Nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại cục sở hữu trí tuệ bộ khoa học và công nghệ

BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

HOÀNG THỊ ANH

ĐỀ TÀI: NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ
TẠI CỤC SỞ HỮU TRÍ TUỆ - BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG
Chuyên ngành: Lưu trữ học

Hà Nội, tháng 11/2019


BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

HOÀNG THỊ ANH
ĐỀ TÀI: NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ
TẠI CỤC SỞ HỮU TRÍ TUỆ - BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG
Chuyên ngành: Lưu trữ học
Mã số: 8320303
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: GS.TSKH NGUYỄN VĂN THÂM

Hà Nội, tháng 11/2019


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các kết quả

nghiên cứu trong đề tài này là trung thực và chưa từng công bố trong bất kỳ đề tài,
công trình nghiên cứu nào khác. Những tư liệu tham khảo từ các tài liệu và công
trình nghiên cứu trước đều đã được chú thích rõ ràng.
Tác giả

Hoàng Thị Anh


LỜI CẢM ƠN
Đề tài “Nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Cục Sở hữu trí tuệ - Bộ
Khoa học và công nghệ’’ là nội dung tôi chọn để nghiên cứu và làm luận văn tốt
nghiệp sau hai năm theo học chương trình cao học chuyên ngành Lưu trữ học tại
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Tôi xin gửi lời cảm ơn tới thầy giáo GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm đã giúp đỡ
tôi trong suốt quá trình nghiên cứu và trực tiếp hướng dẫn tôi hoàn thành luận văn
này. Đồng thời, tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn tới các thầy cô trong Khoa Văn thư và
Lưu trữ, Phòng Quản lý đào tạo sau đại học thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội,
bạn bè đã giúp đỡ, tạo điều kiện cho tôi trong suốt quá trình học tập và hoàn thành
luận văn.
Trân trọng cảm ơn!


DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT
GPHI:

Giải pháp hữu ích

KDCN:

Kiểu dáng công nghiệp

SC:

Sáng chế

SHCN:

Sở hữu công nghiệp

SHTT:

Sở hữu trí tuệ

TLLT:

Tài liệu lưu trữ

VBBH:

Văn bằng bảo hộ


DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU
Bảng 1 :

Số lượng tiếp nhận và xử lý đơn sở hữu công nghiệp

Bảng 2:

Đơn đăng ký giải pháp hữu ích đã nộp từ năm 1989

đến năm 2017

Bảng 3:

Đơn đăng ký sáng chế đã nộp từ năm 1981 đến năm 2017

Bảng 4:

Đơn đăng ký kiểu dáng công nghiệp đã nộp từ năm 1988
đến năm 2017

Bảng 5:

Đơn đăng ký Nhãn hiệu quốc gia đã nộp từ năm 1988 đến năm
2017.

Bảng 6:

Đơn đăng ký chỉ dẫn địa lý đã nộp vào Cục Sở hữu trí tuệ từ
năm 2001 đến năm 2017.

Bảng 7:

Danh mục hồ sơ của Cục Sở hữu trí tuệ.


DANH MỤC CÁC ẢNH
Ảnh 1a:

Kho lưu trữ 802 nhà C.

Ảnh 1b:

Kho lưu trữ 502 nhà A

Ảnh 2:

Hồ sơ đơn sáng chế

Ảnh 2a:

Tài liệu trùng thừa của đơn sáng chế


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
PHẦN MỞ ĐẦU ........................................................................................................ 1
CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ VÀ NÂNG
CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ ......................................................... 7
1.1. Lý luận chung về hoạt động lưu trữ ............................................................. 7
1.1.1. Các khái niệm ........................................................................................... 7
1.1.2. Nguyên tắc tổ chức hoạt động lưu trữ ...................................................... 9
1.1.3. Nội dung của hoạt động lưu trữ .............................................................. 10
1.1.3.1. Hoạt động quản lý ......................................................................... 10
1.1.3.2. Hoat động nghiệp vụ ..................................................................... 10
1.2. Lý luận chung về hiệu quả và nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ. ..... 13
1.2.1. Khái niệm hiệu quả................................................................................. 13
1.2.2. Khái niệm nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ. ................................... 14
1.2.3. Vai trò nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ. ......................................... 16

1.2.4. Tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ......................................... 16
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI CỤC SỞ HỮU
TRÍ TUỆ. ................................................................................................................. 20
2.1. Khái quát về Cục Sở hữu trí tuệ................................................................. 20
2.1.1. Sự hình thành và phát triển..................................................................... 20
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức. ................................................... 21
2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ: ................................................................... 21
2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức (phụ lục) ............................................................... 24
2.1.3. Tài liệu lưu trữ sở hữu công nghiệp. ...................................................... 24
2.1.3.1. Thành phần tài liệu lưu trữ sở hữu công nghiệp. .......................... 24
2.1.3.2. Qui trình xử lý đơn sở hữu công nghiệp........................................ 28
2.1.3.3. Đặc điểm tài liệu lưu trữ sở hữu công nghiệp. ............................. 28
2.1.3.4. Giá trị tài liệu lưu trữ của Cục Sở hữu trí tuệ. ............................. 29
2.2. Tình hình thực tế về hoạt động lưu trữ tại Cục Sở hữu trí tuệ. .............. 29


