Nghiên cứu đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại các cơ quan chính quyền nhà nước cấp huyện thuộc tỉnh sơn la
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (772.51 KB, 97 trang )
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
KIM THỊ HUYỀN TRANG
NGHIÊN CỨU ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG
CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN CHÍNH QUYỀN NHÀ NƯỚC
CẤP HUYỆN THUỘC TỈNH SƠN LA
LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC NGÀNH LƯU TRỮ
Mã số: 60 32 24
Người hướng dẫn khoa học: PGS. TS Đào Xuân Chúc
Hà Nội – 2014
MỤC LỤC
MỞ ĐẦU .................................................................................................................... 6
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ, TÀI LIỆU LƯU
TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN CHÍNH QUYỀN NHÀ NƯỚC CẤP HUYỆN
THUỘC TỈNH SƠN LA ......................................................................................... 18
1.1. Khái niệm, nhiệm vụ, nội dung công tác lưu trữ .......................................... 18
1.1.1. Khái niệm, nhiệm vụ công tác lưu trữ ............................................................. 18
1.1.2. Nội dung công tác lưu trữ ............................................................................... 20
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của HĐND huyện và UBND huyện ........................... 20
1.2.1. Nhiệm vụ, quyền hạn của HĐND huyện ........................................................ 20
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện......................................................... 21
1.3. Thành phần, loại hình, nội dung, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ tại các cơ
quan chính quyền nhà nước cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La ................................. 21
1.3.1. Thành phần tài liệu lưu trữ .............................................................................. 21
1.3.2. Nội dung tài liệu lưu trữ .................................................................................. 24
1.3.3. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ cấp huyện ............................................................ 29
1.4. Quan điểm, tiêu chí đánh giá chất lượng và sự cần thiết phải nâng cao chất
lượng công tác lưu trữ tại các cơ quan chính quyền địa phương cấp huyện
thuộc tỉnh Sơn La .................................................................................................... 33
1.4.1. Quan điểm về chất lượng ................................................................................ 33
1.4.2. Tiêu chí đánh giá chất lượng công tác lưu trữ ................................................ 34
1.4.3. Sự cần thiết phải nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại các cơ quan chính
quyền địa phương cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La ....................................................... 40
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN
CHÍNH QUYỀN NHÀ NƯỚC CẤP HUYỆN THUỘC TỈNH SƠN LA ........... 42
2.1. Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ ......................................... 42
2.1.1. Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ ............................................................ 42
2.1.2. Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ ................................................................. 43
2.2. Hệ thống các quy định, hướng dẫn về công tác lưu trữ ............................... 47
1
2.2.1. Quy chế làm việc của cơ quan và văn phòng .................................................. 47
2.2.2. Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan ............................................... 47
2.2.3. Một số văn bản khác ....................................................................................... 49
2.3. Kết quả thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ ....................................................... 49
2.3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu .................................................................. 49
2.3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu ................................................................................ 51
2.3.3. Tổ chức bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ .................................. 56
2.3.4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ ................................... 60
2.4. Kết quả công tác kiểm tra và xử lý vi phạm trong công tác lưu trữ .......... 60
2.4.1. Hoạt động kiểm tra và xử lý vi phạm trong công tác lưu trữ do Chi Cục
Văn thư – Lưu trữ tỉnh thực hiện .............................................................................. 61
2.4.2. Hoạt động kiểm tra và xử lý vi phạm trong công tác lưu trữ do Phòng Nội
vụ thực hiện ............................................................................................................... 62
CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC
LƯU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN CHÍNH QUYỀN NHÀ NƯỚC CẤP HUYỆN
THUỘC TỈNH SƠN LA ......................................................................................... 64
3.1. Những hạn chế và nguyên nhân cơ bản của công tác lưu trữ tại các cơ
quan chính quyền nhà nước cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La ................................. 64
3.1.1. Nhận thức của các cấp lãnh đạo và cán bộ lưu trữ cơ quan ............................ 64
3.1.2. Hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ cấp
huyện ......................................................................................................................... 66
3.1.3. Cán bộ làm công tác lưu trữ ............................................................................ 67
3.1.4. Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ ..................................................................... 69
3.1.5. Hệ thống các công trình nghiên cứu về công tác lưu trữ cấp huyện ............... 70
3.2. Các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại các cơ
quan chính quyền nhà nước cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La ................................. 72
3.2.1. Nhóm giải pháp thể chế và tổ chức ................................................................. 72
3.2.2. Nhóm giải pháp nhân lực – vật lực – tài lực ................................................... 77
3.2.3. Nhóm giải pháp khoa học - kỹ thuật ............................................................... 81
2
3.2.4. Một số giải pháp khác ..................................................................................... 84
KẾT LUẬN .............................................................................................................. 88
TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................................... 90
PHỤ LỤC ................................................................................................................. 96
3
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt
STT
Giải nghĩa
1
HĐND
Hội đồng Nhân dân
2
Luật lưu trữ số
Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 được Quốc hội
01/2011/QH13
nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
khóa XIII kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11
tháng 11 năm 2011
Nhà xuất bản
3
Nxb
4
Thông tư số 40/1998/TT- Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày
TCCP
24/01/1998 của Ban Tổ chức Cán bộ Chính
phủ hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở các cơ quan
nhà nước các cấp
5
Thông tư số 21/2005/TT- Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày
BNV
01/02/2005 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức
Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ
quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân
6
Thông tư số 02/2010/TT- Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng
BNV
4 năm 2010 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ
chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ,
cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân
các cấp
7
Tr.
