Báo cáo HP3 CC2 lớp nghiệp vụ công chứng: Giấy tờ giả mạo trong công chứng

LỜI MỞ ĐẦU
Kể từ thời điểm Luật Công chứng năm 2006 có hiệu lực, hoạt động công chứng đã
chính thức được xã hội hóa. Đây là chủ trương đúng đắn của Nhà nước ta liên quan đến
hoạt động dịch vụ công, giảm tải gánh nặng cho các cơ quan Nhà nước, giúp người dân có
nhiều lựa chọn trong hoạt động công chứng. Có thể nói, xã hội hóa hoạt động công chứng
là một bước đột phá trong lĩnh vực tư pháp của nước ta, mở đường cho việc xã hội hóa
các hoạt động khác như bán đấu giá tài sản, thi hành án dân sự, giám định tư pháp… Tính
đến ngày 31/12/2017, cả nước có tổng cộng 970 tổ chức hành nghề công chứng đang hoạt
động1. Trong đó, số lượng Phòng Công chứng là 133, số lượng Văn phòng Công chứng là
837 với 2398 Công chứng viên đang hành nghề. Bên cạnh sự phát triển về quy mô, số
lượng, các tổ chức hành nghề công chứng đang đối mặt nhiều thách thức liên quan đến
nghiệp vụ mà trong đó có vấn nạn giấy tờ giả mạo trong hoạt động công chứng. Riêng
trong năm 2016 và 4 tháng đầu năm 2017, các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn
Thành phố Hồ Chí Minh đã phát hiện 44 trường hợp giả mạo giấy tờ2.
Với trình độ phát triển của khoa học kỹ thuật, các tổ chức, cá nhân tội phạm đã làm
giả giấy tờ rất tinh vi, rất khó bị phát hiện nếu các Công chứng viên không được trang bị
các kiến thức đầy đủ liên quan đến kỹ năng nhận diện giấy tờ giả. Điều này ảnh hưởng rất
nghiêm trọng không chỉ bản thân các bên giao dịch mà còn đối với hoạt động của các tổ
chức hành nghề Công chứng và số phận pháp lý của của các Công chứng viên.
Do đó, hoạt động nghiên cứu, đưa ra các giải pháp giúp Công chứng viên, chuyên
viên nghiệp vụ tại các tổ chức hành nghề công chứng phát hiện, ngăn ngừa việc sử dụng
giấy tờ giả là rất cần thiết. Với tư cách là một người đang công tác trong lĩnh vực pháp
luật, được đào tạo để trở thành những Công chứng viên tương lai, học viên chọn đề tài
“Cách thức phát hiện giấy tờ giả mạo trong hoạt động công chứng, giải pháp để giúp
Công chứng viên kịp thời phát hiện giấy tờ giả mạo trong hành nghề” để làm báo cáo,
kết thúc học phần. Học viên mong rằng, những nội dung mà mình nêu trong Báo cáo sẽ
1 Số liệu tổng kết năm 2017 của Bộ Tư pháp.
2 Báo Pháp luật điện tử Việt Nam. “Giả mạo trong hoạt động công chứng, chứng thực: Cần có những giải pháp căn
cơ”. Internet: truy cập lần cuối ngày 05/10/2018.

1

góp phần hoàn thiện kỹ năng, phương pháp nhận diện giấy tờ giả trong hoạt động công
chứng.

