi cần thì truy xuất thông tin ra.
- Giai đoạn 4: Kết xuất dữ liệu đầu ra
Trong giai đoạn này sau khi người sử dụng quyết định ghi thông tin
chứng từ đã nhập vào nhật ký (đưa chứng từ vào hạch toán), phần mềm sẽ
tiến hành trích lọc các thông tin cốt lõi trên chứng từ để xuất ra các nhật ký,
sổ chi tiết liên quan, đồng thời ghi các bút toán hạch toán lên sổ cái.
Căn cứ trên kết quả tổ chức lưu trữ, tìm kiếm thông tin và tính toán số
liệu tài chính, quản trị trong giai đoạn 2, phần mềm tiến hành kết xuất báo cáo
tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê phân tích,... để in ra máy
in hoặc lưu giữ ra dưới dạng tệp để phục vụ cho mục đích phân tích thống kê
khác hay kết nối với các hệ thống phần mềm khác.
Tùy thuộc nhu cầu của người sử dụng và khả năng của từng phần mềm
kế toán cụ thể mà người sử dụng có thể thêm bớt, tùy biến các báo cáo, phân
tích phục vụ nhu cầu quản trị.
Như vậy nhìn vào mô hình hoạt động trên cho thấy các chứng từ mặc
dù có thể được nhập vào hệ thống nhưng có được đưa vào hạch toán hay
không hoàn toàn là do con người quyết định. Điều này dường như đã mô
phỏng lại được khá sát với quy trình ghi chép kế toán thủ công.
Một số đặc trưng cơ bản của phần mềm kế toán:
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc
kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi
tính.
SV: Lê Thị Thùy Linh
6
Lớp:CQ52/41.03
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn
hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định. Phần mềm kế
toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy
đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán
được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế
toán đó nhưng không bắt buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
Phần mềm kế toán được hình thành từ thông tin kết hợp với phương
pháp xử lý thông tin dưới sự hỗ trợ của phương tiện là máy tính và con người.
Các thành phần của phần mềm kế toán bao gồm:
Phần cứng: bao gồm các thiết bị tin học như máy tính, máy in…
Phần mềm
Các thủ tục
Cơ sở dữ liệu
Con người
1.1.1.3. Các thành phần của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp:
- Cơ sở dữ liệu (Database): Cung cấp cấu trúc để lưu trữ dữ liệu. Một
CSDL chứa các Table, View và các mối quan hệ giữa các bảng.
- Menu: Được thiết kế hợp lý sẽ giúp cho người dùng nhanh chóng biết
cách sử dụng và thao tác chương trình thuận tiện hơn.
- Form: Dùng để chứa các đối tượng khác trong một lớp ứng dụng nào
đó. Mỗi Form khi thực hiện sẽ tạo một màn hình giao diện cho người
dùng. Các Form của một PMKT được chia thành:
Form nhập dữ liệu
Form để thực hiện các thao tác xem, sửa, xóa
Form để in báo cáo
- Report: Chứa các thông tin được kết xuất từ các bảng CSDL, bảng
trung gian và được hiển thị ra máy in, màn hình tùy theo yêu cầu
người dùng.
- Query (truy vấn): Là một công cụ tìm kiếm thông tin nhanh từ các
bảng dữ liệu.
SV: Lê Thị Thùy Linh
7
Lớp:CQ52/41.03
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
1.1.2. Sự cần thiết phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
Kế toán là bộ phận duy trì và phát triển các mối liên kết trong doanh
nghiệp, điều tiết các hoạt động kinh doanh. Mọi bộ phận trong doanh nghiệp
đều liên quan đến kế toán, từ khâu kinh doanh đến hành chính nhân sự.
Kế toán còn là bộ phận chịu trách nhiệm quản lý các khoản thu – chi dựa
trên việc lập các kế hoạch, sổ sách báo cáo hàng ngày. Đồng thời cung cấp
thông tin, là cơ sở để người quản lý đưa ra những quyết định phù hợp với
chiến lược kinh doanh. Do đó, nếu thông tin mà kế toán đưa ra không chính
xác, bị sai lệch thì sẽ dẫn tới việc hoạch định kinh doanh của nhà quản lý sẽ
không phù hợp, thậm chí gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới việc kinh doanh
của doanh nghiệp. Nếu như trước đây, kế toán tốn rất nhiều thời gian để hoàn
thành công việc và thường xảy ra sai sót trong quá trình thực hiện, thì nay với
sự hỗ trợ của phần mềm kế toán thì người sử dụng có thể giảm tối đa thời gian
lãng phí vào việc chỉnh sửa dữ liệu, sổ sách, báo cáo từ vài ngày xuống chỉ
còn vài phút.