Trang
8
UBND
Ủy ban Nhân dân
9
V/v
Về việc
4
DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU
Bảng 1.1. Loại hình, khối lượng tài liệu lưu trữ tại các lưu trữ cấp huyện tỉnh
Sơn La
Bảng 2.1: Tình hình cán bộ lưu trữ tại HĐND – UBND cấp huyện thuộc tỉnh
Sơn La
Bảng 2.2: Tình hình thực hiện công tác chỉnh lý tại kho lưu trữ HĐND –
UBND các huyện của tỉnh Sơn La
Bảng 2.3: Bảng thống kê tình hình kho lưu trữ của HĐND – UBND các
huyện thuộc tỉnh Sơn La
Bảng 2.4: Bảng thống kê các trang thiết bị trong kho lưu trữ của HĐND –
UBND các huyện thuộc tỉnh Sơn La
5
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và
tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ sự phát triển của xã hội nói chung và đảm bảo
thông tin trong hoạt động quản lý nói riêng của các cơ quan, tổ chức. Bởi vậy, có
thể khẳng định, công tác lưu trữ nảy sinh từ thực tế hoạt động của các cơ quan, tổ
chức và có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với sự phát triển của chính các cơ quan
này.
Theo Điều 1 Sắc lệnh số 63-SL của Chủ tịch Chính phủ lâm thời nước Việt
Nam Dân chủ Cộng hòa ngày 23/11/1945 - Sắc lệnh đầu tiên về tổ chức chính
quyền địa phương của Nhà nước Việt Nam đã ghi: “Để thực hiện chính quyền nhân
dân địa phương trong nước Việt Nam, sẽ đặt hai thứ cơ quan: Hội đồng Nhân dân
và Uỷ ban Hành chính” [56]. Trong quy định này, chính quyền địa phương đã được
xác định gồm hai loại cơ quan: cơ quan do nhân dân bầu ra, được gọi là HĐND và
cơ quan chấp hành của HĐND thực hiện chức năng quản lý hành chính nhà nước,
được gọi là Uỷ ban Hành chính. Ở đây, đã có sự phân biệt giữa hoạt động thực hiện
quyền lực nhà nước ở địa phương - cơ quan nhà nước thực hiện với hoạt động thực
hiện quyền lực nhà nước do các cơ quan nhà nước được nhân dân địa phương lập ra
để phục vụ nhu cầu tổ chức đời sống xã hội ở địa phương. Tất cả các văn bản pháp
luật có hiệu lực thi hành từ Hiến pháp đầu tiên (1946) đến các Luật và văn bản dưới
luật về tổ chức bộ máy Nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa từ năm 1945 tới
Hiến pháp 1992 (sửa đổi, bổ sung) ghi nhận mỗi cấp chính quyền địa phương có
HĐND là cơ quan quyền lực nhà nước ở địa phương, UBND là cơ quan chấp hành
của HĐND cùng cấp và là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương. Quan niệm
về chính quyền địa phương trên đây cho đến nay vẫn là quan niệm được thừa nhận
chung. Theo đó, HĐND và Uỷ ban hành chính (sau này là Uỷ ban Nhân dân) là các
cơ quan do nhân dân lập ra để thực hiện quản lý các công việc địa phương tạo thành
khái niệm chính quyền địa phương. Như vậy, chính quyền địa phương là chính
quyền do nhân dân địa phương lập ra xuất phát từ nhu cầu quản lý nhà nước ở địa
6
phương, phục vụ nhân dân địa phương. Sự hình thành, phát triển mạnh mẽ của các
cơ quan chính quyền địa phương liên tục tạo ra rất nhiều tài liệu lưu trữ có giá trị
đặc biệt quan trọng, gắn liền với sự hình thành và phát triển của địa phương. Bởi
vậy, việc tổ chức tốt công tác lưu trữ ở chính quyền địa phương cấp huyện nói riêng
và chính quyền địa phương các cấp nói chung có ý nghĩa vô cùng quan trọng, ảnh
hưởng trực tiếp đến chất lượng hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan này.
Nhận thức được ý nghĩa của tài liệu lưu trữ trong công cuộc xây dựng và bảo
vệ đất nước, trong những năm qua, hầu hết các cơ quan từ trung ương đến địa
phương đều tổ chức bộ phận lưu trữ, bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ, triển khai
việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ, trong đó có các cơ quan chính quyền nhà nước
cấp huyện. Căn cứ Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày 24/01/1998, Thông tư số
21/2005/TT-BNV, lưu trữ cấp huyện thực hiện chức năng của cả lưu trữ lịch sử và
lưu trữ hiện hành. Tuy nhiên, kể từ khi Thông tư số 02/2010/TT-BNV ra đời, tiếp
theo là Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 có hiệu lực thi hành thì lưu trữ cấp huyện chỉ
còn lại chức năng của một lưu trữ hiện hành. Bởi vậy, lưu trữ cấp huyện đòi hỏi cần
có những giải pháp nhằm tiếp tục phát huy hiệu quả đã đạt được của một lưu trữ
hiện hành và biện pháp xử lý đối với những tài liệu đã được nộp lưu theo danh mục
tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp huyện trước đây.