2


GIẤY TỜ GIẢ MẠO TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG. GIẢI PHÁP
ĐỂ GIÚP CÔNG CHỨNG VIÊN KỊP THỜI PHÁT HIỆN GIẤY TỜ GIẢ MẠO
TRONG HÀNH NGHỀ
1. Khái niệm
Theo Từ điển Tiếng Việt thì “Giả mạo là làm giả để đánh lừa, cho có cái vẻ hợp
pháp”3. Trong các văn bản quy phạm pháp luật thì thuật ngữ giả mạo thường gắn liền với
một hình thức giả mạo cụ thể mà không có định nghĩa về giả mạo. Ví dụ, điểm b khoản 2
Điều 24 Nghị định 110/2013/NĐ-CP quy định hành vi “Sử dụng giấy tờ giả là bản sao có
chứng thực; giả mạo chữ ký của người thực hiện chứng thực” là một trong những hành vi
vi phạm hành chính trong lĩnh vực tư pháp; điểm d khoản 1 Điều 621 Bộ luật dân sự năm
2015 quy định người thực hiện hành vi“giả mạo di chúc” nhằm hưởng một phần hoặc
toàn bộ di sản trái với ý chí của người để lại di sản thì không được hưởng di sản; Điều
339 Bộ luật hình sự năm 2015 quy định “Người nào giả mạo chức vụ, cấp bậc, vị trí công
tác thực hiện hành vi trái pháp luật nhưng không nhằm mục đích chiếm đoạt tài sản” thì
phạm tội giả mạo chức vụ, cấp bậc, vị trí công tác…
Thực chất, hành vi “giả mạo” là hành vi “làm giả” nhưng thuật ngữ “giả mạo” vừa
được sử dụng để nói đến việc giả người vừa được sử dụng để nói đến việc giả vật, ví dụ:
Hành vi giả mạo là cán bộ hải quan, hành vi giả mạo giấy tờ. Còn thuật ngữ “làm giả”
thường chỉ sử dụng cho việc giả vật như làm giả bằng tốt nghiệp nhưng hiếm khi sử dụng
là làm giả cán bộ hải quan…
Như vậy, giả mạo trong hoạt động công chứng bao gồm hành vi giả mạo về chủ thể
tham gia giao dịch (giả mạo con người), hành vi làm giả về giấy tờ (hồ sơ) công chứng

hoặc giả mạo cả chủ thể giao dịch lẫn giấy tờ giao dịch. Các Công chứng viên vẫn thường
nói với nhau là “người giả, giấy tờ thật”, “người thật, giấy tờ giả” và cả “người giả,
giấy tờ giả”.
Hành vi thực hiện việc giả mạo rất đa dạng nhưng đều có mục đích chung là nhằm
đánh lừa bên đối lập trong hợp đồng, giao dịch, đánh lừa Công chứng viên thực hiện việc
3 Viện ngôn ngữ học (2003), Từ điển Tiếng Việt, Nxb Đà Nẵng, Đà Nẵng, tr.384.

3


chứng nhận. Trong phạm vi nghiên cứu của bài Báo cáo này, tác giả trao đổi về hành vi
giả mạo hay còn gọi là làm giả giấy tờ, hồ sơ công chứng.
2. Các hình thức giả mạo giấy tờ chủ yếu trong hoạt động công chứng
Hiện nay, do sự phát triển của khoa học kỹ thuật, mạng máy tính… nên các đối
tượng sử dụng nhiều thủ đoạn và làm giả giấy tờ rất tinh vi. Theo đó, hình thức giả mạo
giấy tờ của các đối tượng cũng rất đa dạng. Để phân loại các hình thức này, chúng ta có
tiêu chí phân loại như sau:
a. Mức độ làm giả
Có quan điểm cho rằng, có bốn mức độ của giấy tờ, tài liệu được các đối tượng làm
giả gồm: Tài liệu giả từng phần, tài liệu giả hoàn toàn, tài liệu bị điền thêm, tài liệu bị sửa
chữa4. Theo tác giả, xét theo tiêu chí là mức độ làm giả thì chỉ có hai phương thức làm giả
giấy tờ, tài liệu gồm: Làm giả từng phần và làm giả hoàn toàn. Các hành vi điền thêm, xóa
bớt hoặc sửa chữa thuộc phương thức làm giả từng phần.
Làm giả hoàn toàn: Là hình thức làm giả tất cả các yếu tố, bộ phận cấu thành tài
liệu, giấy tờ đó. Ví dụ, các đối tượng làm giả Căn cước công dân hoàn toàn thì làm giả từ
phôi, phương thức in, nội dung in ấn, chữ ký, con dấu, hình ảnh, dấu vân tay, tem…
Làm giả từng phần: Đây là hình thức giả mạo mà biểu hiện hành vi của các đối
tượng rất đa dạng nhưng nhìn chung thủ đoạn của các đối tượng là sử dụng một giấy tờ,
tài liệu thật có sẵn để tạo ra một tài liệu với nội dung khác bằng cách điền thêm, xóa bớt,
sửa chữa hoặc thay thế trên giấy tờ, tài liệu thật. Ví dụ, đối tượng sử dụng một chứng

