CÁCH QUẢN lý THỜI GIAN THEO THỨ tự ưu TIÊN

CÁCH QUẢN LÝ THỜI GIAN THEO THỨ TỰ ƯU TIÊN
(PHƯƠNG PHÁP EISENHOWER)
Nếu chúng ta không quản lý thời gian, cuộc đời chúng ta sẽ có những lúc rối
như mớ bòng bong. Chúng ta sẽ rơi vào kế hoạch thời gian của người khác.
Đây là một trong những kĩ năng hàng đầu mà mỗi người chúng ta cần phải
thành thạo.

TẠI SAO CHÚNG TA PHẢI HỌC CÁCH QUẢN
LÝ THỜI GIAN?
Thời gian là cuộc sống


Tiết kiệm thời gian một cách rất đáng kể
Lấy ví dụ về thời gian bị lãng phí trong một ngày (gần đúng):
Chơi game: 2 tiếng
Xem phim: 1.5 tiếng
Facebook, đọc báo…: 2 tiếng
Ngủ: 9 tiếng >> lãng phí 1 tiếng so với ngủ 8 tiếng bình thường
Như vậy,
1 ngày: lãng phí 6.5 tiếng
1 năm: 6.5 x 365 = 2372.5 giờ = 99 ngày
80 năm: 99 x 80= 7920 ngày = 21 năm
Hãy tưởng tượng với 21 năm đó bạn sẽ làm được những gì! Chỉ cần bạn
học tiếng anh thôi cũng đã là một sự khác biệt lớn!
Chưa cần tới Polyphasic Sleep bạn cũng có thể có thêm rất nhiều thời gian.

Kiểm soát cuộc đời của chính bạn
Khi quản lý tốt thời gian, bạn sẽ gần như không bao giờ rơi vào cảnh “nước
tới chân mới nhảy“. Bạn không bị căng thẳng, rối loạn vì “hạn chót“. Hiệu
quả công việc của bạn luôn ở mức cao. Bạn làm việc chính xác hơn, đầy đủ
hơn. Bạn sẽ thăng tiến nhanh hơn, mục tiêu của bạn sẽ được hoàn thành

sớm hơn những ai không để ý tới quản lý thời gian.


Bạn sẽ có một cuộc sống hoàn thiện hơn, khi vừa hoàn thành tốt công việc,
vừa có thời gian phục vụ các sở thích nho nhỏ như chơi thể thao, du lịch,
thư pháp, học tiếng pháp, tiếng Nhật…
Bạn sẽ hiểu ra được cái gì thực sự quan trọng với mình, cái gì không để
sống một cuộc đời đầy ý nghĩa.

PHƯƠNG PHÁP EISENHOVER


Do tổng thống Mỹ thứ 34 Dwight D. Eisenhower nghĩ ra. Ông đã sử dụng
rất hiệu quả với lịch làm việc bận rộn của mình. Ông đề xuất dùng ma trận để
sắp xếp công việc (Ma trận Eisenhower)
Về cơ bản bạn chia công việc của mình ra thành 4 cấp độ:

P1: Quan trọng, khẩn cấp
P2: Quan trọng, không khẩn cấp
P3: Không quan trọng, khẩn cấp
P4: Không quan trọng, không khẩn cấp
*P= Priority: Sự ưu tiên
Để sắp xếp công việc vào 4 cấp độ trên bạn cần trả lời 2 câu hỏi:
1. Việc này có quan trọng không?
2. Nó có khẩn cấp không?


P1 – Quan trọng, khẩn cấp
Bạn phải làm ngay vì chúng rất quan trọng và khẩn cấp. Có 3 loại việc
được xếp vào cấp độ này:

Xảy ra không đoán trước được: Chăm sóc người thân ốm, một cuộc họp
khẩn, các cuộc điện thoại quan trọng của sếp hoặc khách hàng, email công
việc…
Đoán trước được: Sinh nhật người thân, ngày lễ tình nhân, kỉ niệm lễ cưới,
đám cưới bạn thân…
Do trì hoãn, lười, thiếu chuẩn bị để tới sát hạn chót: Soạn bài thuyết trình,
ôn thi sát…
Chúng ta thường không tránh được loại 1, 2. Nhưng với loại thứ 3, hoàn
toàn có thể giảm thiểu tới tối đa bằng cách chuyển chúng thành việc P2.
Nếu bạn đã từng trải qua, hãy học cách làm cho chúng không xảy ra nữa. 4
năm đại học, bạn có thể tặc lưỡi cho qua, nhưng nó sẽ hình thành thói quen
xấu khó sửa. Bạn không thể dồn việc mãi như vậy tới hết đời.

P2 – Quan trọng, không khẩn cấp
Bạn hãy dành nhiều thời gian cho những việc này. Chúng thường không
khẩn cấp, nhưng sẽ tích lũy dần để giúp bạn đạt được thành tựu mong muốn.
Ví dụ:






Ôn thi từ đầu học kỳ
Đọc sách
Học tiếng anh
Tập thể dục
Thiền định

Nếu bạn đang làm việc P2 có việc P1 xuất hiện hãy hoàn thành việc P1. Sau
khi bạn giải quyết xong các việc P1 hãy chắc chắn bạn hoàn thành việc P2.
Đừng để sang ngày hôm sau!