Sau Cách mạng Tháng Tám năm 1945 và trong 9 năm kháng chiến chống
Thực dân Pháp, Sơn La thuộc Chiến khu II, Liên khu Việt Bắc, Liên khu X, Khu
XIV và khu Tây Bắc. Trong đó, từ năm 1948 đến tháng 1/1952, Sơn La hợp nhất
với Lai Châu thành tỉnh Sơn Lai. Ngày 12/1/1952, Thủ tướng Chính phủ ra Nghị
định tách hai tỉnh như cũ. Sau chiến dịch Tây Bắc thắng lợi (tháng 12/1952), Khu
ủy Tây Bắc quyết định chuyển huyện Thuận Châu về Lai Châu. Đến tháng 2/1954,
Thuận Châu lại thuộc Sơn La. Đầu năm 1953, Khu ủy Tây Bắc quyết định thành lập
huyện Sông Mã, bao gồm vùng Mường Hung (huyện Mai Sơn), Mường Lầm
(huyện Thuận Châu), Sốp Cộp (huyện Điện Biên, tỉnh Lai Châu). Đến tháng 6 năm
2013, Chính phủ đã ban hành Nghị quyết số 72-NQ-CP ngày 10-6-2013 về điều
chỉnh địa giới hành chính huyện Mộc Châu để thành lập huyện mới Vân Hồ, thuộc
7
tỉnh Sơn La. Trải qua nhiều lần sáp nhập, chia tách, hợp nhất, tính đến nay tổ chức
hành chính cấp huyện ở Sơn La bao gồm 01 thành phố (thành phố Sơn La) và 11
huyện chính thức (Quỳnh Nhai, Mường La, Thuận Châu, Phù Yên, Bắc Yên, Mai
Sơn, Sông Mã, Yên Châu, Mộc Châu, Sốp Cộp, Vân Hồ). Qua thực tế học tập và
công tác tại Sơn La, có thể nhận thấy, công tác lưu trữ tại các cơ quan chính quyền
nhà nước một số huyện thuộc tỉnh Sơn La kể trên đã được sự đầu tư nhất định về cơ
sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật, bố trí cán bộ công chức có kinh nghiệm làm công
tác lưu trữ…Tuy nhiên, công tác lưu trữ nơi đây vẫn còn nhiều hạn chế, chất lượng
hoạt động không đồng đều, chưa thực sự đi vào nề nếp và chưa phát huy được giá
trị của khối tài liệu lưu trữ phản ánh quá trình hoạt động của các cơ quan này, cần
tiến hành thực thi nhiều giải pháp nhằm tạo ra những chuyển biến tích cực hơn.
Nắm bắt được yêu cầu của thực tế khách quan, tác giả lựa chọn đề tài
“Nghiên cứu đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại các cơ
quan chính quyền nhà nước cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La” để nghiên cứu và viết
luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học của mình.
2. Mục tiêu của đề tài
Đề tài được thực hiện dựa trên ba mục tiêu cơ bản:
Thứ nhất là, qua khảo sát khối lượng, thành phần, nội dung và ý nghĩa của tài
liệu lưu trữ hiện đang được bảo quản trong các kho lưu trữ cấp huyện thuộc tỉnh
Sơn La cho thấy tầm quan trọng của việc tổ chức tốt công tác lưu trữ sẽ giúp rất
nhiều cho hoạt động quản lý ở các cơ quan chính quyền nhà nước cấp huyện.
Thứ hai là, kết qủa khảo sát thực trạng công tác lưu trữ ở các cơ quan chính
quyền nhà nước cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La, sẽ làm căn cứ để tác giả nghiên cứu,
đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ ở các cơ quan này.
Thứ ba là, đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ ở
các cơ quan chính quyền nhà nước cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
3.1. Đối tượng nghiên cứu
8
Trong nhiều văn bản của Đảng và Nhà nước Việt Nam, khái niệm chính
quyền địa phương được sử dụng để chỉ tổ chức và hoạt động của hai cơ quan là
HĐND và UBND. Nghị quyết lần thứ Ba Ban Chấp hành Trung ương Đảng (khoá
VIII) ngày 18 tháng 6 năm 1997 tại phần III, mục 4 về tiếp tục cải cách hành chính
nhà nước đối với chính quyền địa phương chỉ đề cập tới việc kiện toàn củng cố
HĐND và UBND các cấp và hướng cải cách tổ chức và hoạt động của hai cơ quan
này mà không đề cập tới các cơ quan nhà nước khác trong hệ thống các cơ quan nhà
nước ở địa phương. Hiện nay, theo quy định của Hiến pháp 1992, Luật Tổ chức
HĐND và UBND năm 2003 và gần đây nhất là Hiến pháp năm 2014 chính quyền
địa phương được tổ chức ở 3 cấp tương ứng đối với các đơn vị hành chính sau đây:
Tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (gọi chung là cấp tỉnh); Huyện, Quận, Thị
xã, Thành phố thuộc tỉnh (gọi chung là cấp huyện); Xã, phường, thị trấn (gọi chung
là cấp xã). Bởi vậy, đề tài được thực hiện với việc tập trung nghiên cứu 2 đối tượng
cơ bản:
Thứ nhất là, thực trạng tổ chức và hoạt động lưu trữ của các cơ quan chính
quyền nhà nước cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La, chủ yếu là tại các cơ quan HĐND và
UBND cấp huyện. Tác giả tập trung nghiên cứu phương pháp tổ chức bộ máy và
nhân sự làm công tác lưu trữ; tình hình ban hành các quy định, hướng dẫn về công
tác lưu trữ; kết quả thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và kết quả công tác thanh tra,
kiểm tra và xử lý vi phạm trong công tác lưu trữ tại các cơ quan này.
Thứ hai là, dựa trên kết quả nghiên cứu thực trạng, tác giả đề xuất các giải
pháp để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ ở các cơ quan chính quyền nhà nước
cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La, chủ yếu là tại các cơ quan HĐND và UBND cấp
huyện.
3.2. Phạm vi nghiên cứu
♦ Thời gian nghiên cứu
Kể từ khi Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ ban hành Thông tư số
40/1998/TT-TCCP ngày 24/01/1998 hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở các cơ quan nhà
nước các cấp thì lưu trữ cấp huyện mới bắt đầu được nhắc đến trong các quy định
9
của Nhà nước với chức năng cụ thể là: Cán bộ chuyên trách lưu trữ huyện có chức
năng giúp chánh văn phòng và giúp UBND huyện thực hiện quản lý Nhà nước về
công tác lưu trữ trong phạm vi huyện; trực tiếp quản lý kho lưu trữ của huyện và tài
liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan UBND huyện. Đến
khi Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01/02/2005 của Bộ Nội vụ về việc hướng
dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan
ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND ra đời thì lưu trữ cấp huyện hoạt
động với các chức năng cơ bản của lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử. Tuy nhiên,
sau khi Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ
Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu
trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp và Luật lưu
trữ số 01/2011/QH13 được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11/11/2011 thì lưu trữ cấp huyện chỉ còn lại
chức năng của lưu trữ hiện hành. Bởi vậy, đề tài tập trung chủ yếu nghiên cứu thực
trạng công tác lưu trữ tại các cơ quan chính quyền nhà nước cấp huyện (HĐND,
UBND) từ năm 2005 đến hết quý II năm 2013.
