Công tác quản lý hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội tại bảo hiểm xã hội tỉnh Điện Biên giai đoạn 2016 2018

DANH M ỤC VI ẾT T ẮT
BHXH
NLĐ
NSDLĐ
BHYT
BHTN

Bảo hiểm xã hội
Người lao động
Người sử dụng lao động
Bảo hiểm y tế
Bảo hiểm thất nghiệp

1


LỜI MỞ ĐẦU
Bảo hiểm xã hội (BHXH) xuất hiện trên thế giới từ khá s ớm và
được thừa nhận là một chính sách xã hội rất quan trọng, không th ể
thiếu các nước. BHXH có vai trò quan trọng như thế bởi lẽ đối t ượng và
phạm vi bao phủ của nó vô cùng rộng lớn, tác động đ ến h ầu h ết m ọi
thành viên trong xã hội. Đồng thời BHXH là nhân tố đảm bảo sự ổn
định chính trị - xã hội trong nền kinh tế thị trường.
Ở Việt Nam, BHXH cũng được đảng và nhà nước quan tâm từ giai
đoạn đầu thành lập Đảng. Trải qua nhiều năm, chính sách BHXH ở
nước ta không ngừng được bổ sung, hoàn thiện để phù h ợp v ới n ền
kinh tế thị trường và xu hướng chung của toàn Thế Gi ới. Bên c ạnh đó,
BHXH còn mang bản chất nhân văn sâu sắc vì cuộc sống an lành c ủa
con người, góp phần ổn định đời sống sản xuất cho người tham gia
Bảo hiểm. Trong đó, quản lý hồ sơ tham gia BHXH là một trong những
nhiệm vụ trọng yếu của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam, là công

việc có ý nghĩa quyết định đến chất lượng hoạt động, đến s ự chính xác
trong thu chi Quỹ BHXH, đảm bảo quyền lợi chính đáng cho các đối
tượng tham gia BHXH. Vì vậy chúng ta cần phải có những biện pháp đ ể
quản lý hồ sơ tham gia một cách phù hợp nhất nhằm đưa Bảo hiểm xã
hội Việt Nam phát triển lên một tầm cao hơn hướng tới mục tiêu BHXH
toàn dân.
Sau quá trình tìm hiểu và học tập, em đã chọn lựa và viết đề tài tiểu
luận của mình là: “Thực trạng công tac quản lý hồ sơ tham gia
BHXH tại BHXH Tinh Điện Biên giai đoạn 2016-2018” để xem xét và
đánh giá kết quả của việc quản lý hồ sơ tham gia BHXH trong nh ững
năm qua, cũng như những vấn đề còn tồn tại, tìm hiểu nguyên nhân
của những tồn tại đó, để từ đó đề xuất một số kiến nghị nh ằm hoàn
thiện công tác quản lý hồ sơ tham gia BHXH
2


Mục đích của đề tài là nghiên cứu, xem xét đánh giá quá trình th ực
hiện công tác quản lý hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội tại cơ quan Bảo
hiểm xã hội Tinh Điện Biên. Từ đó mạnh dạn đề xuất một số giải pháp
nhằm khắc phục những hạn chế còn tồn tại trong việc thực hiện
BHXH nói chung và trong công tác quản lý hồ s ơ tham gia Bảo hiểm xã
hội nói riêng.
Để phục vụ mục đích đó, tiểu luận được kết cấu thành 3 ch ương
như sau:
Chương I: Lý luận chung về BHXH và quản lý hồ sơ tham gia
BHXH.
Chương II: Thực trạng quản lý hồ sơ tham gia BHXH tại Tinh
Điện Biên giai đoạn 2016 – 2018.
Chương III: Một số giải phap và khuyến nghị nhằm hoàn thiện
việc quản lý đối tượng tham gia BHXH tại Tinh Điện Biên.

Em xin chân thành cảm ơn cô TRỊNH KHÁNH CHI đã tận tình
hướng dẫn và giúp đỡ để em có thể hoàn thành được đề tài này. Trong
quá trình học tập, nghiên cứu đề tài, do còn nhiều h ạn ch ế v ề th ời gian,
kiến thức và trình độ nhận thức nên không thể tránh khỏi nh ững sai
sót. Em rất mong được nhận đóng góp ý kiến của cô.
Em xin chân thành c ảm ơn!

3


CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ BHXH VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ THAM
GIA BHXH.
1.1. Một số khái niệm cơ bản.
1.1.1. Khai niệm Bảo hiểm xã hội.
Luật Bảo hiểm xã hội năm 2006 được Quốc hội thông qua ngày 29
tháng 6 năm 2006 đã xác định: “BHXH là sự bảo đ ảm thay th ế ho ặc bù
đắp một phần thu nhập của người lao động khi họ bị gi ảm hoặc m ất
thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghi ệp, th ất
nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết, trên cơ sở đóng vào quỹ BHXH”.
Theo từ điển Bách khoa Việt Nam thì:“ BHXH là s ự thay th ế hoặc bù
đắp một phần thu nhập cho người lao động khi h ọ bị mất ho ặc gi ảm
thu nhập do ốm đau, thai sản, thất nghiệp, tuổi già, tử tuất, d ựa trên c ơ
sở một quỹ tài chính do sự đóng góp của các bên tham gia BHXH có s ự
bảo hộ của Nhà nước theo pháp luật, nhằm bảo đảm an toàn đ ời sống
cho người lao động và gia đình họ, đồng th ời góp phần đảm b ảo an
toàn xã hội”.
1.1.2. Khai niệm hồ sơ BHXH.
Hồ sơ là mọi tập hợp tài liệu, giấy tờ có liên quan với nhau về m ột
sự việc, một vấn đề hay một người, hình thành trong quá trình hoạt
động của cơ quan, của tổ chức xã hội hay cá nhân.

Hồ sơ bảo hiểm xã hội là những văn bản, tài liệu, các xác nh ận kê
khai liên quan đến quá trình làm việc có đóng bảo hi ểm xã h ội c ủa
người lao động để làm căn cứ thực hiện chế độ bảo hi ểm xã h ội đ ối
với người lao động theo quy định của pháp luật. Bao gồm: hồ sơ tham
gia bảo hiểm xã hội và hồ sơ hưởng bảo hiểm xã hội.