Mặt khác, công tác kế toán thủ công đòi hỏi cần nhiều nhân sự làm kế
toán. Trong khi phần mềm kế toán do tự động hóa hoàn toàn các công đoạn
lưu trữ, tính toán, tìm kiếm và kết xuất báo cáo nên tiết kiệm được nhân sự và
thời gian, chính điều này đã góp phần tiết kiệm chi phí đáng kể cho doanh
nghiệp.
So với việc dùng nhiều nhân sự để ghi chép hạch toán hàng ngày, phần
mềm kế toán có thể:
- Sản xuất tài liệu tự động nhanh chóng và chính xác hoá đơn, ghi chú tín
dụng, đơn đặt hàng, báo cáo in ấn và các tài liệu biên chế đều được thực hiện
tự động.
SV: Lê Thị Thùy Linh
8
Lớp:CQ52/41.03
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
- Độ chính xác cao: Các chương trình kế toán có độ chính xác rất cao và
hiếm khi gây ra lỗi. Sai sót duy nhất doanh nghiệp có thể gặp phải là do nhập
dữ liệu và thông tin sai lệch từ ban đầu.
- Update thông tin các hồ sơ kế toán được tự động cập nhật và số dư tài
khoản sẽ luôn luôn được cập nhật kịp thời.
- Việc cập nhật về chế độ kế toán hiện hành kịp thời cho doanh nghiệp
Vì vậy, việc phát triển một phần mềm kế toán trong doanh nghiệp là thực
sự cần thiết: giúp tiết kiệm thời gian, cung cấp thông tin nhanh chóng kịp
thời, phân tích, tổng hợp tình hình tài chính một cách chính xác, đưa ra những
rủi ro tiềm ẩn cho nhà quản lý, tiết kiệm chi phí, tối ưu quy trình quản lý
doanh nghiệp, từ đó giúp nhà quản lý đưa ra quyết định chiến lược kinh doanh
nhanh chóng, chính xác.
1.1.3. Quy trình xây dựng phần mềm kế toán
Giai đoạn 1: Khảo sát hiện trạng và lập kế hoạch
Khảo sát hệ thống là bước khởi đầu của tiến trình xây dựng phần mềm
kế toán, là tìm hiểu yêu cầu nghiệp vụ và nhu cầu phát phần mềm, trên cơ sở
đó hình thành nên kế hoạch xây dựng phần mềm kế toán. Đây là giai đoạn
nhà phát triển khảo sát hệ thống để lập kế hoạch xây dựng hay phát triển một
phần mềm kế toán. Trên cơ sở đó, nhà phát triển xây dựng một kế hoạch thực
hiện dự án bao gồm mục tiêu, yêu cầu, phạm vi và các hạn chế của dự án,
đồng thời đưa ra các đánh giá về tính khả thi của dự án.
Mục tiêu của giai đoạn này tập trung giải quyết các vấn đề sau:
Tìm hiểu nghiệp vụ, chuyên môn, môi trường hoạt động chi phối đến
quá trình xử lý thông tin.
Tìm hiểu các chức năng nhiệm vụ mục tiêu cần đạt được của hệ thống.
Định ra giải pháp phân tích, thiết kế sơ bộ và xem xét tính khả thi của
chúng.
SV: Lê Thị Thùy Linh
9
Lớp:CQ52/41.03
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
Trên cơ sở các thông tin khảo sát được, người thiết kế phải đánh giá,
xác định được yêu cầu, quy tắc ràng buộc của phần mềm mình xây
dựng sẽ đạt được và lập ra kế hoạch thực hiện cụ thể.
Nội dung khảo sát bao gồm:
Tìm hiểu môi trường xã hội, kinh tế và kỹ thuật của hệ thống.
Nghiên cứu cơ cấu tổ chức của hệ thống.
Xác định các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị trong hệ
thống hiện thời.
Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, chứng từ, quy định, sổ sách,…
Thu thập các quy tắc quản lý bao gồm văn bản luật, các quy định,… chi
phối đến quá trình xử lý thông tin.