♦ Không gian nghiên cứu
Do những hạn chế chủ quan và khách quan phát sinh trong quá trình thực
hiện đề tài, tác giả chỉ tập trung nghiên cứu công tác lưu trữ tại các cơ quan chính
quyền địa phương cấp huyện là HĐND và UBND cấp huyện, bởi lẽ so với các lưu
trữ hiện hành khác, lưu trữ tại các cơ quan này có nhiều tiến bộ và bài bản hơn do
có sự chuyển mình từ lưu trữ lịch sử (kiêm nhiệm cả lưu trữ hiện hành) thành lưu
trữ hiện hành. Mặt khác, do số lượng các huyện trong tỉnh tương đối lớn (12 huyện,
thành phố), trong đó lại có 1 huyện tại thời điểm tác giả khảo sát (năm 2012) chưa
thành lập (huyện Vân Hồ) nên tác giả chỉ tiến hành khảo sát trực tiếp tại 4 cơ quan
chính quyền nhà nước cấp huyện ở: Thành phố Sơn La, các huyện: Mai Sơn, Thuận
Châu, Sốp Cộp. Các cơ quan chính quyền nhà nước cấp huyện còn lại ở 7 địa bàn
khác là: Mường La, Quỳnh Nhai, Sông Mã, Bắc Yên, Phù Yên, Yên Châu, Mộc
10
Châu, tác giả chỉ gửi phiếu khảo sát và phỏng vấn cán bộ làm công tác lưu trữ qua
điện thoại.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
Để thực hiện được mục tiêu nghiên cứu mà đề tài đặt ra, chúng tôi đã thực
hiện một số nhiệm vụ:
- Nghiên cứu, tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ của HĐND và UBND cấp
huyện theo Luật định.
- Nghiên cứu, tìm hiểu hình thức tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác
lưu trữ; tình hình ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác lưu trữ; kết
quả thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và kết quả công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý
vi phạm trong công tác lưu trữ tại kho lưu trữ của HĐND và UBND cấp huyện..
- Nghiên cứu và đánh giá thực trạng công tác lưu trữ tại các cơ quan chính
quyền địa phương cấp huyện là HĐND và UBND cấp huyện, trên cơ sở đó đưa ra
các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác lưu trữ đối với chính các cơ
quan này.
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
♦ Về hình thức:
Có thể khẳng định, hướng nghiên cứu về công tác lưu trữ cấp huyện không
phải là hướng đi mới và cũng đã có một số công trình nghiên cứu một cách nghiêm
túc như các công trình, đề tài nghiên cứu liên quan đến lưu trữ cấp huyện theo các
nhóm cụ thể như sau:
* Nhóm các công trình là đề tài nghiên cứu cấp ngành, cấp nhà nước
+ Cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức các kho lưu trữ ở Việt Nam do tác giả
Vương Đình Quyền chủ trì nghiên cứu. Công trình đã khái quát được thực trạng
công tác lưu trữ của nhiều cơ quan lưu trữ, đưa ra những luận giải cho việc tổ chức
cơ quan lưu trữ các cấp và đề xuất dự án xây dựng hệ thống cơ quan lưu trữ ở Việt
Nam, bao gồm cả lưu trữ huyện trên cơ sở những luận chứng khoa học và minh
chứng thực tiễn.
11
+ Đề tài “Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu trữ”
(Mã số 99-98-030) do tác giả Dương Văn Khảm làm chủ nhiệm đề tài. Nội dung đề
tài gồm 2 phần cơ bản, phần I trình bày sự phát triển tổ chức ngành lưu trữ Việt
Nam và tham khảo quốc tế, phần II trình bày mô hình tổ chức ngành lưu trữ Việt
Nam.
* Nhóm các công trình là luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp chuyên
ngành Lưu trữ học và Tư liệu học.
+ Luận văn thạc sĩ “Cơ sở khoa học để định thời hạn bảo quản văn bản quản
lý Nhà nước ở cấp huyện”: tác giả Nguyễn Nghĩa Văn (năm 2001).
+ Luận văn thạc sĩ “Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước”: tác giả
Trần Thanh Tùng (năm 2003).
+ Luận văn thạc sĩ “Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ cấp
huyện của thành phố Hà Nội”: tác giả Phạm Thị Diệu Linh (năm 2009).
+ Khóa luận tốt nghiệp “Mạng lưới các kho, trung tâm lưu trữ nhà nước qua
chặng đường 40 năm hình thành và phát triển”: tác giả Nguyễn Thị Chinh (năm
2002).
+ Khóa luận tốt nghiệp “Nghiên cứu xây dựng phương án phân loại phông
lưu trữ UBND cấp huyện”: Tác giả Nguyễn Thị Thu Hương (năm 2007).
+ Khóa luận tốt nghiệp “Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ UBND
huyện Cát Hải – Hải phòng: thực trạng và giải pháp”: tác giả Nguyễn Thuỳ Diễm
(năm 2007).
+ Khóa luận tốt nghiệp “Nghiên cứu xây dựng danh mục nguồn và thành
phần tài liệu bổ sung vào lưu trữ UBND huyện Thuỷ Nguyên – Hải Phòng”: tác giả
Thân Thị San (năm 2007 ).
* Nhóm các công trình là bài viết đăng trên tạp chí chuyên ngành, hội thảo
khoa học, sách chuyên khảo.
+ Bài viết “Bàn về vấn đề tổ chức lưu trữ cấp huyện”: tác giả Hồ Văn
Quýnh đăng trên tạp chí lưu trữ số 1 năm 1978. Tuy nhiên, những vấn đề được tác
12
giả nêu lên trong bài viết đã có nhiều điểm không còn phù hợp với thực trạng tổ
chức lưu trữ cấp huyện hiện nay.
