Bài giảng quản trị học chương 4 nguyễn đại lương

Chương 4

CHỨC NĂNG
TỔ CHỨC


NỘI DUNG
1. Tổng quan về chức năng tổ chức
2. Xây dựng cơ cấu tổ chức
2.1 Khái niệm
2.2 Các nguyên tắc cơ bản của tổ chức quản trị
2.3 Các yêu cầu thiết kế cơ cấu tổ chức cơ bản
2.4 Các giai đoạn hình thành cơ cấu tổ chức
2.5 Các mơ hình cơ cấu tổ chức
3. Sự phân chia quyền lực
3.1 Khái niệm
3.2 Ủy quyền


1. Tổng quan về chức năng tổ chức

 1.1 Khái niệm
Tổ chức là việc:
+ thành lập nên các bộ phận trong
tổ chức để đảm nhận những hoạt
động cần thiết
+ xác lập các mối quan hệ về quyền
hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận
đó.

Nguyên tắc
1.
2.
3.
4.

Thống nhất chỉ huy
Gắn liền với mục tiêu
Hiệu quả
Cân đối (quyền và nghĩa vụ, công việc
và nhân lực…)
5. Linh hoạt (đáp ứng môi trường thay
đổi)


Các vấn đề cụ thể:
- Xác định và phân chia cơng việc
- Phân bổ cơng việc cho người/ nhóm
người nào?
- Ai chịu trách nhiệm về những kết quả
nào?
- Ai báo cáo cho ai?
- Các quyết định nào được làm ở cấp nào,
bộ phận nào?
….


3 mặt của tổ chức
Tổ chức
bộ máy

Tổ chức
công việc
Tổ chức
nhân sự


1.2 Vai trò của chức năng tổ chức
 Đảm

bảo các mục tiêu và kế hoạch sẽ được
triển khai vào thực tế.

 Tạo

mơi trường làm việc thích hợp cho các cá
nhân và tập thể trong quá trình thực hiện
những nhiệm vụ và chun mơn của mình.

 Tác

động tích cực đến việc sử dụng các nguồn
lực một cách hiệu quả nhất Giảm thiểu
những sai sót và lãng phí.


1.3 Những vấn đề khoa học trong
công tác tổ chức

 1.3.1 Tầm hạn quản trị

Là số lượng bộ phận, nhân viên cấp dưới
mà một nhà quản trị có thể điều khiển
tốt nhất.
- Bộ máy ít tầng nấc trung gian bộ máy
tổ chức thấp tầm hạn quản trị rộng
- Bộ máy nhiều tầng nấc trung gian bộ
máy tổ chức cao tầm hạn quản trị hẹp


3. Các mơ hình cơ cấu tổ chức
3.1 Cơ cấu tổ chức trực tuyến
GIÁM ĐỐC

BỘ PHẬN SX
(P/GIÁM ĐỐC)

PHÂN
XƯỞNG
SX1

PHÂN
XƯỞNG
SX2

BỘ PHẬN
KẾ TOÁN

PHÂN
XƯỞNG
SX3

CÁC
CỬA
HÀNG

BỘ PHẬN KD
(P/GIÁM ĐỐC)

CÁC
KHO
HÀNG

CÁC
ĐẠI LÝ


3.1 Cơ cấu tổ chức trực tuyến
Ưu điểm:
-Tạo sự thống nhất cao
-Trách nhiệm rõ ràng
Nhược điểm:
-Đòi hỏi nhà quản trị phải có kiến thức tồn
diện
-Dễ dẫn đến kiểu quản lý gia trưởng =>không
phát huy được sự sáng tạo của cá nhân
Áp dụng:
-Xí nghiệp quy mơ nhỏ,sản phẩm khơng phức
tạp và sản xuất liên tục
-Giai đoạn đầu khi DN mới thành lập

3. Các mơ hình cơ cấu tổ chức
3.2 Cơ cấu tổ chức chức năng:
GIÁM ĐỐC

BỘ PHẬN SX
(P/GIÁM ĐỐC)

PHÂN
XƯỞNG
SX1

PHÂN
XƯỞNG
SX2

CÁC BỘ PHẬN
CHỨC NĂNG

PHÂN
XƯỞNG
SX3

CÁC
CỬA
HÀNG

BỘ PHẬN KD
(P/GIÁM ĐỐC)

CÁC
KHO
HÀNG

CÁC
ĐẠI LÝ


3.2 Cơ cấu tổ chức chức năng
Ưu điểm:
-Khơng địi hỏi người quản trị phải có kiến thức
tồn diện
-Dễ đào tạo
-Sử dụng được các chuyên gia giỏi
Nhược điểm:
-Trách nhiệm không rõ ràng
-Sự phối hợp giữa các phịng ban khó khăn
-Tính thống nhất thấp
Áp dụng:
-Giai đoạn đầu khi doanh nghiệp phát triển quy
mơ, địi hỏi tính chun mơn hóa cao


3.3 Cơ cấu tổ chức trực tuyến
chức năng:
GIÁM ĐỐC

BỘ PHẬN SX
(P/GIÁM ĐỐC)

PHÂN
XƯỞNG
SX1

PHÂN
XƯỞNG
SX2

CÁC BỘ PHẬN
CHỨC NĂNG

PHÂN
XƯỞNG
SX3

CÁC
CỬA
HÀNG

BỘ PHẬN KD
(P/GIÁM ĐỐC)