4


1.1.3. Khai niệm quản lý hồ sơ BHXH.
* Khái niệm về quản lý:
Có rất nhiều khái niệm khác nhau về thuật ngữ “quản lý”:
Về góc đ ộ xã h ội: “Quản lý là một chức năng lao động xã hội, bắt
nguồn từ tính chất xã hội của lao động. Theo nghĩa rộng, qu ản lý là
hoạt động có mục đích của con người, quản lý không ch i diễn ra ở t ừng
đơn vị, cơ sở, trên từng quốc gia mà còn lan rộng trên ph ạm vi toàn cầu
nhằm giải quyết những vấn đề chung nảy sinh như: dân số, lao động, y
tế, môi trường...”
Về góc độ kinh tế: “Quản lý là điều khiển, chi đ ạo m ột hệ th ống hay
một quá trình căn cứ vào quy luật, định luật hay nguyên tắc tương ứng
để cho hệ thống hay quá trình ấy vận động theo ý muốn của ng ười
quản lý và nhằm đạt được những mục đích đã định trước”.
Như vậy, có thể nói: Quản lý là sự tác động có kế hoạch, sắp xếp, tổ
chức, chi huy, điều khiển, hướng dẫn, kiểm tra của các ch ủ th ể quản lý
(cá nhân hay tổ chức) đối với các quá trình xã hội và hoạt động của con
người, để chúng phát triển phù hợp với quy luật, đạt t ới m ục đích đ ề
ra của tổ chức và đúng với ý chí của nhà nước quản lý v ới chi phí th ấp
nhất.
* Khái niệm quản lý hồ sơ BHXH:
Quản lý hồ sơ BHXH bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại

các văn bản, hồ sơ trong tổ chức liên quan đến quá trình làm vi ệc có
đóng BHXH của NLĐ và liên quan đến việc phối h ợp các nhi ệm v ụ,
quản lý, bảo quản, tiêu hủy trong sự hoạt động của một tổ ch ức.
1.1.4.
Khai niệm hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội.
Hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội là những văn bản tài li ệu mà
5


người tham gia cần phải thực hiện trong đó quy định rõ hồ s ơ đ ối v ới
người lao động, hồ sơ đối với người sử dụng lao động .
1.2. Phân loại hồ sơ bảo hiểm xã hội.
a, Đối với hồ sơ bảo hiểm xã hội theo tiêu chí về thời điểm, hồ sơ gồm :
- Hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội.
- Hồ sơ hưởng bảo hiểm xã hội.
b, Đối với loại hình bảo hiểm:
- Hồ sơ bảo hiểm y tế.
- Hồ sơ bảo hiểm xã hội.
- Hồ sơ bảo hiểm thất nghiệp.
c, Đối với chế độ bảo hiểm:
- Hồ sơ bảo hiểm ốm đau.
- Hồ sơ bảo hiểm thai sản.
- Hồ sơ bảo hiểm hưu trí, tử tuất.
- Hồ sơ tai nạn lao động- bệnh nghề nghiệp.
- Hồ sơ bảo hiểm thất nghiệp.
- Hồ sơ bảo hiểm y tế.
1.3. Vai trò của công tác quản lý hồ sơ tham gia BHXH.
- Giảm chi phí mua sắm thiết bị.
- Làm cơ sở quyết định quyền lợi hưởng bảo hiểm xã hội cho các
đối tượng tham gia theo đúng quy định của pháp luật v ề b ảo hi ểm xã

hội.
- Đảm bảo cung cấp thông tin hợp thời.
- Góp phần tích cực giải quyết vào việc phòng ngừa, hạn chế những
hành vi vi phạm pháp luật về bảo hiểm xã hội của tổ ch ức, cá nhân có
liên quan trong quá trình thực hiện pháp luật về bảo hiểm xã hội.
- Xử lý công việc nhanh gọn, có hiệu quả.
- Góp phần quản lý triệt để đối tượng tham gia nhằm th ực hi ện
muc tiêu mở rộng phạm vi che phủ của bảo hiểm xã hội, tiến t ới th ục
6


hiện BHXH cho mọi người vì sự an sinh và công bằng c ủa xã h ội theo
chủ trương của nhà nước.
- Có thể dễ dàng tìm hồ sơ khi người lao động bệnh, nghi việc riêng.
- Thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ sơ khi ng ười lao đ ộng
chuyển bộ phận, nghi việc…
1.4. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ.
- Nên có cách tiếp cận hồ sơ sao cho có thể nhanh chóng tìm ra khi
cần.
- Hệ thống nên đủ đơn giản để dễ hiểu và dễ vận hành, nếu không,
có thể có sự nhầm lẫn về những hồ sơ nào được yêu cầu và làm chậm
trễ việc truy cập.
- Khi chọn cho mình một hệ thống lưu trữ hồ sơ, các cán bộ quản lý
cần lưu ý đến tính linh động để có thể mở rộng và nh ận một số l ượng
lớn hồ sơ khi cần.
- Phải xem xét việc tiết kiệm chi phí lập hệ th ống và chi phí đi ều
hành nó. Tính có thể nén được là một lý do quan trọng đ ể bảo đảm h ệ
thống có thể phù hợp với khoảng trống sẵn có.
- Phải xem xét tính an toàn chống lại những thứ như hỏa hoạn và sự
hư hỏng hồ sơ do bụi, chất bẩn và mất mát, tính an toàn của các h ồ sơ

mật. Tính phù hợp chung của hệ thống trong điều ki ện hoạt động c ủa
tổ chức là một xem xét khác.
- Phải có sự kiểm soát để theo dõi bất kỳ tài liệu nào đ ược l ấy ra và
theo dấu chúng nếu cần. Hệ thống nên chính xác, nghĩa là đ ược gi ữ c ập
nhật hóa việc lưu trữ không bị tụt lại phía sau.

7


- Xây dựng hệ thống sắp đặt hồ sơ có hiệu quả: ph ải đ ảm bảo an
toàn cho tài liệu quan trọng và dễ tìm khi cần sử dụng, thi ết l ập c ẩm
nang, sách hướng dẫn về danh mục sắp xếp.
- Thiết kế và sử dụng các biểu mẫu thống nhất theo sự chi đạo
chung.
1.5. Yêu cầu của hồ sơ tham gia BHXH:
Theo hướng dẫn tại điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH ngày
14/04/2017 của BHXH Việt Nam thì thủ tục tham gia BHXH, BHYT,
BHTN, cấp sổ BHXH & thẻ BHYT được hướng dẫn như sau:
1.5.1. Thành phần hồ sơ:
1.5.1.1. Người lao động:
a) Đối với người lao động đang làm việc tại đơn vị:
- Tờ khai tham gia, điều chinh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
- Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao h ơn: bổ
sung Giấy tờ chứng minh (nếu có) theo Phụ lục 03.
b) Đối với người lao động đi làm việc ở n ước ngoài theo h ợp đ ồng t ại
Tiết a, c và d Điểm 1.7 Khoản 1 Điều 4:
- Tờ khai tham gia, điều chinh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
- Hợp đồng lao động có thời hạn ở nước ngoài hoặc hợp đồng lao động
được gia hạn kèm theo văn bản gia hạn hợp đồng lao động hoặc hợp
đồng lao động được ký mới tại nước tiếp nhận lao động theo h ợp