+ Cuốn “Quá trình phát triển và trưởng thành” của Cục Lưu trữ Nhà nước
do Nxb Chính trị Quốc gia ấn hành năm 2002.
+ Cuốn “Lưu trữ Việt Nam – Những chặng đường phát triển” của hai tác giả
PGS.TSKH Nguyễn Văn Thâm và TS Nghiêm Kỳ Hồng năm 2001.
+ Cuốn “Lịch sử lưu trữ Việt Nam”: tác giả Nguyễn Văn Thâm – Vương
Đình Quyền – Đào Thị Diến – Nghiêm Kỳ Hồng do Nxb Đại học Quốc gia Thành
phố Hồ Chí Minh phát hành năm 2010.
+ Một số bài viết trong Hội thảo khoa học về kho lưu trữ cố định do Cục Lưu
trữ Nhà nước tổ chức năm 1997...
♦ Về nội dung
Các công trình, bài viết đã trình bày ở phần trên chủ yếu đề cập đến các
hướng nghiên cứu cơ bản như: nghiên cứu cơ sở khoa học và thực tiễn để thiết lập
các kho lưu trữ; đánh giá tổng quan về quá trình hình thành, phát triển và thực trạng
hoạt động của hệ thông lưu trữ các cấp; nghiên cứu chuyên sâu về tổ chức lưu trữ
cấp huyện cho 1 địa phương cụ thể...
Liên quan trực tiếp đến đề tài luận văn thạc sĩ này, chúng tôi nhận thấy có
thể kể đến 03 công trình chủ yếu là: “Cơ sở khoa học để định thời hạn bảo quản
văn bản quản lý Nhà nước ở cấp huyện” (tác giả Nguyễn Nghĩa Văn); “Các giải
pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ cấp huyện của thành phố Hà Nội” (tác giả
Phạm Thị Diệu Linh); “Nghiên cứu xây dựng phương án phân loại phông lưu trữ
UBND cấp huyện” (tác giả Nguyễn Thị Thu Hương). Tuy nhiên, có thể thấy, các
công trình nghiên cứu nói trên chủ yếu tập trung nghiên cứu các nguyên tắc, cơ sở
và phương pháp thực hiện một số nghiệp vụ lưu trữ cụ thể; đề xuất các giải pháp
nâng cao hiệu quả hoạt động cho một lưu trữ cấp huyện cụ thể, không hề đề cập đến
lưu trữ của các cơ quan chính quyền nhà nước cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La. Như
vậy, có thể khẳng định, đề tài “Nghiên cứu đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng
13
công tác lưu trữ tại các cơ quan chính quyền nhà nước cấp huyện thuộc tỉnh Sơn
La” có kế thừa một số kết quả nghiên cứu nói trên nhưng không trùng lặp.
6. Tài liệu tham khảo
Trong quá trình thực hiện đề tài luận văn này, chúng tôi đã tham khảo các
nguồn tư liệu sau:
- Các văn bản của Nhà nước quy định chung về công tác văn thư, lưu trữ;
- Các văn bản của Nhà nước có những quy định liên quan đến tổ chức và
thực hiện công tác lưu trữ cấp huyện.
- Hệ thống các sách giáo trình, sách chuyên khảo, bài viết đăng trên tạp chí
chuyên ngành về công tác lưu trữ.
- Hệ thống các đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt
nghiệp, báo cáo khoa học có liên quan đến công tác lưu trữ cấp huyện trong Tư liệu
khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng.
- Các tư liệu, số liệu, văn bản thu thập được thông qua khảo sát thực tế tại
HĐND – UBND các huyện trong tỉnh Sơn La như: các Quyết định của UBND các
huyện về việc ban hành quy chế làm việc của cơ quan, quy chế công tác văn thư –
lưu trữ; Báo cáo tình hình thực hiện công tác lưu trữ hàng năm của UBND các
huyện, phòng Nội vụ các huyện; mục lục hồ sơ lưu trong kho lưu trữ...
7. Phương pháp nghiên cứu của đề tài
Để tiến hành nghiên cứu đề tài này, chúng tôi đã vận dụng phương pháp luận
của chủ nghĩa Mác – Lê nin, cụ thể là vận dụng các phương pháp của chủ nghĩa duy
vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử. Những phương pháp này xuyên suốt
trong quá trình nghiên cứu đề tài.
Bên cạnh đó chúng tôi còn sử dụng một số phương pháp nghiên cứu cụ thể
khác như:
- Phương pháp phân tích chức năng: vận dụng phương pháp này, chúng tôi
đã đi sâu tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của HĐND – UBND cấp huyện,
xác định nguồn gốc hình thành và những nội dung cơ bản tài liệu lưu trữ ở cấp
huyện.
14
- Phương pháp điều tra xã hội học: phương pháp này được sử dụng với hai
hình thức cơ bản là điều tra qua bảng hỏi và phỏng vấn sâu.
Mục đích của việc sử dụng bảng hỏi là thu thập nhanh chóng lượng thông tin
tương đối toàn diện về công tác lưu trữ tại HĐND - UBND các huyện thuộc tỉnh.
Ưu điểm của phương pháp này là trong cùng một khoảng thời gian khảo sát, tác giả
có thể thu được rất nhiều thông tin từ các phiếu khảo sát gửi về. Tuy nhiên, những
số liệu, thông tin thu được chỉ mang tính khái quát và độ chính xác không cao.
Mục đích của phỏng vấn sâu là để kiểm chứng những thông tin thu được từ
phiếu khảo sát, làm rõ hơn các nội dung trong phiếu và cũng là cơ sở để phân tích,
đánh giá lại toàn diện các nguồn thông tin thu được.