2.2.1. Về công tác quản lý hoạt động lưu trữ tại Cục Sở hữu trí tuệ. ............... 29
2.2.2. Thực trạng về các hoạt động nghiệp vụ trong hoạt động lưu trữ tại Cục
Sở hữu trí tuệ. ................................................................................................... 30
2.2.2.1. Hoạt động thu thập và bổ sung hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ ........... 30
2.2.2.2. Hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ ................................................ 31
2.2.2.3. Hoạt động xác định giá trị tài liệu lưu trữ .................................... 31
2.2.2.4. Hoạt động thống kê tài liệu lưu trữ ............................................... 32
2.2.2.5. Hoạt động khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ. .......................... 32
2.3. Đánh giá về hoạt động lưu trữ tại Cục Sở hữu trí tuệ.............................. 34
2.3.1. Những thành quả đạt được. .................................................................... 34
2.3.2. Hạn chế. .................................................................................................. 36
CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT
ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI CỤC SỞ HỮU TRÍ TUỆ................................................ 40
3.1. Hoàn thiện các qui định hoạt động quản lý lưu trữ. ................................ 40

3.1.1. Hoàn thiện các văn bản quản lý.............................................................. 40
3.1.2. Bồi dưỡng kiến thức cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao
động làm lưu trữ. Tăng cường nhân lực cho nhiệm vụ này. ............................ 42
3.1.3. Tăng cường cơ sở vật chất cho hoạt động lưu trữ. ................................. 42
3.1.4. Ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ vào hoạt động lưu trữ. .............. 43
3.2. Hoàn thiện các hoạt động nghiệp vụ .......................................................... 43
3.2.1. Hoạt động thu thập và bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ ......................... 43
3.2.2. Tiếp tục tổ chức chỉnh lý tài liệu hiện có trong các kho của Cục Sở hữu
trí tuệ. ................................................................................................................ 45
3.2.3. Tổ chức thực hiện, xây dựng bảng thời hạn bảo quản các tài liệu lưu trữ
của Cục. ............................................................................................................ 45
3.2.4. Tổ chức bảo quản tốt tài liệu .................................................................. 49
3.2.5. Thực hiện thống kê toàn diện các tài liệu hiện có. ................................. 49
3.2.6. Tổ chức tốt hơn việc khai thác và sử dụng tài liệu ................................. 50
KẾT LUẬN .............................................................................................................. 53
PHỤ LỤC
TÀI LIỆU THAM KHẢO


1

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Tài liệu lưu trữ là tài sản vô cùng quý báu của dân tộc, bởi vì nó chứa đựng
những thông tin quá khứ, ghi lại các thành tựu trong lao động của nhân dân qua các
thời kỳ lịch sử khác nhau, những sự kiện lịch sử hoặc những cống hiến to lớn của
các anh hùng dân tộc, các nhà khoa học và văn hóa nổi tiếng. Khối tài liệu này
chính là nguồn thông tin có tính chính xác cao vì nó là bản chính, bản gốc của
những tài liệu được hình thành trong hoạt động của con người. Do đó, người ta có
thể sử dụng chúng vào nhiều mục đích khác nhau, đem lại nhiều giá trị trong các

hoạt động của con người.
Hoạt động lưu trữ đóng vai trò rất quan trọng trong bất kỳ tổ chức cơ quan
nào từ khi thành lập. Tuy nhiên ở mỗi cơ quan, do lĩnh vực hoạt động khác nhau
nên có cơ cấu chức năng, nhiệm vụ khác nhau. Tuy vậy, đều có một đặc điểm chung
là trong quá trình hoạt động đều liên quan đến văn bản, giấy tờ, tài liệu. Các loại
văn bản này đều có nhu cầu được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết cho
công việc sau này. Đây chính là những căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá
trị pháp lý cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng nhưng việc lưu trữ,
bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ cũng không kém phần quan
trọng. Đối với mỗi cơ quan, tổ chức, hoạt động lưu trữ là nhiệm vụ tất yếu, vì đó là
tài nguyên thông tin quan trọng của mỗi cơ quan, tổ chức. Hoạt động lưu trữ nhằm
đảm bảo thông tin cần thiết phục vụ cho việc lãnh đạo của cơ quan quản lý điều
hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới
việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi
cơ quan, tổ chức.
Muốn hoạt động lưu trữ có hiệu quả các cơ quan cần thực hiện tốt những nội
dung của công tác này từ hoạt động quản lý cho đến hoạt động nghiệp vụ để phát
huy một cách toàn diện giá trị của tài liệu lưu trữ.
Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ là một thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến
trong thời gian gần đây để chỉ các hoạt động nghiên cứu, khai thác các thông tin có


2

giá trị từ tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ các lợi ích của xã hội. Nói cách khác, phát
huy giá trị tài liệu lưu trữ là thông qua các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu để đưa
các giá trị thông tin từ tài liệu lưu trữ vào thực tiễn cuộc sống, nhằm thúc đẩy sự
phát triển của xã hội, góp phần xây dựng và bảo vệ đất nước.
Bảo quản an toàn và phát huy hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ luôn là hai mục
tiêu lớn của ngành Lưu trữ nói chung. Trong những năm trước đây, do điều kiện

