Nghiên cứu xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
________

LƯƠNG THỊ TUYẾT TRINH

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG DANH MỤC
NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU THUỘC DIỆN
NỘP LƯU VÀO KHO LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG ĐẢNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ

Hà Nội, 2014


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
________

LƯƠNG THỊ TUYẾT TRINH

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG DANH MỤC
NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU THUỘC DIỆN
NỘP LƯU VÀO KHO LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG ĐẢNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ
Mã số : 60 32 03 01

Người hướng dẫn khoa học: TS. Nguyễn Lệ Nhung

Hà Nội, 2014
2


MỤC LỤC
Trang số
BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT ............................................................................... 4
MỞ ĐẦU ............................................................................................................... 5
1. Lý do chọn đề tài ............................................................................................... 5
2. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu......................................................................... 7
3. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ................................................................................ 8
4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu ...................................................................... 14
5. Nguồn tài liệu tham khảo ................................................................................ 15
6. Phương pháp nghiên cứu ................................................................................. 15
7. Đóng góp của đề tài......................................................................................... 16
8. Bố cục của đề tài ............................................................................................. 17
Chương 1- CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN ĐỂ XÂY DỰNG DANH
MỤC NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU THUỘC DIỆN NỘP LƯU
VÀO KHO LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG ĐẢNG ............................................... 18
1.1. Cơ sở lý luận về xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu
vào kho lưu trữ .................................................................................................... 18
1.2. Cơ sở thực tiễn xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu
vào Kho lưu trữ Trung ương Đảng ..................................................................... 30
Chương 2- THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU
VÀO KHO LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG ĐẢNG ............................................... 41
2.1. Một số nét cơ bản về tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ, của các cơ
quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội ở cấp Trung ương ....................... 41
2.2. Thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Kho lưu trữ Trung ương
Đảng .................................................................................................................... 52

Chương 3- XÂY DỰNG DANH MỤC NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU
THUỘC DIỆN NỘP LƯU VÀO KHO LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG ĐẢNG ... 78
3.1. Xây dựng danh mục nguồn nộp lưu vào Kho lưu trữ Trung ương Đảng .... 79
3.2. Xây dựng danh mục thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Kho lưu
trữ Trung ương Đảng .......................................................................................... 85
KẾT LUẬN ....................................................................................................... 115
TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................. 118
PHỤ LỤC .......................................................................................................... 122
3


BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT

BBT
BCSĐ
BCH
BTV
CNVCLĐ
CCB
ĐTN
KLTTW
LĐLĐ
LHPN
MTTQ
TT
TW
UBND
UBKT
UBTW
VPTW

XHCN
XĐGTTL

Ban Bí thư
Ban cán sự Đảng
Ban Chấp hành
Ban Thường vụ
Công nhân viên chức lao động
Cựu chiến binh
Đoàn Thanh niên
Kho lưu trữ Trung ương
Liên đoàn Lao động
Liên hiệp Phụ nữ
Mặt trận Tổ quốc
Thường trực
Trung ương
Uỷ ban nhân dân
Uỷ ban Kiểm tra
Uỷ ban Trung ương
Văn phòng Trung ương
Xã hội chủ nghĩa
Xác định giá trị tài liệu

4


MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa đặc biệt quý báu của mỗi quốc gia, dân

tộc, có giá trị về chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng, ngoại
giao, giáo dục, khoa học - công nghệ… được hình thành trong hoạt động của các
cơ quan, tổ chức ở các thời kỳ lịch sử khác nhau. Đây là nguồn thông tin quan
trọng, đáng tin cậy nhất để nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn
của mỗi dân tộc nói riêng và nhân loại nói chung. Do vậy, trong nhiều năm qua,
các cơ quan lưu trữ ở Việt Nam đã tìm mọi biện pháp để bảo quản an toàn và sử
dụng có hiệu quả di sản văn hóa đặc biệt này. Điều đó đòi hỏi các nhà quản lý
lưu trữ phải tăng cường hoàn chỉnh thông tin của tài liệu được đưa vào các kho
lưu trữ của nhà nước nói chung và các kho lưu trữ của Đảng nói riêng.
Việc nghiên cứu xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc
diện nộp lưu vào các kho lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của công
tác thu thập, bổ sung tài liệu. Qua đó, giúp cho công tác thu thập, bổ sung tài
liệu được tiến hành một cách chủ động, khoa học, đồng thời giúp cho các lưu trữ
quản lý chặt chẽ, đầy đủ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ
quan để từ đó lựa chọn được những tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản trong
kho lưu trữ. Trong những năm gần đây, Đảng và Nhà nước ta thường xuyên
quan tâm trong việc chỉ đạo công tác lưu trữ như ban hành nhiều văn bản pháp
quy nhằm tăng cường việc sưu tầm, thu thập và quản lý tài liệu lưu trữ. Đối với
lưu trữ đảng, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng là cơ quan quản lý đầu
ngành của lưu trữ đảng, có trách nhiệm trực tiếp quản lý Kho lưu trữ Trung
ương Đảng. Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng đã có nhiều cố gắng
trong quản lý tài liệu của các tổ chức tiền thân của Đảng, tài liệu của đại hội
đảng toàn quốc; tài liệu của các cấp uỷ đảng, các cơ quan, tổ chức đảng, các ban
cán sự đảng, đảng đoàn trực thuộc Trung ương; tài liệu của cơ quan Trung ương
các tổ chức chính trị - xã hội. Bên cạnh đó là tài liệu về thân thế, sự nghiệp và
5


hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, các lãnh tụ tiền bối của Đảng, các nhân
vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, đồng thời là cán bộ lãnh đạo chủ chốt của Nhà