- Ngoài ra, trong quá trình nghiên cứu, chúng tôi cũng sử dụng phương pháp
trao đổi, xin ý kiến, đề xuất kinh nghiệm của lãnh đạo Chi Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước Văn thư – Lưu trữ tỉnh, cán bộ phụ trách quản lý công tác lưu trữ ở các
phòng Nội vụ, Chánh văn phòng HDDND – UBND các huyện, các em học sinh,
sinh viên thực tập tại lưu trữ các cơ quan này và một số giảng viên công tác cùng cơ
quan với tác giả.
8. Đóng góp của đề tài
Đề tài luận văn do tác giả lựa chọn nếu được thực hiện tốt, nghiêm túc,
khách quan sẽ có những đóng góp quan trọng về mặt thực tiễn, cụ thể như sau:
Thứ nhất, đối với các cơ quan quản lý nhà nước ở trung ương và địa phương:
nắm được thực trạng công tác lưu trữ tại các cơ quan chính quyền nhà nước cấp
huyện để từ đó có những biện pháp cụ thể hơn trong việc ban hành các văn bản
hướng dẫn chi tiết, tăng cường công tác kiểm tra và xử lý vi phạm trong công tác
lưu trữ.
Thứ hai, đối với lưu trữ các cơ quan mà tác giả đã khảo sát: có những
phương hướng, giải pháp để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại chính lưu trữ
cơ quan.
Thứ ba, đối với bản thân tác giả: có được những kiến thức thực tiễn về lưu
trữ ở một số cơ quan, phục vụ cho công tác giảng dạy chuyên môn của mình.
15
9. Kết cấu của luận văn
Ngoài mục lục, danh mục chữ viết tắt, phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham
khảo. Luận văn gồm 03 chương:
Chương 1: “Tổng quan về công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ tại các cơ quan
chính quyền nhà nước cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La”. Chương này cung cấp những
kiến thức lý luận cơ bản chung về công tác lưu trữ; nhiệm vụ, quyền hạn của
HĐND và UBND cấp huyện; thành phần, loại hình, khối lượng, nội dung, ý nghĩa
của tài liệu lưu trữ tại các cơ quan chính quyền nhà nước cấp huyện thuộc tỉnh Sơn
La; quan điểm về chất lượng và các tiêu chí đánh giá chất lượng công tác lưu trữ.
Chương 2: “Thực trạng công tác lưu trữ tại các cơ quan chính quyền nhà
nước cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La”. Chương này mô tả cụ thể thực trạng công tác
lưu trữ tại các cơ quan mà tác giả đã khảo sát về: Tổ chức bộ máy và nhân sự làm
công tác lưu trữ; Hệ thống các quy định, hướng dẫn về công tác lưu trữ của cơ quan;
Kết quả thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ; tình hình ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác lưu trữ; Kết quả hoạt động kiểm tra và xử lý vi phạm trong công tác
lưu trữ.
Chương 3: “Các giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ các cơ
quan chính quyền nhà nước cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La”. Trên cơ sở chỉ ra những
hạn chế và nguyên nhân dẫn đến hạn chế đó trong thực trạng công tác lưu trữ tại các
cơ quan đã khảo sát, tác giả mạnh dạn đề xuất một số giải pháp cơ bản nhằm nâng
cao chất lượng công tác lưu trữ tại các cơ quan chính quyền nhà nước cấp huyện
thuộc tỉnh Sơn La.
Trong quá trình thực hiện luận văn, tác giả đã nhận được sự chỉ dẫn tận tình của
PGS.TS Đào Xuân Chúc; sự cộng tác của lãnh đạo, cán bộ Chi cục Văn thư – Lưu trữ
tỉnh, phòng Nội vụ, Văn phòng HĐND – UBND các huyện, thành phố; sự chia sẻ chân
thành của cán bộ làm công tác lưu trữ và sự nhiệt tình của các em học sinh, sinh viên
đang thực tập tại các cơ quan tác giả khảo sát. Qua đây, tác giả xin gửi lời cảm ơn chân
thành nhất đến thầy giáo hướng dẫn, các cán bộ làm công tác lưu trữ của HĐND,
UBND các huyện đã nhiệt tình giúp đỡ. Mặc dù đã hết sức cố gắng nhưng do các
16
nguyên nhân chủ quan và khách quan nên chắc chắn tác giả không tránh khỏi những sơ
suất, thiếu sót. Rất mong nhận được sự góp ý của các thầy, cô, bạn bè và đồng nghiệp
nhằm hoàn thiện đề tài trong những nghiên cứu tiếp theo.
17
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ, TÀI LIỆU LƯU
TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN CHÍNH QUYỀN NHÀ NƯỚC CẤP HUYỆN
THUỘC TỈNH SƠN LA
1.1. Khái niệm, nhiệm vụ, nội dung công tác lưu trữ
1.1.1. Khái niệm, nhiệm vụ công tác lưu trữ
♦ Khái niệm công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một khái niệm được hiểu tương đối thống nhất giữa các
nhà quản lý, nhà nghiên cứu khoa học và cán bộ làm công tác lưu trữ trong các cơ
quan, tổ chức. Hiện nay, tại các cơ sở giáo dục, đào tạo về chuyên ngành lưu trữ,
khái niệm công tác lưu trữ thường được định nghĩa theo một trong ba cách như sau:
Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của Nhà nước (xã hội) bao gồm tất
cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ
chức sử dụng tài liệu lưu trữ. [8, tr.15]
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động bao gồm tất cả những vấn đề lý
luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức
khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác
nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của cơ quan, tổ chức,
cá nhân. [31, tr.14]
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất cả
những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài
liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản
lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân. [54, tr.17]
♦ Nhiệm vụ
Một là, tổ chức khoa học tài liệu: là tổng hợp các khâu nghiệp vụ cơ bản của
công tác lưu trữ liên quan đến việc phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý và sắp xếp
tài liệu một cách khoa học phục vụ thuận lợi, nhanh chóng, chính xác cho công tác
tra tìm tài liệu. [31, tr.16]
18
Phân loại tài liệu là căn cứ vào các đặc trưng chung (tức những điểm giống
nhau) của tài liệu để phân chia chúng thành các nhóm, nhằm tổ chức khoa học và sử
dụng có hiệu quả những tài liệu đó. [8, tr.37]
Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài
liệu có giá trị để chuyển vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử. [26, điều 2]
Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên
tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định
những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị. [26, điều 2]
Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp thống kê, lập công
cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. [26,
điều 2]
Hai là, chỉnh lý tài liệu. Trước hết, chỉnh lý tài liệu là việc tổ chức sắp xếp hồ
sơ, tài liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học tạo điều
kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu. Mặt
khác, nó còn tạo ra cơ sở vững chắc để loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ,
qua đó, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện
bảo quản.