đồng.
1.5.1.2. Đơn vị:
a) Tờ khai đơn vị tham gia, điều chinh thông tin BHXH, BHYT (M ẫu
TK3-TS).
b) Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, Bảo hiểm tai nạn
lao động, bệnh nghề nghiệp (Mẫu D02-TS).
8


c) Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).
1.5.2. Số lượng hồ sơ: 01 bộ.
1.6. Nội dung của quản lý hồ sơ tham gia BHXH.
1.6.1. Tiếp nhận hồ sơ.
1.6.1.1. Đối với đơn vị, UBND huyện, thành phố:
Nhận hồ sơ, dữ liệu điện tử (nếu có); kiểm đếm thành phần và số lượng
hồ sơ, nếu đúng, đủ thì viết giấy hẹn. Trường hợp chưa đúng, đủ thì ghi rõ lý
do và trả lại đơn vị, UBND xã, Đại lý thu.
1.6.1.2. Đối với người tham gia nộp hồ sơ tại BHXH tỉnh:
Hướng dẫn người tham gia nộp hồ sơ theo quy định; hướng dẫn người
tham gia nộp tiền cho tổ Kế hoạch - Tài chính.
Nhận, kiểm tra hồ sơ, ghi giấy hẹn.
1.6.1.3. Đối với người đã hiến bộ phận cơ thể người: nhận bản chính giấy
ra viện, sao và xác nhận vào bản sao, trả bản chính cho người tham gia
1.6.1.4. Sao lưu hồ sơ các trường hợp cấp lại sổ BHXH do thay đổi họ, tên,
chữ đệm; ngày, tháng, năm,sinh; giới tính, dân tộc, quốc tịch; hồ sơ điều
chỉnh nội dung đã ghi trên sổ BHXH; hồ sơ của người tham gia được cộng
nối thời gian nhưng không phải đóng BHXH.
1.6.1.5. Thu phí đối với các trường hợp cấp lại, đổi thẻ BHYT.
1.6.2. Phân loại hồ sơ.
Chuyển tổ quản lý thu: hồ sơ đăng ký tham gia, điều chỉnh đóng BHXH

bắt buộc, BHYT, BHTN; tham gia BHXH tự nguyện, tham gia BHYT trực
tiếp tại BHXH tỉnh; hồ sơ truy thu, hoàn trả kèm theo dữ liệu điện tử (nếu
có); các trường hợp thay đổi, cải chính các yếu tố về nhân thân người tham
gia; gộp sổ BHXH; đổi sổ BHXH; điều chỉnh làm nghề hoặc công việc nặng
nhọc, độc hại nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm thời
gian từ ngày 01/01/1995 trở đi; hồ sơ cấp lại, đổi thẻ BHYT có thay đổi
thông tin. Đối với trường hợp người tham gia đã giải quyết chế độ BHXH đề
nghị điều chỉnh quá trình đóng, bộ phận tiếp nhận BHXH tỉnh rút hồ sơ kèm
tờ khai chuyển Phòng Quản lý thu.
Chuyển Tổ thẩm định BHXH Tỉnh: hồ sơ cộng nối thời gian không
phải đóng BHXH; điều chỉnh làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại,
nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm thời gian trước ngày
01/01/1995.
Chuyển Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ các trường hợp: cấp lại sổ BHXH, thẻ
9


BHYT do mất, hỏng.
Chuyển Phòng/Tổ Chế độ BHXH hồ sơ các trường hợp nghỉ việc do
mắc bệnh thuộc danh mục bệnh cần chữa trị dài ngày; giải quyết trợ cấp thất
nghiệp hằng tháng.
1.6.3. Xử lý hồ sơ.
1.6.3.1. Phòng quản lý thu.
Nhận hồ sơ và dữ liệu điện tử (nếu có) do Bộ phận một cửa; Tổ Thẩm
định; Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ; Phòng/Tổ Chế độ BHXH:
Kiểm tra, đối chiếu các chỉ tiêu trên danh sách, tờ khai; đối chiếu với
các chỉ tiêu trong dữ liệu điện tử của đơn vị trong chương trình quản lý thu
và dữ liệu thu và sổ BHXH, thẻ BHYT của Trung tâm Công nghệ thông tin
BHXH Việt Nam.
Lập danh sách người chỉ tham gia BHYT:

Danh sách đối chiếu người tham gia BHYT (Mẫu DK06) để chuyển
cho cơ quan quản lý đối tượng đối chiếu, xác nhận.
Lập (sao) danh sách người chưa tham gia BHYT (Mẫu DK03) đối với
người thuộc diện phải tham gia theo hộ gia đình, người thuộc hộ cận nghèo;
hộ gia đình nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp và diêm nghiệp có mức
sống trung bình để chuyển cho Đại lý thu.
Phối hợp với Phòng Cấp sổ, thẻ để giải quyết hồ sơ các trường hợp
điều chỉnh các yếu tố về nhân thân; chức danh nghề; công việc nặng nhọc,
độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm có thời gian
từ 01/01/1995 trở đi và các trường hợp gộp sổ BHXH, đổi số sổ BHXH kể
cả cấp lại sổ do mất, hỏng không đúng với cơ sở dữ liệu: Kiểm tra, đối chiếu
với cơ sở dữ liệu đang quản lý của BHXH Việt Nam. Trường hợp cơ sở dữ
liệu của BHXH Việt Nam không có dữ liệu hoặc dữ liệu không trùng khớp
với thông tin trên sổ, quá trình hưởng BHXH một lần, hưởng BHTN hoặc
quá trình đóng BHXH, BHTN bảo lưu, trình Giám đốc BHXH tỉnh, huyện
ký văn bản yêu cầu BHXH tỉnh, huyện nơi người lao động đã tham gia
BHXH, BHTN hoặc đã giải quyết các chế độ BHXH, BHTN trước đó để
xác minh lại quá trình đóng, hưởng các chế độ BHXH, BHTN; BHXH tỉnh
huyện nhận được yêu cầu của BHXH tỉnh, huyện khác gửi đến phải thực
hiện xác minh và trả lời trong thời hạn không quá 10 ngày làm việc kể từ
ngày nhận được văn bản đề nghị.
Phối hợp với các Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ; KH-TC lập hồ sơ các trường
hợp hoàn trả, trình Giám đốc BHXH.
10