nước, của các tổ chức chính trị - xã hội.
Tuy nhiên, Văn phòng Trung ương Đảng chưa ban hành được quy định về
danh mục nguồn và thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp
lưu vào Kho lưu trữ Trung ương Đảng. Trong những năm qua, công tác thu
thập, bổ sung tài liệu vào Kho lưu trữ Trung ương Đảng còn gặp nhiều khó khăn
và bị động, công tác nộp lưu tài liệu của các cơ quan, tổ chức chưa được thực
hiện có nề nếp, tài liệu bị phân tán nhiều nơi, chưa được tập trung quản lý đầy
đủ, nhiều tài liệu bị mất mát, thất lạc không có khả năng thu hồi. Việc này đã
ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình thực hiện nguyên tắc quản lý tập trung,
thống nhất và sử dụng có hiệu quả tài liệu Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt
Nam.
Quyết định số 20-QĐ/TW ngày 23/9/1987 của Ban Bí thư Trung ương
Đảng (khóa VI) về Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam chỉ quy định các tài
liệu hình thành trong quá trình lãnh đạo của Đảng ở Văn phòng Trung ương
Đảng, văn phòng các cấp ủy, các ban, các cơ quan khác của Đảng và Đoàn
Thanh niên phải giao nộp vào kho lưu trữ của cấp ủy Đảng cùng cấp để quản lý.
Nhưng hiện nay, với sự ra đời của Luật Lưu trữ do Quốc Hội nước Cộng hòa xã
hội chủ nghĩa Việt Nam (khóa XIII, kỳ họp thứ hai) thông qua ngày 11/11/2011
và được Chủ tịch nước ký Lệnh công bố ngày 25/11/2011 và Quy định 210QĐ/TW ngày 06/3/2009 của Ban Bí thư Trung ương Đảng về Phông lưu trữ
Đảng Cộng sản Việt Nam thì thành phần tài liệu được bổ sung thêm tài liệu của
các tổ chức chính trị - xã hội. Vì vậy, để thực hiện Quy định 210-QĐ/TW của
Ban Bí thư về Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và triển khai cụ thể hoá
Luật Lưu trữ 2011, vấn đề nghiên cứu xây dựng danh mục nguồn và thành phần
tài liệu chủ yếu của các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào Kho lưu trữ
Trung ương Đảng là một vấn đề cấp bách hiện nay, có nhiều ý nghĩa về mặt lý
luận cũng như thực tiễn, nó là cơ sở để tham mưu, giúp Văn phòng Trung ương
6


ban hành Quy định về danh mục nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào Kho

lưu trữ Trung ương Đảng; là cơ sở để Kho lưu trữ Trung ương Đảng chủ động
trong việc thu thập tài liệu có giá trị từ các nguồn nộp lưu; là cơ sở để hướng
dẫn các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội ở cấp Trung ương căn
cứ vào đó để chủ động chuẩn bị tài liệu và lựa chọn hồ sơ, tài liệu giao nộp vào
Kho lưu trữ Trung ương Đảng được thuận lợi, dễ dàng, đầy đủ và đúng thời hạn
quy định.
Xuất phát từ lý do trên, tôi đã chọn vấn đề “Nghiên cứu xây dựng danh
mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Kho lưu trữ Trung
ương Đảng” làm đề tài nghiên cứu cho luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ
học, với mong muốn góp phần tăng cường hơn nữa hiệu quả công tác thu thập,
bổ sung tài liệu và công tác quản lý tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Kho lưu trữ
Trung ương Đảng, không ngừng hoàn thiện thành phần tài liệu thuộc Phông lưu
trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu quản lý, khai
thác và sử dụng tài liệu lưu trữ của Đảng.
2. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu
2.1. Mục tiêu
- Xây dựng danh mục các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu vào Kho lưu
trữ Trung ương Đảng.
- Xây dựng danh mục thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc
diện nộp lưu vào Kho lưu trữ Trung ương Đảng.
2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác thu thập, bổ sung tài liệu nói
chung, công tác xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào các kho lưu
trữ nói riêng.
- Khảo sát thực trạng tình hình nộp lưu tài liệu vào Kho lưu trữ Trung
ương Đảng trong những năm qua.
- Nhận xét, đánh giá kết quả đạt được và những việc chưa làm được, sự
cần thiết phải xây dựng danh mục các cơ quan, tổ chức và danh mục thành phần
7

tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Kho lưu trữ Trung ương Đảng.
- Nghiên cứu, xác định các phương pháp cụ thể để xây dựng danh mục
các cơ quan, tổ chức, danh mục thành phần tài liệu là nguồn nộp lưu tài liệu vào
Kho lưu trữ Trung ương Đảng. Từ đó, xây dựng bản danh mục các cơ quan, tổ
chức, danh mục thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Kho lưu trữ
Trung ương Đảng.
3. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
* Ở nước ngoài
Những vấn đề lý luận liên quan đến công tác xác định nguồn và thành
phần tài liệu trong lưu trữ để xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu
nộp lưu vào kho lưu trữ cũng đã được các nhà lưu trữ học của nhiều nước đề cập
đến. Theo nghiên cứu của tác giả Nguyễn Lệ Nhung trong đề tài “Xác định
nguồn và thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức đảng thuộc diện nộp lưu
vào Kho lưu trữ Trung ương Đảng”[19, 03] thì vào những năm 50-60 của thế kỷ
XX, các nhà lưu trữ Liên Xô đã rất quan tâm đến công tác sưu tầm, thu thập tài
liệu lưu trữ, tập trung nghiên cứu về vấn đề xác định các cơ quan, tổ chức và
thành phần tài liệu thuộc diện phải giao nộp vào các kho lưu trữ để quản lý.
Năm 1960, bản danh mục mẫu các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp có tài liệu nộp
lưu hoặc không thuộc diện nộp lưu vào các viện lưu trữ Nhà nước được xây
dựng. Trên cơ sở bản danh mục mẫu này, các cơ quan lưu trữ phải lập danh sách
các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp của cấp mình để xác định các cơ quan là nguồn
nộp lưu và thành phần thuộc diện nộp lưu vào các viện lưu trữ nhà nước. Năm
1973, nhằm nâng cao chất lượng công tác giao nộp tài liệu vào các viện lưu trữ,
bảng kê những tài liệu thuộc diện nộp lưu vào các Viện Lưu trữ Nhà nước Liên
Xô được ban hành. Bảng kê này là công cụ để xác định nguồn và thành phần tài
liệu nộp lưu, trợ giúp cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu của các viện lưu trữ
Nhà nước. Năm 1983, theo Tiêu chuẩn quốc gia 16487-83 của Liên Xô, việc xác
định nguồn nộp lưu tài liệu được xác định là một hệ thống các biện pháp bổ
sung lưu trữ, phù hợp với thẩm quyền thu thập của các viện lưu trữ quốc gia.