Ba là, bảo quản tài liệu lưu trữ an toàn: là công tác tổ chức và thực hiện các
biện pháp, trong đó chủ yếu là các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn và
kéo dài tuổi thọ của tài liệu, nhằm phục vụ tốt nhất cho việc sử dụng chúng trong
hiện tại và tương lai. [9, tr.253] Có thể nói việc bảo quản tài liệu lưu trữ an toàn có
nghĩa là vừa bảo vệ vật mang tin, đồng thời bảo vệ bí mật thông tin trong tài liệu
lưu trữ.
Bốn là, tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Mục đích
cuối cùng của công tác lưu trữ không phải là việc biến tài liệu lưu trữ thành tài sản
riêng cấm khai thác của cán bộ lưu trữ hay cán bộ, viên chức, công chức trong cơ
quan. Việc tiến hành hàng loạt các biện pháp bảo vệ tài liệu, tổ chức khoa học tài
liệu chính là để tạo điều kiện thuận lợi cho những người có nhu cầu khai thác thông
tin trong tài liệu chính đáng, để phục vụ tối đa cho sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ
19
quốc qua tài liệu lưu trữ. Chính vì vậy, việc tiến hành tổ chức các biện pháp khai
thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ đặt ra cho tất cả các phòng,
kho lưu trữ.
1.1.2. Nội dung công tác lưu trữ
Để thực hiện các nhiệm vụ đặt ra cho công tác lưu trữ như đã trình bày ở
phần trước, lãnh đạo các cơ quan, tổ chức, cán bộ làm công tác lưu trữ cần nghiêm
túc thực hiện những công việc cụ thể như : tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác
lưu trữ; ban hành những văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản hướng dẫn
về công tác lưu trữ; thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ; kiểm tra, đánh giá về công tác
lưu trữ
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của HĐND huyện và UBND huyện
1.2.1. Nhiệm vụ, quyền hạn của HĐND huyện
HĐND là cơ quan quyền lực nhà nước đại diện cho ý chí, nguyện vọng và
quyền làm chủ của nhân dân, do nhân dân địa phương bầu ra, chịu trách nhiệm
trước nhân dân địa phương và cơ quan nhà nước cấp trên. [25]
Nhiệm vụ, quyền hạn của HĐND huyện được quy định cụ thể từ điều 19 đến
điều 25, mục 2 chương II của Luật số 11/2003/QH11 [25]. HĐND có nhiệm vụ
quyết định các chủ trương, kế hoạch, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, nâng cao
đời sống của nhân dân địa phương trên tất cả các lĩnh vực kinh tế, giáo dục, y tế,
văn hoá, thông tin, thể dục thể thao, xã hội và đời sống, khoa học, công nghệ, tài
nguyên và môi trường, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, thực hiện chính
sách dân tộc và chính sách tôn giáo, thi hành pháp luật, xây dựng chính quyền địa
phương và quản lý địa giới hành chính. Bên cạnh đó, HĐND huyện cũng thể hiện
vai trò giám sát trong và giữa hai kỳ họp định kỳ đối với hoạt động của Thường trực
HĐND, các cơ quan hành chính – hành pháp, cơ quan tư pháp cùng cấp, các cơ
quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân
và công dân ở địa phương về việc thực hiện các nghị quyết của HĐND cũng như
việc tuân theo pháp luật thông qua các hoạt động tiếp xúc cử tri thường xuyên, chất
vấn – trả lời chất vấn và tái chất vấn
20
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện
UBND huyện là cơ quan chấp hành của HĐND huyện, là cơ quan hành chính
nhà nước ở huyện, chịu trách nhiệm trước HĐND huyện và cơ quan nhà nước cấp
trên. [25]
Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện được quy định tại điều 97, 98, 99,
100, 101, 102, 103, 104, 105, 106 của Luật số 11/2003/QH11 [25] của Quốc hội
ngày 26 tháng 11 năm 2003. UBND huyện thực hiện các nhiệm vụ gắn liền với vai
trò quản lý nhà nước trên tất cả các lĩnh vực kinh tế, nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư
nghiệp, thuỷ lợi và đất đai, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp xây dựng, giao thông
vận tải, thương mại, dịch vụ và du lịch, giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và
thể dục thể thao – khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, quốc phòng, an
ninh và trật tự, an toàn xã hội, chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, thi hành
pháp luật – của địa phương.
1.3. Thành phần, loại hình, nội dung, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ tại các
cơ quan chính quyền nhà nước cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La
1.3.1. Thành phần tài liệu lưu trữ
♦ Thành phần
Quá trình khảo sát tại kho lưu trữ của HĐND - UBND các huyện trong tỉnh
Sơn La cho thấy phần lớn bảo quản tài liệu lưu trữ hình thành từ các nguồn cơ bản
như sau:
* Thứ nhất là, tài liệu do chính cơ quan trực tiếp sản sinh ra trong quá trình
hoạt động của mình.