minh nhân dân thật rồi thay ảnh của người khác vào chứng minh nhân dân này; đối tượng
sửa diện tích trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất từ 100m 2 thành 1000m2; đối tượng
sử dụng phôi thật của Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất do đánh cắp mà có và đưa vào
Giấy chứng nhận thông tin, chữ ký, con dấu giả…
b. Loại giấy tờ, tài liệu làm giả
4 “Một số biện pháp phát hiện tài liệu thật, giả trong giao dịch tại Ngân hàng thương mại”. Internet:
truy cập ngày 06/10/2018.

4


Trong hoạt động công chứng, các chủ thể tham gia giao dịch cần cung cấp cho Công
chứng viên hai loại giấy tờ chủ yếu là giấy tờ về nhân thân của chủ thể tham gia giao dịch
và giấy tờ về tài sản. Do đó, đây là hai nhóm giấy tờ mà các đối tượng có thể làm giả.
Giấy tờ về nhân thân: Các giấy tờ này bao gồm giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân
dân, căn cước công dân, hộ chiếu), sổ hộ khẩu, giấy chứng nhận đăng ký kết hôn, giấy
xác nhận tình trạng hôn nhân và một số giấy tờ khác chứng minh chủ thể đủ điều kiện
tham gia giao dịch (Giấy xác nhận một người có gốc Việt Nam do Sở Tư pháp cấp trong
giao dịch nhận chuyển nhượng quyền sử dụng nhà đất, Quyết định công nhận cha, mẹ,
con trong việc khai nhận di sản thừa kế).
Giấy tờ về tài sản: Là các giấy tờ chứng nhận các chủ thể được quyền sở hữu, sử
dụng và giao dịch liên quan đến tài sản như: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Giấy
đăng ký xe, Hợp đồng thuê nhà trong đó có điều khoản bên thuê được phép cho thuê lại…
Ngoài ra, xét theo mức độ, chúng ta có hai hình thức làm giả giấy tờ, tài liệu là giả
tinh vi và làm giả đơn giản.
3. Cách thức, giải pháp để giúp Công chứng viên kịp thời phát hiện giấy tờ giả
mạo trong hành nghề
Tuy phương thức và thủ đoạn giả mạo giấy tờ của các đối tượng là rất đa dạng và
tinh vi nhưng dù sao thì đây là những giấy tờ giả. Do đó, mỗi giấy tờ, tài liệu này vẫn có
những nét khác biệt nhất định khi đem so sánh, đối chiếu với các giấy tờ, tài liệu thật. Để

kịp thời phát hiện các giấy tờ, tài liệu giả, các Công chứng viên cần được đào tạo và trang
bị cho mình những kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng cũng như các thiết bị, máy móc để
nhận diện các loại giấy tờ này. Hiện nay, có nhiều phương thức, giải pháp để Công chứng
viên kịp thời phát hiện, ngăn chặn giấy tờ giả nhưng tập trung ở các phương thức, giải
pháp sau:
3.1 Kiểm tra giấy tờ
Kiểm tra giấy tờ bao gồm việc kiểm tra dấu hiệu đặc biệt, phôi – chất liệu, phương
pháp in, thông tin trên giấy tờ, chữ ký, con dấu, hình ảnh, tem… Mỗi giấy tờ do cơ quan
5