CÁC
KHO
HÀNG

CÁC
ĐẠI LÝ

3.3 Cơ cấu tổ chức trực tuyến
chức năng:

Ưu điểm:
-Kết hợp những ưu điểm của cơ cấu trực tuyến
và cơ cấu chức năng
-Tạo điều kiện cho các nhà quản lý trẻ phát huy
năng lực
Nhược điểm:
-NQT phải thường xuyên giải quyết nhiều vấn đề
-Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn
-Dễ xảy ra xung đột giữa các bộ phận
Áp dụng:
-Trong các tổ chức có quy mơ lớn, tính chun
mơn hóa cao hay trong các lĩnh vực phi sản xuất


3.4 Cơ cấu tổ chức ma trận:
GIÁM ĐỐC

BỘ PHẬN
MARKETING

B.QLÝ
DỰÁN 1

B.QLÝ
DỰÁN 2

B.QLÝ

DỰÁN 3

BỘ PHẬN
SẢN XUẤT

BỘ PHẬN
KINH DOANH

BỘ PHẬN
NHÂN SỰ


3.4 Cơ cấu tổ chức ma trận:
Ưu điểm:
-Tổ chức linh động
-Ít tốn kém, sử dụng nhân lực hiệu quả
-Đáp ứng tình hình sản xuất biến động
Nhược điểm:
-Dễ xảy ra tranh chấp giữa lãnh đạo và các bộ
phận
-Đòi hỏi NQT phải là người có ảnh hưởng lớn
-Phạm vi sử dụng hạn chế vì địi hỏi một trình
độ nhất định
Áp dụng:
-Trong các tổ chức có quy mơ lớn mang tính đa
ngành hay đa quốc gia


3.5 Cơ cấu tổ chức theo vùng
miền địa lý:

TỔNG GIÁM
ĐỐC

Giám đốc chi
nhánh miền Nam

Giám đốc chi
nhánh miền Trung

Giám đốc chi
nhánh miền Bắc


3.5 Cơ cấu tổ chức theo vùng
miền địa lý
Ưu điểm:
-Xác định được lợi thế cạnh tranh trong vùng
chiến lược
-Tận dụng được tính hiệu quả của các hoạt
động tại địa phương
-Giao trách nhiệm cho cấp thấp hơn
Nhược điểm:
-Cần nhiều người trong cơng tác quản lý
-Chi phí lớn
-Địi hỏi một cơ cấu kiểm sốt phức tạp
Áp dụng:
-Trong các tổ chức có quy mô lớn

3.6 Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm

Tổng giám đốc

Dãy sản
phẩm A

Dãy sản
phẩm B

Dãy sản
phẩm C


3.6 Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm
Ưu điểm:
-Phát triển tốt sản phẩm
-Dễ tạo tính cạnh tranh về chi phí
-Dễ xác định ưu thế cạnh tranh
Nhược điểm:
-Địi hỏi trình độ quản lý cao cho các dãy sản
phẩm
-Chi phí lớn
-Dễ dẫn đến tính cục bộ, khả năng hợp tác kém
giữa các bộ phận
Áp dụng:
-Trong các tổ chức có quy mơ lớn, đa dạng về
sản phẩm.

3. Sự phân chia quyền lực
 3.1 Khái niệm
 Phân quyền:
• Là xu hướng phân tán các quyền ra
quyết định trong một cơ cấu tổ chức
• Là cơ sở của việc ủy quyền
• Khơng thể có sự phân quyền tuyệt đối
 Quyền hạn là cơ sở cho phép phương
tiện để tác động đến hành động & suy
nghĩ của người khác


3. Sự phân chia quyền lực
 3.2 Ủy quyền
 Là giao nhiệm vụ cho ai đó trách nhiệm
quyền hạn để thay mặt bạn thực hiện
công việc, tức là thỏa thuận với người
khác nhằm:
• Trao cho họ trách nhiệm và quyền hạn
thay mặt bạn thực hiện cơng việc
• Phân bổ nguồn lực cần thiết cho người
được ủy quyền & những người khác để
họ có thể thực hiện cơng việc


3.2 Ủy quyền
 Lợi ích của nhà quản lý:
• Đưa ra quyết định sáng suốt hơn
• Tận dụng thời gian eo hẹp
• Giảm áp lực cơng việc

• Đào tạo nhà quản trị kế cận
 Ủy quyền bảo đảm cho tổ chức vận
hành ổn định và góp phần đào tạo các
nhà quản trị cấp dưới và nhân viên để họ
phát huy năng lực của mình


Quá trình ủy quyền
Xác định
kết quả
mong
muốn
Giao
nhiệm vụ

Giao
quyền hạn

Kiểm tra
theo dõi


Ngun tắc ủy quyền
• Người được ủy quyền phải có kỹ năng chun mơn,
có hoặc chưa có kinh nghiệm, ham học hỏi, có thể
thăng tiến, có thời gian để làm cơng việc
• Sự ủy quyền khơng làm mất hoặc thu nhỏ trách
nhiệm người ủy quyền
• Quyền lợi, nghĩa vụ của người ủy quyền và được ủy
quyền gắn chặt với nhau

• Nội dung, ranh giới của nhiệm vụ phải xác định rõ
• Ủy quyền phải tự giác, khơng áp đặt
• Người được ủy quyền phải nắm đầy đủ thơng tin
• Ln có sự kiểm tra