Ví dụ: Tập Quyết định của UBND huyện v/v phê duyệt danh sách cán bộ,
viên chức giáo viên hưởng chế độ theo Nghị định 54/2011/NĐ-CP năm 2011. [61,
tr.108]
Ví dụ: Tập Quyết định của UBND huyện, Thường trực Hội đồng Giải phóng
mặt bằng các dự án về việc phê duyệt phương án giá trị đền bù giải phóng mặt bằng
công trình đường quốc lộ 6 – Khu công nghiệp Mai Sơn năm 2008 [60, tr.116]
* Thứ hai là, tài liệu do các cơ quan, tổ chức Đảng gửi đến
21
+ Từ các cơ quan Đảng ở trung ương
Ví dụ: Tập Chỉ thị, Thông tri, Quyết định của Ban chấp hành Trung ương
Đảng về giải quyết một số vấn đề và chủ trương chính sách phát triển kinh tế - xã
hội miền núi. Năm 1989-1990 [56, tr.136]
+ Từ các cơ quan Đảng ở địa phương
Ví dụ: Tập Quyết định của Huyện ủy huyện Thuận Châu về thành lập Ban
nông thôn mới. Năm 1990 [62, tr.149]
* Thứ ba là, tài liệu có nguồn gốc từ các cơ quan nhà nước, tổ chức, đơn vị
sự nghiệp khác gửi đến.
Ví dụ: Tập Quyết định, Công văn, Thông báo của Sở Y tế về việc thành lập
Ban chỉ đạo Chăm sóc sức khỏe nhân dân, tăng cường công tác đảm bảo vệ sinh an
toàn, thông báo kết quả giao ban tiêm chủng mở rộng ngành y tế. Năm 2005. [60,
tr.164]
Ví dụ: Tập Báo cáo của UBND xã Chiềng Sung 6 tháng đầu năm 2010 [58,
tr.178]
Ví dụ: Tập Báo cáo, Công văn của Hội Chữ thập đỏ Thuận Châu về cuộc vận
động hưởng ứng ủng hộ thương binh liệt sỹ. [60, tr.106]
♦ Loại hình, khối lượng
Kết quả tổng hợp phiếu khảo sát công tác lưu trữ về loại hình, khối lượng tài
liệu lưu trữ hiện đang được bảo quản trong các kho lưu trữ HĐND – UBND các
huyện trong tỉnh Sơn La (trừ huyện Vân Hồ mới thành lập) thể hiện qua bảng tổng
hợp sau:
22
Bảng 1.1. Loại hình, khối lượng tài liệu lưu trữ tại các lưu trữ cấp huyện tỉnh Sơn La
Tài liệu hành chính
Tài liệu
Tài liệu
Tài liệu
Tổng số hộp
Tổng số hồ sơ
Quy ra
Bó gói
khoa học –
nghe
(cặp)
(ĐVBQ)
mét giá
(Tập)
kỹ thuật
nhìn
1 Bắc Yên
76
323
10
4
2
Mai Sơn
445
4410
56
0
3
Mộc Châu
489
5924
61
0
4
Mường La
396
4131
49
3
5
Phù Yên
95
403
12
4
Không
Không
Không
6
Quỳnh Nhai
88
359
11
2
thống
thống
thống
7
Sông Mã
91
401
12
3
kê
kê
kê
Sốp Cộp
được
được
được
8
42
9
Thành phố
309
3974
38
0
10
Thuận Châu
531
4006
67
0
11
Yên Châu
318
2849
39
1
12
Vân Hồ
STT
Huyện
9
Chưa thành lập tại thời điểm thống kê
Nguồn: Số liệu thống kê tại Văn phòng HĐND-UBND các huyện trong tỉnh Sơn La
23
Ghi chú
điện tử
Hộp nhựa
Qua bảng thống kê 1.1 trên, có thể thấy:
+ Trong các kho lưu trữ HĐND-UBND huyện chủ yếu chỉ bảo quản tài liệu
hành chính là văn bản đi, đến hình thành trong quá trình hoạt động của các HĐND,
UBND. Khối lượng tài liệu hành chính giữa các cơ quan cũng không tương xứng
với nhau do thời điểm thành lập các huyện khác nhau và phương pháp chỉnh lý tài
liệu giữa các huyện cũng không thống nhất.
+ Tài liệu khoa học kỹ thuật chiếm khối lượng ít, không được thống kê, nằm
chung trong các hồ sơ tài liệu hành chính, chủ yếu là bản vẽ chi tiết, bản vẽ tổng
mặt bằng của các công trình xây dựng trong trụ sở và một số công trình do UBND
huyện quản lý.
+ Tài liệu nghe nhìn chủ yếu là các bức ảnh chụp rời lẻ nhân dịp kỷ niệm các
ngày lễ lớn và các sự kiện quan trọng như: phiên họp HĐND huyện, Hội nghị cán
bộ công chức cơ quan…Các tài liệu này cũng không được giao nộp vào kho lưu trữ
theo quy định mà do cá nhân công chức chụp tự bảo quản nên không thống kê được
số liệu cụ thể.
+ Tài liệu điện tử chủ yếu là bản thảo văn bản, không có các tài liệu lưu trữ
được số hóa, do cán bộ chuyên viên tự bảo quản trong các máy tính làm việc của cá
nhân.
1.3.2. Nội dung tài liệu lưu trữ
1.3.2.1. Phông lưu trữ HĐND huyện
HĐND là cơ quan quyền lực nhà nước ở địa phương, đại diện cho ý chí,
nguyện vọng và quyền làm chủ của nhân dân, do nhân dân địa phương bầu ra, chịu
trách nhiệm trước nhân dân địa phương và cơ quan nhà nước cấp trên. [25, Điều 1]
HĐND quyết định những chủ trương, biện pháp quan trọng để phát huy tiềm năng
của địa phương, cải thiện đời sống vật chất và tinh thần của nhân dân địa phương,
làm tròn nghĩa vụ của địa phương đối với cả nước, thực hiện quyền giám sát đối với
hoạt động của các cơ quan, tổ chức và của công dân ở địa phương. Theo đó, quá
trình hình thành và hoạt động của HĐND nói chung và HĐND cấp huyện nói riêng
24