8


Theo tiêu chuẩn này, nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ là các cơ quan, tổ chức hay
cá nhân có tài liệu thuộc diện nộp lưu vào các viện lưu trữ. Năm 1987, Tổng cục
Lưu trữ Liên Xô và Viện nghiên cứu văn bản học và công tác lưu trữ đã ban
hành bản “Hướng dẫn xác định nguồn nộp lưu vào các viện lưu trữ Nhà nước,
danh mục các cơ quan thuộc diện nộp lưu tài liệu và không nộp lưu tài liệu vào
các viện lưu trữ Nhà nước” [1]. Đây là công cụ đắc lực để giúp các viện lưu trữ
nhà nước Liên Xô căn cứ vào đó lựa chọn tài liệu nộp lưu được dễ dàng, thuận
lợi và chất lượng hơn. Ủy ban Trung ương Đảng Cộng sản Liên Xô năm 1984 đã
ban hành “Bảng kê những tài liệu của các cơ quan lãnh đạo và các tổ chức cơ sở
Đảng thuộc diện nộp lưu vào các cơ quan lưu trữ Đảng”. Đây là danh mục các
tài liệu chủ yếu của các cơ quan lãnh đạo cao nhất và các cơ quan Trung ương
Đảng Cộng sản Liên Xô do Cục Lưu trữ Viện Mác - Lênin trực thuộc Ủy ban
Trung ương Đảng Cộng sản Liên Xô và các cơ quan lưu trữ Đảng trong toàn
Liên bang xây dựng. Đây là một công cụ chỉ đạo và hướng dẫn lựa chọn những
tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc diện phải giao nộp vào các lưu trữ
Đảng, tránh loại huỷ nhầm tài liệu, đồng thời loại những tài liệu không có giá trị
ra khỏi các kho lưu trữ [2].
Ở Cộng hòa Dân chủ Đức, các tài liệu có giá trị lưu trữ từ các cơ quan
lãnh đạo và các cơ quan giúp việc Ban Chấp hành Trung ương Đảng Xã hội chủ
nghĩa thống nhất Đức được giao nộp vào Kho lưu trữ Trung ương Đảng dựa trên
“Bản danh mục tài liệu có giá trị lịch sử của Đảng Xã hội chủ nghĩa Thống nhất
Đức” (ban hành năm 1969). Bản danh mục được bố cục theo 9 lĩnh vực: những
vấn đề cơ bản và hoạt động lãnh đạo chung; những vấn đề tổ chức và cán bộ, sự
hợp tác với các tổ chức quần chúng; cổ động và tuyên truyền; chính sách khoa
học, giáo dục và văn hóa; chính sách kinh tế; những vấn đề nhà nước; chính
sách quốc tế và kinh tế; chính sách đối ngoại và các quan hệ quốc tế; tài chính
Đảng. Bản danh mục này được sử dụng như một công cụ hướng dẫn việc đánh

giá, thu thập, lựa chọn những tài liệu có giá trị lịch sử hình thành trong các cơ
quan, tổ chức quan trọng của Đảng Xã hội chủ nghĩa thống nhất Đức và phải
9


được bảo quản vĩnh viễn trong các kho lưu trữ Đảng [35].
Tại Vương quốc Anh, các nhà lưu trữ Anh cho rằng giá trị tài liệu trước
hết phụ thuộc vào ý nghĩa cơ quan đơn vị hình thành phông. Họ nhấn mạnh đến
việc phân biệt giá trị hiển nhiên của tài liệu, đó là những thông tin về cơ cấu tổ
chức, chức năng, hoạt động của cơ quan sản sinh ra tài liệu và giá trị phản ánh
của tài liệu đối với từng nhiệm vụ công việc cụ thể [21].
Ở Cộng hòa Pháp, các nhà lưu trữ Pháp lại có quan điểm: lựa chọn tài liệu
để nộp lưu vào các viện lưu trữ từ các nguồn nộp lưu không chỉ quan tâm đến
các nhóm tài liệu văn kiện có giá trị mà còn phải xác định những tài liệu hết giá
trị để loại hủy [21].
Hiện nay, rất nhiều nước trên thế giới cũng đã bổ sung thêm vào hệ thống
lý luận bằng những công trình nghiên cứu đối với việc thu thập, bổ sung tài liệu
vào lưu trữ. Nhưng tựu chung lại, những nghiên cứu đó đều nhằm mục đích là
lựa chọn những tài liệu có giá trị để đưa vào bảo quản trong các kho lưu trữ,
tránh loại hủy nhầm tài liệu, đồng thời loại ra những tài liệu đã hết giá trị.
Những kết quả nghiên cứu trên là những tư liệu rất bổ ích để tác giả kế thừa,
tham khảo, vận dụng vào quá trình nghiên cứu của mình.
* Ở trong nước
Đề cập đến việc nghiên cứu xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu
vào lưu trữ đã được nhiều cơ quan, tác giả nghiên cứu và đã đạt được những kết
quả nhất định. Đáng chú ý là đề tài “Nghiên cứu xác định nguồn và thành phần
tài liệu thiết kế xây dựng cần nộp để bảo quản tại các Trung tâm lưu trữ Quốc
gia” (chủ nhiệm TS Nguyễn Cảnh Đương, 1993); đề tài “Nghiên cứu xác định
nguồn nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ nhà nước cấp tỉnh” (chủ nhiệm Nguyễn
Quang Lệ, 1993); đề tài “Nghiên cứu xác định nguồn và thành phần tài liệu

nghe – nhìn nộp vào lưu trữ lịch sử”(chủ nhiệm: ThS Nguyễn Minh Sơn, 2006).
Bên cạnh đó là các đề tài “Xác định nguồn và thành phần tài liệu nghiên cứu
khoa học phải nộp vào Lưu trữ Quốc gia”, 1995, “Nghiên cứu nguồn và thành
phần tài liệu bản đồ cần nộp vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia”, 1997 do TS
10


Nguyễn Minh Phương làm chủ nhiệm.
Hầu hết các công trình nghiên cứu ở trên đều nhằm mục đích chính là để
lựa chọn được những nguồn tài liệu có giá trị cần thu thập, bổ sung vào các kho
lưu trữ. Kết quả của các đề tài nghiên cứu trên được thể hiện bởi việc ra đời một
số văn bản như Quyết định số 58/QĐ-TCCP ngày 17/3/1995 của Ban Tổ chức –
Cán bộ Chính phủ ban hành “Danh mục số 1 các cơ quan thuộc diện nộp lưu hồ
sơ tài liệu vào các trung tâm lưu trữ quốc gia” và Hướng dẫn số 330-NVĐP,
ngày 02-8-1996 của Cục Lưu trữ nhà nước về “Danh mục các cơ quan là nguồn
nộp lưu tài liệu vào lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương”; Thông tư số
04/2006/TT-BNV ngày 11/4/2006 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xác định cơ quan,
tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp”; Quyết định số
115/QĐ-VTLTNN ngày 25/5/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban
hành “Danh mục số 1 các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào
Trung tâm lưu trữ quốc gia II”; Quyết định số 116/QĐ-VTLTNN ngày
25/5/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành “Danh mục số 1 các
cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ quốc gia
III”.
Một số bài viết đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam cũng đề cập
đến nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu như bài viết “Một số kinh nghiệm về
công tác sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ” của tác giả Nguyễn Thị Trà
(số 3, năm 2005); bài viết “Vài nét về việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ đảng
với yêu cầu xây dựng nguồn sử liệu cho nghiên cứu lịch sử,” của TS. Nguyễn Lệ
Nhung (số 1, 2007).