Nghiên cứu các chu trình lưu chuyển và xử lý thông tin của hệ thống.
Thống kê các phương tiện, công cụ được sử dụng trong hệ thống.
Thu thập và nghiên cứu các yêu cầu về thông tin, quy tắc xử lý nghiệp
vụ, yêu cầu của người dùng, các đánh giá về hệ thống, các nguyện vọng
và kế hoạch phát triển.
Đánh giá hiện trạng và đề ra các giải pháp thực hiện sơ bộ.
Phương pháp khảo sát. Hình thức tiến hành:
Tìm hiểu tài liệu: thu thập, tìm hiểu, tổng hợp các thông tin từ các tài
liệu, sổ sách được sử dụng trong hoạt động chuyên môn nghiệp vụ của
hệ thống cũ.
Quan sát và theo dõi: để rút ra các kết luận có tính thuyết phục và khoa
học.
Phỏng vấn: thường được tiến hành đối với các cá nhân tham gia hoạt
động trong hệ thống cũng như các cá nhân có liên quan tới hệ thống.
Phiếu điều tra.
Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống
Nội dung của bước là đi sâu vào tìm hiểu chi tiết, bản chất của phần
mềm cần xây dựng. Trên cơ sở các thông tin từ bước khảo sát, người phát
SV: Lê Thị Thùy Linh
10
Lớp:CQ52/41.03
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
triển tiến hành xây dựng mô hình hệ thống và đề ra các giải pháp thiết kế sơ
bộ. Các bước phân tích bao gồm:
- Xác định các dữ liệu nghiệp vụ của hệ thống cần lưu trữ và xử lý như
chứng từ, sổ sách, báo cáo…
- Xác định các chức năng, nhiệm vụ của hệ thống.
- Xác định quy trình nghiệp vụ hoạt động của hệ thống.
- Xác định các dữ liệu và chức năng hoạt động trong tương lai của
-
-
-
nghiệp vụ hoạt động của hệ thống.
Các ràng buộc quan hệ giữa hệ thống về môi trường.
Xây dựng mô hình diễn tả hệ thống về chức năng:
Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống
Biểu đồ phân cấp chức năng
Biểu đồ luồng dữ liệu
Ma trận thực thể chức năng
Tài liệu đặc tả chức năng
Xây dựng mô hinh diễn tả hệ thống về dữ liệu:
Mô hình thực thể liên kết
Mô hình dữ liệu quan hệ
Xây dựng mô hình về các ràng buộc và mối quan hệ của HTTT mới cần
phát triển với môi trường
- Phác họa giải pháp thiết kế bằng cách lựa chọn và mô tả chung một giải
pháp thiết kế thích hợp.
- Sau khi xác định đầy đủ các yêu cầu về hệ thống, tiến hành lập tài liệu
phân tích hệ thống.
Giai đoạn 3: Thiết kế hệ thống
Thiết kế hệ thống chính là quá trình tìm ra các giải pháp công nghệ thông
tin để đáp ứng các yêu cầu đặt ra ở trên. Dựa trên các kết quả phân tích, người
phát triển tiến hành thiết kế hệ thống, trong đó xác định cấu trúc và cách thức
làm việc của hệ thống để đáp ứng các yêu cầu về nghiệp vụ, các yêu cầu của
người dùng. Thiết kế hệ thống bao gồm các công việc sau:
Thiết kế kiến trúc hệ thống.
- Mục tiêu của giai đoạn này là đi xây dựng sơ đồ kiến trúc hệ thống,
đây là sơ đồ phân cấp có dạng hình cây hoặc dạng đồ thị có các đỉnh ở nhiều
SV: Lê Thị Thùy Linh
11
Lớp:CQ52/41.03
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
mức khác nhau bao gồm các modul lồng nhau, trong đó mỗi đỉnh của sơ đồ là
một hệ thống con.
- Nhằm xác định kiến trúc hệ thống (SA – Systems Architecture), trong
đó bao gồm các hệ thống con, các hệ thống con có mối liên hệ với nhau.
- Mỗi hệ thống con được chia thành hai phần: phần thực hiện thủ công
và phần thực hiện bằng máy tính.
- SA là hình ảnh logic về hệ thống cần xây dựng có hướng tới các kĩ
thuật thực hiện.