kinh tế, cơ sở vật chất còn gặp nhiều khó khăn, các hoạt động lưu trữ chủ yếu tập
trung cho việc bảo quản an toàn, xử lý sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ. Vì vậy,
công tác phát huy giá trị tài liệu hầu như chưa được quan tâm thỏa đáng. Những
năm gần đây, trong xu thế phát triển chung của đất nước cũng như nhu cầu tiếp cận
thông tin ngày càng cao của xã hội, đòi hỏi công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
cần phải được đẩy mạnh.
Luật Lưu trữ năm 2011 mặc dù không giải thích khái niệm “phát huy giá trị
tài liệu lưu trữ”, nhưng tại Chương IV: Sử dụng tài liệu lưu trữ đã quy định khá chi
tiết cho hoạt động này. Cụ thể Điều 32 Luật Lưu trữ 2011 quy định rõ các hình thức
sử dụng tài liệu lưu trữ bao gồm:Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ
quan, Lưu trữ lịch sử; Xuất bản ấn phẩm lưu trữ; Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên
phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử; Triển lãm, trưng bày tài
liệu lưu trữ; Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu; Cấp bản sao tài
liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.
Có thể nói từ khi Luật Lưu trữ năm 2011 ra đời, các hoạt động khai thác sử
dụng tài liệu lưu trữ hay nói rộng hơn là hoạt động phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đã
được định hướng một cách có quy củ và đi vào nền nếp. Hầu hết các Lưu trữ quốc
gia đều đã và đang áp dụng tất cả các hình thức khai thác sử dụng tài liệu theo quy
định của Luật, nhằm phát huy tối đa, có hiệu quả giá trị của tài liệu lưu trữ. Tuy
nhiên, thực tế hoạt động lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức vẫn chưa được chú trọng,
quan tâm.
Cục Sở hữu trí tuệ là cơ quan trực thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ, có chức
năng giúp Bộ trưởng Bộ Khoa học và công nghệ thống nhất quản lý nhà nước và
đảm bảo các hoạt động sự nghiệp chuyên ngành về sở hữu trí tuệ trên phạm vi cả


3

nước. Khối hồ sơ, tài liệu liên quan đến xác lập quyền sở hữu công nghiệp và các tài
liệu hành chính được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của Cục rất lớn nhưng

việc tổ chức lưu trữ ở cơ quan còn nhiều hạn chế. Vì vậy tôi chọn đề tài “Nâng cao
hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Cục Sở hữu trí tuệ - Bộ Khoa học và công nghệ’’
làm luận văn thạc sĩ của mình với hy vọng sẽ góp phần tìm ra các giải pháp thực tế
để tổ chức hoạt động lưu trữ của cơ quan tốt hơn.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
2.1. Ở trong nước
Cho đến thời điểm hiện nay chưa có một công trình nghiên cứu khoa học đầy
đủ bài bản về hoạt động lưu trữ tại Cục Sở hữu trí tuệ. Mặc dù vậy, trong các báo
cáo về công tác lưu trữ hàng tháng, hàng quí, sáu tháng đầu năm, sáu tháng cuối
năm và báo cáo tổng kết công tác lưu trữ hàng năm và phương hướng, nhiệm vụ
công tác lưu trữ của Cục Sở hữu trí tuệ đều có các tổng kết, đánh giá về công tác
lưu trữ. Tuy nhiên, những tổng kết, đánh giá của các báo cáo này chưa có điều kiện
đi sâu đánh giá toàn diện về thực hiện hoạt động lưu trữ.
Đây là hướng nghiên cứu phổ biến trong các công trình nghiên cứu của các
giảng viên, học viên của các Trường Đại học như Trường Đại học Khoa học xã hội
và nhân văn, Đại học Nội vụ Hà hội, Học viện Hành chính Quốc gia…. Các kết quả
nghiên cứu thường thể hiện trong các sách, giáo trình, các bài viết trên tạp chí
chuyên ngành hoặc các luận án, luận văn, khoá luận, một số công trình có thể kể ra
như sau:
- Luận văn Thạc sỹ của tác giả Nguyễn Thị Chung, đề tài “Nâng cao hiệu quả
khai thác, sử dụng TLLT tại Bộ Giáo dục và Đào tạo”
- Luận văn Thạc sỹ của tác giả Nguyễn Thị Thanh Linh, đề tài “Nghiên cứu
các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ tại
trung tâm lưu trữ thành phố Đà Nẵng” năm 2013;
- Luận văn Thạc sỹ của tác giả Phạm Thị Hạnh, đề tài “Các giải pháp nâng
cao hiệu quả lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ Ủy ban nhân dân cấp quận thành phố
Hà Nội” năm 2013;


4

- Luận văn Thạc sỹ của tác giả Trần Việt Hà, đề tài “Nghiên cứu các giải
pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động trưng bày triển lãm TLLT ở Việt Nam” năm
2008;
- Luận văn Thạc sỹ của tác giả Nguyễn Thị Lệ Thủy, đề tài “Nghiên cứu giải
pháp nhằm nâng cao chất lượng khai thác, sử dụng tài liệu tại kho lưu trữ lịch sử
thành phố Đà Nẵng” năm 2015;
- Luận văn Thạc sỹ của tác giả Nguyễn Duy Dịu, đề tài “Nghiên cứu gải pháp
nâng cao hiệu quả quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ của Bộ Công thương” năm
2015;
- Luận văn Thạc sỹ của tác giả Hoàng Minh Nhu, đề tài “Nghiên cứu xây
dựng các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của tỉnh
Ninh Bình” năm 2014
Nhìn chung, các công trình nghiên cứu về hoạt động lưu trữ đều có những
đặc thù khác nhau. Dù vậy, trên đây là những công trình khoa học có giá trị tham
khảo đối việc nghiên cứu đề tài luận văn.
Thực tế cho thấy, mặt dù việc thực hiện hoạt động lưu trữ tại Cục Sở hữu trí
tuệ cũng đã được triển khai nhưng vẫn còn những thiếu sót, hạn chế, nhiều vấn đề
không còn phù hợp. Để nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ như hoạt động thu thập
và bổ sung tài liệu, hoạt động chỉnh lý tài liệu, hoạt động xác định giá trị tài liệu,
hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ, hoạt động thống kê tài liệu lưu trữ, hoạt động
khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ. Đó là những vấn đề rất cấp thiết mà đề tài luận
văn sẽ tập trung nghiên cứu.
2.2. Ở nước ngoài.
Ở nước ngoài cũng có rất nhiều đề tài nghiên cứu về công tác lưu trữ, nhưng
chủ yếu là các vấn đề chung. Tác giả chưa thấy đề tài nào liên quan trực tiếp đến nội
dung đề cập tới ở luận văn này. Mặc dù vậy, tác giả cũng thu nhận được những kiến
thức cần thiết để giải quyết các vấn đề do đề tài của mình đặt ra.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài hướng tới hai mục tiêu:

5

Phân tích và đánh giá tình hình hoạt động lưu trữ tại Cục Sở hữu trí tuệ
(SHTT) gắn với yêu cầu hiện nay.
Đề xuất các biện pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại
Cục Sở hữu trí tuệ.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được mục tiêu đề ra, đề tài đặt ra các nhiệm vụ nghiên cứu như sau:
Thứ nhất, hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về tài liệu lưu trữ và
hoạt động lưu trữ để làm nền tảng giải quyết các vấn đề do thực tế đặt ra;
Thứ hai, tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục
Sở hữu trí tuệ và các yêu cầu đặt ra cho Cục hiện nay;
Thứ ba, nghiên cứu các tiêu chí cần thiết để đánh giá hiệu quả hoạt động lưu
trữ;
Thứ tư, phân tích đặc điểm, thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ tại Cục Sở
hữu trí tuệ;
Thứ năm, khảo sát thực trạng hoạt động lưu trữ tại Cục Sở hữu trí tuệ và
đánh giá những ưu điểm, tồn tại về hoạt động lưu trữ tại Cục Sở hữu trí tuệ;
Thứ năm, xây dựng các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ
tại Cục Sở hữu trí tuệ.
5. Đối tượng nghiên cứu
Luận văn chỉ giới hạn nghiên cứu tài liệu là các hồ sơ đơn sở hữu công
nghiệp trong quá trình hình thành và phát triển của Cục Sở hữu trí tuệ.
6. Phạm vi nghiên cứu
Đề tài tập trung nghiên cứu các vấn đề liên quan đến hoạt động lưu trữ của
Cục Sở hữu trí tuệ từ khi thành lập (năm 1982) cho đến nay.
7. Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu tác giả đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu

sau:
- Phương pháp tổng hợp và phân tích: Phương pháp này để xem xét nội dung
các vấn đề liên quan đến tài liệu lưu trữ và hoạt động lưu trữ tại Cục Sở hữu trí tuệ;


6

- Phương pháp thống kê và khảo sát thực tế: Được sử dụng để đánh giá cụ thể
tình hình tài liệu và kết quả của hoạt động lưu trữ, tìm hiểu ưu điểm và tồn tại
những hạn chế.
8. Đóng góp của luận văn
Về mặt lý luận:
Góp phần chứng minh ý nghĩa và vai trò của tài liệu lưu trữ đối với hoạt
động lưu trữ tại Cục Sở hữu trí tuệ.
Về mặt thực tiễn:
Đánh giá một cách toàn diện về hoạt động lưu trữ để có hướng khắc phục, để
hoạt động lưu trữ của Cục Sở hữu trí tuệ được hoàn thiện hơn, đáp ứng yêu cầu
công việc của Cục Sở hữu trí tuệ.
Thông qua việc đề xuất những giải pháp cho hoạt động lưu trữ của Cục Sở
hữu trí tuệ, tác giả cũng mong muốn kết quả của luận văn được ứng dụng thực tiễn
vào hoạt động lưu trữ của Cục Sở hữu trí tuệ.
9. Bố cục của luận văn
Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, Luận văn gồm 3 chương:
Chương 1: Lý luận chung về hoạt động lưu trữ và nâng cao hiệu quả hoạt
động lưu trữ;
Chương 2: Thực trạng về hoạt động lưu trữ tại Cục Sở hữu trí tuệ;
Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại
Cục Sở hữu trí tuệ.

7

1CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ VÀ NÂNG
CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ
1.1. Lý luận chung về hoạt động lưu trữ
1.1.1. Các khái niệm
a) Khái niệm tài liệu lưu trữ
Khái niệm ‘‘tài liệu lưu trữ” – một trong những khái niệm làm nền tảng
chung cho công tác lưu trữ. Hiện có rất nhiều quan niệm khác nhau về thuật ngữ
này, ví dụ:
Theo định nghĩa của Hội đồng Lưu trữ quốc tế: “Tài liệu lưu trữ là những tài
liệu hết giá trị hiện hành được bảo quản, có sự lựa chọn hoặc không có sự lựa
chọn, bởi những ai có trách nhiệm về sự việc sản sinh ra nó hoặc bởi những người
thừa kế nhằm mục đích sử dụng riêng của họ, hoặc bởi một cơ quan lưu trữ tương
ứng vì giá trị lưu trữ của chúng”.
Trong Luật Liên bang Nga về “Công tác lưu trữ tại Liên bang Nga” thông
qua ngày 01 tháng 10 năm 2004 và Hội đồng Liên bang phê chuẩn ngày 13 tháng 4
năm 2004, Trong Luật này tài liệu lưu trữ được định nghĩa như sau: “Tài liệu lưu
trữ là vật mang tin, có những đặc điểm riêng cho phép phân biệt chúng và được lưu
giữ vì có giá trị về vật liệu mang tin và thông tin đối với công dân, xã hội và nhà
nước.
Khái niệm tài liệu lưu trữ của nước ta được hình thành khá sớm và đến nay
đã có một số điểm đổi mới. Luật Lưu trữ năm 2011 tại Khoản 2, Điều 3 định nghĩa:
“Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa
học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính;
trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp
pháp”.[1]
Như vậy, khái niệm chung về tài liệu lưu trữ và có ý nghĩa bao hàm nhất,
phù hợp với thực tế hiện nay chính là khái niệm tài liệu lưu trữ được thể hiện trong
Luật Lưu trữ.

b) Khái niệm hoạt động lưu trữ.