Một số luận văn thạc sỹ chuyên ngành Lưu trữ cũng chọn đề tài xác định
nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu để nghiên cứu, như đề tài “Xác định nguồn
và thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào kho lưu
trữ huyện ủy” của học viên Nguyễn Ngọc Quý, năm 2008; đề tài “Cơ sở khoa
học xác định các loại tài liệu có giá trị của các trường đại học cần nộp vào lưu
trữ” của học viên Nguyễn Trọng Biên, năm 2002.
11


Trong các cuốn giáo trình dạy cho sinh viên chuyên ngành Lưu trữ bậc
đại học, cao đẳng và trung cấp, như “Công tác lưu trữ Việt Nam”, do Nhà xuất
bản Khoa học xã hội phát hành năm 1987, “Lý luận và thực tiễn công tác lưu
trữ” do Nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp xuất bản năm 1990
cũng được đề cập đến vấn đề xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào
các kho lưu trữ.
Đối với các cơ quan lưu trữ của Đảng, vấn đề nguồn và thành phần tài
liệu nộp lưu được đề cập trong nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Trung
ương như Quyết định số 20-QĐ/TW ngày 23 tháng 9 năm 1987, Quy định 210QĐ/TW ngày 6 tháng 3 năm 2009 của Ban Bí thư về Phông lưu trữ Đảng Cộng
sản Việt Nam. Những văn bản đó đã có tác dụng rất lớn trong việc tổ chức, thực
hiện công tác thu thập tài liệu vào các kho lưu trữ cấp ủy từ Trung ương đến địa
phương, đưa công tác này dần đi vào nền nếp, góp phần tối ưu hóa thành phần
và nội dung tài liệu Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.
Một số đề tài của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng đã được
nghiên cứu như Đề tài "Xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào Kho
lưu trữ Trung ương Đảng" (mã số KX-02/VP-1998, chủ nhiệm Nguyễn Lệ
Nhung). Đề tài đã đưa ra phương pháp luận xác định nguồn nộp lưu, thống kê
các thành phần tài liệu cơ bản cần thu thập vào Kho lưu trữ Trung ương Đảng.
Đây là đề tài đề cập khá sâu đến nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào Kho
lưu trữ Trung ương Đảng [25]. Tuy nhiên, đến nay theo Luật Lưu trữ 2011 và
Quy định 210-QĐ/TW của Ban Bí thư ngày 6 tháng 3 năm 2009 về Phông lưu

trữ Đảng Cộng sản Việt Nam thì thành phần tài liệu Phông lưu trữ Đảng Cộng
sản Việt Nam đã được mở rộng đối với các tổ chức chính trị - xã hội. Đồng thời,
do việc sáp nhập, giải thể của một số cơ quan Đảng cấp Trung ương, giải thể
Đảng Đoàn, ban cán sự một số bộ, ban ngành; chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ
máy, lề lối làm việc của các cơ quan, tổ chức đảng có sự thay đổi. Do đó, nguồn
nộp lưu và thành phần tài liệu nộp lưu vào Kho lưu trữ Trung ương Đảng cần có
sự sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với thực tiễn. Mặt khác, cần cụ thể hóa thành
12


phần tài liệu nộp lưu vào Kho lưu trữ Trung ương Đảng cho phù hợp với tinh
thần Luật Lưu trữ và Quy định 210-QĐ/TW của Ban Bí thư về Phông lưu trữ
Đảng Cộng sản Việt Nam.
Bên cạnh đó, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương cũng đã tổ chức nghiên
cứu các đề tài, đề án có liên quan đến nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào
Kho lưu trữ Trung ương Đảng, như đề tài “Nghiên cứu xác định thành phần
Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và hệ thống tổ chức lưu trữ Đảng thực hiện Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia” (chủ nhiệm ThS. Hoàng Thị Bạch Yến,
2002); đề tài “Nghiên cứu tiêu chí xác định phông lưu trữ cá nhân thuộc diện
quản lý của Kho lưu trữ Trung ương Đảng” (chủ nhiệm Nguyễn Văn Lanh,
2006); đề tài “Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu của
các cơ quan, tổ chức đảng từ trung ương đến địa phương” (chủ nhiệm ThS.
Nguyễn Thị Hồng Phượng, 2005); đề tài “Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn
bảo quản mẫu tài liệu chủ yếu của các tổ chức chính trị - xã hội cấp Trung
ương” (chủ nhiệm ThS. Nguyễn Thị Hải Vân, 2012).
Kết quả của các công trình nghiên cứu, các bài viết, các giáo trình
giảng dạy trên đây là nguồn tư liệu phong phú để tác giả tham khảo, kế thừa,
vận dụng vào tình hình thực tiễn nghiên cứu để xây dựng Danh mục nguồn và
thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Kho lưu trữ Trung ương Đảng.
Đề tài đã kế thừa và công nhận các đề tài nghiên cứu trước về xác định
nguồn và thành phần tài liệu vào các kho lưu trữ cấp ủy Đảng về phương pháp

luận nghiên cứu, về cách thức tiến hành xác định nguồn và thành phần tài liệu
nộp lưu vào kho lưu trữ phù hợp với thẩm quyền thu thập và phạm vi quản lý tài
liệu của kho lưu trữ. Đề tài có điểm mới và khác đề tài nghiên cứu của Tiến sỹ
Nguyễn Lệ Nhung (chủ nhiệm đề tài): “ Xác định nguồn và thành phần tài liệu
của các cơ quan tổ chức đảng thuộc diện nộp lưu vào Kho lưu trữ Trung ương
Đảng” (mã số KX-02/VP-1998), là xác định thêm một số cơ quan, tổ chức là
nguồn nộp lưu và thuộc diện bắt buộc nộp lưu vào Kho lưu trữ Trung ương để
phù hợp với Luật lưu trữ 2011 và Quy định 210 của Ban Bí thư về Phông Lưu
13


trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; xác định thêm thành phần tài liệu của các tổ chức
chính trị - xã hội thuộc diện phải nộp lưu tài liệu; xác định thêm thẩm quyền thu
thập tài liệu và phạm vi quản lý tài liệu của Kho lưu trữ Trung ương Đảng được
mở rộng hơn so với trước; Đề tài trước kia mới chỉ dừng ở mức độ nghiên cứu,
đưa ra phương pháp để xác định nguồn và thành phần nộp lưu vào Kho lưu trữ
Trung ương Đảng, chưa cụ thể hóa thành Danh mục tên cụ thể các cơ quan, tổ
chức là nguồn nộp lưu và Danh mục thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức
đó thuộc diện nộp lưu vào Kho lưu trữ Trung ương Đảng, đề tài này đã giải
quyết việc đó; Đề tài trước kia đưa ra thành phần tài liệu nộp lưu theo các nhóm
tài liệu theo tất cả các lĩnh vực hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng, đề tài
này đã đưa ra các nhóm hồ sơ tài liệu theo từng khối các cơ quan, tổ chức Đảng,
tổ chức chính trị xã hội để các cơ quan, tổ chức căn cứ vào các nhóm cơ quan
đó, định hình cơ quan mình ở nhóm cơ quan nào để tổ chức lựa chọn, chuẩn bị
tài liệu nộp lưu được đầy đủ, chính xác, dễ dàng, thuận lợi. Đề tài mang tính ứng
dụng trong thực tiễn, áp dụng tại thời điểm hiện nay.
4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tượng nghiên cứu
- Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu của Kho lưu trữ Trung ương
Đảng.