có thẩm quyền phát hành đều chứa đựng những đặc điểm riêng, bí mật mà chỉ có các giấy
tờ thật mới có đầy đủ các đặc điểm này. Các đối tượng làm giả giấy tờ chỉ làm giả được
một, một phần mà không thể làm giả được toàn bộ giấy tờ giả. Ngoài việc tự tìm hiểu,
nghiên cứu thì các Công chứng viên cũng cần được chia sẻ, hướng dẫn về các đặc điểm
riêng này nhằm kịp thời phát hiện giấy tờ giả.
3.1.1 Kiểm tra dấu hiệu đặc biệt
Trên mỗi giấy tờ, tài liệu, cơ quan có thẩm quyền đều có ký hiệu các đặc điểm riêng
nhằm phân biệt giấy tờ thật, giấy tờ giả. Do đó, các Công chứng viên thu thập, nhận biết
được các dấu hiệu này và kiểm tra đầu tiên khi tiếp nhận giấy tờ từ các chủ thể tham gia
giao dịch.
Ví dụ, trên chứng minh nhân dân thì sau chữ “Sinh ngày” không có dấu “:”, bên
dưới chữ “N” trong chữ “Nơi” ở hàng chữ “Nơi ĐKHK thường trú” có dấu gạch ngang…
Nếu trên giấy tờ, tài liệu do các bên cung cấp mà thiếu một trong các dấu hiệu nhận
biết này thì chắc chắn là giấy tờ, tài liệu giả. Tuy nhiên, nếu giấy tờ, tài liệu có đầy đủ các
dấu hiệu nhận biết thì chưa thể khẳng định đó là giấy tờ, tài liệu thật bởi có thể các đối
tượng đã làm giả rất tinh vi, biết được tất cả các dấu hiệu, đặc điểm đặc trưng của loại
giấy tờ, tài liệu bị làm giả. Do đó, chúng ta phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu các yếu tố
khác.
3.1.2 Kiểm tra phôi – chất liệu

Mỗi giấy tờ, tài liệu đều được làm bởi phôi, chất liệu, kích thước đặc trưng. Các
phôi này là đồng nhất, do duy nhất một cơ quan phát hành để sử dụng trên cả nước. Ví dụ,
trên phôi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất thì có hoa văn trống đồng được in chìm, sắc
nét và đồng nhất cho tất cả các phôi…
3.1.3 Kiểm tra phương pháp in
Về cơ bản, hiện nay, có tổng cộng 09 phương pháp in. Mỗi giấy tờ, tài liệu đều có
những phương pháp in đặc trưng, thậm chí trên một giấy tờ, tài liệu có thể được sử dụng
nhiều phương pháp in khác nhau. Các giấy tờ quan trọng, được sử dụng trong nhiều giao
6


dịch trong cuộc sống như giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy đăng ký xe, chứng
minh nhân dân… thường xuyên bị làm giả nên thường có các phương pháp in đặc trưng,
đồng nhất, áp dụng trên cả nước. Các phương pháp in được sử dụng cũng là những
phương pháp in phải sử dụng máy móc hiện đại để tiến hành mà không phải đối tượng
nào muốn làm giả cũng có thể tiến hành được.
Ví dụ, phần lớn thông tin ở mặt trước giấy phép lái xe hiện hành là được in bằng
phương pháp in kim. Do đó, khi soi chiếu dưới kính hiển vi hoặc kính lúp có độ phóng đại
lớn thì thấy các chữ viết, con số được hình thành bởi tập hợp các chấm mực khi kim tác
động lên rubăng mực trên mặt giấy, mỗi chấm được tạo nên bởi một đầu kim riêng biệt.
3.1.4 Kiểm tra thông tin trên giấy tờ
Nhìn chung, các đối tượng khi đã làm giả giấy tờ tài liệu thì các thông tin đưa vào
tài liệu ít khi bị sai sót. Tuy nhiên, các Công chứng viên vẫn có những phương thức để
phát hiện giấy tờ giả khi kiểm tra thông tin trên giấy tờ, tài liệu, cụ thể như sau:
- Kiểm tra tính đồng nhất của các thành phần thông tin trong toàn bộ giấy tờ, tài liệu.
Các giấy tờ, tài liệu quan trọng do cơ quan có thẩm quyền ban hành có tính đồng nhất về
cỡ chữ, phông chữ, kích thước, quy cách văn bản. Các giấy tờ giả có thể không thể đảm
bảo đầy đủ các yếu tố trên.
Ví dụ, đối tượng thay tên Nguyễn Văn Bắc sang tên Nguyễn Văn Nam trên một
chứng minh dân dân thật nhặt được. Chữ “Nam” trên chứng minh nhân dân sẽ khó đảm