Nhập, cập nhật dữ liệu điện tử vào chương trình quản lý thu các
trường hợp có hồ sơ đúng, đủ; cấp mã quản lý BHXH, BHYT; ghi thời hạn
sử dụng thẻ BHYT.
Thực hiện ghi dữ liệu vào chương trình quản lý thu; in các bản tổng

hợp danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT đối với mỗi đơn vị tham
gia BHXH, BHYT (Mẫu D02a-TS, D03a-TS, D05a-TS); ký, chuyển toàn bộ
hồ sơ cho Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ.
Trường hợp Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ phát hiện dữ liệu nhập vào
chương trình quản lý thu và hồ sơ không khớp, trả lại hồ sơ hoặc Phòng/Tổ
Quản lý thu kiểm tra lại phát hiện hồ sơ và dữ liệu không khớp, thì báo cáo
Giám đốc BHXH để giải quyết theo quy định.
1.6.3.2. Phòng Cấp sổ, thẻ.
Nhận hồ sơ do Bộ phận tiếp nhận, Phòng Quản lý thu, Phòng chế độ
BHXH chuyển đến; kiểm tra, đối chiếu hồ sơ, danh sách với dữ liệu trong
chương trình quản lý thu và dữ liệu của Trung tâm Công nghệ thông tin
BHXH Việt Nam; rà soát dữ liệu để tránh cấp trùng thẻ BHYT.
Phối hợp với Phòng/Tổ Quản lý thu kiểm tra, giải quyết hồ sơ các
trường hợp như đã nêu ở mục 1.5.3.1
Đối với các trường hợp dữ liệu chương trình và hồ sơ khớp đúng:
In sổ BHXH, thẻ BHYT; danh sách cấp sổ BHXH (Mẫu D09a-TS),
danh sách cấp thẻ BHYT (Mẫu D10a-TS).
In 02 phiếu sử dụng phôi bìa sổ BHXH (Mẫu C06-TS), 02 phiếu sử
dụng phôi thẻ BHYT (C07-TS); lưu 01 bản cùng với chứng từ cấp phát, sử
dụng phôi sổ BHXH, thẻ BHYT; 01 bản để quyết toán.
Tổ Cấp sổ, thẻ in danh sách thẻ BHYT đăng ký khám chữa bệnh ngoại
tỉnh (Mẫu D60-TS) để gửi BHXH tỉnh; Phòng Cấp sổ, thẻ tổng hợp, in danh
sách đăng ký khám chữa bệnh ngoại tỉnh (Mẫu D60-TS) để chuyển BHXH
tỉnh nơi người tham gia đăng ký khám chữa bệnh ban đầu.
Trường hợp dữ liệu chương trình và hồ sơ không khớp đúng thì lập
Phiếu trả hồ sơ (Mẫu C02-TS), chuyển lại cho Phòng/Tổ Quản lý thu để
kiểm tra, xử lý theo quy định.
Đối với trường hợp cấp lại, đổi thẻ BHYT; kiểm tra, đối chiếu hồ sơ đề
nghị với cơ sở dữ liệu hiện đang quản lý và cơ sở dữ liệu của BHXH Việt
Nam.

Đối với hồ sơ đề nghị cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng: Kiểm tra, đối
chiếu với cơ sở dữ liệu đang quản lý, nếu khớp đúng thì cấp lại. Trường hợp
11


không đúng với cơ sở dữ liệu đang quản lý thì phối hợp với Phòng/Tổ Quản
lý thu thực hiện theo quy định tại Điểm 2.2 Khoản 2 Điều này.
Trường hợp người tham gia giải quyết chế độ BHXH một lần có thời
gian đóng BHTN chưa hưởng, thì cấp lại bìa sổ kèm theo tờ rời ghi quá trình
đóng BHTN chưa hưởng, số sổ BHXH lấy theo số sổ BHXH đã cấp.
BHXH huyện nơi chi trả cuối cùng thực hiện xác nhận lại tổng thời
gian đóng BHXH, BHTN khi người lao động kết thúc đợt hưởng trợ cấp thất
nghiệp.
Cấp Tờ rời sổ BHXH đối với trường hợp người tham gia đã giải quyết
chế độ BHXH có điều chỉnh quá trình đóng BHXH.
1.6.3.3. Phòng Kế hoạch- Tài chính
Nhận chứng từ chuyển tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN của đơn vị,
Đại lý thu, người tham gia.
Cập nhật dữ liệu vào chương trình quản lý thu: số tiền đã thu BHXH,
BHYT, BHTN của đơn vị, ngân sách nhà nước, đại lý thu, người tham gia.
Ghi thu số tiền đóng BHYT của đối tượng tham gia BHYT do ngân
sách Trung ương và quỹ BHXH, BHTN đảm bảo.
Thu tiền đóng BHXH tự nguyện, BHYT của người tham gia đóng
thông qua Đại lý thu hoặc Bộ phận một cửa chuyển đến; ký, đóng dấu xác
nhận đã thu tiền trên bản danh sách do đại lý thu lập, chuyển bộ phận Cấp
sổ, thẻ.
1.6.3.4. Phòng Chế độ BHXH
Chuyển danh sách cấp thẻ BHYT (Mẫu D07-TS) do tổ chức BHXH
đóng cho Phòng Quản lý thu để xác định số thu và cấp thẻ BHYT.
Chuyển hồ sơ giải quyết chế độ BHXH một lần đối với trường hợp

người tham gia có thời gian đóng BHTN chưa hưởng cho Phòng Quản lý
thu; hồ sơ người tham gia dừng hưởng trợ cấp thất nghiệp cho Phòng Cấp
sổ, thẻ để xác nhận lại tổng thời gian đóng BHTN chưa hưởng.
1.6.3.5. Phòng Giám định BHYT.
Nhận bảng tổng hợp số tiền phải đóng và số thẻ đăng ký khám chữa
bệnh ban đầu do Phòng Quản lý thu chuyển đến (Mẫu B05-TS).
Cung cấp danh sách cơ sở khám chữa bệnh có hợp đồng khám chữa
bệnh ban đầu cho Phòng Quản lý thu và Phòng Công nghệ thông tin.
1.6.3.6. Phòng Công nghệ thông tin.
Quản lý dữ liệu thu; sổ BHXH, thẻ BHYT và dữ liệu giải quyết chính
sách BHXH, BHYT chuyển về Trung tâm Công nghệ thông tin BHXH Việt
12


Nam theo quy định (có văn bản hướng dẫn riêng của Trung tâm Công nghệ
thông tin) để tích hợp vào cơ sở dữ liệu dùng chung.
1.5.4. Trả kết quả.
Bộ phận tiếp nhận nhận lại từ Phòng Quản lý thu, Phòng Cấp sổ, thẻ
hồ sơ các trường hợp không đúng, không đủ để trả đơn vị.
Bộ phận tiếp nhận nhận hồ sơ; sổ BHXH, thẻ BHYT, Danh sách cấp sổ
BHXH, Danh sách cấp thẻ BHYT từ Phòng Cấp sổ, thẻ để trả cho đơn vị,
người lao động: Sổ BHXH, thẻ BHYT trả cho người lao động theo các
phương thức sau: Phối hợp với đơn vị, trả trực tiếp hoặc trả thông qua dịch
vụ bưu chính hoặc Trung tâm giới thiệu việc làm.
1.7. Các nguyên tố quan hệ tới quản lí hồ sơ tham gia .
Sự điều chinh về chính sách, pháp luật BHXH của nhà n ước: Khi
nhà nước có những sửa đổi về chính sách, pháp luật BHXH thì đều có
sự tác động tới hoạt động quản lí hồ sơ.
Việc tuân thủ chính sách pháp luật về BHXH của NLĐ, NSDLĐ.
Điều này tránh được các hiện tượng đơn vị sử dụng lao động không

làm hồ sơ tham gia cho NLĐ, góp phần thực hiện tốt công tác quản lí h ồ
sơ.
Trình độ của cán bộ quản lí và th ực hiện công tác quản lí h ồ s ơ,
nếu cán bộ thực hiện không đúng không đủ sẽ gây ra vi ệc sai sót, ảnh
hưởng tới quá trình quản lý hồ sơ, thậm chí có th ể gây ảnh h ưởng t ới
việc hưởng chế độ cho người tham gia sau này, gây tâm lý xấu v ề bảo
hiểm xã hội đối với người lao động.
Yếu tố và cơ sở vật chất, yếu tố công nghệ cũng ảnh h ưởng t ới
công tác quản lí hồ sơ tham gia.