- Kết quả công tác thu thập, bổ sung tài liệu của Kho lưu trữ Trung ương Đảng.
- Hệ thống tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của các cơ
quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội ở cấp Trung ương.
- Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức
đảng, tổ chức chính trị - xã hội ở cấp Trung ương.
4.2. Phạm vi nghiên cứu
Đề tài tập trung nghiên cứu các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị xã hội ở cấp Trung ương thuộc nguồn nộp lưu vào Kho lưu trữ Trung ương
Đảng và các nhóm tài liệu cơ bản (tài liệu hành chính trên chất liệu giấy) hình
thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị
14


- xã hội ở cấp Trung ương. Đề tài chưa có điều kiện nghiên cứu thành phần tài
liệu thuộc các phông cá nhân và các nhóm tài liệu trên các chất liệu khác như:
phim, ảnh, ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử.
5. Nguồn tài liệu tham khảo
Thực hiện đề tài này, tác giả đã tham khảo các nguồn tư liệu sau:
- Các giáo trình nghiệp vụ của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân
văn thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội.
- Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn đang hiện hành của Đảng và Nhà nước
về công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt là một số văn bản quan trọng như: Luật
Lưu trữ 2011, Quyết định 20-QĐ/TW ngày 23/9/1987, Quy định số 210QĐ/TW, ngày 06-3-2009 của Ban Bí thư về Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt
Nam.
- Các đề tài, đề án nghiên cứu khoa học, luận văn, luận án liên quan đến
công tác thu thập, bổ sung tài liệu, công tác xác định nguồn và thành phần tài
liệu nộp lưu.
- Các báo cáo tình hình công tác văn thư, lưu trữ của Đảng hàng năm; báo
cáo thống kê, văn bản hồ sơ phông, mục lục hồ sơ các phông đang bảo quản tại
Kho lưu trữ Trung ương Đảng.
- Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, lề lối làm việc, tổ chức

bộ máy của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội ở cấp Trung
ương.
6. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện mục tiêu và nhiệm vụ của đề tài, tác giả đã vận dụng phương
pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin, các quan điểm về nhận thức của chủ nghĩa
duy vật biện chứng và duy vật lịch sử. Các phương pháp được sử dụng:
- Phương pháp phân tích, tổng hợp: được sử dụng trong việc phân tích
chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, sự hình thành tài liệu, thành phần tài liệu
của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội để lựa chọn các cơ
quan, tổ chức đồng nhất về chức năng, nhiệm vụ, lựa chọn nhóm các hồ sơ, tài
15


liệu chung nhất, cơ bản nhất cho việc xây dựng danh mục nguồn và thành phần
tài liệu nộp lưu vào Kho lưu trữ Trung ương. Phân tích giá trị của tài liệu để lựa
chọn những tài liệu của các cơ quan, tổ chức cần được đưa vào bảo quản trong
Kho lưu trữ Trung ương Đảng
- Phương pháp hệ thống: được sử dụng trong quá trình khảo sát, đánh giá,
phân tích thực trạng tình hình nộp lưu tài liệu vào Kho lưu trữ Trung ương
Đảng; nghiên cứu hệ thống tổ chức của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính
trị - xã hội ở cấp Trung ương; khái quát thành phần, nội dung tài liệu được hình
thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, các tổ chức
chính trị - xã hội ở cấp Trung ương.
- Phương pháp khảo sát thực tế, thống kê: được sử dụng trong việc khảo
sát, đánh giá các phông tài liệu, các tài liệu chủ yếu trong phông có ở trong Kho
lưu trữ Trung ương, khảo sát thực tế thành phần, nội dung tài liệu được hình
thành trong quá trình hoạt động của một số cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính
trị - xã hội ở cấp Trung ương.
7. Đóng góp của đề tài
- Giải quyết yêu cầu thực tế về việc xây dựng danh mục nguồn và thành

phần tài liệu nộp lưu vào Kho lưu trữ Trung ương Đảng.
- Kết quả nghiên cứu sẽ là một trong những tiền đề để Cục Lưu trữ Văn
phòng Trung ương Đảng tham mưu giúp lãnh đạo Văn phòng Trung ương ban
hành Quy định về danh mục nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào Kho lưu
trữ Trung ương Đảng; đồng thời là căn cứ để hướng dẫn các cơ quan, tổ chức
đảng, tổ chức chính trị - xã hội ở cấp Trung ương có giao nộp tài liệu lưu trữ vào
Kho lưu trữ Trung ương Đảng được thuận lợi, dễ dàng, đầy đủ và đúng phạm vi,
thẩm quyền đã được quy định.
- Những kết quả đạt được của đề tài sẽ góp phần làm phong phú thêm lý
luận và thực tiễn về công tác lưu trữ nói chung và công tác thu thập, bổ sung tài
liệu nói riêng. Đồng thời là một nguồn tài liệu tham khảo đối với học viên, sinh
viên chuyên ngành Lưu trữ học về công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào các
16


kho lưu trữ lịch sử.
8. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, luận
văn gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn để xây dựng danh mục nguồn và
thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Kho lưu trữ Trung ương Đảng
Chương 2: Thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Kho lưu trữ
Trung ương Đảng
Chương 3: Xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện
nộp lưu vào Kho lưu trữ Trung ương Đảng
Để hoàn thành bản luận văn này, tác giả xin gửi lời cảm ơn tới Ban Giám
hiệu, Phòng Đào tạo Sau đại học, các thầy cô giáo trong Khoa Lưu trữ học và
Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học
Quốc gia Hà Nội, nơi tác giả học tập; cảm ơn lãnh đạo Cục Lưu trữ Văn phòng
Trung ương Đảng nơi tác giả công tác đã tạo mọi điều kiện để hoàn thành bản

luận văn này. Cảm ơn gia đình, người thân, bạn bè đã luôn động viên tác giả
trong suốt quá trình học tập và thực hiện luận văn.
Đặc biệt, tác giả xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất tới Tiến sĩ
Nguyễn Lệ Nhung đã tận tình hướng dẫn tác giả trong suốt quá trình nghiên cứu
và hoàn thành luận văn.
Hà Nội, tháng 12 năm 2014
Tác giả luận văn
Lương Thị Tuyết Trinh