8

Trước kia, khi chưa có khái niệm hoạt động lưu trữ thì các nghiên cứu, các
giáo trình và các văn bản đều sử dụng cụm từ “công tác lưu trữ“.
Vậy khái niệm công tác lưu trữ là gì? Có nhiều cách định nghĩa khác nhau.
Dưới đây là một số các định nghĩa về công tác lưu trữ.
Định nghĩa thứ 1: Được trình bày trong cuốn Từ điển giải thích nghiệp vụ
văn thư lưu trữ Việt Nam của PGS.TS. Dương Văn Khảm do Nhà Xuất bản văn hóa
thông tin ấn hành năm 2011: “Công tác lưu trữ là toàn bộ các qui trình quản lí nhà
nước và quản lí nghiệp vụ lưu trữ, nhằm thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ an toàn
và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ“ [13]. Theo đó nội dung công tác lưu
trữ bao gồm:
- Xây dựng các văn bản pháp luật, các tiêu chuẩn, văn bản hướng dẫn nghiệp
vụ lưu trữ;
- Tổ chức, hướng dẫn kiểm tra việc thực hiện các qui định của Nhà nước, của
ngành về công tác lưu trữ;
- Tổ chức nghiên cứu ứng dụng công nghệ tiên tiến vào công tác lưu trữ;
- Quản lí hợp tác quốc tế trong lưu trữ;
- Thực hiện các qui trình nghiệp vụ lưu trữ như thu thập, bổ sung tài liệu lưu
trữ; bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ cho yêu cầu
nghiên cứu xã hội cho xã hội.
Trong ngành lưu trữ các hoạt động sự nghiệp quan trọng nhất, bao gồm toàn
bộ lao động để bảo vệ, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc
gia. Ngoài ra, để có các kết quả đó, trong ngành lưu trữ còn có các hoạt động sự
nghiệp khác như đào tạo, nghiên cứu khoa học, công bố giới thiệu tài liệu, sản xuất
các thiết bị bảo quản tài liệu...
Định nghĩa thứ 2: Được trình bày trong Giáo trình Lý luận và phương pháp

công tác lưu trữ, chủ biên GVC.TS. Chu Thị Hậu do Nhà Xuất bản Lao Động ấn
hành năm 2017: “Công tác lưu trữ là hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ
chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ
chức xã hội, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân và các cá
nhân trong quản lý và tiến hành (thực hiện) các công việc liên quan tới thu thập,


9

xác định giá trị, tổ chức khoa học, thống kê, bảo quản, sử dụng tài liệu của Phông
Lưu trữ quốc gia Việt Nam và các tài liệu lưu trữ khác.” [10]. Cách định nghĩa này
còn có thể được phát biểu ở dạng rút gọn như sau: Công tác lưu trữ là hoạt động của
cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp, và các cá nhân trong tổ chức bảo quản,
thu thập, thống kê và sử dụng tài liệu.
Đến năm 2011, Luật Lưu trữ ra đời, Điều 2 của Luật này ghi: Hoạt động lưu
trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài
liệu lưu trữ.
Từ các định nghĩa trên, quan điểm của tác giả về khái niệm “Hoạt động lưu
trữ” mà tác giả thấy đầy đủ nhất đó là Hoạt động lưu trữ bao gồm hoạt động quản
lý và hoạt động nghiệp vụ.
Hoạt động quản lý bao gồm: Xây dựng những văn bản quy định về công tác
lưu trữ; quản lý việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu của cơ quan; lập
kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ và theo dõi việc thực hiện trong thực tế.
Hoạt động nghiệp vụ bao gồm: thu thập; xác định giá trị tài liệu lưu trữ; bảo
quản; thống kê tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
1.1.2. Nguyên tắc tổ chức hoạt động lưu trữ
- Nguyên tắc chính trị: có tính định hướng có tính chất tư tưởng, thông qua
sự thống nhất giữa lý luận và thực tiễn, tức là thông qua sự cần thiết của việc dự báo
có khoa học về giá trị của tài liệu, coi nguyên tắc này là sự xác định bản chất giai
cấp của tài liệu, xác định ý nghĩa của nó từ quan điểm quyền lợi của các giai cấp

những người lao động.
- Nguyên tắc lịch sử: là phương pháp tiếp cận theo thời gian, luôn luôn phát
triển không ngừng. Nguyên tắc lịch sử luôn luôn là nguyên tắc cơ bản để xác định
nguồn xuất sứ, nội dung và đặc điểm bề ngoài của tài liệu lưu trữ. Từ bối cảnh lịch
sử, tài liệu được sản sinh, bản chất giai cấp của chúng, việc nghiên cứu tất cả các
đời sống xã hội được phản ánh trong một tổ hợp các tài liệu khác nhau của đơn vị
hình thành phông và các phông khác cho phép thu thập một cách trọn vẹn những tài
liệu có giá trị đầy đủ cho Phông lưu trữ quốc gia.