13


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỒ SƠ THAM GIA BHXH TẠI
TỈNH ĐIỆN BIÊN GIAI ĐOẠN 2016 – 2018.
2.1 Giới thiệu chung về BHXH tỉnh Điện Biên.
2.1.1. Khai quat về tinh Điện Biên:
Điện Biên là một tinh biên giới miền núi thuộc vùng Tây Bắc của
Việt Nam. Là tinh duy nhất có chung đường biên giới với 2 quốc gia Lào
và Trung hơn 455 km, trong đó: Đường biên giới tiếp giáp với Lào là
414,712 km; với Trung Quốc là 40,86 km; có đường giao thông đi các
tinh Bắc Lào và tinh Vân Nam của Trung Quốc. Có th ể th ấy r ằng Điện
Biên có vị trí quan trọng trong thương mại quốc tế. Ngoài ra, T inh có
nhiều cửa khẩu: Tây Trang, Huổi Pôc (Lào), A Pa Chải - Long Phú
14


(Trung Quốc)...Và Cửa khẩu Tây Trang đã được chính ph ủ Việt Nam và
Lào thống nhất nâng cấp lên cửa khẩu quốc tế gắn liền v ới khu kinh tế
cửa khẩu. Đây chính là điều kiện và cơ hội rất lớn để Điện Biên đẩy

mạnh thương mại quốc tế. Tinh Điện Biên có 10 đơn vị hành chính cấp
huyện với 130 xã, phường, thị trấn (trong số đó có 29 xã biên giới); dân
số năm 2018 là 575.785 người, gồm 19 dân tộc anh em.
2.1.2. Khai quat BHXH tinh Điện Biên:
Bảo hiểm xã hội (BHXH) tinh Lai Châu cũ (nay là tinh Đi ện Biên)
được thành lập theo Quyết định số 89/QĐ-BHXH, ngày 02/8/1995 c ủa
Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam trên cơ sở thống nhất các t ổ ch ức
BHXH thuộc Sở Lao động - Thương binh và Xã hội và Liên đoàn Lao
động của tinh. Bảo hiểm xã hội tinh Điện Biên là cơ quan trực thuộc
Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Hiện nay, ban lãnh đạo BHXH tinh gồm 04
đồng chí (01 Giám đốc và 03 Phó Giám đốc); 24 Trưởng, Phó Trưởng
phòng nghiệp vụ; 23 Giám đốc, Phó Giám đốc BHXH huyện, th ị, thành
phố. Tổng số công chức, viên chức của BHXH tinh hiện nay là 222
người. Đảng viên Đảng cộng sản Việt Nam: 1 53 đồng chí, chiếm 68,9 %
tổng số biên chế được giao.
Vì Điện Biên là tinh miền núi, biên giới, kinh tế chậm phát triển, hệ
thống hạ tầng còn thiếu và chưa đồng bộ nên đời sống của người dân
còn nhiều khó khăn, trình độ dân trí thấp, tập quán canh tác l ạc h ậu và
điều kiện kinh tế - xã hội phức tạp. Nhiều đơn vị sử dụng lao động,
nhất là khối doanh nghiệp còn khó khăn, chưa có nh ận th ức đầy đủ về
chính sách BHXH nên ảnh hưởng không nhỏ tới việc tổ ch ức th ực hiện .
Tuy nhiên, các cán bộ trong cơ quan BHXH tinh Điện Biên đã đoàn k ết
nỗ lực hết mình để từng bước vượt qua khó khăn, ổn đ ịnh công vi ệc.
Trong những năm qua họ đã không ngừng học tập, rèn luy ện, nâng cao
trình độ chuyên môn nghiệp cụ, phẩm chất chính trị… và điều này đã
góp phần làm cho số lao động tham gia BHXH tăng lên qua t ừng năm.
2.2. Thực trạng quản lý hồ sơ tham gia BHXH tại Tỉnh Điện Biên
giai đoạn 2016 - 2018:

15

2.2.1. Cac nghiệp vụ về quản lý hồ sơ BHXH đang được thực hiện
tại BHXH tinh Điện Biên:
2.2.1.1. Công tác quản lý hồ sơ:
- Cơ quan BHXH tinh Điện Biên hiện nay có tất cả 11 phòng ban: Văn
phòng; Phòng khai thác và thu nợ; Phòng tổ chức cán bộ; Phòng kế
hoạch tài chính; Phòng thanh tra – kiểm tra; Phòng công nghệ thông tin;
Phòng cấp sổ thẻ; Phòng giám định bảo hiểm y tế; Phòng quản lý thu;
Phòng tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính; Phòng chế độ
BHXH.
- Trong đó thực hiện nhiệm vụ quản lý hồ sơ tham gia BHXH trong tinh
là phòng tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính. Với chức năng là:
+ Tiếp nhận hồ sơ giải quyết; tư vấn chế độ, chính sách về BHXH,
BHYT; lưu trữ hồ sơ hưởng BHXH, BHYT theo quy định của pháp luật và
BHXH Việt Nam.
+ Tổ chức thực hiện kiểm tra tiếp nhận hồ sơ liên quan đến việc tham
gia và hưởng BHXH, BHYT của các tổ chức,cá nhân theo yêu cầu.
+ Chuyển hồ sơ tiếp nhận đến các đơn vị chuyên môn ,nghiệp vụ liên
quan giải quyết và nhận lại kết quả gải quyết từ đơn vị để trả lại cho
các tổ chức, cá nhân; theo dõi, đôn đốc các phòng nghi ệp vụ th ực hi ện
đúng quy định.
+ Hướng dẫn, tư vấn các vấn đề liên quan đến ch ế độ, chính sách
BHXH, BHYT theo yêu cầu của tổ chức, cá nhân.
+ Phối hợp với các đơn vị nghiệp vụ liên quan thực hiện công tác thông
tin tuyên truyền, phổ biến các chế độ, chính sách, pháp luật thuộc lĩnh