17


Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN ĐỂ XÂY DỰNG
DANH MỤC NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU THUỘC DIỆN
NỘP LƯU VÀO KHO LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG ĐẢNG
1.1. Cơ sở lý luận về xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu
nộp lưu vào kho lưu trữ
1.1.1. Một số khái niệm
- Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước
Việt Nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ
chính trị - xã hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin [20, 9].
Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam bao gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản
Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
- Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được
hình thành trong quá trình hoạt động của các tổ chức của Đảng Cộng sản Việt
Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội; các nhân vật
lịch sử, tiêu biểu của Đảng, tổ chức tiền thân của Đảng và của tổ chức chính trị xã hội [20, 9 ].
- Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu
lưu trữ của cơ quan, tổ chức [20, 8].

- Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu
trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các
nguồn khác [20, 8].
- Thu thập tài liệu: là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao
nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử [20, 10].
- Bổ sung tài liệu: là hệ thống các biện pháp có liên quan tới việc xác định
nguồn tài liệu thuộc thành phần phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, lựa chọn,
chuẩn bị và chuyển giao tài liệu vào các phòng, kho lưu trữ theo quyền hạn và
phạm vi đã được Nhà nước quy định [5, 14].
18


Như vậy, bổ sung tài liệu đã được xem là cả một hệ thống các biện pháp
có liên quan tới việc xác định các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu và thành
phần tài liệu của các cơ quan thuộc nộp lưu tài liệu vào các phòng, kho lưu trữ.
- Nguồn nộp lưu : là đối tượng thu thập, bổ sung lưu trữ của một lưu trữ
nhất định. Nguồn nộp lưu của lưu trữ hiện hành là tài liệu của các đơn vị trong
cơ quan đã sử dụng xong ở văn thư. Nguồn nộp lưu của lưu trữ cố định là tài
liệu của các lưu trữ hiện hành thuộc thẩm quyền thu thập. Các cơ quan có lưu
trữ hiện hành thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ cố định được khái quát thành
danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu. Danh mục này thường được pháp quy
hoá để tăng tính thẩm quyền và trách nhiệm thu thập tài liệu lưu trữ của lưu trữ
cố định [5; 52, 53].
- Xác định nguồn nộp lưu là xác định các đối tượng thuộc thẩm quyền thu
thập, bổ sung tài liệu của một lưu trữ nhất định.
- Danh mục nguồn nộp lưu là bản kê các đối tượng thuộc thẩm quyền thu
thập, bổ sung tài liệu của một lưu trữ nhất định.
Danh mục nguồn nộp lưu vào Kho lưu trữ Trung ương Đảng là bản kê các
đối tượng thuộc thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu vào Kho lưu trữ Trung
ương Đảng. Thực chất đây chính là Danh mục các cơ quan, tổ chức đảng, tổ

chức chính trị - xã hội ở cấp Trung ương là nguồn nộp lưu tài liệu vào Kho lưu
trữ Trung ương Đảng.
- Thành phần tài liệu: là những nhóm tài liệu chủ yếu hình thành trong
quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, được tập hợp theo những đặc
trưng nhất định. Có nhiều đặc trưng được sử dụng để phân loại thành phần tài
liệu như: căn cứ theo nội dung (chức năng, nhiệm vụ và các hoạt động chủ yếu
của cơ quan sản sinh ra tài liệu), căn cứ theo thể loại văn bản (tên loại văn bản),
căn cứ theo chất liệu làm ra tài liệu (tài liệu giấy, tài liệu ảnh, băng ghi âm, ghi
hình)…
- Danh mục thành phần tài liệu: là bảng kê những nhóm tài liệu chủ yếu
hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức có giá trị, phản
19


ánh chức năng, nhiệm vụ và những hoạt động chủ yếu của các cơ quan, tổ chức
phải nộp lưu vào kho lưu trữ để bảo quản lâu dài và vĩnh viễn.
- Danh mục thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Kho lưu trữ Trung
ương Đảng: là bảng kê những nhóm tài liệu chủ yếu hình thành trong quá trình
hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội ở cấp Trung
ương có giá trị, phản ánh chức năng, nhiệm vụ và những hoạt động chủ yếu của
các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội ở cấp Trung ương phải nộp
lưu vào Kho lưu trữ Trung ương Đảng để bảo quản vĩnh viễn và lâu dài.
- Xác định giá trị tài liệu: là quá trình nghiên cứu và sử dụng các nguyên
tắc, tiêu chuẩn của khoa học lưu trữ để lựa chọn những tài liệu có giá trị để bảo
quản và loại ra những tài liệu không có giá trị để huỷ [5, 89].
Xác định giá trị tài liệu và việc lựa chọn nguồn, thành phần tài liệu trong
lưu trữ có quan hệ mật thiết với nhau. Việc vận dụng các nguyên tắc, phương
pháp, tiêu chuẩn để xác định những loại tài liệu cần bảo quản trong các kho lưu
trữ đồng thời cho phép xác định danh mục tài liệu cần phải giao nộp vào các kho
lưu trữ và các cơ quan sản sinh ra những loại tài liệu ấy.

- Thời hạn nộp lưu: “Thời hạn quy định nộp tài liệu từ văn thư vào lưu trữ
hiện hành hoặc từ lưu trữ hiện hành vào lưu trữ lịch sử” [5, 79].
- Thẩm quyền lưu trữ: “Quyền hạn, nhiệm vụ thu thập tài liệu lưu trữ của
một lưu trữ cố định trong một khu vực hành chính – lãnh thổ đối với các cơ
quan được xác định là nguồn nộp lưu. Thẩm quyền lưu trữ thường được pháp
quy hóa để đảm bảo việc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ có hiệu quả” [5, 76].
Theo nghiên cứu của tác giả Nguyễn Ngọc Quý trong đề tài “Xác định
nguồn và thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào
kho lưu trữ huyện ủy” [26, 26] thì việc quản lý tài liệu đã được phân cấp rõ ràng
từ thẩm quyền quản lý tài liệu ở văn thư cơ quan, thẩm quyền quản lý tài liệu
của lưu trữ hiện hành đến thẩm quyền quản lý tài liệu ở lưu trữ lịch sử. Các cơ
quan là nguồn nộp lưu trong danh mục được gọi là khu vực thẩm quyền của lưu
trữ lịch sử. Lưu trữ lịch sử có phạm vi trách nhiệm rất rộng, lưu trữ lịch sử vừa
20