bảo về cỡ chữ, quy cách thẳng hàng với các chữ khác cùng hàng. Nếu soi chiếu dưới kính
hiển vi thì có thể phát hiện phần giấy ở chữ “Nam” bị mỏng hơn bình thường và có dấu
hiệu bị tẩy, xóa, in đè lên.
Ví dụ, hợp đồng có từ hai tờ trở lên thì các bên có thể đánh tráo một hoặc một số tờ
trong đó. Trường hợp này, Công chứng viên phải kiểm tra dấu giáp lai, canh lề tứ cạnh
của các trang có đồng nhất với nhau hay không.
- Kiểm tra tính thống nhất của thông tin trên toàn bộ giấy tờ mà các chủ thể cung
cấp. Ví dụ, bên chuyển nhượng đất cung cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, chứng
7


minh nhân dân, sổ hộ khẩu, giấy đăng ký kết hôn thì các thông tin về nhân thân trên các
giấy tờ này phải trùng lặp, thống nhất với nhau.
- Kiểm tra lỗi chính tả: Các giấy tờ, tài liệu quan trọng do cơ quan có thẩm quyền
cấp hầu như không có lỗi chính tả. Do đó, khi Công chứng viên phát hiện lỗi chính tả trên
các giấy tờ, tài liệu do các bên cung cấp thì Công chứng viên cần nghi ngờ về tính xác
thực của nó.
3.1.5 Kiểm tra chữ ký
Chữ ký là một dạng đặc biệt của chữ viết, nó không tuân theo một quy luật nhất định
mà là một quy ước riêng của mỗi người nhằm xác nhận văn bản, giấy tờ của người khác
(chủ yếu là người có thẩm quyền) 5. Chữ ký của mỗi người có thể thay đổi theo thời gian
nhưng vẫn có yếu tố ổn định nhất định và có những nét đặc trưng của người ký.
Trong hoạt động công chứng, các Công chứng viên thường xuyên tiếp xúc với các
giấy tờ mà chỉ do một số cá nhân có thẩm quyền ký tên. Ví dụ, Giấy chứng nhận quyền sử
dụng đất tại huyện A, tỉnh M nếu do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh cấp thì chỉ có Chủ tịch tỉnh
M, Phó chủ tịch tỉnh M (phụ trách lĩnh vực đất đai) ký cấp Giấy. Nếu Ủy ban nhân dân
tỉnh M ủy quyền cho Sở Tài Nguyên và Môi Trường ký giấy thì chỉ có Giám đốc Sở hoặc
Phó Giám đốc Sở ký giấy. Do đó, Công chứng viên nên thu thập các chữ ký của các cá
nhân này, tương ứng với từng thời kỳ để làm mẫu đối chiếu khi cần thiết.
Thủ đoạn giả chữ ký mà các đối tượng thường sử dụng gồm: Phô tô chữ ký và bắt

chước chữ ký:
- Nếu phô tô chữ ký thì trên giấy tờ không có vết hằn tạo ra do trực tiếp ký.
- Bắt chước chữ ký gồm: Bắt chước theo trí nhớ, bắt chước theo mẫu sẵn có (nhìn
ký, đồ, tô, vẽ chữ ký…). Nhìn chung, chữ ký bắt chước vẫn có những lỗi, hoặc là chữ ký
thiếu thanh thoát hoặc là chũ ký bị thiếu, thừa nét hoặc trục chữ ký bị lệch so với chữ ký
thật… Để phát hiện chữ ký giả trong trường hợp này, các Công chứng viên có thể so sánh
thêm với chữ ký thật mà mình đã thu thập được.
5 Học viện Tư pháp (2016), Giáo trình kỹ năng hành nghề công chứng (tập 3), Nhà xuất bản tư pháp, tr.102.