16

vực được phân công; tham gia công tác đào tạo, bồi d ưỡng nghi ệp v ụ
theo chức năng, nhiệm vụ được giao.
+ Quản lý và sử dụng phần mềm tiếp nhận hồ sơ trong giao dịch điện
tử.
+ Chủ trì phối hợp, tổ chức thực hiện kiểm soát thủ tục hành chính về
BHXH, BHYT trong hệ thống BHXH tinh.
+ Hướng dẫn, kiểm tra các phòng nghiệp vụ và BHXH huy ện lập, quản
lý hồ sơ và lưu trữ hồ sơ, tài liệu bảo đảm an toàn, bí mật tài liệu h ồ s ơ
theo quy định.
+ Tiếp nhận, kiêm tra hồ sơ, tài liệu hưởng BHXH, BHYT đến hạn n ộp
lưu rữ của các phòng nghiệp vụ và BHXH huy ện; th ực hiện vi ệc l ưu
trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu theo quy định.
+ Phân loại, xác định giá trị hồ sơ, tài liệu phục vụ cho công tác qu ản lý,
thống kê, khai thác
+ Lựa chọn hồ sơ tài liệu thuộc danh mục nộp lưu vào l ưu tr ữ và tiêu
hủy tài liệu ..Tham gia, đề xuất với cấp có thẩm quyền việc xây d ựng,
sửa đổi, bổ sung chế độ chính sách về lĩnh vực BHXH, BHYT, bảo hiểm
thất nghiệp.
- Bảo hiểm xã hội tinh Điện Biên đã có kho chuyên dụng để lưu trữ và
quản lý hồ sơ; giá, hộp, tủ đựng tài liệu, được th ực hiện theo tiêu
chuẩn kích cỡ quy định có nhãn mác, hồ sơ được xếp trên giá có
phương tiện tra cứu từng bước hiện đại hoá bằng tiến hành nh ập tài
liệu lưu trữ theo chương trình phần mềm trên máy tính, hồ s ơ h ưởng
một lần và các loại khác vào phần mềm quản lý riêng.
17


- Phần mềm kê khai BHXH điện tử là công cụ giúp doanh nghiệp thực
hiện quy trình kê khai BHXH. Khai BHXH giúp doanh nghiệp dễ dàng
lập và quản lý các bộ hồ sơ theo nghiệp vụ BHXH. Thông qua khai

BHXH, Doanh nghiệp có thể kê khai và nộp hồ sơ BHXH qua m ạng
Internet tới cơ quan BHXH quản lý thông qua Cổng thông tin đi ện t ử
BHXH Việt Nam hoặc kết xuất bộ hồ sơ điện tử thành bộ hồ sơ giấy đ ể
nộp trực tiếp.
- Tháng 11/2007 BHXH tinh đã nhanh chóng triển khai thực hiện Đề án
cải cách hành chính theo cơ chế “Một cửa” nhằm tạo điều kiện thuận
lợi cho các tổ chức, cá nhân đến giao dịch với cơ quan BHXH. Từ khi
triển khai thực hiện cơ chế “Một cửa”, thời gian giải quyết h ồ s ơ, th ủ
tục đối với tổ chức và người tham gia thụ hưởng chính sách BHXH,
BHYT và BHTN trên địa bàn đã rút ngắn hơn nhiều so v ới th ời gian
trước khi chưa thực hiện cơ chế một cửa, giảm thiểu phiền hà cho đ ơn
vị sử dụng lao động, NLĐ và người dân. Nhân dân, NLĐ đến BHXH tinh
liên hệ công việc đều được cán bộ BHXH tư vấn cụ th ể, gi ải đáp k ịp
thời mọi thắc mắc. Với cơ chế này, việc giao và tiếp nhận h ồ s ơ cũng
đã từng bước được chuyên môn hóa; sổ sách theo dõi, h ồ sơ hành chính
được ghi chép đầy đủ; việc niêm yết công khai các th ủ tục hành chính
được chú trọng. Mỗi ngày bộ phận “Một cửa” đều có báo cáo nhanh về
các hồ sơ còn vướng mắc và các nguyên nhân, để lãnh đạo cơ quan
nắm bắt giải quyết kịp thời.Để có thể tăng hiệu quả công việc ở m ức
cao nhất trong khả năng phục vụ đối tượng, BHXH huyện cũng r ất chú
trọng áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động nghiệp vụ “Tiếp
nhận và quản lý hồ sơ”, hệ thống thông tin, cơ s ở dữ liệu của các b ộ
phận được liên thông. Những cán bộ được bố trí làm việc tại bộ ph ận
“Một cửa” không chi tinh thông nghiệp vụ mà phải có tinh th ần, thái đ ộ
phục vụ, giữ thái độ hòa nhã khi tiếp xúc giải đáp mọi th ắc mắc c ủa
18


đối tượng. Với khối lượng hồ sơ tham gia và th ụ h ưởng BHXH, BHYT,
BHTN tương đối nhiều, trong khi đó BHXH huyện chi có thể bố trí được

2 đến 3 cán bộ làm việc tại bộ phận này, nên để tăng hiệu quả cho
công tác này, ngay cả lãnh đạo đơn vị nhiều khi cũng phải tr ực ti ếp
tham gia làm việc ngay tại bộ phận “Một cửa” để k ịp th ời ti ếp nh ận,
tháo gỡ các vướng mắc phát sinh. Có thể thấy khối l ượng công vi ệc
đang ngày càng tạo sức ép lớn hơn cho cán bộ BHXH tinh. Nh ưng v ới
thực tế đó, cải cách hành chính là việc làm cần thiết và lâu dài. Ho ạt
động này đang và sẽ được BHXH tinh Điện Biên quan tâm thực hiện,
nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất cho các đơn vị SDLĐ cũng nh ư
người tham gia và thụ hưởng các chế độ BHXH, BHYT, bảo hiểm thất
nghiệp trên địa bàn tinh Điện Biên.
2.2.1.2. Trình tự đăng ký tham gia BHXH lần đầu:
a) Đối với người lao động:
Căn cứ hồ sơ gốc của mình (quyết định tuyển dụng, quyết định
nâng lương hoặc hợp đồng lao động) kê khai 03 bản “T ờ khai tham gia
BHXH, BHYT, BHTN” (Mẫu số 01-TBH), nộp cho người sử dụng lao
động, trường hợp đã được cấp sổ BHXH thì không phải kê khai mà ch i
nộp sổ BHXH.
b) Đối với người sử dụng lao động:
- Tiếp nhận, đối chiếu Hồ sơ gốc của cá nhân người lao động v ới T ờ
khai tham gia BHXH, BHYT, BHTN hoặc sổ BHXH, ký xác nhận T ờ khai.
- Lập đầy đủ hồ sơ theo quy định ghi tại mục thành phần, số lượng
hồ sơ ở phần dưới đây nộp cơ quan BHXH.
c) Đối với cơ quan BHXH tinh Điện Biên:
- Tiếp nhận danh sách và hồ sơ do người sử dụng lao động chuy ển
đến.
19


- Kiểm tra thủ tục hồ sơ, cấp mã số cho người lao động và mã số
của đơn vị quản lý theo quy định.