có nhiệm vụ quản lý và bảo quản những tài liệu có giá trị được thu thập về, vừa
quản lý tài liệu đầu vào ở cả khu vực thẩm quyền.“Khu vực thẩm quyền” là
phạm vi hành chính lãnh thổ mà trên đó tài liệu của các cơ quan được hình thành
và được quản lý thống nhất. Các cấp độ quản lý khác nhau thì phạm vi thẩm
quyền cũng khác nhau. Để xác định được khu vực thẩm quyền của một lưu trữ
lịch sử, trước hết phải căn cứ vào mạng lưới các kho lưu trữ lịch sử trong cả
nước. Mỗi loại kho lưu trữ trong mạng lưới có khu vực thẩm quyền nhất định. Ở
nước ta, xét trên phạm vi cả nước có hai hệ thống kho lưu trữ bảo quản tài liệu
Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, đó là hệ thống các kho lưu trữ Nhà nước
quản lý tài liệu Phông lưu trữ Nhà nước và hệ thống các kho lưu trữ Đảng quản
lý tài liệu Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam. Thẩm quyền thu thập, quản
lý tài liệu trong mỗi loại kho lưu trữ đều có khu vực thẩm quyền riêng. Việc xác
định thẩm quyền và khu vực thẩm quyền ở mỗi loại kho lưu trữ lịch sử cho phép
xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện giao nộp vào mỗi kho lưu trữ

lịch sử ấy.
1.1.2. Nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xây dựng danh mục nguồn và
thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Kho lưu trữ Trung ương Đảng
* Nguyên tắc xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu
Việc nghiên cứu xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu
vào Kho lưu trữ Trung ương Đảng cần dựa vào 3 nguyên tắc: nguyên tắc tính
Đảng (nguyên tắc chính trị), nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện và tổng
hợp. Cụ thể :
- Nguyên tắc tính đảng: Nguyên tắc tính đảng trong việc lựa chọn tài liệu
lưu trữ chính là ở chỗ giá trị của tài liệu được xem xét theo quan điểm nào, phục
vụ quyền lợi cho giai cấp nào. Ở nước ta, giai cấp công nhân là giai cấp lãnh đạo
cách mạng, Đảng Cộng sản Việt Nam là Đảng của giai cấp công nhân và toàn
thể nhân dân dân lao động đại diện cho quyền lợi của toàn dân tộc. Mục đích
của Đảng là xây dựng nước Việt Nam hoà bình, độc lập, dân giàu, nước mạnh,
dân chủ, văn minh, thực hiện thành công chủ nghĩa xã. Tài liệu của Đảng là tài
21


sản của toàn Đảng, toàn dân, phục vụ lợi ích chung của dân tộc.
Vận dụng nguyên tắc tính đảng trong việc xây dựng danh mục nguồn và
thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Kho lưu trữ Trung ương Đảng đòi hỏi
chúng ta phải đứng trên lập trường của Đảng Cộng sản Việt Nam, của giai cấp
công nhân để xác định những cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào Kho lưu
trữ Trung ương Đảng, xác định những tài liệu có giá trị, phục vụ cho lợi ích của
giai cấp công nhân, nhân dân lao động và của cả dân tộc, phục vụ cho sự nghiệp
cách mạng của Đảng, phục vụ cho sự lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng, nhất là Trung
ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư. Do đó chúng ta phải kiên quyết thu những tài
liệu có giá trị, quan trọng của các cơ quan, tổ chức đảng thuộc nguồn nộp lưu về
Kho lưu trữ Trung ương Đảng, như tài liệu Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng,
tài liệu của Ban Chấp hành Trung ương, tài liệu của Bộ Chính trị, Ban Bí thư, tài

liệu của các ban đảng, đảng ủy trực thuộc Trung ương, nhằm tập trung quản lý
thống nhất và tổ chức phục vụ khai thác sử dụng tài liệu có hiệu quả để phục vụ
cho sự lãnh đạo chỉ đạo của Đảng nói chung và của cơ quan, tổ chức nói riêng,
đồng thời phục vụ các yêu cầu của toàn thể nhân dân.
- Nguyên tắc lịch sử: Nguyên tắc này được vận dụng ở chỗ tài liệu lưu trữ
là di sản của một thời kỳ lịch sử nhất định, chúng mang dấu ấn của thời đại lịch
sử mà chúng hình thành. Nên khi thu thập tài liệu vào Kho lưu trữ Trung ương
Đảng phải chú ý đến đặc điểm lịch sử được phản ánh trong nội dung cũng như
hình thức của tài liệu, chú ý đến các điều kiện lịch sử, thời gian, địa điểm hình
thành nên tài liệu, nắm vững các nguyên tắc, phương pháp ghi tin mà tài liệu
được hình thành trong thời kỳ đó. Đồng thời, cần đặt tài liệu của giai đoạn lịch
sử này trong mối liên quan với các giai đoạn, các thời kỳ lịch sử khác, để thấy
được đầy đủ những giá trị của tài liệu.
Khi nghiên cứu xây dựng danh mục các cơ quan, tổ chức là nguồn và thành
phần tài liệu nộp lưu vào Kho lưu trữ Trung ương Đảng, phải đặt việc nghiên cứu xây
dựng danh mục trong thời điểm từ Đại hội XI của Đảng (năm 2011) đến nay, có như
vậy bản danh mục mới phù hợp với thực tế và được vận dụng có hiệu quả trong thực
22


tiễn. Một trong những cơ sở để nghiên cứu xây dựng bản danh mục là phải
nghiên cứu các văn bản quy định hiện hành của Đảng và Nhà nước về công tác
lưu trữ, trong đó có nội dung quy định về thẩm quyền thu thập, quản lý tài liệu
lưu trữ của kho; nghiên cứu các văn bản hiện hành quy định về tổ chức bộ máy,
chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào kho;
nghiên cứu thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động
của các cơ quan, tổ chức đó.
- Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp: Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp
được vận dụng trong tất cả các vấn đề lý luận và thực tiễn của công tác lưu trữ.
Nguyên tắc này dựa trên cơ sở khoa học mọi sự vật, hiện tượng trong xã hội có