10

- Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp: nguyên tắc này đòi hỏi phải phân tích
nội dung của tài liệu và các đặc điểm bề ngoài của nó và yêu cầu khi đánh giá tài
liệu phải tính đến cả thành phần, tổ chức, tính chế ước và tính vẹn toàn của chúng.
Nguyên tắc này đòi hỏi phải nghiên cứu tài liệu trong tổng thể với các tài liệu khác
và nguồn sử liệu khác từ quan điểm khác nhau, trong đó ó tính đến việc sử dụng
trong tương lai. Cần nhấn mạnh mối liên hệ giữa tất cả các mặt của tài liệu. Có thể
coi đó là sự phát triển logic của nguyên tắc tổng hợp.
1.1.3. Nội dung của hoạt động lưu trữ
1.1.3.1. Hoạt động quản lý
- Xây dựng những văn bản quy định về công tác lưu trữ trong cơ quan;
- Quản lý việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu của cơ quan;
- Đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ cho cơ quan;
- Lập kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan và theo dõi việc thực
hiện trong thực tế.
1.1.3.2. Hoat động nghiệp vụ
a) Hoạt động thu thập, bổ sung tài liệu
Theo Luật Lưu trữ năm 2011, thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài
liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ

lịch sử.
Mục đích của việc thu thập: Nhằm bổ sung vào kho những tài liệu có giá trị
lịch sử, thực tiễn để bảo quản nhằm phục vụ cho các nhu cầu nghiên cứu, sử dụng
của độc giả.
Nguyên tắc thu thập: Không làm phân tán Phông lưu trữ. Nếu như tài liệu
của một phông mà để ở nhiều nơi sẽ khó khăn cho việc phân loại, thống kê, xác
định giá trị tài liệu…
b) Hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập
công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Mục đích: Đây là một biện pháp có tính thình tế, để tổ chức sắp xếp hồ sơ,
tài liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học tạo điều kiện


11

thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu. Loại ra
những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ, qua đó, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng
kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản.
Yêu cầu: Tuỳ theo điều kiện cụ thể của từng cơ quan, tổ chức (kinh phí, thời
gian, nhân lực, trình độ cán bộ, cơ sở vật chất) và tình hình khối tài liệu đưa ra
chỉnh lý (mức độ phân loại, lập hồ sơ) mà thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh hoặc một
số công đoạn của quy trình chỉnh lý (chỉnh lý sơ bộ).
Về mặt lý thuyết, tài liệu sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh phải đạt được các yêu
cầu sau:
- Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh;
- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu đối với lưu trữ hiện hành;
xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu huỷ
đối với lưu trữ lịch sử;
- Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu;

- Lập các công cụ tra cứu: mục lục hồ sơ, tài liệu; cơ sở dữ liệu và công cụ
tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý, tra cứu sử dụng;
- Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu huỷ.
c) Xác định giá trị tài liệu.
Xác định giá trị tài liệu là một hoạt động nghiệp vụ theo đó, các nhà lưu trữ
dựa trên những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn định để xác định thời hạn bảo
quản cho tài liệu lưu trữ và lựa ra những tài liệu không còn giá trị để tiêu hủy.
Mục đích:
- Giúp cho việc quản lý tài liệu lưu trữ được chặt chẽ.
- Tạo điều kiện để bổ sung tài liệu có giá trị vào các phông lưu trữ, tối ưu hóa
thành phần phông lưu trữ, nâng cao hiệu quả phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ.
- Góp phần tiết kiệm diện tích kho tàng và phương tiện bảo quản tài liệu
- Khắc phục tình trạng tiêu hủy tài liệu một cách tùy tiện.
Việc đánh giá cần dựa trên những nguyên tắc: chính trị, lịch sử, toàn diện và
tổng hợp. Theo các nguyên tắc đó khi nghiên cứu để xác định giá trị của tài liệu


12

chúng ta phải có lập trường chính trị rõ ràng, chú ý đến các điều kiện lịch sử, thời
gian, địa điểm mà ở đó tài liệu được sản sinh ra, cũng như phải nắm vững các
nguyên tắc, phương pháp ghi tin được dùng trong thời kì mà tài liệu lưu trữ xuất
hiện. Phải nhìn tài liệu một cách toàn diện.
d) Hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ.
Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để kéo
dài tuổi thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ các yêu cầu khai thác, sử
dụng chúng.
e) Hoạt động thống kê tài liệu lưu trữ.
Thống kê tài liệu lưu trữ là xác định thành phần, số lượng tài liệu theo các

đơn vị thống kê đã qui định và được thể hiện trên các loại sổ sách thống kê của cơ
sở lưu trữ.
Mục đích: Là để giúp cơ quan, tổ chức và cơ quan quản lý ngành nắm được
số lượng tài liệu hiện có, thành phần và chất lượng tài liệu, để có cơ sở xây dựng kế
hoạch.
Thống kê tài liệu lưu trữ nhằm cố định việc tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho
lưu trữ theo các phương án phân loại, phương án hệ thống hóa tài liệu và đảm bảo
khả năng tra tìm tài liệu nhanh chóng, thuận lợi.
Yêu cầu của công tác thống kê trong lưu trữ là
- Cụ thể và chính xác: Nội dung của thống kê là số liệu phải đúng, cụ thể, chi
tiết với thực tế tình hình tài liệu ở trong kho.
- Kịp thời và toàn diện: Số liệu thống kê phải được cung cấp đúng thời gian
qui định và đầy đủ các thông tin theo yêu cầu của cơ quan quản lý hoặc là cơ quan
sử dụng số liệu thống kê. Nếu kịp thời, đầy đủ sẽ phát huy được tác dụng và ngược
lại.
- Khoa học và có những công cụ thống kê thích hợp, dễ sử dụng, đảm bảo
tính khoa học, logic, thuận lợi khi cần kết nối, tích hợp…
Nguyên tắc của hoạt động này là: Tập trung, thống nhất và đảm bảo tính kế
thừa; đảm bảo sự thống nhất giữa thống kê và bảo quản tài liệu; đảm bảo thống nhất