- Sơ đồ SA thường được biểu diễn dưới dạng các đồ thị có hướng, trong
đó mỗi đỉnh của đồ thị là một hệ con, mỗi cung mô tả việc trao đổi thông tin
hoặc lời gọi của hệ con này tới hệ con kia.
Thiết kế CSDL hệ thống:
Thiết kế CSDL là quá trình chuyển các đặc tả dữ liệu logic thành đặc tả
dữ liệu vật lý để lưu dữ liệu, nghĩa là quá trình chuyển mô hình quan hệ thành
lược đồ dữ liệu vật lý. Việc thiết kế CSDL dựa trên mô hình quan hệ và phụ
thuộc vào cấu trúc dữ liệu lưu giữ thực sự trên bộ nhớ ngoài máy tính. Nội
dung của bước này bao gồm:
- Phi chuẩn hóa lược đồ CSDL quan hệ:
Bổ sung các trường thuộc tính phụ thuộc cho mỗi quan hệ trong lược
đồ CSDL quan hệ.
Gộp các quan hệ có liên kết 1:1 với nhau thành một quan hệ nếu thấy
cần thiết.
Gộp các quan hệ có liên kết 1: N với nhau thành một quan hệ nếu
thấy cần thiết.
- Thiết kế trường: Trường là một thuộc tính của một bảng trong mô hình
quan hệ, mỗi trường được đặc trưng bởi tên, kiểu, miền giá trị… Các bước
thiết kế trường:
Chọn kiểu dữ liệu
Xác định trường tính toán
Xác định trường làm khóa chính và định dạng giá trị cho trường khóa
chính
SV: Lê Thị Thùy Linh
12
Lớp:CQ52/41.03
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
Xác định tính toàn vẹn dữ liệu: Mục đích là để đảm bảo các giá trị
được nhập vào tương ứng là đúng đắn ( Chọn giá trị ngầm định, Xác
định khuôn dạng dữ liệu, Xác định các giới hạn dữ liệu, Xác định
tính toán toàn vẹn tham chiếu, Xác định ràng buộc giá trị rỗng)
- Thiết kế file vật lý: Mỗi bảng dữ liệu trong mô hình quan hệ được
chuyển thành một bảng đặc tả thiết kế như sau: Tên trường, Kiểu dữ liệu,
Kích thước dữ liệu, Khuôn dạng, Ràng buộc, Mô tả.
Thiết kế cấu trúc xử lý của các mô đun chương trình:
Dựa trên tài liệu đặc tả chức năng và kết quả thiết kế kiên trúc hệ
thống, mỗi mô đun chương trình được mô tả chi tiết xử lý bao gồm có:
- Thông tin đầu vào: Bao gồm các dữ liệu cần xử lý và các điều kiện ràng
buộc đối với dữ liệu đầu vào
- Sơ đồ giải thuật xử lý: Mô tả chi tiết quy trình hoạt động xử lý dữ liệu
của mỗi mô đun, được diễn tả bằng sơ đồ khối hoặc ngôn ngữ giả mã
- Thông tin đầu ra: mô tả dạng thông tin thể hiện kết quả sau xử lý và các
điều kiện ràng buộc đối với dữ liệu đầu ra.
Thiết kế giao diện chương trình
Bao gồm thiết kế các thành phần sau:
- Thiết kế các mẫu biểu (Form) như biểu mẫu chương trình chính các các
mẫu biểu mức con.
- Thiết kế thực đơn (Menu) chương trình cho các mẫu biểu
- Thiết kế các mẫu báo cáo (Report)
Giai đoạn này phải lựa chọn ngôn ngữ lập trình, hệ cơ sở dữ liệu, cấu
trúc file tổ chức dữ liệu, những phần cứng, hệ điều hành và môi trường mạng
cần được xây dựng. Sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệ thống ở
dạng như nó tồn tại trên thực tế, sao cho nhà lập trình và kĩ sư phần cứng có
thể dễ dàng chuyển thành chương trình và cấu trúc hệ thống.
Giai đoạn 4: Xây dựng phần mềm
SV: Lê Thị Thùy Linh
13
Lớp:CQ52/41.03
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
Đây là giai đoạn nhằm xây dựng hệ thống theo các thiết kế đã xác định.