mối quan hệ mật thiết với nhau và xuất phát từ tính đa dạng về nguồn và thành
phần, nội dung, giá trị của tài liệu lưu trữ. Tài liệu lưu trữ phải được thu thập
đầy đủ trên nguyên tắc không phân tán xé lẻ phông lưu trữ, tài liệu của một
phông lưu trữ phải được tập trung quản lý thống nhất trong một kho lưu trữ
tương ứng. Đối với việc nghiên cứu xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài
liệu nộp lưu vào Kho lưu trữ Trung ương Đảng đòi hỏi phải nghiên cứu, phân
tích toàn diện các cơ quan, tổ chức thuộc đối tượng phải giao nộp tài liệu vào
Kho lưu trữ Trung ương Đảng: nghiên cứu hệ thống tổ chức của Đảng, hệ thống
tổ chức của các tổ chức chính trị - xã hội, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy,
mối quan hệ công tác… của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã
hội; phải khảo sát thực tế toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động
của các cơ quan, tổ chức, để từ đó xác định được thành phần tài liệu thuộc diện
nộp lưu vào Kho lưu trữ Trung ương Đảng; vận dụng tổng hợp các tiêu chuẩn
xác định giá trị tài liệu để xác định những cơ quan, tổ chức, những nhóm tài liệu,
những tài liệu có giá trị vĩnh viễn thuộc diện nộp lưu vào Kho lưu trữ Trung
ương Đảng. Các tiêu chuẩn hay được vận dụng là: tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung
tài liệu, tiêu chuẩn tác giả tài liệu, tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan đơn vị hình thành
phông và tiêu chuẩn sự lặp lại thông tin trong tài liệu.
Ba nguyên tắc nói trên, có mối liên hệ hữu cơ với nhau, đó là những
23


nguyên tắc chỉ đạo trong toàn bộ công tác lưu trữ nói chung và công tác thu thập
tài liệu lưu trữ nói riêng, trong đó có việc xây dựng danh mục nguồn và thành
phần tài liệu nộp lưu vào Kho lưu trữ Trung ương Đảng. Tuy nhiên, nếu chỉ căn
cứ vào những nguyên tắc này chưa thể cho ra nguồn và thành phần tài liệu cần
phải nộp lưu, việc xác định chính xác các cơ quan là nguồn và thành phần tài
liệu của những cơ quan phải được xác định cụ thể dựa trên những phương pháp
và tiêu chuẩn khác sau đây.
* Phương pháp xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu

Vấn đề nghiên cứu xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc
diện nộp lưu vào Kho lưu trữ Trung ương Đảng là công việc mang tính tổng
hợp, không một phương pháp riêng biệt nào có thể xử lý đầy đủ và trọn vẹn các
vấn đề nảy sinh trong quá trình nghiên cứu. Vì vậy, việc nghiên cứu xây dựng
danh mục nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào Kho lưu trữ Trung ương
Đảng cần vận dụng phối hợp những phương pháp cơ bản sau: phương pháp hệ
thống, phương pháp phân tích chức năng, phương pháp thông tin, phương pháp
thống kê.
- Phương pháp hệ thống: Áp dụng phương pháp này, trước hết phải xác
định giới hạn của hệ thống, trong đó có các tài liệu có ảnh hưởng lẫn nhau.
Muốn xác định giới hạn của hệ thống đó, cần phải dựa vào chức năng, nhiệm vụ
của cơ quan hình thành ra hệ thống tài liệu, đồng thời phải xác định được vị trí
của cơ quan đó trong toàn bộ hệ thống các cơ quan đồng chức năng. Thứ hai,
trên cơ sở các hệ thống đã được xác định giới hạn cụ thể, cần nghiên cứu thành
phần tài liệu thuộc mỗi hệ thống đó, làm sáng tỏ mối quan hệ biện chứng giữa
chúng với nhau. Điều này cho phép giải quyết vấn đề lựa chọn tài liệu có thông
tin lặp lại hình thành rất nhiều trong các cơ quan cùng hệ thống. Việc đối chiếu
tài liệu trong một hệ thống và giữa các hệ thống với nhau cho phép lập bảng kê
danh mục các nguồn nộp lưu và danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào kho
lưu trữ. Phương pháp này giúp chúng ta tránh được sự trùng lặp thông tin không
cần thiết giữa các tài liệu trong cùng một hệ thống.
24


Để xác định đúng vị trí, phạm vi, quyền hạn của Kho lưu trữ Trung ương
Đảng, xác định đúng, chính xác và đầy đủ nguồn và thành phần tài liệu mà Kho
lưu trữ Trung ương Đảng cần thu thập, bổ sung, chúng ta phải đặt Kho lưu trữ
Trung ương Đảng trong hệ thống lưu trữ của Đảng và hệ thống lưu trữ của Đảng
phải được đặt trong hệ thống lưu trữ quốc gia. Có như vậy, chúng ta mới xác
định được chính xác các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội và

thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức nộp lưu vào Kho lưu trữ Trung
ương Đảng.
- Phương pháp phân tích chức năng: là phương pháp nghiên cứu giá trị
tài liệu và lựa chọn tài liệu trên cơ sở phân loại chức năng của các cơ quan và
chức năng của mỗi loại tài liệu trong phạm vi hoạt động của từng loại cơ quan.
Dựa vào phương pháp phân tích chức năng, sẽ xác định được những tài liệu
phản ánh chức năng, nhiệm vụ chủ yếu, nhiệm vụ thứ yếu của cơ quan. Thông
thường những cơ quan giữ vị trí quan trọng trong hệ thống thì cần ưu tiên bảo
quản tài liệu hơn những cơ quan có chức năng nhiệm vụ nhỏ hơn. Tài liệu phản
ánh chức năng nhiệm vụ cơ bản, chủ yếu của cơ quan thì có giá trị trên nhiều
phương diện, được xác định lưu trữ vĩnh viễn hoặc lâu dài, còn những tài liệu
phản ánh chức năng, nhiệm vụ thứ yếu hoặc không liên quan thì có giá trị tạm
thời hoặc loại hủy.
Với phương pháp này, chúng ta có thể lý giải một cách khoa học tiêu
chuẩn ý nghĩa của cơ quan đơn vị hình thành phông, ý nghĩa nội dung của tài
liệu theo chức năng trong việc xây dựng danh mục nguồn nộp lưu và lựa chọn
thành phần tài liệu nộp lưu vào kho.
Trong hệ thống tổ chức đảng, Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng và Ban
Chấp hành Trung ương Đảng là các cơ quan lãnh đạo cao nhất của Đảng. Đại
hội đại biểu toàn quốc là cơ quan lãnh đạo cao nhất của Đảng. Ban Chấp hành
Trung ương là cơ quan lãnh đạo cao nhất của Đảng giữa hai nhiệm kỳ Đại hội
đại biểu toàn quốc. Do vậy, đây là 2 cơ quan mà chúng ta luôn phải ưu tiên hàng
đầu cho việc thu thập, bổ sung tài liệu vào KLTW Đảng, khối lượng tài liệu
25