13

trong phạm vi cả phông lưu trữ quốc gia; đảm bảo bảo mật số liệu thống kê và công
cụ thống kê.
f) Hoạt động khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ phải được tổ chức khai thác để phục vụ yêu cầu nghiên cứu
lịch sử và giải quyết các nhiệm vụ hiện hành của các cơ quan, tổ chức và cá nhân,
cho đời sống xã hội nói chung.
Mục đích: Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là mục tiêu cuối cùng của công

tác lưu trữ, nhằm đưa tài liệu lưu trữ ra phục vụ hoạt động của các cơ quan, tổ chức
của các nhà nghiên cứu và nhu cầu chính đáng của công dân.
1.2. Lý luận chung về hiệu quả và nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ.
1.2.1. Khái niệm hiệu quả.
Có thể nói rằng, một trong những khó khăn lớn nhất đối với lưu trữ Việt
Nam chúng ta đó chính là đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ. Chúng ta khó có thể
nâng cao được hiệu quả hoạt động khi mà chúng ta còn chưa xác định được chính
xác thế nào là hiệu quả cũng như chưa thiết lập được hệ thống các tiêu chí để đánh
giá hiệu quả hoạt động của hoạt động lưu trữ.
Dưới góc độ sản xuất kinh doanh, hiệu quả được hiểu một cách tổng quát là
sự so sánh giữa các chi phí đầu vào với giá trị của các đầu ra, sự gia tăng tối đa lợi
nhuận và tối thiểu hơn chi phí là mối tương quan giữa sử dụng nguồn lực và tỷ lệ
đầu ra – đầu vào. Hiệu quả phản ánh giá trị của các kết quả cao hơn giá trị của các
nguồn lực đã chi dùng. Hiệu quả kinh doanh là một đại lượng so sánh: Giữa đầu vào
và kết quả đầu ra, so sánh giữa chi phí kinh doanh bỏ ra và kết quả kinh doanh thu
được. Nâng cao hiệu quả kinh doanh được hiểu là làm cho các chỉ tiêu đo lường
hiệu quả của doanh nghiệp tăng lên thường xuyên và mức độ đạt được các mục tiêu
định tính theo hướng tích cực.
Hiệu quả của một hoạt động là kết quả đạt được so với chi phí và thời gian
bỏ ra cho hoạt động đó và được khái quát bằng công thức sau:
Hiệu quả = Kết quả - Chi phí
Hiệu quả theo nghĩa chung nhất là kết quả của việc làm mang lại hoặc là kết
quả đạt được trong việc thực hiện nhiệm vụ nhất định. Hiệu quả là kết quả như yêu


14

cầu của một việc làm mang lại. Một công việc được coi là hiệu quả khi mà kết quả,
sản phẩm nó tạo ra đạt được như mong muốn của người thực hiện và chi phí bỏ ra
không quá mức cần thiết. Hiệu quả còn được hiểu là việc kết hợp và sử dụng các

nguồn lực đầu vào bằng một cách thức tốt nhất, tiết kiệm nhất để sản sinh ra kết quả
cao hơn.
Trong bài viết “Các yếu tố tác động đến hiệu quả quản lý nhà nước ở nước
ta hiện nay” của PGS.TS. Nguyễn Minh Phương - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
viết trên Tạp chí Tổ chức nhà nước cũng đề cập đến vấn đề hiệu quả quản lý nhà
nước [12]. Tác giả bài viết cho rằng: Thông thường, hiệu quả được hiểu là hiệu số
giữa kết quả và chi phí, tuy nhiên trong thực tế không phải trường hợp nào và ở lĩnh
vực nào cũng thực hiện phép trừ một cách đơn giản hoặc kết quả của phép trừ đó có
ý nghĩa thực sự. Với đặc thù của quản lý nhà nước là được thực hiện bằng quyền
lực nhà nước và do cơ quan nhà nước, hiệu quả quản lý nhà nước là kết quả quản lý,
điều hành của bộ máy nhà nước nói chung và bộ máy hành chính nhà nước nói
riêng đạt được trong sự tương quan với chi phí bỏ ra, các nguồn lực đầu vào, trong
mối quan hệ giữa hiệu quả kinh tế với hiệu quả chính trị và hiệu quả xã hội.
Bài viết đã đưa ra quan điểm Hiệu quả quản lý nhà nước là kết quả thực hiện
các hoạt động gắn liền với chức năng chấp hành và điều hành của các cơ quan hành
chính nhà nước và hoạt động của người thực thi công vụ theo quy định của pháp
luật.
Hiệu quả có hiệu quả hữu hình và hiệu quả vô hình.
1.2.2. Khái niệm nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ.
Đã có một thời gian dài chúng ta nhầm lẫn hiệu quả hoạt động của các cơ
quan quản lý hành chính nhà nước là số lượng, khối lượng các văn bản, các quyết
định mà cơ quan đó ban hành trong phạm vi, lĩnh vực mà mình quản lý. Một thực tế
dễ hiểu là khối lượng văn bản, giấy tờ mà các cơ quan ban hành ra vô cùng lớn, tuy
nhiên điều đó không đồng nghĩa với chất lượng, với tính hệ thống và đảm bảo hoàn
thiện mọi nhiệm vụ mà các cơ quan khi ban hành hướng đến, thậm chí công việc
vẫn trì trệ.