- Ký, đóng dấu vào "Danh sách lao động đóng BHXH, BHYT, BHTN"
(Mẫu số 02a-TBH), “Tờ khai tham gia BHXH, BHYT, BHTN” (Mẫu số 01TBH) trả lại 01 bản cho người sử dụng lao động.
2.2.2 Thực trạng quản lý hồ sơ tham gia BHXH tại tỉnh Điện Biên
giai đoạn 2016 – 2018:
2.2.2.1. Số hồ sơ tham gia cac chế độ BHXH:
Quản lý hồ sơ tham gia BHXH là một trong những vấn đề mấu chốt
của cơ quan BHXH tinh Điện Biên . Danh sách đối tượng tham gia BHXH
do đơn vị sử dụng lập. Cơ quan BHXH tinh Điện Biên có trách nhiệm
quản lý danh sách này. Dựa trên danh sách đối tượng tham gia có th ể
thống kê được số hồ sơ tham gia BHXH. Theo báo cáo hàng năm của
BHXH tinh Điện Biên thì giai đoạn 2016 – 2018 số hồ sơ tham gia
BHXH đã tăng lên đáng kể. Để rõ hơn sự phát triển này chúng ta cùng
xem xét bảng số liệu thống kê dưới đây:
Bảng 2.1: Số hồ sơ tham gia BHXH các chế độ hưu trí, tai nạn
lao động – bệnh nghề nghiệp, tử tuất, BHXH 1 lần tại tỉnh Điện
Biên giai đoạn 2016 – 2018.
Đơn vị tính: hồ sơ.
Năm
Hồ sơ
tham gia
Chế độ hưu trí
Chế độ tai nạn
lao động, bệnh
nghề nghiệp
Chế độ tử tuất
Chế độ BHXH 1
lần

2016

2017

2018

21.223
552

23.518
601

26.668
693

1.621
36.007

1.688
36.068

1.794
36.120

20


(Nguồn: BHXH tỉnh Điện Biên)
Qua bảng số liệu trên, ta có thể thấy số hồ sơ tham gia BHXH tại
tinh Điện Biên liên tục tăng qua các năm, cụ thể:
+ Số lượng hồ sơ tham gia chế độ hưu trí ngày càng tăng cao, năm 2016
lượng hồ sơ được lưu trữ là 2 1.223 (hồ sơ), đến năm 2018 lượng hồ sơ

được lưu trữ lên đến 26.668 (hồ sơ) tăng lên 5.445 (hồ sơ).
+ Số lượng hồ sơ tham gia chế độ tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp
cũng tăng nhưng không đáng kể: năm 2016, lượng hồ sơ tham gia là
552 (hồ sơ) đến năm 2017 lượng hồ sơ tham gia là 601 (hồ sơ) tăng
lên 49 hồ sơ so với năm 2016; năm 2018, lượng h ồ sơ là 6 93 (hồ sơ),
tăng lên 92 (hồ sơ) so với năm 2017, tăng gần gấp đôi so với lượng hồ
sơ tăng lên của năm 2017.
+ Số lượng hồ sơ tham gia chế độ tử tuất có sự tăng nhẹ: năm 2016,
lượng hồ sơ tham gia là 1.621 (hồ sơ); năm 2017, lượng hồ sơ tham gia
tăng thêm 67 (hồ sơ) là 1.688 (hồ sơ); tiếp đến năm 2018, lượng hồ sơ
tham gia tăng lên là 1.794 (hồ sơ).
+ Số lượng hồ sơ tham gia BHXH 1 lần cũng tăng nhẹ: năm 2016 lượng
hồ sơ tham gia là 36.007 (hồ sơ), đến năm 2017, lượng hồ sơ có tăng
nhưng không đáng kể là 3 6.068 (hồ sơ); đến năm 2018, lượng hồ sơ
tham gia tiếp tục tăng 52 (hồ sơ) còn 36.120 (hồ sơ).
Việc số hồ sơ tham gia BHXH tăng liên tục qua từng năm như vậy
phải kể đến các biện pháp tăng cường công tác quản lý hồ sơ và đối
tượng tham gia mà BHXH tinh Điện Biên đã thực hiện.
Hiện nay, công tác quản lý hồ sơ tham gia đã được BHXH tinh tiếp
tục triển khai đến tất cả các đơn vị trực thuộc, đặc biệt là đ ối v ới
BHXH cấp huyện. Theo đó, chi đạo, hướng dẫn các đơn vị th ực hiện
nghiêm túc các quy định về công tác quản lý hồ sơ tham gia BHXH.
Hàng tháng, kịp thời chuyển dữ liệu và gửi hồ sơ về Trung tâm Lưu tr ữ
BHXH Việt Nam đúng thời gian quy định, hồ sơ luôn được kiểm tra
chính xác, đầy đủ.
Bảng 2.2: Số lượng hồ sơ tham gia các chế độ ốm đau, thai sản tại
BHXH tỉnh Điện Biên giai đoạn 2016 – 2018.
21

Đơn vị: Hồ sơ.
Năm

2016

Hồ sơ
tham gia
Chế độ ốm 90.640
đau
Chế độ thai 28.221
sản

2017

2018

95.585

99.213

33.152

39.785

(Nguồn: BHXH tỉnh Điện Biên)
Qua bảng số liệu,ta có thể thấy s ố lượng hồ sơ tham gia BHXH ngày
càng tăng cao, cụ thể:
+ Số lượng hồ sơ tham gia chế độ ốm đau tăng qua các năm: năm 2016,
lượng hồ sơ tham gia là 90.640 (hồ sơ), năm 2017 lượng hồ sơ là
95.585 (hồ sơ), tăng 4.945 (hồ sơ) so với năm 2016; đến năm 2018,

tiếp tục tăng lên 3.628 (hồ sơ) so với năm 2017, là 99.213 (hồ sơ).
+ Số lượng hồ sơ tham gia chế độ thai sản tăng cao qua các năm: năm
2016, lượng hồ sơ tham gia là 28.221 (hồ sơ), đến năm 2017 lượng hồ
sơ tham gia là 33.152 (hồ sơ), tăng thêm 4.931 (hồ sơ) so với năm
2016; năm 2018 lượng hồ sơ tăng lên là 39.785 (hồ sơ), tăng 6.633 (hồ
sơ) so với năm 2017.
Nhìn chung số lượng hồ sơ tham gia các chế độ BHXH tại cơ quan
BHXH tinh Điện Biên tăng đều qua các năm. Vậy nên, số lượng công
việc của đơn vị ngày càng nhiều đòi hỏi công tác quản lý hồ sơ tham gia
BHXH cần được quan tâm, chú trọng hơn trước.
2.2.2.2. Tình trạng quản lý hồ sơ tham gia BHXH:
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lý hồ sơ BHXH
Điện Biên đã phối kết hợp với Ủy ban nhân dân Tinh, Huyện và các cơ
quan ban ngành, các đơn vị sử dụng lao động trong huyện m ở h ội nghị
triển khai, hướng dẫn bằng văn bản về công tác cấp và quản lý h ồ s ơ
BHXH cho người lao động; Tổ chức tập huấn nghiệp vụ h ướng dẫn cấp
và ghi sổ BHXH cho cán bộ làm công tác BHXH trong và ngoài ngành, các
22