Giai đoạn này chính là việc tạo một project
Tạo cơ sở dữ liệu cho hệ thống, trong đó có các tệp dữ liệu cùng với mối
liên hệ giữa các tệp. Ngoài ra có thể chứa các bảng tự do. Nếu thực hiện sai
bước này thì các bước sau đều vô nghĩa.
Chuyển các thiết kế thành các chương trình.
Giai đoạn 5: Kiểm thử
Sau khi được xây dựng, phần mềm cần được thử nghiệm để xác định các
lỗi tiềm ẩn và đưa ra các giải pháp khắc phục trước khi triển khai trong thực
tế. Việc kiểm tra toàn bộ chương trình thực hiện bằng cách chạy thử chúng
với một bộ dữ liệu giả định có tính đặc trưng sau đó đối chiếu với yêu cầu để
tìm ra các lỗi. Các lỗi có thể gặp bao gồm:
Lỗi không đáp ứng được yêu cầu nghiệp vụ làm cho hệ thống hoạt
động không như mong muốn
Lỗi xảy ra bên trong của hệ thống như lỗi lập trình, lỗi thiết kế…
Các phương pháp kiểm thử:
Cách 1: Chạy thử phần mềm, sử dụng bộ số liệu có sẵn rồi đối chiếu
với kết quả đã làm xem có khớp không.
- Ưu điểm: Bộ dữ liệu sẵn có sẽ rất thuận tiện trong việc kiểm tra. Khi
đó sẽ giảm được chi phí kiểm thử.
- Nhược điểm: Không kiểm tra được hết các nghiệpvụ trong chương
trình.
Cách 2: Sử dụng bộ dữ liệu giả định của tester.
- Ưu điểm: Bao quát hết tất cả các nghiệp vụ, chính và đầy đủ các
module của chương trình.
- Nhược điểm: Khó và tốn kém. Người kiểm thử phải hiểu rõ cả hai
phần nghiệp vụ và kế toán.
Giai đoạn 6: Cài đặt và huấn luyện
- Trước hết phải lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống.
- Cài đặt phần mềm.
SV: Lê Thị Thùy Linh
14
Lớp:CQ52/41.03
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
- Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có:
chuyển đổi dữ liệu; bố trí, sắp xếp người làm việc trong hệ thống.
- Vết tài liệu và tổ chức đào tạo.
- Đưa vào vận hành.
- Huấn luyện cho người dùng biết cách sử dụng phần mềm. Đảm bảo cho
sản phẩm phần mềm được hoạt động theo đúng nguyên tắc đã thiết kế theo sự
thỏa thuận của hai phía – người dùng và nhà cung cấp.
Giai đoạn 7: Bảo hành, bảo trì
Bảo hành là thời gian nhà phát triển chịu trách nhiệm sửa chữa phần
mềm từ khi phần mềm được mua bởi người sử dụng. Nhưng nhà phát triển chỉ
có trách nhiệm trong thời gian bảo hành đó với những lỗi do phần mềm.
Bảo trì là việc duy tu, bảo dưỡng, nâng cấp để đảm bảo phần mềm kế
toán duy trì được điều kiện làm việc của người dùng, đảm bảo kỹ thuật bất kế
phần mềm có hỏng hóc. Đây là dịch vụ mất phí.
1.1.4. Các công cụ để tin học hóa một phần mềm kế toán trong doanh
nghiệp
1.1.4.1.
Hệ quản trị Cơ sở dữ liệu (CSDL)
Hệ quản trị CSDL là một tập hợp chương trình giúp cho người sử dụng
tạo ra, điều khiển và truy nhập một cơ sở dữ liệu. Nó là một hệ thống phần
mềm phổ dụng, làm cho quá trình định nghĩa, xây dựng và thao tác cơ sở dữ
liệu trở nên dễ dàng cho các ứng dụng khác nhau.
Một số hệ quản trị CSDL thường dùng:
Hệ quản trị CSDL SQL Server thường được sử dụng phổ biến với các hệ
thống vừa và nhỏ
Ưu điểm: CSDL cao, tốc độ ổn định. Dễ sử dụng, dễ theo dõi. Cung
cấp một hệ thống các hàm tiện ích mạnh.
Nhược điểm: Chỉ thích hợp trên các hệ điều hành Windows
Hệ quản trị CSDL Visual FoxPro được sử dụng cho các hệ thống có quy
mô nhỏ
SV: Lê Thị Thùy Linh
15
Lớp:CQ52/41.03