8


3.1.6 Kiểm tra con dấu
Trước đây, khi việc khắc dấu do cơ quan có thẩm quyền của nhà nước thực hiện thì
các đối tượng làm dấu giả sử dụng thủ đoạn sử dụng dao để khắc dấu, tạo dấu bằng
compa, nắp chai lọ Tuy nhiên, hiện nay việc khắc dấu do tư nhân thực hiện và trình độ
phát triển của khoa học – kỹ thuật nên việc làm con dấu giả rất dễ và thủ đoạn cũng tinh
vi. Tuy nhiên, không phải là không có dấu hiệu để nhận biết dấu giả. Các đối tượng
thường sử dụng hai phương thức để làm giả con dấu gồm: Photo (scan, in) màu con dấu
hoặc làm một con dấu khác giả con dấu thật.
Con dấu giả được tạo nên bởi thủ đoạn photo (scan, in) màu con dấu thì sẽ không
tạo nên vết hằn như khi đóng dấu thật. Thông thường, con dấu và chữ ký sẽ được các đối
tượng photo (scan, in) màu cùng lúc.
Con dấu giả được tạo nên bởi phương thức làm một con dấu giả khác thì khó nhận
biết nếu không có mẫu dấu thật để đối chiếu. Do đó, các Công chứng viên nên thu thập
các mẫu dấu tương tự mẫu chữ ký để đối chiếu khi cần thiết. Việc đối chiếu gồm đối
chiếu phông chữ, thông tin trên dấu, quy cách, trục dấu… Ngoài ra, nếu giấy tờ cấu thành
từ hai tờ trở lên thì cần phải kiểm tra dấu giáp lai.
3.1.7 Kiểm tra hình ảnh, tem, dấu vân tay
Về hình ảnh

Các giấy tờ có hình ảnh chân dung là chứng minh nhân dân, hộ chiếu, các loại thẻ,
giấy phép lái xe… Khi tiếp nhận các loại giấy tờ này, Công chứng viên phải kiểm tra xem
giấy tờ có bị thay ảnh, ghép ảnh hay không. Giấy tờ bị ghép ảnh, thay ảnh có dấu hiệu
nhận dạng là có sự mâu thuẫn về độ mới, cũ của ảnh và giấy; có vết xước, rách trong và
ngoài của khung ảnh; hình dấu méo mó, không sắc; ảnh bị lệch khung… Công chứng viên
cần phải soi chiếu dưới kính hiển vi để kịp thời phát hiện các dấu hiện của việc thay thế,
ghép ảnh.
Về tem

9


Trên một số giấy tờ hiện nay có dán, in tem nhận diện của cơ quan cấp giấy. Ví dụ,
trên căn cước công dân có in tem mà khi soi chiếu bằng đèn tia cực tím sẽ có phản quang;
trên bằng tốt nghiệp đại học của Trường Đại học do Bộ Giáo dục và Đào tạo chủ quản có
dán tem với dấu hiệu nhận biệt ở ẩn trong tem mà khi soi chiếu dưới kính hiển vi mới
thấy được.
Dấu vân tay
Trên căn cước công dân, chứng minh nhân dân đều có dấu vân tay nên khi nghi ngờ
về giấy tờ thì yêu cầu đối tượng lăn tay để đối chiếu.
3.2 Đối chiếu thông tin trên giấy tờ với thông tin thực tế của chủ thể
Sau khi kiểm tra giấy tờ mà chưa phát hiện hoặc chưa đủ căn cứ để kết luận giấy tờ
giả, Công chứng viên có thể đối chiếu, so sánh thông tin trên giấy tờ với thông tin thực tế
của các chủ thể.
Đối chiếu hình ảnh
Các giấy tờ có hình ảnh chân dung là chứng minh nhân dân, hộ chiếu, các loại thẻ,
giấy phép lái xe có ảnh chân dung. Công chứng viên cần đối chiếu hình ảnh này với người
thật trên thực tế. Đặc biệt, ở mặt sau chứng minh nhân dân, căn cước công dân đều có ghi
đặc điểm nhận dạng của người có tên trên giấy tờ này (vết sẹo, nốt ruồi…). Công chứng
viên cần lưu ý các chi tiết này để đối chiếu.