15

Hiện nay, trong hoạt động lưu trữ chưa thấy có một nghiên cứu nào đưa ra
các khái niệm về nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ. Về bản chất thì việc nâng cao
hiệu quả trong hoạt động lưu trữ là phản ánh kết quả thực tế của các hoạt động
nghiệp vụ trong lưu trữ có phục vụ tốt cho hoạt động của cơ quan không. Việc đầu
tư cho lưu trữ có mang lại kết quả thiết thực khi sử dụng tài liệu vào công việc của
cơ quan không. Đó chính là hiệu quả.
Tài liệu lưu trữ mà bất cập với công việc của cơ quan, không dùng đến bất cứ
tài liệu nào cho công việc thì việc giữ gìn tài liệu là kém hiệu quả. Hoặc có tài liệu
nhưng tìm không thấy khi cần cũng là kém hiệu quả.
Chất lượng hay đúng ra phẩm chất là một phạm trù phức tạp và có nhiều
định nghĩa khác nhau. Có rất nhiều quan điểm khác nhau về chất lượng.
Có quan điểm cho rằng: "Chất lượng là sự phù hợp với nhu cầu".
Nhưng cũng có quan niệm: "Chất lượng là sự phù hợp với các yêu cầu hay
đặc tính nhất định"
Và cũng có quan điểm: "Chất lượng là sự thoả mãn nhu cầu thị trường với
chi phí thấp nhất"
Trong mỗi lĩnh vực khác nhau, với mục đích khác nhau nên có nhiều quan
điểm về chất lượng khác nhau. Tuy nhiên, có một định nghĩa về chất lượng được
thừa nhận ở phạm vi quốc tế, đó là định nghĩa của Tổ chức Tiêu chuẩn hoá Quốc tế.
Theo điều 3.1.1 của Tiêu chuẩn ISO 9000:2005 định nghĩa chất lượng là: "Mức độ
đáp ứng các yêu cầu của một tập hợp có đặc tính vốn có".
Chất lượng là khái niệm đặc trưng cho khả năng thoả mãn nhu cầu của khách
hàng. Vì vậy, sản phẩm hay dịch vụ nào không đáp ứng được nhu cầu của khách
hàng thì bị coi là kém chất lượng cho dù trình độ công nghệ sản xuất ra có hiện đại
đến đâu đi nữa. Đánh giá chất lượng cao hay thấp phải đứng trên quan điểm người
tiêu dùng. Cùng một mục đích sử dụng như nhau, sản phẩm nào thoả mãn nhu cầu
tiêu dùng cao hơn thì có chất lượng cao hơn.
Trong hoạt động lưu trữ thì chất lượng được phản ánh qua hai mặt đó là về
mặt hoạt động quản lý cũng như quản lý lưu trữ trong các cơ quan tổ chức và các
nội dung phải đảm bảo được các yêu cầu cũng như đáp ứng được các qui định từ

16

bước đầu tiên là thu thập bổ sung, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, công cụ
thống kê, công cụ tra cứu, bảo quản tài liệu, cho đến bước cuối cùng là tổ chức khai
thác và sử dụng tài liệu lưu trữ, tất cả các nội dung này cần được hoàn chỉnh.
Từ việc phân tích các định nghĩa, các quan điểm về hiệu quả, trong phạm vi
luận văn, tác giả đưa ra khái niệm hiệu quả như sau: “Nâng cao hiệu quả hoạt động
lưu trữ là khả năng đưa hoạt động lưu trữ tạo ra những kết quả mong muốn – đó
chính là chất lượng”

1.2.3. Vai trò nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ.
Từ các cơ quan cấp quốc gia, đến mỗi cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp nhỏ
trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản,
tài liệu có giá trị và được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Các tài liệu
được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp
thời nhất cho sự lãnh đạo, quản lý của một tổ chức. Nếu công tác lưu trữ làm tốt góp
phần quan trọng bảo đảm thông tin cho hoạt động của một tổ chức, cung cấp những
tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy, phục vụ mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, xã
hội thì có nghĩa là công tác lưu trữ đã mang lại hiệu quả. Cho nên quan tâm đến
công tác lưu trữ là một điều cần thiết để phục vụ cho chính hoạt động của cơ quan.
Chính vì ý nghĩa, tầm quan trọng to lớn đó của công tác lưu trữ mà ngay từ
những ngày đầu giành được độc lập, Đảng và Nhà nước ta đã quan tâm đến công tác
lưu trữ và tài liệu lưu trữ, coi đây là công cụ để quản lý, điều hành đất nước. Đã có
nhiều văn bản của Đảng, Nhà nước quy định về công tác lưu trữ được ban hành, tạo
điều kiện cho sự phát triển của ngành lưu trữ từ Trung ương đến địa phương từng
bước được nâng cao, hoàn thiện.

1.2.4. Tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ.

Để đánh giá đúng hiệu quả hoạt động lưu trữ thì điều quan trọng phải xác lập
được các tiêu chí đánh giá. Tiêu chí là thước đo, là cơ sở làm căn cứ để phân loại,
nhận biết, đánh giá các sự vật, hoạt động, tổ chức, đơn vị… Ví dụ như tiêu chí đánh
giá hiệu quả quản lý công tác hành chính, tiêu chí đánh giá hiệu quả khai thác sử
dụng tài liệu, hay tiêu chí phân loại tài liệu…. Mỗi một mục tiêu đều có tiêu chí
đánh giá khác nhau.