P3 – Không quan trọng, khẩn cấp
Những việc này chẳng có gì quan trọng, không giúp bạn tiến gần mục tiêu
thêm được bước nào. Nhưng chúng lại khẩn cấp, bạn khó mà sắp
xếp hay kiểm soát được chúng.
Ví dụ:




Cuộc gọi từ ông anh họ lâu ngày không gặp.
Tin nhắn từ đám bạn.
Người thân nhờ bạn đi mua đồ khi bạn đang làm việc, học bài.

Bạn phải tìm cách giải quyết những việc này càng nhanh càng tốt. Hãy học
cách kết thúc các cuộc điện thoại, tin nhắn một cách lịch sự. Học cách từ chối
khéo léo…để giảm thời gian cho những việc này.

P4 – Không quan trọng, không khẩn cấp
Bạn không hoặc chỉ dành dưới 5% thời gian của bạn cho P4. Chúng tiêu
tốn thời gian của bạn mà không đem lại lợi ích gì đáng kể.
Ví dụ:





Check Facebook
Xem video giải trí trên Youtube
Xem các chương trình giải trí trên TV
Xem Phim

Khi bạn chuẩn bị làm 1 việc thuộc nhóm P4 hãy tự hỏi những câu như: Xem
chương trình ca nhạc này có giúp tôi nhiều trong việc chinh phục được mục


tiêu không? Chơi game này có giúp tôi học giỏi không? Tôi có nhất thiết phải
xem phim này không, để tháng sau coi có được không?
Những người lười biếng thường trả lời “Có” và tìm cách biện hộ cho điều
này. Chẳng hạn như họ nói chơi game có thể học được tiếng anh, nhưng nếu
so sánh 1 giờ chơi game với 1 giờ tập trung học tiếng anh thành tựu đạt
được trong tiếng anh khác biệt hoàn toàn. Chơi game có thể giúp
họ học bập bõm được vài từ mới, nhưng họ không thể biết được cách phát âm
chính xác, cách sử dụng từ đó trong câu như thế nào, những từ đồng nghĩa,
trái nghĩa, có thành ngữ nào liên quan hay không…

PHÂN BỐ THỜI GIAN
Dưới đây là một cách phân bố phù hợp với các cấp độ của phương pháp này
P1: ~15% – 20%
P2: ~60% – 65%
P3: ~10% – 15%
P4: < 5%

GHI CHÉP
Bạn cần có 1 cuốn sổ ghi chép công việc hoặc các phần mềm tương tự trên
máy tính hoặc điện thoại. Khi làm xong việc nào, bạn đánh dấu tích vào, lúc
này bạn sẽ tận hưởng được cảm giác hoàn thành công việc, rất tuyệt vời.

Để bắt đầu quản lý thời gian, bạn có thể dùng file pdf này: Ma trận
Eisenhover


CÔNG CỤ HỖ TRỢ
Bạn có thể dùng các ứng dụng dưới đây để sắp xếp việc vào cấp độ phù hợp
Android:
My Effectiveness: To do, Tasks
Ứng dụng này giúp bạn quyết định mức độ quan trọng, khẩn cấp của
công việc bằng ma trận Eisenhover (mục First Things First). Nó
cũng có nhiều chức năng khác giúp bạn quản lý công việc hiệu quả:






My Misson: Thiết lập sứ mệnh
My Influence: Loại bỏ những xao nhãng
Life Roles: Xác định vai trò trong cuộc sống
Week plan: Tạo kế hoạch theo tuần
…

Google Note
*Cho những ai thích sự đơn giản
Ứng dụng ghi chú của Google. Có thể tạo được các check list công
việc.
iOS:
Eisenhower App

NGHỊCH ĐẢO
Có những việc thuộc vùng xám, nó không hẳn nằm hoàn toàn trong 4 cấp
độ trên. Tùy thời điểm, mục đích mà nó được phân bố vào các cấp độ khác
nhau.
Ví dụ:


Xem phim được xếp vào:
P2 Khi mục đích của bạn là học tiếng anh. Nghe thấy từ mới ghi lại, học cách
phát âm, sử dụng. Tạo Flash Card cho từ đó. Nghe đi nghe lại những chỗ
chưa nghe được. Học các nối âm, đọc lướt trong phim. Học văn hóa của
họ. Bạn có thể cần tải phụ đề để hỗ trợ nghe khi cần.
P4 Khi mục đích của bạn là giải trí mà bạn cần phải hoàn thành một đống bài
tập.
Tương tự game cũng có những loại dành cho học tiếng anh thì hãy xếp
vào P2. Xem các game của Hội Đồng Anh (British
Council): />Giải trí là cần thiết, nhưng bạn cần tránh các loại giải trí gây nghiện trong
lúc đang chinh phục mục tiêu. Bạn có thể thưởng cho mình vài giờ xem phim
khi đã hoàn thành được những mục tiêu đề ra trong tuần, tháng…nhưng đừng
sa đà.
CHÚC BẠN QUẢN LÍ TỐT THỜI GIAN CỦA MÌNH!