Đối chiếu về thông tin
Công chứng viên tiến hành đối chiếu các thông tin trên giấy tờ với các dấu hiệu
nhận dạng của chủ thể. Ví dụ, khuôn mặt tương ứng với độ tuổi, giọng nói tương ứng với
quê quán…
3.3 Kiểm tra, xác minh giấy tờ thông qua nguồn thông tin bên thứ ba
Kiểm tra lịch sử giao dịch, thông tin ngăn chặn

10


Trước khi tiến hành công chứng một hợp đồng, giao dịch, Công chứng viên phải tra
cứu lịch sử giao dịch của tài sản và thông tin ngăn chặn. Thông qua công việc tra cứu này,
Công chứng viên có thể phát hiện được dấu hiệu nhận dạng giấy tờ giả.
Ví dụ, mạng thông tin lịch sử giao dịch căn nhà số 123 đường X, phường Y, thành
phố Z đã được chuyển nhượng từ ông A sang ông B nhưng các đối tượng lại đem giấy tờ
đến để yêu cầu thực hiện một giao dịch từ A sang C hoặc từ D sang C thì giấy tờ mà các
bên cung cấp có khả năng rất cao là giấy tờ giả.
Ví dụ, khi tra cứu ngăn chặn, Công chứng viên thấy tài sản đem giao dịch đang bị
ngăn chặn mà các bên vẫn đem đi giao dịch thì có khả năng giấy tờ về tài sản là giả
(không loại trừ trường hợp tài sản bị ngăn chặn nhưng giấy tờ thật về tài sản thì các bên
vẫn đang lưu giữ).
Xác minh ở cơ quan cấp giấy tờ, tài liệu
Đây là bước sau cùng khi mà Công chứng viên đã thực hiện xong các bước nêu trên
mà vẫn chưa chắc chắn giấy tờ mà các chủ thể cung cấp là giấy tờ giả nhưng vẫn có dấu
hiệu nghi ngờ thì Công chứng viên có thể xác minh tại cơ quan cấp, chứng nhận loại giấy
tờ này. Ví dụ, xác minh Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất tại Ủy ban nhân dân cấp
huyện đã cấp Giấy, xác minh tại cơ quan công an về Chứng minh nhân dân, Giấy đăng ký
xe…
Tóm lại, giấy tờ giả là vấn nạn của xã hội. Trong hoạt động công chứng, giấy tờ giả
ảnh hưởng rất lớn đến quyền lợi của các bên trong giao dịch và có thể quyết định số phận

pháp lý của Công chứng viên nếu Công chứng viên chứng nhận những giao dịch mà trong
hồ sơ có giấy tờ giả. Nhìn chung, để nhận diện được giấy tờ giả thì không có một quy
trình, phương thức nào chung cả ngoại trừ quy trình nghiệp vụ giám định của cơ quan
công an. Tuy nhiên, để hạn chế được các đối tượng sử dụng giấy tờ giả, loại trừ trách
nhiệm pháp lý của mình thì Công chứng viên phải tự trang bị cho mình những kiến thức,
kỹ năng, kinh nghiệm để nhận diện giấy tờ giả.

11


Ngoài ra, với tình hình phức tạp vấn nạn này, mỗi tổ chức hành nghề công chứng
nên thành lập một bộ phận chuyên môn, tạm gọi là bộ phận giám định giấy tờ. Những
người làm ở bộ phận này nên được tuyển dụng từ lực lượng công an giám định đã nghỉ
hưu hoặc những người có chuyên môn nhất định trong lĩnh vực giám định và được trang
bị các máy móc, thiết bị phục vụ hoạt động giám định (kính hiển vi, đèn chiếu tia cực
tím…). Đây là bộ phận có trách nhiệm tạo bộ lọc các giấy tờ giả trong hoạt động của các
tổ chức hành nghề công chứng.

12