chủ sử dụng lao động theo từng khối, loại hình tham gia BHXH trên đ ịa
bàn Điện Biên; Tiến hành chi đạo điểm tại một số đơn vị về việc cấp
và ghi sổ BHXH từ đó rút kinh nghiệm để mở rộng triển khai công tác
cấp, ghi, quản lý sổ BHXH cho các đơn vị khác; Thành l ập các t ổ th ẩm
định hồ sơ BHXH cho người lao động.
Quản lý hồ sơ tham gia BHXH là một trong những vấn đề mấu
chốt trong BHXH. Xác định được điều này, trong nh ững năm qua, BHXH
tinh Điện Biên đã tập trung thực hiện có hiệu quả nhiều biện pháp
như: Đẩy mạnh công tác thông tin, tuyên truyền chế độ, chính sách
BHXH theo cơ chế mới… Nhờ đó đã thu được những kết quả khả quan.

Bảng 2.3: Tình trạng quản lý hồ sơ tham gia BHXH tại tỉnh Điện
Biên giai đoạn 2016 – 2018.
Chỉ tiêu

Đơn vi
2016
tính
Số h ồ s ơ tham gia mới Hồ sơ
1.038
trên toan tỉnh
Số đ ơn vi sử dụng lao Đơn vị
động tham gia BHXH bắt
493
buộc
Số đơn vi ngoai nha nước Đơn vị
153
đã tham gia BHXH
Số đơn vi ngoai quốc Đơn vị
54
doanh đã tham gia BHXH
Số lao đ ộng tham gia Người
86.325
BHXH co sô BHXH

2017

2018

2.390

3.488

569

677

168

184

58

63

91.263

102.354

Số hồ sơ di chuyển đi
Hồ sơ
trong năm

82

60

71

Số hồ sơ di chuyển đến
Hồ sơ

trong năm

47

54

61

Số hồ sơ đề nghi sao lục
Hồ sơ
trong năm

167

346

285

23


Số hồ sơ điều chỉnh
Hồ sơ
trong năm

487

509

360

(Nguồn: BHXH tỉnh Điện Biên)
Qua mỗi năm số h ồ s ơ tham gia mới của tinh Điện Biên nhìn
chung đều tăng, năm 2018 tăng 1098 hồ s ơ (tương ứng tăng 45.94%)
so với năm 2017; tăng 1352 hồ s ơ ( tương ứng tăng 30.25%) so với
năm 2016. Số NLĐ tham gia BHXH có phôi sổ BHXH tăng theo hàng
năm, năm 2018 tăng 11091 người( tương ứng tăng 12.15%) so với năm
2017; năm 2017 tăng 4938 người (tương ứng tăng 5.72%) so với năm
2016. Tuy nhiên, số người tham gia có phôi sổ có s ự chênh l ệch với
tổng số người tham gia trong toàn tinh. Nguyên nhân:
- Các doanh nghiệp còn trốn, chậm trong việc khai báo đóng BHXH
cho chính doanh nghiệp cũng như NLĐ để giảm chi phí.
- Dân số Điện Biên đang bước vào giai đoạn già hóa dân số nên s ố
người trong độ tuổi lao động tham gia lao động giảm làm cho s ố h ồ s ơ
tham gia mới có tăng nhưng tăng không cao.
2.3. Một số đánh giá về công tác quản lý hồ sơ tham gia BHXH tại
tỉnh Điện Biên.
2.3.1. Một số kết quả đạt được:
- Trong 3 năm trở lại đây BHXH tinh Điện Biên luôn hoàn thành tốt
nhiệm vụ được giao, công tác tuyên truyền phổ biến và những văn bản
quy định bắt buộc đối với người tham gia BHXH được kết h ợp v ới các
chế tài xử lí vi phạm BHXH được giao đến từng cơ quan đ ơn vị,
phường, xã…nên số người tham gia đã tăng lên tương đối.
- Tổ chức bộ máy hài hòa, khoa học, không gây khó khăn khi tra c ứu,
thuận tiện cho cả cán bộ quản lý và người tham gia đến giao d ịch .
- Cán bộ BHXH thành phố được trau dồi ph ẩm ch ất, nâng cao trình
độ chuyên môn, nghiệp vụ, tinh thần vì người tham gia, thụ hưởng, vì
24

công việc mà phục vụ, quản lý hồ sơ một cách ngăn n ắp mang lại hi ệu
quả cao.
- Thủ tục hành chính đơn giản hơn trước.
- Cơ quan BHXH thành phố đã từng bước thực hiện cải cách th ủ tục
hành chính trong công tác quản lý và giải quy ết chế độ chính sách cho
NLĐ thông qua việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý h ồ s ơ và
cơ chế “một cửa liên thông” đem lại hiệu quả tích cực; hồ s ơ, th ủ tục
giấy tờ liên quan đến việc tham gia và hưởng chế độ đã t ừng b ước
được đơn giản hóa.
- Cảnh quan, môi trường làm việc chuyên nghiệp, tạo s ự yên tâm
cho người tham gia.

2.3.2. Một số hạn chế và nguyên nhân.
2.3.2.1. Hạn chế.
* Việc không thực hiện giao nộp tài liệu đến hạn nộp lưu c ủa các
đơn vị vào lưu trữ cơ quan dẫn đến những hạn chế sau:
- Hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động c ủa c ơ quan
không được tập trung vào một đầu mối nhằm tạo điều kiện thuận tiện
cho việc quản lý và phục vụ nhu cầu nghiên cứu sử d ụng của cán b ộ,
công chức trong cơ quan, Ngành.
- Việc không giao nộp kịp thời hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ sẽ dẫn đến
tình trạng tài liệu chất đống, gây khó khăn cho việc khai thác s ử dụng,
đồng thời làm cho diện tích làm việc hiện đang quá chật của các đ ơn v ị
càng thêm bề bộn hồ sơ.
- Mặc dù phần lớn cán bộ, nhân viên đã được đào tạo, nhưng để
thích ứng với công nghệ mới thì tương đối khó khan, nhất là đ ối v ới
những cán bộ ở tuổi trung niên. Cho nên, đôi khi trong công tác qu ản lý
vẫn gặp phải những sai sót nhỏ. Bên cạnh đó, tình trạng tr ục l ợi b ảo
25